CONOCIMIENTO DEL CONTROL INTERNO ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Abstract Se analizara una empresa y se analizaran si se dan los 5 componentes del control interno Sara Mosqueira [email protected] INSTRUCCIONES Una vez estudiado el Lea correspondiente a la semana 2 y la lectura obligatoria, realice lo indicado en el ítem 1 y 2. PARTE I Identifique y mencione una empresa y un área dentro de ella, quizás en la que usted trabaje o conoce, para que pueda poner en práctica lo indicado en el ítem II. PARTE II Una vez determinada la parte I, sobre la empresa indicada, mencione los cinco componentes del control interno, detallando claramente cómo se relacionan con la unidad seleccionada y como se pone en práctica el control interno. La información debe contener al menos un ejemplo por cada componente. DESARROLLO PARTE I La empresa en la cual trabajo se llama Construcciones San Martin EIRL, esta empresa se desempeña en el área de la construcción, trabajando exclusivamente con el Serviu Metropolitano, el área en el cual trabajo es el área administrativa, donde nos encargamos de la captación de clientes y la presentación de antecedentes a la entidad patrocinante, que se adjudicara los fondos de gobierno, por otro lado, me encargo de pagar los sueldos, previred, y demás procesos administrativos1 . PARTE II Primero que todo, señalar que se entiende por control interno dentro de una empresa, y por este entendemos al conjunto de reglas y procesos, instrumentos de control, que de manera estructurada se da en una organización, para proteger los recursos con los que cuenta la empresa, y que buscan detectar y prevenir fraudes, a su vez debe velar que se cumplan con los objetivos de la empresa, se registren las operaciones correctamente y se prevean riesgos. El control interno busca proteger los activos financieros y físicos de la empresa, esto, puede hacerse comprobando la fiabilidad y la exactitud de los datos, maximizando la eficiencia operativa, entre otras actividades. La planificación organizativa para llevar a cabo este control debe ser realizada por la dirección superior, sin embargo, deben participar empleados y directivos de todos los niveles de la empresa, de este modo podrá alcanzar objetivos específicos y promover buenas prácticas de gestión empresarial. Dentro de las características de este control interno tenemos que este debe ser: Útil: Debe resultarle de utilidad a la empresa, esto porque busca resguardar los activos de la empresa y debe ayudar a promover el desarrollo de la empresa, a su vez proteger a la empresa y a sus trabajadores. Práctico: Los procesos de control dentro de la empresa, tienen que ver con el tamaño de la empresa y cuáles son las operaciones que la empresa realiza. Económico: Los sistemas de control tienen costos, pero estos no pueden ser superiores a los ingresos de la empresa, por tal razón, debe ser adecuado a la empresa. Por otro lado, el control interno, cuenta con 5 componentes: a) Ambiente de control: Esta etapa es la base de los sistemas de control, para que estos funcionen, se requiere que la dirección considere que es necesario un nivel de control, para que pueda conseguir los objetivos de la empresa y que los demás funcionarios de la empresa se impregnen de ese espíritu de control y le presten apoyo al funcionamiento. Los mecanismos generales de control implementados por la empresa deben ser percibidos por todos los empleados y servidores de los distintos niveles o de los departamentos de la unidad, así como la comunicación dentro de la empresa debe ser adecuada y suficiente, también se considera importante dentro de este proceso. Proporciona la disciplina y estructura que impactan a la calidad de todo el control interno. Influye en la definición de los objetivos y la constitución de las actividades de control. El Órgano de Gobierno, en su caso, el Titular y la Administración deben establecer y mantener un ambiente de control en toda la institución, que implique una actitud de respaldo hacia el control interno. Principios 1 – Mostrar actitud de respaldo y compromiso 2 – Ejercer la responsabilidad de vigilancia 3 – Establecer la estructura, responsabilidad y autoridad 4 – Demostrar compromiso con la competencia profesional 5 – Establecer la estructura para el reforzamiento de la rendición de cuentas Se busca plasmar esto dentro del personal, a modo de conseguir disciplina y estructura de control. Para eso se debe entregar y compartir con los empleados, los valores de la empresa, estructurar eso en base a las actividades de la empresa, así mismo, se deben asignar responsabilidades a todos los funcionarios de la empresa, enseñando lo importante que es el personal en este proceso de control interno. EJEMPLO DE ESTO DENTRO DE LA EMPRESA EN LA QUE TRABAJO: Dentro de la empresa en la que trabajo, esta situación se da, con la gerencia, pues todos los días, se debe informar a esta de las actividades que realiza cada uno de los miembros de la empresa, registrándose las operaciones que se realizan, y si se han cumplido las metas de captación de nuevos clientes. Por otro lado, los maestros y el jefe de obras, deben registrar las casas en las que se encuentran prestando servicios, a modo de poder llevar un control de los trabajos, que se realizan, también, de los materiales que se usan, esto, por que se debe tratar de perder la menos cantidad de materiales y que las obras no requieran una subsanación de observaciones, pues cada trabajo que no queda perfecto, implica mas costos a la empresa constructora y las ganancias son limitadas en la empresa, por lo que llevar el control de las compras y los materiales que se usan en las casas es esencial para no perder dinero. 