INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) CUADRE DE CAJERO AUTOMÁTICOS ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 1 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ÍNDICE CONTENIDO PAGINA INTRODUCCIÓN 3 NORMAS ESPECÍFICAS 4 1. Cuadre de Cajeros Automáticos (ATM) 5 2. Abastecimiento de Cajeros Automáticos (ATM) 6 RESPONSABILIDADES 7 CUADRE DEL CAJERO AUTOMATICO ARQUEO FISICO / DIARIO 8 3. Responsables del Proceso 9 4. Flujograma del Proceso 10 ABASTECIMIENTO DEL CAJERO AUTOMATICO 12 5. Responsables del Proceso 12 6. Flujograma del Proceso 14 ANEXOS 15 ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 2 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) INTRODUCCIÓN En esta oportunidad el Banco Caroní, C.A., pone a la disposición de todas sus red de Agencias el Instructivo del Cuadre de Cajeros Automáticos, debidamente actualizado. Este Instructivo está elaborado con la finalidad de establecer las normativas que se regirá para la gestión de otorgamiento, mantenimiento y control del proceso de Cuadre de Cajeros Automáticos. El Banco Caroní- Banco Universal, C.A. utilizará en todas las Sucursales y/o Agencias a nivel nacional una Hoja de Cuadre de Cajero Automáticos; según lo estipulado por la Superintendencias de Bancos y Otras Instituciones Financieras. El Banco Caroní – Banco Universal, C.A. es responsable por las sumas de dinero que sean retiradas de los cajeros automáticos que excedan los montos máximos establecidos. Salvo que el Banco demuestre que fue el Cliente. La Agencias utilizaran un formato electrónico para realizar todas sus operaciones diarias, por medio del Formulario FOP-0311-613 “Hoja de Cuadre ATM”. ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 3 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) NORMATIVAS ESPECÍFICAS: Cuadre de Cajeros Automáticos (ATM`S) 1. El Cajero Principal conjuntamente con un Funcionario Autorizado en la Agencia (Gerente / Sub-gerente), realizarán diariamente el cuadre de Cajeros Automáticos. 2. Los resultados obtenidos de los cajetines se registrarán en el Formulario FOP-0311613 “Hoja de Cuadre ATM”. 3. Para realizar el cuadre de los ATM`S se debe tener presente lo siguiente: 4. Reporte “Transaction Count” (Contadores) impreso. Arqueo Físico, de cada uno de los cajetines. Formulario FOP-0311-613 “Hoja de Cuadre ATM” Para ejecutar el arqueo físico y abastecimiento de los cajetines, se deben retirar cajetín por cajetín, iniciando con el cajetín de rechazo, y continuar con los demás en el siguiente orden: CAJETÍN G F E D 5. 6. POSICIÓN 1 2 3 4 DENOMINACIÓN Bs. F 100 Bs. F 50 Bs. F 20 Bs. F 10 Las diferencias sobrantes o faltantes se registrarán en el Formulario FOP 1007 – 215 “PASE DE EFECTIVO”. Los documentos generados del cuadre del ATM son: Reporte Transaction Count (Contadores). Formulario FOP-0311-613 “Hoja de Cuadre ATM”. Pases Entrada / Salida de Efectivo. 7. Se debe enviar diariamente a la Gerencia de Servicios Electrónicos el Formulario FOP-0311-613 “Hoja de Cuadre”, a través del correo electrónico [email protected]. 8. De presentarse diferencias Sobrantes ò Faltantes se deben enviar los soportes firmados, sellados y escaneados, con la hoja de cuadre a la Gerencia de Servicios Electrónicos. ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 4 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) 9. Las Agencias llevarán el control y mantendrán archivado los documentos originales generados del Cuadre diario de ATM, debidamente firmados y sellados por cada uno de los Funcionarios. Abastecimiento de Cajeros Automáticos (ATM`S) 10. El abastecimiento de billetes al ATM, se realizará por el monto límite autorizado a cada Agencia. 11. El Cajero Principal debe velar porque los cajeros automáticos estén surtidos de billetes de cada denominación. 12. Antes de realizar el abastecimiento el Cajero Principal deberá retirar todo el remanente encontrado en el ATM. 13. El proceso de abastecimiento del ATM se realizará de Lunes a Viernes, solo si se encuentran bajo de efectivo. 