6.5 COSTOS ASOCIADOS AL MANTENIMIENTO El mantenimiento de instalaciones, maquinaria o la renovación de equipos representa un costo para la empresa, que en la mayoría de los gastos llega a ser una importante parte de los costes en el proceso de producción, sin embargo, este es un proceso que evita que se generen mayores costes totales ante casos de desperfectos o mal funcionamiento. Una buena inversión en mantenimiento no es un gasto sino una potencial, fuente de utilidades. Las utilidades son máximas cuando los costos de producción son óptimos Una consideración a tomar en cuenta es que los costos relacionados al mantenimiento son independientes de las cantidades del producto final. Es decir ya sea que en un intervalo de tiempo haya poca o mucha producción, siempre se van a acarrear este tipo de cotos. En todos los casos se debe tener un riguroso cuidado con este aspecto, ya que la maquinaria debe ser correctamente cuidada y dirigida a la producción eficiente. Planificación contable de unos costos de mantenimiento bien definidos supone una mejora de productividad esencial para toda organización. Los costes involucrados en el mantenimiento están clasificados dentro de varias categorías: Costos por pérdidas de producción a causa de las fallas de los equipos, por disminución de la tasa de producción y pérdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costos fijos Estos como su nombre lo dice son fijos, dentro de este tipo de costos podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres, seguros, servicios, etc. Los costos fijos en el mantenimiento están compuestos principalmente por la mano de obra y los materiales necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo, así como todo gasto originado por el engrase de las máquinas o mantenimiento. Desde el punto de vista del mantenimiento, estos costos son gastos que aseguran el mantenimiento en la empresa y la vida útil de la maquinaria a mediano y largo plazo. La disminución del presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad de inversiones programadas, y al principio representa un ahorro para la empresa que después se traduce en mayor incertidumbre y gastos mayores para mantener a la empresa en su nivel óptimo. Costos variables Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la producción realizada. Podemos destacar dentro de estos a costos como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, etc. Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos básicamente con el de los materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. Parecería que no fuera posible el reducir este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparación para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se produzcan las averías inesperadas. Costos financieros Los costos financieros asociados al mantenimiento se deben tanto al valor de los repuestos de almacén como a las amortizaciones de las máquinas duplicadas para asegurar la producción. El costo que supone los recambios de un almacén para realizar reparaciones, es un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos con un mal menor, dado a que esto es una inversión que hace la empresa para mantener la capacidad productiva de la instalación. Sin embargo, cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser utilizados, estamos incurriendo en un gasto que, en principio, no genera ningún beneficio para la empresa. Costos de fallo Se refiere al coste o pérdida de beneficio que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el mantenimiento. Los costos por fallo en los equipos se deben principalmente a: - Pérdidas de materia prima. - Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las reparaciones. - Pérdidas energéticas por malas reparaciones o por no realizarlas -Rechazo de productos por mala calidad - Producción perdida durante la reparación, menores ventas, menores beneficios -Averías que puedan suponer riesgo para las personas o para la instalación. La finalidad de designar costos para el mantenimiento Finalidad preventiva: En su forma fija de gastos planificados, supone la conservación eficiente de los equipos como manera de evitar mayores costes totales por deterioro, más allá de los cuadros de amortización definidos. Capacidad de ahorro: La correcta ejecución de los costos de mantenimiento ayuda en el diseño presupuestario, permitiendo emplear mayor cantidad de fondos a otras partidas. Costos Variables: Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la producción realizada. Podemos destacar dentro de estos a los costos como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, además de los costos variables que incluyen el mantenimiento. Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos básicamente con el de la mano de obra y lo materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo será consecuencia de las averías imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones programadas por otros tipos de mantenimiento a la maquinaria. Parecería que no fuera posible reducir este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparación para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se produzcan las averías inesperadas. 