01. Politica de Asignacion uso control y mantenimiento de los vehiculos (003)

Asignación, uso, control y mantenimiento de los
vehículos de las empresas del Grupo Corporativo LAM
Política
Código:
PO-2022/A&F/LOG/0001
Páginas: Del 1 al 8
POLITICA
ASIGNACION, USO, CONTROL Y MANTENIMIENTO
DE LOS VEHICULOSDE LAS EMPRESAS
DEL GRUPO CORPORATIVO LAM
Versión
0
Fecha
15 mayo 2022
•
Control de cambio
Versión inicial
Áreas Responsables
Nombres y Cargos
Elaborado:
Área de Administración y Finanzas
Julissa Muñante Gonzales
Jefa de administración y Finanzas
Aprobado:
Gerencia General
Ana Lucia Gonzales Alvarez
Gerenta General
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POLITICA - ASIGNACION, USO, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORPORATIVO LAM
PO-2022/A&F/LOG/0001
ÍNDICE
I.
OBJETIVO
II.
ALCANCE
III.
BASE LEGAL
IV.
DEFINICIÓN DE TERMINOS
V.
RESPONSABILIDAD
VI.
DISPOSICIONES GENERALES
VII.
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
VIII.
VIGENCIA
IX.
ANEXOS
ANEXO 1: ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE VEHICULO
ANEXO 2: PARTE DIARIO DE CONTROL DE VEHICULOS
ANEXO 3: FORMULARIO DE AUTORIZACION DE DESCUENTO
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I.
OBJETIVO
Establecer disposiciones administrativas relativas a la asignación, uso, control y mantenimiento de los vehículos de las
empresas del Grupo Corporativo LAM, con la finalidad de lograr una adecuada conservación y uso racional de los
mismos, en aplicación de normas técnicas, administrativas y de control interno.
II.
ALCANCE
La presente política es administrada por la Jefatura de Administración y Finanzas a través del Área de Logística y
Abastecimiento y es de aplicación obligatoria por todas las áreas de las empresas del Grupo Corporativo LAM a las
cuales se les haya sido asignado un vehículo ya sea de uso temporal o permanente.
III.
BASE LEGAL
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
IV.
Decreto Supremo N° 024-2002-MTC, aprueba el Texto Único Ordenado del Reglamento Nacional de
Responsabilidad Civil y Seguros Obligatorios por Accidentes de Tránsito publicado el 13 de junio de 2002 y sus
modificatorias.
Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de 28715, Ley del Código de Ética de la
Función Pública, del 19 de abril de 2005.
Decreto Supremo N° 016-2009-MTC, aprueba el Texto Único Ordenado del Reglamento Nacional de Tránsito
— Código de Tránsito publicada el 22 de abril de 2009.
Resolución N° 087-2004-SUNARP/SN, aprueba el Reglamento de Inscripciones del Registro de Propiedad
Vehicular, del 01 de marzo de 2004.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1.
Accidente de transito
Evento súbito o imprevisto en el que participa uno o más vehículos automotores, ocurrido en vías de uso
público, que causa daños materiales y/o lesiones (o lesiones seguidas de muerte) a personas, sean estas
ocupantes o no de dichos vehículos.
4.2.
Asignación de Vehículo
Autorización para el uso de un vehículo en forma exclusiva.
4.3.
Compañía de Seguros
Empresa autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros que otorga la póliza de Seguro para cubrir
riesgos personales y patrimoniales, por el pago de una prima.
4.4.
Conductor
Servidor autorizado para conducir un vehículo.
4.5.
Deducible de Seguros
Es el monto económico que debe ser cancelado por el asegurado, es decir, es aquella cantidad que la
aseguradora no indemnizará. Este monto es calculado de acuerdo con el porcentaje establecido en la póliza
de seguro.
4.6.
Destrucción
Afectación de un vehículo por hechos naturales o actos de violencia o accidente.
4.7.