14. El Horario establecido para el suministro o abastecimiento de billetes es: Lunes a Jueves: 8:00 a.m a 8:30 a.m Viernes: 8:00 a.m a 8:30 a.m 1:00 p.m y 3:00 p.m Agencias que cumplan con un horario extendido: 2:00 p.m a 3:00 p.m NOTA: OBLIGATORIAMENTE LAS AGENCIAS DEBEN DE REALIZAR EL ULTIMO ABASTECIMIENTO LOS DÍA VIERNES ENTRE 2:00 P.M Y LAS 3:30 P.M ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 5 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) RESPONSABILIDADES Sucursales / Agencias Gerente / Subgerente 1. Participar en el Cuadre de los Cajeros Automáticos conjuntamente con el Cajero Principal. 2. Llevar el control del monto límite establecido para cargar el ATM. Cajero Principal 1. Ejecutar el cuadre del ATM asignado a la Agencia. 2. Abastecer de efectivo al Cajero Automático. 3. Archivar diariamente todos los soportes o documentos generados del firmados, sellados por los Funcionarios. cuadre, Cajero Terminalista 1. Procesar las transacciones que se originen del cuadre y del abastecimiento del ATM, solo en los casos de diferencias faltantes o sobrantes. ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 6 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) CUADRE DE CAJEROS AUTOMÁTICOS ARQUEO FÍSICO / DIARIO ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 7 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) 1.- PROCESO: CUADRE DE CAJEROS AUTOMÁTICOS ARQUEO FÍSICO / DIARIO RESPONSABLES GCIA. SERV. ELECTRÓNICOS SUCURSALES Y AGENCIAS CAJERO PRINCIPAL CAJERO TERMINALISTA 1. Coloca el ATM en Modo Mantenimiento e Imprime Transaction Count (contadores). 2. Extrae de manera descendente (100, 50, 20,10) cada uno de los cajetines, iniciando con el cajetín de rechazo. ANALISTA DE ATM 3. Clasifica y cuenta por nominación los billetes sustraído del Cajetín de rechazo e inicia el conteo con el resto de los cajetines 4. Revisa y verifica el total de los billetes obtenido con el reporte Transaction Count (contadores) 5. Complementa y cuadra el total de cada cajetín (100, 50, 20,10), con el remanente sustraído del Cajetín de Rechazo. 6. 7. Registra en la Hoja de Cuadre, la información en los campos correspondientes: Según Printers (reporte Transaction Count) Según Arqueo Físico (total billetes obtenidos por denominación) No existe diferencia elabora Acta de Apertura de cajero Automático (FOP 614-12-96), reporta lo relacionado en el ATM (continua con el proceso paso 11) Si existe diferencia elabora Formulario: (Faltante) 028-02-95 “Salida de Caja” (Sobrante) 029-02-95 “Entrada de Caja” Y entrega al cajero terminalista para ser procesado. 9. Recibe Formulario y ejecuta la transacción según el caso: Faltante: 0630 Egreso Misceláneo código concepto ” 0078 Diferencia Faltante ATM” Sobrante: 0730 Ingreso Misceláneo código concepto “0112 Diferencia sobrante ATM” 8. 11. Emite correo electrónico y envía a la siguiente dirección: [email protected], adjunta los siguientes Documentos con sus respectivos soportes: Hoja de Cuadre Diferencias Sobrantes o Faltantes (si aplica) 12. Imprime Hoja de Cuadre firma y obtiene firma de los funcionarios y sella. 13. Archiva todos los Documentos originales firmados ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 10. Valida, firma y sella Formulario entrega al cajero Principal 14.Recibe correo electrónico con los adjuntos y verifica la información No conforme: Notifica al Cajero Principal para que corrija el error. Conforme: Respalda el archivo en la carpeta electrónica con los formularios. 15. Elabora Comprobantes Contables para regularizar la diferencia. FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 8 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) 2.- FLUJOGRAMA DEL PROCESO ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 PÁGINA VERSION 02 9 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ABASTECIMIENTO DE CAJEROS AUTOMÁTICOS ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 10 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) 2- PROCESO: ABASTECIMIENTO DE CAJEROS AUTOMÁTICOS RESPONSABLES GCIA. SERV. ELECTRÓNICOS SUCURSALES Y AGENCIAS CAJERO PRINCIPAL CAJERO TERMINALISTA ANALISTA DE ATM Ejecuta el Procedimiento Cuadre de ATM (hasta el paso 6) y luego continuar con los siguientes pasos: 1. Existe Diferencia? Si: elabora Formulario según sea el caso : (Faltante) 028-02-95 “Salida de Caja” (Sobrante) 029-02-95 “Entrada de Caja” y entrega al Cajero Terminalista para ser procesado conjuntamente con el formulario FOP 1007-215 “Pase de Efectivo” por el monto total del remanente sustraído del ATM´S. 2. Recibe formulario(s) y ejecuta las transacciones de la siguiente manera: 4. Recibe formularios y ejecuta la transacción 710 Pase de Efectivo a Bóveda (entrada) código de concepto. Faltante: 0630 Egreso Misceláneo código concepto “0078 Diferencia Faltante ATM” Sobrante: 0730 Ingreso Misceláneo código concepto “0112 Diferencia Sobrante ATM” 5. Prepara por denominación el monto limite asignado para ATM, y elabora Formulario FOP 1007-215 “Pase de Efectivo” 3. Valida, firma y sella los formularios y entrega al cajero principal. 