6.7 APLICACIÓN DEL PDCA 6.7.1 PLANIFICAR Compromiso por Resultados En laboratorios Finlay estamos comprometidos con trabajar en forma productiva, ética, leal y apasionada para alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Buscamos continuamente nuevas y mejores formas de trabajar, para crear valor en los procesos, productos y servicios de la empresa. Respetando permanente a normas, políticas, procedimientos y las mejores prácticas.Con un alto nivel de profesionalismo y desempeño en todas las actividades de la empresa; en especial, el cumplimiento de los más altos estándares que norman la industria farmacéutica a nivel mundial. De esa forma respondemos de una manera ágil, confiable y oportuna a las necesidades de los clientes internos y externos, tomando como objetivo su satisfacción total. Objetivos: Mejoramiento continuo de la gestión de calidad Implementar un sistema que permita la mejora continua en Laboratorios Finlay. Diagnosticar los problemas. Implementar planes de acción que permitan atacar de manera significativa los problemas encontrados. Situación Problemática 1: Fallas en los recursos. Las fallas son impredecibles e inevitables, ocasionadas por el deterioro o desperfecto en las instalaciones, maquinas o equipos que no permiten su normal funcionamiento. Las fallas pueden ocurrir en función de diseño, fabricación, distribución, instalación, funcionamiento y mantenimiento. Sin embargo, es necesario que nosotros como empresa empecemos a planear cierto cambio en las estrategias para ubicarnos como una farmacia capaz de abastecer todas las necesidades; realizando un formato que incluya: 1. La ambientación correcta en la farmacia para el mantenimiento de los diferentes medicamentos y productos 2. Distribución de largo alcance 3. Disponibilidad permanente al servicio 4. Vida útil de los medicamentos, sistemas, máquinas y productos Este formato debemos realizarlo lo más pronto posible para que podamos verificar y autoevaluar las condiciones de los equipos y sistemas. Situación Problemática 2: Problemas internos. La Farmacia Finlay es una empresa que no ha crecido tanto últimamente debido al mal ámbito organizacional. A pesar de esto, ha logrado mantener un buen posicionamiento en el mercado, pero descuidando notablemente el control de sus procesos internos, llegando a tener problemas que abarcan casi todas las áreas de la organización, que imposibilitan su mejora y crecimiento. 6.7.2 HACER Luego de realizar un adecuado proceso de planificación, se continúa poniendo en práctica. Tomando en cuenta todas las variables y consideraciones, a fin de realizar el mantenimiento de manera exitosa. Problemática 1: El ingeniero a cargo del mantenimiento proporciono los estándares en los que se deben mantener los parámetros del equipo y sistemas para obtener mejores productos y tener un mejor control de fallas inesperadas. Parámetros Estrategia Equipos con ambientación correctas para 25 °C +/- 1 °C medicamentos y productos Distribución de largo alcance Llegar a toda la ciudad con servicios a domicilio Disponibilidad permanente al servicio Atención 24 horas los 7 días de la semana Vida útil, sistemas, productos, Revisiones mensuales para medicamentos y maquinas mantenimiento de sistemas y maquinas, productos y medicamentos con al menos 2 años de duración. Problemática 2: Organizar actividades con diferentes áreas de la Farmacia Finlay Actividad Capacitar y dar charlas informativas a los operarios Taller motivacional Capacitación de seguridad y salud Logro Mostrar nuevos métodos y técnicas para mejorar productividad. Generar un ambiente agradable y así mejorar comunicaciones. Entrega de equipo de protección personal y uniformes. Encargado Ing., de producción Duración 8 horas Psicólogo 4 horas Ing. en seguridad industrial 3 horas 6.7.3 VERIFICAR Luego de haber llevado a cabo el plan de acción se verifica la viabilidad y se investiga para poder prevenir cualquier error que pueda estar presente 6.7.4 ACTUAR Conociendo los datos de Farmacias Finlay se le dará el seguimiento necesario que hay para así tener un mejor rendimiento y desempeño ya que tendrán un constante chequeo y será una forma más efectiva de llevar el control de los mantenimientos que se darán a diario y hacer chequeos en el área de los empleados si cuentan con los requisitos posibles revisión de los sistemas digitales y mantenimiento a máquinas y herramientas que se necesiten para las maquinas que distribuyan los productos a domicilio, revisión de los productos y medicamentos para asegurar que no estén caducados. 6.8 FALLAS DEL MANTENIMIENTO Una falla se define como un evento no previsible, inherente a los sistemas productivos que impide que estos cumplan función bajo condiciones establecidas o que no la cumplan. Cuando un medio productivo cesa de realizar una o más de sus funciones, mucho antes del fin de su vida útil, se dice que ha fallado. Estas fallas pueden causar pérdidas, paradas imprevistas de planta, incrementos de los costos de mantenimiento y reparación. Su tratamiento es sin duda el objetivo principal de la función mantenimiento, ya que en todo momento se exige su eliminación, pero en la actualidad se pretende su minimización. Ya que es indispensable para que el proceso productivo se vea afectado al mínimo, y se puedan cumplir los objetivos de la organización. 