Control Administrativo: Concepto, Importancia y Etapas

“Control”
1.1 Concepto e importancia del control.
Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no
significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control
están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador
difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando.
El control es una etapa primordial de la administración pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la
organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en el que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.
(Münch Galindo, García Martínez)
Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir mejorar y formular
nuevos planes.
Es la recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes.
Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:
a) Control automático (Feedback control)
b) Control sobre resultados (Open control)
Como ya sea señalado todo control implica necesariamente la comparación de lo
obtenido de lo esperado.
(Reyes Ponce)
El control en el proceso de gestión es la evaluación y medición de la
implementación del plan para encontrar y predecir desviaciones para formular las
medidas correctivas necesarias. Es de suma importancia en la organización ya
que se debe tener control administrativo para asegurar su normal funcionamiento y
eficiencia de la misma.
(Raul Puga, alumno)
1.2 Establecimiento de estándares de control.
Es la primera etapa del control, establece los criterios de evaluación o
comparación, denominados estándares. Un estándar es una norma o un criterio
que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.
Existen cuatro tipos de estándares los cuales se presentan a continuación:
Estándares de tiempo: Se refieren al tiempo que se debe tomar la elaboración de
un producto. Se establecen para que se tenga un criterio de equilibrio e idoneidad
en el valor de los recursos a invertir para que se lleve a cabo un proceso.
1. Por ejemplo, que sean unos 60 minutos en promedio el tiempo que se tome
producir 200 panes.
Estándares de costo: Se refiere a las pautas que un producto debe cumplir para
que su comercialización sea rentable. Es decir, corresponde a los costos
obtenidos de todo el proceso de producción, yendo desde la presentación del
producto hasta datos de interés para los consumidores, además de los costos de
administración.
2. Un ejemplo podría ser que la elaboración de un pan francés tiene que tener
un costo 12% menor al de un pastel.
Estándares de calidad: Establecen un criterio de certificación sobre la aptitud de
un elemento, servicio o proceso por sus características y cualidades. Se refiere a
comprobar las buenas condiciones que tenga la materia prima que un negocio
recibe, además de controlar que la producción sea de buena calidad.
3. Por ejemplo, que al menos el 90% del total de panes que se hayan
horneado se pueda calificar como de buena calidad.
Estándares de cantidad: Se relacionan con la cantidad de existencias de
producto terminado, el volumen de producción o la cantidad existente de materias
primas. Es decir, establecen un criterio de idoneidad con respecto a un número o
volumen ideal.
4. Por ejemplo, que en cada hora de producción se preparen 200 panes en
una panadería.
Bentley Motors (Ejemplo)
Este fabricante de automóviles de lujo en Inglaterra se ha enfrentado al reto de
actualizar su planta para cumplir con los estándares de fabricación de motores
modernos, mientras lidera la industria en ingeniería.
Para desarrollar un sistema de monitoreo de energía, implantó la norma
internacional ISO 50001 (sistemas de gestión de energía), que establece un marco
para mejorar la forma en que se administra la energía en cuanto a rendimiento,
eficiencia y consumo.
Como resultado, redujo en dos tercios el uso de energía por cada automóvil
producido y en un 15% para toda la planta.
1.3 Medición del desempeño.
La medición del desempeño es cómo las organizaciones, públicas y privadas,
miden la calidad de sus actividades y servicios. Un influyente libro de 1982, "En
busca de la excelencia", despertó el interés en la medición del desempeño. Desde
entonces, las organizaciones empresariales, gubernamentales y de otro tipo han
tratado de medir el grado en que se logran los objetivos de la organización. La
medición del desempeño puede sonar simple, pero a menudo es un proceso
complicado que requiere un pensamiento estratégico profundo y evaluación.
Características
El desarrollo de un sistema de medidas de desempeño comienza con la definición
de los objetivos estratégicos. Para una empresa, el objetivo más importante es
obtener una ganancia. Para las agencias gubernamentales y otras organizaciones,
los objetivos principales pueden ser más difíciles de definir. A continuación, una
organización define un conjunto de indicadores estratégicos, como el aumento de
las ventas y reducir los costos de producción. La organización se fija objetivos de
rendimiento, como el aumento de las ventas en un 30 por ciento y la reducción de
costes de producción en un 10 por ciento. Tras el establecimiento de objetivos, la
organización puede comenzar a medir rendimientos reales. Al comparar los
resultados reales con los objetivos, las organizaciones pueden identificar las áreas
de mejora necesarias.
1.4 Corrección de desviaciones.
La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones
o no conformidades con relación a los estándares o indicadores. Antes de iniciar la
acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma
o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el
problema.
Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el
estándar. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una
disminución en las ventas que indica que no se han logrado los objetivos. Antes de
implantar una medida correctiva es conveniente analizar si esta disminución se
debe a la escasa calidad en el producto o a deficientes procesos mercadológicos.
Los estándares deben reflejar las diversas posiciones en la estructura de una
organización. Si el desempeño es medido de conformidad, es más fácil corregir
desviaciones.
La corrección de desvíos detectados al comparar lo planeado con lo ejecutado
cierra el ciclo de control. Esta última etapa puede involucrar desde correcciones
muy pequeñas restringidas a lo operativo hasta la reestructuración de un área o de
la organización en su totalidad.
La manera de implementar las modificaciones dependerá de la magnitud de los
cambios a realizar. Por ejemplo: un cambio simple puede implementarse
directamente una vez decidido (modificar la ubicación de los paneles de
información a los agentes y colocarlos al lado del reloj en el cual se marca la
llegada y retiro). Los cambios complejos o abarcadores de varias áreas requerirán
una planificación especialmente detallada, puede ser necesario implementarlos en
etapas, o primero en un área y replicar el cambio en las otras, etc.
1.5 Retroalimentación.
Como retroalimentación se designa el método de control de sistemas en el cual los
resultados obtenidos de una tarea o actividad son reintroducidos nuevamente en
el sistema con el fin de controlar y optimizar su comportamiento. Es decir, es
compartir con una persona o un grupo de ellas, las sugerencias, preocupaciones y
observaciones identificadas en algún acto o proceso con el fin de mejorar su
funcionamiento. Es por ello que el también llamado retroacción o en inglés
“feedback”, este método es excelente para eliminar errores, fallas y vicios en los
equipos de trabajo, las personas y organizaciones enteras.
La retroalimentación es una actividad que puede convertirse en una herramienta
de mejora sumamente importante, incluso en una ventaja competitiva si se realiza
adecuadamente toda vez que, su uso ha sido olvidado por muchas organizaciones
y en otras se ha tergiversado su verdadero propósito debido a que le han dado
mal uso.
1.6 Círculo de Deming.
El ciclo de Deming es un sistema que busca la optimización constante de las
actividades empresariales a través de cuatro etapas. Una vez que se llega a la
última etapa, la empresa debe volver a comenzar, promoviendo así una
autoevaluación continua que le permita identificar oportunidades de mejora en
cada proceso.
Etapas del ciclo de Deming
La aplicación de estas 4 etapas del ciclo de Deming permite reevaluar los
procesos una y otra vez, de forma cíclica, asegurando así el progreso continuo de
la organización. A continuación, explicamos cada una de las etapas del ciclo de
Deming:
1. Plan (planificar): es la primera etapa del ciclo de Deming y es donde se
identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo (como los
SMART) y se designan los deberes para lograr dichos objetivos.
2. Do (hacer): en la segunda etapa del ciclo PHVA los empleados empiezan a
trabajar en los cambios para lograr los objetivos planteados, bajo
instrucciones previas. En este proceso es recomendable mantener al
equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto.
3. Check (verificar): transcurrido un periodo de tiempo previamente definido
desde que se comienzan a hacer las actividades, en la tercera etapa del
ciclo de Deming se procede a evaluar los resultados con base en los KPI
seleccionados para cada objetivo. De este análisis se comprueba la
eficiencia y eficacia de las acciones tomadas.
4. Act (Actuar): en la “última” etapa del ciclo de Deming se toman decisiones
con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo fallas, se definen acciones
correctivas. Si, por el contrario, los resultados fueron óptimos, se
documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.
Entre las ventajas del ciclo de Deming para la logística podemos resaltar las
siguientes:



Mejora continua
Incremento de productividad
Aplicación ilimitada
Entre las desventajas del ciclo de Deming para la logística podemos señalar las
siguientes:


Lentitud
Susceptible a imprevistos
1.7 Técnicas y herramientas del control
Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan
información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos organizativos,
como los humanos, físicos, financieros y también la organización en su conjunto, a
la luz de las estrategias organizativas perseguidas.
La gestión es tanto un arte como una ciencia. La administración y sus funciones
siguen evolucionando para mantenerse al día con los tiempos. La función de
control administrativo también avanza con el paso del tiempo, por lo que no dejan
de surgir nuevas técnicas.
