Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos Antecedentes Colombia es un país con una larga tradición documental pero sin una política archivística articulada ni claramente definida, aunque desde el siglo pasado se presentaron iniciativas en este sentido y en ellas trabajaron destacadas personalidades que estuvieron al frente de los Archivos Nacionales de Colombia. Puede afirmarse que hasta la creación del Archivo General no había sido posible adoptar una política integral de archivos para atender los requerimientos administrativos de un Estado moderno y la conservación y difusión del patrimonio documental de la nación. El Archivo Nacional de Colombia, punto de partida del Archivo General de la Nación, fue creado en el siglo XIX a partir de los documentos de la época colonial. Las primeras acciones con miras a su organización se dieron en 1826 y 1832 pero sólo en 1868 alcanzó plena vida institucional. A finales de 1970 se estructuró un programa que comprendía la construcción del Archivo Nacional, pero dificultades económicas y de trámite administrativo impidieron la ejecución del proyecto. Fue apenas en 1986 cuando el Gobierno Nacional manifestó una decidida voluntad política para crear un organismo estatal encargado de regular, coordinar, supervisar e impulsar el desarrollo de los archivos en Colombia, a partir del reconocimiento de la dimensión archivística de la Administración pública y el valor de los archivos para la cultura nacional. El gobierno del Presidente Virgilio Barco, con la Ley 80 de 1989, sentó las bases de una política archivística moderna, materializada en tres programas fundamentales: la creación del Archivo General de la Nación; la construcción y dotación de una sede para el mismo y el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos. Dicha norma, sin ser una Ley de archivos, adoptó principios básicos de los nuevos enfoques en torno a estos centros de información y elementos de la cultura. La citada ley, que considera de manera conjunta los archivos activos y los de carácter netamente histórico, asignó al Archivo General de la Nación funciones normativas y reglamentarias que van más allá de la preservación del patrimonio documental. En efecto, el Archivo General de la Nación debe planear y coordinar la función archivística en toda la nación y formular, orientar y controlar la política Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia nacional de archivos, sobre la base de una centralización normativa y descentralización operativa y administrativa. Tiene pues el Archivo General de la Nación la responsabilidad de establecer pautas y reglas archivísticas normalizadas para la conservación y difusión de los archivos históricos y la administración eficaz de. los archivos activos mediante el control racional y ordenado del ciclo vital de los documentos. Archivo General de la Nación El Archivo General de la Nación de Colombia fue creado mediante la ley 80 de 1989 como establecimiento Público del orden Nacional y adscrito al Ministerio de Gobierno y a partir del 29 de junio de 1999, al Ministerio de Cultura, por mandato del Decreto 1126. Funciones De conformidad con lo establecido en el artículo segundo de la ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros. Objetivos Según el artículo tercero Acuerdo 01 del 15 de mayo de 1990, sobre adopción del los estatutos del Archivo General de la Nación, son objetivos del A.G.N: a) Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel nacional; organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración pública como centros de información y con la formación de recursos humanos para el manejo de archivos. b) Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social adoptado por el Estado, así como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integren el Sistema Nacional de Archivos. Referentes Normativos Con el fin de coordinar la función archivística en toda la Nación y dar cumplimiento a la política nacional de archivos, el A.G.N ha desarrollado varias normas, dentro de las que se destacan: Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000): Señala como objeto: “establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”. Comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Reglamento General de Archivos: Su texto fue aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Se fundamenta en la ley 80 de 1989 y su objetivo es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común. El campo de aplicación de este reglamento abarca todas las instituciones archivísticas oficiales de los órdenes nacional, departamental, municipal, distrital, los territorios indígenas, las entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y los archivos históricos especiales. El Reglamento General de Archivos está organizado por partes, las cuales se dividen en capítulos y éstos a su vez en artículos. La parte preliminar formula inicialmente los principios rectores sobre los cuales se estructura el desarrollo del Reglamento y contempla una serie de disposiciones generales relacionadas con algunos conceptos fundamentales que resultan esenciales para la normalización del quehacer archivístico. En la primera parte se establecen los Órganos de dirección, coordinación y asesoría de la función archivística nacional y se determina su composición, objetivos y funciones. La parte II trata de la