supervision efectiva

Curso-Taller
SUPERVISION
EFECTIVA
Instructor: Roberto Benfele D.
Grupo Integrado para el
Desarrollo de la Empresa
LA FUNCION DEL SUPERVISOR
Y SU IMPORTANCIA
Comprender el trabajo de supervisión para integrar
el conocimiento, las técnicas, las destrezas
administrativas, y la sensibilidad en las relaciones con
los subalternos.
•Entender de que manera ven las personas su trabajo
para poder crear y mantener condiciones que
proporcionen la mayor satisfacción.
Estar conscientes de la individualidad y las distintas
necesidades de los trabajadores para motivarlos según
sea el caso.
Reconocer el poder y la influencia del grupo para
encausar su energía hacia fines productivos.
•Aceptar la existencia de conflitos y saber minimizarlos
para crear un ambiente propicio.
• Que cada miembro del equipo haga
lo que tiene que hacer.
Que cada quien haga “bien” lo que tiene que
hacer.
OBJETIVO FUNDAMENTAL DE
LA FUNCION DEL SUPERVISOR
Que cada quien haga siempre “bien” lo que
tiene que hacer.
Que cada quien haga cada vez “mejor” lo que
tiene que hacer.
Que cada quien haga “a tiempo” lo que tiene
que hacer.
CARACTERISTICAS
FUNDAMENTALES DE UN
SUPERVISOR ALTAMENTE
EFECTIVO
Habilidades comunicacionales
Potencial para el liderazgo
Facilidad para establecer
buenas relaciones interpersonales
Ser organizado y ordenado
Capaz de influir positivamente
Capacidad para analizar, razonar y tomar
decisiones
Conocimiento y habilidades técnicas para el
trabajo
Ser proactivo, creativo y tener iniciativas
Poseer formación sobre técnicas para supervisar
EL FORTALECIMIENTO DE
COMPETENCIAS PARA LA
SUPERVISION
HABILIDADES
COMUNICACIONALES
Barreras idiomáticas
Diferencias educacionales
Actitudes de las segundas personas
MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA EJERCER
LA FUNCION DE SUPERVISOR
Comunicación directa individual
(person to person)
Comunicación indirecta individual
( A traves de terceros)
Comunicación directa grupal
(Reuniones, mesas de trabajo, entrenamiento)
Demostración directa
( Mostrar personalmente)
Demostración indirecta
( Mostrar a traves de terceros)
Comunicación por escrito
Comunicación telefónica
POTENCIAL PARA EL LIDERAZGO
Don de mando
Capacidad de persuasión
Seguridad y Confianza en sí mismo
Coherente y consistente
CAPAZ DE INFLUIR
POSITIVAMENTE
Dando el buen ejemplo
Mostrando el optimismo
Siendo entusiasta
Siendo exigente y poco conformista
CAPACIDAD PARA ANALIZAR Y TOMAR
DECISIONES
Ser detallista y no omitir en los analisis de hechos,
fenómenos o situaciones
No aceptar como verdadero lo que no esta
comprobado.
Trate de ir siempre a las causas y no los síntomas
No demore la decisión por temor a equivocarse o a
las posibles efectos de su decisión.
CONOCIMIENTO DEL TRABAJO
El conocimiento que debe tener un buen
supervisor no solo se debe limitar a la habilidad
teórica y práctica que este posee en relación a su
trabajo,sino también al conocimiento acerca
de las características de aquellos que ejecutan las
tareas (subalternos) en terminos de destrezas,
experiencias y preparación para las actividades
que realizan .
RELACIONES
INTERPERSONALES
Ser justos y comprensivos
Flexible cuando se justifique
Solidarios
Amable y amistoso
ORGANIZADO Y ORDENADO
•Establecer el alcance del plan.
•Determinar los objetivos fundamentales.
•Definir políticas y estrategias a seguir.
•Identificar actividades y diseñar procesos.
•Asignar responsabilidades segun funciones.
SER PROACTIVO, CREATIVO Y
TENER INICIATIVA
Todo supervisor debe enriquecer
continuamente su espíritu
proactivo a los fines de proponer,
sugerir y hacer continuamente planteamiento
que representen nuevos aportes.
FORMACION SOBRE TECNICAS
DE SUPERVISION
Técnicas para motivar a los subalternos
Técnicas para delegar funciones
Técnicas para administrar el tiempo
Técnicas para asignar responsabilidades
Otras técnicas
CONSIDERACIONES PARA UN BUEN USO
DE LAS TECNICAS DE SUPERVISION
MOTIVECE A USTED MISMO
•Escoja un objetivo que quiera y desee alcanzar.
•Señale las fuerzas que lo impulsen a cambiar.
•Identifique las limitantes existentes
•Trate de coordinar ambas fuerzas tratando que las
impulsadoras superen a las limitantes.
MOTIVE A SUS SUBORDINADOS
Según los expertos los factores motivadores
de un individuo dentro del ámbito laboral
pueden ser y de hecho son de distinta naturaleza
COMO ADMINISTRAR EL TIEMPO
RECOMENDACIONES
1) Haga una lista de sus metas a corto y mediano
plazo (6 meses)
2) Ordene las metas en orden de prioridades.