Mantenimiento Correctivo
Acciones necesarias para la reparación del vehículo luego de alguna avería, accidente o siniestro, los mismos
que deberán ser realizados por un taller de mecánica contratados para este fin.
4.8.
Mantenimiento Preventivo
Acciones que permiten disminuir las probabilidades de fallas y desgastes que ameriten una reparación
onerosa del vehículo, de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, los mismos que serán realizados
por un taller de mecánica contratado para este fin.
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V.
VI.
4.9.
Prima de Seguros
Es la cantidad de dinero que abona el asegurado (a veces beneficiario) a la compañía de seguros, para poder
contar con la cobertura de seguro contratada
4.10.
Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito — SOAT
Es un seguro que actúa bajo la modalidad de un seguro de accidentes personales y cubre los riesgos de muerte
y lesiones corporales que sufran las personas, sean ocupantes o no ocupantes de un vehículo automotor,
como consecuencia de un accidente de tránsito en el que dicho vehículo haya intervenido.
4.11.
Seguro Vehicular
Es aquel que brinda cobertura contra choque, volcadura, incendio como consecuencia del accidente, robo
parcial o total, destrucción total y/o daños que deriven de actos de huelga, conmoción civil, daño malicioso,
vandalismo y terrorismo.
4.12.
Uso Temporal
Utilización de un vehículo, por parte de un área, para una actividad funcional específica que se agota en el día
y/o periodo de su realización.
4.13.
Uso Permanente
Utilización exclusiva de un vehículo, por parte de un área, debidamente autorizada, para la realización diaria
de sus actividades funcionales.
4.14.
Usuario
Área que hace uso de un vehículo.
4.15.
Vehículo
Es aquel que permite el traslado de un lugar a otro de personas, seres vivos u objetos propulsado por un
motor mecánico de cualquier tipo.
4.16.
Vehículo Corporativo
Vehículo cuya tenencia corresponde a las empresas del Grupo Corporativo (propio, cesión en uso, donado,
etc.) y que se encuentra al servicio de sus objetivos.
4.17.
Vía de Uso Público
Carretera, camino, avenida o calle abierta al tránsito de peatones y vehículos.
RESPONSABILIDADES
5.1.
El Área de Logística y Abastecimiento, autorizado por la Jefatura de Administración y Finanzas, asignará o
reasignará los vehículos de las empresas del Grupo Corporativo LAM.
5.2.
El Supervisor del Área de Logística y Abastecimiento y el Supervisor del Área de Operaciones son los
responsables de la correcta utilización (temporal o permanente) del vehículo.
5.3.
El Supervisor del Área de Logística y Abastecimiento, es el responsable de asegurar que los documentos de
los vehículos de las empresas del Grupo Corporativo LAM se encuentren vigentes.
DISPOSICIONES GENERALES
6.1.
La Jefatura de Administración y Finanzas, a través del Área de Logística y Abastecimiento, tiene a su cargo la
elaboración de los procedimientos, instructivo o comunicados destinados al uso, control y mantenimiento de
vehículos, así como al buen desempeño del conductor.
6.2.
El Área de Logística y Abastecimiento en conjunto con el Área Legal son los encargados de realizar las
coordinaciones con la compañía aseguradora de vehículos, en caso de siniestros.
6.3.
El Área de Logística y Abastecimiento informará al Área de Recursos Humanos, las faltas o infracciones que
cometan los conductores, que se deriven del incumplimiento de la presente Política para aplicar los
descuentos respectivos en el haber o contraprestación mensual del conductor infractor firmando el
Formulario de Autorización de descuento (Anexo N°3).
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VII.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
El uso de los vehículos es de uso exclusivo en días hábiles y excepcionalmente fines de semana y feriados, en caso de
necesidad apremiante, previa autorización de la Jefatura de Operaciones y Proyectos en coordinación con la Jefatura
de Administración y Finanzas.
7.1.
7.2.
De la asignación
7.1.1.
