MEMORANDO PLANECION DE AUDITORIA PRACTICA DE AUDITORIA 1 Antecedentes 2 Objetivo de la auditoría 2.1 Objetivo general 2.2 Objetivos específicos 3 Alcance 4 Conocimiento del negocio 5 Funcionarios principales 6 Puntos de interés de la auditoría 7 Estado actual de informes de auditoría interna 8. Resgos inherentes al control 9. Alcances y limitaciones 10. Procedimientos y técnicas a utilizar 10.1 procedimientos 10.2 técnicas 11. Identificación de las áreas importantes a ser examinadas 12. Matriz de evaluación de riesgos de auditoría 13. Identificación de áreas críticas y significativas 14. Determinación de la muestra 15. Recursos humanos y tiempos de auditoría 16. Comunicación de resultados Anexo 1 Revisión analítica del balance general Anexo 2 Revisión analítica del estado de resultados Anexo 3 Matriz de evaluación de riesgos de auditoría Anexo 4 Cronograma de atividades 1. ANTECEDENTES • Las operaciones financieras de la empresa LA PRACTICA LTDA durante el período en el cual vamos a realizar la auditoria. • En este caso la empresa posee una unidad encargada de realizar la auditoria interna. 2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA Emitir dictamen de auditoría sobre los estados financieros e información complementaria relativos a la empresa LA PRACTICA LTDA por el año 2012, de acuerdo a las Normas de Auditoría de general aceptación vigentes en Colombia. 2.1 OBJETIVO GENERAL Determinar lo adecuado y razonable de las cifras presentadas en los estados financieros e información complementaria relativa a la empresa LA PRACTICA LTDA por el año comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del 2012, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la compañía para tal fin, con el propósito de emitir un dictamen sobre3 los estados financieros. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos en cada una de las cuentas que conforman los estados financieros. • Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos y las obligaciones que tenga la empresa con terceras personas. • Revelar y corregir ineficiencias en las operaciones realizadas por el ente económico. • Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones realizadas por la entidad con el propósito de lograr su objetivo social. 3. ALCANCE • Se evaluará el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2012. 4. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO a) Factores económicos generales • En la investigación preliminar se analizó con la Gerencia los aspectos económicos de la empresa resultando que el Gobierno Nacional a través de las políticas económicas ha beneficiado a la empresa logrando cumplir con los planes y programas establecidos. • La empresa ha cumplido con las obligaciones financieras lo cual le ha permitido obtener créditos a unas tasas preferenciales. • Con relación a las políticas económicas promulgadas por el gobierno nacional en materia monetaria, fiscal, comercial y laboral la empresa ha realizado actividades con el propósito de socializar dicha normatividad. B. Condiciones potenciales que afectan el negocio de la entidad • El mercado y la competencia. • Actividad cíclica o por temporada. • Cambios en la tecnología del producto. • Riesgo del negocio (por ejemplo, alta tecnología, facilidad de entrada para la competencia). • Operaciones en reducción o en expansión. Condiciones adversas (por ejemplo, demanda a la baja, capacidad en exceso, seria competencia de precios). • Índices clave y estadísticas de operación. • Prácticas y problemas de contabilidad específicos. • Marco de referencia regulador. • Suministro y costo de energía. • Prácticas específicas o únicas (por ejemplo, relativas a contratos de trabajo, métodos financieros, métodos de contabilidad) C. La entidad • Estructura corporativa-privada • Dueños beneficiarios • LA PRACTICA LTDA, fue creada en el año 2000 por 3 empresarios, siendo sus socios y beneficiarios directos en la distribución de utilidades, en las obligaciones y los bienes que esta posee. • Tiene autonomía económica, financiera y administrativa y se rige por el Código de Comercio, su estatuto social y las normas legales de carácter específico que establece el Gobierno Nacional, para la actividad empresarial. Estructura del capital • El aporte de las 3 personas se dio inicialmente por un monto igual de S/ 100.000.000 de Pesos que aporto cada socio y que están respaldados en cuotas o partes de interés social. • Estructura organizacional La entidad cuenta con la siguiente estructura orgánica: - Junta de Socios - Gerencia General - Oficina de Auditoría Interna - Departamento de