5 unidad ta Reingeniería

ta
5
unidad
Reingeniería
De
Procesos
Aseguramiento y mejora continua
5.1 Introducción
La reingeniería de proceso es una propuesta
fundamental que busaca lograr mejoras
espectaculares a través de un diseño
radical de los procesos. Los principales
percutores de este enfoque son Hammer y
Champy, los conceptos de su propuesta
son los siguientes:
Propuesta de Hammer y Champy



Fundamental.
¿Por qué hacemos lo que estamos haciendo y
por qué lo hacemos de esta forma?
Radical.
Rediseñar radicalmente significa llegar hasta la
raíz de las cosas.
Espectacular.
La reingeniería no es cuestión de lograr
mejoras marginales.




Proceso.
Conjunto de actividades que recibe uno o mas
insumos.
El enfoque de reingeniería a diferencia de los
enfoques tradicionales busca lo siguiente:
Soluciones creativas en vez de mas de lo mismo.
Mejoras espectaculares y no mejoras marginales.
Atreverse para no mantener reglas inútiles,
► Los
objetivos de los procesos de
reingeniería son:
► Lograr mejoras espectaculares.
► Administrar por valor agregado.
► Mejorar el tiempo de respuesta del cliente.
► Simplificar los requisitos para el cliente.
► Eliminar pasos, tramites y firmas
innecesarias.
► Disminuir los costos.
¿Cómo operan los procesos en las
organizaciones?
Para otorgar un servicio a nuestros usuarios o
clientes, existe una organización de trabajo
dentro de las instituciones. Esta estructura
organizacional esta diseñada en mayoría de
los casos por funciones. Para la ejecución de
un proceso de servicio intervienen
diferentes departamentos.
Organigrama
Dirección
Depto. A
Área 1
Área 1
Depto. B
Área 1
Área 1
Depto. C
Área 1
Área 1
5.2 Concepto de valor agregado
Es un aspecto muy importante en los
enfoques de reingeniería.
Los procesos para dar como resultado algún
producto o servicio que se entrega a un
cliente.
Una actividad puede ser considerada como
de valor agregado si:
 Le
importa al cliente o usuario.
 Si ayuda a trasformar o dar forma a un
resultado.
 Si se hace bien desde la primera vez.
Por lo tanto un proceso será mas eficiente entre
mas actividades de valor agregado tenga.
Anva
90%
Tnva
99.5%
Ava
10%
Ava
0.5%
Sin embargo existen actividades de valor no
agregado que son necesarias realizar.
5.3 Metodología para el rediseño de los
procesos
Para aplicar la metodología de rediseño
seguimos los siguientes pasos:
1. Identificar los procesos clave.
2. Seleccionar el proceso.
3. Entender el proceso.
4. Rediseñar el proceso.
5.3.1 Identificación de los procesos
de clave
Para la identificación conviene tener
presente cual es la misión de la
organización.
Por lo general podemos encontrar tres tipos
de procesos:
Esenciales, clave
o de agregado.
•Son los procesos
indispensables para
satisfacer las necesidades
del cliente.
Estratégicos.
•Los que la organización
defina como mas importante
de acuerdo a la situación del
momento en los resultados
esperados.
De apoyo.
•Todos los procesos que no
aportan directamente un
valor agregado para el
cliente pero que no son
necesarios para la operación
de la institución.
Por ejemplo una fabrica de artículos
ortopédicos sus procesos podrían ser:
∞ Investigar el mercado.
∞ Desarrollar productos.
∞ Manufacturarlos.
∞ Despachar pedidos.
∞ Llevar cuentas de clientes.
∞ Desarrollar recursos humanaos.
Si deseamos clasificarlos veremos que los
procesos clave son:
 Investigar el mercado.
 Manufacturar los productos.
Los procesos estratégicos dependen de la
circunstancia del momento.
5.3.2 selección del proceso a
rediseñar
Disfunción.
¿Qué procesos están en mayores dificultades?
El análisis de síntomas no debe de ser
superficial ya que en ocasiones un proceso
falla y los síntomas en la organización
aparecen en otra dirección.
1.
Para identificar la disfuncionalida consideremos lo
siguiente:
a)Extenso intercambio de información.
b)Altas relaciones de comprobación y
control.
c)Repetición de trabajo.
d)Complejidad.
Importancia.
La importancia de un proceso depende de lo que
aporta a aspectos que al cliente le interesan. Se
pueden correlacionar con los procesos que mas
afecten.
2.
3. Factibilidad.
Se refiere a las probabilidades de éxito, factores a
analizar son el alcance, costo, compromiso del
