Subido por Julian Arenas Juarez

UNA CARTA FORMAL DEBE CONTENER LAS SIGUIENTES 8

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UNA CARTA FORMAL DEBE CONTENER LAS
SIGUIENTES 8 PARTES BIEN DIFERENCIADAS:
1 – Membrete
2 – Destinatario
3 – Fecha
4 – Encabezamiento
5 – Introducción
6 – Cuerpo
7 – Despedida
8 – Firma
En algunos casos, sobre todo en la época en la que las cartas se escribían a mano,
aparecían al final otras partes como: – Postdata, – Notas, utilizadas sobre todo
para añadir información que se había olvidado incluir en el cuerpo de la carta, y
que por tanto, para no tener que volver a redactar el documento desde el principio,
se venía utilizando este tipo de fórmulas. No obstante, si se siguen los pasos
establecidos tal y cómo aparecen anteriormente escritos, y se realiza un borrador
que incluya todas las ideas clave, no será necesario tener que recurrir a una
postdata. En cuyo caso, siempre debe ser escueta y concisa a modo de telegrama,
sin extenderse excesivamente en su contenido.
1 – EL MEMBRETE
Cuando se trata de cartas formales de carácter privado se incluye un membrete con
los datos del remitente en la parte izquierda de la carta, aunque muchas cartas de
tipo comercial o empresarial suelen incluir estos datos en el centro de la parte
superior.
Como remitente, nos referimos a los datos de la persona o empresa que escribe la
carta. La función del membrete es la de dar respuesta a la primera pregunta que
siempre se hace todo receptor de una carta ¿Quién escribe? Por ello, el membrete
del remitente debe incluir el nombre de la empresa o persona, junto con su
dirección, número de telefóno fijo y/o móvil, fax, correo electrónico…etc.
Ejemplo:
Bodegas Marqués de Medici
Avenida de la libertad 23, 3º
18080 Guadalajara
tlf: 55 112483
Fax: 55 494948
marques@medicibodegas.info
2 – DESTINATARIO:
Puede parecer innecesario incluir en la propia carta los datos de la persona a los
que va dirigida, pero la experiencia nos dice, sobre todo dentro del mundo
empresarial, que una gran cantidad de cartas son enviadas a la persona equivocada
o a las personas que no tienen la suficiente competencia para hacerse cargo. Será
cuestión del propio destinatario el observar si la carta le corresponde a él por
necesidad o si por el contrario puede delegarla en otra persona o departamento de
la empresa.
Muchas veces, el destinatario suele hacer referencia a un cargo dentro de la
empresa, sin nombrar en ningún momento el nombre de quién le corresponda,
como por ejemplo: A la persona encargada de los recursos humanos…
A la hora de incluir la dirección del destinatario podemos hacerlo de dos maneras
diferentes. El estilo inglés lo establece alineado a la izquierda, debajo del
membrete del remitente, y el estilo francés lo incluye también bajo el remitente,
pero a la derecha, marcando una mayor diferencia entre ambas partes.
Actualmente, el estilo francés es el que viene siendo más utilizando, por lo que
aconsejamos que el destinatario aparezca a la derecha.
Un ejemplo de destinatario es el siguiente:
Sr. D. Manuel López Marino
Director de RRHH
FABRICASS S.A.
c/ Cruz rodriguez 23
18035 Jalisco
3 – LA FECHA:
En tercer lugar encontramos la fecha. Lo más habitual es escribirla en la parte
derecha, justo debajo del destinatario, y suele comenzar con el nombre de la ciudad
o población donde se escribe la carta. Como normal general, si en el membrete ya
aparece el nombre de la población, no es necesario volver a repetirlo en la fecha.
Un ejemplo de fecha pudiera ser el siguiente:
Ciudad de México, a 12 de Febrero de 2017
4 – ENCABEZAMIENTO:
Como es habitual en todo tipo de correspondencia formal, se hace muy necesario
aplicar la cortesía, el respeto y el tratamiento adecuado según la persona
destinataria. En todos los casos, se cerrará la frase con dos puntos.
Recomendamos ver el siguiente enlace: Cómo iniciar una carta formal
Dentro del ámbito de las relaciones formales y laborales, lo más habitual es
encabezar la carta con la palabra estimado o estimada, distinguido o distinguida,
seguido de la abreviatura correspondiente. Según sea la importancia del cargo, se
pueden usar las palabras “excelentísimo” abreviado como Excmo(a). e incluso
“Vuestra excelencia” abreviado como V.E.. Para el caso de dirigirse a un juez,
alcalde o presidente de algún tipo de audiencia que requiera el tratamiento de
“Vuestra Señoría” se utiliza la abreviación V.S. o Usía.
Ejemplos de encabezados:




Estimado Sr.:
Estimada Sra.:
Distinguido Sr.:
Excmo Sr.:
Todos los tratamientos están regulados por las distintas normas protocolarias y
fórmulas de cortesía, por lo que conviene cumplirlas de manera estricta para no
caer, sin darnos cuenta, en faltas de respeto o aparente menosprecio del
destinatario.
Otros ejemplos de encabezamientos son:





VUESTRA MAJESTAD a los reyes o monarcas
ALTEZA REAL a los príncipes e infantes
Excelentísimo (EXCMO.) a presidentes de gobiernos, alcaldes, embajadores,
capitanes generales del ejército, rectores de universidad y miembros de Reales
Academias.
Ilustrísimo (ILMO.) a directores de empresa, decanos de universidad, directores
de escuelas o jefes de policia.
SANTÍSIMO PADRE para dirigirse al Papa


