Libros Contables
En Colombia, el Código de Comercio
establece, entre otras, las siguientes
condiciones o requisitos legales que
todo comerciante debe llevar unos
libros donde debe registrar los
hechos económicos según las normas y
principios que gobiernan la
contabilidad.
o Art. 48.Todo comerciante conformara su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general.
Dichas formas podrán facilitar así como las microfilmaciones las
guardas de sus archivos y correspondencias. Procesos técnicos
contables, con el fin de la prueba histórica clara y completa de todos
los estados financieros.
o Art. 49. Establece como se debe llevar los libros del comercio de una
entidad comercial o cualquier empresa. Según el reglamento por la ley.
o Art. 50. Para llevar los libros contables (comerciales) este articulo
menciona claramente que se debe llevar en un solo y único idioma en
este caso castellano. En donde se expone completa y claramente todos
los negocios del comerciante.
o Art. 51. Debe anexar todos los componentes y la correspondencia que
respaldaran la información almacenada en los libros contables.
ASPECTOS LEGALES
Art. 52. Después de que se inicie las actividades comerciales se
deberán realizar una vez al año un inventario y balance general de su
patrimonio.
Art. 53. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones
mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del
comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad
que las respalden.
Art. 54. El comerciante deberá guardar lar correspondientes que el
elabora en los negocios que realice y las correspondencias que el reciba
en relación con esas actividades comerciales, con su fecha.
Art. 55. El comerciante deberá guardar todos sus comprobantes de
forma ordenada, dé manera que en cualquier momento que se requieran
estén disponibles.
Art. 56. Los libros que contienen la información contable pueden ser de
hojas removibles o en una serie de libros compactos siempre y cuando
sean auténticos conforme a la reglamentación.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS
El Código de Comercio prohíbe:
■ Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren.
■ Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones
en el texto de los registros o a continuación de los
mismos.
■ Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los
asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con
un nuevo registro.
■ Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
■ Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros.
Libros Principales y Auxiliares
o
o
o
o
o
Libros principales
Libro mayor y balance
Libros de inventarios y balances
Libro diario
Libro de accionistas o registro de socios
Libro de actas (personas jurídicas)
Libros auxiliares
o Libro de bancos
o Libro de clientes o cartera
o Libro de caja
Libro Inventario y Balances Art.52
Este libro se utiliza para registrar el
inventario de iniciación y los balances
generales.
Su manejo entonces será de una sola vez
por año.
En él se resume el balance general en una
fecha Determinada, final del ejercicio, es
decir diciembre 31, y presenta los saldos de
las cuentas del activo, pasivo y patrimonio
en forma global.
En la mayoría de las
necesario
discriminar
conformados esos saldos.
cuentas
cómo
se
hace
están
Libro Inventario y Balances Art.52
Este libro debe tener cinco (5) columnas con las
siguientes características:
■ Primera columna: código de la cuenta y subcuentas.
■ Segunda columna: nombre de las cuentas.
■ Tercera columna: corresponde a los parciales de las
subcuentas.
■ Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las
cuentas deudoras.
■ Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las
cuentas acreedoras.
Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en
forma manual, se toman los saldos al cierre del
ejercicio.
Para algunas cuentas, como los inventarios, que
presentan gran cantidad de artículos, o como cuentas
por cobrar a clientes y cuentas por pagar a
proveedores, que presentan gran cantidad de ítems, es
aconsejable colocar una nota al margen y explicar que
tienen anexos o relación aparte.
Libro Inventario y Balances Art.52
Para la constitución de la Empresa American Electric Ltda. Diego Bustos hace aportes de un terreno
por valor de $100.000.000 según nota de contabilidad N°1, la socia Paola Peña aporta $80.000.000
en efectivo según recibo de caja N° 1, y muebles para la oficina por valor de $5.600.000 según
factura N° 5656, la socia Deyanira Ruiz aporta mercancía por valor de $ 45.000.000 según factura
N° 899, y $12.000.000 con cheque N°9876543 de Bancolombia según recibo de caja N° 2.
Cantidad
American electric Ltda.