líder, recursos y tiempo del equipo dedicado al
rediseño.
5.3.3 Entender el proceso
El primer paso para mejorar un proceso es
definir:
¿Qué hace el proceso?
¿Quiénes son los clientes del proceso?
¿Cuáles son los aspectos críticos que
afectan su desempeño?
Definir el proceso.
El primer paso de la metodología consiste
en hacer una definición del proceso:
I.
☺Identificar su propósito: ¿Para que se realiza ese
proceso?
☺Responsable del proceso: ¿Quién es responsable
de que el proceso opere bien?
☺Sus insumos: Que necesita para que lleve a cabo el
proceso.
☺ Sus
productos: ¿Cuáles son los
resultados tangibles que se obtienen
de efectuar dicho proceso?
☺ Sus proveedores: ¿Quiénes
suministran los insumos que
necesitan para efectuar dicho
proceso?
Ejemplo del proceso de pago del sueldo
al personal de una institución.
Propósito del proceso:
Responsable del proceso:
Que el personal reciba su sueldo
puntualmente.
Departamento de pagos.
Insumos:
Record de asistencia personal,
presupuesto para pago.
Productos:
Nomina pagada.
Proveedores:
Departamento de personal.
Clientes:
El personal.
Necesidades clientes:
recibir su pago puntualmente.
II.
El paso numero dos consiste en
diagramar el proceso.
Algunos especialistas consideran que los
procesos deben diagramarse al máximo
nivel de detalle.
Otros consideran que solo debe tratarse de
tener una visión de alto nivel con la
profundidad necesaria.
Pasos para diagramar el proceso del ejemplo de
pago personal:
1. El jefe de personal envía record de asistencia a
todo el personal.
2. Se alimente en la base de datos.
3. Se calcula la nomina.
4. Se hace una solicitud a finanzas para pago.
5. Se aprueba por finanzas.
6. Finanzas solicita el pago al
banco.
7. Se reciben los sueldos del
personal en el sobre de pago.
8. Se clasifican.
9. Se trasladan los pagadores al
lugar sede en el interior del país
para su pago.
10.El personal se traslada a la
oficina sede el día de pago para
recibir su sueldo.
11.Se entrega a cada personal su
pago.
12.Regresan los pagadores a la
oficina central.
III.
El tercer paso identifica las
actividades que agregan valor al
proceso.
Una actividad agregada valor al proceso si y solo si:
Le interesa al cliente.
Transforma o da forma a la información o producto
del proceso.
Se hace bien desde la primera vez..
1.
Todos los procesos
tienen actividades
de valor agregado
y de no valor
agregado. Pueden
ser necesarias y/o
innecesarias:
3.
Activid
ades de
valor
no
agrega
do
inneces
arias
Activid
ades de
valor
agrega
do
necesar
ias.
2.
4.
Activid
ades de
no
valor
agrega
do
necesar
ias.
Activid
ades de
valor
agrega
do
inneces
arias.
4. El cuarto paso es elaborar una síntesis
diagnostica.
Es te diagnostico implica el rendimiento del
proceso. En función de las expectativas de
los clientes.
Para ello realizamos los pasos siguientes:
a. Se calcula el % de actividades de valor
agregado.
b. El % de tiempo de valor agregado en el
proceso.
c. Se calcula el nivel de cumplimiento a los
requerimientos de los clientes.
d. Se identifican los aspectos a
mejorar.
e. Se identifican los principales problemas y
áreas de mejora en los procesos.
5.3.4 rediseño del proceso.
Rediseñar el proceso no es hacer que el
proceso actual sea un poco mas efectivo,
es lograr mejoras espectaculares.
El primer paso para rediseñar un proceso,
consiste en establecer objetivos muy
retadores.
Para rediseñar un proceso necesitamos
romper las barreras del pensamiento que
nos hemos creado, el rediseñar los
procesos no implica solamente tiempo de
su ejecución es decir el enfoque que se le
da.
Principios de rediseño.
En los principios que Hammer y Champy
sugieren para modificar los
procesos son los siguiente:
1. Las tareas se comprimen en una sola.
2. Las tareas se ejecutan en un orden
lógico y no siguiendo secuencias
artificiales.
3. Los procesos tienen múltiples
versiones.
4. El trabajo se realiza en el lugar
razonable.
5. Se reducen las actividades de control y
verificación.
6. Las actividades de control y verificación.
7. Se ofrece al cliente un solo punto de
contacto.
8. El trabajo se organiza en actividades
centralizadas y descentralizadas.
9. Se permite a los trabajadores, tomar
decisiones.
10. Se considera el apoyo que brinda la
tecnología informática.