Guía de Documentos Oficiales: Cartas, Oficios y Solicitudes

DOCUMENTOS
OFICIALES
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO OFICIAL?
Un documento oficial es una comunicación
escrita de carácter formal realizado por
personas naturales o jurídicas. Se utiliza
tanto en las instituciones públicas como
privadas con el fin de permitir el informe,
invitación, notificación, cumplimiento de
obligaciones y el goce de derechos, entre
otros; reconocidos por la Constitución
Política del Perú, las leyes y las normas
internas de cada entidad o institución.
ESTILOS O FORMATOS
▪ ESTILO BLOQUE EXTREMO
Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se
escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.
▪ ESTILO BLOQUE
Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia
consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de firma
y antefirma se escriben comenzando desde el centro hacia la
derecha del papel.
▪ ESTILO SEMIBLOQUE
Este es el estilo más elegante. Mantiene las mismas
características del estilo bloque y se distingue porque cada
párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
FECHA
DESPEDIDA
FIRMA
FECHA
DESPEDIDA
D
O
C
U
M
E
N
T
O
S
O
F
I
C
I
A
L
E
S
LA CARTA
EL ACTA
EL CORREO
ELECTRÓNICO
EL
MEMORANDO
EL OFICIO
LA SOLICITUD
EL INFORME
LA CARTA
Una carta es un documento de carácter informativo enviado por un remitente y
recibido por un destinatario.
CARACTERÍSTICAS
▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
▪ Busca dar información completa.
▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
▪ Posee una actitud cortés y amable.
▪ Busca impresionar positivamente al destinatario.
▪ Busca una reacción favorable a los intereses del
remitente.
ELEMENTOS DE LA CARTA
1. MEMBRETE (OPCIONAL)
Es el nombre, logotipo, razón social, URL del sitio web, correo electrónico, dirección, etc., de una
compañía o institución.
2. LUGAR Y FECHA
Es la indicación del lugar (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso) en el que se envía la carta.
3. DESTINATARIO
Persona a quien va dirigida la carta. Está compuesta por un tratamiento de deferencia, los nombres y
apellidos completos de la persona y el cargo que ostenta (abarca tres líneas). A veces, la dirección.
4. SALUDO
Es una forma cordial y atenta para solicitar la atención del destinatario. Se escribe dos puntos (:) después
de su formulación.
5. CUERPO
Es el contenido principal de una carta y es el desarrollo de lo que se desea comunicar al destinatario.
Cada idea nueva debe presentarse en párrafo aparte. Deber haber un espacio entre un párrafo a otro.
6. DESPEDIDA
Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario.
Curso virtual de Redacción profesional – Abg. Stalin Horna Leca
7. FIRMA Y POSFIRMA
Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos completos del remitente y su cargo.
ESTRUCTURA DE LA CARTA
MEMBRETE
LUGAR Y FECHA
DESTINATARIO
SALUDO
CUERPO
DESPEDIDA
FIRMA Y POSFIRMA
ASE. Redención
[email protected]
Ica , 7 de agosto de 2021
7/10/2021
Señor:
José Luis Carrión
Secretario del CIVEAR
De nuestra especial consideración:
Como cada año, en vísperas al cumplimiento de un año más de vida institucional Como institución
Educativa difusora de contenido académico, cultural, artístico e histórico como motivo de celebración entre nuestras
actividades académicas está la organizando de nuestro I CONCURSO VIRTUAL DE VENTRÍLOCUOS “SOMOS DOS”. Por tal
motivo, se le extiende cordialmente la invitación para que usted forme parte de nuestro JURADO CALIFICADOR y ser el
responsable de la calificación de los tres niveles .
El concurso iniciará el día 20 de setiembre del presente año y tendrá una duración de tres días contando con la
premiación. Su participación en dicho cconcurso sería incalculable. Esperamos su respuesta positiva a dicha invitación a
fin de dar realce a este magno evento.
Quedamos atentos a su respuesta.
