DOCUMENTOS OFICIALES ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO OFICIAL? Un documento oficial es una comunicación escrita de carácter formal realizado por personas naturales o jurídicas. Se utiliza tanto en las instituciones públicas como privadas con el fin de permitir el informe, invitación, notificación, cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos, entre otros; reconocidos por la Constitución Política del Perú, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución. ESTILOS O FORMATOS ▪ ESTILO BLOQUE EXTREMO Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. ▪ ESTILO BLOQUE Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de firma y antefirma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel. ▪ ESTILO SEMIBLOQUE Este es el estilo más elegante. Mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. FECHA DESPEDIDA FIRMA FECHA DESPEDIDA D O C U M E N T O S O F I C I A L E S LA CARTA EL ACTA EL CORREO ELECTRÓNICO EL MEMORANDO EL OFICIO LA SOLICITUD EL INFORME LA CARTA Una carta es un documento de carácter informativo enviado por un remitente y recibido por un destinatario. CARACTERÍSTICAS ▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). ▪ Busca dar información completa. ▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. ▪ Posee una actitud cortés y amable. ▪ Busca impresionar positivamente al destinatario. ▪ Busca una reacción favorable a los intereses del remitente. ELEMENTOS DE LA CARTA 1. MEMBRETE (OPCIONAL) Es el nombre, logotipo, razón social, URL del sitio web, correo electrónico, dirección, etc., de una compañía o institución. 2. LUGAR Y FECHA Es la indicación del lugar (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso) en el que se envía la carta. 3. DESTINATARIO Persona a quien va dirigida la carta. Está compuesta por un tratamiento de deferencia, los nombres y apellidos completos de la persona y el cargo que ostenta (abarca tres líneas). A veces, la dirección. 4. SALUDO Es una forma cordial y atenta para solicitar la atención del destinatario. Se escribe dos puntos (:) después de su formulación. 5. CUERPO Es el contenido principal de una carta y es el desarrollo de lo que se desea comunicar al destinatario. Cada idea nueva debe presentarse en párrafo aparte. Deber haber un espacio entre un párrafo a otro. 6. DESPEDIDA Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario. Curso virtual de Redacción profesional – Abg. Stalin Horna Leca 7. FIRMA Y POSFIRMA Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos completos del remitente y su cargo. ESTRUCTURA DE LA CARTA MEMBRETE LUGAR Y FECHA DESTINATARIO SALUDO CUERPO DESPEDIDA FIRMA Y POSFIRMA ASE. Redención [email protected] Ica , 7 de agosto de 2021 7/10/2021 Señor: José Luis Carrión Secretario del CIVEAR De nuestra especial consideración: Como cada año, en vísperas al cumplimiento de un año más de vida institucional Como institución Educativa difusora de contenido académico, cultural, artístico e histórico como motivo de celebración entre nuestras actividades académicas está la organizando de nuestro I CONCURSO VIRTUAL DE VENTRÍLOCUOS “SOMOS DOS”. Por tal motivo, se le extiende cordialmente la invitación para que usted forme parte de nuestro JURADO CALIFICADOR y ser el responsable de la calificación de los tres niveles . El concurso iniciará el día 20 de setiembre del presente año y tendrá una duración de tres días contando con la premiación. Su participación en dicho cconcurso sería incalculable. Esperamos su respuesta positiva a dicha invitación a fin de dar realce a este magno evento. Quedamos atentos a su respuesta. Atentamente, Gaby Monica Huarcaya Huayapoma Curso virtual de Redacción profesional – Abg. Stalindel Horna Leca Encargada concurso EL OFICIO El oficio sirve para comunicar disposiciones, consultas, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de colaboración, de agradecimiento, etc. Se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros. CARACTERÍSTICAS ▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). ▪ Sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones, etc. ▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. ▪ El oficio es un documento protocolar utilizado por las autoridades de más alta jerarquía. ELEMENTOS DEL OFICIO 1. MEMBRETE Todas las empresas o instituciones tienen membrete, imprescindible en un oficio. 2. AÑO CALENDARIO Es la denominación que se le da al año actual. 3. LUGAR Y FECHA Lugar de dónde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso). 