INFORME-ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MARIA PAULA RESTREPO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CURSO VIRTUAL
INFORME: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
2022
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INTRODUCCIÓN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación”.
El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia
de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite
facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen
clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para las empresas y además una
buena administración documental genera una buena toma de decisiones.
El presente informe tiene como finalidad describir el proceso de Gestión
Documental, establecido por el archivo general de la nación. Dichos procesos son:
la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de documentos de
diferentes contextos de las comunicaciones que entran y salen de la empresa.
Para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez
en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de uno sección a
otra. Constituye en control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existes tres tipos de registros:
 Registro de entrada
 Registro de salida
 Correspondencia interna (comunicación interna)
OBJETIVOS
 Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el
entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
 Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones
básicas para el manejo de documentos tales como recepción o
radicación, registros, y distribución o embalaje.
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DESARROLLO
De acuerdo con la norma ICONTEC en la GUIA TECNICA COLOMBIANA 185
tiene por objeto brindar herramientas para la gestión de documentos, rigiéndose
por la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, esta estipula los requisitos
documentales para la conformación del archivo y sujeto al acuerdo 060 del 30 de
octubre de 2001, esta norma plantea la revisión detallada de sus datos desde la
destinación final, la responsabilidad de quienes intervienen, firman y se interesan
en la comunicación.
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y EMBALAJE DE
LAS COMUNICACIONES.
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona
natural
o
jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando
constancia
de la
fecha
y hora
de
recibo
o
de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Recepción de documentos
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la
tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los
documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
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Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
• El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,
contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido
 Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan
todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:






Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
Asunto
Número de folios y anexos.
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Radicación e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el
sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre
de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o embalaje:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia
las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.
Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda
a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.
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Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la
correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío
por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago ,
Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para
programar recogida de Correspondencia.
2.
Comunicaciones oficiales vía Fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma
física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación
y control del envío.
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4. Peticiones quejas, reclamos
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal
efecto y deben contener la siguiente información.
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta
del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el
encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
funcionario
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento:
 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de
otra dependencia.
 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones
– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos
de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.
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 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.
5. Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos,
para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes
de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha
y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo
de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.
este blog lo hago por que veo que en la web hay muchos pero hay que hacer
muchas cosas para verlos espero sea de su agrado.
Ejemplo 5 tipos de documentos
 Carta
 Memorando
 Certificado
 Circular
 Acta
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CARTA: Comunicación escrita en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones
entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio. Se recomienda elaborar este tipo de documentos en
formatos carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
PARTES DE LA CARTA: Código, Lugar de origen y fecha de elaboración,
Nombre del destinatario, cargo, Organización, Dirección, Nombre del lugar de
Origen, Asunto, Saludo, Texto, Despedida, Firmas de Responsables, anexos,
Copias e Identificación del Transcriptor, paginas subsiguientes.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
✓ Tratar un solo tema por comunicación.
✓ Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
✓ Usar tratamiento respetuoso y cortés.
✓ Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
✓ Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
✓ Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
UTILIZACIÓN DE LA CARTA:
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Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
Felicitar, invitar o convocar, hacer llamados de atención, entre otros.
Informar, expresar necesidades o solicitudes.
Regular o aclarar una situación.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Impugnar o corregir situaciones.
Dar respuesta a una comunicación recibida. Etcétera.
CLASES DE CARTAS U OFICIOS: independiente del estilo y según su
contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
✓ Organizacionales: se producen en el desarrollo de las
actividades de la organización.
✓ Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del
estado.
✓ Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite
utilizar un lenguaje informal.
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Antonio Baraya NIT: 158874652-8
SAS-15437-U
Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021
Señor
WLFRAN GIRALDO
Gerente General Carrera 29 N° 29ª 22S
Bogotá D.C.
Asunto: Nuevas Normativas al Regreso ProgresivoEstimado, señor
Giraldo:
Agradeciendo su atención, el colegio Antonio Baraya solicita preparación de nuevos horarios académicos,
implementos de aseo personal, marcaciones de distanciamiento e instalaciones del colegio en buen estado, sugeridos
por el gobierno basándose en los protocolos de la pandemia a causa del virus COVID-19.
Todo esto se realizará, con el objetivo de lograr que los estudiantes de grado 11 retomen clases presenciales para una
mejor preparación, debido a que prontamente tienen que presentar las pruebas ICFES. Teniendo en cuenta la
seguridad estudiantil y docente con las precauciones necesarias.
Agradecemos se gentil colaboración.
JESUS MARTINEZ
Comunicador social
Anexo: uno (1 folio) Copias: secretaria
Transcriptor: Yuri Martinez.
