PRC - ABA - ORN - 001 PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DE ISO 9001. AUDIOTORIA

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
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Contenido
1. ANTECEDENTES .......................................................................... 3
2. OBJETIVOS ................................................................................... 3
3. ALCANCE ...................................................................................... 4
4. DEFINICIONES .............................................................................. 4
5. RESPONSABILIDADES
DE
LA
GENERACIÓN
DE
DOCUMENTOS ELABORACIÓN: Analista logística y bodega .. 6
6. ELABORACIÓN Y METODOLOGÍA .............................................. 6
6.1.
POBLACION .............................................................................................6
6.2.
CENSO ......................................................................................................6
6.3.
TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN ...................................................................................................................7
7. ANEXOS ...................................................................................... 14
7.1. MATRIZ DE CRONOGRAMAS DE AUDITORIAS Y PERFIL DE AUDITOR ..14
7.2. MATRIZ DE AUDITORIA INTERNA......................................................................15
7.3. MATRIZ LISTA DE VERIFICACIÓN ......................................................................17
7.4. MATRIZ REGISTRO DE NO CONFORMIDADES ..............................................18
7.5.
FORMATO DE INFORME FINAL ........................................................18
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DOCUMENTOS
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Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Analista Logística y Bodega
Supervisor de Bodega
Gerente Abastecimientos
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NOMBRE:
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HOJA DE MODIFICACIONES
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Fecha:
0
01/11/2021
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1. ANTECEDENTES
El manejo operativo y administrativo Orión Energy OcanoPB S.A. y Orión Oil ER. S.A.,
ahora en adelante Orión Energy, se desarrolla dentro de los Bloques 52 (Ocano –
Peña Blanca) y 54 (Eno - Ron).
Como parte fundamental dentro de los procesos establecidos en la explotación y
producción se fundamenta en la cadena de suministros, siendo de vital importancia el
cumplir con la calidad de los servicios como proceso de apoyo el área de
abastecimientos.
El vació evidente en procesos de gestión cada día nos produce retrasos y nos permite
caer en falencias continuas, por otro lado, la demanda está creciendo y necesita
implementar mejoras para sus procesos, reducir errores y reorganizar el área de
trabajo (la bodega) donde pasan la mayoría de tiempo el gran porcentaje de nuestros
colaboradores. Por su parte, para mitigar estos factores de riesgos presentes en la
gestión se establece la siguiente propuesta de una guía para implementar un SGC en
cumplimiento a lo dispuesto a las ISO 9001, en conjunto con los distintos niveles
constituidos por la empresa ofreciendo sus recursos, considerando al recurso humano
como primordial en el desarrollo de este
2. OBJETIVOS

Diagnosticar las condiciones de operación del área de bodega de la empresa
e ISO 9001:201511

Determinar los factores más críticos en la gestión de calidad en el área de
bodega basado en la Norma ISO 9001:2015

