FORO DE CONSULTA SOBRE UNA LEY GENERAL DE ARCHVIOS

FORO DE CONSULTA SOBRE UNA LEY GENERAL DE ARCHVIOS
REGIÓN CENTRO
Principios rectores y bases de los archivos en la Ley General de Archivos
Ramón Aguilera Murguía
Escuela Mexicana de Archivos
11 de julio del 2014
Hace justamente 14 años participé en un foro público sobre la iniciativa de “la ley
nacional de archivos” propuesta por la LVII legislatura de la Cámara de Diputados. Con
ese propósito, en ese entonces, revisaba las legislaciones sobre archivos de otros
países y, de manera particular, los trabajos realizados por el Consejo Internacional de
Archivos y la UNESCO sobre este tema. Precisamente quiero basarme en un
documento redactado en la ciudad de París en el año de 1985 y que adquiere
actualidad en este contexto en el que estamos. Me refiero al estudio RAMP sobre los
principios rectores de una legislación en materia de archivos coordinado por el
connotado archivista Eric Ketelaar y cobijado por un buen número de directores de
archivos nacionales como el francés Michel Duschein. Desde luego que aquellos
planteamientos han venido cambiando en su contenido por la evolución natural de la
ciencia archivística y de la misma administración pública impulsada por los
requerimientos de una sociedad cada vez con más exigencias democráticas. Sin
embargo, el esquema general sigue vigente y es interesante retomarlo, al menos en
algunas de sus partes, ya que son reflexiones y preocupaciones que no han cambiado
respecto al trabajo archivístico. De acuerdo con este documento serían 20 los
principios rectores de una legislación archivística.
Quisiera detenerme en dos de esos 20 puntos que tienen incidencia en la constitución
de un sistema de archivos, me refiero a las definiciones y a los principios sobre los que
se regirá la aplicación de la ley.
Definiciones
Considero importante comenzar por la materia prima de un sistema de archivos, es
decir, los documentos.
En primer lugar es importante establecer una definición de documento en general. En
este sentido el estudio RAMP recomienda un esquema genérico y no detallado o
descriptivo que no acaba de abarcar todo y que al paso del tiempo habría que estar
actualizando por los nuevos soportes que aporta la tecnología. Tal es el caso de la
definición propuesta por la Ley Federal de Transparencia tomada de la Ley General de
Bienes Nacionales que detalla y repite muchos términos que son semejantes. Dicha
definición fue cambiada por los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos del 2004 y refrendada por la Ley Federal de Archivos. Su
redacción es más genérica y al mismo tiempo vincula las funciones con los soportes
documentales, lo cual está más cercano al espíritu de la Reforma Constitucional de
Transparencia aprobada en febrero del presente año
También debo subrayar la necesidad de definir el documento público con las
características intrínsecas y diplomáticas establecidas por la Código Federal de
Procedimientos Civiles.
A su vez, es importante señalar el carácter jurídico del documento público como bien
insustituible y, por ende, imprescriptible e inalienable como lo indica la Ley de Bienes
Nacionales y como monumento histórico, es decir, patrimonio documental como lo
señala la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e
Históricos. Ambas características ofrecen las bases jurídicas para obligar a los
servidores públicos de los tres ordenes de gobierno a la conservación de los
documentos.
De acuerdo con los principios y bases de la Reforma Constitucional: los sujetos
obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones. De aquí se derivaría como principio rector de una ley
general de archivos la obligación de producir, registrar, organizar y conservar los
documentos públicos y aplicar los recursos y la infraestructura necesaria para que
esto suceda.
El otro elemento de definición importante es el del expediente como la unidad de
instalación de los archivos, alrededor del cual giran la organización y conservación
como lo subrayó atinadamente el numeral decimo quinto de los Lineamientos
Generales antes mencionados.
Si logramos uniformar estas dos definiciones lograremos desterrar el uso de los
minutarios y carpetas de correspondencia de entrada y salida que no permiten
ninguna organización, promueven la dispersión de los documentos y fomentan la
guarda indiscriminada de fotocopias.
Principios sobre los que sustenta el sistema nacional de archivos
Señalo dos principios que deben completar los ya propuestos por la Ley Federal de
Archivos y otras leyes estatales como es el caso de los principios de conservación,
procedencia, integridad y disponibilidad. Es fundamental añadir “el principio de la
continuidad de los documentos” vinculado con la “archivística integrada” como
paradigmas de la archivística contemporánea y que permite el equilibrio entre el
archivo visto como memoria histórica (patrimonio documental) y como centro de
información (prueba jurídica- administrativa) evitando en la práctica la ruptura de los
sistemas de archivos. Existen asimetrías y tendencias que separan los archivos de
trámite de los de concentración y, éstos últimos, de los históricos. Los archivos
administrativos son la fuente de la transparencia, del acceso a la información y de la
rendición de cuentas; y la memoria histórica está asociada con la apertura a la
investigación, con la construcción permanente de la identidad de la sociedad y
también brindan la garantía del derecho de la memoria histórica y de aplicar “el juicio
de la historia” sobre los actos pasados de los servidores públicos. Pero ambos forman
parte de una misma realidad.
El otro principio está relacionado con los “principios de acceso a los archivos”
publicados por el Consejo Internacional de Archivos en el 2012. Los principios
subrayan que el acceso a la información por parte del ciudadano se realiza a través de
los archivos y que cuando hay restricciones a los mismos se expliquen las razones
fundamentadas en las leyes vigentes del por qué no se puede consultar un expediente
reservado; así como señalar cuándo podrá tener acceso a él. Este principio vincula las
herramientas de transparencia como el índice de expedientes reservados y la guía
simple de archivos con los instrumentos de consulta y control archivísticos. Del
mismo modo este principio relaciona los documentos como consecuencia del
cumplimiento de las atribuciones y funciones y la necesidad de organizarlos y
consérvalos para que estén disponibles como evidencias que coadyuvan a la rendición
de cuentas. En suma es importante explotar la riqueza de contenido que contiene los
diez principios de acceso a los archivos y aprovecharlos para integrarlos al esquema
de la Ley General que hoy discutimos.
Existen otros puntos del estudio RAMP que por falta de tiempo sólo enuncio:

Establecer un sistema de archivos (archivos de trámite, de concentración e
históricos vinculados entre sí) con los procesos archivísticos básicos que sean
obligatorios para los tres ordenes de gobierno

Establecer un Sistema Nacional de Archivos considerando un centralismo
normativo y un descentralismo operativo.

Ejercicio profesional de los encargados de archivos. Lucas Alamán decía en el
Congreso de la Unión en 1823 al referirse al trabajo de los archivos: “ que
exigía mucha práctica de expedientes y de conocimientos no comunes”;
Debe haber un encargado general con conocimientos probados en cada entidad
federativa y uno en cada municipio para que coordine todo el sistema
archivístico.

Establecer reglas claras para los documentos privados de interés público.

Constituir un organismo a la par del IFAI, quizá equivalente al INAH, como un
Instituto Nacional de Archivos o Instituto de Archivos Nacionales.

Establecer la obligación de disponer y aplicar los recursos suficientes para la
infraestructura archivística.

Aplicar la auditoria archivística o derecho de inspección

Impulsar la constitución de archivos proactivos, que tengan utilidad social y
cultural.