Curso-Taller SUPERVISION EFECTIVA Instructor: Roberto Benfele D. Grupo Integrado para el Desarrollo de la Empresa LA FUNCION DEL SUPERVISOR Y SU IMPORTANCIA Comprender el trabajo de supervisión para integrar el conocimiento, las técnicas, las destrezas administrativas, y la sensibilidad en las relaciones con los subalternos. •Entender de que manera ven las personas su trabajo para poder crear y mantener condiciones que proporcionen la mayor satisfacción. Estar conscientes de la individualidad y las distintas necesidades de los trabajadores para motivarlos según sea el caso. Reconocer el poder y la influencia del grupo para encausar su energía hacia fines productivos. •Aceptar la existencia de conflitos y saber minimizarlos para crear un ambiente propicio. • Que cada miembro del equipo haga lo que tiene que hacer. Que cada quien haga “bien” lo que tiene que hacer. OBJETIVO FUNDAMENTAL DE LA FUNCION DEL SUPERVISOR Que cada quien haga siempre “bien” lo que tiene que hacer. Que cada quien haga cada vez “mejor” lo que tiene que hacer. Que cada quien haga “a tiempo” lo que tiene que hacer. CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES DE UN SUPERVISOR ALTAMENTE EFECTIVO Habilidades comunicacionales Potencial para el liderazgo Facilidad para establecer buenas relaciones interpersonales Ser organizado y ordenado Capaz de influir positivamente Capacidad para analizar, razonar y tomar decisiones Conocimiento y habilidades técnicas para el trabajo Ser proactivo, creativo y tener iniciativas Poseer formación sobre técnicas para supervisar EL FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS PARA LA SUPERVISION HABILIDADES COMUNICACIONALES Barreras idiomáticas Diferencias educacionales Actitudes de las segundas personas MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA EJERCER LA FUNCION DE SUPERVISOR Comunicación directa individual (person to person) Comunicación indirecta individual ( A traves de terceros) Comunicación directa grupal (Reuniones, mesas de trabajo, entrenamiento) Demostración directa ( Mostrar personalmente) Demostración indirecta ( Mostrar a traves de terceros) Comunicación por escrito Comunicación telefónica POTENCIAL PARA EL LIDERAZGO Don de mando Capacidad de persuasión Seguridad y Confianza en sí mismo Coherente y consistente CAPAZ DE INFLUIR POSITIVAMENTE Dando el buen ejemplo Mostrando el optimismo Siendo entusiasta Siendo exigente y poco conformista CAPACIDAD PARA ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES Ser detallista y no omitir en los analisis de hechos, fenómenos o situaciones No aceptar como verdadero lo que no esta comprobado. Trate de ir siempre a las causas y no los síntomas No demore la decisión por temor a equivocarse o a las posibles efectos de su decisión. CONOCIMIENTO DEL TRABAJO El conocimiento que debe tener un buen supervisor no solo se debe limitar a la habilidad teórica y práctica que este posee en relación a su trabajo,sino también al conocimiento acerca de las características de aquellos que ejecutan las tareas (subalternos) en terminos de destrezas, experiencias y preparación para las actividades que realizan . RELACIONES INTERPERSONALES Ser justos y comprensivos Flexible cuando se justifique Solidarios Amable y amistoso ORGANIZADO Y ORDENADO •Establecer el alcance del plan. •Determinar los objetivos fundamentales. •Definir políticas y estrategias a seguir. •Identificar actividades y diseñar procesos. •Asignar responsabilidades segun funciones. SER PROACTIVO, CREATIVO Y TENER INICIATIVA Todo supervisor debe enriquecer continuamente su espíritu proactivo a los fines de proponer, sugerir y hacer continuamente planteamiento que representen nuevos aportes. FORMACION SOBRE TECNICAS DE SUPERVISION Técnicas para motivar a los subalternos Técnicas para delegar funciones Técnicas para administrar el tiempo Técnicas para asignar responsabilidades Otras técnicas CONSIDERACIONES PARA UN BUEN USO DE LAS TECNICAS DE SUPERVISION MOTIVECE A USTED MISMO •Escoja un objetivo que quiera y desee alcanzar. •Señale las fuerzas que lo impulsen a cambiar. •Identifique las limitantes existentes •Trate de coordinar ambas fuerzas tratando que las impulsadoras superen a las limitantes. MOTIVE A SUS SUBORDINADOS Según los expertos los factores motivadores de un individuo dentro del ámbito laboral pueden ser y de hecho son de distinta naturaleza COMO ADMINISTRAR EL TIEMPO RECOMENDACIONES 1) Haga una lista de sus metas a corto y mediano plazo (6 meses) 2) Ordene las metas en orden de prioridades. 3) Haga una lista diaria de lo que va hacer. Mantenga siempre una sola lista. 