CONTROL Rodrigo Suarez Lopez Angel González Rodríguez Retroalimentación Retroalimentación ¿Qué se va hacer? ¿Como se va hacer? ¿Cómo se debe hacer? ¿Cómo se hizo? Definición de control Definición de Maddock Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperado, ya sea parcial o totalmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Definición resumida Es la recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes. Otra definición Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magní ficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Tipos de control Control automático (feedback control): Es el mantenimiento de un valor deseado para una cantidad o condición física, midiendo su valor actual, comparándolo con el valor referencia, y utilizando la diferencia para proceder a reducirla mediante una acción correctiva. En conse cuencia, el control automático exige un lazo cerrado de acción y reacción que funcione sin intervención humana. Por su forma de operar: Control sobre resultados (open control) Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la v igilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos ad optados por la administración, en un período determinado. Tipos de control Procedimiento de los dos sistemas de control Tipos de control Ejemplo Tipos de control Según Terry (1999) Libro “Principios de la Admini stración” Preliminar Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar qu e las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esp erar los resultados y compararlos con los objetivos, ejerce una influencia cont roladora limitando las actividades por adelantado. Concurrente Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, ayuda a garantizar que el plan se lleve a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa, en la que el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Tipos de control Según Terry (1999) Libro “Principios de la Admini stración” Retroalimentación Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analiza do y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. Tipos de control Control previo el control realiza antes de que la acción se cumpla, es un control que se practica para evitar la contravención a las normas y para canalizar las actividades de la forma que se considere más conveniente. Control posterior El control se realiza después que la acción se ha cumplido, se basa en un conjunto de normas que el personal debe conocer, aceptar y respetar, por lo tanto, el personal debe estar dispuesto a cumplirlas, si el personal sabe que lo van a controlar, hace mejor sus labores, se esmera en ser más dinámico y más ágil. Según Melinkoff Su Importancia Cierra el ciclo de la Administración Ocurre en el resto de funciones administrativas Crear mayor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos más rapidos Agregar valor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. Actividades Importantes Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados con los estandares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparacion es y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. o Del carácter administrativo del control Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de delegación, esta no se podría dar sin el control. Las operaciones son de carácter técnico. P r i n c i p i o s o De los estándares El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más preciso y cuantitativos sean dichos estándares. o Del carácter medial del control Un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de él se esperan. o Del principio de excepción El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. Su Proceso y Reglas Establecimiento de los medios de control Administrador Operaciones de recolección y concentración de datos Técnico Interpretación y valoración de los resultados T&A Utilización de los mismos resultados. Administrador Condiciones Control Propósito y Naturaleza • Objetivos • Eficiencia • Responsabilidad Directriz • Proyección Estructura Organizativa • Planes • Comunicación • Dirección • Coordinación Proceso • Medidas • Aspectos Estrátegicos • Excepción • Flexibilidad y utilidad Reglas Control 01 Se require escoger los medios de control considerados como estratégicos. 02 Los sistemas de control deben reflejar la estructura de la organización. 03 Para establecer el control, se debe tener en cuenta la naturaleza y la de la función controlada. 04 El control debe ser flexible 05 Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones Reglas Control 06 Los controles deben de ser claros para todos. 07 Los controles deben llegar lo mas concentrados posibles a los niveles administrativos. 08 Los controles deben conducer por si mismos a la acción correctiva. 09 En la utilización de los datos, debe seguirse un sistema. 10 Función del control. 1. Control Estratégico No existen reglas especificas sobre como escoger puntos estratégicos de control, debido ¿Qué mostrara mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido? a la ¿Qué controles son mas baratos y amplios a la vez? ¿Qué puede indicar lo que podria mejorarse? gran ¿Qué informara mejor sobre el responsible de las fallas? variedad de problemas en la empresa. ¿Cómo medir más rápido cualquier desviación? 2. Organización La organización es la expression de los planes, y a su vez, un medio de control. Al romper los canals de la organización, inmediatamente se distorsiona y transtorna. 3. Naturaleza del Control Puramente personas, supervision, revision de operaciones. 