6.8.1 CAUSAS COMUNES QUE GENERAN FALLAS Son diversos los factores que pueden llegar a ocasionar una falla en el proceso. Por lo tanto es importante tener conocimientos de los errores comunes para poder evitarlos, o solucionarlos a tiempo para no causar daños mayores. -Ausencia de mantenimiento o mantenimiento inadecuado. Es lo principal que debemos considerar, pues es la principal causa que ocasiona las fallas en las maquinarias y equipo utilizado en la empresa. Afortunadamente también es fácil de prevenir ya que al estar realizando revisiones periódicas, para inspeccionar el estado, hacer limpiezas y diagnosticar posibles daños. El mantenimiento realizado de manera inadecuada, también puede ser perjudicial. Es muy importante contar con un personal debidamente capacitado y calificado para desempeñar estas labores y estar al tanto de los intervalos de servicio recomendados por el fabricante, horas de funcionamiento o según se requiera por especificaciones del trabajo que se realiza. -Componentes desalineados. Todas las piezas de la maquinaria deben estar colocadas en su lugar respectivo, y con su debida regulación, según se requiera, porque la desalineación de componentes es una de las principales razones por las que se avería una máquina. Definimos componentes desalineados como como la falta de coincidencia espacial entre dos o más piezas de un sistema en función del diseño original previsto por el fabricante. En el mantenimiento se debe corroborar que cada pieza esté en su lugar, esto evitará desgastes prematuros y piezas dañadas. -Reemplazos a destiempo. En el mantenimiento el tiempo es crucial, y detectar el momento en que se necesita una sustitución o cambio de un implemento, lo es aún más. Los reemplazos a destiempo se definen como aquellos realizados o no fuera del programa de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. Cuando una pieza clave del sistema ya no está funcionando correctamente o le queda muy poca vida útil, lo ideal es reemplazarla por un componente nuevo, o funcional. Esto va a prevenir retrasos en el proceso, lo que sucede cuando se espera hasta que se dañe completamente antes de ser reemplazada. Y por el contrario, cuando una pieza se reemplaza mucho antes de ser necesario, esto genera más gastos, que se convierten en pérdidas monetarias y de tiempo, que era perfectamente prevenibles. -Sobrepasar los límites de la máquina. Cada equipo tiene un nivel de funcionamiento probado y dispuesto por el fabricante, el cual debe respetarse estrictamente, porque llevarlo fuera del límite va a ser contraproducente al mediano o largo plazo. No solo la máquina puede salir afectada si se llegan a sobrepasar sus límites, sino también puede ponerse en riesgo la seguridad del operador. -Ignorar el manual del fabricante Las reglas están hechas para cumplirse, y en manual que viene con cada artículo que la empresa adquiere viene detalladamente todas las instrucciones, recomendaciones y las precauciones a tomar para que funcione de manera correcta. Ignorar esto puede acarrear graves problemas, que vienen desde instalación incorrecta, mal uso del equipo, hasta incapacidad de detectar errores en el funcionamiento. 1.-Personal no capacitado. Cuando una persona no cuenta con la capacitación y formación necesaria para dar mantenimiento es muy probable que cometa errores técnicos que comprometan la seguridad y el buen funcionamiento de la máquina. Alno comprender como funciona el equipo se puede caer en suposiciones y esto puede ser muy delicado y terminar en distintos tipos de fallas que pueden llegar a ser irreversibles. 6.9 CONSIDERACIONES EN UN PLAN DE MANTENIMIENTO Son muchas las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para poder hacer un plan de mantenimiento adecuado. El principal objetivo de este es que logre reducir al mínimo posible las fallas y averías, pero es muy importante que vaya de la mano con ciertas consideraciones para evitar otro tipo de peligros y sus consecuencias. Una de las precauciones que se deben tomar en cuenta es el tema ambiental, algo que ha cobrado mucha relevancia en los últimos años pues se deben tomar todas las medidas necesarias para reducir al mínimo el impacto que cualquier tipo de mantenimiento cause al medio ambiente. Otro tipo de consecuencia que queremos evitar son las del tipo operacional. Consecuencias operacionales, ya que esto incide directamente en la producción y aún más importante en las que la falla produce trastornos en la producción la calidad delos productos que estamos brindando. La recomendación principal a tener en cuenta para evitar o minimizar todos los riesgos que puedan causar accidentes en la seguridad, se debe hacer un especial énfasis en ella, ya que está en juego la integridad física o incluso la vida de un operario.