Carrera 29 N° 29ª 22S Bogotá D.C. [email protected] 5884199 –
Teléfono 321 589 66
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MEMORANDOS:
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. Y trasmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias y las líneas de coordinación jerárquica de las
organizaciones.
PARTES: encabezado, denominación del documento, código, fecha y lugar de elaboración, destinatario y
remitente, asunto, texto, despedida, firmas responsables, anexos, copia, transcriptor y líneas especiales.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
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✓
utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés.
distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO:
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Informar sobre un hecho en forma breve.
Expresar necesidades.
Hacer requerimientos.
Aclarar, corregir o impugnar una situación.
Dar respuesta a una comunicación recibida.
Retirar información, requerimiento o solicitud urgente.
Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
Solicitar o remitir información, documentos u objetivos.
Hacer llamados de atención, entre otros.
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MOLDES GIRALDO NIT:
26598922565-8
MEMORANDO
YR-0892-2
Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021
PARA: Jhon Jairo Ordoñez
DE: Graciela Flórez, Jefe de Recursos HumanosASUNTO:
Llamado de atención
El motivo de este enunciado es para mantenerlo al tanto de las fallas que ha tenido durante estos dos
últimos días, usted ha incurrido en una falta al iniciar labores después de la hora reglamentada.
Le recuerdo Sr Ordoñez que puede ingresar a la empresa a las 6:45 am. Teniendo un laxo de 15 minutos para
prepararse, y estar listo para iniciar labores a las 7:00 am, y así regirse a los horarios reglamentarios de la empresa.
Aclarándole que a partir de las 7:01 am se considera falta.
Por ser segunda vez de incumplimiento el presente memorando solo será un llamado de atención. De volver a
incumplir con esta falta la empresa tomará las acciones correspondientes.
Atentamente,
GRACIELA FLOREZ
Anexos: Reglamento de la EmpresaTranscriptora:
Yuri Martinez.
Carrera 100 N° 58 -45 Correo: [email protected] Teléfono: 365 146 89
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CERTIFICADOS: Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un hecho de carácter
probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Es un tipo
de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con loafirmado en el documento. Si
llegara a haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser penado por la ley.
TIPOS DE CERTIFICADOS:
✓ Calificaciones.
✓ Registro civil o parroquial de nacimiento.
✓ bautizo o de defunción.
✓ Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos.
✓ Resultados médicos.
✓ Documentos de identidad, entre otros.
PARTES DEL CERTICADO:
CÓDIGO, LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN, CARGO, IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO, TEXTO, REMITENTESY FIRMAS RESPONSABLES.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
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Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Suministrar la información de forma personalizada.
Expedir siempre en origin
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REGIONAL CUNDINAMARCA
EL CENTRO INDUSTRIAL Y DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE SOACHA
CERTIFICA
Que KEVIN JULIAN GIRALDO CARDENAS identificado(a) con Tarjeta de Identidad No 1092380732 de Bogotá,
realizó y aprobó el curso de MANEJO DE HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE 2016: EXCEL con una
intensidad horaria de Cuarenta y Ocho (48) y obtuvo una evaluación Apto (A) con una equivalencia de (4.5).
Equivalencia de Evaluaciones:
D: ReprobóA: Aprobó
Se expide en Soacha. A los veinticuatro (24) días del mes de mayo de dos mil veintiuno (2021)
Firmado Digitalmente por
HERMINSO GIRALDO GIRALDO
Subdirector CENTRO INDUSTRIAL Y DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE SOACHAREGIONAL
CUNDINAMARCA
SENA: Una Organización con Conocimiento
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CIRCULAR: Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido otexto, dirigida a un
grupo especifico de personas tanto interna como externamente. El objetivo fundamental dar a conocer
información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas.
La circular externa se utiliza para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
CLASES DE CIRCULARES:
✓ La circular general se dirige a un grupo de personas.
✓ Carta circular esta dirigida en forma personalizada.
PARTES DE LA CIRCULAR:
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Encabezado.
Código.
Lugar de origen y fecha de elaboración.
Encabezamiento y destinatarios.
Asunto.
Saludo.
Texto.
Despedida.
Remitente y firmas responsables.
Líneas especiales.
Identificación de páginas.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
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Tratar un solo tema.
Iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar un tratamiento respetuoso y cortes.
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos normalizados en el manual de la organización.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
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CIRCULAR 078
DC-9-0154
Bogotá, 26 de mayo de 2021
PARA TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Actualización historial laboral.
Cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario adjunto para actualizar los datos personalesy profesionales de
todos nuestros funcionarios.
Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificaciones de participación en cursos, seminarios, diplomados y
otros estudios. Esta información se debe entregar antes del cinco de junio, en las oficinas de la Dirección de Talento
Humano.
Muchas gracias por su positiva colaboración.
CAROLINA ORJUELA RIOS
Directora Talento Humano
Anexos: uno (un folio) Transcriptor: Yuri Martinez
Flóre
Calle 100 N° 67-78 Fax 4680995 [email protected]
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ACTAS: las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Las actas se
utilizan como registro de todo lo acontecidoy acordado en una reunión.
CLASES DE ACTAS: Existen varias clases de actas, entre las cuales se destaca:
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Actas de comités.
Actas de consejo municipal.
Actas de consejos.
Actas de juntas directivas.
Actas de asambleas.
Actas de reuniones administrativas.
Actas de levantamiento de cadáveres.
Actas de baja de inventarios.
Actas de eliminación de documentos.
Actas de sociedades y actas de entrega.
PARTES DE LAS ACTAS: Titulo, denominación del documento y número, encabezamiento, lugar de
origen y fecha de la reunión, hora, lugar, asistentes, representaciones, invitados, ausentes, orden del día,
desarrollo, compromisos, convocatoria, firmas, nombres, cargos y líneas especiales.
REDACCIÓN YPRESENTACIÓN:
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Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
Aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto la descargo.
Ningún párrafo debe iniciar con gerundio.
Tampoco deben tener errores técnicos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones.
Algunos casos, se anotan aclaraciones o discrepancias necesarias.
La presentación de originales y copias deben ser impecables.
Si hay vocaciones, se indica el número de votos emitidos.
En caso de nombramientos se registran los resultados y nombres.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción.
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I
REUINIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 01
FECHA: Bogotá, 26 de mayo de 2021HORA: De las 20:00
a las 23:00 horasLUGAR: Sala de Juntas
ASISTENTES: Catalina Aristizábal. Presidente
Julio Cesar Moncada. VicepresidentePaula Giraldo
Hoyos. Tesorero Wilfran Smith López. Secretario
Vocales:
Johanny Gonzales Rios.Armando
Merchán.
INVITADOS: Juan Pablo Flórez. Asesor
AUSENTES: Deisy Martinez Velandia. Vocal (con excusa)
ORDEN DEL DIA:
1.
2.
3.
4.
Verificación del quórum.
Lectura y aprobación del acta anterior.
Estudio y solicitudes de préstamo.
Proposiciones y varios.
DESARROLLO
1. Verificación del quórum.
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórumreglamentario para
deliberar.
2. Lectura y aprobación del acta anterior.
La secretaria leyó el Acto 011 de la reunión del 15 marzo de 2021, la cual fueaprobada sin
modificaciones.
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ACTA 011
Reunión ordinaria consejo de administración.
3. Estudio solicitudes de préstamo.
El secretario, informo que solo había una solicitud, la del socio Herminso PereaRojas, por veinte
mil pesos ($ 20.000).
El socio Armando Merchán solicito aclaraciones sobre el monto de los aportes ysaldo a cargo del
solicitante. Como se constató que si había cupo, se aprobó elpréstamo mencionado.
4. Proposiciones y varios.
El secretario, Wilfran Smith López, leyó la carta enviada por el señor Julio CesarMoncada, en la cual
solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto
fue aceptado dicho retiro.
Se estudio la solicitud de ingreso del señor Darío Cristancho Diaz a la cooperativa,la cual fue
aceptada por unanimidad.
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 26 dejunio de 2021 a las
13:00 horas.
Catalina Aristizábal
Wilfran Smith López
Presidente
Secretario
Anexos: seis (seis folios)
Transcriptor: Yuri Martínez
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CONCLUSIONES
Al finalizar el presente informe, se puede concluir que la eficiencia en la Gestión
Documental depende del correcto proceso que se les dan a los documentos;
siendo este un elemento vital dentro de las instituciones, tanto públicas como
privadas. Aportando ventajas como ahorro de tiempo y control. Teniendo
comoreto en buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnológicas que
garanticensu originalidad e integridad basándose en la normatividad de la ley
general de archivos.
Siendo indispensables que las organizaciones tengan programas de
conservación y preservación de los documentos, sin dejar atrás el depósito para
los mismos.
Es por eso que la administración documental, se tienen resultados óptimos en
la recepción, registro, entrega, aislamiento y distribución de las comunicaciones
en toda estructura organizacional.
Por último, si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información,
estos nos ayudan a localizar el documento de forma eficiente y desde cualquier
lugar, sea en la organización o fuera de está.
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