Atentamente,
Gaby Monica Huarcaya Huayapoma
Curso virtual de Redacción profesional – Abg.
Stalindel
Horna
Leca
Encargada
concurso
EL OFICIO
El oficio sirve para comunicar disposiciones, consultas, o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de colaboración, de agradecimiento, etc. Se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.
CARACTERÍSTICAS
▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
▪ Sirve para comunicar disposiciones, consultas,
órdenes, informes, o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de disposiciones, etc.
▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
▪ El oficio es un documento protocolar utilizado por las
autoridades de más alta jerarquía.
ELEMENTOS DEL OFICIO
1. MEMBRETE
Todas las empresas o instituciones tienen membrete, imprescindible en un oficio.
2. AÑO CALENDARIO
Es la denominación que se le da al año actual.
3. LUGAR Y FECHA
Lugar de dónde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso).
4. NUMERACIÓN
Se escriben tres datos: la palabra oficio, seguida del número de expedición y separada por un guion con el
año en curso y, a continuación, separada por una línea oblicua las siglas de la oficina de procedencia,
(todo con letras mayúsculas).
5. DESTINATARIO
Persona a quien va dirigida el oficio (abarca cuatro líneas o más). Aquí se escribe: una forma de
deferencia, el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
6. ASUNTO
Resumen que indica con claridad qué se explicará en el cuerpo.
7. REFERENCIA
Solo se usa cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a
cuyo contenido se quiere dar respuesta.
8. CUERPO
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara
y precisa y muy brevemente.
9. DESPEDIDA
Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario.
10. FIRMA Y POSFIRMA
Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento y a su vez el cargo
que lo distingue más el sello respectivo.
11. ANEXOS
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas,
etc.
ESTRUCTURA DEL OFICIO
MEMBRETE
DENOMINACIÓN DEL AÑO
NUMERACIÓN
DESTINATARIO
ASUNTO
REFERENCIA
CUERPO
DESPEDIDA
FIRMA, SELLO Y POSFIRMA
FECHA
“Año del Bicentenario: 200 años de Independencia”
Ica 18 de febrero de 2021
OFICIO Nº 34-2021-VIRTUAL- FDCP-UI
Señora
Ing. PILAR DEL ROSARIO RIOS CAMPOS.
Jefa de la Oficina General de Biblioteca de la Universidad Nacional Pedro Ruiz
Ciudad Universitaria de la UNPRG
ASUNTO
: PRESENTACIÓN DE LA TESIS DEL BACHILLER MONICA HUARCAYA
REFERENCIA
: OFICIO Nº 33-2021-VIRTUAL-FDCP-DECANATO
Hago llegar a su despacho el ejemplar virtual en archivo Word y PDF de la Tesis titulada: “APLICACIÓN
DEL PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LA REALIDAD EN LOS CONTRATOS OCULTOS…” presentado por el bachiller
en DERECHO Gaby Monica Huarcaya Huayapoma , para optar el título profesional de por la Facultad de Derecho y
Ciencias Políticas, a fin de que se proceda con la incorporación al repositorio digital de la Universidad, adjuntando
para ello los formatos de autorización correspondientes.
Atentamente,
Dr. Víct
or Ruperto
rero Anacleto Guer
Curso virtual de Redacción profesional –Director
Abg. Stalin
Horna Leca
de la Unidad de
Investigación
LA SOLICITUD
Es un documento que sirve para dirigirse a determinada autoridad con el objetivo de
pedir algo que está contemplado en las leyes vigentes y a lo cual se tiene justo
derecho.
CARACTERÍSTICAS
▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
▪ Generalmente se usa para asuntos oficiales, tales
como: certificados de estudios, emisión de
constancias, inscripción de postulante, empleo,
traslados, rectificación de nombre, etc.
▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y
exactitud.
ELEMENTOS DE LA SOLICITUD
1. SUMILLA
Es el resumen o síntesis del pedido, reclamo, exigencia o solicitud.
