UNIDAD EDUCATIVA “ENRIQUE GIL GILBERT” BACHILLERATO TÉCNICO SECRETARIADO PROYECTO DEMOSTRATIVO Proyecto de grado presentado previo a la obtención de Título de Bachiller en “SECRETARIADO”. Tema: TECNICAS SECRETARIALES EN EL DESEMPEÑO LABORAL Autor: Mailyn Francesca Flor Jiménez Tutor: Lcda. Rita Bone Paladines Tutor Asesor: Lcda. Karla Chilan Triviño Curso: Tercero Secretariado “A” Ciudad – Ecuador Enero – 2021 1 Aprobación del tema para el proyecto final del Bachillerato Técnico en SECRETARIADO Apellidos/Nombre del estudiante: Institución Educativa: Flor Jiménez Mailyn Francesca UNIDAD EDUCATIVA ENRIQUE GIL GILBERTH Tema del proyecto: Técnicas secretariales en el desempeño laboral Descripción Las técnicas secretariales en la actualidad se han convertido en una herramienta fundamental para la agilización del trabajo de las secretarias, porque contribuyen a optimizar su labor diaria, mediante la redacción, transcripción de documentos, organización del archivo, la ortografía, atención de calidad al usuario y telefónica contribuyen a la buen desempeño laboral de la asistente secretarial. Las técnicas secretariales utilizadas por las secretarias le permiten perfeccionar su trabajo, asegurando un desempeño eficiente y eficaz. Por ello, es importante que toda secretaria deba poseer amplios conocimientos en las técnicas secretariales, demostrándolo mediante las destrezas en el manejo de éstas. Dentro de este contexto, los conocimientos en técnicas secretariales, contribuyen en el desempeño laboral, facilitando las tareas administrativas, mejorando la imagen profesional, así mismo, le permite ofrecer una atención de calidad y excelente servicio de atención al público, lo que la hace competitiva competente, gracias a su preparación e información de conocimientos técnicos. 1.¿Cómo deberian ser utilizadas las tecnicas secretariales ? a.)Utilizadas por las secretarias le permiten perfeccionar su trabajo, asegurando un desempeño eficiente y eficaz. . b.)Utilizadas por el bien de la empresa y secretarias. c.)No es necesario utilizarlas para las secretarias . 2 Responsable del seguimiento al proyecto por parte de la institución educativa: Nombre y Apellido: Lcda. Karla Chilan Triviño Teléfono: 0986653600 E-Mail: [email protected] Fecha: 15 DE ENERO Fecha: 15 DE ENERO _______________________________ Lic. Karla Chilan Triviño ___________________________________ Sr/Srta. Mailyn Flor Jiménez 3 PARTE 1: PLANIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PLANTEADA. 1.1 Identificación de contenidos o competencias a aplicar Se identifica y comprende los procedimientos secretariales limitando la eficiencia en la atención al cliente, el desarrollo de las tareas secretariales como organización, planificación, dirección, control, objetivos claros, obstaculizando el intercambio de conocimientos , debido a la escasa capacitación conlleva a un inadecuado servicio al cliente influyendo negativamente en el desarrollo de actitudes, comportamientos y habilidades. Elaborar una alternativa de solución que fortalezca los procesos secretariales en la atención al cliente, La inexistencia de una guía o manual relacionado con los procesos secretariales ha obstruido el desarrollo secretarial, influyendo en el clima laboral; dificultando el eficaz y eficiente desempeño limitando el servicio al cliente; generando inseguridad y desmotivación. Misión fundamental es formar personas emprendedoras con capacidad de liderazgo, excelencia académica y científica, de tal modo que sean buenos profesionales y puedan desempeñarse en actividades laborales con éxito. El motivo que influyó a realizar este trabajo, se basó específicamente en conocer de qué manera las técnicas secretariales influyen en el desempeño laboral de la secretaria , estudio que permitió identificar las técnicas secretariales más utilizadas, lo que asegura su eficiente desempeño laboral. Para lograr el propósito del trabajo fue necesario utilizar la metodología de investigación - acción, que permitió esclarecer y establecer la veracidad de la misma, empleándose los métodos: inductivo – deductivo, bibliográfico, analítico y estadístico, Para muchas empresas, son parte del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas .Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las organizaciones. 