GTH-D-03 Código de Conducta y Ética Versión 05 CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Elaborado por: Gestión del Talento Humano Revisado por: Comité del Sistema Integrado de Gestión Aprobado por: Gerencia General Fecha: 06/01/2021 Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/01/2020 Número de Versión: 04 Página 2 de 12 GTH-D-03 Índice I. OBJETIVO .................................................................................................................................................... 3 II. ALCANCE .................................................................................................................................................... 3 III. DEFINICIONES ........................................................................................................................................... 3 IV. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ..................................................................................................... 3 V. NORMA 4 SECCIÓN 1 – DE LOS COLABORADORES ............................................................................................ 6 1.1 Principios Genéricos ....................................................................................................................... 6 1.2 Relaciones Laborales ...................................................................................................................... 6 1.3 Ambiente y condiciones de trabajo ................................................................................................ 7 1.4 Uso de bienes y de la información .................................................................................................. 7 SECCION 2 –DE LOS CLIENTES Y LOS PROVEEDORES ......................................................................... 8 2.1 Relaciones con clientes ................................................................................................................... 8 2.2 Relaciones con proveedores ........................................................................................................... 9 SECCIÓN 3 – DEL MEDIO AMBIENTE Y LA SOCIEDAD ...................................................................... 10 SECCION 4 – DE LOS ASPECTOS CONFIDENCIALES.......................................................................... 11 4.1 Información Confidencial .............................................................................................................. 11 SECCION 5 – DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS COLABORADORES ................................................... 11 SECCION 6 – DE LA VIGILANCIA DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA NORMA ........................................... 12 SECCION 7 – VIGENCIA .................................................................................................................. 12 VI. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................................... 12 Descripción de Modificaciones ...................................................................................................... 12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/01/2020 Número de Versión: 04 Página 3 de 12 GTH-D-03 I. OBJETIVO El presente documento tiene por objetivo establecer el código de Ética de Negocios donde se declara los valores éticos y de conducta en que deben enmarcarse las actuaciones internas y externas de los colaboradores de GRUPO ELECTRODATA. II. ALCANCE A todos los trabajadores de GRUPO ELECTRODATA III. DEFINICIONES Cliente Posible comprador o comprador de nuestros productos y /o servicios. Proveedor Posible vendedor de servicios o productos Trabajadores Personal que labora en GRUPO ELECTRODATA bajo cualquier modalidad de contrato. IV. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Los responsables del proceso se indican en la Tabla 1 Tabla 1: Responsables Actividades Cargos Control Recursos Humanos Cumplimiento de la Norma Todos los trabajadores de GRUPO ELECTRODATA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 V. Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 NORMA LOS PRINCIPIOS Y VALORES DE GRUPO ELECTRODATA. GRUPO ELECTRODATA, es una empresa, comprometida con el país, y aspira a ser una empresa reconocida por la excelencia de sus servicios y la transparencia en el actuar diario. Bajo esta primicia, todo el personal debe actuar dentro de nuestros principios y valores éticos en la relación con nuestros clientes, proveedores, colaboradores, accionistas, el gobierno y sus órganos reguladores y la comunidad en general. Nuestros clientes Como todos sabemos es la razón principal del negocio. Debemos enfocar todo nuestro esfuerzo en la satisfacción de sus requerimientos, estar atento a atender y complacer todas sus necesidades, ofreciéndoles productos y servicios de la más alta calidad con relación a su precio. No pretender obtener ventajas, la relación debe ser honesta y equitativa, buscando una relación de largo plazo, cuando ellos presenten reclamos o peticiones, haremos nuestros mejores esfuerzos para resolver sus inquietudes en la forma más oportuna y eficiente que nos sea posible. Los clientes deben estar