2. DESTINATARIO
Persona a quien va dirigida la solicitud (abarca tres líneas). Aquí se escribe una forma de deferencia,
el nombre completo de dicha persona y el cargo que ostenta.
3. IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE
Persona que presenta la solicitud. Aquí se escribe los nombres y apellidos completos, grado académico,
número de DNI, código estudiantil o laboral, domicilio real, número de celular y correo electrónico.
Después de ello se culmina con el enunciado: “… a usted me presento y digo:”.
4. CUERPO O ARGUMENTO
Descripción, motivo, causa y fundamentación del pedido o solicitud formulada.
5. DESPEDIDA
Se reitera la solicitud formulada y se solicita la pronta respuesta.
6. LOCALIDAD Y FECHA
Lugar a donde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso).
7. FIRMA Y POSFIRMA
Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento.
8. ANEXOS
ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD
SUMILLA
DESTINATARIO
DATOS DEL SOLICITANTE
CUERPO (PÁRRAFO 1)
(PARRAFO 2)
DESPEDIDA
LOCALIDAD Y FECHA
FIRMA Y POSFIRMA
ANEXOS
SUMILLA: SOLICITO RESOLUCIÓN PARA SUSTENTACIÓN DE TESIS
Señor
Dr. Cesar Cerón Carrasco
Director de la Unidad de Investigación de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Pedro Ruiz
Gallo.
Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma, bachiller en Derecho, identificado con DNI 74234566, con código 130045-G,
domiciliado en Av. Chacarilla J 17 - La Victoria, con celular: 932456789 y correo electrónico: [email protected] a
usted me presento y digo:
Que conforme lo establece la Resolución de aprobación de proyecto de tesis N° 020-2020-UI-FDCP-UNPRG de
fecha 13 de febrero del 2020, cumplo presentar el informe final de mi investigación titulada: “APLICACIÓN DEL PRINCIPIO
DE PRIMACÍA DE LA REALIDAD EN LOS CONTRATOS OCULTOS PARA RECONOCER EL VÍNCULO LABORAL A PLAZO
INDETERMINADO Y BENEFICIOS LABORALES DEL TRABAJADOR”, debidamente aprobado por mi asesor y los miembros del
jurado, sugiriendo fecha de sustentación para el día miércoles 16 de diciembre de 2020 a horas 12:00 p. m. en la
Plataforma MEET de Google Suite de la Facultad de Derecho y Ciencia Política.
Por lo expuesto, solicito se emita la RESOLUCION DE SUSTENTACIÓN ratificando la fecha propuesta. Sin otro
particular me despido de usted y quedo atento a la respuesta sobre mi solicitud.
Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma
Curso virtual de Redacción profesionalDNI
– Abg.
Stalin Horna
Leca
74234566CU 130045-G
EL MEMORANDO
El memorando es el documento que tiene como función que un superior dé a
conocer a los niveles inferiores los siguientes puntos: decisiones, órdenes, sanciones,
llamadas de atención, anuncios, reemplazos, entre otros.
CARACTERÍSTICAS
▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
▪ Se organiza con claridad, concisión, precisión y
exactitud.
▪ No se utilizan fórmulas establecidas de tratamiento de
saludo ni despedida, ya que al tratarse de un
documento de uso interno, emisor y receptor
pertenecen a la misma empresa o administración.
ELEMENTOS DEL MEMORANDO
1. MEMBRETE
Todas las empresas o instituciones tienen membrete, imprescindible en un oficio o memorando.
2. DENOMINACIÓN
El nombre MEMORANDO en letras mayúsculas y negrita.
3. FECHA
Fecha (día, mes y año en curso).
4. ENCABEZAMIENTO
Incluye al trabajador subordinado al quien va dirigido colocando sus nombres y apellidos completos y el
cargo que ostenta seguido de la persona (jefe) que redacta el memorando, a continuación el asunto del
cual trata el memorando.
5. CUERPO
Información, descripción y notificación exactas del memorando enviado.