4 1.2 Temas a revisar o reforzar. LAS TECNICAS SECRETARIALES Y SU INCIDENCIA EN EL DESEMPEÑO LABORAL DE LAS SECRETARIAS Las técnicas secretariales son los conocimientos que utiliza la Secretaria para el perfeccionamiento de las funciones que desempeña en una empresa o institución, considerado como uno de los recursos transversales que poseen, ya que independiente de la naturaleza o negocio de la industria, sus funciones están consideradas fundamentales dentro de la organización. El rol secretarial pasa a ser un verdadero centro de operaciones, de asistencia y consulta, lo cual privilegia las comunicaciones internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relación con clientes externos, tanto presencial como por teléfono y la administración cuidadosa y profesional de archivos y documentos de distinta índole. Se entiende por técnicas secretariales a los procedimientos que utilizan las secretarias ejecutivas o asistentes de gerencia, en el ejercicio de su cargo. LA IMPORTANCIA DEL ROL DE LAS SECRETARIAS PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos. Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas. 5 1.3 Cronograma de trabajo. Bajo el lineamiento estaremos trabajando el siguiente cronograma ACTIVIDAD Entrega de FECHA temas 14 aprobados a estudiantes de RESPONSABLE enero Docente asesor 2021 1 Revisión de temas o 15/enero2021 contenidos de estudio. 1 Selección de contenidos a 18/ enero/2021 reforzar. 1 Cronograma 20/ enero /2021 2.1 Resolución de las tareas 21 enero/2021 Docente Asesor Estudiante Docente Asesor Estudiante Docente asesor Estudiante del caso planteado: Qué va hacer? Cómo lo va hacer? Con qué va hacer? ¿Para qué sirve? 2.2 Actualización de 22/ enero2021 proyecto: Comentarios y Docente Asesor Estudiante observaciones. 2.3 Resolución de pregunta 25/ enero2021 opción múltiple. 2.4 Redacción de la 26 / enero 2021 Docente Asesor Estudiante Estudiante importancia de la figura profesional. 3 REFLEXIÓN: Explicación desarrollo 27 /enero/2021 escrita del Estudiante del al 1 de febrero proyecto demostrativo. 4 SISTEMATIZACIÓN Organización 2/febrero/2020 Estudiante del 10 de febrero portafolio de trabajo. 6 ACTIVIDAD ENERO FEBRERO V L M M J V L M M J V L M M J V L M M 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1 2 5 9 3 4 8 SOCIALIZACIÓN DE LOS TEMAS DEL PROYECTO SOCIALIZACIÓN DEL DOCENTE TUTOR Y DOCENTE GUÍA IDENTIFICACIÓN DE LOS CONTENIDOS O COMPETENCIAS A APLICAR PARTE 1: ANÁLISIS Y PLANIFICACIÓN TEMAS POR REFORZAR PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO RESOLUCIÓN DE LAS TAREAS DEL CASO PLANTEADO PARTE 2: DESARROLLO DE LA PROBLEMÁTICA RETROALIMENTACIÓN CON DOCENTE ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO RESPUESTA A PREGUNTA TEÓRICA, OPCIÓN MÚLTIPLE IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD DE LA FIGURA PROFESIONAL PARTE 3: REFLEXIÓN PARTE 4: SISTEMATIZACIÓN EXPLICACIÓN ESCRITA DEL DESARROLLO ORGANIZACIÓN DEL PORTAFOLIO DEL TRABAJO 7 10 PARTE 2: DESARROLLO 2. Resolución de las tareas del caso planteado (redacción del proyecto) En que el desempeño de una secretaria debe ser profesional con gran sentido de la supervisión, que le faciliten asimilar los cambios que surgen en las empresas y en los negocios; ella responde por diversas tareas que le exigen, además de las habilidades concretas en su desempeño, un interés constante por los nuevos retos que se le presentan día a día. Lo cierto es, que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria en la actualidad, se debe tener muy en cuenta todas las capacidades, competencias y perfil actitudinal que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga énfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la función. Como son lo relacionado a las competencias actitudinales. Es importante para ambos actores de la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales. Para lo cual se cumplirá las siguientes tareas. Técnicas secretariales en el desempeño laboral Proponer estrategias para la mejora del desempeño laboral de las secretarias. El desempeño profesional y el clima laboral de las secretarias son los objetivos del estudio, los cuales deben ser analizados con una óptica neutral a fin de determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, lo cual permitirá luego plantear estrategias para mejorar el desempeño y que en definitiva ayudará a elevar el nivel de desempeño de la secretaria. Realizar un análisis descriptivo del clima laboral de las secretarias. Identificar problemas de diversa índole relacionados con el desempeño laboral de las secretarias. Sugerir estrategias para mejorar el desempeño laboral de las secretarias. 8 En las técnicas secretariales se identifica y comprende los procedimientos secretariales limitando la eficiencia en la atención al cliente, el desarrollo de las tareas secretariales como organización, planificación, dirección, control, objetivos claros, obstaculizando el intercambio de conocimientos , debido a la escasa capacitación conlleva a un inadecuado servicio al cliente influyendo negativamente en el desarrollo de actitudes, comportamientos y habilidades. Elaborar una alternativa de solución que fortalezca los procesos secretariales en la atención al cliente, La inexistencia de una guía o manual relacionado con los procesos secretariales ha obstruido el desarrollo secretarial, influyendo en el clima laboral; dificultando el eficaz y eficiente desempeño limitando el servicio al cliente; generando inseguridad y desmotivación. Misión fundamental es formar personas emprendedoras con capacidad de liderazgo, excelencia académica y científica, de tal modo que sean buenos profesionales y puedan desempeñarse en actividades laborales con éxito. ¿Cómo lo va hacer? 