INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR TABLA DE CONTENIDO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 1 de 101 Fecha: 28/01/2021 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR TABLA DE CONTENIDO 1. REGISTRO DE SERVICIOS ..................................................................................... 3 1.1 CONTRATOS ........................................................................................................ 4 1.2 FACTURAS SERVICIOS ...................................................................................... 5 1.3 REQUISITOS DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES DE SERVICIOS ....................................................................................................................... 5 1.4 REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS ........................................... 7 1.4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................... 8 1.4.2 PASOS PARA EL REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS ....... 10 2. PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS .. 15 2.1 PAGOS INTERNOS ............................................................................................ 15 2.1.1 ANTICIPOS DE SUELDOS ......................................................................... 15 2.1.2 PAGO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS .............................................. 18 2.1.3 PRESTAMOS POR EDUCACIÓN SUPERIOR ........................................... 20 2.1.4 PRÉSTAMO POR SEMINARIOS U OTROS CURSOS ................................ 20 2.1.5 PRESTAMOS POR OTROS CONCEPTOS .................................................. 22 2.2 PAGOS EXTERNOS ........................................................................................... 25 2.2.1 HONORARIOS ............................................................................................. 25 2.2.2 PROVEEDORES .......................................................................................... 26 2.2.3 REINTEGRO COSTOS EDUCATIVOS........................................................ 27 2.2.4 SERVICIOS PÚBLICOS Y OTROS PAGOS ................................................ 29 3. PROGRAMACIÓN DE PAGOS .............................................................................. 30 3.1 3.2 3.3 4. PAGO PROVEEDOR POR PROVEEDOR FACTURA POR FACTURA.......... 31 PAGO POR PROVEEDOR Y TOTAL DE FACTURAS .................................... 32 PAGO POR PROGRAMACIÓN MASIVA ......................................................... 34 GENERACIÓN DE PAGOS ..................................................................................... 36 4.1 GENERACION PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ................ 36 4.1.1 GENERACION ARCHIVO PLANO PARA PAGOS ..................................... 37 4.2 GENERACION DE PAGOS CHEQUE ............................................................... 44 5. COMPROBANTES DE EGRESO ............................................................................ 47 5.1 ANULACION DE COMPROBANTES DE EGRESO......................................... 47 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR TABLA DE CONTENIDO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 2 de 101 Fecha: 28/01/2021 6. APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO ........................................ 48 7. CREACIÓN DE TERCEROS ................................................................................... 53 8. MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES ....................................................... 58 9. FORMAS DE PAGO .................................................................................................. 61 ANEXOS ............................................................................................................................. 63 ANEXO 1 – DIVISIONES ............................................................................................... 63 ANEXO 2 – CENTROS DE RESPONSABILIDAD (EXPLICADOS) ........................... 64 ANEXO 3 – PREFIJOS DE FACTURAS ........................................................................ 66 ANEXO 4 – TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................ 67 ANEXO 5 – CONCEPTOS DE LOS DOCUMENTOS ................................................... 69 ANEXO 6 – FORMATO MATRICULA DE PROVEEDORES ...................................... 89 POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ..................................................................... 91 CONSIDERACIONES FINALES .................................................................................. 