formas usuales en la comunicación escrita

FORMAS USUALES EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA EMPRESARIAL
CARTA.- Documento escrito que, dentro de la organización se envía a otra
persona para informarla de algo. (Personalizada y más extensa).
CIRCULAR.- Documento dirigido a muchos, dentro de una organización. (Puede
ser extenso).
AVISO.- Documento con carácter más estricto para informar sobre algo. (Breve y
determinante).
MEMORÁNDUM.- Documento que contiene una exposición breve de algún
asunto. (dirigido a todos).
Elementos usuales en la comunicación
CARTA
* Membrete
* Lugar y fecha.
* Destinatario y dirección.
* Texto (estructura)
* Frase de cortesía
* Firma, nombre y cargo.
* Iniciales de identificación.
CIRCULAR
* Su identificación.
* Membrete
* Número.
* Destinatario.
* Texto (estructura)
* Frase de cortesía.
* Firma, nombre y cargo.
* Institución o empresa.
* Lugar y fecha.
* Circulación interna y externa.
AVISO
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Su identificación
Membrete
Destinatario colectivo
Texto
Frase de cortesía
Firma, nombre y cargo.
Institución o empresa
Lugar y fecha.
Circulación interna y externa.
MEMORÁNDUM
* Su identificación. (memorándum)
* Membrete
* Lugar y fecha (varía su colocación)
* Quién lo envía
* Texto breve con fines específicos.
Recordar, informar, solicitar, etc.
* Frases de cortesía.
* Firma.
* Circulación interna.
Frases obsoletas en la correspondencia comercial:
Existe una serie de frases de cortesía que se emplean al inicio o al final de este tipo
de escritos según se requiera.
Muchas de estas frases se han quedado suspendidas en un tiempo que ya no les
corresponde, pues a la luz de nuestros días, la mayoría resultan anacrónicas, serviles
y fuera de lugar:
Frases de Entrada
Uso actualizado
Muy señor mío y amigo:
Respetable sr., Lic., Ing., etc.
Por medio de la presente…
Le informo…
Le ruego muy encarecidamente…
Le ruego…
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted…
Nos dirigimos a usted…
El objeto de la presente es informar…
Le informo…
Me permito recomendar a sus finas atenciones… Le recomiendo o recomendamos…
Damos forma a la presente para…
Le recomiendo o informo…
Nos permitimos rogarle se sirva tener a bien…
Le solicitamos…
Frases de despedida
Uso actualizado
Sin mas por el momento…
Atentamente…
Sin otro asunto…
Quedo de usted.
Reitero a usted las seguridades de
mi atenta y distinguida consideración.
Respetuosamente.
Sin otro particular, agradezco la atención…
Atentamente.
Agradeciendo de antemano sus finas atenciones…
Agradezco sus atenciones.
Se despide de usted su atento amigo
Y seguro servidor.
Quedo de usted.
Atentamente.
Aprovecho la ocasión para repetirme
su seguro y obsecuente servidor.
Le envío un cordial saludo.
Me reitero de usted su atento y seguro servidor
Atentamente.
OFICINAS DE PRENSA
Área de la organización que se encarga de proyectar la buena imagen de esta,
así como establecer enlaces relacionados con la productividad, mercadotecnia
e imagen, con otras organizaciones y con la sociedad en su conjunto.
Funciones.
-
Dar a conocer la funcionalidad de la empresa con su medio exterior,
utilizando los diferentes medios masivos de comunicación.
- Quienes somos…
- Programas y proyectos.
- Centros de Información.
- Enlaces.
- Principal.
-
Mantenerse informado de los aconteseres sociales, para atender las
debilidades de la comunidad mediante los intereses de la empresa.
Monitorear las noticias diarias dadas a conocer por los medios de
comunicación.
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Las Oficinas de prensa operan para que los medios tengan la información
oficial de lo que sucede dentro de la empresa. Siempre van a hablar bien de
la empresa y si es lo contrario están para dar a conocer la versión oficial.
-
Coca cola.
Los tigres del Norte.
Hay dos vertientes:
- Oficinas de Difusión y Relaciones Públicas.
Son organizaciones que general mucha información hacia la sociedad
- Oficinas de prensa.
El mínimo de personas que se requieren para establecer una oficina de prensa:
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Director – Encargado.- Persona que está bajo su responsabilidad la
oficina de prensa.
Control de Tráfico.- Persona que monitorea a los M.M.C. Y que recopila
información que puede ser de interés para la organización.
Quien elabora los boletines. Persona que reportea.
Atención a medios.
Secretaria.
Fotógrafo / camarógrafo.
La Oficina de Prensa mantiene relaciones con los medios de
comunicación nacionales locales (especialmente) e internacionales,
informándoles acerca de las políticas de la empresa y de temas relacionados
con su sociedad, a través de una amplia variedad de servicios, incluyendo la
distribución de comunicados de prensa y otros documentos, la organización de
conferencias de prensa y la realización de diálogos electrónicos.
La Oficina de Prensa envía a la prensa gráfica y a los medios
audiovisuales breves comunicados como así también los textos completos de
documentos importantes y de discursos de altos funcionarios de la
Administración. Comentarios y sumarios sobre puntos de vista de la
organización acerca de diversos temas también son enviados regularmente a
los medios. El Servicio Noticioso incluye diversas historias sobre temas de
actualidad del gobierno.
En ocasión de visitas de altos funcionarios de empresas, instituciones
de educación o de delegaciones del país, la Oficina de Prensa organiza
conferencias de prensa y suministra apoyo tanto a la prensa local, nacional e
internacional que acompaña a esos funcionarios como a la prensa extranjera.
Ese apoyo consiste en la puesta en funcionamiento de centros de prensa,
como así también concertando entrevistas entre los funcionarios visitantes y la
prensa.
Ejemplos:
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Cuando el vocero oficial de la Presidencia de la República solicita da
una conferencia de prensa para aclarar algo: caso de las toallas, o los
errores del presidente.
El caso de las llantas “Firestone”, se hizo un comunicado para aclarar y
solucionar el defecto que una serie de neumáticos salieron al mercado.
Si una empresa da a conocer el cambio de Director, como la AARFS, o
Walbro, etc.
Se solicita una conferencia de prensa para dar a conocer malos manejos
internos de una organización.
Empresa TKT organiza y recibe visitas de diferentes partes, para dar a
conocer su sistema organizacional de producción, al público en general,
con previa citas.