Contabilidad - Departamentos de Ventas - Departamento de Bodega Objetivo y políticas de la administración • Garantizar la identificación con las metas, planes y programas específicos implementados por la dirección general de la entidad para lograr el crecimiento y continuidad. • Todos son de amplio conocimiento de todos los niveles estructurales de la entidad. Políticas de la administración a. Brindar calidad de los bienes que venden a los clientes, asegurándose que cumplan con estándares de calidad. b. Mejorar la atención a los clientes y presentación de los bienes. c. Mejorar los procesos de controles internos implementados en la entidad, teniendo en cuenta que debe contarse con las herramientas tecnológicas modernas y adecuadas para la entidad. • Fuentes de financiamiento • • • • • Con el Banco de Colombia se obtuvo el préstamo No. 23489583421523 por un monto de S/ 172.000.000 con vencimiento al 31 de diciembre del año 2013 a un interés anual del 17 % anual y forma de pago mensual para capital más intereses. JUNTA directiva Armando Plata Rico Presidente Eduardo Rico Dorado Vice-Presidente Pedro Pérez Secretario Los tres empresarios propietarios de la entidad tienen reputación y experiencia en el negocio de computadoras por más de 10 años. • • • • • • • • • La independencia y control sobre la administración de operaciones se delegó en la Gerencia General, teniendo la junta Directiva un conocimiento profundo de la entidad. La junta realiza reuniones con una frecuencia semanal. Tienen asesor externo por medio de bufete de abogados. Administración de operaciones La Gerencia General tiene conocimiento del negocio, por experiencia adquirida en otras entidades de reconocido prestigio por más de 12 años de estar ocupando dicha posición. El personal del departamento de contabilidad depende directamente de la Gerencia, elaborando y remitiendo informes mensuales sobre los registros contables a Gerencia y con copia a la Junta Directiva La Gerencia elabora presupuestos de ingresos y gastos, que son aprobados por la Junta Directiva previo análisis y discusión. Los sistemas de información de la administración están establecidos en un manual de funciones dónde se definen las responsabilidades de la Gerencia General y operativas como Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, etc., estableciéndose que cuentan con personal suficiente y la distribución de funciones es adecuada. La entidad genera un promedio mensual de 300 operaciones financieras, cuya documentación se encuentra en el archivo de contabilidad. El sistema de información suministra información sobre: ventas, compras, análisis de inventarios, cuentas por cobrar, impuestos, presupuestos ejecutados. La entidad cuenta con un sistema de Procesamiento electrónico de datos conectado con todas las unidades y puntos de venta operando módulos específicos, que generan la información oportuna. Se realizan copias diariamente. Función de auditoría interna • • • Actualmente la entidad tiene un Departamento de Auditoría Interna con dependencia directa de la Junta Directiva. El departamento cuenta con 3 auditores internos y un Jefe de Auditoría Interna. Emite informe mensual de auditoría conforme su plan anual de auditoría. Da seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría anteriores, dejando plazos establecidos para su cumplimiento. EL NEGOCIO DE LA EMPRESA. Productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones - La naturaleza del negocio se basa en la venta de computadoras, accesorios y reparación en el mercado nacional. Sus principales productos para la venta son: - Computadoras marca Cyberespacio - Repuestos marca para todo tipo de computador. Locación de instalaciones de bodegas y oficinas a. Oficina Central: desarrolla labores administrativas y financieras, comercialización y alta dirección. b. Sucursal Garzón, La Plata y Pitalito: Realizan labores de venta de computadoras, accesorios y reparación • • • • Empleados Actualmente la entidad cuenta con 20 empleados que se encuentran dispersos en todas las unidades de la entidad. El nivel salarial es competente con el mercado nacional, con el objetivo de contar con empleados de experiencia en cada función. Clientes, productos o servicios y mercados Sus productos son vendidos en la Capital y Escuintla, siendo sus clientes principales: - Sebastián Modas - Grupo Confianza - Catarza En el mercado nacional existen 3 competidores que tienen productos y servicios de calidad como los que vende la entidad, sin embargo, tiene una política de precios más competitiva que las otras entidades. Su nivel de reputación