13. Recibe llamada y correo Electrónico con los adjuntos de las operaciones, revisa y verifica la información Conforme? NO: Notifica al cajero Principal para que corrija el error. SI: Toma nota del resultado de los contadores, y autoriza la activación del ATM 14.a Respalda el archivo y los formularios en la carpeta electrónica 15.b Elabora Comprobante Contables para regularizar la diferencia y envía a la Gerencia de Contabilidad para su transcripción 6. Ingresa al Sistema IBS Branch y ejecuta la transacción 0610 Pase de Bóveda a Caja (COE) código concepto “0007 Carga de Efectivo ATM (salida)”. 7. Recibe Pase de Efectivo y procede al abastecimiento de cada cajetín: ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN VERSION Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada 02 PÁGINA 11 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) 2- PROCESO: ABASTECIMIENTO DE CAJEROS AUTOMÁTICOS RESPONSABLES GCIA. SERV. ELECTRÓNICOS SUCURSALES Y AGENCIAS CAJERO PRINCIPAL G 1 Bs.F 100 F E 2 3 Bs.F Bs.F 50 20 D 4 Bs.F 10 8. En la Pantalla del ATM – Modo Mantenimiento – borra los contadores iniciales, selecciona carga/descarga y registra la cantidad de piezas añadidas a cada cajetín. 9. Imprime contadores finales donde refleja con cuanto inicia el ATM, informa vía correo a la Gerencia de Servicios Electrónicos y solicita telefónicamente permiso para poner el ATM en servicios. CAJERO TERMINALISTA ANALISTA DE ATM 10. Recibe autorización, en la misma pantalla activa el ATM “Automáticamente se coloca en Servicio”, registra en la hoja de cuadre el monto abastecido por cada cajetín al ATM 11. Imprime Hoja de Cuadre firma, obtiene la firma de los funcionarios y sella. Archiva todo los documentos originales firmados. ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN VERSION Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada 02 PÁGINA 12 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) FLUJOGRAMA DEL PROCESO PROCESO: Abastecimiento de Cajeros Automáticos Cajero Principal Coloca ATM en modo Mantenimiento e imprime reporte Transaction Count (Contadores) Extrae de manera descendente (100;50;20;10) cada uno de los cajetines, iniciando con el cajetín de rechazo Clasifica y cuenta por nominación los Billetes sustraído del Cajetín de rechazo e inicia el conteo con el resto de los cajetines Revisa y verifica el total de los billetes obtenidos con el reporte Transaction Count (Contadores) Complementa y cuadra el total de cada cajetín (100;50;20 y 10), con el rematen sustraído del Cajetín de rechazo Registra en la Hoja de Cuadre la información en los campos correspondientes: - Según Printers (reporte Transaction Count) - Según Arqueo Físico (totales billetes obtenidos por dominación) NO Gerencia de Servicios Electrónicos / Dpto. ATM Sucursales / Agencias Si aplica: Ejecuta las siguientes transacciones: Prepara por denominación el monto limite asignado para ATM, y elabora Formulario FOP 1007-215 “Pase de Efectivo” Cajero Principal Recibe y ejecuta la transacción 710 pase de Efectivo a bóveda (entrada) Faltante: 0630 Egreso Misceláneo código concepto “0078 Diferencia Faltante ATM” Sobrante: 0730 Ingreso Misceláneo código concepto “0112 Diferencia Sobrante ATM” Valida, firma y sella el Formulario entrega al cajero principal Cajero Principal Ejecuta la transacción 0610 Pase de Bóveda a Caja (COE) código concepto “0007 Pase de Efectivo (salida)”. En la pantalla del ATM – modo Mantenimiento borra los contadores iniciales, selecciona carga/descarga registra la cantidad de piezas añadidas a los cajetines Recibe Pase de Efectivo y procede al abastecimiento de cada cajetín: -G 1 Bs. 100 -F 2 Bs. 50 -E 3 Bs. 20 -D 4 Bs. 10 Elabora Formulario: Según el caso Cajero Terminalista -(Faltante) 028-02-95 “Salida de Caja” -(Sobrante) 029-02-95 “Entrada de Caja” -FOP 1007-215 “Pase de Efectivo” por el monto total del remanente sustraído del ATM´S y entrega al cajero terminalista para ser procesado Recibe Formulario(s) y ejecuta las transacciones de la siguiente manera: Imprime contadores finales muestra con cuanto inicia el ATM, informa vía telefónica a la Gerencia de Servicios Electrónicos y solicita permiso para poner el ATM en servicio Activa el ATM y registra en la Hoja de Cuadre el Monto abastecido por cada cajetín al ATM Imprime Hoja de Cuadre firma y obtiene la firma de los funcionarios sella Archiva todo los Documentos originales firmados Toma nota del resultado de los contadores, autoriza la activación de los ATM Respalda el archivo y los Formularios en carpeta electrónica Elabora comprobante contable para regularizar la diferencia y envía a la gerencia de Contabilidad Analista ATM Recibe llamada y correo Electrónico con los adjuntos de la operación, revisa y verifica la información. Conforme ? SI Leyenda Notifica al cajero principal para que corrija el error ELABORADO POR VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos NO FECHA DE VIGENCIA Diciembre 2006 Línea Punteada: si aplica en Sobrantes / Faltantes FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 13 SI Diferencia ? INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) CUADRE CAJEROS AUTOMÁTICOS FORANEOS ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 PÁGINA VERSION 02 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada 14 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) PROCESO: “Cuadre Cajeros Automáticos Foráneos” RESPONSABLES OUTSOURCING GCIA. DE SERV. ELECTRONICOS / DEPARTAMENTO DE ATM 1. Realiza el cuadre diario del Cajero Electrónico e imprime los Contadores. 2. Registra la información en el Formulario FOP-0311613 “Hoja de Cuadre de ATM’S”. 3. Informa vía telefónica a la gerencia de Servicios Electrónicos / Departamento ATM’S, el resultado de los contadores y envía por valija el físico de los documentos: 4. Recibe la llamada y registra en el sistema la información correspondiente al Cajero Foráneo, archiva temporalmente en carpeta electrónica revisa los saldos contables y operativos de la Agencia. Formularios y Contadores 5. Recibe físico, valida y verifica los datos del Formulario y los contadores con lo registrado en el sistema. 6. Conforme? NO: revisa y corrige el error SI: Archiva en la carpeta de Formularios junto con los contadores. 7. Elimina el archivo de la carpeta electrónica de los Formularios FOP-0311-613 “Hoja de Cuadre de ATM’S”. ELABORADO POR FECHA DE VIGENCIA VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 PÁGINA VERSION 02 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada 15 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) FLUJOGRAMA DEL PROCESO Gerencia de Servicios Electrónicos / Dpto. ATM OUTSOURCING PROCESO: Cuadre de Cajero Automáticos Foráneos Cuadra el Cajero Electrónico e imprime los contadores Elimina el archivo de la carpeta electrónica “Formularios” Informa vía teléfono a la Gerencia de Servicios Electrónicos el resultado de los contadores Registra la información en el Formulario (ver leyenda) Archiva en la carpeta de Formularios junto con los contadores SI Envía por valija el físico de los Documentos: - Formularios y - Contadores Recibe valija con el físico, valida y verifica los datos del Formulario y los contadores con lo registrado en el sistema Conforme ? Revisa los saldo contables y operativos de la Agencia Recibe la llamada, registra en el sistema la información del Cajero Foráneo, archiva temporalmente en carpeta electrónico NO Revisa y corrige el error Leyenda Formulario: FOP-0311-613 de Cuadre de ATM’S”. ELABORADO POR VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos FECHA DE VIGENTE Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 16 “Hoja INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ANEXOS ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 17 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ACTA DE APERTURA DEL CAJERO AUTOMÁTICO Nosotros, (1) y Titulares de la cédula de identidad Nro. (2) (3) y Respectivamente procederemos a abrir el Cajero Automático Nro. en la Oficina (6) el día (7) de (8) a las (10) (4) (5) de 19 , ubicado (9) (Horas), para realizar los servicios de: Añadir efectivo Cambiar papel de recibo de clientes Cambiar papel de Auditoria Cambiar cinta impresora de recibo Cambiar cinta impresora de Auditoría Retiro de Tarjetas Retenidas Corrección de falla de Cajero Automático Cierre y Cuadre de Cajero Automático (11) (12) Otros (Detalle) Observaciones: (13) (14) (15) Cajero Principal Funcionario Autorizado 614 - 12 - 96. ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 18 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO 614 “ACTA DE APERTURA DEL CAJERO ELECTRÓNICO” 1. Coloque Apellido(s) y Nombre(s) del funcionario autorizado, para abrir el Cajero Electrónico. 2. Coloque Apellido(s) y Nombre(s) del cajero principal, autorizado para abrir el Cajero Electrónico. 3. Coloque número de cédula de identidad del funcionario autorizado, para abrir el Cajero Electrónico. 4. Coloque número de cédula de identidad del cajero principal, autorizado para abrir el Cajero Electrónico. 5. Coloque el número designado al Cajero Electrónico. 6. Coloque el nombre de la oficina donde se encuentre ubicado el Cajero Electrónico. 7. Coloque en forma numérica el día del mes en curso, en el cual se procede a abrir el Cajero Electrónico. 8. Coloque nombre del mes en curso, en el cual se procede a abrir el Cajero Electrónico. 9. Coloque los dos últimos dígitos del año en curso. 10. Coloque en forma digital la hora de apertura del Cajero Electrónico. 11. Indique con una “X” (equis) en el(los) recuadro(s) que indique la actividad o servicio a realizar al Cajero Electrónico. 12. Indique otra actividad que no esté registrada entre los servicios contemplados en el punto número 11. 13. Registre cualquier información o eventualidad adicional que se genere durante el servicio efectuado al Cajero Electrónico. 14. Firme el formulario debidamente elaborado. 15. Firme el formulario en señal de aprobación. ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 19 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ELABORADO POR VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos FECHA DE VIGENTE Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada PÁGINA VERSION 02 20 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO 613 “HOJA DE CUADRE ATM” Formulario Número: 613 Titulo: HOJA DE CUADRE ATM Objetivo: Registrar detalladamente en los campos habilitados del formulario, la información impresa en los totales. Forma de envió del formulario: Enviar la Hoja de Cuadre ATM realizada a través el correo definido ([email protected]). Método: Deberá elaborase en computadora directamente en el formulario electrónico y enviar en forma digital al Departamento de Servicios ATM`S. Frecuencia de Elaboración Cuadre ATM Diario Horario: De Lunes a Jueves de: 8:00 a.m a 8:30 a.m . Viernes……… 8:00 a.m a 8:30 a.m 1:00 p.m y 3:00 p.m Agencias que cumplan un horario extendido: 2:00 p.m a 3:30 p.m Distribución: Original: Archivar en carpeta de la Agencia. DESCRIPCION DE LOS CAMPOS Hoja de Control Nro. Registre el numero de la Agencia en los ceros (3), seguidos del numero designado al Cajero Electrónico y en los siguientes 4 ceros es el correlativo de la Hoja de Cuadre ATM, el cual debe iniciar en 0001 (Ejemplo: Nº 000 – 000A- 0000). Nota: Al inicio de cada año comenzar en 0001 Agencia Nº ATM Nº Correlativo Cajetín Este renglón esta parametrizado para que en forma automática, se refleje el día, mes, año en el cual se está elaborando la hoja de cuadre. Columna Bloqueada que identifica los cajetines G, F, E, D Denominación RENGLÓN SEGÚN PRINTERS Columna Bloqueada que contiene cada cajetín con las denominaciones 100, 50, 20, 10. Fecha Dispensado Remanente: Total Total Bolívares Remanente Rechazo Total Total Bolívares Diferencia Piezas Monto Total Saldo Anterior Registre en el Campo Dispensado la CANTIDAD DE BILLETES, o el total de billetes dispensados por cada cajetín de acuerdo a la información impresa en los totales. Registre en el campo Remanente la CANTIDAD DE BILLETES, el total de billetes que contiene cada cajetín, de acuerdo a la información impresa en los totales. En el campo Total, se refleja en forma automática la cantidad resultante de sumar los totales en piezas dispensados y remanente de cada cajetín con la denominación respectiva En el campo Total Bolívares, se refleja en forma automática el producto resultante en piezas que se obtiene de multiplicar la cantidad de billetes añadido en cada cajetín por la denominación respectiva. RENGLÓN SEGÚN ARQUEO FISICO Registre en el campo Remante la CANTIDAD DE BILLETES, el total rechazado de billetes que contiene cada cajetín dispensador. Registre en el campo Rechazo la CANTIDAD DE BILLETES, el total de billetes rechazados que contiene cada cajetín dispensador. En el campo Total Piezas, se refleja en forma automática la cantidad resultante de sumar los totales en piezas (Remanente/Rechazo) de cada cajetín. En el campo Total Bolívares, se refleja en forma automática el producto resultante en bolívares que se obtiene de multiplicar la cantidad Total Piezas según arqueo físico por la denominación respectiva. En el campo Diferencia se refleja en forma automática la cantidad, producto de la diferencia (en caso de existir) entre los remanentes de cada cajetín según Printers con el total piezas según Arqueo Físico. ABASTECIMIENTO Registre en el campo Piezas la CANTIDAD DE PIEZAS o el número de billetes que se cargará a cada cajetín de acuerdo a su denominación. Se registra en forma automática EL MONTO, resultante en bolívares que se obtiene de multiplicar la cantidad de billetes ingresados en cada cajetín por la denominación respectiva. En el campo TOTAL, se refleja en forma automática la cantidad resultante de sumar los totales en bolívares. Se registra en forma automática en el campo SALDO ANTERIOR, el monto resultante de sumar el Total Según Printers. ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada VERSION 02 PÁGINA 21 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) Pagado Pase a Caja Sobrante/Faltante Abastecimiento Saldo Final Observaciones Gerente Sub-Gerente Cajero Principal Auditor Reflejará en forma automática el monto resultante que se obtiene de multiplicar la cantidad de billetes por denominación respectiva. Se refleja en forma automática el monto resultante de restar el campo Total según Printers menos el total pagado (Salida) menos Remanente de Printers (si lo hay), que indicara el monto con el que el Cajero Electrónico iniciará el próximo día. Se refleja en forma automática el o los monto(s) resultante de la Diferencia según el arqueo físico, producto de la diferencia (en caso de existir). En el campo ABASTECIMIENTO, se refleja en forma automática la cantidad resultante de sumar los totales en bolívares, resultante de la cantidad de piezas con respecto a las denominaciones En el campo SALDO FINAL, se refleja en forma automática la sumatoria del total general según MONTO de la reposición del pase a caja. Indique las observaciones generadas de la Hoja de Cuadre ATM presentada, si las hay. Firme el formulario debidamente elaborado por el Cajero Principal. Coloque el Nombre(s) y Apellido(s) del o la Gerente de la Agencia o Sucursal. Firme el formulario en señal de aprobación indicando el Nombre(s) y Apellido(s) del o la Sub-Gerente de la Agencia o Sucursal. Firme el formulario en señal de culminado, Indique el Nombre(s) y Apellido(s) de quien realiza la solicitud del proceso. Firme el formulario en señal de revisión. Indique el Nombre(s) y Apellido(s) de quien realiza la auditora. ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada VERSION 02 PÁGINA 22 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) ENTRADA DE CAJA PASE DE EFECTIVO ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada VERSION 02 PÁGINA 23 INSTRUCTIVO (I-OP-0511-497) HOJA DE REVISIÓN “INSTRUCTIVO CUADRE DE CAJEROS AUTOMÁTICOS” POR MEDIO DE LA PRESENTE SE NOTIFICA QUE ESTE INSTRUCTIVO FUE REVISADO A FIN DE VERIFICAR QUE CONTIENE Y DESCRIBE ADECUADAMENTE EL PROCESO DE CUADRE DEL ATM SEGÚN LAS NORMAS ESTBLECIDAS. Revisado Revisado Vicepresidencia de Operaciones Gerencia de Servicios Electrónicos Nombre: Julio Torres Nombre: Luis Lozada Firma: Firma: Fecha: ___/___/______ Fecha: ___/___/______ Diseñado y Revisado Gerencia de Procesos Nombre: Gladys Vallejo Firma: Fecha: ___/___/_____ ELABORADO POR FECHA DE VIGENTE VP. DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Gerencia de Procesos Diciembre 2006 FECHA DE ACTUALIZACIÓN Enero 2012 Uso exclusivo de Banco Caroní, CA., Banco Universal Información Privada VERSION 02 PÁGINA 24
