PR-GI-CPC-Procedimiento-comunicaciontoma-de-conciencia-paticipacion-y-consulta (1)

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
7.4 Comunicación de ISO 9001:2015
Versión: 02
Fecha: 20-06-2016
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Cód. PR-GI-CPC
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
ASEGURAMIENTO DE LA GESTION INTEGRAL
DCA TECHNOLOGY
Versión 03
Confidencial
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Versión: 02
Fecha: 20-06-2016
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Cód. PR-GI-CPC
CONTROL DE VERSIONES
Fecha
Versión
Descripción
Autor
18-01-2012
001
Creación del documento
Neil España Arevalo
20-06-2016
002
Revision y cambio de Ltda a s.a.s
y inclucion de Medio Ambiente y Neil España Arevalo
RSE
03-03-2017
003
Actualizacion de Iso 9001 –
Rafael España A.
14001 version 2015, SGSST
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
______________________
Rafael España A.
AUX. TECNICO de SGI
DCA TECHNOLOGY
___________________
Jackelin España A.
Gerente General
DCA TECHNOLOGY
___________________
Jackelin España A.
Gerente General
DCA TECHNOLOGY
Confidencial
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Versión: 02
Fecha: 20-06-2016
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Cód. PR-GI-CPC
TABLA DE CONTENIDO
1
OBJETIVO
3
2
ALCANCE
4
3
RESPONSABLE
4
4
DEFINICIONES
4
5
CONTENIDO
4
6
5.1 GENERALIDADES
5.2 COMUNICAR EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
5.3 COMUNICACIÓN EXTERNA ENVIADA
5.4 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA:
5.5 PARTICIPACIÓN EN GESTIÓN INTEGRAL
5.6 CONSULTA EN GESTIÓN INTEGRAL
DOCUMENTOS RELACIONADOS
5
5
6
6
6
6
6
7
REGISTROS
6
8
RECOMENDACIONES
7
9
ANEXO
7
1
OBJETIVO
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Cód. PR-GI-CPC
Definir un conjunto de guías, protocolos y directrices para las comunicaciones o participaciones
que se producen entre DCA Technology s.a.s. y el público Externo (clientes, proveedores,
aliados, Gobierno, entre otros), con el fin de lograr un procedimiento efectivo de comunicación.
2
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo tipo de comunicación (interna/externa) en temas que afecten
las actividades propias de DCA Technology s.a.s., la seguridad y salud de sus empleados o de
aquellos en donde ella pueda influir, así como en los proyectos que desarrolle.
3
RESPONSABLE
El Coordinador de la gestión Integral es el responsable de este procedimiento.
4
DEFINICIONES
Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien
individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.
Comunicación: Proceso de comunicación en el cual hay un receptor y un emisor, se trasmite
un mensaje de interés.
Partes Interesada: Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado
por el desempeño del sistema de DCA Technology s.a.s. Ej. Accionistas, socios, la comunidad,
interventores, trabajadores, entes de control.
Comunicaciones Externas: Son aquellas que se presentan entre las diferentes áreas y/o
procesos con otras partes interesadas (clientes, contratistas, proveedores, entes de control y
otros).
Comunicaciones Internas: Son aquellas que se presentan entre las diferentes áreas y/o
procesos de DCA Technology s.a.s.
Respuesta Clara: Información suministrada ajustada al contenido de lo solicitado, utilizando un
lenguaje sencillo y accesible al destinatario.

Repuesta Completa: Información suministrada que contenga todos los temas
circunscritos por el remitente dentro de su comunicación.

