ModelondenProcedimientonndenPrestamonynconsultandendocumentosnnAlcaldiandenSantonTomnns

PROCEDIMIENTO
DE
PRESTAMO Y CONSULTA DE
DOCUMENTOS
AÑO
2011
ALCALDIA
DE SANTO
TOMÁS
PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS
NTCISO9001:2000
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:
REV.:
HOJA : 2 DE 7
Vigente a partir de :
PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE
DOCUMENTOS
1. OBJETO
Establecer los procedimientos, actividades y responsabilidades que se
deben cumplir para garantizar la seguridad de los documentos que sean
solicitados para su consulta o préstamo por parte de los funcionarios de
ALCALDIA DE SANTO TOMÁS
2. ALCANCE
Este procedimiento cobija la consulta y préstamo de documentos que los
funcionarios de ALCALDIA DE SANTO TOMÁS soliciten al Archivo General
del municipio en razón de las actividades que realicen.
Para efectos de aplicación de este procedimiento se entiende como préstamo
de documentos cuando se solicitan al Archivo General sacándolos
físicamente de este, por un tiempo determinado.
3. POLITICAS
Toda documentación generada y recibida por la ALCVALDIA DE SANTO
TOMÁS se considera “Propiedad de la entidad” por lo tanto su uso y
consulta solo está permitido a los funcionarios de la Alcaldía que tengan la
competencia para tramitarla y consultarla.

La responsabilidad en la custodia y conservación de la documentación
administrativa y técnica que reposa en el Archivo , General del
municipio de Santo Tomás recae en el encargado del Archivo General,
quien es la única persona a través de la cual se pueden tramitar las
consultas y prestamos de documentos

Cuando un funcionario requiera consultar un documento de una
dependencia diferente a la suya, deberá obtener autorización del jefe
de la dependencia a la cual pertenece el documento.
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CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:
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Vigente a partir de :
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DOCUMENTOS
4. DEFINICIONES
GUIA DE AFUERA:
Tarjeta utilizada en el Archivo para controlar el préstamo de documentos en
la que se escribe a quien fue prestado; y fecha de préstamo y devolución del
mismo.
LEGAJO:
Tapas de cartulina en el que mediante un gancho legajador se ubican los
documentos para su mejor protección y conservaciónDOCUMENTO PROPIEDAD DE LA ENTIDAD:
Se consideran como tal los documentos recibidos y generados por
TELECARIBE, como resultado de sus actividades económicas y comerciales.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
Acción de solicitar un documento que se encuentre en el Archivo central para
consultarlo y utilizarlo fuera del sitio del Archivo.
CONSULTA DE DOCUMENTOS:
Acción de solicitar un documento que se encuentre en el Archivo Central
para su consulta sin ser sacado fuera del sitio del Archivo.
5. DESARROLLO
Para el préstamo de documentos que se conservan en el Archivo General
del municipio de Santo Tomás se deben cumplir los siguientes requisitos:

Siempre que se preste una carpeta o unidad de conservación (legajo,
pasta, empastado) se diligencia la “GUIA DE AFUERA”, (Ver Anexo
1) en la que se consigna:
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CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:
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o
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o
o
o



Fecha de préstamo - Día Mes Año
Nombre de la serie documental ( o asunto) solicitada
Unidad de conservación( legajo, carpeta, empaste)
Prestado a: (nombre de funcionario que solicita el préstamo).
Recibido por: firma de funcionario que recibe el documento
Al momento de la devolución:
o Firma del funcionario encargado del archivo quien recibe el
documento ( o serie documental)
o Firma del funcionario que devuelve la documentación
o seguido de la fecha de devolución del documento( día mes, Año)
Tan pronto como se retire una unidad de conservación cualquiera
(legajo, carpeta, A-Z, caja de archivo inactivo, se reemplaza por la “GUIA
DE AFUERA” hasta el momento de su devolución.
Al colocar la “Guía de afuera” dentro de la carpeta, la pestaña con la
palabra afuera debe quedar visible dentro, si se trata de un empaste de
contabilidad, A-Z, pasta normadata debe colocarse sobre el estante,
siendo visible la pestaña “afuera” de la Guía.
Después de legajado y archivado un documento, no podrá ser retirado del
legajo (o unidad de conservación); para su consulta se prestará la unidad
de conservación completa.

Únicamente podrán firmar la Guía de Afuera, los funcionarios que tengan
la competencia o los autorizados por el jefe de la dependencia
generadora del documento.

El plazo máximo para devolver al archivo, los documentos prestados, es
de ocho (8) días.

Semanalmente el encargado del archivo debe revisar las “GUIAS DE
AFUERA” para verificar los documentos que tienen vencido el plazo, con
el fin de notificar a quienes los hayan retirado.
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DOCUMENTOS

El encargado del archivo o quien haga sus veces podrá prorrogar la
fecha de devolución de los documentos prestados siguiendo las
instrucciones establecidas en esta norma.

La única persona que podrá dar constancia de los documentos que
reposan en el Archivo General es la Alcaldesa del municipio

Cuando la consulta de documentos se realiza sin sacarlo físicamente del
Archivo General, no se diligencia ningún control.

Los
funcionarios
serán responsables de los daños o pérdidas
ocasionadas a los documentos o materiales prestados, por lo tanto
asumirán el costo de la reparación o reposición según sea el caso.

La eliminación dolosa de los documentos será denunciada primero ante
las autoridades correspondientes y si el caso lo amerita.

Los expedientes laborales y de contratos inactivos que reposen en el
Archivo central no podrán ser prestados a ningún funcionario salvo previa
autorización del Secretario de Gobierno. Al los abogados asesores se les
entregará parcialmente la documentación que sobre dichos expedientes
requieran para la ventilación de demandas y procesos que estén
realizando.

El encargado del archivo podrá entregar copias o fotocopias de la
documentación que reposa en el archivo, previa autorización de
Secretario de gobierno del municipio y de la impresión sobre la copia
entregada del sello que exprese: “ COPIA CONTROLADA”
El procedimiento que se debe cumplir para controlar el préstamo de
documentos en ALCALDIA DE SANTO TOMÁS se resume de la siguiente
manera:
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PASO
ACCION
01
Diligencia “GUIA DE AFUERA”, en los
datos pertinentes
Escribe en la “GUIA DE AFUERA” el
nombre del funcionario solicitante
Ubica el documento y lo entrega al
solicitante
Coloca la GUIA DE AFUERA” en
reemplazo del legajo o manual retirado
Devuelve documentado prestado
Firma como constancia de la entrega
del documento en la GUIA DE AFUERA
Confronta el documento con lo anotado
en la “GUIA de AFUERA” escribe fecha
de devolución y con su firma acepta
como devuelto el documento o unidad
de conservación
Archiva el documento, empaste o AZ,
en el sitio respectivo y retira la “GUIA
DE AFUERA”
02
03
04
05
06
07
08
RESPONSABLE
Funcionario interesado
Encargado del Archivo general
Encargado
del Archivo
General
Encargado
del
Archivo
General
Funcionario interesado
Funcionario interesado
Encargado
General
del
Archivo
Encargado
General
del
Archivo
6. CONTROL DE REVISIONES
No aplica.
7. ANEXOS
1. “Formato de Guía de Afuera”
2. Sello de copia controlada
3. Autorización para préstamo de documentos
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Anexo1. Guía de Afuera