Tarea Metodología sistémica-cibernética para elaborar estructuras organizacionales dinámicas

Metodología sistémica-cibernética para elaborar
estructuras organizacionales dinámicas: aplicación
a empresa de distribución de agua potable
Resumen
El propósito principal de la investigación fue elaborar y aplicar una metodología en base
a los paradigmas sistémico y cibernético para elaborar estructuras organizacionales
dinámicas de empresas de bienes y servicios. Una empresa es concebida como un
sistema abierto, dinámico y complejo que de manera permanente debe adecuar su
estructura a los cambios del entorno. El proceso de construcción de la metodología
comprendió las etapas generales de: planeación de fines (formulando la visión, misión,
objetivos y metas), modelado de la organización (descomponiendo funcionalmente al
sistema, identificando el subsistema controlador o de gestión y el subsistema de
producción), construcción de manuales de funcionamiento y de procedimientos. La
metodología se aplicó para construir la estructura organizacional de la empresa de
tratamiento y distribución de agua potable de la ciudad de Ica, EMAPICA, habiéndose
identificado sus subsistemas, los sistemas participantes del entorno de la empresa, así
como las interacciones (relaciones) entre ellos. La metodología elaborada y su aplicación
a EMAPICA, pone de manifiesto que: 1) es posible elaborar estructuras organizacionales
dinámicas en base a la aplicación de los paradigmas sistémico y cibernético para aportar
soluciones a problemas administrativos en entornos dinámicos, 2) por su carácter
general, la metodología propuesta es viable de aplicar a cualquier organización de
producción de bienes y de servicios.
Palabras Clave: enfoque sistémico, enfoque cibernético, sistemas dinámicos, estructura
organizacional, empresa de agua potable, gestión empresarial.
1. Marco Teórico: ¿Cómo está articulado el marco
teórico teorías tradicionales con teorías complejas:
Cibernética y de Sistemas?
El documento nos menciona dos situaciones, una organización está integrada por
individuos, grupos de trabajo que tienen una estructura definida y responden frente a
actividades que hacen que las personas trabajen juntas para cumplir las metas que se
planteó la empresa.De cierta manera podemos definir a una empresa u organización como
un sistema, donde si existe algún cuello de botella puede afectar a los procesos del área y
eventualmente afecten a toda la empresa, lo que se denomina entropía.
Como esta teoría de sistema está relacionada con las teorías tradicionales, para el caso del
modelo burocrático de Weber que sus puntos principales era la división del trabajo la
obediencia ciega a los reglamentos y la consideración del entorno como estable. Se la
puede relacionar a que la división en áreas (subsistemas) tienen tareas específicas que si no
se las llega a cumplir no habrá un correcto funcionamiento de las demás áreas, otra
consideración en la resistencia al cambio que si llegara a suceder afectaría a toda la
organización.
Otro punto interesante es el modelo de pensamiento causal lineal, cada situación en la
empresa es analizada de manera simplista aceptando la noción de proporcionalidad. Las
decisiones administrativas se guían con el principio: pequeñas causas producen pequeños
efectos; grandes causas generan grandes efectos. Esto va de la mano con la teoría
cibernética, teniendo una buena información y tomando decisiones adecuadas podremos
alcanzar las metas de la empresa.
Para el caso de Fayol menciona que, cada recurso de la empresa representa una inversión
que debe retornar a través del funcionamiento del sistema administrativo. La organización
adecuará el uso de recursos a fin de lograr eficacia y eficiencia. Dentro de este sistema
administrativo pondría el subsistema de marketing, y con ese lo conectaría con la teoría
cibernética para alcanzar las metas de las organización, teniendo en cuenta la inversión que
procesos debe seguir, cuál sería su entrada y salida que explicaré en el siguiente gráfico.
Publicidad
Venta directa
Salida
Entrada
Presupuesto e
inversión
Landing page
Remarketing
Ganancias,
nuevos clientes,
2. ¿Cómo se disponen las teorías: Cibernética y de
Sistemas? Describir las dimensiones y subsistemas y las
interacciones que se pueden dar.
Se define como sistema a cualquier cosa compuesta de partes o elementos que se relacionan
e interactúan entre sí, tales como un átomo, una máquina, un organismo, una empresa
(Bertalanfy, 1972, Gelman, 1996; Lara, 2009; Rojas, 2010). La palabra sistema es
fundamentalmente un término para designar a partes que muestran conectividad entre sí
(Meadows, 2009).
