PROCESO DE TALENTO HUMANO Código: PPP07 – 1. Fecha

PROCESO DE TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
CONTRATACIÓN Y DESVINCULACIÓN
DEL PERSONAL.
Código: PPP07 – 1.
Fecha Elaboración: 03-08-2007.
Versión: 4.
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1. OBJETIVO:
Diseñar un procedimiento guía que permita la adecuada selección y contratación del
personal, de acuerdo a las competencias requeridas para cada uno de los cargos y que
describa como se debe realizar la desvinculación de un funcionario.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los empleados de Distribuciones Pharmaser Ltda.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Contrato de trabajo: acuerdo de voluntades en virtud del cual el trabajador se
compromete a prestar sus servicios, bajo la dirección y dentro de la entidad que
corresponde a la persona física o jurídica que le contrata, a cambio de una remuneración.
Perfil del cargo: Es una descripción de las competencias requeridas para el cargo
conformadas por la educación, formación, habilidades y experiencia, la descripción de las
funciones del cargo, definición de sus responsabilidades e interrelaciones con superiores y
subalternos.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Diseñar perfiles del cargo. RESPONSABLE: Jefe de talento humano – Gerente
general.
De acuerdo a la estructura organizacional de la empresa organigrama, se diseñan los perfiles del
cargo según las funciones y procedimientos que se deben llevar en la organización. Se hace
necesario para esta actividad identificar requisitos de:
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Educación: Se refiere a las carreras profesionales, tecnológicas, técnicas requeridas para
ejercer un cargo. La educación incluye especializaciones, maestrías, doctorados. Según
cada cargo pueden ser excluyentes o no.
Formación: Se refiere a los cursos, diplomados, capacitaciones específicas y/o técnicas
requeridas para ejercer un cargo.
Habilidades: se refiere a características, destrezas, competencias comportamentales,
funcionales y comunes requeridas para un cargo.
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CONTRATACIÓN Y DESVINCULACIÓN
DEL PERSONAL.
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Fecha Elaboración: 03-08-2007.
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Experiencia: Se refiere al tiempo en el cual una persona ha llevado a cabo procesos
similares en la organización y/o fuera de ella, requeridos para ejercer un cargo
Al tener identificado los perfiles del cargo el jefe de talento humano debe hacer una comparación
de la educación, formación, habilidades y experiencia requerido para el cargo y aquellas con las
que realmente cuenta el funcionario, alimentando el formato evaluación de competencias,
cronograma de capacitación y demás acciones pertinentes.
Anualmente se deben revisar los perfiles del cargo e identificar si es necesario realizar
modificaciones según el cargo a desempeñar y/o cambios que haya teniendo la organización, en
caso de requerir modificaciones se informa al área de calidad para documentarlas, finalmente el
jefe de talento humano debe alimentar el formato evaluación de competencias y realizar las
gestiones necesarias para que los funcionarios cuenten con estas competencias.
La aprobación de los perfiles y cambios en este son aprobados por el gerente general.
ACTIVIDAD 2: Determinar necesidades de personal. RESPONSABLE: Jefes y Directores de Área.
Los directores y jefes de área deben determinar las necesidades de la empresa en lo referente a
trabajadores, teniendo en cuenta el perfil de cargo y las actividades a desempeñar. Se evalúa la
posibilidad de promoción en primera instancia y proceder a un reclutamiento cuando no exista el
personal idóneo.
Luego de determinar los requerimientos de nuevo personal en el área los directores y jefes de
procesos deben hacer solicitud formal a la gerencia de esta necesidad, planteando las actividades
que debe desempeñar el funcionario, y las justificaciones del requerimiento.
La solicitud realizada por las direcciones en cuanto a nuevo personal o cambio de este, debe
evaluarse y aprobarse por la gerencia general antes de realizar los trámites. Al ser aprobado la
gerencia comenta al jefe de talento humano para seguir con las actividades de promoción o de
reclutamiento de hojas de vida de personal diferente al que labora en la empresa.
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ACTIVIDAD 3: Promoción del personal. RESPONSABLE: Jefe de talento Humano.
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Para la promoción del empleado se debe tener en cuenta el trabajo en cargos anteriores
dentro de la empresa, conducta y relaciones interpersonales y si cumple con el perfil del
futuro cargo a desempeñar.
Los directores y/o jefes de área hacen esta evaluación e informan a la gerencia los
resultados correspondientes para la promoción del funcionario.
Con base a estos aspectos se le informa al empleado con 30 días de anticipación que va a
ser promovido del cargo y se realiza un comunicado donde se les participa a los
compañeros de trabajo de la nueva promoción del cargo de la empresa, la persona que
estaba en un cargo a fin proporciona la inducción y entrenamiento al empleado y por
último se realizan los ajustes salariales correspondientes.
La gerencia, directores de área y la jefatura determinan la metodología a implementar
para la promoción.
ACTIVIDAD 4: Reclutar y Preseleccionar hojas de vida. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
En caso de que para el nuevo cargo no se realicen actividades de promoción se procede a reclutar
y preseleccionar hojas de vida.
El jefe de talento humano tramita la solicitud para el reclutamiento de las hojas de vida, con:
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Anuncios publicitarios.
Agencias de empleo.
Instituciones educativas
Recomendados.
Se comparan las hojas de vida con los perfiles de cargo, para la preselección, aquellas que no
cumplan con el perfil serán destruidas.
De las preseleccionadas se corroboran las referencias laborales, personales y la formación
profesional, el jefe de talento humano informa el día y hora de la entrevista, se verifican las
referencias utilizando el formato para verificación de referencias FPP07 - 26. Verificar referencia
laboral, personal y familiar en un mismo formato.
Se archivan las hojas de vida de los aspirantes preseleccionados en orden cronológico, por cargo.
