PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivo general…………………………………………………………………..3 Alcance…………………………………………………………………………..3 Responsables……………………………………………………………………..4 Definiciones símbolos y aberturas……………………………………………….5 Generalidades…………………………………………………………………….6 Flujograma……………………………………………………………………….8 Anexos…………………………………………………………………………..10 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: 1. objetivos Establecer y mantener una metodología que permita identificar, actualizar y verificar el cumplimento de las obligaciones que se derivan de los requisitos legales y/o normativos, asociados a los procesos de la entidad. 2. Alcance Este procedimiento inicia con la identificación y actualización de los requisitos legales y/o normativos aplicables a la entidad y finaliza con la formulación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, a partir del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales. 3. Documentos 4. responsable El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el profesional o contratista encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en trabajo. Los responsables del desarrollo y hacer que se cupla dicha matriz son todos los empleados de la empresa ya sean contratistas o con contratos a termino. 5. Definiciones símbolos y abreviaturas Decreto: Son actos administrativos expedidos por autoridad de la rama ejecutiva especialmente elección popular, como lo es el presidente de la república, gobernadores y alcaldes. En el caso de Duitama son de exclusivo uso del alcalde mayor de la ciudad. Todos aquellos actos que definan o resuelvan situaciones de carácter general, sean estos creadores o modificatorios de situaciones existentes. Decreto- ley: son aquellos proferidos por el presidente de la republica que tiene la naturaleza o connotación de ley, pues se expiden en ejercicio de funciones legislativas excepcionales de tal manera que esa clase de actos tiene la misma jerarquía de una ley expedida por el congreso de la republica. Ley: es una declaración de la voluntad soberana manifestada en la forma prevenida de la constitución nacional el carácter general de la ley es mandar permitir o castigar, prohibir en otras palabras es una normas expedida por el congreso de la república y tiene como características ser de sentido general abstracto e impersonal. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: Requisito legal: son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le apican a una organización, los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay mas especificos dependiendo del sector u naturaleza juridica de la entidad; son de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Normatividad: es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento juridico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o juridica en dicho territorio. Normograma SIG: es una herramenita que eprmite a las entidades publicas y privadas delimitar las normas que regulan sus actuaiones en desarrollo de su objeo misional y que contempla las obligaciones legales asociadas a cada proceso de la entidad. Resolucion: acto administrativo por la cual las diferentes entidades de la admninistracion publica adopta deciciones en el ejercicio de sus funsiones. 6. GENERALIDADES: • • • • • ITEM 2. La entidad con el fin de garantizar el control y el cumpliminto del presente procediemiento, cuenta con un normograma con las normas decaracter constitucional, legal, reglamentario y de autoregulacion que le son aplicables. El normograma se actualizara a travez de fuentes tales como: regimen legal, gaceta departamental consultas de paginas web de las entidades municipales y nacionales y normas enviadas por las instancias que las emiten,conocimiento de nuevas normas, entre otras. Los actos administrativos que reglamentan la operación de la entidad, deben ser incluidos en el normograma. La grencia y oficinas a cargo de la actializacion de dicha matriz la debe solicitar al encargado del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo. La revicion por parte de la oficina de control interno o quien haga las veces debe realizarlo minimo cada 6 meses DESCRIPCION Realizar la revicion e identificar normas qu den lugar a obligaciones puntuales, mobibles y/o evaluable, ests seran consignadas en la matriz legal de la empresa, señalando las obligaciones emergentes, y los instrumentos o mecanismos con los cuales se dara cumplimiento a los reequicitos legales y normativos. RESPONSABLE Responsable de cada proceso/ funcionario y contratistas asignados al SG-SST REGISTRO matriz de cumplimiento legal corrros electronicos PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: Esta actializacion de debe hacer cada seis meses o antes, si los prcesos identifican cualquier cambio normativo y se registra la fecha de la ultima actializacion de la matriz de requisistos legales, para la cual el responsable del sistema de gestion de seguridad y saalud en el trabajo le pedira a la oficina de la asesoria juridica la informacion que tenga. 3. 4. 5. 6. 7. revisar y aprovar el contenido del formato y se remite por medio electronico al jefe del sgsst solicitaqndo la actializacion del normograma Consolidar la informacion entregada por las dependencias que cumplan con el diligenciamiento de todos los camps en el formato respectivo, y si se detectan observaciones se informa al responsable para que se realicen los ajustes pertinentes al documento Estan todas las normas aplicables y requisito? Si: pasa a la actividad numero 6. No. Pasa a la actividad numero 2. Comunicar a todos los colaboradores y demas partes interesadas los requisitos legales y/o normativos, a travez de induccion, charlas, capacitaciones o cominicacion interna o externas y demas mecanismos de comunicación establecidos por la oficina de recursos humanos Realizar el seguimineto del cumplimieto de los requisistgos legales que les aplique; todas las dependencias deberan estafr de acuerdo a la frecuencia establecida en el programa para realizar el respectivo seguimiento, dejando constancia que servira de insumo para las auditorias como evidencia del seguimiento. Como se puede evidenciar que el proceso esta cumpliendo algun requisito legal y se debe proceder de manera inmediata a establecer e implementar las acciones correctivas pertinentes Lider de procesos Comunicación correos Director del SG.SST Matri legal de cumplimineto Responsable del proceso sg-sst Evidencias de cominucacion y formatos de asistencia Asesoria control interno Informe de auditorias internas PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION 8. 9. 10 Realizar la evaluacion del cumplimiento de Asesor de control interno los requisitos legales y/o normativos en el marco de las auditorias dels sistema integrado de gesion SIG. Lidrado por la oficina de control interno quien adicionalmete veridfoca la eficiencia, la efectividad del cumplimiento dela normatividad aplicable a cada proceso. Con la implementacion de la normatividad vigente. La entidad cumple con todos los rewuisitos legales y/o normativos? Si fin No : pasa a la actividad numero 10 Generar accions correctivas, preventivas y de Responsable de cada mejora; cuando en el resultado de la proceso verificacion e evidencia incumpliminto de uno o mas requisitos legales y/o normativas el responsable del procedso debe aplicar una corecion para dar cumplimiento a los mismos, Aplicando el procedimiento de plan de mejoramiento, debe cintemplar los riesgos normativos asociados al proceso y establecer aciones preventivas parque estos no se materialicen. Sin embargo si el requisito se esta cumpliendo, pero se identifica una mejor manera de hacerl, tambien debe documentarse y dearrollarse en el marco de una accion de mejora CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: Unform de auditoria Ver procedimientos de acciones correctivas, preventivas y de mej0ora PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION INICIO 1.CONSOLIDAR EL NORMOGRAMA DEL PROCESO 2.DOCUMENTAR LOS MECANISMOS CON LOS QUE SE DARA CUMPLIMIENTO 3.REVISAR Y APROVAR EL CONTENIDO DE LA MATRIZ LEGAL 4.CONSOLIDAR LA INFORMACION NO 5.ESTAN TODOS LOS REQUISITOS Y NORMAS 6.COLABORADORES Y PARTES INTERESADAS 7.REALIZAR SEGUIMIENTO A TODAS LAS NORMAS APLICABLES 8. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA: PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PROCESIMIENTO PARA LA CONSTRUCCION Y ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL D&P INGENIEROS CONSTRUCCION 9.LA ENTIDAD CUMPLE CON TODOS LOS REQUISITOS 10. GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y DE MEJORA FIN CODIGO: SG-SST-PR-01 VERCION: 01 FECHA:
