Archivos Entender el pasado, construir el futuro Ramon Alberch-Fugueras Colección El profesional de la información Dirección: Javier Guallar y Tomàs Baiget Diseño del libro y de la cubierta: Natàlia Serrano Primera edición en lengua castellana: julio 2013 © Ramon Alberch-Fugueras, del texto © Javier Guallar y Tomàs Baiget, de la edición © Editorial UOC, de esta edición Rambla del Poblenou 156, 08018 Barcelona www.editorialuoc.com Realización editorial: Sònia Poch Masfarré Impresión: ISBN: xxxxxxx Depósito legal xxxxxxxxx Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño general y la cubierta, puede ser copiada, reproducida, almacenada o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, mecánico, óptico, grabación, fotocopia, o cualquier otro, sin la previa autorización escrita de los titulares del copyright. ¿A quién va dirigido este libro? Este libro te interesa si quieres saber: • • • • • La evolución de la función archivística a lo largo de la historia y su incidencia en el patrimonio, la memoria histórica, la identidad y el conocimiento. Cómo la gestión adecuada de los documentos y archivos deviene un factor fundamental en la consecución efectiva de los valores de accesibilidad, transparencia, rendición de cuentas y buen gobierno. Qué elementos deben considerarse en la implementación de un sistema de gestión documental en un entorno electrónico. Cómo una adecuada política archivística supone un factor de eficiencia, eficacia, productividad y ahorro de costes en las organizaciones. Cómo las metodologías de la gestión de documentos y archivos garantizan la preservación de los documentos con valores informativos, testimoniales, jurídicos e históricos. 5 Índice ¿A quién va dirigido este libro? 5 INTRODUCCIÓN11 LOS ARCHIVOS, UNA FUNCIÓN TRANSVERSAL15 La archivística como cóctel y fusión 16 Constelación de valores 18 Entorno profundamente cambiante 20 Complementariedad legislativa 24 EL TENSO EQUILIBRIO ENTRE ACCESIBILIDAD Y SECRETISMO 27 El archivo como espacio de poder 27 Dimensión democrática del acceso a la información 31 DEL EMPIRISMO DOCUMENTAL A LA ARCHIVÍSTICA COMO CIENCIA 37 Técnicas de tratamiento en cambio constante 37 Evolución histórica de la archivística 47 7 GESTIÓN DE DOCUMENTOS: EFICACIA, EFICIENCIA Y AHORRO DE COSTES 51 Ineludible evolución metodológica 51 Normas de gestión de documentos 54 Eficacia, eficiencia y ahorro de costes 56 ARCHIVOS CONTRA LA DESMEMORIA Y LA IMPUNIDAD 63 Condiciones indispensables: accesibilidad, desclasificación y preservación 65 Archivos y centros de memoria 68 Organizaciones para la defensa de los derechos humanos 70 DE LA OBSESIÓN POR CONSERVAR A LA DESTRUCCIÓN INTENCIONADA 73 Obsesión por conservar 73 Destrucción intencionada y memoricidio 74 Documentos digitales y memoria efímera 77 Memoria del mundo 81 EL PASADO ES EL FUTURO 83 Documentos que valen su peso en oro 83 El oro nazi y la expoliación a los judíos 86 8 ARCHIVOS, ¿POR UN ORDEN UNIVERSAL? 91 Imagen del archivo en la sociedad 91 Percepción de los archivos en la literatura y el cine 96 Nuevos usos del concepto archivo 98 Epílogo: Entre las certezas y los desafíos constantes 103 BIBLIOGRAFÍA 105 9 INTRODUCCIÓN La representación más simbólica de los archivos tiene un componente tradicional: la imagen de Jano, el dios romano de dos caras, considerado inicialmente el dios de los hogares romanos y más tarde el guardián de las entradas a las casas. Seguramente este carácter de guardián y el hecho de que una cara mire hacia atrás y otra hacia adelante –el don de ver al unísono el pasado y el futuro– le permitía decidir de manera sensata sobre el presente y este doble simbolismo le ha conferido un espacio central en el imaginario archivístico, hasta el punto de que la imagen del dios Jano constituye el logotipo del Consejo Internacional de Archivos, la organización internacional más relevante del sector profesional. Este carácter bifronte de los archivos –jurídicoadministrativo e histórico- cultural– podría servir para explicar una parte sustancial de la función archivística, pero resultaría insuficiente para evidenciar el formidable impulso de la profesión y la ciencia archivística en los últimos decenios. Explicar esta creciente complejidad de la profesión –plenamente alineada en acciones tan impactantes para la sociedad como la implementación de la administración electrónica, el gobierno abierto o los derechos humanos– es el objetivo de este libro, denso en contenidos pero escrito con voluntad divulgativa para 11 llegar a un público que necesita y utiliza los archivos pero que frecuentemente desconoce su génesis, su valor y sus posibilidades. En este sentido, el contenido del libro es poco convencional y alejado de la estructura de los manuales tradicionales en la medida que, más allá de su interés para el sector profesional, tiene la voluntad de acercarse a colectivos afines como los tecnólogos, los bibliotecarios-documentalistas, los juristas, los restauradores, los gestores culturales, los expertos en organización y administración, y los gerentes y directivos de las organizaciones para los cuales la gestión ordenada y eficiente de la información deviene un activo y un capital de las organizaciones. El libro se estructura en ocho capítulos dedicados a evidenciar la función transversal de los archivos y hacer hincapié en la necesidad de adaptarse a un entorno cambiante y en clave de complementariedad con otras disciplinas, a presentar la tensa relación y difícil equilibrio entre la deseable accesibilidad a la información y las políticas de secretismo y protección de datos, y también a ensayar una caracterización de los instrumentos y las técnicas archivísticas a partir del estudio de su evolución histórica. También se describe ampliamente la importancia y las ventajas de la implementación de la gestión de los documentos en un entorno crecientemente automatizado y, por otra parte, el papel capital de los documentos en las políticas orientadas a la recuperación de la memoria y de los derechos humanos. Finalmente, se reflexiona sobre la constante histórica de proceder a la destrucción de los archivos como instrumento de impunidad al desaparecer las pruebas testimoniales de delitos y violencias, el peligro actual de pérdida 12 de la información por la obsolescencia tecnológica, y en un capítulo titulado “El pasado es el futuro” se plantean dos casos concretos en que documentos centenarios se tornan decisivos para la correcta resolución de conflictos plenamente contemporáneos. El último capítulo pone el acento sobre un tema de notable interés: la percepción ciudadana de los archivos y de sus profesionales y, sobre todo, describe los nuevos usos del concepto de archivo en el arte, la ciencia y la sociedad. 13 LOS ARCHIVOS, UNA FUNCIÓN TRANSVERSAL En los últimos años la archivística como ciencia ha experimentado un cambio sustancial, cuyo impacto aún no estamos en condiciones de valorar con precisión. Durante decenios la archivística ha transitado de manera aparentemente equitativa entre dos grandes fuerzas que le conferían un gran potencial; su carácter de metodología susceptible de organizar grandes volúmenes de documentos que permitían recuperar la memoria histórica mediante investigaciones retrospectivas y asimismo un desarrollo intenso de la gestión documental que le facilitaba su interrelación con los criterios de accesibilidad, transparencia, eficacia, eficiencia y rentabilidad económica. En paralelo, y como paisaje de fondo, se iba configurando un conjunto de elementos que poco a poco han impactado de manera decisiva en el método y en la utilidad de una disciplina milenaria: el acceso a la información, la transparencia, la rendición de cuentas, el gobierno abierto… Por primera vez en la historia de la profesión algunos de los referentes políticos y sociales más connotados se asocian directamente a la gestión de los documentos y se produce una correlación positiva entre la función de organizar, preservar y tornar accesibles los documentos con los retos que plantean las 15 agendas políticas de las organizaciones y los gobiernos más avanzados. Paralelamente, la profesión ha ido articulando también nuevas alianzas; ya no solo compartimos proyectos de investigación retrospectiva con historiadores, periodistas, museólogos y restauradores, sino también con juristas, médicos forenses o antropólogos para temas relacionados con los derechos humanos; y también con tecnólogos, expertos en organización y modernización para asuntos vinculados al denominado gobierno electrónico. Actualmente, las alianzas más sólidas del sector archivístico se están tejiendo con este último sector, por otra parte totalmente ajeno al tradicional mundo de la cultura con el que se había construido tradicionalmente una relación que se había vuelto casi monopolística. En paralelo se produce una confluencia de intereses –preservación electrónica, explotación de los contenidos– con las profesiones englobadas bajo la denominación ciencias de la información y se atisban numerosos puntos de encuentro con los expertos y analistas en los servicios de inteligencia. Esta pluralidad de interlocutores ha permitido superar una visión utilitarista y restrictiva de la profesión en la medida que se abre a otros colectivos y ofrece todo su potencial metodológico de carácter plural y transversal. La archivística como cóctel y fusión Frecuentemente se ha señalado que una de las grandezas de la profesión de archivero –la multiplicidad de técnicas y disciplinas que debe integrar de manera armónica en su quehacer diario– supone también una indiscu- 16 tible servitud, en la medida que la ciencia archivística y, por consiguiente, la profesión se hace difícil de explicar de una forma simple. Para el común de los ciudadanos es fácil entender que un médico trata enfermos y que un arquitecto construye casas (admitiendo que ambas profesiones tienen, naturalmente, muchas otras complejidades), pero no es tan sencillo entender qué supone que unos profesionales organicen archivos. Su estrecha vinculación a diferentes disciplinas propicia una ciencia y un perfil profesional rico y complejo, con unas posibilidades de actuación y emprendimiento ilimitadas, pero, a su vez, este mismo carácter complejo deviene una dificultad en su inteligibilidad y proyección ciudadana. Cuadro 1. La archivística, un cóctel 17 Una simple enumeración de estas ineludibles integraciones disciplinarias evidencia este carácter poliédrico de la archivística y sus profesionales. Aparte de las estrictas técnicas instrumentales –clasificación, descripción, evaluación, preservación, difusión, acceso– la archivística debe utilizar recursos y conocimientos procedentes del mundo de la legislación y el derecho administrativo, de las tecnologías de la información y la comunicación, del marketing y las estrategias comunicativas, de los procesos y circuitos administrativos, de las técnicas de construcción de edificios, así como de prevención y seguridad, de políticas de calidad, de acción y dinamización cultural y, muy especialmente de la historia, que a su vez desarrolla todo un amplio abanico de disciplinas que se engloban en la clásica denominación de ciencias auxiliares. Sin ánimo de exhaustividad debemos referirnos a disciplinas tan relevantes para el trabajo de los archivos como la paleografía y la diplomática, el latín medieval, la cronología, la sigilografía, la lingüística, la onomástica y la genealogía. Esta suma de aportes confiere a la archivística un marcado carácter de cóctel y fusión. Constelación de valores La función archivística en su secuencia de captación de los documentos, su organización metódica, su preservación segura y su accesibilidad a lo largo del tiempo comporta la consecución de una serie de valores de notable calado social, económico y cultural. En un primer estadio nos encontramos con los valores vinculados al patrimonio, la memoria, la identidad y el conocimiento. Una parte limitada de los documentos 18 generados por las organizaciones se convierte en patrimonio en atención a su valor informativo e histórico, configurando el patrimonio documental, cuya preservación permanente debe garantizarse. A su vez, este capital de información de interés trascendente permite la recuperación de la memoria colectiva y la memoria histórica, en tanto que componentes de cohesión social y del ejercicio responsable de la ciudadanía. El estudio y difusión de estos mismos documentos con elevado valor informativo ayudan a configurar la identidad de las organizaciones, los pueblos y las naciones, y devienen asimismo conocimiento. Cuadro 2. Una constelación de valores 19 En un segundo estadio –sin menoscabo de su incidencia en la sociedad– vemos que un uso adecuado de los documentos debe asociarse directamente a los valores de accesibilidad, transparencia, eficacia, eficiencia, productividad y ahorro en la gestión de las organizaciones. Este segundo bloque de valores se vincula en buena medida a la implantación de sistemas de gestión de documentos administrativos que permite su tratamiento homogéneo desde su captación o creación hasta su disposición final, es decir, la destrucción o su conservación permanente en un servicio de archivos. La asunción creciente de este ciclo de vida de los documentos aporta un gran valor añadido y sitúa la gestión documental como un sistema corporativo de alto nivel por su incidencia transversal. Entorno profundamente cambiante Como ya hemos señalado, este carácter poliédrico de la archivística supone un valor, pero también un elemento crítico al estar profundamente influenciado por factores exógenos que evolucionan de manera continua y que requieren, en consecuencia, de una extraordinaria capacidad de adaptación. Uno de los desafíos no es tanto poner de manifiesto la conexión de la archivística con los nuevos conceptos y paradigmas como gobierno abierto, rendición de cuentas, open data, libertad de información o buen gobierno, entre otros, sino ser capaz de integrar estas potencialidades en su quehacer diario. 20 Cuadro 3. Entorno en estrecha interdependencia En este sentido, cabe recordar el hecho de que la falta de correlación entre la visibilidad y los medios con que cuenta la profesión y el tamaño del desafío es, probablemente, el mayor problema que enfrentamos si queremos aportar valor a la ciudadanía. Sin pretender llevar a cabo un análisis exhaustivo de los factores de este entorno que influye en el proceso de “repensar” constantemente la archivística, interesa precisar el carácter e incidencia de los más importantes. Sin que la prelación de su presentación suponga mayor relevancia, debemos referirnos en primera instancia al concepto de gobierno abierto, impulsado por el 21 presidente Barak Obama en el Memorandum Transparency and Open Government (enero 2009), en que mediante la formulación de políticas activas de accesibilidad, transparencia y participación se comprometía a impulsar un gobierno abierto a todos los ciudadanos. Esta trascendente declaración incentivó la eclosión de múltiples iniciativas relacionadas con la voluntad de implicar a los ciudadanos en los asuntos públicos en base a una transformación de