de productos, garantía, precio y entrega inmediata, contribuyen a mantener un nivel de calidad para el cliente. Proveedores importantes de bienes y servicios • • • • • Los proveedores principales que apoyan el proceso del negocio de la entidad son: - Sofía, S. A. - Concesiones - Innovaciones y Soluciones Información financiera La Gerencia General emite mensualmente un informe financiero y otro de operaciones para ser discutidos con la junta de accionistas. Dichos informes son detallados en análisis dónde se consignan montos, justificaciones de compras, tendencias de ventas, niveles de inventario y satisfacción de clientes. Para cumplir con sus actividades administrativas - financieras, la empresa LA PRACTICA LTDA contó con los siguientes recursos financieros en el período de análisis: AÑO Ingresos En Miles 2012 300, 000,000.00 Influencias externas que afectan a la administración • Influyen externamente en la entidad, cambios en leyes específicas como el Código Tributario, competencia de entidades del exterior, paros laborales en el país. COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y DE CONTROL INTERNO Las políticas contables adoptadas por la entidad y los cambios en esas políticas están basadas en las Normas Internacionales de Contabilidad, que están en el Manual de Contabilidad aprobado por la Junta de Accionistas. El Departamento de Contabilidad cuenta con 5 personas, entre ellos una contadora general, tres auxiliares y una secretaria. El sistema de contabilidad es computarizado, llevándose los siguientes • • • • libros: mayor general, diario general, inventarios, balances, caja y bancos, registro de compras, ventas y registros auxiliares. Emite los siguientes estados financieros: Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Notas a los Estados Financieros complementaria Legislación Las normas legales aplicables a la entidad LA PRACTICA LTDA, son las siguientes: • Código de Comercio • Ley del Impuesto sobre la Renta • Ley del Impuesto al Valor Agregado • Ietap • Código Tributario • Otras leyes aplicables 5. FUNCIONARIOS PRINCIPALES NOMBRES Y APELLIDOS CARGOS Sergio Martínez Presidente de Directorio Javier Alfredo Solares Gerente General Samuel Castaño Gerente de Comercialización Carlos Peña Gerente de Sistemas Amanda Castrini Contador General Pedro Ciny Jefe de Auditoría Interna 6. PUNTOS DE INTERES PARA LA AUDITORIA En el relevamiento preliminar efectuado se han observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría: a) Saldos de cuentas por cobrar a empleados y funcionarios que datan de hace varios años. b) Saldos de cuentas por pagar desde el año 2010... 7. ESTADO ACTUAL DE INFORMES DE AUDITORIA INTERNA a) En el Informe de Auditoría Interna No. AI-001-2011 en la cuenta caja y bancos se determinó un faltante de caja por valor de $ 5,000,000,00 al 15 de julio de 2011 que a la fecha actual 17 de enero de 2013 no ha sido recuperado. b) Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría interna se determinó que no se cumplieron las siguientes: • Diferencias entre registros contables y auxiliares aún no aclaradas y documentadas por valor de S/ 4.000.000.00. • Diferencias resultantes entre saldos auxiliares y existencias físicas aún no investigadas en inventarios. • Saldos de años anteriores no recuperados en caja, bancos y cuentas por cobrar. 8. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL El manejo de las cuentas por cobrar, las compras, las ventas y las demás operaciones en la empresa está a cargo del gerente quien entrega los soportes pertinentes al contador para que ella realice los respectivos registros en el paquete contable. Riesgo control: No se le hace ningún seguimiento al trabajo realizado por el contador. Riesgo inherente: Se puede presentar manipulación en las cifras. • Los cobros de la prestación de servicios de mantenimiento en algunos casos se realiza en forma habitual pues son clientes que tiene la empresa ya hace bastante tiempo. Riesgo control: se hace necesario mejorar el cobro de la cartera vencida. Riesgo Inherente: Como los pagos se retrasan no se pueden contabilizar en el mismo periodo en que se realiza la operación. 