1. Ejercitar la autodisciplina, en el sentido de conocer nuestras prioridades y no permitir que las interrupciones en el proceso y los acontecimientos temporales rompan nuestra motivación. 2. Hay que ser muy persistente, a eso nos puede ayudar el reconocer los beneficios de conseguir esa meta. Las personas persistentes mantienen sus metas en la mente y trabajan en ellas hasta que logran el éxito planeado. 3. Tenemos que ser conscientes de que muchas partes del proceso para alcanzar nuestra meta, no serán fáciles ni ahora ni después, con lo cual, cuanto antes te pongas en marcha, antes te irás enfrentando a las dificultades que puedan surgir. 4. No debemos empeñarnos en una perfección obsesiva. Poner demasiado énfasis en el perfeccionismo puede acarrearnos consecuencias negativas, como por ejemplo, tener un miedo paralizador a cometer errores, preocupación por lo que puedan pensar los demás, etc. 9 5. Realizar un proyecto escrito de nuestro objetivo, porque escribirlo nos obliga a aclarar y cristalizar nuestra mente. Al principio hay que dedicar tiempo solo a la planificación. 6. Básico hacer un seguimiento del progreso que vamos alcanzando, porque nos da una muy valiosa realimentación que nos permite evaluar el proceso en el que estamos inmersos y que, en consecuencia, nos da la visión necesaria para cualquier cambio que sea preciso realizar en nuestra primera planificación Principalmente nuestro mayor objetivo por el cual queremos investigar sobre el Desempeño de la Secretaria en la empresa es con el fin de proyectar e indagar la imagen o perfil que debe adoptar esta, en el ámbito profesional al momento de desenvolverse en esta área, puesto que la secretaria debe promover el desempeño de una manera eficaz y responsable. Implicarse en los valores éticos, actitudes y comportamientos que la ayudan en su desarrollo personal. Esto es de suma importancia ya que pueden ejecutar con claridad precisión y vigor su trabajo. Este tipo de temas son esenciales ya que hay secretarias que no miden la magnitud de su trabajo, que es por general llevar un control exhaustivo de la papelería, asuntos, actividades dentro y fuera de la empresa. También debemos moldear o mejorar la dinámicas del trabajo partiendo de la honestidad y la responsabilidad. La Secretaria es una base fundamental para una empresa al momento de desempeñar sus funciones correspondientes o asignadas por su superiores, pues da un apoyo importante a su gestión pues gracias a ella puede lograr que sus acciones alcancen las repercusiones requeridas. Las secretarias deben estar bien integrada a las funciones del gerente y ser capaz de colaborar con sus acciones y todo aquello, con los requerimientos necesarios para que se manifieste en un rol como una profesional proactiva y capaz de enfrentar los retos generados por los cambios y transformaciones producidos por nuestra era actual. El desempeño profesional y el clima laboral de las secretarias son los objetivos del estudio, los cuales deben ser analizados con una óptica neutral a fin de determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, lo cual permitirá luego plantear estrategias para mejorar el desempeño y que en definitiva ayudará a elevar el nivel de desempeño de la secretaria. 10 El desempeño de una secretaria debe ser profesional con gran sentido de la supervisión, que le faciliten asimilar los cambios que surgen en las empresas y en los negocios; ella responde por diversas tareas que le exigen, además de las habilidades concretas en su desempeño, un interés constante por los nuevos retos que se le presentan día a día. Lo cierto es, que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria ejecutivas en la actualidad, se debe tener muy en cuenta todas las capacidades, competencias y perfil actitudinal que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga énfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la función. Como son lo relacionado a las competencias actitudinales. Es importante para ambos actores de la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales. ¿Con qué va hacer? Computador Guías Sitios web ¿Para qué sirve? Para la agilización del trabajo de las secretarias, porque contribuyen a optimizar su labor diaria, mediante la redacción, transcripción de documentos, organización del archivo, la ortografía, atención de calidad al usuario. 