La Jefatura de Administración y Finanzas a través del Área de Logística y Abastecimiento es la
encargada de entregar los vehículos de uso temporal o permanente al área correspondiente. La
entrega se realizará al conductor del área usuaria, mediante documento adjunto al Acta de Entrega
Recepción de Vehículo (Anexo N°1), así como la transferencia interna de bienes, de corresponder.
7.1.2.
Para entregar el vehículo, se recabará en el Acta de Entrega Recepción de Vehículo, la firma del
Supervisor del Área de Logística y Abastecimiento y del conductor del área usuario en la Ciudad de
Ilo, para el caso de las demás Ciudades se registrará la firma del Supervisor de Operaciones y del
conductor del área usuario, luego de la verificación de los implementos, accesorios y
documentación de dicho vehículo. Una copia del acta deberá ser remitida al Área de Recursos
Humanos.
7.1.3.
El vehículo podrá ser posteriormente asignado al conductor del área usuario según las necesidades
de las empresas del Grupo Corporativo LAM.
Del uso del vehículo
7.2.1.
Los vehículos serán destinados exclusivamente para atender requerimientos inherentes a las
funciones que cumplen las empresas del Grupo Corporativo LAM.
7.2.2.
El vehículo deberá circular con todos los equipos, accesorios y documentación reglamentaria. Los
vehículos no podrán salir de territorio nacional.
7.2.3.
El usuario es responsable de la ejecución de las medidas administrativas de la presente Política,
así como al correcto uso, custodia, conservación y mantenimiento del vehículo asignado.
7.2.4.
El uso permanente implica la gestión del usuario de las necesidades propias del vehículo
(requerimiento de combustible, llantas, baterías, mantenimiento preventivo y correctivo).
La supervisión de los mantenimientos en la ciudad de Ilo, estarán a cargo del Supervisor del Área
de Logística y Abastecimiento y en las demás ciudades estará a cargo el Supervisor de Operaciones
según corresponda.
7.2.5.
7.3.
7.2.6.
El uso de un vehículo se encuentra regulado por la Guía de Procedimientos - "Uso, control de
vehículos y asignación de conductor”.
7.2.7.
Todo vehículo será conducido solamente por personal autorizado.
De los conductores de los vehículos
7.3.1.
El conductor del vehículo portará permanentemente el Documento Nacional de Identidad-DNI y
Licencia de Conducir, vigentes; así como los documentos señalados en el numeral 7.4 de la
presente Política.
7.3.2.
El conductor deberá verificar diariamente el estado del vehículo antes de iniciar su conducción:
estructura exterior e interior, desgaste de llantas, luces, batería, posición de espejos, bocina,
limpia parabrisas, niveles de agua, refrigerante y aceite, líquido de frenos, combustible, situación
del sistema de frenos, dirección, sistema de encendido, herramientas, accesorios y equipos de
seguridad, principalmente, reportar al Supervisor de Operaciones antes de iniciar las actividades,
cualquier ruido, vibración, calentamiento o movimiento extraño del vehículo; asimismo realizar el
aseo interno y externo del vehículo.
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7.3.3.
El conductor deberá reportar en el día de su ocurrencia al Supervisor de Operaciones, las fallas o
desperfectos, accidentes e infracciones de tránsito y cualquier incidente que involucre el estado
y/o circulación del vehículo a su cargo. El Supervisor de Operaciones deberá de registrar en el
Sistema de Gestión Vehicular dichas ocurrencias e informar por correo al Supervisor de Logística y
Abastecimiento para tomar las acciones correspondientes.
7.3.4.
El conductor registrará, diaria y consecutivamente, fecha, hora de salida y retorno, y kilometraje
del vehículo (nivel de desgaste) en el formato denominado Parte Diario de Control de Vehículos
(Anexo N°2); documento que deberá remitir diariamente al Supervisor de Operaciones para el
registro en el Sistema de Gestión Vehicular.
7.3.5.
