TORS-ASISTENTE-ADM-EVENTO-MSPS-PMA

Términos de Referencia
SpecialServiceAgreement (SSA)
Nombre del Cargo: Asistente administrativo y logístico paraapoyar los procesos para la
realización del “I Encuentro Latino Americano Canguro y II Encuentro Nacional Canguro”.
Honorarios:Los honorarios asignados a esta posición son de acuerdo a la escala salarial
SB-2, los cuales serán cancelados en mensualidades iguales vencidas, previa entrega y
aprobación de informe mensual de actividades.
Antecedentes:
El Ministerio de Salud y Protección Social y el Programa Mundial de Alimentos de las
Naciones Unidas establecieron una alianza estratégica mediante un convenio de
cooperación técnica y financiera con el objeto de contribuir con la implementación de los
componentes de la política de Seguridad Alimentaria y Nutricional a nivel nacional y
territorial, mediante el desarrollo de estrategias y programas encaminados a mejorar la
nutrición y la salud de la población Colombiana.
En el marco del precitado convenio se encuentra incluido en el plan de acción actividades
relacionadas con la difusión del Método Madre Canguro. El “I Encuentro Latino Americano
Canguro y II Encuentro Nacional Canguro” a llevarse a cabo del 17 al 20 de noviembre de
2013, evento tendrá por foco temático, las Políticas Públicas y Evidencias científicas sobre
el MMC.
Para llevar a cabo dicho evento es necesario contar con una persona que apoye los
procesos logísticos y administrativos que se requieren.
Objetivo/Misión del Cargo: Apoyar los procesos logísticos y administrativos que se
requieren para larealización del I Encuentro Latino Americano Canguro y II Encuentro
Nacional Canguro
Responsabilidades del cargo:
Apoyo Administrativo
 Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística del evento.
 Apoyar las actividades de contratación como son: solicitar cotizaciones, realizar cuadros
comparativos para las adquisiciones que así lo requieran y organizar la documentación
de los diferentes procesos.
 Recopilar toda la documentación requerida para contrataciones y pagos y preparar las
solicitudes de contrato de proveedores y realizar otras acciones requeridas por el
sistema contable, para el evento en mención
 Realizar las cotizaciones y reservaciones o trámites de solicitudes de viaje y alojamiento
requeridos por el proyecto
 Apoyar la gestión de archivo y envío de correspondencia del evento.
 Mantener un registro actualizado de las ejecuciones presupuestarias del evento.
 Preparar informes periódicos y finales sobre los gastos efectuados durante la ejecución
del evento.
 Participar en las reuniones de equipo para las que sea citado.
 Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en función de las
responsabilidades asignadas.
 Llevar un archivo digital e impreso (si se requiere) de los documentos y archivos que
estén a su cargo.
Términos de Referencia
SpecialServiceAgreement (SSA)


Colaborar en la elaboración de los informes del evento que sean requeridos por las
partes organizadoras del evento.
Otras que se consideren acordes con la naturaleza de los términos de referencia
Apoyo secretarial
 Apoyo en la organización de reuniones de preparación y ejecución del evento(citas,
agendas, documentación, entre otras).
 Revisar alistar y garantizar la disponibilidad del material científicoque se entregará a los
participantes en el evento
 Garantizar la comunicación telefónica y escrita con todos los conferencistas y
participantes al evento, necesaria para el buen resultado del mismo.
 Apoyar el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones
que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos.
 Preparar el cálculo de los viáticos y gestionar el pago si hay lugar.
 Otras tareas que le sean encomendadas relacionadas con el área de su especialidad y
competencia.
Entregables:Cada mes se debe entregar un informe de actividades y avances, que dé
cuenta de los procesos que se llevan a cabo para la consecución del objetivo de la
consultoría.
Supervisión: El/la titular del cargo responderá a la Oficial Nacional de Políticas Públicas del
PMA.
Sede de Trabajo:Prestará su servicios en la ciudad de Bogotá.
Personas a Cargo: Ninguna
Duración del contrato: Este cargo será contratado a partir de su legalización y hasta el 30
de noviembre.
Modalidad de contratación: Contrato bajo la modalidad de Prestación de Servicios
Requisitos mínimos
Educación:Profesional o Tecnólogo en ciencias administrativas, económicas, sociales de la
salud o afines
Experiencia:Experiencia mínima de tres años en labores relacionadas con actividades
administrativas, preparación logística de eventos y atención y servicio al cliente.
Conocimiento básico general sobre Programas Madre Canguro es deseable.Experiencia
específica en soporte bilingüe (español - inglés).
Competencias:Habilidad demostrable para la comunicación efectiva, oral y escrita.
Conocimiento del uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,
etc.) y bases de datos.
Idiomas: Español, Ingles
Términos de Referencia
SpecialServiceAgreement (SSA)