siempre en nuestra permanente de atención. Nuestros proveedores Debemos hacerle ver que valoramos los esfuerzos que realizan por apoyarnos a cumplir el compromiso que hemos asumido con nuestros clientes y al buen desempeño de nuestra empresa. Nuestro interés es de crear relaciones de largo plazo, que permitan a la compañía mantenerse actualizada y competitiva en los mercados. La preferencia por una oferta sobre otra debe ser por el resultado de sus méritos. Y así como esperamos de nuestros proveedores su colaboración, compromiso y comprensión de las necesidades y decisiones de la compañía, debemos poner todo nuestro empeño en cumplir cabalmente nuestros compromisos con ellos. Nuestros colaboradores Son la base de nuestro actuar. Respetamos profundamente su privacidad y dignidad. Nuestro compromiso es ofrecerles un ambiente de trabajo agradable, en el que puedan desarrollar todo su potencial profesional y personal. Procuraremos darles las más amplias oportunidades de capacitarse y participar en programas de formación personal y perfeccionamiento, particularmente los referidos al uso de nuevas tecnologías. No escatimaremos esfuerzo para proveer todas las condiciones que les permitan un trabajo libre de riesgos para su salud, seguridad e integridad personal. Conflictos de interés: Los colaboradores estarán atentos a situaciones en que se presenten conflictos de interés con clientes o proveedores. Jamás debe ser utilizada ni en forma directa o indirecta, información, recurso o influencias que se tenga con relación a nuestro cargo, para beneficio personal o de terceros, en perjuicio de los intereses de la empresa. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 Compromiso con la Compañía Nuestros colaboradores deberán asumir una defensa irrestricta de los intereses e integridad patrimonial de la empresa, haciendo uso eficiente de bienes, instalaciones y recursos, y únicamente para fines de la empresa, con criterios de ahorro, cuidando su preservación física y la racionalidad en su utilización. Tener el manejo rigurosamente confidencial de toda la información que se refiera a la empresa, la que se debe custodiar con especial celo, muy particularmente la de nuestros propios colaboradores, clientes y proveedores. Actitud y comportamiento Los colaboradores deben crear un clima de confianza y respeto, en el cual se observen con rigurosidad las normas de una sana convivencia y se eviten conductas que puedan interpretarse como de menosprecio o falta de deferencia hacia otros compañeros de trabajo. Pero esto no implica complacencia hacia conductas estimadas incorrectas de otros. El comportamiento ético es una responsabilidad compartida y las violaciones o desvíos de estos principios y valores nos afectan a todos sin distinciones. Todos debemos constituirnos en custodios del patrimonio ético de la compañía. Nuestro compromiso con el gobierno y sus órganos reguladores es respetar la legislación y disposiciones que le sean aplicables y contribuir a mantenerlos. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 SECCIÓN 1 – DE LOS COLABORADORES 1.1 Principios Genéricos • • • • • • • • • Los colaboradores de GRUPO ELECTRODATA, debemos mantener un comportamiento ético intachable, tanto en nuestra vida laboral como privada. Las labores diarias deben desarrollarse con lealtad hacia la Compañía, defendiendo sus intereses, imagen e integridad patrimonial, cumpliendo las leyes y normas aplicables, y entregando información confiable. Cumplir nuestras obligaciones y responsabilidades con los valores corporativos: vocación del servicio, búsqueda de la excelencia, pasión por el trabajo, espíritu de equipo e integridad. El personal debe contar en todo momento con la identificación (fotocheck) de la empresa. Hacer de cada cliente el objeto del trabajo diario, convirtiendo su satisfacción en propia. Tener el compromiso de alcanzar la excelencia en la calidad de nuestros servicios, como resultado del esfuerzo de todos y cada uno de nosotros. No usar, directa ni indirectamente, en provecho propio, las influencias o los recursos que por el desempeño de los cargos estén a nuestro alcance. No está permitido el uso de alcohol, drogas o armas por parte del personal. Se aplicará una política de tolerancia cero para los trabajadores asignados a proyectos y servicios en clientes. Las decisiones en el desempeño de nuestros cargos deben estar siempre basadas en un análisis de las circunstancias y de las consecuencias que pueden generar para la Compañía, velando sobre todo por el buen éxito de ésta por sobre los intereses parciales o personales, asumiendo las consecuencias de nuestras decisiones. 1.2 Relaciones Laborales Todos los trabajadores gozarán de igualdad de oportunidades y de trato, independientemente de su origen étnico, religión, edad, opiniones políticas, sexo o impedimento físico. Se rechaza cualquier tipo de discriminación entre los colaboradores de la empresa. De ser el caso, se abrirá un proceso de investigación. No está permitido el trabajo infantil en cualquiera de sus formas, así como el trabajo forzado, sobre todo con la contratación de mano de obra local. Se respetarán los derechos laborales de los trabajadores de acuerdo a la normativa legal nacional como es indicado en el GTH-D-01 Reglamento Interno de Trabajo. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 1.3 Ambiente y condiciones de trabajo GRUPO ELECTRODATA ofrece a sus colaboradores un ambiente de trabajo seguro, sin riesgos que amenacen su seguridad y salud, proporcionando cuando sea necesario, ropas o equipos de protección apropiados a fin de prevenir los riesgos de accidentes o de efectos perjudiciales para la salud. Los Jefes mantendrán una actitud que favorezca el desarrollo de un clima laboral constructivo, incluyendo las reglas habituales de convivencia social y evitando, en todo caso, cualquier comportamiento que implique falta de deferencia o menosprecio hacia los demás colaboradores. Se debe respetar profundamente la privacidad y dignidad de los colaboradores, teniendo por norma retener únicamente los datos personales que se necesitan para el buen funcionamiento de la Compañía. Se incluirán los puntos del presente Código de Conducta y Ética en las charlas de cinco minutos previa al inicio del día laboral. 1.4 Uso de bienes y de la información Los bienes, instalaciones y recursos de la Empresa serán utilizados únicamente para cumplir con su misión, adoptando criterios de eficiencia, racionalidad y ahorro. Toda información que se conozca en el desarrollo de los trabajos tendrá siempre un carácter restrictivo “sólo para el uso de la Compañía”, por lo que se debe custodiar con especial celo, estando expresamente prohibido comentarla o entregarla a terceros no autorizados. Nunca se debe utilizar la información así conocida en beneficio propio o de terceros, de manera contraria a las leyes o perjudicial a los intereses de la Compañía o de sus clientes o proveedores. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 SECCION 2 –DE LOS CLIENTES Y LOS PROVEEDORES 2.1 Relaciones con clientes Se debe comprender, atender y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo productos y servicios de calidad en condiciones competitivas. Asimismo, las respuestas a sus peticiones y reclamaciones serán resueltas en forma oportuna y eficiente. La venta de nuestros productos y servicios se debe realizar en forma honesta, por sus propios méritos y no se actuará en forma engañosa para obtener ganancias. El intercambio de información sobre clientes se acepta sólo cuando se conozca razonablemente que se están recibiendo y usando legalmente. No es aceptable trasmitir mensajes dudosos, hacer falsas declaraciones sobre los competidores, y ofrecer algo que no se pueden cumplir, evitar exagerar y tener lenguaje correcto trato verbal como escrito. Se debe proteger la información del cliente, debiendo permitir que puedan acceder a la misma los que lo requieran por razones de trabajo. Se debe evitar cualquier comportamiento que pueda afectar la reputación del cliente tanto dentro como fuera del horario de trabajo, mientras se encuentre en la zona del servicio o proyecto. No es aceptable beneficiarse con la ejecución de otros proyectos en la zona de influencia realizados por el cliente, ya sea a título personal o empresarial. Se deberá informar formalmente al cliente acerca de cualquier contratación de algún tipo de servicio de índole local. Está prohibido solicitar o recibir cualquier tipo de beneficio adicional (pecuniario o no) para sí o para terceros, de los clientes, a cambio de cualquier servicio o producto ofrecido por GRUPO ELECTRODATA, así como ofrecer a los clientes con el fin de obtener negocios para GRUPO ELECTRODATA. No realizar ningún trámite con entidades públicas y comunales a nombre del cliente. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 2.2 Relaciones con proveedores Todos los equipos, suministros, servicios y similares se deben comprar por sus méritos. Los proveedores, vendedores y subcontratistas deben recibir un trato justo y equitativo, sin discriminación. Es indispensable que todas las transacciones financieras como informes, controles y facturaciones reflejen correctamente las transacciones con los proveedores y el cumplimiento de los compromisos de éstos con la Compañía. En su trato con los proveedores, clientes y otras personas que tengan relaciones de negocios con la Compañía, cuando existan Conflictos de Intereses, los colaboradores deberán declararlos en forma oportuna y transparente para tomar la decisión correspondiente, según se indica en la normativa respectiva. Se entenderá como conflicto de intereses la incompatibilidad que se produce en todo acto o negociación entre la Compañía y una persona relacionada, cuando entre ésta última y quién evalúa, existen relaciones de negocios, parentesco o afectividad, que hagan presumir falta de independencia o imparcialidad. Los principios generales de actuación de las personas sometidas a conflictos de interés deben considerar: — Independencia: deberán actuar en todo momento con lealtad al GRUPO ELECTRODATA y sus accionistas, independientemente de sus intereses propios o ajenos. — Abstención: Deberán abstenerse de intervenir o influir en la toma de decisiones que puedan afectar a las personas o entidades con las que exista conflicto. — Confidencialidad: Las personas en una situación de conflicto de interés se abstendrán de acceder a información calificada como confidencial que afecte a dicho conflicto. Está prohibido ofrecer, solicitar o aceptar obsequios o beneficios adicionales a clientes o proveedores, a menos que estos sean de carácter promocional o tendientes a ampliar la información sobre el producto o servicio ofrecido y que no comprometan las decisiones de GRUPO ELECTRODATA. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 SECCIÓN 3 – DEL MEDIO AMBIENTE Y LA SOCIEDAD La Compañía está comprometida con el cuidado del medio ambiente y el compromiso social. Consecuentemente, cada empleado se compromete a realizar sus operaciones y prestar sus servicios cuidando de minimizar, en la medida de lo razonable y de lo posible, su impacto en el medio ambiente y, en todo caso, a cumplir cabalmente la legislación vigente al respecto. Se deben retirar todos los excedentes de las locaciones de trabajos temporales o permanentes y desecharlos. Se debe cumplir una adecuada gestión de residuos y desperdicios, dándole prioridad al reciclaje y no desechar los desperdicios en el entorno. El personal debe mantener un diálogo cordial y transparente en todo momento con los grupos de interés de la zona. En áreas de proyecto del cliente, el único con autoridad para asumir compromisos y realizar negociaciones con la comunidad es el área de Responsabilidad Social del cliente. No practicar la caza o recolección de especies endémicas. Los colaboradores se comprometen a no comprar, recolectar o poseer piezas arqueológicas pertenecientes al área de influencia del proyecto o servicio. Debiendo informar a las áreas responsables dentro de GRUPO ELECTRODATA y el cliente. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 Página 4 de 12 GTH-D-03 SECCION 4 – DE LOS ASPECTOS CONFIDENCIALES 4.1 Información Confidencial Los colaboradores de GRUPO ELECTRODATA deben cuidar la información de carácter confidencial de GRUPO ELECTRODATA, no deben suministrar o que se conozca entendiendo por esta, la que no es de público conocimiento. La obligación de confidencialidad incluye los aspectos siguientes: - Información de Clientes Información de la Empresa Información de nuestros proveedores. Información de nuestros colaboradores. Operaciones comerciales o negociaciones que se están haciendo. SECCION 5 – DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS COLABORADORES Todos los colaboradores de GRUPO ELECTRODATA tienen la obligación de cumplir este Código de Ética de Negocios, las políticas que lo regulen, la normativa vigente y el Reglamento Interno. El incumplimiento de lo dispuesto en este Código tendrá, en su caso, la consideración de infracción laboral. Lo anterior se mantendrá sin perjuicio de la infracción que pudiera derivarse de lo dispuesto en la legislación y de la responsabilidad civil o penal que en cada caso sea exigible. No se debe ser complaciente con las conductas incorrectas de otros. Para estos efectos todos los colaboradores tienen la obligación de poner en conocimiento de sus jefes, o del área de Gestión del Talento Humano, las violaciones reales o presumibles de las disposiciones de éste Código. La Compañía apoya a los colaboradores que realicen estas denuncias en forma responsable y prohíbe que se tomen represalias administrativas internas en contra de dichos colaboradores. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA Fecha de Aprobación: 06/02/2020 Número de Versión: 05 GTH-D-03 Página 4 de 12 SECCION 6 – DE LA VIGILANCIA DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA NORMA El Control del cumplimiento del CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA DE GRUPO ELECTRODATA, está a cargo de la Gerencia de Administración y Finanzas dentro de las funciones de Gestión del Talento Humano. Cualquier empleado podrá, a través de Gestión del Talento Humano, presentar mediante cartas, o personalmente, informaciones en general respecto del incumplimiento de este Código, las cuales en todos los casos deberán ser tratadas con absoluta confidencialidad y reserva. Los Gerentes y ejecutivos respectivos, en coordinación con La Gerencia de Administración y Finanzas, dentro de las funciones de Gestión del Talento Humano que le compete, informando a la Gerencia General, aplicarán las sanciones correspondientes a los colaboradores que no cumplan éstas disposiciones o los procedimientos relacionados con las mismas. SECCION 7 – VIGENCIA La presente Normativa tendrá vigencia una vez comunicada a todos los colaboradores por medio del correo Electrónico lo que acontecerá dentro de la semana después de su aprobación por la Gerencia General y desde esa fecha se presume conocida por todos los colaboradores de GRUPO ELECTRODATA. VI. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha 00 Setiembre 2009 01 Enero 2013 02 Enero 2018 03 Enero 2019 04 Enero 2020 05 Enero 2021 Descripción de Modificaciones No existen modificaciones por ser la -primera versión Se agregó la Sección 5, el compromiso y responsabilidad social Revisión general al documento. Se agregan mayores aspectos de conducta. Se modifica el término empleado por colaborador. Revisión general al documento. No existen modificaciones Se revisa y actualiza el documento para el año 2021 Paginas modificadas 8 Todas. Todas -