2) Evaluación de riesgo: Se debe realizar un diagnóstico de los riesgos que pueden afectar a la organización, a modo de preverlos, y estar preparados para enfrentarlos, a su vez se debe conocer los objetivos relevantes, para poder evaluar bien los riesgos para el cumplimiento de estos objetivos. Respecto de esto, con la pandemia la empresa, se vio afectada por las alzas de precios, por tal razón se necesito adecuar a la realidad de la empresa, disminuir las operaciones, debido a que tampoco se encontraban los materiales, por lo que la empresa tubo que empezar a comprar con mas cantidad los materiales para no disminuir las operaciones, a su vez, con las cuarentenas se hizo imposible mantener el nivel de operaciones y la empresa se adaptó, y prefirió adoptar una medida de aumentar la captación, pensando en el largo plazo, y disminuir los costos, disminuyendo personal, y adaptándose. Por otro lado, los riesgos de la actividad, tienen que ver con la prevención de accidentes laborales, tener el stock suficiente de materiales y la cantidad adecuada de clientes de manera mensual. 3) Actividades de control: Son las actividades que deben realizarse dentro de la empresa, y que deben expresarse en políticas y procedimientos internos. Mi empresa como señale, tiene 4 procedimientos esenciales. a) Proceso de captación de clientes y selección. b) Proceso de ejecución de las obras c) Proceso de cobro de las obras d) Proceso de recursos humanos dentro de la empresa, pago de honorarios, vacaciones, etc. e) Proceso de garantías y subsanaciones de observaciones a las obras. El proceso de captación parte de la revisión de los antecedentes de los postulantes, hasta la obtención del subsidio. Una vez que se obtiene el subsidio del gobierno, se realiza una planificación de las obras, y se ejecutan las obras según presupuesto aprobado. Luego se debe realizar el cobro de los trabajos a el Serviu metropolitano, proceso que toma entre 3 a 5 semanas. Luego viene el pago de las operaciones de captación, en base al numero de clientes con subsidio ganado y la cantidad de subsidios ejecutados. Esto se controla y se supervisa, pues para que se logre concretar estos procesos, se requiere que exista una adecuada correlación de tiempo, además, se requiere que el Serviu fiscalice las obras, lo que le da a la empresa, la posibilidad de tener el respaldo del estado, en la ejecución de las obras, y se vise para el pago, si las obras antes de la revisión de Serviu no se revisan y controlan, y se presentan con el mínimo de detalle, no nos pagaran por lo que si este proceso no funciona, el flujo de caja se puede ver afectado. 4) Información y comunicación: Todos los procedimientos dentro de la empresa, deben ser eficientes, a modo de poder comunicarse a toda la empresa, y que estos puedan conocerlos y poder seguirlos de manera adecuada. Pues de esta información, se tomarán las decisiones de la empresa, por las personas que le corresponda tomarlas. Por otro lado, cierta información, debe conocerla ciertos dependientes de la empresa, pero esa información debe ser apropiada, oportuna, actual, precisa y accesible. La información que se divulgue internamente debe satisfacer las expectativas de los diversos grupos e individuos de la empresa a fin de contribuir a la ejecución de las responsabilidades de manera eficaz. En nuestra empresa, los canales de comunicación, son a través de los informes de actividad que todos los funcionarios deben llevar, se podría mejorar, a través de reuniones semanales, donde se reúnan todos los miembros del equipoo 5) Supervision y seguimiento: Se debe revisar cada cierto tiempo estos controles por que deben actualizarse, las empresas tienen objetivos fluctuantes, por tanto, estos deben adaptarse a estos. Como vimos, los procesos deben adecuarse, con la pandemia, serviu, dejo de concurrir a las viviendas de las personas para verificar la calidad de las obras, razón por la cual, debimos tener nuevos mecanismos de verificación, como grabaciones, fotos, firmas de beneficiarios, entre otros, por lo que se debieron adaptar los sistemas de control, por el tiempo que así lo señale serviu. Además cambio la forma de captación de clientes, lo cual ahora se realiza a través de atención online. CONCLUSIONES Para que una empresa funcione correctamente y perdure en el tiempo, requiere ir adaptándose a los cambios de los tiempos, además, debe seguir de manera correcta los procesos que se establecen a modo de poder saber si algo sale mal, o controlar los riesgos de la operación. Todas las empresas realizan actividades reiterativas y operativas que hacen que se logren los objetivos de la empresa, conocerlos a cabalidad llevara a una disminución de los riesgos y a resguardar los activos de la empresa. BIBLIOGRAFIA Montero, C. (2017). Conocimiento de control interno. Taller de Control Interno Lea esto primero (Semana 2). Qué es el control interno y cuáles son sus componentes, referenciado de https://dianhoy.com/control-interno/