100 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 3 de 101 Fecha: 28/01/2021 Los procedimientos y políticas que se describen a continuación son responsabilidad exclusiva de la Contadora Asistente responsable las Cuentas por Pagar de la compañía Inter. asesores Asesores Empresariales Administrativos S.A. quien será responsable también el manejo exclusivo del Modulo de Cuentas por Pagar del Software Sin Fronteras; por lo tanto el presente documento constituye una guía para su buen manejo 1. REGISTRO DE SERVICIOS Entiéndase por servicios todas las facturas y contratos que se registran en el modulo de cuentas por pagar que no son de origen inventarios y que no tiene una orden de compra. Algunos ejemplos de facturas por servicios son: Servicios de mantenimiento Servicios Públicos Servicio de alquiler de equipos Servicio de Alquiler de inmuebles Honorarios Renovación de suscripciones Servicio de Vigilancia Servios de Aseo Servicio de Almuerzo (admisiones) Transporte Escolar Clases extras Todas las facturas deben estar debidamente aprobadas por las personas autorizadas según manejo del presupuesto así: Presidencia: Colegio Nueva York: Colegio Colombo Gales: Colegio Mayor de los Andes: Admisiones: Sistemas: Contraloría y Finanzas: Economato: Directora Ejecutiva de Presidencia Directora administrativa Directora Administrativa Directora Administrativa Directora de Admisiones Directora General de Sistemas Coordinadora Financiera Ecónoma INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS 1.1 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 4 de 101 Fecha: 28/01/2021 CONTRATOS Las personas autorizadas para realizar contratos por servicios de acuerdo al presupuesto o políticas internas, deben tramitar el contrato, la factura, las pólizas de cumplimiento, calidad, estabilidad de la obra u otras según el caso y enviar a cuentas por pagar para su registro, anticipo y/o abono. Si las personas que van a realizar el trabajo, lo realizan dentro de la institución, deben anexar una fotocopia del ultimo pago o la afiliación a la seguridad social en riesgos y salud estos últimos están en custodia de la persona que realiza la negociación y lo actualiza mensualmente dependiendo de el tiempo de ejecución de la obra. En dicho contrato debe estar relacionado el numero de la cuenta contable para su registro y especificar el concepto, si es inversión o presupuesto regular. Para realizar anticipos Para realizar anticipos, es necesarios enviar los siguiente documentos en original: Contrato debidamente firmado por la partes Copia de el RUT si la persona contratada esta inscrita como Régimen Simplificado ante la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN pólizas (Según el contrato) Para anticipos cuando sea un monto superior a $ 1.000.000 Factura (Opcional) Para realizar abonos Para realizar abonos, según ejecución o avance de la obra, se debe realizar una solicitud de pago escrita o por correo electrónico, de acuerdo a las formas de pago pactadas en dicho contrato o con dos días de anticipación para ser programado. Para realizar el pago final Para realizar el pago final, son necesarios los siguientes documentos en original: Factura o cuenta de cobro (Siempre y cuando al inicio del contrato no se haya entregado) Acta de entrega de satisfacción de la obra firmada por las partes INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 5 de 101 Fecha: 28/01/2021 Nota: Las personas naturales que son del régimen simplificado, deben anexar copia del RUT, y no están obligadas a facturar, por lo cual, el documento equivalente a la factura es el contrato. 1.2 FACTURAS SERVICIOS De acuerdo al presupuesto, y a las necesidades de la empresa, las personas autorizadas realizan la negociación con el proveedor o acreedor, ajustándose a las políticas internas y fiscales, quien pactará forma de pago, fecha de ejecución, y precios. Se debe tener en cuenta, que cuando se negocia con personas naturales, se debe exigir la copia del RUT y enviar a contabilidad junto con la factura o cuenta de cobro y formulario de matricula de proveedor. Cuando son proveedores nuevos, la persona que contrata el servicio, debe tramitar el formulario de matricula de proveedores nuevos el cual contiene los datos para realizar transferencia electrónica y enviar a cuentas por pagar. De la misma manera, la persona contratante tienen la responsabilidad de asegurarse que el servicio se ejecutó de la manera acordada para autorizar abonos y/o pagos; la manera de autorización, es firmando la factura con VoBo de aceptación al 100%. Las facturas serán archivadas en los A-Z designados para tal fin por meses en orden alfabético descendente este archivo será compartido con la contadora Asistente de Inventarios el objetivo que todas las facturas causadas estén a disposición y orden para poder hacer su pago en forma efectiva. Dependiendo de la fecha de pago se desarchivan y siguen el proceso de programación y pago. 1.3 REQUISITOS DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES DE SERVICIOS En el momento de recibir la factura, se deben auditar los requisitos legales de acuerdo al Articulo 617 del Estatuto Tributario: a) Estar denominada expresamente como factura de venta b) Apellidos y nombre o razón y Nit del vendedor o de quien presta el servicio. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 6 de 101 Fecha: 28/01/2021 c) Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de expedición f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación antes y después de IVA h) El nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura i) Indicar la calidad de retenedores del impuesto sobre las ventas. Los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. Cuando la factura es enviada a cuentas por pagar, debe tener la firma de autorización. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS 1.4 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 7 de 101 Fecha: 28/01/2021 REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS Todos los servicios se deben registrar en el modulo de cuentas por pagar como un documento así. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR INTERASESORES S.A. REGISTRO DE SERVICIOS 1.4.1 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 8 de 101 Fecha: 28/01/2021 TIPOS DE DOCUMENTOS Los tipos de documentos utilizados por cuentas por pagar son: TIPO CLASE DESCRIPCION NDCO SPCH SPTR CECH CETR FACO NCCO APCP RECM SACH SATR NDCO SPCO SPCO COEG COEG FACO NCCO CAPC FACO SACO SACO NOTA DEBITO COMPRA SOLICITUD PAGO CHEQUE SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA EGRESO CHEQUE EGRESO TRANSFERENCIA FACTURA COMPRA NOTA CREDITO COMPRA APLICACION CUENTAS POR PAGAR REEMBOLSO DE CAJA MENOR SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENC NDCO NOTA DEBITO COMPRA Se usa cuando la factura original enviada por el proveedor esta por un menor valor al contratado inicialmente. Este tipo de documento si contabiliza SPCH SOLICITUD PAGO CHEQUE Se usa cuando la persona autorizada para aprobación de pagos hace una solicitud la cual debe ser cancela en cheque y no requiere de factura, los casos son: Pagos de aportes a fondos de pensiones obligatorias, medicina prepagada, libranzas, embargos. Prestamos y honorarios gerenciales Pago de impuestos Liquidación definitiva de empleados Pagos de nomina de empleados que no tiene cuenta bancaria porque el contrato no es superior a 1 mes Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el momento de realizar el pago. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 9 de 101 Fecha: 28/01/2021 SPTR SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA Este tipo de documento se utiliza para realizar el pago de: Anticipo de nomina a empleados. Prestamos a empleados Anticipo de cesantías parciales Reintegro de costos educativos a padres de familia Todos los anteriores se tramitan con el debido soporte enviado desde la división de nomina. Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el momento de realizar el pago. CECH EGRESO CHEQUE Este documento es asignado automáticamente al realizar pago con cheque. CETR EGRESO TRANSFERENCIA Este documento es asignado automáticamente al realizar pago por transferencia electrónica. FACO FACTURA COMPRA Este tipo de documento registra la entrada de las facturas por adquisición de servicios y contratos. Este tipo de documento si contabiliza NCCO NOTA CREDITO COMPRA Este documento se utiliza cuando se hace un descuento a la factura por error de el proveedor o por un descuento por pronto pago. Este tipo de documento si contabiliza APCP APLICACION CUENTAS POR PAGAR Comprobante automático al realizar una legalización de un anticipo tramitado con anterioridad o aplicación de notas crédito. Este tipo de documento si contabiliza INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 10 de 101 Fecha: 28/01/2021 RECM REEMBOLSO DE CAJA MENOR Este tipo de documento registra los reembolsos de caja menor de la compañía. Este tipo de documento si contabiliza SACH SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE Se utiliza cuando hay una solicitud de anticipo con cheque el cual va a ser legalizado con una factura posterior la solicitud la realiza la persona autorizada este debe venir acompañado de las Pólizas correspondientes y el contrato firmado. Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el momento de realizar el pago. SATR SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENCIA Se utiliza cuando hay una solicitud de pago transferencia como anticipo de el cual no se tiene la factura pero va a ser legalizado con una factura que llegara posterior. Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el momento de realizar el pago. 1.4.2 PASOS PARA EL REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS Pasos para el registro en el software Sin Fronteras, Se digitan los datos de la factura o documento: a) Centro de responsabilidad. b) Tipo de documento que para este caso es FACO (ver anexo 4 Tipos de Documentos). c) Concepto (Ver anexo 5 Conceptos de los documentos). d) Numero de Nit o cedula del proveedor. e) Numero de factura f) Fecha de la factura, Fecha de contabilización y Fecha de vencimiento. g) Comentario que indique a que corresponde la factura lo más claro h) Total del documento, debe contener el valor total de factura incluido l IVA. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 11 de 101 Fecha: 28/01/2021 DOCUMENTO E N C A B E Z A D O D E T A L L E 1 4 5 6 7 8 2 3 Los conceptos están creados con el numero de la cuenta contable precedido de una letra como se indica en el Anexo 5 de Tipos de Conceptos. EJEMPLO: el servicio de fotocopias de administración, el cual esta presupuestado en papelería es E519530 la cuenta contable es 519530. Con ENTER se desplaza a la parte derecha del documento en el detalle en este se pueden verificar los datos registrados en el encabezado del documentos como valores , centro de responsabilidad, tercero, cuenta, la división en este caso se debe digitar según corresponda (Ver anexo 1 Divisiones) estos datos se pueden modificar, la mayoría de conceptos tiene una línea de impuestos asociada la cual se debe verificar y modificar si fuera el caso como el concepto de retención en la fuente, % de rete Iva, % de rete Ica, o la liquidación de IVA. En el detalle se pueden ingresar varias líneas con diferentes datos según corresponda y asignarle diferentes impuestos como la factura lo requiera Ejemplo: La señora Esperanza Gómez en la misma factura relaciono el servicio de fotocopiado y la venta de varios elementos de papelería para este caso se deben ingresar dos líneas y aplicarle a cada una de ellas los de impuesto que corresponda. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 12 de 101 Fecha: 28/01/2021 En la ventana de Cargos e Impuestos se puede ver la tarifa de Iva aplicado y las Retenciones Practicadas también se detalla la base de cada impuesto. Esta ventana solo es informativa no se puede modificar o alterar datos. En la ventana de Totales y Formas de Pago se detalla el valor de total de la factura el Iva discriminado y el valor total de las retenciones practicadas y el saldo de la factura que corresponde a la cuenta por pagar. En esta ventana se pueden modificar los datos de contabilización como el código de la cuenta por pagar o movimiento crédito del registro, el numero de Nit del proveedor y el numero de documento que será registrado contablemente. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Luego se da CLICK en gravar Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 13 de 101 Fecha: 28/01/2021 y guarda la factura, se verifica la contabilización y se procede a liberar la factura para su correspondiente registro en contabilidad. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR REGISTRO DE SERVICIOS Libera factura Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 14 de 101 Fecha: 28/01/2021 Confirma asientos contables INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS 2. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 15 de 101 Fecha: 28/01/2021 PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Los pagos internos como reembolso de caja menor, anticipos de salario, prestamos a empleados, servicios públicos se realizan diariamente, siempre y cuando se hayan radicado en contabilidad el día anterior a mas tardar a las 3:00 p.m., con los requisitos exigidos. Los pagos para proveedores externos se deben pactar únicamente para los días viernes, cumpliendo todos los requisitos para el pago como se enuncio el item anterior, estos documentos deben estar en contabilidad a mas tardar el día miércoles. Si la cuenta bancaria del proveedor no ha sido matriculada para transferencias electrónicas se deben enviar los datos a más tardar el lunes de esa semana, para realizar el tramite correspondiente. 2.1 PAGOS INTERNOS Todos los pagos internos de empleados deben ser tramitados por la asistente administrativa, o la persona encargada de nomina y las persona responsable de la caja menor; y será responsabilidad de la mismas el tramite oportuno en contabilidad siempre y cuando los documentos se encuentren de acuerdo a las políticas establecidas como se enuncia a continuación. 