Definir la plataforma estregada, procedimientos e indicadores para la
actualización y mejora de las condiciones de operación del área de la bodega
en la empresa basada en la norma ISO 9001:2015.
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3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos en Abastecimiento campo que
requieren ser documentados y controlados de la operación de Orion Energy.
4. DEFINICIONES
Política:
Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar
el pensamiento administrativo en direcciones específicas, incluye las intenciones o
acciones generales de la administración que es probable que se presenten en
determinadas circunstancias. Son enunciados generales o maneras de entender que
guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, éstas delimitan
el área dentro de la cual una decisión ha de ser tomada y aseguranque esté de
acuerdo y contribuya a los objetivos.
Manual: Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma
minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una
determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y
permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a
errores.
Procedimiento: Establecen un método requerido de manejar las actividades futuras,
detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son
sucesiones cronológicas de acciones requeridas. Presentación por escrito, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo sehacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
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DOCUMENTOS
Plan: Es un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el
objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que
precisa los detalles necesarios para
Formato: Se describe un conjunto de especificaciones para registrar la realización
de una actividad.
Reglamento: Se describe un conjunto establecido de reglas dictadas por la
Organización para el correcto actuar de los empleados.
Guía: Consiste en pautas de talladas para la realización de un trabajo, el cualsirve para
orientar a la persona en el que hacer de la actividad.
Instructivo: Se trata de una serie de pasos secuenciales a seguir para realizar un
trabajo específico.
Protocolo: Describe las normas, reglas y pautas que sirven para guiar una
actividad.
Mapa: Es la representación gráfica, o el diagrama, de la interrelación existente entre
todos los procesos y subprocesos.
Sistema: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el
funcionamiento de un grupo o colectividad.
Gestión: Se concibe como la acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo
para conseguir o resolver un problema.
Sistemas de gestión: También conocidos como SG están pensados para contribuir
a la gestión de procesos generales o específicos de una organización y tienen como
finalidad establecer y alcanzar unos objetivos definidos.
Logística: proviene del campo militar; está relacionado con la adquisición y suministro
de los equipos y materiales que se requieren para cumplir una misión.
Ciclo Phva : Refleja la mejora continua y es una herramienta de gestión adecuada
para ver y evaluar el desempeño de una empresa. Este fue creado en los años 50 por
el estadístico estadounidense Edward Deming y consiste en 4 fases muy importantes.
Las Fases Del Ciclo Phva Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo
compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar.
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5. RESPONSABILIDADES
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DE
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LA
DOCUMENTOS ELABORACIÓN:
GENERACIÓN
Analista
DE
logística
y
bodega
REVISIÓN: Supervisor de administración y contratos.
APROBACIÓN: Gerente abastecimiento
CODIFICACIÓN:
ALMACENAMIENTO:
6. ELABORACIÓN Y METODOLOGÍA
Los beneficios que trae consigo la implementación de la norma ISO 9001:2015 son
en su orden los siguientes:

Preservar y asegurar un normal funcionamiento del área de almacenamiento
de la empresa.

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.

