Seminario de gloria colmenares La Dirección Estratégica como Proceso Científico La dirección estratégica se entiende por la gestión empresarial que pretende alinear los esfuerzos de la organización hacia transformaciones sostenibles en el tiempo, privilegiando el análisis del entorno y el uso de técnicas. Es por ello que se considerada una estructura teórica para la reflexión en relación a las grandes opciones de la empresa, fundamentada en una nueva cultura organizacional y actitud de la dirección, donde se plantean objetivos y se dirige a la obtención de los mismos. 1. Principios Técnicos Organizativos (centralismo democrático, objetividad, carácter concreto, unidad de dirección político – económico, correspondencia entre Autoridad, Medios y Responsabilidad) y principios Sociopolíticos. Los Principios Técnicos Organizativos son las disposiciones, normas de conducta que rigen el proceso directivo. Dentro de ellos se encuentra la objetividad, el centralismo democrático, el carácter concreto, la unidad de dirección política y económica, la unidad de dirección ramal y territorial, las proposiciones óptimas en la sustentabilidad económica-social-tecnológica y ambiental. Entendiéndose que, el centralismo democrático está orientado al modelo de organización y funcionamiento de los partidos y organizaciones marxista-leninistas, combinando el centralismo y democracia para potenciar la disciplina consciente y el sacrificio hacia la máxima eficacia. En su metodología las discusiones y decisiones fluyen de abajo arriba y viceversa. Es por ello que se pone en práctica la objetividad, para emitir comentarios al objeto o tema que se esté hablando, limitándose a las características observables. Es pocas palabras, es la medida que se toma desde los diversos puntos de vista (lo que lo constituye, por su conceptualización y valores), desligándose de los sentimientos, aplicados cuando existe un trato muy cercano. De allí radica que la aplicación de una administración científica requiere el conocimiento profundo de las leyes objetivas que gobiernan el desarrollo de la sociedad, incluso, la dirección consciente de los procesos, en función de las exigencias de esas propias leyes. Planteando la necesidad de que dichas leyes se analicen en función de las condiciones concretas de los procesos sociales, implicando el conocimiento justo de la situación del sistema social, los componentes, su manifestación, su relación con otros y el nivel desarrollo que posea, para identificar como actúan las leyes. Partiendo de la necesidad de alcanzar mejores resultados, empleando de forma mínima los recursos y tiempo, garantizando la generalización de los métodos en función del alcance racional de los objetivos. Cabe mencionar, que la sociedad como un sistema complejo, debe demostrar su eficacia y mantenerse de forma constante en la perfección de sus procesos, influenciando en el sistema y decidiendo en cuanto a su perfección. Actuando bajo motivaciones y estímulos, morales y materiales, que induzcan a una determinada conducta dentro de la sociedad, que los lleve a accionar de manera integrada y conjunta. 2. Funciones Generales de la Dirección: Las funciones generales de la dirección son también conocidas como ciclo administrativo. Es donde se emplean los procesos de planificación, organización, dirección y control del trabajo de cada uno de los miembros de la organización, usando los recursos que estén a su disposición para alcanzar las metas establecidas, sin tratarlas de forma unilateral y prolongada porque desestabiliza el sistema, afectando la calidad del trabajo de dirección y los niveles de comunicación y motivación en la organización. Es por ello que la conducción incorrecta de cada función puede reducir todas las ventajas obtenidas en los diversos procesos. En la actualidad, existen cambios en la dirección en relación a las funciones: Planeación -Planes a estrategias. -Implementación por separado a integración. -Factor estratégico “Tecnología” a “RR HH”. -Entorno como factor externo a punto de partida. -Focalización en la empresa a focalización en el entorno. Organización -Estructuras jerárquicas a estructuras planas. -Manuales de normas detallados a orientación, visión, motivación. -Estabilidad a innovación y flexibilidad. Dirección -Autoridad a liderazgo. -Dirigir a los hombres a dirigir con los hombres. -Manipulación a participación. Control Autoridad a autocontrol. Procesos a resultados. *Planificación: Toma de decisiones, Construcción del Modelo objeto de Dirección. La planificación es el establecimiento de los objetivos, donde se definen las tareas y los responsables, asegurando los recursos necesarios para el alcance de dichos objetivos. Esta permite que la organización consiga y dedique los recursos necesarios, que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos, y que el progreso para obtener dichos objetivos sea vigilado y medido. Es importante la toma de decisiones, proceso el cual