2.1.1 ANTICIPOS DE SUELDOS Como política interna, todos los empleados tienen derecho a que les anticipe hasta el 25% del sueldo desde el 1 al 14 de cada mes; este anticipo será descontado en el mismo mes de su solicitud. Para llevar a cabo este tramite el empleado debe acercarse a la oficina de la asistente administrativa o la persona encargada quien es la responsable de controlar los formatos por consecutivo y realizar el respectivo descuento. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 16 de 101 Fecha: 28/01/2021 Dicho formato, debe estar diligenciado en su totalidad con la siguiente información: - Numero de cedula Mes y año en que se autoriza descontar Nombre del empleado y firma Salario actual Valor de el anticipo ( no debe ser superior al 25% de su salario) Persona quien autoriza (Asistente administrativa o persona encargada, quien verifica monto del anticipo y datos diligenciados) Fecha y hora de la solicitud Si el empleado necesita una anticipo superior al 50% de su sueldo, este debe ser autorizado por la Junta directiva. REGISTRO CONTABLE En el Software Sin Fronteras, en cuentas por pagar se ingresa el documento como una solicitud de pago transferencia SPTR (1) (Ver Tipos de documentos) con el numero del formato de anticipo (4), como numero del documento este tipo de documento no contabiliza, el concepto de el documentos es A9503 (2) ANTICIPO SALARIO con el numero de cedula del empleado (3); el registro en contabilidad queda en el momento de realizar el desembolso creándose una cuenta por cobrar al empleado 13659503 contra el banco. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 17 de 101 Fecha: 28/01/2021 INGRESO DOCUMENTO CUENTAS POR PAGAR PSL 1 2 3 4 REGISTRO DE EL COMPROBANTE DE EGRESO CONTABILIDAD INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS 2.1.2 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 18 de 101 Fecha: 28/01/2021 PAGO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS El pago de las liquidaciones definitivas de empleados deben tener los siguientes requisitos: - Carpeta del empleado en original Carta de renuncia o despido según sea el caso en original firmada por el empleado y el jefe inmediato Carta de aceptación de renuncia en original Formato de Paz y Salvo original firmado en su totalidad por todas las dependencias. 3 Anexos de liquidación definitiva de prestaciones sociales formato PSL Firmado por la directora administrativa que corresponda, Uno para ser entregado al empleado con el cheque, otro como soporte de el comprobante de egreso cheque, y otro para archivar a la carpeta del empleado. REGISTRO CONTABLE En el Software Sin Fronteras, en cuentas por pagar se ingresa un documento solicitud de pago cheque SPCH (1) (Ver Tipos de documentos) con el numero del mes en que se esta realizando el giro (3), como numero del documento este tipo de documento no contabiliza, el concepto de el documento es B0505 PAGO DE NOMINA (2), el registro en contabilidad queda en el momento de realizar el desembolso debita la cuenta de nomina 250505 y acredita el banco. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 19 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 3 REGISTRO DE EL COMPROBANTE DE EGRESO CONTABILIDAD INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS 2.1.3 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 20 de 101 Fecha: 28/01/2021 PRESTAMOS POR EDUCACIÓN SUPERIOR A los empleados se les financia sus estudios con los siguientes requisitos: - - El monto máximo es un sueldo mensual El tiempo para descontar de nomina es el mismo de estudio, es decir si se presta el semestre, se descuenta en 6 meses, para no cruzar este préstamo con siguientes. Debe anexar documento que certifique dicho estudio a nombre del empleado Debe diligenciar formato de carta de préstamo con un consecutivo asignado por la asistente administrativa y autorizado por la directora administrativa. Posterior al desembolso de el préstamo el empleado debe traer fotocopia de el soporte de pago a la institución REGISTRO CONTABLE En el Software Sin Fronteras, se registra en cuentas por pagar el documentos con el numero consecutivo del préstamo asignado por la asistente administrativa, como una SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA con el concepto de documento A1501 PRESTAMOS A EMPLEADOS, el registro en contabilidad queda en el momento de realizar el desembolso debita la cuenta de Prestamos por Educación 13651501 y acredita el banco. Se le gira directamente al empleado, y luego él debe certificar dicho pago con soporte de el pago emitido por la entidad donde realiza los estudios. No se realiza directamente a la entidad educativa, a menos que reciban cheque, ya que por lo general solo aceptan cheques de gerencia, y la empresa no emite estos cheques. 