organización y funcionamiento de los archivos y servicios Archivísticos, se divide en ocho capítulos que corresponden a tareas propias de la Gestión Archivística. La parte III contempla la presentación del glosario que condensa el vocabulario técnico empleado y las definiciones que fueron consideradas y discutidas como propias del instrumento normativo. Acuerdos, Resoluciones y Circulares Para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, en concordancia con la visión moderna de la ciencia archivística, el Archivo General de la .Nación ha expedido o ha Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia sugerido un gran número de disposiciones normativas Se destacan entre ellas: ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA Acuerdo 01 de 1990 Aprobado por el Decreto 1777 de 1990, por el cuál se adoptan los Estatutos de Archivo General de la Nación Acuerdo 05 de 1991 Aprobado por el Decreto 163 de 1992, por el cuál se adopta la estructura interna del A.G.N y se determinan las funciones de sus dependencias Acuerdo 12 de 1991 Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los organismos nacionales del sector central. Acuerdo 07 de 1994 Acuerdo 08 de 1995 Acuerdo 09 de 1995 Acuerdo 012 de 1995 Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación. Ordenada por el Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación. Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento General de Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y asesoría". Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de 1994. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. Acuerdo 011 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 02 de 1997 Acuerdo 022 de 2000 Acuerdo 047 de 2000 Acuerdo 048 de 2000 Acuerdo 049 de 2000 Acuerdo 050 de 2000 Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría". Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de Archivos", del Archivo General de la Nación del Reglamento General de Archivos sobre "Restricciones por razones de conservación. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre " Conservación preventiva, conservación y restauración documental". Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos". Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Acuerdo 056 de 2000 Acuerdo 017 de 2001 Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la consulta", del capítulo V, "Acceso a los Documentos de Archivo", del Reglamento General de Archivos. Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 General de Archivos 594 de 2000 Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la el y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000 Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia de la Ley Acuerdo 041 de 2002 Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas y se regula el Inventario Único Documental. Acuerdo 015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Acuerdo 02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados RESOLUCIONES Resolución 142/ 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos. Resolución 033/ 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Resolución 147/ 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Resolución 068/ 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 1996. Resolución 013/ 2003 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de la venta de bienes y servicios que ofrece. CIRCULARES Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular 02 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental. Circular 07 de 2002 Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular 04 de 2003 Organización de las Historias Laborales. Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de 2003 (Organización de las Historias Laborales) Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Sistema Nacional de Archivos Es un programa especial del Archivo General de la Nación cuyo objetivo es integrar las instituciones archivísticas, públicas y privadas, del país para lograr la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promover el desarrollo y modernización de estos centros de información, salvaguardar el patrimonio documental y fomentar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. Principios El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad, tal como se consagra en la Ley General de Archivos. Por unidad normativa se quiere dar a entender la acción de hacer imperar, en el conjunto de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, la unidad de interpretación y aplicación de la legislación archivística colombiana, y en general el conjunto de pautas que regulan el quehacer archivístico, para lo cual el Archivo General de la Nación fijará los criterios, normas técnicas y jurídicas. La esencia de la descentralización administrativa y operativa radica en la autonomía que tiene cada institución archivística para su organización administrativa, y en el hecho de que cada entidad es responsable de la organización y manejo de su documentación. A su vez, ésta debe formar parte del patrimonio documental de la Nación y en esa medida, la institución archivística, es corresponsable de contribuir a la protección de dicha documentación y a mejorar las condiciones para la ejecución de las funciones archivísticas. La Coordinación entendida como la acción de relacionar el trabajo de las instituciones archivísticas, busca evitar la dispersión o aislamiento, en tanto se aprovechan experiencias enriquecedoras, de manera regular y dinámica. La Concurrencia se da cuando se aúnan esfuerzos, y se evita la duplicación de funciones para lograr un óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, locativos y financieros. La Subsidiariedad implica relaciones horizontales y verticales que obligan a compartir criterios, principios y la sujeción a las decisiones adoptadas. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Estructura del Sistema Está integrado por el Archivo general de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y por los archivos privados que lo soliciten. Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Sistema cuenta con Consejos Departamentales de Archivos en los departamentos de: Antioquia, Atlántico, Boyacá, Córdoba, Caldas, Guaviare, Meta, Nariño, Putumayo, Risaralda, Tolima y Valle. Y los Comités Asesores Sectoriales, el Comité de Archivos de Iglesias Credos y Religiones, el de Archivos de Instituciones de Educación superior y los especializados por áreas y competencias, los de Clasificación y Descripción, de Normalización, de Conservación y Restauración, Reprografía y Automatización, Capacitación y Formación. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Programas: Compromiso institucional Garantiza el compromiso del Estado en general y de la Administración Pública en particular en el ámbito nacional, regional y local para que en un tiempo relativamente breve, se constituyan, reorganicen y consoliden los archivos del país, en particular los del nivel municipal. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Normalización Configura un conjunto de normas, procedimientos y lineamientos de aplicación general, un marco conceptual y un lenguaje común propio del quehacer archivístico. Formación y Capacitación Procura la consolidación y mejoramiento de los programas especializados en archivística y apoya la capacitación en general, con miras a superar la carencia de personal idóneo para atender los requerimientos profesionales y técnicos de las instituciones archivísticas públicas y privadas. Gestión Archivística Procura condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación, reprografía, investigación y difusión de los archivos, en el ámbito nacional, regional y local. Fomento Institucionaliza y consolida canales de comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos. Propicia y apoya la investigación archivística e historiográfica con base en fuente primarias. Asistencia Técnica Atiende solicitudes de instituciones interesadas en obtener orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos , mediante asesorías o interventorías. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Estrategias Para lograr su desarrollo armónico el sistema emplea las siguientes estrategias: Comunicación Permite el intercambio y conocimiento de experiencias para apropiarse de ellas e incorporarlas en la solución de problemas y necesidades que surgen de quehacer cotidiano, de los intereses inmediatos o de largo plazo. Coordinación Sistema de integración y cooperación de grupos u organizaciones de una comunidad para el logro de objetivos comunes, que conllevan a aunar esfuerzos, evitar la duplicación de funciones, lograr un aprovechamiento de los recursos disponibles, incorporar las experiencias exitosas entre otros. Concertación Los conflictos y retos que se generan, tienen en la concertación la base para superarlos, con respuestas por consenso que apuntan a la solución de los problemas y necesidades sentidas. Participación La participación de los diferentes actores que intervienen en el proceso de desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, en igualdad de condiciones, no obstante sus diferencias, favorece la comprensión y el compromiso para alcanzar todos los objetivos del sistema. Integración Desde el punto de vista de la economía el objetivo de la integración es suprimir los obstáculos e incrementar la productividad Jerarquización Implica el establecimiento de un orden, grados y categorías. El Sistema Nacional de Archivos, contempla el desarrollo de una estructura que implica relaciones horizontales y verticales que obligan a compartir criterios y principios y la sujeción a las decisiones adoptadas. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Sectorización y especialización La sectorización es el conglomerado formado por el gobierno central, las instituciones autónomas, las industrias nacionalizadas y las corporaciones públicas. El Sistema Nacional de Archivos se basa para efectos de poner en práctica la normatividad, en el esquema que tiene la administración pública colombiana. Para el Sistema Nacional de Archivos la especialización es una estrategia que permite abordar los rasgos particulares que comparten los archivos en cuestiones temáticas. Cooperación En el Sistema Nacional de Archivos, como en cualquier otro sistema de información, resulta imperativa la aplicación de esta estrategia, pues la conjunción de esfuerzos, recursos y experiencias trae como consecuencia mayores posibilidades para el mejoramiento de la organización y servicios de los archivos, tanto los públicos como los privados. Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia Usuarios Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