Respuesta Confiable: Información suministrada en forma veraz y ajustada a la realidad.
Respuesta Oportuna: es aquella suministrada dentro de los términos esperados por el
destinatario o términos legales cuando sea el caso.
5
CONTENIDO
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GENERALIDADES
Los medios usados para la comunicación, participación y consulta pueden ser
 Físicos: cartelera, entrega de fotocopias; verbales
 Presenciales – verbales: Capacitaciones o Comunicaciones telefónicas o por radio.
 Visuales: por medio de videos;
 Electrónicos: mensajes en correo electrónico (red interna de la compañía).
 Consulta directa.
 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
 Reporte de incidentes, actos y condiciones inseguros.
La información que se comunica depende de los temas que manejan los niveles de la
organización o los procesos; a continuación, se mencionan la información que se comunica.
Políticas y Objetivos del Sistema de Gestión Integral.












Requisitos Legales
Responsabilidades en el SGI
Quién es el Representante del Sistema de Gestión Integral SGI.
Peligros identificados en las actividades que desarrolla la compañía.
Programas de la gestión de SGI.
Gestión del COPASSTMA y quienes lo integran.
Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo, así
como de las enfermedades profesionales; a través de por ejemplo las lecciones
aprendidas.
Plan de Emergencias y los procedimientos operativos normalizados para los tipos de
emergencias.
Resultados de la revisión por la Dirección.
Estado de las acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión integral SGI
Cambios del sistema de gestión integral que puedan afectar a ciertas partes
interesadas.
Política de RSE Responsabilidad Social Empresarial.
Para los visitantes a las instalaciones de DCA Technology s.a.s. Se les comunicará temas de
seguridad y salud ocupacional.
5.2
COMUNICAR EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Para la difusión de toda la información que tiene que ver con el sistema de gestión integral, se
hará por medio de correo electrónico, charlas y/o reuniones que serán realizadas con todo el
grupo de trabajo.
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Cód. PR-GI-CPC
COMUNICACIÓN EXTERNA ENVIADA
5.3
Cuando se envían comunicaciones externas se hace en correo electrónico, los comunicados son
enviados con membrete de la compañía, también se pueden realizar comunicados por medio de
carteles con información relevante del SGI.
COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA
5.4
La información Recibida es analizada y enviada al responsable del proceso relacionado el cual
atiende la solicitud pertinente y responde a la solicitud.
Las quejas y reclamos se atenderán por medio del procedimiento de Quejas y Reclamos, las
informaciones recibidas producto de la solicitud de servicio no conforme se atenderán por el
procedimiento Servicio no conforme.
La información recibida se Registra según el procedimiento Control De Registros.
PARTICIPACIÓN EN GESTIÓN INTEGRAL
5.5
Las participaciones deben ser de carácter positivo y preferiblemente predictivo, para contribuir
con el mejoramiento continuo. Por medio verbal o escrito; el escrito por mail a
[email protected].
Los aspectos en los que participan los trabajadores son entre otros los siguientes:


Investigaciones de accidentes, casi accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de comunicaciones con los
miembros del COPASSTMA para que ellos las comenten en las reuniones.
En los cambios de objetivos y políticas del sistema de gestión integral.
Atendiendo auditorías tanto administrativas como operativas.
En las sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y o experiencias relacionadas.



5.6
CONSULTA EN GESTIÓN INTEGRAL
El coordinador de la Gestión Integral consultará con los trabajadores y otras partes interesadas
los cambios en el sistema de gestión Integral que les afecten. También podrán hacerse consultas
a entidades externas por medio del coordinador de gestión integral, cuando haya inquietudes
acerca de las actividades a desarrollar en el SGI. Así mismo los trabajadores pueden realizar
consultas de Seguridad y salud ocupacional al coordinador de SGI.
6
DOCUMENTOS RELACIONADOS
N/A
7
REGISTROS
RG-GC-CPC Matriz de Comunicación
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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
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Versión: 02
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Fecha: 20-06-2016
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Cód. PR-GI-CPC
RECOMENDACIONES
Cumplir a cabalidad cada una de las disposiciones aquí mencionadas, con el objeto de hacer
de este procedimiento fácil de ejecutar y controlar.
9
ANEXO
N/A
Confidencial
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