11 2.4 Actualización del proyecto ¿Cómo deberían ser utilizadas las técnicas secretariales? Pregunta opción múltiple Identificación de contenidos o competencias a aplicar Reflexión 2.5 Pregunta opción múltiple 1. ¿Cómo deberían ser utilizadas las técnicas secretariales? a) Utilizadas por las secretarias le permiten perfeccionar su trabajo, asegurando un desempeño eficiente y eficaz. b) Utilizadas por el bien de la empresa y secretarias. c) No es necesario utilizarlas para las secretarias. Justificación. El mundo laboral en el que se desenvuelve la secretaria está rodeado de competitividad e innovación, estas profesionales requieren una formación especial, por sus múltiples funciones ya que no solo se centra en la atención a clientes, o en la redacción de una carta, su trabajo va más allá; es dinámica, inteligente, preparada, hace de su trabajo y de su vida una práctica con habilidades de valores, mantiene excelentes relaciones humanas con sus compañeros y clientes, (Díaz, 2007), no obstante, sus diversidad de actividades y vida polifacética, le han proporcionado de herramientas suficientes para convertirla en una líder carismática, transformacional y participativa quien motiva a realizar las actividades con entusiasmo, aquella que práctica la lealtad y siempre está dispuesta a colaborar. https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/03/secretarias-ejecutivas-ecuador.html 12 2.6 Importancia de la figura profesional Para mi punto de vista mi especialidad permite una oportunidad de estar capacitado tanto para para la inserción laboral al terminar el bachillerato como para ingresar a una Institución Superior, para la sostenibilidad familiar, desarrollo profesional, se ajusta a la realidad social del entorno, Ser secretaria es una profesión, más que un oficio, mucho más que una simple plataforma para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas las partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas. Para ser asistente ejecutiva se requiere de responsabilidad, conocimientos y profesionalismo. Para apoyar al gerente que quiere ser líder en su empresa, la asistente debe desarrollar las habilidades de liderazgo dentro del ámbito de sus funciones. La profesión de la secretaria ha cobrado un mayor protagonismo. 13 PARTE 3. REFLEXIÓN 3. Explicación escrita del desarrollo. Primeramente se realizó la reunión con autoridades y docentes por medio de la aplicación Zoom en la cual explico los lineamientos con el que se va desarrollar el proyecto, en base a la explicación de las autoridades se dio inicio con el docente asesor, con la primera parte según el tema designado. A continuación se realizó la selección los temas concernientes a la Figura profesional, Entrega de temas aprobados a estudiantes. El docente asesor se incorporó con nosotros para saber más sobre nuestros temas, para explicarnos como teníamos que realizar por semanas cada paso o desarrollo del proyecto por zoom. Tuvimos otra reunión por la aplicación zoom para que nos pueda explicar cómo desarrollar los temas siguientes; revisión de temas o contenidos de estudio, selección de contenidos a reforzar y cronograma, nos explicó como debíamos desarrollar los temas y nos revisó como lo estábamos desarrollando y nos corrigió algunas fallas. Resolución de las tareas del caso planteado: Qué va hacer? , Cómo lo va hacer?, Con qué va hacer? , ¿Para qué sirve? , actualización de proyecto: Comentarios y observaciones, resolución de pregunta opción múltiple, redacción de la importancia de la figura profesional, estos temas consisten en que se basa mi proyecto, para que sirve mi proyecto cual es el fin el propósito de mi proyectó, primero el docente asesor reviso lo anterior, y continuo explicándonos cada punto que tocaba en estas semanas , nos mandaba fichas y videos de apoyo , compartía pantalla explicando a detalle punto por punto a nuestras compañeras y aparte si no entendíamos nos hacía preguntas , o mientras resolvíamos nuestro proyecto si teníamos alguna duda le podíamos escribir a nuestra docente asesora para que me vuelva a explicar esa parte , en todas esas semanas hicimos reuniones por zoom para ver nuestros avances , y corregir cualquier falla y disipar las dudas , revisaba a cada una de nuestras compañera , y nos ayudaba con nuestro tema a cada una. 14 Se realizó el siguiente tema; La explicación escrita del desarrollo del proyecto demostrativo, realizamos otra reunión por zoom para que nuestra docente asesora pueda explicarnos esta parte de esta semana del proyecto, que consiste en el desarrollo todo el proyecto como lo estuvimos realizando. Se desarrolló en base que cuando la empresa