Elaboración de una guía metodológica la cual contribuye para la orientación a
las empresas en el diseño, planificación, implementación y evaluación del
sistema de gestión en base a la calidad de su servicio.
6.1.
POBLACION
La población en la que aplica a las personas dentro del departamento de
abastecimientos, los cuales desempeñan labores operativas y administrativas.
6.2.
CENSO
En el censo que se realizó con base en el numeral anterior, se aplicó a toda la
población.
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DOCUMENTOS
6.3. TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN
PRC-ABA-ORN-001
0
Y
ANÁLISIS
DE
LA
INFORMACIÓN
La población es representada por personas en esta muestra se definió utilizando
los siguientes parámetros estadísticos
N= número de personas en total
Z= Nivel de confianza - 95% (1.96)
E= margen de error- (5%)
P=grado de precisión (50%)
Q= grado d exactitud (50%)
n = Muestra
6.4.
TÉCNICAS, HERRAMIENTAS Y MÉTODOS PARA LA GUIA DE
IMPLEMENTACIÓN DE IMPLEMETACION DE NORMA ISO 9001.
Antes de realizar una auditoría tenemos que conocer los conceptos básicos de las
normas que son de mayor trascendencia para ORION ENERGY.
6.4.1. Qué son las normas ISO
La Organización Internacional de Normalización es una organización para la creación
de estándares internacionales, está formada por varias organizaciones de
normalización, cuenta con 164 miembros, se creó el 23 de febrero de 1947 en Reino
Unido, su oficina central se encuentra en Ginebra, Suiza, promueve la estandarización
de normas en todo tipo de empresas a nivel mundial. Wikipedia
6.4.2. Propósito de las normas ISO
Las normas ISO fueron creadas con el fin de simplificar, orientar y unificar las reglas,
de esta manera se consigue reducir costos y mejorar la efectividad en las
organizaciones, es decir cada país debe adaptarse a las normas ISO para que sus
productos o servicios puedan compararse, creando confianza y seguridad en sus
clientes, los principales beneficiarios de esta estandarización son los gobiernos
quienes se aseguran que las empresas cumplan con los requisitos obligatorios en las
distintas actividades como salud, medio ambiente entre otros, permite la evaluación
de los proveedores y que estos practiquen correctamente ley contractual, y por último
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los consumidores que se aseguran que los productos o servicios que adquieren son
confiables. (BLOG 31MAYO 2018 )
6.4.3. Familia de las ISO
Existen más de 19.500 normas que apoyan las gestiones diarias de una persona ya
sea en temas de calidad, riesgo y seguridad, medio ambiento o responsabilidad
social, estas normas permiten dar confianza al consumidor final cuando observan que
los productos que adquieren cuentan con este sello de calidad. (ISOTools 2021)
Tabla 1: Familia de las ISO
Sistema de Gestión Ambiental
ISO 14001
Sistema de Gestión de Calidad
ISO 9001
Prevención de Riesgos Laborales
ISO 45001
Sistema de Gestión de la seguridad de la ISO 27001
información
Sistema de Gestión de alimentos
ISO 22000
Fuente: elaboración propia con base en datos de Grupo ACMS Consultores
6.4.4. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad
El objetivo de esta norma es definir los requisitos que debe cumplir una organización
para tener un sistema de gestión de calidad. La norma ISO 9001:2015 es una norma
general, es decir, permite la aplicación en todo tipo de empresas, indistintamente de
su actividad, volumen, o ubicación geográfica.
Tabla 2: Beneficios de un sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001: 2015
Validar el cumplimiento de los requisitos
Mejorar la satisfacción y experiencia del cliente
Identificar riesgos y oportunidades
Obtener la certificacion y diferenciacion de la competencia
Fuente: elaboración propia con base en datos de hederaconsultores.com
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Contenido de la Norma ISO 9001
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6.4.5. Auditoría de Gestión.
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Una auditoría de gestión es aplicada a cualquier departamento u operación dentro de
una organización, su fin es realizar un examen exhaustivo a todos sus procesos, esto
permite comprobar la veracidad, legitimidad, procedencia en la adquisición de un bien
o servicio, que las adquisiciones realizadas guarden relación con el requerimiento
efectuado así como los documentos de respaldos sean estos contratos, facturas,
notas de pedidos, etc., la auditoría no solo se enfoca en costos sino también en
calidad y excelencia, permite medir la eficacia y eficiencia de un proceso.
6.4.6. Elementos de una gestión
Economía:
Adquirir los bienes y servicios correctos a menor costo examinando que sean los
correctos, que la entrega sea oportuna en los tiempos planteados, evitando cualquier
tipo de desperdicio que afecte al balance final.
Eficiencia:
Mejores resultados a menor costo utilizando la menor cantidad de recursos.
Eficacia:
Alcanzar los resultados deseados en productos, servicios y metas planteadas.
Ecología:
Cumplir con los requisitos ambientales, mide el impacto positivo o negativo que una
organización pueda presentar al cumplir o no con las normas ISO 14001.
Ética:
Elemento fundamental de cualquier organización expresa la moral y conducta de una
persona natural o jurídica, dentro de la organización de los colaboradores,
accionistas, y administradores no es negociable y permite las buenas prácticas en
todos los ámbitos.
Equidad:
Implica la distribución igualitaria de recursos, servicios, y productos a toda la
población.
Con el apoyo de la herramienta de KPis se hace el diagnóstico, se realiza el plan
auditoría de acuerdo y listados de verificación de la norma ISO 9001, para identificar
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el estado de cumplimiento de los objetivos planteados para el área mediante las
siguientes técnicas:

Observación. - La técnica de la observación es una de las más utilizadas, pero
a la vez compleja, consiste en utilizar los sentidos ya sea para analizar,
describir, explicar o proponer una solución, el observador debe contar con
habilidades y destrezas que le permitan desarrollar cualquier proceso con
calidad y excelencia. (Campos, G, et at 2008 – 2019)

Entrevista. - Es un proceso de comunicación realizada entre el entrevistado y
el entrevistador por lo general de manera directa con el fin de obtener
información fundamental para el desarrollo de un campo de estudio. Peláez, A,
et at 2013

Confirmación. - Se la obtiene a través de una comunicación escrita realizada a
un sujeto que conoce la naturaleza del proceso a auditar.

