DIPLOMADO EN COMPETENCIAS GENERALES

DIPLOMADO DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
TAREA No. 3
TEMA:
Formas de mejorar y Herramientas de la Calidad
ALUMNOS:
Claudia Patricia Morales Romero
Óscar Javier Burgos Méndez
Juan Rafael Osorio Serna
BIBLIOGRAFÍA: A fin de desarrollar la presente tarea, se consultó el material
multimedia del Diplomado.
INSTRUCCIONES
Escoja dos de las cuatro herramientas de la calidad y elabore un plan de
mejoramiento de su área que apunte a solucionar tres dificultades ó
debilidades que se estén presentando en éste momento y que impidan el
logro de los objetivos. Utilice también los tres elementos vistos en formas para
mejorar. Analice el plan de mejoramiento propuesto a la luz de la innovación y
la mejora continua.
RESPUESTA
Para iniciar, relacionamos las 3 dificultades evidenciadas del área que
impiden el logro de los objetivos propuestos:
1. Informe de Auditoria del Sistema de Gestión de Interventoria Noviembre de
2008 donde se especifica que en el
contrato
02-33100-043 -2008
“Consultoría para la Planificación de Proyectos 2008 de la gerencia Zona 3”
con vigencia del 08-04-2008 al 24-Oct-2008.” la “Lista de chequeo
documentos del contrato”, código 3GM45050501, solicitada en la
Caracterización del Proceso de “Revisión Previa y Planificación” 0GM450502, y en el procedimiento de 1GM450505-04 “Revisión del contrato”, se
encontró sin diligenciar ni firmar.
2. Al verificar
el
contrato
02-33100-043 -2008 “Consultoría para la
Planificación de Proyectos 2008 de la gerencia Zona 3” los Informes de
Interventora: 043-2008- GE-IN-03, del 22-04-2008, Informe de Gestión del
Contrato de Consultoría Soporte Cuenta N 03 del 30 de Junio de 2009 e
Informe de Gestión del Contrato de Consultoría Soporte Cuenta N 04 del
30 de Julio de 2008 se encontraron sin firmas por parte del interventor.
3. De acuerdo a la revisión efectuada, se observó que el archivo de los
documentos contractuales no se está realizando con oportunidad lo que
genera riesgo de pérdida e inconvenientes con la trazabilidad.
CONSTRUCCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Lluvia de Ideas: con la participación de todos los integrantes, se generaron
opiniones para precisar las causas que originan los problemas enunciados.
Con respecto a las dificultades 1 y 2 relacionadas, teniendo en cuenta que las
mismas están relacionadas ya que se caracterizan por la falta de firmas en
documentos del Sistema de Calidad tenemos:
1. Se olvidó suscribir la Lista de Chequeo por parte del Interventor.
2. No se surtió el procedimiento de la Lista de Chequeo.
Con respecto a la dificultad No 3 relacionada, tenemos:
1. Falta de dedicación por parte de la persona encargado del archivo.
2. Falta de capacidad por volumen considerable de documentos para
archivar.
Diagrama Causa y Efecto
DESINTERES
OLVIDO
PERTENENCIA
FALTA DE
FIRMAS EN
DOCUMENTOS
MALA ACTITUD
REVISION
MOTIVACION
Plan de Acción
Una vez identificadas con la lluvia de ideas, las causas principales que
generan el efecto, se propone el siguiente Plan de Acción, previa la
formulación de acciones:
Acción Definitiva
Revisar en todos los contratos que al inicio del proyecto se diligencie y se firme
la lista de chequeo, para el archivo en la carpeta correspondiente.
Realizar el seguimiento y control sobre cada uno de los procesos de
interventoria y sus proyectos para detectar las falencias.
Para el logro de las anteriores acciones se requiere el compromiso de la Alta
gerencia, para que a través de los encargados se realicen recordatorios
continuos por diferentes medios (Lotus, SAP, carteleras) a los Interventores
acerca de la necesidad de implementar la lista de chequeo en cada uno de
sus contratos. La anterior pretensión debe estar ligada a actividades
innovadoras que motiven a los interventores a realizar la correspondiente
verificación. Como medida de control, se propone adicionar en el Sistema SAP
un paso que obligue realizar la mencionada verificación.
Solución
Diligenciar y firmar el registro Lista de chequeo documentos del contrato.
Realizar el seguimiento y control de la aplicación del SGS-MECI en cada uno
de los proyectos.
Análisis del Plan de Mejoramiento
Verificando los componentes del Plan propuesto, se evidencia la presencia de
la Mejora continua ya que se proponen acciones tendientes a la superación
de las anomalías, a su vez relacionadas con las causas incluidas en el
Diagrama, de forma recurrente, es decir, no solo por una vez, sino de forma
continua, tratando de que la idea sea asimilada y aceptada por los actores.
En lo relacionado con la Innovación, se parte del análisis de las oportunidades
de mejora para implementar las acciones propuestas, las cuales incluyen
diferentes medios para transmitir la información, de forma que sean diferentes
y que generen cambios en la actitud, con lo cual se esperarían resultados
positivos.