GERENCIA DE LOGÍSTICA Y COMPRAS INFORME DE MEJORAS Y CAMBIOS PROPUESTOS EN EL SISTEMA LOGÍSTICO DE LA UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS 1. ANTECEDENTES Con fecha 29.01.2021 se dio acceso al Sistema Logístico a Jose Gonzales y Marco López, pertenecientes a la Gerencia de Logística y Compras. Esto último con el fin de regularizar facturas, recibos y comprobantes pasados así como dar continuidad y formalidad al proceso de compras en la emisión de las órdenes y documentos respectivos necesarios para ser sustento a Contabilidad y Finanzas de los pagos a realizar. En el tiempo de utilización del sistema se han podido detectar distintos puntos de mejora los cuales serían necesarios para hacer más eficiente la obtención de la información que se registra en el sistema así como una consulta de información más ágil. Se ha clasificado las mejoras en: Llenado de campos, Consultas de información, Reportes y Formatos 2. MEJORAS PROPUESTAS 2.1 LLENADO DE CAMPOS 2.1.1 MÓDULO “COMPRAS” 2.1.1.1 PROVEEDORES Actualmente, al momento de registrar la información de los proveedores, no hay un campo habilitado en el cual se pueda ingresar sus cuentas bancarias para pago de sus servicios/productos. Tampoco se puede registrar sus números de contacto, existe un campo actualmente para colocarlo sin embargo no acepta más de 7 caracteres, por lo cual es imposible registrar un número de celular (9 dígitos) Se necesita: Habilitar campo para ingreso de Cuentas de Banco del proveedor, por lo menos dos la cuales figuren en el formato de Orden de Compra. Habilitar mayor cantidad de dígitos para registrar los números de contacto de los proveedores. 2.1.1.2 ADMINISTRADOR DE ÓRDENES DE COMPRA (Generar OC Regular) Actualmente no se cuenta con un campo editable para agregar el documento de referencia editable como el número de cotización respectiva por el cual se está generando la orden de compra, el campo existe sin embargo no hay la opción de colocar manualmente el número/serie de referencia. También es necesario poder escribir más caracteres en el campo “Descripción” de cada ítem en la Orden de Compra, asimismo se pueda ingresar una mayor cantidad de decimales en el campo de Precio Unitario ya que hay ocasiones que proveedores cotizan en cantidad de miles y sus precios unitarios llegan a tener hasta cuatro decimales inclusive. Se necesita: Poder colocar y editar manualmente el número/serie del documento de referencia y que se agregue la opción “Cotización” en el campo de Doc. Referencia. Más caracteres en la Descripción de cada ítem. Mayor cantidad disponible de decimales en el campo de “Precio Unitario”. 2.1.2 MÓDULO “SOLICITUD” Se necesita: 2.2 En el Formato de solicitud de pago, en el campo de “A:”, habilitar campo para modificar nombre de la persona a quien va dirigido la SP. En el Formato de solicitud de pago, en el campo “DE:”, habilitar campo para modificar nombre de la persona quien envía la SP. En el campo de “Motivo”, aumentar número de caracteres. Una opción de Registro de Rendiciones en General CONSULTAS DE INFORMACIÓN 2.2.1 MODULO “COMPRAS” 2.2.1.1 PROVEEDORES Actualmente los proveedores están organizados dentro de “familias”, sin embargo solo se puede ubicar a un proveedor si se conoce esta “familia a la cual pertenece y no mediante una búsqueda simple como su nombre o RUC lo cual agilizaría tiempo y haría la tarea más eficiente. Se necesita: Poder buscar a un proveedor por su Nombre, RUC, o alguno de los otros campos llenados al momento de su registro original. Para los usuarios del sistema no debe permitir eliminar información del proveedor registrado, poner restricciones y que ciertos usuarios tengan privilegios. 2.2.1.2 ADMINISTRADOR DE ORDENES DE COMPRA Actualmente no se puede realizar la búsqueda de una orden de compra por su Numeración, solo se puede realizar un filtrado por fechas y se debe buscar del listado resultante la orden que uno requiere en consulta. Se necesita: 2.2.2 Poder buscar órdenes de compra ya sea por su numeración o por el proveedor al cual esta consignada. Y además poder filtrar/ordenar por Usuario, fecha, proveedor, entre otros. MODULO “ALMACÉN” Se necesita: 2.3 Contar con el acceso exclusivo al personal de almacén para cargar y dar salidas a cualquier material. Poder visualizar la orden de compra con días de anticipación a su llegada almacén. Que el sistema nos indique cuándo