CONTABILIDAD GERENCIAL I mnUNIDAD III CÁLCULO Y ANÁLISIS DE COSTOS MÓDULO 3.2 SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN Un sistema de costos por órdenes de trabajo es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a los requerimientos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Cada producto se fabrica de acuerdo con las especificaciones del cliente, y el precio cotizado se asocia estrechamente al costo estimado. El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse, por tanto, a los artículos producidos. Algunos ejemplos de tipos de empresas que pueden utilizar el costeo por órdenes de trabajo son de impresión, astilleros, aeronáutica, de construcción y de ingeniería. En un sistema de costeo por órdenes de trabajo, los tres elementos básicos del costo (materiales directos, manos de obra directa y costos indirectos de fabricación) se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes de trabajo. El costeo unitario de cada trabajo se obtiene dividiendo las unidades totales de trabajo por el costo total de éste. Una hoja de costos se utiliza para resumir los costos aplicables a cada orden de trabajo. Para que un sistema de costeo por órdenes de trabajo funcione de manera adecuada es necesario identificar físicamente cada orden de trabajo y separar sus costos relacionados. Las requisiciones de material directo y los costos de mano de obra directa llevan el número de la orden de trabajo específica; los costos indirectos de fabricación por lo general se aplican a órdenes de trabajo individuales con base en una tasa de aplicación predeterminada de costos indirectos de fabricación. Objetivos del sistema Los costos por órdenes de producción tienen, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Calcular el costo de producción de cada artículo que se elabora, mediante el registro adecuado de los tres elementos en las hojas de costos por trabajo. 2. Mantener en forma, adecuada el conocimiento lógico del proceso de producción de cada artículo. Así, es posible seguir en todo momento el proceso de fabricación, el cual puede interrumpirse sin perjuicio del producto. 3. Mantener un control de la producción, aunque sea después de que ésta se ha terminado, con miras a la reducción de los costos en la elaboración de nuevos lotes de trabajo. Hoja de costos de la orden Una vez notificado de la orden de producción, el departamento de contabilidad prepara una hoja de costos de la orden, la cual es un CONTABILIDAD GERENCIAL I formulario para cada orden por separado que registra los materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación cargados a la orden. Materiales Terminología de los materiales En relación con la compra y el uso de los materiales dentro de una empresa, se debe hacer la siguiente aclaración con respecto a su terminología, diferentes de unas empresas a otras. 1. Materia prima: En la compra de materiales, el término “materia prima” hace referencia tanto a los materiales directos como a los indirectos, sin distinciones de ninguna naturaleza. 2. Materiales directos: Son aquellos que entran directamente en la producción, o dicho de otra manera, los que pueden identificarse plenamente con el producto. Las condiciones propias en cada empresa indicarán con claridad cuáles deben catalogarse en este primer elemento de costo. 3. Materiales indirectos: Son aquellos que aunque no se incorporan en el producto, son indispensables dentro del proceso de producción. 4. Suministros de fábrica: Por lo general, cuando se habla de suministros de fábrica no se hace referencia a materiales sino a diversos implementos o artículos que se requieren para mantener una fábrica o planta en buen estado, como jabones para la limpieza y aceites para mantener las máquina en perfecto funcionamiento. Compra de materiales: Las materias primas y los suministros empleados en la producción se solicitan mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y sólo se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada. Consumo de materiales: El siguiente paso en el proceso de manufactura consiste en obtener las materias primas necesarias de la bodega de materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un sistema de costeo por órdenes de trabajo: la requisición de materiales. Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada formato de requisición muestra el número de la orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y la descripción de los materiales solicitados. El empleado ingresa el costo unitario y el costo total en el formato de requisición. CONTABILIDAD GERENCIAL I FORMATO DE REQUISICIÓN DE MATERIALES Fecha de pedido Fecha de entrega Dpto. donde se genera la solicitud Aprobado por: Requisición Nro. Entregada a: Cantidad Descripción Nro. De orden de trabajo Costos Unitario Costo Total Subtotal Devolución. Total Métodos de valuación de los inventarios: Conocer el costo de los materiales que han quedado en existencia es un período dado, cuando un gran número de ellos tienen precios unitarios diferentes, ha constituido siempre uno de los principales problemas para las empresas, por cuanto dicho costo tiene repercusiones inmediatas y futuras que deben ser debidamente analizadas. Para obviar este problema han surgido diferentes métodos cuya utilización depende de la naturaleza de la empresa, así como de su ambiente económico. Tales métodos son los siguientes: 1. Primeras en entrar primera en salir (PEPS) 2. Últimas en entrar primeras en salir (UEPS) 3. Promedio ponderado. Comparación de los métodos: Una comparación de los principales métodos de valuación de inventarios, en relación con sus ventajas y desventajas, es la siguiente: 1. El método PEPS: muestra como ventaja un inventario valorado con los costos más recientes, o sea que en una economía inflacionaria el balance general estaría actualizado con los precios más reales en cuanto a sus inventarios. Son desventajas de este método los bajos costos de producción al tomarse los precios más bajos de los materiales, y mostrar unas utilidades muy altas que inciden notoriamente en los impuestos sobre la renta y complementarios. CONTABILIDAD GERENCIAL I 2. El método UEPS: Tiene como ventajas las siguientes: muestra los costos de producción (por materiales) a los precios más actualizados y permite, por consiguiente, fijar políticas de precios de venta más acordes con la realidad y arroja unas utilidades menores, por lo que los impuestos sobre la renta serán menores. Su única desventaja sería la de mostrar los inventarios, en el balance general, desactualizados en cuanto a los precios que rigen en el mercado. 