Título del Documento PO-17 Auditorías Internas 1.0 Versión Página Fecha Revisión 01 1 de 7 24-Jul-19 PROPÓSITO. Establecer el mecanismo interno de evaluación que asegure que el sistema de Gestión Integral es conforme y está implantado de acuerdo a la planeación, además de que está ayudando a la organización a conseguir los resultados esperados. 2.0 ALCANCE. Este procedimiento es aplicable para el control y seguimiento de las auditorias del sistema Integral de Excavaciones y construcciones S.A. de C.V. 3.0 DEFINICIONES. Evidencia Objetiva. Declaración de un hecho que puede demostrarse como cierto. Cliente. Usuario o solicitante de un producto o servicio el cual puede ser interno o externo. 4.0 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. Subgerente de calidad, seguridad, higiene Planificar las auditorías internas de acuerdo al estado e importancia de las áreas y procesos a ser auditados. Planificar las auditorias en base a los resultados de la gestión de riesgos. Dar seguimiento a las acciones e informar el estado de la verificación. Preparar y seleccionar auditores internos para realizar las evaluaciones del sistema de Gestión integral de manera independiente y objetiva. Mejorar continuamente el desempeño de las auditorías internas por medio de la capacitación constante de auditores y del seguimiento a la satisfacción de los clientes internos (auditados). Definir la fecha de la junta de apertura y junta de cierre. Solicitar al proveedor de auditorías evidencia de competencias y referencias según este proceso documentado. Auditor Interno: Ejecutar la auditoria de manera objetiva e imparcial. Recaudar evidencia objetiva respecto a conformidades y no conformidades, así como de la efectividad del sistema de Gestión Integral. Reportar las áreas de no-conformidad de manera que el auditado tenga la oportunidad de identificar oportunidades de mejora y tomar acciones para superar dichas limitaciones. Identificar aquellas oportunidades de mejoramiento de los procesos auditados. Apoyar al auditor líder en el seguimiento de acciones correctivas derivadas de las auditorías internas cuando sea necesario. Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas Versión Página Fecha Revisión 01 2 de 7 24-Jul-19 Líder de Proceso: Analizar los resultados de la auditoria e identificar las áreas de oportunidad dentro de sus procesos. Tomar acciones inmediatas para superar las no-conformidades, así como buscar las causas que originaron tales situaciones y tomar acción para prevenir su recurrencia. Asegurar se actualice la documentación del sistema de calidad en caso que sea requerido. Actualizar la gestión de riesgos en base a áreas de oportunidades detectadas durante la auditoria. Medio ambiente: Asegurar que se evalúen los requisitos legales y reglamentarios. Asegurar que se realice una verificación semanalmente a las condiciones de patios, talleres y almacenes. 5.0 DESARROLLO. Alcance de Auditoria. Se auditan tanto los requerimientos de las Norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, así como del sistema de gestión Integral en todos los niveles de la documentación: manual de calidad, procedimientos, instrucciones, documentos externos, registros y procesos. Requisitos para auditores internos. Los requisitos para poder ser auditor interno son los siguientes Haber tomado el curso de auditor interno. Haber acreditado el examen de auditor interno. El proceso de auditorías puede realizarse por personal subcontratado que demuestre las competencias en las áreas a ser auditadas. Factores que pueden ser considerados para la selección de auditores externos: Tener al menos un curso como auditor líder certificado. Tener al menos 5 años de experiencia. 3 referencias. Cursos con trazabilidad a algún auditor líder. Las competencias para la auditoria pueden estar cubiertas por el equipo auditor. Criterios de Auditoria. Para evitar discrepancias considerables entre auditores, se establecen criterios para la asignación del grado de severidad de los hallazgos, esto es, determinar si es una no conformidad mayor, menor o se trata de una observación u oportunidad de mejoramiento. Los criterios para calificación de hallazgos son: Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas Versión Página Fecha Revisión 01 3 de 7 24-Jul-19 No conformidad Mayor: cuando no se esté llevando al cabo un requerimiento del sistema de gestión Integral y este tenga o pudiera tener un efecto directo en la satisfacción del cliente, cuidado del medioambiente, seguridad y salud de los trabajadores o cuando se omita por completo un requisito de la norma aplicable a la empresa. No conformidad Menor: Cuando no se esté llevando al cabo un requerimiento del sistema de gestión Integral y este no tenga efecto en la satisfacción del cliente, cuidado del medioambiente o seguridad y salud de los trabajadores. También cuando se trate de cuestiones que tienen