Una Poderosa Herramienta Gráfica para el Análisis e Interpretación de los Procesos Proceso Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente para obtener un resultado. Características: Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado. Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes. Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas. Debe ser medibles. Definición Diagrama Son la representación gráfica de los procesos en un sistema. PROCESO Necesidades Información Entrada Insumos Servicio Salida Producto Información Carateristicas Diagramas de Flujo Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones. Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones. Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema. Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto Tienen gran cantidad de usos. ¿Para qué se usan? Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos. Facilita la identificación de áreas a mejorar. Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del proceso. Diagramas de Flujo de Proceso Son vitales para el desarrollo de manuales. Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos. En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lógico. Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño. Tipos de diagramas de flujo Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente. Flujograma de segundo nivel o detallado. Flujograma de ejecución o matriz. Flujograma de primer nivel Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. Flujograma de primer nivel PRESENTACIÓN DE SOLICITUD VERIFICACIÓN DE DATOS Y ELABORACIÓN DE BOLETA EMISIÓN DE CERTIFICADO ENTREGA DEL CERTIFICADO AL CLIENTE Flujograma de segundo nivel Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados. Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes. FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL CLIENTE EN VENTANILLA PRESENTACION DE SOLICITUD NO VERIFICACION DE DATOS CORRECTO SI ENVIO DE FAX VERIFICACION EN PANTALA EMISION DE CERTIFICADO CORRECCION DE DATOS ALIMENTACION DEL SISTEMA FIRMA Y AUTENTICACION ELABORACION DE TARJETA EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD ENTREGA AL INTERESADO PREPARACION DE BOLETA Flujogramas de ejecución o matriz Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas. Simbología: Flujo de Procesos (Según la Normas Iso 10013:2000) S Proceso - Procedimiento- Actividad i m b o l o g í a Revisión de transacción, documento o tarea Decisión Base de Datos Transporte Diskette Demora Documento Almacenamiento transacción o documento Atención al Público Partes importantes Título DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Descripción del Proceso Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Cod: DNYDI -DRH Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. Cod: DRH - CA NIVEL 3 Elaborado por: 1 Tiemp Aprox. Código Descripción de la Actividad. de 2 Fecha: Mayo 2000 RESPONSABLES AC Dir UI UG UT AR URN ULN Observaciones Est GEMC Utilizando indicadores y mecanismos definidos en la Evaluación del Desempeño. Elaboración del Plan para la detección de necesidades CA - 01 de capacitación en cada nivel de gestión. NO CA - 02 Aprobación de Plan para la detección de necesidades de capacitación. CA - 03 Comunicación de Plan para la detección de necesidades de capacitación a cada nivel de gestión. CA - 04 Detectar las necesidades de capacitación del personal en todos los niveles de gestión. CA - 05 Emitir un informe de necesidades priorizadas con la debida justificación para cada una de ellas. Dentro del plazo definido en el Plan para la detección de necesidades. CA - 06 Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y justificadas. La priorización debe tener como base los objetivos de la DNYDI. Con los Plazos correspondientes. CA- 01 SÍ Mediante el mecanismo que la Unidad de Información defina como más efectivo. Comunicación del consolidado de necesidades a la CA - 07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora Continua.(GEMC) CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación. CA - 09 Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y comunicación del mismo a nivel central. CA - 10 Elaboración de consolidado del Plan Semestral de Capacitación. Contenido: tipos de capacit., responsables y propuestas para el seguim. y la evaluac. Nivel de detalle NO CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación. CA- 09 SÍ CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación. A todos los niveles de gestión, por medio del mecanismo más efectivo posible. CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación. Involucra todos los niveles de gestión. CA - 14 Seguimiento y evaluación de la efectividad de la capacitación. CA - 15 Elaboración de un informe de los resultados obtenidos en el seguimiento y la evaluación de la capacitación. CA - 16 Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en el paso anterior. Remitirlo a la Unidad de Información. TOTAL: AC: Administración Nivel Central. AR: Administración Regional. Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil. URN: Unidad Regional de Nutrición. UI: Unidad de Información. ULN: Unidad Local de Nutrición. UG: Unidad de Gestión. Est: Establecimiento. UT: Unidad Técnica Especializada. GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua. 1 de 2 Etapas de desarrollo Defina el proceso a levantar. Haga una lista en orden cronológico de diferentes actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones. Aplique la simbología definida Utilice el formato preestablecido. Simbología Utilizada A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos comunes para cada una de ellas. Actividad descrita: Operación, actividad o tarea Símbolo empleado: Términos comunes: Abrir expediente Actualizar archivo, formulario Anexar Anotar Aprobar Asignar Brindar Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. Clasificar Cobrar Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) Consultar Depositar Desglosar Designar Distribuir Divulgar Actividad descrita: Revisión Símbolo empleado: Términos comunes: Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar Actividad descrita: Transporte Símbolo empleado: Términos comunes: Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado: Términos comunes: ¿El documento cumple con los requisitos? ¿El documento a sido aprobado? Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado: Términos comunes: Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento) Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al público Símbolo empleado: Términos comunes: Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente) Actividad descrita: Generación de documento (escrito) Símbolo empleado: Términos comunes: Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar Actividad descrita: Demora Símbolo empleado: Términos comunes: Esperar (notificación, documento, reporte, etc.) Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada) Símbolo empleado: Términos comunes: Introducir (datos, información) en base de datos Actualizar base de datos Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado: Términos comunes: Introducir (datos, información) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema Conectores A FIN A Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo. Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última actividad diagramada.