4. Flexibilidad El no tener un control flexible, puede generar una inadecuada función o inclusive, tiende a abandoner el control, considerandolo inservible. PRESUPUESTOS FLEXIBLES 62K 4. Flexibilidad El no tener un control flexible, puede generar una inadecuada función o inclusive, tiende a abandoner el control, considerandolo inservible. PRESUPUESTOS FLEXIBLES 62K DATOS DE CONTROL Análisis de los hechos Interpretación de los hechos Adopción de medidas aconsejables Su iniciación y revision estrecha Registro de los resultados obtenidos. Seguridad en la acción Corrección de los defectos Mejoramiento de lo obtenido Nueva Planeación General Motivación del Personal Clasificación de las principales áreas de control Controles de ventas Este es el que utiliza graficas para poder analizar y observar tendencias, pun tos débiles, entre otros. Los controles de venta principales son: ֍ ֍ ֍ ֍ ֍ ֍ ֍ ֍ Por volumen total de las mismas ventas Por tipos de artículos vendidos Por volumen de ventas estacionales Por el precio de artículos vendidos Por clientes (al menos los principales) Por territorio Por vendedores Por utilidades producidas en cada uno de los cuatro inmediatamente anteriores ֍ Por costos de los diversos tipos de ventas Clasificación de las principales áreas de control Controles de producción ҉ Control de inventarios De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub-ensamblados como terminados, entre otros. ҉ De operaciones productivas Fijación de rutas, programas y abastecimientos. ҉ De calidad Fijación de estándares, empíricos o estadísticos, inspecciones, control de rechazos, entre otros. ҉ De tiempos y métodos de operación Con base a estudios de tiempos y movimientos, o aun en simples promedios de años anteriores. ҉ De desperdicios Fijación de sus mínimos tolerable y deseables. ҉ De mantenimiento y conservación Tiempos de maquinas paradas, costos, entre otros. Clasificación de las principales áreas de control Controles financieros y contables Su principal problema esta en su mayor actualización posible para que este f uncione al mínimo como controles históricos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Los estados financieros Sistemas de contabilidad de costos Auditoria interna y externa Control de depreciaciones y adiciones Control de efectivo en caja Control de recuperación de inversiones Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa Control de acciones, obligaciones y valores en general Clasificación de las principales áreas de control Controles de la calidad de la administración Estos controles constituyen en lo estudiado en cada uno de los elementos ad ministrativos. ۞ ۞ ۞ ۞ ۞ ۞ ۞ Planificación Organización Dirección Previsión Coordinación Control Integración Clasificación de las principales áreas de control Están comprendidos todos aquellos que pueden ser utilizados en todos los campos y con toda clase de fines. Deben considerarse mas bien como instrumentos para controlar la operación de un área cualquiera. Como ejemplo están los reportes, graficas, estadísticas, tendencias, entre otras. Por su importancia especial para el objeto en cuestión, se hace una breve mención tan solo del llamado control de controles. Controles generales Tiene por objeto garantizar que reciban oportunamente los ejecutivos que los requieran aquellos informes, reportes, concentraciones, estadísticas, graficas, etc., que habrán de requerir. Sistemas Modernos TÉCNICAS DE TRAYECTORIA CRÍTICA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS GRÁFICAS DE GANTT CPM PERT RAMPS Administración Objetivos Especial Actitud Los jefes superiores discuten en comun con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estandares que deben establecerse. Pleno apoyo a la dirección o gerencia general. Ordinariamente debe operar por años. Identificar metas generales de la empresa. Revisiones y ajustes en los planes generales. Trabajo a cada jefe inferior Jefes superiores y estandares. Easy to change colors, photos and Text. Discusión con cada jefe. Revisiones de estandares. Gráficas de Gantt Desarrollo de la realización de actividades. Henry Gantt invento las cartas o gráficas que llevan su nombre. Simbologia Representar cada actividad por una barra horizontal con lineas verticales que indican su duración. Se encuentran en uso desde 1900 a la fecha. Técnicas Trayectoria Directa METRA (Métodos de Evaluación de Trayectorias en Redes de Actividades) Controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades. Técnica Pert PERT Program Evaluation and Review Technique Con una Red de Actividades y Eventos, y mediante 3 tiempos, se evalua el terminar un proyecto en una fecha determinada. 1958 William Fazard para controlar el Proyecto del proyectil “Polaris” de la NASA Your Text Here Inicialmente, controlaba y evaluaba la duración de proyectos. Se han introducido los costos de las actividades para efectos de control presupuestal. Técnica CPM 01 Simultaneamente con el studio de PERT, pero de manera independiente se realizaron otros estudios. 02 03 Se busco un procedimiento que permitiera resolver problemas típicos de programación. La primera fase del CPM es igual a PERT, solo difiere en que trabaja con un tiempo probable de ejecución basado en experiencias registradas. 04 Técnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo mas conviniente en la duración del Proyecto. Técnica RAMPS Programar la forma en que ciertos recursos limitados deben ser distribuidos entre varios proyectos simultaneous, total o parcialmente, para una máxima eficiencia. Comparar costos de diversas alternativas en varios proyectos, identificando los recursos mas efectivos. Resource Allocation and Multi Project Schedulling Introduce conceptos de competencia entre varias actividades, que utilizan los mismos recursos a la vez. Por medio de la computadora, hacer evaluaciones constantes del progreso y perspectiva del trabajo en un momento determinado.