De acuerdo con la teoría cibernética (Wiener, 1948; Foerster, 1949, 1964; Ashby, 1962;
Gelman, 1996; Heylighen, 2001), todo sistema se puede conceptualizar como un sistema de
control en el que se distinguen dos subsistemas principales
En el siguiente gráfico se puede apreciar a la cibernética que se focaliza en cómo el sistema
usa la información disponible y las acciones de control para direccionar al sistema hacia su
meta. Adicionalmente a una meta primaria, el sistema puede tener diversas metas
subsidiarias que indirectamente contribuyen a su supervivencia.
Los sistemas tiene elementos que alimentan a un todo en el siguiente gráfico se aprecia
como una entrada al sistema que proviene de su entorno (insumos, estímulos,
perturbaciones) que se transforma en una salida (producto) que regresa al entorno.
Utilizando la formulación y terminología (paradigma cibernético) de Gelman (1996), las
actividades de un sistema dinámico pueden asociarse al subsistemas de gestión (o
conducente) y al subsistema de producción (o conducido). A las actividades de gestión se
las identifica como encargadas de la administración y a las de producción como encargadas
de la transformación directa de los insumos en productos terminados
3. Analizar el método de la investigación a partir de las
teorías: Cibernética y de Sistemas. (Graficar)
Dentro de la metodología este ejemplo propone un diseño de la estructura organizacional de
la empresa EMAPICA, el mismo anteriormente se concibe como un sistema abierto ,
dinámico , lo que permite adecuarse a los cambios que tiene el entorno.
El sistema que es usado requiere tanto algunos insumos que son la entrada como son los
proveedores traen la materia prima, el personal lo procesa , se paga por todos estos insumos
y se obtienen los productos de la empresa EMAPICA, como se puede ver en el gráfico, los
mismos que son agua potable y alcantarillado, servicios y por último las utilidades que
generan estas actividades.
Se puede ver el sistema abierto que maneja la empresa EMAPICA
Dentro de los métodos y las técnicas ,se encuentra la elaboración de estructuras
organizacionales dinámicas, se propone la metodología que va a ser usada:
1.
Se le reconoce a la empresa como un sistema abierto,dinámico,complejo y que
permanentemente su estructura debe adaptarse al entorno cambiante
2.
Se diagnostica su estado inicial
3.
Se planifica tomando en cuenta que es un proceso de transformación de su estado
actual , a un estado deseado
4.
Se plantea el futuro de la misma misión,visión,objetivos y metas
5.
Se realiza el programa de acción
6.
Se trata un modelo de representación aplicando un enfoque sistémico (esto quiere
decir que se usa el proceso de descomposición funcional de Gelman y se ve a la
empresa como un sistema identificando las relaciones )
7.
Se construye el modelo de representación dinámica aplicando la cibernética para
lo cual: ( Se identifican sus sistemas de producción y de gestión, se relaciona las
actividades, se clasifican las actividades e interrelaciones de la empresa con los
sistemas cibernético, se realiza un seguimiento, se detectan errores que tenga el entorno
y se identifica la eficiencia del sistema)
8.
La estructura organizacional se constituye de la aplicación de enfoque sistémico y
cibernético ,en el cual se identifican puestos de trabajo y las jerarquías
9.
Por último se consolida con una manual, el mismo que se detalla las funciones y
las relaciones definidas dentro del paradigma cibernético
Para aplicar la metodología en la empresa EMAPICA se consideró y realizó lo siguiente:
1. Se consideró a EMAPICA un sistema abierto y dinámico , de manera que su
sistema se adapte a los cambios del entorno
2.
Se modeló a EMPICA bajo el enfoque sistémico y cibernético de Gelman
3. Se visualizó a la empresa identificando los sistemas y subsistemas participantes del
entorno
4.
Se establecieron relaciones con cada uno de los sistemas participantes.
5. Se identificaron los subsistemas de EMAPICA :gerencia, administración,
contabilidad, tesorería, almacén y operaciones.
6. Se llevó a cabo un sistema integrado con los s sistemas participantes y subsistemas
y sus respectivas interacciones
Una vez que se formuló todo lo necesario , se aplicó un sistema cibernético , para
construir una versión dinámica como el que vemos a continuación:
Todas las áreas están conectadas ,desde el sistema más grande que es la gerencia,
administración , tesorería y contabilidad, hasta el proceso en el cual entran todos los
insumos, se procesan y salen diferentes productos
4. Resultados: ¿Cómo se realiza el abordaje en base a las teorías? (Graficar)
Los resultados de aplicar a la empresa EMAPICA la metodología para elaborar estructuras
organizacionales dinámicas son: