PROCESOS DE FABRICACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO EQUIPO 1: • MICHAEL HERNANDEZ ZEMPOALTECA • ALBERTO JONATHAN PERALTA GARCIA • EDGAR PEREZ VALERO • JOEL ROBLEDO PAZ Una Poderosa Herramienta Gráfica para el Análisis e Interpretación de los Procesos Proceso Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente para obtener un resultado. Características: Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado. Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes. Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas. Debe ser medibles. Definición Diagrama Son la representación gráfica de los procesos en un sistema. PROCESO Necesidades Información Entrada Insumos Servicio Salida Producto Información Carateristicas Diagramas de Flujo Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones. Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones. Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema. Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto Tienen gran cantidad de usos.. ¿Para qué se usan? Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos. Facilita la identificación de áreas a mejorar. Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del proceso. Diagramas de Flujo de Proceso Son vitales para el desarrollo de manuales. Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos. En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lógico. Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño. Tipos de diagramas de flujo • Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente. • Flujograma de segundo nivel o detallado. • Flujograma de ejecución o matriz. Flujograma de primer nivel Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. Flujograma de primer nivel PRESENTACIÓN DE SOLICITUD VERIFICACIÓN DE DATOS Y ELABORACIÓN DE BOLETA EMISIÓN DE CERTIFICADO ENTREGA DEL CERTIFICADO AL CLIENTE Flujograma de segundo nivel Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados. Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes. • FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL CLIENTE EN VENTANILLA PRESENTACION DE SOLICITUD NO VERIFICACION DE DATOS CORRECTO SI ENVIO DE FAX VERIFICACION EN PANTALA EMISION DE CERTIFICADO CORRECCION DE DATOS ALIMENTACION DEL SISTEMA FIRMA Y AUTENTICACION ELABORACION DE TARJETA EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD ENTREGA AL INTERESADO PREPARACION DE BOLETA Flujogramas de ejecución o matriz Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas. Simbología: Flujo de Procesos (Según la Normas Iso 10013:2000) Proceso - Procedimiento- Actividad Revisión de transacción, documento o tarea Decisión Base de Datos Transporte Demora Documento Almacenamiento transacción o documento Atención al Público Etapas de desarrollo Defina el proceso a levantar. Haga una lista en orden cronológico de diferentes actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones. Aplique la simbología definida Utilice el formato preestablecido. Simbología utilizada • Actividad descrita: Inicio, fin Términos comunes: • Generar el inicio o fin de un documento, se sugiere solo haya un inicio y un fin, por lo que si varias actividades terminan en diferentes momentos se puede utilizar los conectores de actividad. Simbología utilizada • Actividad descrita: Operación, actividad o tarea Términos comunes: • • • • • • • • • • Realizar Actualizar Aprobar Asignar Generar Colocar Revisar Verificar Evaluar Confirmar Se considera que una inspección es una actividad por lo que se sugiere usar esta simbología Simbología utilizada • Actividad descrita: condicionante, cuestionamiento, pregunta Términos comunes: • • • • Viene precedido de una actividad que requiera: Verificar Revisar Confirmar Validar Puede dejarse en blanco, o bien, colocar la pregunta dentro de la simbología, generando preguntas que permitan responder si o no. Simbología utilizada • Actividad descrita: conector de actividades Se utiliza para conectar actividades evitando que las líneas de conexión se crucen. Simbología utilizada • Actividad descrita: conector de página Se utiliza para conectar actividades cuando se saltan de una hoja (página) a otra, se coloca al final de la última actividad de la página que precede e inicia en la página donde se continua el flujo. Simbología utilizada • Actividad descrita: salida o entrada de documentos Se utiliza para especificar que sale documento a una actividad. o entra un Se puede incluir el código o nombre del documento dentro del flujograma. Actividad descrita: Revisión Símbolo empleado: Términos comunes: Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar Actividad descrita: Transporte Símbolo empleado: Términos comunes: Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado: Términos comunes: ¿El documento cumple con los requisitos? ¿El documento a sido aprobado? Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado: Términos comunes: Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento) Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al público Símbolo empleado: Términos comunes: Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente) Actividad descrita: Generación de documento (escrito) Símbolo empleado: Términos comunes: Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar Actividad descrita: Demora Símbolo empleado: Términos comunes: Esperar (notificación, documento, reporte, etc.) Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada) Símbolo empleado: Términos comunes: Introducir (datos, información) en base de datos Actualizar base de datos Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado: Términos comunes: Introducir (datos, información) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más Conectores de una página para ser levantado. Se coloca después de la A FIN última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo. Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última actividad diagramada.