4. NUMERACIÓN Se escriben tres datos: la palabra oficio, seguida del número de expedición y separada por un guion con el año en curso y, a continuación, separada por una línea oblicua las siglas de la oficina de procedencia, (todo con letras mayúsculas). 5. DESTINATARIO Persona a quien va dirigida el oficio (abarca cuatro líneas o más). Aquí se escribe: una forma de deferencia, el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. 6. ASUNTO Resumen que indica con claridad qué se explicará en el cuerpo. 7. REFERENCIA Solo se usa cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. 8. CUERPO Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. 9. DESPEDIDA Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario. 10. FIRMA Y POSFIRMA Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento y a su vez el cargo que lo distingue más el sello respectivo. 11. ANEXOS Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. ESTRUCTURA DEL OFICIO MEMBRETE DENOMINACIÓN DEL AÑO NUMERACIÓN DESTINATARIO ASUNTO REFERENCIA CUERPO DESPEDIDA FIRMA, SELLO Y POSFIRMA FECHA “Año del Bicentenario: 200 años de Independencia” Ica 18 de febrero de 2021 OFICIO Nº 34-2021-VIRTUAL- FDCP-UI Señora Ing. PILAR DEL ROSARIO RIOS CAMPOS. Jefa de la Oficina General de Biblioteca de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Ciudad Universitaria de la UNPRG ASUNTO : PRESENTACIÓN DE LA TESIS DEL BACHILLER MONICA HUARCAYA REFERENCIA : OFICIO Nº 33-2021-VIRTUAL-FDCP-DECANATO Hago llegar a su despacho el ejemplar virtual en archivo Word y PDF de la Tesis titulada: “APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LA REALIDAD EN LOS CONTRATOS OCULTOS…” presentado por el bachiller en DERECHO Gaby Monica Huarcaya Huayapoma , para optar el título profesional de por la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, a fin de que se proceda con la incorporación al repositorio digital de la Universidad, adjuntando para ello los formatos de autorización correspondientes. Atentamente, Dr. Víct or Ruperto rero Anacleto Guer Curso virtual de Redacción profesional –Director Abg. Stalin Horna Leca de la Unidad de Investigación LA SOLICITUD Es un documento que sirve para dirigirse a determinada autoridad con el objetivo de pedir algo que está contemplado en las leyes vigentes y a lo cual se tiene justo derecho. CARACTERÍSTICAS ▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). ▪ Generalmente se usa para asuntos oficiales, tales como: certificados de estudios, emisión de constancias, inscripción de postulante, empleo, traslados, rectificación de nombre, etc. ▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. ELEMENTOS DE LA SOLICITUD 1. SUMILLA Es el resumen o síntesis del pedido, reclamo, exigencia o solicitud. 2. DESTINATARIO Persona a quien va dirigida la solicitud (abarca tres líneas). Aquí se escribe una forma de deferencia, el nombre completo de dicha persona y el cargo que ostenta. 3. IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE Persona que presenta la solicitud. Aquí se escribe los nombres y apellidos completos, grado académico, número de DNI, código estudiantil o laboral, domicilio real, número de celular y correo electrónico. Después de ello se culmina con el enunciado: “… a usted me presento y digo:”. 4. CUERPO O ARGUMENTO Descripción, motivo, causa y fundamentación del pedido o solicitud formulada. 5. DESPEDIDA Se reitera la solicitud formulada y se solicita la pronta respuesta. 6. LOCALIDAD Y FECHA Lugar a donde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso). 7. FIRMA Y POSFIRMA Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento. 8. ANEXOS ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD SUMILLA DESTINATARIO DATOS DEL SOLICITANTE CUERPO (PÁRRAFO 1) (PARRAFO 2) DESPEDIDA LOCALIDAD Y FECHA FIRMA Y POSFIRMA ANEXOS SUMILLA: SOLICITO RESOLUCIÓN PARA SUSTENTACIÓN DE TESIS Señor Dr. Cesar Cerón Carrasco Director de la Unidad de Investigación de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo. Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma, bachiller en Derecho, identificado con DNI 74234566, con código 130045-G, domiciliado en Av. Chacarilla J 17 - La Victoria, con celular: 932456789 y correo electrónico: [email protected] a usted me presento y digo: Que conforme lo establece la Resolución de aprobación de proyecto de tesis N° 020-2020-UI-FDCP-UNPRG de fecha 13 de febrero del 2020, cumplo presentar el informe final de mi investigación titulada: “APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LA REALIDAD EN LOS CONTRATOS OCULTOS PARA RECONOCER EL VÍNCULO LABORAL A PLAZO INDETERMINADO Y BENEFICIOS LABORALES DEL TRABAJADOR”, debidamente aprobado por mi asesor y los miembros del jurado, sugiriendo fecha de sustentación para el día miércoles 16 de diciembre de 2020 a horas 12:00 p. m. en la Plataforma MEET de Google Suite de la Facultad de Derecho y Ciencia Política. Por lo expuesto, solicito se emita la RESOLUCION DE SUSTENTACIÓN ratificando la fecha propuesta. Sin otro particular me despido de usted y quedo atento a la respuesta sobre mi solicitud. Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma Curso virtual de Redacción profesionalDNI – Abg. Stalin Horna Leca 74234566CU 130045-G EL MEMORANDO El memorando es el documento que tiene como función que un superior dé a conocer a los niveles inferiores los siguientes puntos: decisiones, órdenes, sanciones, llamadas de atención, anuncios, reemplazos, entre otros. CARACTERÍSTICAS ▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). ▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. ▪ No se utilizan fórmulas establecidas de tratamiento de saludo ni despedida, ya que al tratarse de un documento de uso interno, emisor y receptor pertenecen a la misma empresa o administración. ELEMENTOS DEL MEMORANDO 1. MEMBRETE Todas las empresas o instituciones tienen membrete, imprescindible en un oficio o memorando. 2. DENOMINACIÓN El nombre MEMORANDO en letras mayúsculas y negrita. 3. FECHA Fecha (día, mes y año en curso). 4. ENCABEZAMIENTO Incluye al trabajador subordinado al quien va dirigido colocando sus nombres y apellidos completos y el cargo que ostenta seguido de la persona (jefe) que redacta el memorando, a continuación el asunto del cual trata el memorando. 5. CUERPO Información, descripción y notificación exactas del memorando enviado. 6. FIRMA Y POSFIRMA Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona (jefe) que firma el documento. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO MEMBRETE DENOMINACIÓN (MEMORANDO) FECHA ENCABEZAMIENTO A/PARA : PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA DE : PERSONA QUE PRESENTA EL INFORME ASUNTO: TEMA O INFORMACIÓN EXIGIDA CUERPO (UN SOLO PÁRRAFO) FIRMA Y POSFIRMA Academia Sigma Lima , Perú academia sigma [email protected] MEMORANDO Ica, 17 de julio de 2021 A DE ASUNTO : Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma Docente responsable del curso de Literatura : Carlos Eduardo Calle Monasterios Director académico de la academia Preuniversitaria Sigma. : Retención del 40 % de su salario mensual Se le comunica que debido a sus constantes e injustificadas tardanzas e inasistencias, usted sufrirá la retención del 40 % de su salario correspondiente al mes de junio. Siendo docente principal de nuestra institución educativa se le hace llegar el presente documento a fin que logre acreditar y justificar el motivo de dichas tardanzas e inasistencias y así evitar el descuento antes mencionado. Carlos Eduardo Calle Monasterios Director académico de la academia Preuniversitaria Sigma EL INFORME Es un documento oficial mediante el cual una o más personas dan cuenta a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad realizada o solicitada. CARACTERÍSTICAS ▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). ▪ Está destinado a dar cuenta de acciones de carácter operativo (funciones-reglamento) en las organizaciones. ▪ El texto del documento lleva apartados, conceptos específicos o simplemente el nombre de cada información que se esté efectuando. ELEMENTOS DEL INFORME 1. NUMERACIÓN Se escriben tres datos: la palabra informe, seguida del número de expedición y separada por un guion con el año en curso y, a continuación, separada por una línea oblicua las siglas de la oficina de procedencia, (todo con letras mayúsculas). 2. ENCABEZAMIENTO Incluye a la autoridad a la que va dirigida colocando sus nombres completos y el cargo que ostenta seguido de la persona que redacta el informe, a continuación el asunto del cual trata el informe requerido y presentado y finalmente la fecha. 3. LOCALIDAD Y FECHA Lugar a donde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso). 4. CUERPO Descripción, narración, evaluación y conclusiones exactas del informe presentado. 