Se cuenta con un archivo de hojas de vida del personal inactivo para cuando este se requiera, en
casos tales como vacaciones, entre otros.
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ACTIVIDAD 5: Pruebas y Entrevistas. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
Los gerente, directores de área y/o jefes inmediatos realizan entrevistas utilizando el formato de
entrevista FPP07 – 3, e informa al jefe de talento humano de los resultados para la realización de
las pruebas psicotécnicas, a los aspirantes preseleccionados, el jefe de talento humano gestiona el
outsorcing para las pruebas psicotécnicas o entrevistas psicológicas, teniendo en cuenta las
competencias y perfil del cargo, e informa a los aspirantes la fecha y hora. Cabe resaltar que se
utiliza la prueba psicotécnica como uno de los criterios de selección.
ACTIVIDAD 6: Selección del Aspirante. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
El gerente general realizara entrevistas a aspirantes de cargos: gerente, directores, jefes y
coordinadores. El jefe de talento humano informa al aspirante la decisión de la gerencia, se
consolida en el formato de hojas de vida FPP07 - 14, la información del personal que ingrese a la
empresa. En caso de los cargos operativos, los directores y jefes de área informan a gerencia su
concepto y se toma la determinación correspondiente. Finalmente para el proceso de selección se
utiliza como referencia la guía criterios de selección de personal para cada cargo (FPP07 – 21).
ACTIVIDAD 7: Contratación. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
Solicitar al aspirante realización de exámenes médicos, confirmar las condiciones del contrato
legalizándolo con las firmas del empleado y el gerente general y un testigo (jefe de recursos
humanos). Se realizan afiliaciones a aseguradora de riesgos, fondo de salud, pensiones y caja de
compensación familiar. Se crean nuevas carpetas de la información pertinente del empleado.
Generar la novedad de vinculación, incluir empleado nuevo en nomina. En la carpeta del
empleado se debe anexar el perfil de cargo y actualizar de manera inmediata la evaluación de
competencias.
ACTIVIDAD 8: Contratación de estudiantes en practica. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
El gerente general requiere y aprueba la búsqueda de los practicantes, diferentes a los aprendices
SENA, teniendo en cuenta el perfil del cargo a ejercer. Jefe de talento humano envía la solicitud de
las hojas de vida con los perfiles a las universidades. La selección se realiza en conjunto con el
director de área. La contratación se regula según la ley 789 de 2002 y sus decretos reglamentarios
933 y 2585 de 2003.
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ACTIVIDAD 9: Desvinculación del personal. RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano:
Para la desvinculación del personal se cita al empleado en la oficina de talento humano donde se
le entrega la carta de retiro al personal, del vencimiento del contrato, el empleado debe hacer
entrega del carne de identificación y entrega del cargo con todos los elementos bajo su
responsabilidad, el jefe de talento humano debe realizar el retiro de las entidades donde se
encuentra afiliado y se le realice su liquidación, entregando al empleado de forma inmediata de su
retiro el cheque por el valor total correspondiente a este. En caso de que la desvinculación sea sin
justa causa se indemniza al funcionario. Para casos especiales la gerencia determina las
características de la desvinculación.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
ORG07
PC07
FPP07 – 5
FPP07 – 4
FPP07 – 26
FPP07 – 14
FPP07 – 3
NA
DOCUMENTO
Organigrama.
Perfiles del cargo.
Evaluación de competencias.
Cronograma de capacitación.
Formato para verificación de referencias.
Hojas de vida.
Formato de entrevista.
Pruebas psicotécnicas.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Documento
Aprobación
Ivoneth
Cesar
Formato
Pulido
– Hernandez control de
Coordinador – Gerente cambios.
de Calidad.
General.
05/01/2009 4. Actividades – reclutar y preseleccionar
hojas de vida, Se cuenta con un archivo
de hojas de vida de personal inactivo
para cuando este se requiera, en casos
tales como vacaciones y la inclusión del
formato verificación de referencias
FPP07 – 26.
Sep/2013
Se independizo el procedimiento de Ivoneth
selección, contratación y desvinculación Pulido G.
del personal con el procedimiento de
inducción, entrenamiento y capacitación
Aprobado
Ana Lucia Acta No 07Polo
– 2013.
Gerente
General.
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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
CONTRATACIÓN Y DESVINCULACIÓN
DEL PERSONAL.
Enero
2014.
Junio 2015
del personal. El control de cambio del
05/01/2009, se asigno a este
procedimiento por lo cual el numero de
cambios
de
este
procedimiento
corresponde a 2. Los controles de
cambio del 18/02/2009 y febrero 2011 e
asignaron al procedimiento inducción,
entrenamiento y capacitación del
personal. Creación de un nuevo objetivo
para el documento.
Actividad 6: Finalmente para el proceso
de selección se utiliza como referencia la
guía criterios de selección de personal
para cada cargo (FPP07 – 21) esta guía se
encuentra en prueba.
Modificación del logo por cambios en la
imagen corporativa. En la actividad 1: en
habilidades se cambia el término
competencias
intelectuales,
por
competencias
comportamentales,
funcionales y comunes. Se incluyó en la
actividad 5 y 6 el cargo gerente (el cual
aplicaría para gerente técnico y de
mercadeo).
Código: PPP07 – 1.
Fecha Elaboración: 03-08-2007.
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Ivoneth
Ana Lucia Acta N° 06
Pulido.
Polo.
2014.
Asesor de Gerente
Calidad.
general.
Ivoneth
Ana Lucia Acta
N°
Pulido.
Polo.
210615.
Asesor de Gerente
Calidad.
general.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Lercy Rodelo – Jefe de Talento Ana Lucia Polo.
Calidad.
Humano.
General.
Gerente