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Adm documental en el entorno laboral

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Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA
Administration Documental en el Entorno Laboral
Actividad 4
Guía de Aprendizaje 04
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Instructora
ADIELA ORTIZ JIMENEZ
Aprendiz
ANTONIO AGUILERA SANCHEZ
Fecha de Entrega
07 ago. 19
EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Introducción
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño
e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia
señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para
mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen
de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite
mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de
una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas
y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna).
Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe “Administración Documental”.
Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha
logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos
que permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para
la administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los
procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio presentando en esta guía.
EVIDENCIA 3.
Informe Administración Documental.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.
Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación
con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos
Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la
empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,
que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es
el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-dedocumentos.pdf
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