5. DESPEDIDA Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario. 6. FIRMA Y POSFIRMA Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento. ESTRUCTURA DEL INFORME NUMERACIÓN ENCABEZAMIENTO A : PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA DE : PERSONA QUE PRESENTA EL INFORME ASUNTO: TEMA O INFORMACIÓN EXIGIDA LOCALIDAD Y FECHA CUERPO (PÁRRAFO 1) (PARRAFO 2) DESPEDIDA FIRMA Y POSFIRMA INFORME 005-2021-AL-IC A DE ASUNTO : Wilhem Reynoso Palomino Coordinador de la Ase Redención : Gaby Mónica Huarcaya Huaypoma Encargado del Área de Inscripción y Cobranzas : Rendición de cuentas por concepto de inscripciones para el próximo curso virtual de verano Ica , 11 de febrero de 2021 Con el presente, le comunico la rendición de cuentas por concepto de inscritos para el próximo curso virtual de Liverano . Se inscribieron a la fecha de hoy, sábado 11 de febrero de 2021, 20 estudiantes pagando cada uno de ellos la suma de S/ 70.00 soles (setenta soles y 00/100), haciendo un total de S/ 1400 soles (mil cuatrocientos soles y 00/100). Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente como son las capturas de pantallas de los depósitos recibidos y el documento Excel que contiene la base para el registro de los estudiantes. Atentamente Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma Encargado del Área de Inscripción y Cobranzas EL ACTA Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite ya que puede servir como prueba en un juicio. CARACTERÍSTICAS ▪ Las actas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en un hecho o circunstancia, quienes han sido los participantes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados y las conclusiones de los mismos. ▪ Para la realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización. ELEMENTOS DEL ACTA 1. TÍTULO O DENOMINACIÓN El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad. Este título se escribe así: Acta (acompañada del motivo de la misma). 2. INTRODUCCIÓN Comprende al lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y participan (si los que concurren son muchos, solo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo). 3. CUERPO O TEXTO Estas deben contener solamente la siguiente información: la narración específica y detallada de los hechos, el contexto y situación dada, los testimonios de cada testigo y otros que permitan describir fehacientemente lo redactado en el acta. 4. CIERRE DE ACTA Indica que la sesión ha terminado. Se señala la hora, los acuerdos y conclusiones con las que concluye el acta. 5. FIRMAS Y POSFIRMAS Lo hacen quienes participan y aceptan el acta. ESTRUCTURA DEL ACTA TÍTULO O DENOMINACIÓN INTRODUCCIÓN LUGAR – FECHA – HORA – PARTICIPANTES CUERPO (PARRAFO 1) (PARRAFO 2) (PARRAFO 3) CIERRE DEL ACTA FIRMA Y POSFIRMA ACTA POR HURTO DE MOTO En Ica , siendo el día 20 de marzo de 2019 a las 9:15 p. m. en los exteriores del Instituto Superior “San Agustin ”, el técnico de primera André Domínguez Pérez inicia la redacción del acta que permitirá recolectar las declaraciones, testimonios e indicios de prueba luego de haberse perpetrado el delito de hurto en perjuicio de Gaby Monica Huarcaya Huayapoma quien ha sido victima del hurto de su vehículo menor, una motocicleta marca pulsar, modelo NS200, color grafito, de placa XXYY-00. Siendo el día miércoles 20 de marzo, a las 7:20 p. m., Gaby Monica Huarcaya Huayapoma llegó a las instalaciones del Instituto Superior "San Agustin ” con su motocicleta descrita en la parte superior, pues como todos los miércoles, tenía que asistir a su curso de Ofimática Profesional en el horario de 7:30 p. m. a 9:00 p. m. Luego de haber dejado estacionada su motocicleta con un trabajador de disco ingresó a su centro de clases y subió hasta el tercer piso, lugar en el cual se encontraba el salón donde estudiaba estudiaba. Siendo las 9 p. m. después de haber culminado su jornada académica, bajó hasta el primer piso para subir en su motocicleta y emprender el camino hacia su domicilio, cuando se dio con la sorpresa que dicho vehículo no se encontraba en el lugar por lo que procedió a llamar al escuadrón de emergencia de la Policía Nacional, preguntar a algunos ciudadanos que transitaban cerca de la zona e intentando solicitar ver las cámaras de videovigilancia sin fortuna… Siendo las 10 p. m. del día miércoles 20 de marzo de 2020 se culmina la redacción de la presente acta. Quienes participaron de las declaraciones y testimonios se acreditan firmándola. Gaby M. Huarcaya Huayapoma Agraviada André Domínguez Pérez Técnico de primera Juliana Gastelo Villena Compañera de estudios Curso virtual de Redacción profesional – Abg. Stalin Horna Leca Luis Tony Caicay Testigo