un artículo este en stock mínimo para poder solicitarlo nuevamente (material con punto de re-orden) Clasificar todos los materiales por familias Poder cargar y dar salidas los equipos de laboratorio y/o otros materiales que sean considerados como activos. Que se pueda descontar del stock los artículos en merma (dañados). Depurar todos los códigos duplicados existentes en el sistema Poder reasignar nuevos códigos con vistas a una reorganización y registro de todos los materiales existentes en el almacén REPORTES 2.3.1 MÓDULO “COMPRAS” Se necesita: Reporte listado de todos los proveedores registrados en el sistema mostrando los campos que se llenaron en su registro (RUC, Nombre, Dirección, Teléfono, etc.) Reporte listado de todas las órdenes de compra registradas en el sistema en un determinado periodo (fechas del periodo a ser determinadas por el usuario al momento de requerir el reporte en el sistema), donde se muestre Número de OC, fecha, proveedor, Monto, Glosa, entre los más principales. Reporte listado de todas las facturas registradas en el sistema donde se muestre Número de factura, fecha, Número de Cargo en el cual se registró, fecha de cargo proveedor, monto, glosa, entre los más principales. Reporte listado en el cual se muestre todos los Cargos que han sido cerrados por contabilidad, esto quiere decir Cargos los cuales Contabilidad ya procesó y cambia su status en el sistema. Reporte personalizado de compras y servicios por proveedor, a fin de poder determinar los valores históricos de todas las dentro de un determinado periodo (fechas del periodo a ser determinadas por el usuario al momento de requerir el reporte en el sistema). Reporte de gestión de servicios por predio o local. El cual podría facilitar la información respecto a la solicitud o seguimientos en los conceptos de agua, luz arbitrios y/o prediales. 2.3.2 MÓDULO “SOLICITUD” Se necesita: Opción “Consultas”. Reporte detallado con el valorizado de gastos por centro de costos en un determinado periodo (fechas del periodo a ser determinadas por el usuario al momento de requerir el reporte en el sistema). Opción “Vale de dinero”. Reporte detallado con el valorizado de vales de dinero en efectivo (por fechas, por otros destinos, por tipo de solicitante, por estado orden de pago). Opción “Viáticos”. Reporte detallado con el valorizado de solicitud de viatico (por fechas, por otros destinos, por tipo de solicitante, por estado orden de pago). Opción “Solicitud de pago”. Reporte detallado con el valorizado de solicitud de pago (por fechas, por otros destinos, por tipo de solicitante, por estado orden de pago). 2.3.3 MÓDULO “ALMACÉN” Se necesita Reporte que muestre todos los artículos registrados en el almacén con su respectivo stock en el momento de emitido el reporte, debe mostrar campos como Familia del producto, código, descripción, cantidad en stock, punto de reposición (si aplica), cantidad en orden de compra, valor en S/, entre los más importantes. Reporte de Consumo de materiales valorizado, que muestre las salidas de todos los ítems en un determinado periodo periodo (fechas del periodo a ser determinadas por el usuario al momento de requerir el reporte en el sistema) y que este detallado la fecha de salida, código del artículo, descripción, valor del artículo, hacia donde está siendo remitido, entre los más importantes. Nota: Se necesita que todos los reportes sean exportables a Excel. 2.4 FORMATOS 2.4.1 MÓDULO COMPRAS 2.4.1.1 FORMATO ORDEN DE COMPRA Se necesita: Que el formato muestre información relevante del proveedor al cual se le está remitiendo la orden de compra, como: Cuentas bancarias, teléfono, email, contacto. Aparte de la información que ya se muestra actualmente. Mostrar la sede/filial en la cual se entregarán los materiales o se realizara el servicio y que muestre la dirección de dicha sede/filial. Que figure en la OC el usuario que elaboró el documento y también de la persona que lo aprueba. P.e: “ELABORADO POR: j_gonzales” y “APROBADO POR: Jorge Herrada”. 2.4.1.2 FORMATO DE CARGO Se necesita: Que figure en el Cargo el usuario que elaboró el documento y también de la persona que lo aprueba. P.e: “ELABORADO POR: j_gonzales” y “APROBADO POR: Jorge Herrada”. Que figure en el Cargo, la glosa de las facturas que están registradas en dicho cargo, ya que la glosa contiene información resumida de la factura registrada.
