Compras Funciones Adquirir suficiente stock Cuidar el abastecimiento Evaluar el estado de los precios Administrar y contabilizar Control de existencias Negociar precios, descuentos y condiciones de pago. Seguimiento de pedidos. Pre aprobación de proveedores. Revisar y actualizar base de datos de proveedores. Objetivos Minimizar los costos de compra, almacenamiento y distribución. Asegurar un flujo de producción continuo sin roturas en stock Aumento de rotación de almacén. Desarrollar fuentes alternativas de suministro para evitar quedarse sin stock Fomentar buenas relaciones con proveedores. Conseguir buena integración con los departamentos. Mantener un registro actualizado de todos los datos. Departamentos que afecta el área de compras Inventarios Activos fijos Suministros Cuentas por pagar Procedimientos que darán transparencia al área de compras. Contar con un procedimiento para la evaluación y aceptación de proveedores. Elaborar un procedimiento que filtre compras innecesarias; determinando máximos y mínimos de existencias. Crear niveles de autorización, basados en importes monetarios en congruencia con el organigrama de la empresa. Procedimiento 1.-Elaboración de requisiciones por parte del usuario. 2.-Elaboración de al menos 3 cotizaciones con proveedores autorizados. 7.-Se deberá llevar una conciliación de cuentas por pagar y poner especial atención a las condiciones comerciales, en donde algunos proveedores proporcionan descuentos por pronto pago y viceversa o penalizaciones por falta de pago en tiempo 3.-Colocar la orden de compra con el proveedor que tenga mejor precio y los mejores estándares de calidad, previa autorización, por el personal correspondiente. 6.-Una vez ingresados los productos al almacén, se deberán registrar los pasivos. 4.-Dar aviso al área de almacén de la fecha probable a recibir la mercancía. 5.-El almacenista deberá verificar, que la mercancía coincida con la cantidad, precios unitarios y de acuerdo a las fechas acordadas. Formatos REQUISICION DE COMPRA NUM DE REQ. NOMBRE CARGO AREA FECHA DE REQUISICION FECHA DE ENTREGA JUSTIFICACION N. CANT. REQ. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 RECIBIDO POR UNIDAD DESCRIPCION Y ESPECIFICACIONES ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR FECHA PEDIDO FECHA DE PAGO NUM ORDEN FORM DE PAGO TERMINOS DE ENTREGA AUTORIZA: LIC. JOSE GUADALUPE ZUNO CUELLAR N. CANT. REQ. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 UNIDAD DESCRIPCION Y ESPECIFICACIONES COSTO UNIT SUBTOTAL %IVA ENVIO OTRO TOTAL COSTO TOTAL