NIT.555.555.555-5
Libro de Invetarios y balances
Inventario general Inicial el XX del año XX
Valor Unitario
Valor Parcial
Cuenta y detalle
ACTIVO
CAJA
Caja general según arqueo
$
92.000.000
$
45.000.000
MERCANCIASNOFABRICADAXEMPRESA
2
4
1
4
1
Anexo 1
TERRENOS
Lote CA-45-78-10 Según N.C 1
EQUIPO DE OFICINA
Computador
Escritorios
Sala para recepción
Sillas de escritorio
Archivador
TOTAL ACTIVO
$
92.000.000
$
45.000.000
100.000.000
$ 100.000.000
$
$
$
$
$
$
1.200.000
300.000
1.500.000
80.000
180.000
$
$
$
$
$
5.600.000
2.400.000
1.200.000
1.500.000
320.000
180.000
$ 242.600.000
PASIVO
PATRIMONIO
APORTES SOCIALES
Cuotas o partes de interes social
Socio Diego Bustos
Socia Paola Peña
Socia Deyanira Ruiz
TOTAL PATRIMONIO
Valor Total
$
-
$ 242.600.000
$ 100.000.000
$ 85.600.000
$ 57.000.000
242.600.000
El Balance General es el resumen del inventario,
en el que aparecen únicamente las cuentas
principales y se aplica la ecuación patrimonial.
Libro de Invetarios y balances
CODIGO
1
1105
1435
1504
1524
2
3
3115
CUENTAS
ACTIVO
Caja
Mercancianofabricadaxlaempresa
Terrenos
Equipo de oficina
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
Aportes sociales
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL VALOR TOTAL
$ 92.000.000
$ 45.000.000
$ 100.000.000
$ 5.600.000
$ 242.600.000
$
-
$ 242.600.000 $ 242.600.000
$ 242.600.000
Libro Diario
En este libro se registran los comprobantes de
diario o de resumen, para luego trasladar los
movimientos débitos y créditos de las cuentas
al libro mayor y balances, cuando el proceso
contable se hace manualmente.
Una de las principales características de este
libro es el diseño en columnas dobles, para
registrar en ellas los valores débito y crédito
que resultan del resumen de las transacciones.
El número de columnas varía de acuerdo con
las necesidades y el número de cuentas que se
utilizan en la contabilidad para cada empresa.
Libro Diario
Libro Diario
Manejo del libro diario columnario
En orden consecutivo se registran los comprobantes de resumen o de diario,
correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos
y créditos de las cuentas mayores.
Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos
y créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.
1 ACTIVO
EMPRESA DIDÁCTICA
PARA APRENDICES
SENA S.A.S.
1105
1110
CAJA
FECHA
Enero 2 Año 1
SUMAS
Enero 2 Año 1
Enero 3 Año 1
Enero 4 Año 1
Enero 7 Año 1
Enero 7 Año 1
Enero 11 Año 1
Enero 12 Año 1
Enero 12 Año 1
Enero 13 Año 1
COMP
No.
DEBE
001 45.000.000
45.000.000
002
003
004
005
006 16.301.250
007
008 3.150.000
009
010
SUMAS
19.451.250
BANCOS
HABER
45.000.000
DEBE
45.000.000
45.000.000
45.000.000
HABER
2 PASIVO
1305
1355
CLIENTES
ANTICIPO DE
IMPUESTOS Y
CONTRIBUCIONES O
SALDOS A FAVOR
DEBE
HABER
DEBE
1435
HABER
290.000
2.475.350
43.031.250
MERCANCIAS NO FABRICADAS
CARGOS DIFERIDOS
POR LA EMPRESA
DEBE
2205
2408
2365
PROVEEDORES
IVA X PAGAR
RETENCIÓN EN LA
FUENTE
1710
HABER
DEBE
HABER
DEBE
HABER
DEBE
HABER
DEBE
HABER
2.475.350
38.250.000
5.760.000
6.120.000
1.338.750
179.200
507.150
1.024.000
2.898.000
819.200
2.318.400
98.000
560.000
448.000
868.500
31.500
4.500.000
5.062.500
720.000
5.062.500
6.840.000
157.500
700.000
45.000.000
45.000.000
47.365.100
5.760.000
-
784.350
-
42.750.000
4.482.000
2.475.350
-
-
3.585.600
-
1.527.750
Libro Mayor y Balances
Libro Mayor y Balances
Libro Mayor y Balances
EMPRESA DIDÁCTICA PARA PRACTICANTES SENA S.A.S.