2.1.4 PRÉSTAMO POR SEMINARIOS U OTROS CURSOS Cuando dicho estudio es para mejorar sus funciones laborales, la empresa asume el 50% y financia el otro 50% hasta 6 meses, siempre y cuando exista la autorización del asesor inmediato y el presupuesto asignado. Los requisitos son: - Factura a nombre de la empresa - Autorización del asesor inmediato asignando presupuesto INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 21 de 101 Fecha: 28/01/2021 - Carta de préstamo debidamente diligenciado con su consecutivo asignado y tramitado por la asistente administrativa. Si el empleado desea cancelar el 50% de contado, se debe anexar el recibo de caja. El pago se realiza directamente a la entidad educativa, teniendo en cuenta las deducciones de ley. Se debe registrar esta factura en el modulo de Cuentas por Pagar como una FACO FACTURA DE COMPRA (1) por el 100% del valor de el curso, con el concepto de documento G0563 CAPACITACION DOCENCIA- E0563 CAPACITACION ADMINISTRACIÓN - H0563 CAPACITACION CASINO en el detalle de la factura se ingresas dos líneas una con 50% del valor asignado a la cuenta de el gasto (3) y en una segunda línea el 50% del valor restante a la cuenta contable de prestamos a empleados con el numero de cedula del el empleado (4). 1 2 3 4 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 22 de 101 Fecha: 28/01/2021 REGISTRO CONTABLE DE LA FACTURA 2.1.5 PRESTAMOS POR OTROS CONCEPTOS Como política interna se autorizan prestamos por calamidad domestica a causa de muerte, enfermedad de parientes u otro concepto justificado que amerite dicho préstamo. Al igual que los anteriores prestamos, se tramitan a través de la asistente administrativa en el formato de prestamos con las autorizaciones correspondientes. A estos prestamos se les da prioridad, es decir se tramitan en el mismo momento en que lo solicitan. En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa el numero de consecutivo como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA y se tramita como pagos internos con el concepto de documento A2501 PRESTAMOS CALAMIDAD DOMESTICA. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 23 de 101 Fecha: 28/01/2021 También se autorizan prestamos para arreglo o mantenimiento de moto de los gestores externos, estos deben estar acompañados con la correspondiente carta de préstamo y copia de la factura de el proveedor que les realizo el servicio este préstamo debe estar autorizado por el jefe inmediato y debe seguir todo el tramite de con la asistente administrativa. En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa el numero de consecutivo como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA y se tramita como pagos internos con el concepto de documento A1001 PRESTAMO VEHÍCULOS. Otro tipo de préstamo que no es muy común es el préstamo medico / odontológico este debe estar soportado con todos los anexos que comprueben que no es una intervención cosmética sino que es fundamental para el buen desarrollo de sus actividades debe ser aprobado por el jefe inmediato y debe seguir todo el tramite de con la asistente administrativa. En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa el numero de consecutivo como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA y se tramita como pagos internos con el concepto de documento A2001 PRESTAMO MEDICO Y/O ODONTOLÓGICOS. 2.1.6 REEMBOLSOS CAJA MENOR De acuerdo al reglamento de caja menor antes que los gastos de la caja menor superen el 50% de el total del fondo, se debe solicitar el reembolso de caja menor, el cual debe cumplir con los siguientes requisitos: Solicitarlo a través del formato de reembolso de caja menor, con los siguientes datos: Nombre de la empresa Consecutivo del reembolso Relación de gastos agrupados por Nit y por numero de cuenta contable (Nombre o razón social del proveedor, Nit, concepto, valor, numero de la cuenta). Valor total Numero cuenta División Firma de quien autoriza Firma del responsable de caja menor INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 24 de 101 Fecha: 28/01/2021 Todos los documentos soportes deben cumplir con los requisitos legales del estatuto tributario, estar en original y estar debidamente justificados y autorizados con VoBo. De la persona que autoriza uno a uno. Se ingresa en el modulo de Cuentas por Pagar como RECM REEMBOLSO DE CAJA MENOR (1) el numero del reembolso es el consecutivo asignado con la cedula del responsable (3) de la caja menor el concepto de los documentos (2) y se gira un cheque. Este caso en especial nunca se realiza por transferencia electrónica. 