los canales de información, la posibilidad de controlar la gestión política exigiendo una mayor transparencia, la obligatoriedad de rendir cuentas y una mayor accesibilidad a los recursos informativos gubernamentales; en definitiva, una notable revolución democrática. En el aspecto más cotidiano, estos postulados han cuajado en movimientos de notable calado. Uno de los casos más emblemáticos es la denominada Alianza para el Gobierno Abierto (AGA), que es impulsada desde organismos de la sociedad civil y que ha adquirido un auge extraordinario en América Latina, especialmente en México. Se trata de una iniciativa multilateral iniciada en setiembre del año 2011 como actividad paralela a la Asamblea General de las Naciones Unidas y que en un breve lapso de tiempo ha logrado sumar más de sesenta gobiernos y organizaciones. Se trata de generar un programa de compromisos entre los gobiernos y la sociedad civil para impulsar unos Estados que conviertan la participación, la transparencia y la rendición de cuentas en parte fundamental de sus políticas públicas y como una manera novedosa de establecer una relación más cómplice entre la Administración pública y la ciudadanía. En sintonía con este movimiento, se desarrolla el concepto de open data, es decir, datos abiertos, en tanto 22 que principio y fundamento de esta voluntad aperturista que ha crecido con rapidez en Europa donde proliferan numerosas iniciativas locales y estatales, con un elevado cariz tecnológico y una indudable apuesta empresarial. En este caso se trata de un movimiento social y político que estimula la publicación de los datos obrantes en la Administración para facilitar su utilización con finalidades comerciales y económicas, muy en sintonía con el concepto RISP (reutilización de la información del sector público) ampliamente legislado en el ámbito de la Unión Europea. En muchos casos la información se presenta en portales que contienen catálogos de datos abiertos, en general con el criterio de generarlos de forma estructurada y sin formato para que puedan ser procesados por cualquier herramienta informática y así puedan desarrollar aplicaciones y servicios por parte de empresas, entidades o ciudadanos. En todo caso, gobierno abierto y datos abiertos no son sinónimos, pero sí conceptos que entroncan en los mismos ideales y que se interrelacionan profundamente, en la medida que el segundo probablemente no habría aparecido sin la irrupción del primero. En todo caso, ambos postulados han crecido intensamente al situarse en un marco general presidido por la asunción de las políticas de acceso y libertad de información, la transparencia, la lucha contra la corrupción y el fomento de las directrices encaminadas a promover la interoperabilidad de los datos. La incidencia de estos conceptos que hemos reseñado brevemente sobre los archivos son indiscutibles, en la medida que su posibilidad de éxito debe vincularse de manera ineludible a la existencia de unos documen- 23 tos organizados, descritos de manera estandarizada, preservados en su autenticidad, fiabilidad e integridad, y accesibles con rapidez y no solo de manera presencial. Si bien en sus inicios los movimientos de gobierno abierto y open data fueron impulsados mayoritariamente por organizaciones gubernamentales y civiles con un fuerte componente jurídico y tecnológico, actualmente se están abriendo crecientemente al colectivo archivístico al entender que sin archivos organizados no hay transparencia ni rendición de cuentas. Complementariedad legislativa Hasta hace poco tiempo, ha sido un hecho común la generación de legislaciones particulares que pretendían resolver aspectos relacionados con la gestión de los documentos y la información en un sentido amplio. Así nos encontramos, en el ámbito internacional, con un conjunto de leyes de archivos, leyes de protección de datos, leyes de transparencia y libertad de información y leyes de administración electrónica (firma digital, interoperabilidad, seguridad), formuladas de manera secuencial y en la mayoría de países sin ningún tipo de relación entre ellas. Se trata, pues, de legislaciones frecuentemente desconectadas, con escasas remisiones entre ellas a pesar de que en la mayoría de casos afectan temas plenamente interdependientes. Para formular una legislación en clave de rompecabezas, es decir, que al final la suma de las diferentes figuras, léase leyes, permita una imagen global y cohesionada, es necesaria la planificación de un entramado legal consistente y estructurado, hecho que hasta el momento no 24 se ha producido. Las pocas referencias “cruzadas” entre estas leyes son puramente estéticas, cuando no auténticas ocurrencias. Asumiendo la dificultad de armonizar leyes producidas generalmente por órganos independientes y con intereses a veces no coincidentes, la consecución exitosa de la mayoría de conceptos y valores que hemos desarrollado a lo largo de este capítulo será directamente proporcional a la capacidad de planificar las acciones legislativas y de facilitar su interdependencia. 25