se realiza una elección entre las opciones o formas, para resolver las diversas situaciones en los diferentes contextos, utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración. Esto con el fin de identificar la mejor opción y solucionar un problema específico a través de acciones. Llevando a la construcción de modelos que permitan ir más allá del concepto tradicional de la ciencia basada en la teoría-experiencia e introduciendo el componente de la simulación, jugando un papel histórico de la experiencia o nutriendo los datos experimentales, ofreciendo propuestas de nuevas experiencias, donde se permite identificar cuatro fases de acuerdo a Couffignal, descritas de la siguiente manera: -Construcción del modelo. -Puesta en funcionamiento del modelo para hacer resaltar sus propiedades. -Rectificación de las nuevas propiedades descubiertas en el modelo. -Verificación de que las rectificaciones pertenecen al original. . Este proceso de construcción de modelos es posible por las herramientas conceptuales y tecnológicas que se disponen en la actualidad como son los conocimientos de la teoría de los sistemas de información y retroalimentación, simulando algún fenómeno de la realidad en el cual se interesa el investigador para crear un modelo mucho más simple de estudiar que el propio objetivo (target). Dichas herramientas incrementan las posibilidades de conocimiento, simulación y gestión de sistemas complejos, donde combina los avances conceptuales y tecnológicos desarrollados a través del tiempo. *Organización: Relaciones y estructura del proceso. Mando, Regulación, Liderazgo, Comunicación, Control, Normas y Evaluación. La organización consiste en la determinación de la estructura interna de todo sistema, sus relaciones funcionales y de subordinación, los constantes flujos de comunicación e información entre los subsistemas y el aseguramiento de la comunicación con el exterior. Es por ello que se debe conceptualizar las ideas desarrolladas en la planificación, concretándolas en el proceso de organización, y así alcanzar los objetivos previos. En este proceso se ordenan y distribuyen los trabajos, autoridades y recursos entre cada uno de los miembros que conforman la organización, para el alcance de los objetivos. Considerando que cada meta requiere una estructura diferente. Es por ello que se debe concretar estrategias y programas, asegurando la eficiencia y la calidad, definiendo las autoridades y sus responsabilidades a través de la interrelación y coordinación entre diversas áreas, efectuando una reingeniería en los procesos, coordinando las inversiones y asegurando los Recursos Humanos. Convirtiendo los procesos en un cúmulo de tareas simples, exigiendo esfuerzo que conllevan al dominio por la habilidad adquirida y el ahorro del tiempo. Determinando que de no existir la división del trabajo en la sociedad, existiría una lucha existencial, por el inadecuado suministro de empleos. Toda organización debe relacionar sus actividades con los objetivos de la empresa para simplificar el trabajo, limitando dichas actividades hasta donde sea posible y concerniente a cada área, definiendo claramente los niveles de autoridad y respetándolos, delegando las responsabilidades según el grado de autoridad, dando a conocer todas las áreas involucradas para benéfico del desarrollo de la actividad. Manteniendo la armonía y una comunicación efectiva. Siendo indispensable la mejora continua, ajustando la estructura organizacional a los cambios que se requieran en el entorno interno como externo. Definición de administración del tiempo La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos. Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa. Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo, es ineludible comenzar por: Establecer metas y objetivos. Identificar las prioridades. Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc. Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en tiempo concreto. Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias. Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo, para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran: Mala planificación. Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de actividades. Falta de intrusiones claras. La impuntualidad. Prolongación en la toma de decisiones importantes. Confusión al detectar las prioridades. Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo. Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo. Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el tiempo. Importancia de administrar el tiempo´´Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que garantizan la productividad de la misma.La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar las metas establecidas.Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier individuo es su tiempo.Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible, como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible, como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se puede guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde está la clave y la explicación del por qué algunos países han alcanzado el desarrollo y otro no, por qué unos producen más dinero y por qué unos trabajan menos que otros. Estrategias para aprovechar al máximo tu tiempo 1. Invierte tiempo en planificar. ... 2. 3. 4. 5. 6. Distingue entre lo importante y lo urgente. ... Detecta tus malos hábitos. Gestiona tu energía. ... Planifica descansos cortos. ... Lleva un bloc de notas. ... 7. 8. Concéntrate y atiende al presente El Trípode de Quíbor, Estado Lara - Venezuela 9. Se fundó en 1620 por Francisco de la Hoz Berrío como el pueblo de Nuestra Señora de Altagracia de Quíbor. Considerada Ciudad Artesanal de Venezuela, por su artesanía. Quíbor quiere decir en la lengua indígena sembrar y cosechar lo es muestra de la riqueza agrícola de estas tierras. Asentamiento importante antes de la llegada de los colonizadores, Quíbor se ha convertido por sus yacimientos arqueológicos en uno de los lugares más relevantes de Venezuela. Técnicas de liderazgo y habilidades directivas Las habilidades directivas se pueden dividir en grandes bloques, según el ámbito de cada una de ellas. Nosotros las dividimos en : o Aquellas que engloban una parte más técnica: Gestión del tiempo, resolución de problemas, toma de decisiones o fijar objetivos, o adaptación a los cambios. Existen herramientas que pueden ayudarnos a planificar y gestionar. o Habilidades personales: Autoconfianza, autoconocimiento, saber delegar y ser prudente. Son destrezas directamente vinculadas a nuestra forma de ser, sobre las que debemos trabajar para alcanzar el éxito de forma saludable. o Habilidades interpersonales: Como líder, debes ser capaz de interactuar con tu equipo y llevarlo a buen puerto. Aquí entran la capacidad de liderazgo, la comunicación interpersonal, la inteligencia emocional y la capacidad de negociar. o Técnica de las 7S de McKinsey. o El modelo de las 7S de McKinsey fue creado a inicio de los años 80 por Tom Peters y Robert Waterman, dos consultores de la firma McKinsey. El contexto central del modelo es que existen 7 aspectos internos en una organización que necesitan ser alineados para ser exitosos. o o El modelo de las 7S de McKinsey involucra siete factores interdependientes que son categorizados como elementos fuertes (“Hard”) y blandos (“Soft”). o o o o o o o o o o Habilidades emocionales o Hard Skills. Strategy (Estrategia): La manera de organizar y enfocar los recursos, para conseguir los objetivos de la organización. Srtucture (Estructura): Se refiere a la manera como se organizan, relacionan e interactúan las diversas variables como unidades de negocio, las cuales pueden ser geográficas, de gestión, jurídicas o de expansión. System (Sistema): Incluye los procesos internos de la empresa y los sistemas de información. Es decir los canales por los que circula la información. o Habilidades Racionales o Soft Skills. Shared Values (Valores Compartidos): Son los valores de la organización los cuales unen a sus miembros y alinea a todos ellos en la misma dirección, representan la Misión de la empresa. Skills (Habilidades): Se refiere a los conocimientos que posee la organización sobre los diversos procesos que allí se ejecutan, es decir, es el “Know How” de la organización, el cómo se hace, lo cual es de gran valor para el éxito de la misma. Style (Estilo): Es el modelo de comportamiento y forma de liderazgo establecido por la Alta Dirección de la organización. Staff (Personal): El personal es el eje central de la organización y uno de sus activos más importantes. Para que una organización funcione bien los 7 elementos deben alinearse e interrelacionarse entre sí para determinar, que fallas se tiene y enfocar las actividades hacia el éxito de la misma. o o Técnica de Outsourcing. Outsourcing o Tercerización, es el proceso que ocurre cuando una organización contrata a otra (Externos) para que realice parte de sus actividades, bien sea a nivel productivo, de servicio u otros, con la finalidad de abaratar costos, mejorar la eficiencia y concentrarse en aquellas actividades que son de mayor relevancia dentro de la organización. Actualmente también se recurre a estas organizaciones en caso de problemas a nivel personal, por ejemplo, por razones sindicales se producen paradas no programadas en el área productiva y se contratan a empresas externas que puedan ejecutar dichas actividades. o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Técnicas de Benchmarking. Consiste en tomar información de otras empresas del ramo, obteniendo así nuevas idea, a través de la comparación de los aspectos fundamentales más relevantes sobre un área de interés. Para David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation "el benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las mejores práctica de aquellos competidores más duros". En otros términos