EMINENCIA para los cardenales
EXCELENCIA para los obispo
Si la carta no fuera formal y estuviera dirigida a una persona conocida con la que
ya tenemos establecida cierta confianza, puede usarse el conocido cliché de:
Querido(a) amigo(a):
5 – INTRODUCCIÓN:
La introducción tiene como finalidad la de crear un clima más agradable y
predisponer al destinatario a recibir la información de una manera suave para el
caso de noticias negativas, o la de crear un vínculo más sociable para el caso de
personas que se comunican por primera vez.
Por ejemplo:
Es un placer ponerme en contacto con usted….
No tengo el gusto de conocerle en persona pero….
Lamento tener que hacerle llegar malas noticias pero…
Si no se requiere tacto y ya existe una cordialidad previa de cartas anteriores, puede
excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del mensaje.
6 – CUERPO DEL MENSAJE:
El cuerpo del mensaje o cuerpo central tratará de dar respuesta a los motivos que
han originado la carta. En esta parte se deben incluir todos aquellos detalles e ideas
que conforman el asunto central de la carta, ya sea una solicitud, una información,
un agradecimiento, una invitación… etc.
Normalmente el cuerpo es la parte más extensa de la carta y la que incluye el grueso
de la información, por lo que se considera siempre oportuno y recomendable,
terminar el cuerpo con una frase que resuma el contexto global de la carta antes de
pasar a la despedida.
7 – LA DESPEDIDA O CIERRE:
También denominada como Cierre, es aquella parte de la carta en la que se emplea
una mayor carga de cortesía, habitualmente para manifestar buenos deseos y para
despedirse de una manera cordial y afable.
Por norma general, la despedida suele redactarse utilizando los verbos en tercera
persona, y no en primera, como en el caso del cuerpo de la carta. Se utilizarán
expresiones tales como: “Se despide” o “Le saluda atentamente” evitando por
tanto usar “Me despido” o “le saludo”, impropios de la carta formal.
Se aconseja la brevedad, y al igual que el encabezado, se utilizarán distintas
fórmulas de cierre en función de la persona a la que va dirigida la carta, como por
ejemplo:






Atentamente
Un atento saludo
Un cordial saludo
Atentamente les saluda
Se despide atentamente
Le saluda cordialmente
Ver el siguiente enlace sobre La despedida de la carta formal
8 – LA FIRMA:
Dentro del ámbito comercial, si que es cierto que se suele usar una antefirma, en
la que aparece el cargo y el nombre del firmante, precedido de la abreviatura Fdo
(firmado).
Como por ejemplo:
(garabato firma)
Fdo.: Manuel López Ortega
Director del colegio Santa eulalia
Aunque en la mayoría de los casos, la firma suele aparecer después del nombre y
del cargo:
Fdo: Miguel García
(Firma)
PARTES COMPLEMENTARIAS:
Existen lo que se denominan partes complementarias cuya finalidad es la de añadir
un contenido final. En algunas ocasiones, se olvida mencionar algún detalle
importante o dato de última hora, y no se precisa romper el orden estructural de la
carta. Para ello, existe la posdata, o las notas finales.
La normativa indica escribir la palabra “posdata:” o “Notas:”
Seguido de la información adicional o olvidada. No se debe abusar de esta
posibilidad, ni incluir largos párrafos, ya que ensucian y deforman la estructura,
además de ofrecer una mala imagen al lector. Se trata, por tanto, de un espacio
limitado, breve y conciso. Si la información requiere de un mayor espacio, se
aconseja empezar a escribir de nuevo.
Más información complementaria en el siguiente enlace:
Características de la carta formal
LA ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UNA CARTA
FORMAL:
Además de cuidar las distintas partes de la carta formal, debemos tener en cuenta,
los distintos elementos que conforman cada una de las partes, y la estructura final
que deben adoptar para que la carta esté bien presentada.
En la siguiente imagen, podemos ver la estructura final que a la que debe
asemejarse nuestra carta formal. Con los diferentes elementos colocados en su
espacio y en su orden correspondiente.
El membrete en la parte superior, separado del destinatario, ya sea a la derecha, o
a la izquierda, de modo que puedan distinguirse y leerse de manera clara y
organizada.
La fecha bajo el destinatario.
El encabezamiento, en la parte izquierda, siempre haciendo uso de los títulos
civiles y uso de las abreviaturas que correspondan para cada uno de los
tratamientos. Cualquiera que sea la fórmula de cortesía elegida, siempre se
acompañará de los dos puntos (:), nunca de otros signos de puntuación, tales como
la coma o punto y coma, etc…
El cuerpo o tema de la carta corresponde con el elemento más importante y
comienza en la primera línea después del encabezamiento o fórmula de saludo. Si
la carta contiene varios temas diferentes, conviene presentar cada uno de ellos
dentro de su propio párrafo. Su disposición suele atender habitualmente a dos tipos
de estilos diferenciados.


El Estilo en bloque: En el que los párrafos tienen tendencia a alinearse a la
izquierda guardando siempre una separación a doble espacio.
El estilo alineado: En el que cada uno de los párrafos comienza con su primera
línea de entrada.
La despedida bajo el cuerpo, indicando el final de la carta.
Por último, la firma, aparece bajo la despedida, o bien a la derecha o en el centro.
Aunque no existe un lugar recomendado y el que escribe tiene absoluta libertad
para firmar donde mejor le parezca, pero se usan estos lugares para poder leerse
con mayor claridad, ya que suele ser la parte más ilegible de toda la carta.
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