que ver con la disciplina y no son problemas repetitivos, que se trata de casos aislados y sin mayor trascendencia para el cliente. Observación: Es cuando no se trata de una no conformidad, sin embargo, el sistema de Gestión Integral requiere de cierta clarificación. Oportunidad de Mejoramiento: Se establece cuando alguna práctica de la organización no sea efectiva o cuando alguna práctica relevante para el cliente pudiera ser incluida dentro del sistema de Gestión integral. El auditor interno se asegura de asignar una de las calificaciones anteriores a los hallazgos declarados en el reporte de auditoria interna (FO-10). Metodología. La metodología para la planificación, ejecución, documentación y seguimiento de auditoria es de acuerdo al enfoque a procesos, enfoque basado en riesgos, también se considera la Guías para auditar sistemas de administración ISO 19011:2018. Adicionalmente se verifican los mapas de proceso definidos para cada uno de ellos y se elaboran las listas de verificación (FO-09) apropiadas a dicho proceso. Cuando se subcontrate el proceso las listas de verificación son opcionales. El subgerente de Calidad, Seguridad, Higiene y Medio ambiente, asegura la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría por medio del entrenamiento y selección apropiada de auditores, además se asegura que éstos eviten auditar su propio trabajo. TITSA entrena a los auditores internos para evitar discrepancias considerables. Se establece metodología de auditoria es de acuerdo con la guía ISO 19011:2018, se consideran las auditorías internas como un proceso que ayuda a la organización en su proceso de mejoramiento continuo. El auditor subcontratado por no pertenecer a la empresa puede realizar la auditoria a todos los procesos de la empresa garantizando la objetividad e imparcialidad de los resultados, así mismo no es requisito que elabore y entregue listas de verificación esto de acuerdo al expertis demostrado por el auditor. El proceso de Auditoria Interna cuenta con 4 fases las cuales se muestran a continuación: I. Planeación. Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas Versión Página 01 4 Fecha Revisión de 7 24-Jul-19 El Auditor líder programa (FO-05) las auditorías internas considerando el estado y la importancia de los procesos, riesgos y oportunidades, las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Este programa (FO-05) muestra la frecuencia y alcance de las auditorias. Se planean las auditorias por procesos principales y por áreas de soporte auditando los elementos de la norma y de la documentación aplicable a dichos procesos y áreas. Los auditores internos una vez conociendo el proceso a auditar, se preparan apoyándose en diagramas de procesos, manual de calidad, instrucciones de trabajo, gestión de riesgos y oportunidades identificados, procedimientos, etc. Y si considera necesario elaboran la lista de verificación (FO-19) De ser necesario y como parte de la planificación se utilizan listas de verificación (FO-19). En caso de que el auditor cuente con la experiencia necesaria, o de tratarse de una autoría ejecutada por personal subcontratado, la lista de verificación será opcional. El Auditor Líder notifica a todos los involucrados por medio de la Agenda y notificación de auditoría (FO-08). El Auditor líder elabora la agenda y notificación de auditoria (FO-08) el cual se establece, la junta de apertura, junta de cierre, objetivo, alcance, horarios, procesos/áreas a auditar, auditor y auditado, haciéndolo llegar 15 días previos a la auditoria, a todos los involucrados, se asegura de asignar el tiempo suficiente de acuerdo a los procesos. La junta de apertura y cierre incluyen la información necesaria para desarrollar la auditoria y siguiendo algunas de las recomendaciones aplicables de la guía ISO 19011:2018 (6.4.3 y 6.4.9). Las reuniones de apertura y cierre deben de ser presididas por el auditor líder y participar al menos: los responsables de las funciones o procesos que han sido auditados; Equipo auditor. otras partes interesadas relevantes según se determine. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el acuerdo de todos los participantes (por ejemplo, auditado, equipo de auditoría) con el plan de auditoría; presentar al equipo de auditoría y sus roles; garantizar que se puedan realizar todas las actividades de auditoría planificadas. En la junta de apertura se considera al menos los siguientes requisitos: los métodos de auditoría para gestionar los riesgos para la organización que pueden resultar de la presencia de los miembros del equipo de auditoría. los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría; el plan de auditoría y otros arreglos relevantes con el auditado, como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión interina entre el equipo de auditoría y la administración del auditado, y cualquier cambio necesario; canales de comunicación formales entre el equipo de auditoría y el auditado; Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas Versión Página Fecha Revisión 01 5 de 7 24-Jul-19 cuestiones relacionadas con la confidencialidad y la seguridad de la información; el método de informar los hallazgos de la auditoría, incluidos los criterios para la calificación, si corresponde; cómo tratar con posibles hallazgos durante la auditoría; En la junta de clausura se considera al menos los siguientes requisitos: II. informar que la evidencia de auditoría recopilada se basó en una muestra de la información disponible y no es necesariamente representativa de la eficacia general de los procesos del auditado. fecha de entrega de reporte formal. cómo debería abordarse la conclusión de la auditoría en función del proceso acordado; posibles consecuencias de no abordar adecuadamente los hallazgos de la auditoría; presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría de tal manera que la gerencia del auditado los comprenda y los reconozca; cualquier actividad posterior a la auditoría relacionada (por ejemplo, implementación y revisión de acciones correctivas, tratamiento de quejas de auditoría). Ejecución. Auditores internos calificados llevan al cabo la auditoria de acuerdo a lo planeado y dentro del alcance establecido. Recaudan suficiente evidencia objetiva para poder concluir respecto a la implantación y efectividad del sistema de Gestión Integral. Se asegura que los resultados de la auditoria sean apropiadamente documentados de manera que el auditado pueda fácilmente identificar oportunidades de mejoramiento dentro de su proceso. El coordinador de Medio ambiente realiza recorridos semanales para asegurar que las condiciones de patios, talleres y almacenes sean adecuadas, así como identificar posibles áreas de oportunidad que ocasionen peligros, riesgos de seguridad o ambientales FO-04. III. Verificación. El auditor interno entrega el reporte de auditoria (FO-14) en el cual se describen las situaciones de no conformidad, observaciones y oportunidades de mejora que le sirvan al responsable del área auditada a tomar acciones inmediatas para superar las no conformidades detectadas, encontrar las causas que originaron las mismas, prevenir situaciones de no-conformidad, actualizar sus riesgos y oportunidades, y mejorar continuamente. El auditado cuenta con 30 días para elaborar acciones que ayuden a superar las situaciones de no conformidad. En las juntas de revisión por la dirección se verifica el cumplimiento al programa de auditorías internas y se analizan los resultados para determinar si es necesario auditar algún proceso en especial. IV. Acción. Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas Versión Página Fecha Revisión 01 6 de 7 24-Jul-19 El Coordinador de Auditorias realiza actividades de seguimiento las cuales incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación. Toda la información del seguimiento está contenida en el reporte auditoria interna (FO-10). Las acciones posteriores pueden incluir cambios en la documentación del sistema de Gestión Integral y a la gestión de riesgos y oportunidades. Se busca que la documentación del sistema de Gestión Integral se actualice después del proceso de auditoría interna para que el mejoramiento sea permanente. Los resultados de las auditorías internas son evaluados en la revisión de la dirección con la intención apoyar el mejoramiento continuo del desempeño. El encargado de medio ambiente en base a la identificación de identificación de requisitos legales y reglamentarios (FO-16) evalúa al menos una vez al año el grado de cumplimiento, planificando estas auditorías en el plan anual de auditorías FO-05. 6.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS. FO-02 Minuta FO-04 Reporte semanal de recorridos FO-05 Plan anual de Auditorias FO-08 Agenda y Notificación de Auditoria FO-09 Lista de verificación FO-10 Reporte de auditoria FO-16 Identificación y evaluación de requisitos legales y reglamentarios Norma ISO 9001:2015 Requisitos Norma ISO 9000:2015 Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 14001:2015 Requisitos Norma ISO 45001:2018 Requisitos. ISO 19011:2018 Guía para Auditorias de Sistemas de Administración. ISO 31000:2018. NOMS identificadas 7.0 INDICADORE - Seguimiento al Plan de auditorías. Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización. Título del Documento PO-17 Auditorías Internas 8.0 Versión Página Fecha Revisión 01 7 de 7 24-Jul-19 REGISTRO DE ENMIENDAS. Revisión Descripción del Cambio Fecha 00 Emisión Inicial 19-Ene-19 01 Se agregó la verificación semanal a talleres, almacenes y patios. 24-Jul-19 Revisó Aprobó Cualquier copia o impresión de este documento carece de valor, se considera un documento no controlado y es responsabilidad del usuario verificar o confirmar el nivel de revisión del presente documento antes de su utilización.