9. ALCANCES Y LIMITACIONES La auditoría tiene como propósito obtener evidencia suficiente y competente, para constatar el cumplimiento de los diferentes manuales de procedimientos existentes en la empresa y la normatividad legal vigente aplicable a cada uno de los procesos a evaluar; igualmente las aplicaciones de las pruebas de cumplimiento diseñadas en los programas de auditoria deben permitir identificar las fortalezas y debilidades del control interno. ¨ Advertimos que el ejercicio de la Contaduría, se encuentra sujeto a las limitaciones propias de las profesiones liberales y en particular a: Nuestra responsabilidad profesional como auditores no reemplaza ni aminora la propia de los administradores de la entidad auditada, con relación a sus decisiones y actuaciones en materia de control interno; nuestra responsabilidad se limita a su evaluación. ¨ Nuestra actividad será de carácter temporal por tanto las pruebas de auditoria serán de carácter selectivas y por ende, no pueden asegurar la selección total de errores, omisiones o irregularidades en el transcurrir de todas sus operaciones. ¨ Algunas de nuestras pruebas se orientan a evaluar la calidad del Sistema de Control Interno existente en la organización auditada, una opinión sin salvedades sobre el control interno no significa la ocurrencia ocasional de desviaciones. 10. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR Durante el desarrollo de la auditoria se llevarán a cabo los siguientes procedimientos y técnicas: 10.1 PROCEDIMIENTOS Evaluación, análisis y estudio de las cuentas identificadas como importantes a ser examinadas. Evaluación y estudio del control interno. Realización de investigaciones y verificación de las operaciones contables y saldo de las cuentas que de acuerdo a la matriz de riesgos presentan riesgos significativos. 10.2 TECNICAS Estudio general: Iniciamos con un estudio general detallado de la empresa LA PRACTICA LTDA con corte a 31 de diciembre de 2012. Análisis: Verificar si los movimientos que se realizaron están debidamente soportados y contabilizados. Investigación: Indagación acerca del cumplimiento de los procesos administrativo y de las funciones del personal encargado del registro contable. Inspección: Procedimos a examinar físicamente los inventarios para compararlos con la información facilitada por la empresa. Calculo: Nos cercioramos que las cifras registradas en las subcuentas dan como resultado los saldos o las cuentas que se reflejaron en los estados financieros. 11. IDENTIFICACION DE LAS AREAS IMPORTANTES A SER EXAMINADAS Caja y Bancos • • • • • Ingresos: La entidad recibe ingresos por concepto de venta y servicios de mantenimiento y reparación de computadoras. Egresos: La entidad emite aproximadamente 300 cheques para diferentes gastos y adquisiciones de activos. Arqueo de Caja: El departamento de auditoría interna en sus intervenciones práctica arqueos sorpresivos a los responsables de recibir efectivo y cheques por las ventas realizadas. Conciliación Bancaria: El departamento de contabilidad elabora conciliaciones de los bancos en los cuales la empresa posee cuentas corrientes. Cuentas por Cobrar: Existen saldos antiguos que se arrastran en los registros contables y que corresponden a empleados, funcionarios y clientes. Inventarios • • Inventarios Físicos: Los encargados de bodegas y auditoría interna establecen mediante sus procedimientos, realizar inventarios físicos. Precios: Las compras de computadoras se realizan con diferentes proveedores, mediante las cotizaciones correspondientes para establecer calidad, cantidad y precio. Propiedad, Planta y Equipo • • • Alzas: Se adquieren activos fijos con autorización de la junta de accionistas. Bajas: Las bajas se dan con autorización de la Gerencia, previa revisión de contabilidad y auditoría interna, informando a la Junta Directiva. Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de años anteriores y son significativos en ciertos proveedores. 12. MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE AUDITORIA • En el Anexo No. 3 se identifican las áreas críticas y significativas resultantes de la evaluación del riesgo de la auditoría y procedimientos básicos que serán aplicados. ANEXO No. 3 ENTIDAD LA PRÁCTICA MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE AUDITORIA CUENTA RIESGO PROCEDIMIENTO AUDITORIA CAJA Y BANCOS Transacciones significativas Realizar pruebas de ingresos egresos sobre montos importantes transacciones no rutinarias CUENTA RIESGO PROCEDIMIENTO AUDITORIA INVENTARIOS Activos de computadoras no ingresados por medio de los registros a bodega Bienes trasladados a sucursal no registrados Revisar ingresos de compras y de traslado a bodega de bienes adquiridos CUENTA RIESGO PROCEDIMIENTO AUDITORIA ACTIVOS FIJOS Activos de computadoras no ingresados por medio de los registros a bodega Bienes trasladados a sucursal no registrados Revisar ingresos de compras y de traslado a bodega de bienes adquiridos CUENTA RIESGO PROCEDIMIENTO AUDITORIA CUENTAS PAGAR POR Saldos antiguos