Comprobación. - Técnica que permite al auditor comprobar los asientos
contables inspecciona los documentos y los compara con cada registro,
permite obtener conclusiones de la legalidad de un proceso.

Inspección. - A través de una muestra el auditor puede probar el cumplimiento
del control interno y verificar si las transacciones financieras son correctas.
Tabla : Técnicas en un proceso de auditoría
Técnicas Oculares
Técnica Documental
 Observación
 Análisis
 Comprobación
 Comparación
 Consolidación
 Cálculo
 Revisión
 Tabulación
 Rastreo
 Confirmaciones
Técnicas Verbales
 Indagación
 Entrevista
 Encuesta
6.5.
Técnicas Escritas
 Declaraciones
o
Técnica Física
 Inspección
Certificaciones
GUÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN
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Para esta guía vamos a tomar como base los pasos de Rafael Rincón en su artículo
titulado “Modelo para la implementación de un sistema de gestión de la calidad
basado en la Norma ISO 9001”, que nos facilitará la aplicación, revisión, seguimiento
y control para lograr que todas las áreas que componen la organización se
comprometan con lograr el éxito del sistema de gestión de calidad.
ETAPA 1:
Designación de líder o persona encargada del proyecto, iniciará, dará seguimiento e
informará del proyecto a la alta dirección
ETAPA 2:
Capacitar al personal y ponerlo en contexto con los requisitos de la norma ISO 9001.
Luego del diagnóstico inicial de la empresa respecto al sistema de calidad se
determina:
Elaborar la política de calidad
Definir equipos de trabajo con los responsables y recursos necesarios
Estandarizar, es empezar a documentar todas las actividades requeridas para realizar
los trabajos, cualquier persona que ingrese a la empresa entienda rápidamente y no
altere ningún procedimiento.
ETAPA 3:
Revisar todos los procesos que hacen posible obtener o desarrollar los productos o
procesos.
Flujogramas y descriptivos claros.
ETAPA 4:
Elaboración de planes de calidad:
Registrar la información como evidencia
Verificar que se está cumpliendo con lo planeado.
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DOCUMENTOS
Determinar los requisitos de calidad y buscar una manera de poder
Establecer KPIS Smart y compatibles con la ISO con la finalidad de medirlos o
cuantificarlos para así tenerlos controlados.
ETAPA 5:
Elaborar planes de acción para el diseño, documentación e implementación de los
elementos del sistema de calidad, se establecen equipos de trabajo por cada
elemento.
ETAPA 6:
Se debe garantizar que la documentación de cada actividad esta revisada, aprobada
y se le realice un seguimiento.
Planificar auditorías internas dos veces por año mínimo para verificar que sean útiles
y de sencilla comprensión además de cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001
ETAPA 7:
Capacitar a los involucrados elaborando un plan de capacitaciones y midiendo sus
conocimientos en periodos determinados.
ETAPA 8:
Validación formal por parte de expertos externos certificados que revisen el
cumplimiento de los requisitos que exige la norma según el alcance que se definió en
la política de calidad, con los resultados que arroje la evaluación se empiezan a tomar
acciones correctivas para dar solución a las no conformidades encontradas en visión
de alcanzar o mantener la certificación.
ETAPA 9:
Implementación del ciclo de mejora continua, con el fin de adecuar el sistema de
gestión de calidad con los objetivos del negocio y la satisfacción de los stakeholders.
ETAPA 10:
Conservar el compromiso después de que se obtiene la certificación para lograr
mantener el proceso estandarizado y en orden.
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DOCUMENTOS
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7. ANEXOS
7.1. MATRIZ DE CRONOGRAMAS DE AUDITORIAS Y PERFIL DE
AUDITOR
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PRC-ABA-ORN-001
Revisión:
0
Procesos importantes:
(Agregadores de valor)
P
Planificado
C
Cancelado
Resultado de auditorías previas:
(Procesos con más NC)
Recursos:
(Tecnológicos, humanos)
PROCESOS
Nombre:
Auditores
Internos ISO 9001:2015
ene 21
feb 21
mar 21
abr 21
Profesión
may 21
jun 21
Área
7.2. MATRIZ DE AUDITORIA INTERNA
Fecha:
Proceso:
16 de junio
del 2021
BODEGA E INVENTARIOS
15
jul 21
ago 21
sep 21
oct 21
Experiencia
Número de
laboral
auditorías
nov 21
Año
dic 21
2021
Procesos a
auditar
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DOCUMENTOS
Código No.:
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Revisión:
0
Objetivo:
VERIFICAR EL CUMPLIMEINTO DE LA NORMA ISO 9001
Criterio de auditoría:
ISO 9001 Y NORMAS APLICABLES AL PROCESO
Auditores:
SUBPROCESO/ACTIVIDAD
CLÁUSULAS
REUNION DE APERTURA
Revisión de alcance
4.2
Revisión
de
procesos,
entradas, salidas y controles,
recursos
4.3
Revisión de compromisos de
la alta dirección objetivos
Smart y optimización
5,1,1
Revisión de estatutos
5.3
Revisión
de
objetivos,
indicadores y planificación
estratégica dentro de Bodega
e inventarios
6.2
Revisión de asignación de
recursos y MRP anual para
compras de materiales
y
repuestos.
7.1.1
Descriptivo de funciones y
puestos
7.1.2
Revisión de procedimientos,
instructivos y manuales de
control
en
recepciones
y
custodia de materiales
8.5.1
Revisión de trazabilidad de
salidas
materiales
y
egresos
de
8.5.2
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AUDITORES
AUDITADOS
HORA
HORA
INICIAL
FINAL
PROCEDIMIENTO PARA LA
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DOCUMENTOS
Código No.:
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Revisión:
0
Revisión de sistemas Sap y
archivos en drive empresarial
8.5.4
Revisión de procedimientos y
matriz de mejora continua
Revisión
de
informes
8.5.6
de
cumplimiento proveedores
8.5.6
Revisión de encuestas de
satisfacción
9.1.2
Revisión de evaluación y
análisis
de
gestión
con
reportes
9.1.3
Revisión de programas de
9.2
auditoria y matriz de mejora
10.2, 10.3
y
10.1,
REUNION DE CIERRE
7.3. MATRIZ LISTA DE VERIFICACIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN
Auditor:
Criterio de auditoría:
Proceso:
Cláusulas
Documento
Pregunta
Muestra
Periodo:
Cantidad:
Periodo:
Cantidad:
Periodo:
Cantidad:
Periodo:
Cantidad:
17
Tiempo
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Código No.:
PRC-ABA-ORN-001
Revisión:
0
7.4. MATRIZ REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
CASOS DE NO CONFORMIDAD
CASO
PROBLEMA
EVIDENCIA
REQUISITO NO CUMPLIDO
7.5. FORMATO DE INFORME FINAL
INFORME FINAL
Objetivo de la auditoría:
Alcance de la auditoría:
Lugar y fecha de la auditoría:
Criterios de auditoría:
Resultados de la auditoría:
Auditado
Cláusula
Nota de la auditoría
Conclusiones de la auditoría:
Resumen de los hallazgos de
no conformidad:
Oportunidades de mejora:
18
Conformidad
No conformidad
PROCEDIMIENTO PARA LA
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DOCUMENTOS
19
Código No.:
Revisión:
PRC-ABA-ORN-001
0
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DOCUMENTOS
Matriz de mejora continúa
20
Código No.:
Revisión:
PRC-ABA-ORN-001
0