3. El método del promedio móvil: Consiste en efectuar un cálculo cada vez que se tiene una entrada o salida de inventario. El costo de los inventarios se aplica sobre la base del último costo promedio calculado, razón por la cual recibe el nombre de promedio móvil. Mano de obra directa Naturaleza de la mano de obra: El pago de los trabajadores y demás personas que laboran en una empresa constituye la mano de obra, cuya incidencia sobre la producción ya sea directa o indirecta, es notoria desde todo punto de vista. Gracias a la mano de obra, en su acción sobre equipos y máquinas, los materiales se convierten en partes específicas o en productos terminados. A diferencias de los materiales, la mano de obra no queda representada finalmente en el producto, de ahí que su naturaleza sea, por tanto, muy diferente; es, en realidad, un servicio integrado por numerosos factores, la mayoría de ellos humanos, que deben analizarse en todos sus aspectos si se quiere obtener resultados óptimos. Determinación del costo de la mano de obra directa: El costo de la mano de obra directa se maneja en forma muy similar al costo de los materiales directos. La mano de obra directa consiste en cargos por mano de obra que se identifican con facilidad a cada orden particular. El costo de la mano de obra que no se identifica con facilidad en alguna orden se maneja como parte de los costos indirectos de fabricación, esta última categoría de costos de mano de obra se denomina mano de obra indirecta, e incluye actividades como mantenimiento, supervisión y limpieza. Aplicación de los costos indirectos de fabricación: Los costos indirectos de fabricación (o carga fabril) se deben incluir con los materiales directos y la mano de obra directa en la hoja de costos de la orden, pues también son costos de producto. Sin embargo, la asignación de costos indirectos a las unidades de producto puede ser difícil, por tres razones: 1. Los costos indirectos de manufactura son difíciles o imposibles de identificar con un producto u orden particular. 2. Los costos indirectos de manufactura consisten en muchos elementos diferentes, desde lubricantes hasta el sueldo anual del gerente de producción. CONTABILIDAD GERENCIAL I 3. Si bien el resultado fluctúa debido a factores estacionales o de otro tipo, los costos indirectos de manufactura tienden a permanecer relativamente constantes, debido a la presencia de costos fijos. A causa de estos problemas, casi la única forma de asignar los costos indirectos a los productos consiste en un proceso de asignación de costos. Esta asignación de costos indirectos se logra mediante la selección de una base de asignación común a todos los productos y servicios de la empresa. Una base de asignación es una medida, por ejemplo, de horas de mano de obra directa (HMOD) u horas máquina (HM) para asignar los costos indirectos a los productos y servicios. Las bases de asignación más usada son horas de mano de obra directa y costo de mano de obra directa, aunque también son de uso común horas-máquina, e incluso unidades de producto. Con la base de asignación se calcula la tasa predeterminada de costos indirectos o carga fabril, una TPCF proporciona el único método factible de computar los costos indirectos de un producto con suficiente prontitud para servir a las necesidades de la gerencia, identificar ineficiencias y suavizar, mes a mes, fluctuaciones incontrolables y algo ilógicas en los costos unitarios. Para establecer una TPCF, es necesario seleccionar una base de medición. El objetivo primordial al seleccionar una base es asegurar la aplicación más exacta del costo indirecto a la producción. Las siguientes bases se utilizan para aplicar la carga fabril: 1. Unidades de producción: Esta base es satisfactoria cuando una empresa manufactura únicamente un producto. La TPCF se calcula así: TPCF = CARGA FABRIL PRESUPUESTADA = Bs. Por unidad UNDS. DE PROD. ESTIMADAS 2. Costo de materiales directos: Esta base se utiliza en empresas que usan materiales de aproximadamente el mismo valor en cada artículo que fabrican. Cuando la base es costo la TPCF se expresa en porcentaje, así: TPCF = CARGA FABRIL PRESUPUESTADA * 100 = % del costo de COSTO ESTIMADO DE MATERIALES DIRECTOS materiales directos 3. Costo de mano de obra directa: Esta base es relativamente fácil de usar debido a que se dispone rápidamente de la información que se necesita para aplicarla. Su uso se favorece en particular cuando las empresas tienen la misma tarifa de salario por hora para todos sus trabajadores directos. También se expresa en porcentaje así: TPCF = Carga Fabril Presupuestada * 100 = % del costo de la MOD Costo estimado mano de obra directa 4. Horas de mano de obra directa: El uso de este método exige la acumulación de horas de mano de obra directa por trabajo o CONTABILIDAD GERENCIAL I producto. Las rutinas de llevar el tiempo con sus formas y registros deben organizarse de manera que suministren la información adicional que se necesita. El cálculo de esta tasa es así: TPCF = Carga Fabril Presupuestada = Bs. Por HMOD Horas de MOD Estimadas 5. Horas máquina: Los supervisores deberán recopilar los datos de las horas máquina que se necesitan para cargar los gastos indirectos a la producción. En muchos casos este método se considera el más exacto para aplicar la carga fabril. TPCF = Carga Fabril Presupuestada Horas máquina presupuestadas = Bs. Por horas máquina Variación de la carga fabril: Al cierre del ejercicio contable tenemos el total de los costos indirectos de fabricación real del ejercicio, así como los costos indirectos de fabricación aplicados. Comparamos ambos totales y establecemos la variación de la carga fabril para el período así: Variación neta de carga fabril = Carga fabril real – Carga fabril aplicada El resultado puede ser una sobre o subaplicación de la carga fabril. Si la carga fabril real es menor que la aplicada, el resultado es una sobreaplicación. Si la carga fabril real es mayor que la aplicada, el resultado es una subaplicación.