registrados por bienes y servicios no recibidos por obligaciones pendientes de paga. Confirmar y revisar documentación con contabilidad y gerencia de sus razones de obligaciones registradas de hace varios años pendientes por pagar 13. IDENTIFICACION DE AREAS CRÍTICAS Y SIGNIFICATIVAS Las áreas críticas y significativas se determinan de acuerdo a la evaluación efectuada en la revisión analítica, materialidad a los estados financieros o áreas de mayor riesgo y el criterio profesional del auditor. En Anexos Nos. 1 y 2 se presenta la materialidad de las cuentas registradas en los estados financieros, estableciéndose las más significativas tomando en cuenta la evaluación preliminar y los informes de auditoría interna. ÀREAS CRITICADAS RIESGOS Caja y Bancos Moderado Cuentas por cobrar Alto Inventarios Moderado Propiedad, Planta y Equipo Moderado Cuentas por pagar Moderado 14. DETERMINACIÒN DE LA MUESTRA Se basan en las cuentas significativas, se tomarán muestras para las pruebas de cumplimiento y sustantivas. 15. RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCION DEL TIEMPO Para la realización del examen se requiere de 30 días hábiles laborables con la participación de un supervisor, un jefe de equipo y un auditor. Presupuesto de Tiempo El presupuesto de tiempo, distribución de actividades y responsables para el desarrollo de los trabajos es el siguiente. RESPONSABLE ACTIVIDAD HORAS Supervisor Planificación y programación Supervisión y revisión de PT Informe Memorando de antecedentes 15 9 5 1 30 Coordinador Planificación y programación Análisis estados financieros Comentarios, conclusiones y recomendaciones. Comunicación parcial de resultados Elaboración informe final Elaboración memorando de planificación 15 8 17 Planificación, programación y pruebas de análisis. - Caja y Bancos - Cuentas por Cobrar - Inversiones - Inventario - Activos Fijos - Gastos Pagados por Anticipado - Cuentas por Pagar - Préstamos - Patrimonio - Nóminas - Pruebas globales - Borrador de hallazgos y Recomendaciones 5 Auditor 6 5 2 53 24 24 8 20 12 8 8 8 8 8 8 8 157 16. COMUNICACION DE RESULTADOS El resultado final de la auditoría corresponde del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 y se emitirán los informes siguientes: -Informe de auditoría sobre los estados financieros - Dictamen de auditoría - Balance General -Estados de Resultados -Estado de Flujo de Efectivo - Notas a los Estados Financieros - Hallazgos y Recomendaciones de auditoría - Nombres y puestos de funcionarios responsable ANEXO No. 1 ENTIDAD LA PRACTICA BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 REVISION ANALITICA ACTIVO CORRIENTE 2012 % PASIVO CORRIENTE 2012 % 11.Disponible 100,000.00 7 22. proveedores 350,000.00 15 12. Inversiones 260,000.00 20 23.Cuentas pagar por 200,000.00 27 13. Deudores 300,000.00 TOTAL PASIVO CORRIENTE 550,000.00 42 14. Inventarios 240,00.00 18 21.Obligaciones financieras 100,000.00 7 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 900,000.00 67 24.Impuestos Gravámenes Tasas 100,000.00 7 750,000.00 56 ACTIVO CORRIENTE NO y TOTAL PASIVO 15.Propiedad, Planta y Equipo 360,000.00 27 PATRIMONIO 17.gastos pagados por anticipado 80,000.00 6 Patrimonio 590,000.00 44 TOTAL ACTIVO 1,340,000.00 100 TOTAL PASIVO PATRIMONIO 1,340,000.00 100 NEXO 2 ENTIDAD LA PRACTICA ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 REVISION ANALITICA CUENTA Año 201 % Ventas 500,000.00 100 (-) costo de venta 100,000.00 20 Utilidad Bruta 400,000.00 80 Gastos de venta 150,000.00 30 Gastos de administración 80,000.00 16 Gastos financieros 30,000.00 6 Gastos de distribución 20,000.00 4 Utilidad en operación 120,000.00 24 Otros ingresos 30,000.00 6 Utilidad antes del Impuesto 150,000.00 30 Provisión para impuesto 34% 51,000.00 4 Utilidad después del Impuesto 99,000.00 26 Reserva Legal 15,000.00 22 Ganancia del Ejercicio 84,000.00 ANEXO No. 4 ENTIDAD LA PRÁCTICA LTDA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUDITORIA POR EL AÑO 2012 PARA REALIZAR DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2013 No. 1 2 3 ACTIVIDADES PLANEACION 1.1 Familiarización 1.2 Revisión de archivos 1.3 Vista Preliminar 1.4 Evaluación Preliminar del Control Interno 1.5 Memorando de Planificación Especifica. 1.6 Programas de Auditoria EJECUCION 2.1 Elaboración de Cedulas de Auditoria 2.1.1 Pruebas de Cumplimiento 2.1.2 Pruebas Sustantivas COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 3.1 Borrador de Primer Informe 3.2 Revisión de Primer Informe 3.3 Borrador de Segundo Informe 3.4 Informe Final SEMANAS De la 05 a la 09 De la 10 a la 14 De la 15 a la 16