Sistemas de inteligencia
Actualmente administrar la información en las empresas es un elemento clave muy
importante que debe considerarse en un mercado globalizado, cambiante y
dinámico. Es fundamental aprender a competir con la suficiente información para
la toma de decisiones, el crecimiento y la administración de la empresa de la que
se forma parte.
La temática denominada como sistema de Inteligencia tiene un enfoque en los
sistemas de información que ayudan a la toma de decisiones de la empresa. Las
PyMES al igual que todas las empresas de diversos tamaños, dispone de
sistemas de información regularmente sofisticados, los cuales es conveniente
examinar y perfeccionar de manera constante.
Cualquier empresa sin importar el tipo de giro al que pertenezcan concentra su
mayor atención al proceso de toma de decisiones que realizan a largo plazo.
Debido a que el éxito que alcancen, depende en gran medida de una decisión
certera y oportuna realizada de acuerdo al objetivo o problema al que se esté
enfrentando.
Como ejemplo podemos decir los informes diarios que se realizan en el SAT el
cual lleva muchos archivos en memorias, expedientes, etc.
Gráficas, diagramas
El Diagrama o gráfico de control sirve como herramienta de control de los
procesos. Esta herramienta es ampliamente utilizada, y nos sirve para evaluar de
una forma visual, la estabilidad del proceso, así como para identificar aquellos
valores que se salen del rango de confianza del sistema.
Como ejemplo empleado en una empresa seria una grafica de Gantt para la
eficiencia de las actividades de los empleados:
Métodos cuantitativos
Los métodos cuantitativos en la investigación empresarial se basan en las cifras y
en los números, es decir, en la medición de cantidades. De ellos se desprende
una investigación sistemática cuyo fundamento son las técnicas estadísticas,
matemáticas o computacionales.
Cuando un investigador emplea dichos métodos, generalmente comienza por
recopilar datos y luego continúa realizando un análisis estadístico, para el cual
puede servirse de diversos métodos.
Ejemplos de estos métodos son: La programación lineal, análisis de programación
de ruta crítica, modelo económico de cantidad de pedidos, entre otros.
Control interno
El control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la dirección
de todo tipo de organización, obtenga una seguridad razonable para el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y esté en capacidad de informar
sobre su gestión a las personas interesadas en ella.
Un ejemplo habitual viene, de nuevo, del control de gestión, la dirección recibe los
resultados de diversas áreas de la compañía, y puede comparar el rendimiento de
cada una, se compara no solo cada área entre sí, sino también en función del
histórico de cada entidad y con los objetivos determinados por el presupuesto
anual. Por ejemplo, se detecta un aumento de gasto en una actividad y resulta que
es un gasto desproporcionado en gastos de representación y para evitar que
vuelva a suceder, se pone en marcha un sistema de autorización de gastos, con
presupuestos máximos y notas que tienen que ser firmadas por el responsable
jerárquico.
Sistema de evaluación
La evaluación es vista como un proceso continuo e integral que posibilita el
crecimiento individual y colectivo, la retroalimentación del conocimiento, la toma de
decisiones con base en un diagnóstico y con la valoración de los conceptos
teóricos y la validación de la aplicación práctica de los conocimientos y destrezas
aprendidas y transferidas para la solución de problemas reales de la producción
de la agricultura tropical
Tradicionalmente, la evaluación ha sido entendida como una acción práctica
instrumental cuantitativa, con concepciones objetivas que se rigen por el propósito
de medir de manera efectiva los conocimientos y las capacidades del estudiante, a
través de medios escogidos y formulados por el evaluador. De esta manera, en
esta instrumentación cuantitativa se desconoce lo subjetivo, lo humano y cultural,
aporte del estudiante y que se debe valorar en el proceso enseñanza –
aprendizaje que conlleva a fortalecer la sociedad del conocimiento.
Un ejemplo del sistema de evaluación es por ejemplo las auditorias fiscales que se
realizan en las empresas o como ejemplo de capital humano podemos decir la
evaluación del desempeño en los trabajadores por medio de sus actividades
realizadas.
Referencias
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https://www.asfiscal.com/2017/09/15/retroalimentacion-beneficio-empresa/
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https://ayctgu.eco.catedras.unc.edu.ar/unidad-2/correccion-de-desviaciones/
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http://elcontrolcomofuncionadmtivagpeflores.blogspot.com/p/42-concepto-eimportancia-del-control.html