IBI Gabriela Trejo Aguilar Objetivos Objetivo general El participante al finalizar el curso interpretará la metodología 5´s rectificará y desempeñará procesos de manera más organizada, segura y limpia mediante la metodología de las 5´s siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para mejorar su área de trabajo. Objetivos particulares El participante interpretará la metodología 5´s siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para comprender las características y beneficios que aporta la implementación de las 5´s para mejorar en su área de trabajo. El participante rectificará procesos siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para aplicar de 5´s en su área de trabajo. El participante desempeñará procesos de manera más organizada, segura y limpia, siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para implementar las 5´s en su área de trabajo. Temario 1.- Características de las 5´s 2. Beneficios que aporta la implementación de las 5´s 3. Como se aplican las 5´s 3.1 Clasificación (seiri). Elementos de trabajo 3.2 Orden (seiton). Procesos 3.3 Limpieza (seiso). Calidad del producto 3.4 Estandarización (seiketsu). Tiempo medio entre fallos de los equipos 3.5 Concientización (shitsuke). Identificación de riesgos 4. Implantación de las 5´s 5. Retos y dificultades para la implantación de las 5´s 5.1 Resistencia al cambio 5.2 Paradigmas de la dirección 5.3 Paradigmas del personal operativo Beneficios del curso Interpretarás la metodología 5´s para simplificar las operaciones y convertirlas en más seguras, mejorar la imagen de la organización y fomentar su crecimiento, organizar y mantener limpios los espacios de trabajo, fomentar el orgullo del personal que ocupa el espacio de trabajo ordenado e implementaras la mejora continua en la organización. Evaluaciones Cuestionario al inicio del Curso. Se utilizará para determinar el nivel de conocimiento del grupo antes de iniciar la capacitación. 10% Evaluación Formativa. Se realizará una a través de la lista de cotejo de un Gráfico de aplicación intermedio. Ayudará a verificar que los integrantes de grupo están adquiriendo los conocimientos. 35%. Evaluación Sumativa. Se realizará un cuestionario al final del Curso. Es una evaluación para determinar si se han adquirido los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos del curso. 45% Asistencia. Con base en la lista de asistencia; al Inicio. 10% Expectativas Reglas de operación • Contrato de aprendizaje • Evaluación Parte I. Beneficios que aporta la implementación de la 5´s • Objetivos Específicos: • Definir que son las 5´s Describir los niveles que mejora la aplicación de las 5´s Explicar los beneficios que aporta la aplicación de las 5´s Experiencia previa: Parte I. Beneficios que aporta la implementación de la 5´s • Características de las 5´s • ¿Qué son las 5´s? Las 5´s son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las 5 fases que componen una metodología de Organización, Orden y Limpieza. Es una práctica de calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la institución, no solo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicación mejora los niveles de: Calidad Eliminación de Tiempos Muertos Reducción de Costos Estudios estadísticos en instituciones de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que al aplicar las tres primeras S pudieron obtener los siguientes resultados: • • • • Reducción del 40% de sus costos de mantenimiento Reducción del 70% del número de accidentes Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas Beneficios que aporta la implementación de las 5´s La implantación de las 5´s se basa en el trabajo en equipo. Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y conocimiento. La mejora continua se hace una tarea de todos. Se consigue una mayor productividad que se traduce en: Menos averías. Menor nivel de existencias o inventarios. Menos accidentes. Menos movimientos y traslados inútiles. Menor tiempo para el cambio de equipos. Se logra un mejor lugar de trabajo para todos, puesto que conseguimos: Más espacio. Orgullo del lugar en el que se trabaja. Mejor imagen ante nuestros usuarios. Mayor cooperación y trabajo en equipo. Mayor compromiso y responsabilidad en tareas. Mayor conocimiento del puesto. Como se aplican las 5´s Objetivos Específicos: Definir cada una de las 5´s Describir como se aplican las 5´s Explicar cómo poner en práctica las 5´s en su lugar de trabajo (gráfico de aplicación) Experiencia previa: Como se aplican las 5´s 3.1 Clasificación (seiri). Elementos de trabajo Significa separar las cosas necesarias y las que no lo son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y adecuado. Ventajas de la clasificación y descarte 1. Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros. 2. Evita la compra de materiales no necesarios y deterioro. 3. Aumenta la productividad de los equipos y personas implicadas. 4. Provoca un mayor sentido de clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación. Como se aplican las 5´s Antes de lo aplicación se deben tener evidencias tales como fotografías, registros de existencias y registros de lo que se va a retirar del área. Posteriormente preguntarse lo siguiente: Qué debemos tirar Qué debe guardado ser Qué puede ser útil Qué deberíamos para otra persona u reparar otro departamento El último punto importante es el de la clasificación de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturaleza: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada. Una vez realizadas las actividades anteriores, cuestiónate lo siguiente: •¿Aún existen algunos recursos, materiales, equipos y/o papeles obsoletos? •¿Todas las cosas que son necesarias están separadas? •¿Todo lo necesario comienza debidamente a ser clasificado? •¿Puede encontrar algunas cosas personales y/o innecesarias congestionando su lugar de trabajo? Si no se cumplen los puntos anteriores realizar acciones correctivas. Como se aplican las 5´s 3.2 Orden (seiton) Procesos La organización es la cuestión de que tan rápido uno puede conseguir lo que necesita y que tan rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso. Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las siguientes preguntas: 1. ¿Es posible reducir el stock de esta cosa? 2. ¿Esto es necesario que este a mano? 3. ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre? 4. ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa? Como se aplican las 5´s Una vez seleccionado lo necesario, clasificarlo por frecuencia de uso, como se indica: Colocar en bodega Colocar junto a la persona Es posible que se use Colocar en bodega o archivo Algunas veces al año Documentos, muebles, materiales, herramientas, equipo, artículos, etc. Algunas veces al mes Colocar otra área en Cada hora Varias veces a la semana Varias veces al día Colocar cerca de la persona Colocar en el área Como se aplican las 5´s Se debe tener claro que: •Todas las cosas han de tener un nombre y todos deben conocerlo. •Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicando con exactitud y conocido también por todos. •Disponer de indicadores visuales para conocer quien tomó algún artículo (tarjetas con nombre de personal). •Asignar indicador visual para conocer los máximos y mínimos, así mantener la cantidad necesaria y elaborar requisiciones a tiempo. El orden implica ordenar los elementos necesarios de modo que sean de uso fácil y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda encontrarlos y usarlos. Asignar el lugar para cada artículo, tomando en cuenta la frecuencia de uso. Como se aplican las 5´s 3.3 Limpieza (sieso) Calidad del producto Cada uno deberá tener asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de las instituciones sin asignar. Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la institución antes y después de cada trabajo realizado retirara cualquier tipo de suciedad generada. Beneficios: Un ambiente limpio: 1. Proporciona calidad y seguridad. 2. Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces. 3. Facilita la venta del producto. 4. Evita perdidas, daños materiales y productos. 5. Es fundamental para la imagen interna y externa de la institución. Como se aplican las 5´s Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos. 2. Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso. 3. No debe tirarse nada al suelo. 4. No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la calidad. Procedimientos para efectuar una operación de limpieza: 1. Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos y reparados. 2. Identificar el equipo de limpieza que va a aplicar (cepillar, sacudir, pintar, remodelar, iluminar, ventilar, entre otros). 3. Generar órdenes de trabajo según se requiera. 4. Asignar responsables para verificar su realización. 5. Si durante el proceso de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación, identificar las causas y establecer acciones preventivas. Como se aplican las 5´s 3.4 Estandarización (seiketsu) Tiempo medio entre fallo de los equipos Esta S envuelve ambos significados: Higiene y Visualización. Higiene: Mantenimiento de la limpieza, del orden. En un ambiente limpio siempre habrá seguridad. Una técnica muy usada es el “visual management” o gestión visual. Esta técnica se ha mostrado muy útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al usuario. Un grupo de responsables realiza periódicamente una serie de visitas a toda la institución y detecta aquellos puntos que necesiten mejora. Una variación es el “color management” o gestión por colores. Este mismo grupo coloca una serie de tarjetas rojas en las zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas. Normalmente las instituciones que aplican estos códigos de colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para quitarla. Como se aplican las 5´s Ventajas de la 4° s: 1. 2. 3. 4. Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores. Evita daños de salud del trabajador y del consumidor. Mejora la imagen de la institución interna y externamente. Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo. Recursos visibles en el establecimiento de la 4° s: 1. 2. 3. 4. 5. Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc. Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas. Avisos de mantenimiento preventivo. Recordatorios sobre requisitos de limpieza. Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo. 6. Instrucciones y procedimientos de trabajo. Como se aplican las 5´s Definir por escrito, los procedimientos y normas para conservar y mejorar lo aplicado en las tres primeras etapas, seleccionar, ordenar y limpiar. Los avisos y recordatorios: 1. 2. 3. 4. Deben ser visibles a cierta distancia. Colocarse en los sitios adecuados. Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento. Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable. Analice su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre higiene y visualización: 1. 2. 3. 4. ¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias y procedimientos cree que faltan? ¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene? ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador o confortable? En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera? Como se aplican las 5´s 3.5 Concientización (shitsuke) Identificación de riesgos Se trata de la mejora alcanzada con las 4s anteriores se convierta en una rutina, crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción. Todo el personal debe cumplir lo establecido. Para lograra esto se necesita: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Usar los estándares establecidos. Mostrar empatía hacia los demás. Establecer procedimientos estándares de trabajo. Compartir la técnica de aprender haciendo. Compromiso. Diferenciar entre un ambiente de apariencia favorable y uno óptimo Como se aplican las 5´s Para aplicar las 5´s, es necesario definir y describir cada una, las 5s son: 1. Clasificación (seiri). Elementos de trabajo 2. Orden (seiton). Procesos 3. Limpieza (sieso). Calidad del producto 4. Estandarización (seiketsu). Tiempo medio entre fallos de los equipos 5. Concientización (shitsuke). Identificación de riesgos • Gráfico de aplicación Implantación de las 5´s Objetivos Específicos: Implantar las 5´s Describir los retos y dificultades para la implantación de las 5´s Implantación de las 5´s Objetivo: a) Comprender por qué es importante saber cómo implantar las 5´s y los retos y dificultades para la implantación. b) ¿Cómo abordaría los retos y dificultades para la implantación en su organización? Dividir al grupo en subgrupos. a) Reglas de participación: Grupo A: Defenderá la postura de resistencia al cambio desde el punto de vista de personal operativo. Grupo B: Defenderá la postura de tratar y manejar la resistencia al cambio desde un punto de vista de personal directivo. Iniciará la discusión cualquier integrante del grupo y un integrante del otro deberá refutar su argumento para defender su postura, contrastando ventajas o beneficios y desventajas. Participar con respeto a los compañeros. Implantación de las 5´s Se recomiendan 4 pasos: 1 Reunión para unificar voluntades Voluntad y objetivos generales Voluntad y objetivos comunes Voluntad y objetivos particulares 4 2 1. Iniciar por asegurarse que todos trabajaran por el mismo objetivo 2. Reunión para establecer metas Enlistar objetivos generales 3. De toda la institución Enlistar objetivos particulares 4. De un área, departamento o ciertas personas Enmarcar motivaciones comunes 3 Errores que debemos evitar al aplicar 5´s 1. 2. 3. 4. 5. Guardar: Guardar todo junto revolviendo lo necesario de lo innecesario Alinear: Poner todo en fila, lo único que se logra es la vista bonita Limpiar: Limpiar sin esmero esporádicamente y superficial Articulo nuevo: Sustituir lo que hay por uno nuevo sin pensar Desganado: Falta de voluntad e iniciativa propia Retos y dificultades implantación de las 5´s para la Resistencia al cambio El principal problema en los procesos de cambio en las organizaciones es cuando la gente que suponía tenía que cambiar se resistió duramente a realizarlo. La gente que se resistía no solo a cambios malos o dañinos sino también a aquellos que favorecían claramente sus intereses personales. La resistencia al cambio puede ser: •Abierta •Implícita •Inmediata •Diferida Retos y dificultades implantación de las 5´s para la Paradigmas de la dirección Una de las mayores fuentes de conflicto se produce entre los viejos paradigmas de dirección que se han heredado del pasado con autoridad jerárquica de “ordeno y mando” y el nuevo modelo autodirigido basado en el equipo colaborativo altamente democrático que motiva a las personas a mejorarse a sí mismas. Cuando algunos directivos quieren aparentar que dirigen de forma participativa pero esto no responde a un cambio consiente de sus paradigmas entonces los conflictos y las situaciones polémicas aumentan considerablemente. El ciclo de vida de los modismos organizacionales es cada vez más breve y solamente triunfara quien esté más capacitado para asumirlos con agilidad. Retos y dificultades implantación de las 5´s para Paradigmas del personal operativo El viejo paradigma Mediados del siglo XX Tecnología, lo primero Las personas como prolongación de las máquinas Las personas como piezas de repuesto Tareas estrechas Habilidades simples Control externo Muchos niveles Estilo autocrático Organización competitiva Solo los propósitos de las organizaciones Alineación “Es solo una tarea” Asumir poco riesgo El nuevo paradigma Inicios del siglo XXI Los sistemas sociotécnicos Prioridad al factor humano Las personas como centro Tareas amplias Habilidades múltiples Autocontrol Organizaciones planas Estilo participativo Organización cooperativa Propósitos individuales organizacionales incluidos Compromiso “Es mi tarea” Innovar asumiendo riesgos y la • Evaluación Aplicación de las 5´s: Clasificación (seiri). Elementos de trabajo Orden (seiton). Procesos Limpieza (sieso). Calidad del producto Estandarización (seiketsu). Tiempo medio entre fallos de los equipos Concientización (shitsuke). Identificación de riesgos Las 5´s son una disciplina oriental que promueve la optimización de los espacios limpios y ordenados aumentando la calidad y la productividad en las instituciones asegurando la mejora continua como resultado de un trabajo armonioso. La aplicación de esta disciplina requiere el compromiso del personal para que las instituciones sean un auténtico modelo de organización, limpieza, seguridad e higiene. Logro de los objetivos Objetivo general El participante al finalizar el curso interpretará la metodología 5´s rectificará y desempeñará procesos de manera más organizada, segura y limpia mediante la metodología de las 5´s siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para mejorar su área de trabajo. Objetivos particulares El participante interpretará la metodología 5´s siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para comprender las características y beneficios que aporta la implementación de las 5´s para mejorar en su área de trabajo. El participante rectificará procesos siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para aplicar de 5´s en su área de trabajo. El participante desempeñará procesos de manera más organizada, segura y limpia, siguiendo la filosofía de mejora continua (kaizen) para implementar las 5´s en su área de trabajo.