COD
1105
1110
1305
1355
1435
1710
2205
2408
2365
3105
4135
5220
5235
5305
6135
CUENTA
CAJA
BANCOS
CLIENTES
ANTICIPO DE IMPUESTOS
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA
EMPRESA
CARGOS DIFERIDOS
PROVEEDORES
IVA X PAGAR
RETENCIÓN EN LA FUENTE
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
ARRENDAMIENTOS
SERVICIOS
FINANCIEROS
Costo_CIO AL X MAYO Y POR MENOR
SUMAS
APERTURA
DEBE
HABER
45.000.000
45.000.000
90.000.000
90.000.000
90.000.000
MOVIMIENTO
DEBE
HABER
19.451.250
45.000.000
45.000.000
47.365.100
5.760.000
784.350
-
SALDOS
DÉBITO
19.451.250
42.634.900
5.760.000
784.350
42.750.000
2.475.350
6.840.000
900.000
700.000
290.000
4.482.000
4.482.000
5.062.500
3.585.600
1.527.750
22.410.000
-
38.268.000
2.475.350
129.432.950
129.432.950
119.000.250
CRÉDITO
5.062.500
3.254.400
1.527.750
90.000.000
22.410.000
900.000
700.000
290.000
4.482.000
119.000.250
Libros Auxiliares
Son libros que sirven para detallar en forma clara y precisa los registros
de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan
el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores.
Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o
de balance como
nominales o de resultado, en el nivel más apropiado para cada ente.
El número de cuentas auxiliares a utilizar está relacionado con el objeto
social, el volumen de operaciones o la necesidad de tener más detalle de
cada transacción.
Por ejemplo, se deben llevar libros auxiliares para cuentas del activo
como: caja, bancos, cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedad
planta y equipo; para las cuentas del pasivo y patrimonio: obligaciones
financieras, cuentas por pagar a proveedores y capital; y para las
cuentas de resultados: ingresos operacionales, gastos operacionales,
compras, etcétera.
Libros Auxiliares
Estos libros auxiliares tienen las siguientes características:
Constan de seis columnas, así:
■ Primera columna: para la fecha de la transacción.
■ Segunda columna: para anotar el detalle de cada transacción.
■ Tercera columna: número de comprobante.
■ Cuarta columna: para registrar los movimientos débitos.
■ Quinta columna: para registrar los movimientos créditos.
■ Sexta columna: para determinar los saldos de las cuentas.
Estos libros auxiliares, cuando el proceso es manual, pueden llevarse en
hojas sueltas o empastadas, según la organización de la empresa.
El siguiente es el diseño del libro auxiliar para la cuenta de caja general (110505):
Libros Actas
Además de los libros estudiados anteriormente, las empresas deben llevar un registro
escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias,
tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas. Para
ello se utilizan diferentes libros:
11.7.1 Libro de actas de la asamblea general
De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, todos los comerciantes, personas
naturales o jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año, antes de terminar el
primer trimestre, una asamblea general ordinaria de accionistas, en el caso de las
sociedades de capital, o una junta de socios en las sociedades de personas, con el fin de
aprobar los estados financieros, nombrar juntas directivas, revisor fiscal, etcétera, y
elaborar la correspondiente acta.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas tratados,
decisiones y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones ordinarias o
extraordinarias.
11.7.2 Libro de actas de junta directiva
En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas, decisiones y mandatos
de las juntas directivas.
Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, la cual debe ser firmada por
el presidente y el secretario de dicha junta.
Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que corresponda según
el tipo de empresa, sea privada o de orden público o estatal.
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