6. FIRMA Y POSFIRMA
Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona (jefe) que firma el documento.
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
MEMBRETE
DENOMINACIÓN (MEMORANDO)
FECHA
ENCABEZAMIENTO
A/PARA : PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA
DE
: PERSONA QUE PRESENTA EL INFORME
ASUNTO: TEMA O INFORMACIÓN EXIGIDA
CUERPO (UN SOLO PÁRRAFO)
FIRMA Y POSFIRMA
Academia Sigma
Lima , Perú
academia sigma [email protected]
MEMORANDO
Ica, 17 de julio de 2021
A
DE
ASUNTO
: Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma
Docente responsable del curso de Literatura
: Carlos Eduardo Calle Monasterios
Director académico de la academia Preuniversitaria Sigma.
: Retención del 40 % de su salario mensual
Se le comunica que debido a sus constantes e injustificadas tardanzas e inasistencias, usted sufrirá la retención
del 40 % de su salario correspondiente al mes de junio. Siendo docente principal de nuestra institución educativa se le hace
llegar el presente documento a fin que logre acreditar y justificar el motivo de dichas tardanzas e inasistencias y así evitar el
descuento antes mencionado.
Carlos Eduardo Calle Monasterios
Director académico de la academia Preuniversitaria Sigma
EL INFORME
Es un documento oficial mediante el cual una o más personas dan cuenta a la
autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad realizada o solicitada.
CARACTERÍSTICAS
▪ Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
▪ Está destinado a dar cuenta de acciones de carácter
operativo
(funciones-reglamento)
en
las
organizaciones.
▪ El texto del documento lleva apartados, conceptos
específicos o simplemente el nombre de cada
información que se esté efectuando.
ELEMENTOS DEL INFORME
1. NUMERACIÓN
Se escriben tres datos: la palabra informe, seguida del número de expedición y separada por un guion con
el año en curso y, a continuación, separada por una línea oblicua las siglas de la oficina de procedencia,
(todo con letras mayúsculas).
2. ENCABEZAMIENTO
Incluye a la autoridad a la que va dirigida colocando sus nombres completos y el cargo que ostenta seguido
de la persona que redacta el informe, a continuación el asunto del cual trata el informe requerido y
presentado y finalmente la fecha.
3. LOCALIDAD Y FECHA
Lugar a donde se envía (ciudad) y fecha (día, mes y año en curso).
4. CUERPO
Descripción, narración, evaluación y conclusiones exactas del informe presentado.
5. DESPEDIDA
Es la palabra o frase para terminar el mensaje y despedirse del destinatario.
6. FIRMA Y POSFIRMA
Rúbrica y debajo de ella los nombres y apellidos de la persona que firma el documento.
ESTRUCTURA DEL INFORME
NUMERACIÓN
ENCABEZAMIENTO
A
: PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA
DE
: PERSONA QUE PRESENTA EL INFORME
ASUNTO: TEMA O INFORMACIÓN EXIGIDA
LOCALIDAD Y FECHA
CUERPO (PÁRRAFO 1)
(PARRAFO 2)
DESPEDIDA
FIRMA Y POSFIRMA
INFORME 005-2021-AL-IC
A
DE
ASUNTO
: Wilhem Reynoso Palomino
Coordinador de la Ase Redención
: Gaby Mónica Huarcaya Huaypoma
Encargado del Área de Inscripción y Cobranzas
: Rendición de cuentas por concepto de inscripciones para el próximo curso virtual de verano
Ica , 11 de febrero de 2021
Con el presente, le comunico la rendición de cuentas por concepto de inscritos para el próximo curso virtual de
Liverano . Se inscribieron a la fecha de hoy, sábado 11 de febrero de 2021, 20 estudiantes pagando cada uno de ellos la
suma de S/ 70.00 soles (setenta soles y 00/100), haciendo un total de S/ 1400 soles (mil cuatrocientos soles y
00/100).
Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente como son las capturas de pantallas de
los depósitos recibidos y el documento Excel que contiene la base para el registro de los estudiantes.
Atentamente
Gaby Mónica Huarcaya Huayapoma
Encargado del Área de
Inscripción y Cobranzas
EL ACTA
Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo
sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo
amerite ya que puede servir como prueba en un juicio.
CARACTERÍSTICAS
▪ Las actas ofrecen una visión o estructura general de lo
ocurrido en un hecho o circunstancia, quienes han sido
los participantes, el detalle de las diferentes
cuestiones o temas planteados y las conclusiones de
los mismos.
▪ Para la realización de un acta no se conoce una forma
estandarizada de realización.
ELEMENTOS DEL ACTA
1. TÍTULO O DENOMINACIÓN
El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad. Este título se escribe así: Acta
(acompañada del motivo de la misma).
2. INTRODUCCIÓN
Comprende al lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que
asisten y participan (si los que concurren son muchos, solo se hace una referencia general de ellos y se
adjunta al acta el padrón respectivo).
3. CUERPO O TEXTO
Estas deben contener solamente la siguiente información: la narración específica y detallada de los
hechos, el contexto y situación dada, los testimonios de cada testigo y otros que permitan describir
fehacientemente lo redactado en el acta.
4. CIERRE DE ACTA
Indica que la sesión ha terminado. Se señala la hora, los acuerdos y conclusiones con las que concluye el
acta.
5. FIRMAS Y POSFIRMAS
Lo hacen quienes participan y aceptan el acta.
ESTRUCTURA DEL ACTA
TÍTULO O DENOMINACIÓN
INTRODUCCIÓN
LUGAR – FECHA – HORA – PARTICIPANTES
CUERPO
(PARRAFO 1)
(PARRAFO 2)
(PARRAFO 3)
CIERRE DEL ACTA
FIRMA Y POSFIRMA
ACTA POR HURTO DE MOTO
En Ica , siendo el día 20 de marzo de 2019 a las 9:15 p. m. en los exteriores del Instituto Superior “San Agustin ”, el técnico de primera
André Domínguez Pérez inicia la redacción del acta que permitirá recolectar las declaraciones, testimonios e indicios de prueba luego
de haberse perpetrado el delito de hurto en perjuicio de Gaby Monica Huarcaya Huayapoma quien ha sido victima del hurto de su
vehículo menor, una motocicleta marca pulsar, modelo NS200, color grafito, de placa XXYY-00.
Siendo el día miércoles 20 de marzo, a las 7:20 p. m., Gaby Monica Huarcaya Huayapoma llegó a las instalaciones del Instituto Superior
"San Agustin ” con su motocicleta descrita en la parte superior, pues como todos los miércoles, tenía que asistir a su curso de Ofimática
Profesional en el horario de 7:30 p. m. a 9:00 p. m. Luego de haber dejado estacionada su motocicleta con un trabajador de disco
ingresó a su centro de clases y subió hasta el tercer piso, lugar en el cual se encontraba el salón donde estudiaba estudiaba.
Siendo las 9 p. m. después de haber culminado su jornada académica, bajó hasta el primer piso para subir en su motocicleta y
emprender el camino hacia su domicilio, cuando se dio con la sorpresa que dicho vehículo no se encontraba en el lugar por lo que
procedió a llamar al escuadrón de emergencia de la Policía Nacional, preguntar a algunos ciudadanos que transitaban cerca de la zona e
intentando solicitar ver las cámaras de videovigilancia sin fortuna…
Siendo las 10 p. m. del día miércoles 20 de marzo de 2020 se culmina la redacción de la presente acta. Quienes participaron de las
declaraciones y testimonios se acreditan firmándola.
Gaby M. Huarcaya Huayapoma
Agraviada
André Domínguez Pérez
Técnico de primera
Juliana Gastelo Villena
Compañera de estudios
Curso virtual de Redacción profesional – Abg. Stalin Horna Leca
Luis Tony Caicay
Testigo