realiza sus funciones correspondientes o es designado por sus superiores, porque brinda un apoyo importante a la gestión de la empresa, porque con ella la empresa puede lograr el impacto requerido de sus acciones. Las secretarias deben estar bien integrados en las funciones del gerente y ser capaces de colaborar con sus acciones y todos los demás aspectos, y contar con los requisitos necesarios que les permitan actuar como profesionales proactivos y poder responder a los cambios y transformaciones Los desafíos planteados. En nuestra era actual. El desempeño de la secretaria debe ser profesional y tener un alto sentido de supervisión, lo que ayudará a absorber los cambios en la empresa y la empresa; además de cumplir con sus propias habilidades específicas, también se ocupa de diversas tareas que la necesitan completar, y está ahí. Es un interés constante por afrontar nuevos retos. Conclusiones La secretaría administrativa es responsable de proponer e implementar las políticas, estándares, sistemas y procedimientos necesarios para proteger los activos de la organización, verificar la veracidad y seguridad de los datos contenidos en los registros comerciales presupuestarios y contables, y mejorar la eficiencia del control de gestión. . Además de supervisar la correcta gestión de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, y prestar atención a las oportunidades, eficiencia y eficacia, y los requerimientos de los diversos campos, supervisando su capacidad para cumplir con las leyes, reglamentos y normas aplicables en este campo, en cualquier momento para su realización. 15 Recomendaciones Son ellas las que se enteran de todo lo bueno y lo malo que pasa en la oficina y, así mismo, deben armarse de una virtud imprescindible: la prudencia. Más que secretarias, son las aliadas de sus jefes. Por eso, se ven obligadas a decir una que otra mentirilla piadosa con tal de que todo salga bien y la compañía no pierda su reconocimiento. 1. Es importante que el escritorio esté de frente a la puerta para que produzca seguridad y dominio en su espacio. 2. Mantenga su oficina o puesto de trabajo en perfectas condiciones como reflejo de la imagen de la compañía que representa. 3. Utilice siempre en el área de trabajo un espejo, ubicado preferiblemente a espaldas suyas para que tenga un mayor dominio y manejo de sus actividades. 4. No utilice el computador totalmente de frente a la cara, úselo un poco girado al lado izquierdo o derecho. 5. Preferiblemente coloque una planta en su sitio de trabajo, esto hará de su espacio y oficina un lugar más acogedor y familiar. Así mismo, es importante cuidar la imagen personal, ya que es la principal característica de las secretarías. 6. El cabello debe estar siempre muy bien arreglado. 7. Levántese con el tiempo suficiente para dedicar el tiempo que requiere su arreglo personal. No se dé el lujo de dormir más y terminar de maquillarse en la oficina, es un error imperdonable. 16 8. Manténgase bien informada de los cambios de la moda, pero no se deje arrastrar por esta, pues el vestuario para la oficina debe ser conservador y discreto. 9. Sea amable y cordial con todas las personas, bien sea por teléfono o personalmente. 10. Adopte siempre una aptitud mental positiva. 17 PARTE 4. SISTEMATIZACION. Técnicas de la Comunicación Técnica de atención al cliente 18 Técnica de las Habilidades de la Secretaria Técnicas de organización 19 Técnica para ser una secretaria ideal Técnicas de lealtad en la secretaria Lealtad secretarial 20 Técnica de calidad de la comunicación 21 Referencias 1. https://sites.google.com/site/lasecretariamoderna/paso-5/conclusiones 2. https://es.wikipedia.org/wiki/Secretario_(administraci%C3%B3n) 3. https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/las-secretarias-definicion-y-tareasfunciones.html 4. http://www.diputados.gob.mx/sedia/sia/spi/SPI-ISS-12-09.pdf 5. https://www.gob.mx/blog/articulos/conoce-a-las-secretarias-y-o-dependencias-que-ya-seencuentran-en-gob-mx?idiom=es 6. https://portalunico.iaip.gob.hn/portal/ver_documento.php?uid=Mzc5Mjc5ODkzNDc2MzQ4N zEyNDYxOTg3MjM0Mg. 7. https://definicion.de/secretaria/ 8. https://www.definicionabc.com/general/secretaria.php 9. https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-941399 10. https://www.educacionsuperior.gob.ec/la-secretaria/ 11. https://www.planificacion.gob.ec/la-secretaria/ 12. https://www.comunicacion.gob.ec/ 22 13. https://www.todaunavida.gob.ec/ 14. http://www.trabajo.gob.ec/category/la-secretaria/ 15. http://www.quitoambiente.gob.ec/ambiente/index.php/la-secretaria 16. https://sites.google.com/site/julimardelperu/caracteristicas-de-la-secretaria-ideal 17. https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/03/secretarias-ejecutivas-ecuador.html 23