3) Haga una lista diaria de lo que va hacer. Mantenga
siempre una sola lista.
4) Clasifique sus prioridades asignándole una (A) a la
más importante (B) a la medianamente importante y
(C) a la menos importante.
5) Aplique el Principio de Pareto 20/80 (A = 20 /B=80)
IMPLICACIONES DEL MAL USO DEL TIEMPO
La mala utilización del tiempo genera diversas
situaciones que debemos controlar.
¿COMO SABER CUANDO SUFRIMOS
DE PRESION EN EXCESO?
Si usted responde afirmativamente alguna de estas
preguntas seguramente sufre de dicha tensión:
Preguntas para medir la tensión laboral:
• ¿ Se esta volviendo irritable y le molestan cosas
nuevas del personal subalterno?
• ¿Le aquejan ciertas molestias físicas como insomnio,
dolores en el cuello o espalda, migraña etc.?
• ¿Esta adquiriendo hábitos indeseables tales como
comer, fumar o tomar mucho?
• ¿Se le pierde continuamente las cosas personales
(llaves, anteojos, bolígrafos, carteras, teléfono celular)?
¿CUAL PODRIA SER EL ORIGEN DE LA
TENSION?
1) El ambiente laboral
Esto incluiría cosas típicas de la práctica cotidiana
como podría ser:
- La situación de una maquinaria que no funciona
correctamente.
- El eventual incumplimiento de la entrega por
parte de un proveedor.
- La poca colaboración del equipo en momentos
cruciales.
- La excesiva exigencia por parte del jefe inmediato.
2) Usted mismo.
Aquí podrían estar presente factores como:
- Pérdida de confianza en sí mismo
- Exceso de sensibilidad ante las críticas u
observaciones
- Dudas sobre su capacidad para lograr
hacer las cosas
- Temor al fracaso.
3) Las relaciones interpersonales
Estas combinan los elementos críticos de las
anteriores fuentes de presión por cuanto las
actividades de trabajo suponen algún grado de
interrelación con otras personas o unidades y en este
sentido la conducta del supervisor será crucial.
¿COMO ALIVIAR LA TENSION?
•Elimine la ambigüedad de los resultados
del trabajo que le solicitan.
•Asegure la obtención de los recursos
necesarios para el cumplimiento de su función.
•Resuelva aquellas situaciones en donde se producen
órdenes cruzadas y a veces contradictorias provenientes
de instancias diferentes.
COMO DELEGAR FUNCIONES
•Analice sus tareas e identifique aquellas que una vez
liberadas no proporcionan tiempo adicional.
•Seleccione a la persona para realizar la tarea.
•Pida un feedback para asegurarse que todo esté claro.
•Dele al subalterno la oportunidad de hacer preguntas.
•Permita que el empleado seleccionado tenga libertad
para ejercer su nueva tarea durante unos cuantos días.
COMO ASIGNAR RESPONSABILIDADES
Selecione la persona más adecuada para la tarea según
sus habilidades y destrezas.
Evalue las competencias existentes en la persona e
identifique sus posibles potencialidades y fortalezas así
como también posibles debilidades.
Tenga cuidado de no asignar cargas de trabajo por
encima de las capacidades del trabajador.
Una vez asignada la nueva responsabilidad hágale saber
al trabajador que se encuentra en período de prueba.
LA AUTORIDAD COMO ELEMENTO CLAVE
PARA CONDUCIR EL EQUIPO
LIMITES DE AUTORIDAD
ALTO (Autoridad completa)
El supervisor puede tomar decisiones inherentes al
cargo que ocupa y dentro del ámbito de su función sin
consultar a ningún superior.
que ocupa.
MEDIO ( Autoridad relativamente
limitada)
El supervisor está facultado para actuar y
tomar decisiones sólo en
algunas situaciones inherentes a su
cargo, pero para el resto de las cosas del
cual también es responsable, este debe
consultar y esperar instruciones de
instancias superiores.
BAJO ( Autoridad limitada)
El supervisor no puede tomar ninguna decisión ni
adelantar acciones sin autorización, a pesar de estar
actuando dentro del ámbito de su función y del cargo
LA SUPERVISION
EN ACCION
-Coloque los objetivos a alcanzar como el norte de la
actividad a realizar.
-Canalize la energía del equipo hacia la búsquedad de
-logros concretos relacionados con sus propias metas.
-Suministre continuamente una buena dosis de ánimo
-y optimismo.
-Mantenga siempre los intereses de su organización
por sobre sus propios intereses.
-Diseñe los procesos de manera coherente y asegúrese
que cada actividad a ejecutar responda a
una acción previamente planificada.
-Establezca pautas para coordinar el trabajo de su
-equipo con los equipos de otras áreas funcionales.
- Desarrolle su capacidad y disposición para enseñar.
-Seleccione los indicadores para evaluar y medir los
resultados de su plan de acción y descarte o elimine
aquellas alternativas que no contribuyan ni aportan
beneficios para los fines particulares de su función
y para los objetivos generales de la organización.
Gracias por su Atención...
Curso-Taller
PREPARACION
PARA
SUPERVISORES
Instructor: Roberto Benfele D.
Grupo Integrado para el
Desarrollo de la Empresa