El conductor es responsable de las infracciones de tránsito que se le impongan en la conducción
de un vehículo, en virtud de lo cual deberá asumir el pago de la totalidad de la multa impuesta
(incluye gastos administrativos) y reportarlo en el día al Supervisor de Logística y Abastecimiento,
bajo responsabilidad. La empresa pagará la multa más los gastos administrativos que se generen
y se procederá al descuento del haber o contraprestación mensual del conductor infractor
firmando el Formulario de Autorización de descuento (Anexo N°3).
7.3.6.
Cuando los vehículos estén paralizados por cualquier motivo, al conductor se le asignaran otras
funciones bajo la responsabilidad del área usuario.
7.3.7.
El conductor deberá tomar, las siguientes medidas de seguridad para la protección del vehículo:
a.
No realizar ninguna labor distinta a la estrictamente relacionada a la conducción del vehículo
(atención diaria de Ordenes de Servicios, Ordenes de trabajo, traslado de bienes, custodia
de equipaje, etc.).
b.
Destinar el uso del vehículo a la atención de asuntos vinculados a los objetivos de las
empresas del Grupo Corporativo LAM.
c.
Estacionar el vehículo en lugares autorizados y que tengan condiciones adecuadas de
seguridad.
d.
Entregar diariamente al Supervisor de Operaciones, las llaves del vehículo para su custodia.
e.
No trasladar a personas sin autorización o ajenas a la Entidad.
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente numeral será considerado falta
grave.
7.3.8.
En caso de ocurrir un accidente de tránsito por colisión con uno o varios vehículos, el conductor
deberá ejecutar las siguientes acciones:
a.
b.
El conductor recabará de inmediato los datos del vehículo con el que se produjo la colisión
(placa y descripción de este), nombre del conductor y su número de licencia de conducir,
luego comunicar vía telefónica el incidente al Supervisor de Operaciones, este deberá de
informar de inmediato al jefe de Operaciones y Proyectos, al Supervisor de Logística y
Abastecimiento, este deberá de informar al Área Legal para tomar las acciones si fuera
necesario.
El conductor informara inmediatamente ocurrido el hecho a la autoridad policial de la
jurisdicción.
c.
El Supervisor de Logística y Abastecimiento informará inmediatamente ocurrido el hecho a la
Compañía de Seguros en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas para que se inicien los
trámites correspondientes.
d.
El conductor tomará las precauciones necesarias para cuidar el vehículo y evitar que
sobrevengan pérdidas o daños adicionales.
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7.3.9.
7.3.10.
7.4.
e.
El conductor rechazará cualquier promesa, acuerdo o pacto que comprometa a las empresas
del Grupo Corporativo LAM o a la compañía de seguros con la otra parte.
f.
El conductor concurrirá a todas las diligencias que demanden las autoridades competentes
y/o realizar las aclaraciones que solicite la compañía aseguradora.
g.
El conductor elaborará un informe de los hechos al Supervisor de Logística y Abastecimiento
detallando la forma en que ocurrieron y las acciones efectuadas. Este informe deberá ser
archivado en el file de actividades Legales, así como enviar una copia al Área de Recursos
Humanos.
h.
Si la colisión se debe a una negligencia del conductor, la empresa pagará el deducible a la
Compañía de Seguros y se procederá al descuento del haber o contraprestación mensual del
conductor infractor firmando el Formulario de Autorización de descuento (Anexo N°3).
En caso de ocurrir un accidente de tránsito con lesiones o daños a terceras personas (no ocupantes
del vehículo), el conductor deberá ejecutar las siguientes acciones:
a.
Deberá conducir de inmediato al accidentado al establecimiento de salud más cercano o
llamar al Supervisor de Operaciones para que se comuniquen con la Compañía de Seguros, y
posteriormente, comunicar vía telefónica el incidente al jefe de Operaciones y Proyectos, al
Supervisor de Logística y Abastecimientos.
b.
El conductor concurrirá a todas las diligencias que demanden las autoridades competentes
y/o realizar aclaraciones que solicite la compañía aseguradora.
c.