el Benchmarking es tomar como referencia a los mejores y adaptar sus métodos, sus estrategias, dentro de la legalidad. Por ejemplo, las mejores prácticas en atención y servicio al cliente. o Técnicas Coaching. Es un proceso dinámico, en el que un coach asiste a otra persona en el logro de sus metas, apoyando en el desarrollo de su potencial. Su objetivo a nivel empresarial, es transformar a las organizaciones a través de sus empleados para obtener la expansión de sus potenciales y por ende el logro de los resultados deseados. Un Coach, es una persona cuya misión principal, será mostrar diferentes opciones para enfrentar una situación determinada, busca maximizar las capacidades con que cuenta un equipo de trabajo o particular. El Coaching es un proceso, y lo integran 3 momentos muy concretos: 1) El darse cuenta, en donde la persona toma conciencia de lo que le acontece cotidianamente en lo personal y laboral. 2) Las Acciones sobre su cotidianidad, es decir, el preguntarse así mismo ¿Cómo me hago cargo?, ¿Cómo me responsabilizo? 3) El sentido de las acciones, es decir, ¿Qué sentido tiene esto para mí?, cuáles serían los beneficios que se obtendrá si se lleva a cabo ciertas acciones. El proceso de Coaching tiene una aplicación directa en el trabajo cotidiano, ya que se centra en el desempeño, en acciones nuevas, así como en la generación de nuevos hábitos para darle a la persona nuevas formas de expresión y expansión de su potencial. o Técnicas de Negociación y manejo de Conflictos. La comunicación es el proceso de acercarnos o separarnos de otros, de conectarnos o de desconectarnos, de fallar o de acertar en el intercambio de ideas, pensamiento y sentimientos. Puede sucederse entre dos o más personas. Es un proceso bilateral, un circuito en el cual interactúan los individuos a través de un conjunto de signos y símbolos convencionales. El método “ganar ganar” es uno de los métodos de resolución de conflictos más aplicados en la actualidad. Tiene su origen en la teoría de juegos sin perdedor, es decir, dinámicas en las que, sea cual sea el resultado, ninguna de las partes involucradas pierde. De hecho, el lema central de su filosofía de acción es: “Todos ganamos”. Este método incentiva la creatividad y la proactividad de las partes en la resolución de problemas, lo que facilita el dialogo y el intercambio de ideas. En muchas ocasiones los conflictos se originan por una mala comunicación, lo que en ciertas negociaciones se generan diferencias, motivo por el cual es indispensable dentro de una organización y hasta el ámbito personal se eliminen las barreras de la comunicación, como por ejemplo: Bloqueos emocionales. Diferentes puntos de vistas, sin lograr unificar criterios. Limitado número de palabras, bajo vocabulario. Pocas o excesivas habilidad para expresar ideas. La negociación multifase: “Transacción multifase”, estrategia de negociación que se caracteriza por la división de la operación en diversas etapas. Estas etapas pueden ser dos o más, y en cada una de ellas se plantea una evolución con respecto al estado anterior. El punto central de este método es la continuidad. Este método lleva implícito una atención o o o o permanente a los acuerdos que se realicen en cada fase. El incumplimiento de alguno de ellos puede ser motivo de una paralización o, ruptura definitiva de la negociación. El aprendizaje en las organizaciones (Concepciones generales, su vinculación a la gestión del conocimiento y al desarrollo organizacional). Desarrollo Organizacional (D.O) proviene de la teoría del comportamiento hacia el enfoque sistemático y tiene su origen en 1962 a partir de ideas sobre el Hombre, Organización y Ambiente y aplica las ciencias del comportamiento a la administración. El desarrollo organizacional tiene su fundamento en el enfoque organicista que se sostiene que los integrantes de la organización desarrollan una nueva conciencia social que, conjuntamente con sus experiencias definen su rol en la organización. El Desarrollo Organizacional es un proceso sistemático y planificado en el que se utilizan los principios de las ciencias del comportamiento para incrementar la efectividad individual y la de la organización. Se hace énfasis en que la organización funcione mejor a través de un cambio total del sistema, por ende el aprendizaje en las organizaciones se hace vital para el óptimo desempeño de sus trabajadores, lo que permitirá el logro de los objetivos planteados, es por ello que a nivel de Recursos Humanos las detecciones de necesidades por cada área debe implementarse de forma eficaz y realizar las continuas mediciones para validar la calidad del conocimiento impartido así como la adquisición del mismo por parte de la persona quien recibió dicha preparación. Estos conocimientos deben medirse y difundirse a otras áreas, mantener al personal actualizado en pro del beneficio de la organización lo que se traduce en desarrollo personal y profesional para el trabajador.