4) Clasifique sus prioridades asignándole una (A) a la más importante (B) a la medianamente importante y (C) a la menos importante. 5) Aplique el Principio de Pareto 20/80 (A = 20 /B=80) IMPLICACIONES DEL MAL USO DEL TIEMPO La mala utilización del tiempo genera diversas situaciones que debemos controlar. ¿COMO SABER CUANDO SUFRIMOS DE PRESION EN EXCESO? Si usted responde afirmativamente alguna de estas preguntas seguramente sufre de dicha tensión: Preguntas para medir la tensión laboral: • ¿ Se esta volviendo irritable y le molestan cosas nuevas del personal subalterno? • ¿Le aquejan ciertas molestias físicas como insomnio, dolores en el cuello o espalda, migraña etc.? • ¿Esta adquiriendo hábitos indeseables tales como comer, fumar o tomar mucho? • ¿Se le pierde continuamente las cosas personales (llaves, anteojos, bolígrafos, carteras, teléfono celular)? ¿CUAL PODRIA SER EL ORIGEN DE LA TENSION? 1) El ambiente laboral Esto incluiría cosas típicas de la práctica cotidiana como podría ser: - La situación de una maquinaria que no funciona correctamente. - El eventual incumplimiento de la entrega por parte de un proveedor. - La poca colaboración del equipo en momentos cruciales. - La excesiva exigencia por parte del jefe inmediato. 2) Usted mismo. Aquí podrían estar presente factores como: - Pérdida de confianza en sí mismo - Exceso de sensibilidad ante las críticas u observaciones - Dudas sobre su capacidad para lograr hacer las cosas - Temor al fracaso. 3) Las relaciones interpersonales Estas combinan los elementos críticos de las anteriores fuentes de presión por cuanto las actividades de trabajo suponen algún grado de interrelación con otras personas o unidades y en este sentido la conducta del supervisor será crucial. ¿COMO ALIVIAR LA TENSION? •Elimine la ambigüedad de los resultados del trabajo que le solicitan. •Asegure la obtención de los recursos necesarios para el cumplimiento de su función. •Resuelva aquellas situaciones en donde se producen órdenes cruzadas y a veces contradictorias provenientes de instancias diferentes. COMO DELEGAR FUNCIONES •Analice sus tareas e identifique aquellas que una vez liberadas no proporcionan tiempo adicional. •Seleccione a la persona para realizar la tarea. •Pida un feedback para asegurarse que todo esté claro. •Dele al subalterno la oportunidad de hacer preguntas. •Permita que el empleado seleccionado tenga libertad para ejercer su nueva tarea durante unos cuantos días. COMO ASIGNAR RESPONSABILIDADES Selecione la persona más adecuada para la tarea según sus habilidades y destrezas. Evalue las competencias existentes en la persona e identifique sus posibles potencialidades y fortalezas así como también posibles debilidades. Tenga cuidado de no asignar cargas de trabajo por encima de las capacidades del trabajador. Una vez asignada la nueva responsabilidad hágale saber al trabajador que se encuentra en período de prueba. LA AUTORIDAD COMO ELEMENTO CLAVE PARA CONDUCIR EL EQUIPO LIMITES DE AUTORIDAD ALTO (Autoridad completa) El supervisor puede tomar decisiones inherentes al cargo que ocupa y dentro del ámbito de su función sin consultar a ningún superior. que ocupa. MEDIO ( Autoridad relativamente limitada) El supervisor está facultado para actuar y tomar decisiones sólo en algunas situaciones inherentes a su cargo, pero para el resto de las cosas del cual también es responsable, este debe consultar y esperar instruciones de instancias superiores. BAJO ( Autoridad limitada) El supervisor no puede tomar ninguna decisión ni adelantar acciones sin autorización, a pesar de estar actuando dentro del ámbito de su función y del cargo LA SUPERVISION EN ACCION -Coloque los objetivos a alcanzar como el norte de la actividad a realizar. -Canalize la energía del equipo hacia la búsquedad de -logros concretos relacionados con sus propias metas. -Suministre continuamente una buena dosis de ánimo -y optimismo. -Mantenga siempre los intereses de su organización por sobre sus propios intereses. -Diseñe los procesos de manera coherente y asegúrese que cada actividad a ejecutar responda a una acción previamente planificada. -Establezca pautas para coordinar el trabajo de su -equipo con los equipos de otras áreas funcionales. - Desarrolle su capacidad y disposición para enseñar. -Seleccione los indicadores para evaluar y medir los resultados de su plan de acción y descarte o elimine aquellas alternativas que no contribuyan ni aportan beneficios para los fines particulares de su función y para los objetivos generales de la organización. Gracias por su Atención... Curso-Taller PREPARACION PARA SUPERVISORES Instructor: Roberto Benfele D. Grupo Integrado para el Desarrollo de la Empresa