El conductor elaborará un informe de los hechos al Supervisor de Logística y Abastecimiento
detallando la forma en que ocurrieron y las acciones realizadas. Este informe deberá ser
archivado en el file de actividades Legales, así como enviar una copia al Área de Recursos
Humanos.
En caso de producirse el robo o destrucción parcial o total del vehículo se deben tomar las
siguientes acciones:
a.
El conductor denunciará el hecho inmediatamente a la autoridad policial de la jurisdicción y
comunicar vía telefónica el incidente al Supervisor de Operaciones y al Supervisor de Logística
y Abastecimiento para informar a la Compañía de Seguros.
b.
El conductor concurrirá a todas las diligencias que demanden las autoridades competentes
y/o realizar las aclaraciones que solicite la compañía aseguradora.
c.
El conductor elaborará un informe de los hechos al Supervisor de Logística y Abastecimiento
detallando la forma en que ocurrieron y las acciones realizadas. Este informe deberá ser
archivado en el file de actividades Legales, así como enviar una copia al Área de Recursos
Humanos.
De la documentación del vehículo
7.4.1.
Cada conductor es responsable del cuidado de la documentación del vehículo a su cargo, la misma
que consta de:
a. Tarjeta de Propiedad.
b. Certificado de Seguro Obligatorio de Accidente de Tránsito- SOAT (vigente).
c. Parte Diario de Control de Vehículos. (Anexo N°2).
d. Certificado de Revisión Técnica vigente
e. Permiso vigente de uso de lunas oscurecidas, de ser el caso.
f. Relación de números de teléfonos de la empresa y de las personas a quienes deba recurrir en
caso de emergencia.
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7.5.
7.6.
VIII.
Del mantenimiento del vehículo
7.5.1.
El Supervisor de Logística y Abastecimiento es el encargado de planificar, programar (según el
kilometraje recorrido), gestionar, supervisar y evaluar el mantenimiento preventivo de un vehículo
de acuerdo con el Manual del Fabricante, previa evaluación de los reportes de control emitidos
por los conductores y usuarios, y disponiendo su internamiento en el taller correspondiente.
7.5.2.
El Supervisor de Logística y Abastecimiento, dispondrá el internamiento del vehículo en el taller
autorizado, según la Orden de Servicio correspondiente, previo a ello deberá de coordinar con el
Supervisor o Analista de Control Interno para gestionar las reprogramaciones de las Ordenes de
servicios, así como asignar otras actividades al conductor que estaría sin vehículo.
7.5.3.
El Supervisor de Logística y Abastecimiento coordinara con el Supervisor de Operaciones para que
gestione y supervise el mantenimiento correctivo de los vehículos que están asignados a dichas
ciudades, conforme a los lineamientos establecidos el Área de Administración y Finanzas.
7.5.4.
El Área de Logística y Abastecimiento a través del Supervisor de Logística y Abastecimiento tendrá
a su cargo el "Registro de Mantenimiento en el Sistema de Gestión Vehicular" en el cual llevará el
control de la información técnica relativa a la vida útil de los vehículos (variaciones del kilometraje
del servicio, reparaciones, cambios de repuestos, entre otros).
Del abastecimiento de combustible
7.6.1.
El abastecimiento de combustible se efectuará en las estaciones de servicio autorizadas y de
acuerdo con la modalidad que indique el Área de Logística y Abastecimiento.
7.6.2.
Los consumos de combustible se ajustarán estrictamente a la necesidad y al recorrido efectuado.
7.6.3.
El consumo de combustible es exclusivo para vehículos de las empresas del Grupo Corporativo
LAM. El uso indebido de los vales y tarjetas de consumo será considerado falta grave.
7.6.4.
El Supervisor de Operaciones de cada ciudad llevará el Registro del abastecimiento de combustible
a través del Sistema de Gestión Vehicular, reporte que servirá para generar los cuadros de
consumos mensuales por vehículos y Sedes.
VIGENCIA
Entrará en vigor a partir de su aprobación
IX.
ANEXOS
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