La teoría del flujo y los procesos BORIS CORDOVA CANOVA la estructura organizativa vertical clásica, eficiente a nivel de Funciones, se orienta hacia estructuras de tipo horizontal Gestión basada en procesos Desarrolla la misión de la organización, mediante la satisfacción de las expectativas de sus stakeholders – clientes, proveedores, accionistas, empleados, sociedad,.– y a qué hace la empresa para satisfacerlos. Los procesos Son un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) y actividades específicas que implican agregar valor, para obtener ciertos resultados (outputs). Son usados para producir un servicio o producto OUTPUTS (SALIDAS) ELEMENTOS DEL PROCESO A través de bienes tangibes, almacenables y transportables. O servicios: Intangibles, acción sobre el cliente. Serducto. FLUJO REAL DE PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN Puede ser física, de lugar, de modificación jurídica, reconfigurar, difusión, transferencia de conocimientos. Actuar sobre el mismo cliente. RECURSOS O FACTORES QUE TRANSFORMAN Actúan sobre los inputs a transformar: Factores humanos (planifican organizan dirigen, etc.), Factores de apoyo: (hardware y software) INPUTS (ENTRADA) Recursos a transformar, materiales a procesar, personas a formar, informaciones a procesar, conocimientos a elaborar y sistematizar, etc. Importancia Se definen los procesos y sobre la mejora de cada uno de ellos se basa la mejora de toda la organización. El enfoque hacia el proceso ofrece una visión horizontal y da respuesta a un ciclo completo. Los proceso se orientan directamente a satisfacer al cliente para la documentación de procesos, tener en cuenta lo siguiente: Involucre a los agentes intervinientes del proceso Documente lo que se esté realizando actualmente. Use un lenguaje sencillo y comprensible para todos Genere documentos autoexplicativos Cree documentos con la información suficiente para desarrollar el proceso con eficacia. Veremos algunas alternativas: Diagrama de flujo Es una representación gráfica de la secuencia de actividades que forman un proceso. Son de fácil elaboración e interpretación, constituyendo una alternativa muy apropiada para documentar los procesos FLUJOGRAMA MATRICIAL los agentes intervinientes en el proceso aparecen en la cabecera del flujograma, y subordinadas a ellos se sitúan las actividades desempeñadas por cada uno FLUJOGRAMA LINEAL basta con ir secuenciando las actividades una tras otra; la información sobre los agentes se puede colocar en un lateral o dentro de cada símbolo Los símbolos principales según las normas ANSI Con los cuatro primeros símbolos (elipse, rectángulo, rombo y flecha) es posible dibujar el diagrama de flujo de cualquier proceso, independientemente de su complejidad. Además de estos símbolos, es frecuente utilizar algunos otros para señalar entradas y salidas que surgen en actividades del proceso y también conectores para interconectar distintas partes del flujo Para elaborar el flujograma REUNIR A QUIENES INTERVIENEN LISTAR ACTIVIDADES El enfoque participativo será determinante para el éxito de lo que estamos emprendiendo A partir de la actividad inicial, nos preguntaremos reiteradamente para cada actividad identificada: ¿qué se realiza después de esta actividad? Podemos seguir los siguientes pasos: ANOTAR AGENTES A medida que vamos desgranando las actividades, iremos anotando los agentes que ejecutan cada una de ellas PUNTOS DE DESICIÓN DIBUJAR EL FLUJOGRAMA describimos las actividades que se deriven de cada alternativa de decisión Es conveniente dibujar sobre alguna pizarra para que todos los intervinientes en la reunión puedan observar el flujo que se va dibujando y puedan cualquier consideración al respecto C. Procedimiento Un procedimiento es un documento u otro soporte (por ejemplo un vídeo) que expone cómo se desarrolla un determinado proceso. Hay diferentes alternativas Procedimiento tipo texto Procedimiento tipo flujo Procedimiento mixto Procedimiento tipo tabla Los procedi miento tipo flujo son los más recomen dables Su elaboración puede ser tediosa si no se tiene práctica. Sus beneficios La consulta es más sencilla Determina de manera clara las responsabilidades de las personas. En caso de incidencias o necesidades de mejora, facilita enormemente el análisis de situación Se pueden usar procedi miento tipo tabla Gracias BORIS CORDOVA CÁNOVA
