Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Actividad 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL” Instructor JHON ALI CERVANTES FERRER Aprendiz FABIAN RICARDO BONILLA IBAÑEZ Fecha de Entrega 22-11-2021 Introducción Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. “El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.” Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna). Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”. Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía. EVIDENCIA 3. Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Conclusión Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental” https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-dedocumentos.pdf