1 3 2 4 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 25 de 101 Fecha: 28/01/2021 REGISTRO CONTABLE 2.2 2.2.1 PAGOS EXTERNOS HONORARIOS Los honorarios habituales (Gerenciales y Asesores de gerencia) se cancelan los cinco primeros días calendario de cada mes y se deben controlar a través del cuadro de control de pagos fijos, en la medida de lo posible se debe realizar el primer día hábil. Para cancelarse debe estar la factura original. Si son honorarios eventuales, se debe cancelar en las fechas que pacto la persona que contrato el servicio con su autorización, presupuesto y cuenta contable. Se ingresa en el modulo de Cuentas por Pagar como un documento FACO con el numero de la factura, el concepto de los documentos depende de el tipo de honorarios que están facturando. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS 2.2.2 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 26 de 101 Fecha: 28/01/2021 Los Honorarios de la Sra Elsa Balla de Correales al Banco de Crédito solo debe hacerse por el Banco de Crédito, ya que el NIT presenta un error y se debe hacer manual por la persona encargada de Tesorería. PROVEEDORES Se deben cancelar únicamente los viernes, para lo cual se debe tramitar con la suficiente anticipación para realizar la transferencia el jueves. Todo debe estar debidamente soportado con documentos que cumplan con todos los requisitos exigidos por ley, autorizados por las personas encargadas, desde el momento de su registro contable. Si es una factura con origen inventarios, deben tener anexa la orden de compra que certifique el ingreso de mercancía a conformidad. Si existe alguna diferencia entre la orden de compra y la factura debe ser justificada, por compras, por economato, por cooperativa o por la persona que solicito la mercancía. Se deben tener en cuenta y respetar las fechas de pago acordadas desde compras. Si compras no informa la forma de pago, se asignara la fecha general los proveedores habituales, es decir el ultimo viernes del siguiente mes a la fecha de la factura. Las fechas de pago son: a) El abono de proveedores y acreedores habituales se hará el último viernes del mes siguiente a la fecha de la factura; Ejemplo: así las facturas del mes de mayo se cancelaran el ultimo viernes del mes de junio. b) Los proveedores y acreedores (casos excepcionales, según listado – acuerdo de compras ), y padres de familia se pagarán a través de transferencia electrónica únicamente los días jueves para que este abonado en la cuenta el día viernes siendo estos radicados a mas tardar el día miércoles. c) Los transportadores, centros ecuestres, Servicio de vigilancia y proveedores aprobados por compras y según forma de pago asignada en la INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 27 de 101 Fecha: 28/01/2021 orden de compra, se pagará el 10 de cada mes si es viernes, de lo contrario se abonará el siguiente viernes. d) Los Aportes parafiscales y demás fondos se pagarán en los primeros días del mes. Se giran en la última semana del mes anterior, según cronograma. e) Los honorarios habituales deberán abonarse a más tardar el 5 de cada mes. f) Los pagos de impuestos y servicios públicos deberán pagarse un día antes del vencimiento. g) Los giros con cheque o transferencia de carácter interno, serán cancelados a diario. h) Todos los pagos se efectuarán por Transferencia Electrónica, exceptuando algunos con cheque, como fondos, impuestos, cajas menores, gastos gerenciales. VER POLÍTICA DE PAGOS 2.2.3 REINTEGRO COSTOS EDUCATIVOS Los reintegros a padres de familia son: a) Mayor valor consignado por el padre b) Devolución de matricula por retiro definitivo del colegio c) Devolución de costos educativos por retiro del colegio por traslado de ciudad o de colegio d) Devolución de Inversión de años anteriores e) Reintegro de servicios que no disfruto y fueron facturados (Transporte, Medias Nueves entre otros) Los reintegros se tramitan a través de la jefe de recaudos con una requisición de pago y los documentos que soportan dicho reintegro son copia del recibo de pago, carta del padre de familia en original en la cual indique el numero de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar la transferencia, reporte del programa School Pack y visto bueno de la directora administrativa. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 28 de 101 Fecha: 28/01/2021 Estos documentos deben ser entregados a cuentas por pagar revisados por la contadora principal quien le asignará el numero de la cuenta contable, el nit para su registro y a su vez dará VoBo de conformidad con el reintegro que se esta realizando, para que la contadora asistente proceda a realizar el pago. REGISTRO CONTABLE En el Software Sin Fronteras, se registra en el modulo de cuentas por pagar con el numero de el mes del reintegro como un documento SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA. En el botón de comentario de detallar lo más especifico posible a que corresponde el reintegro esto para facilitar posibles análisis tener el detalle sin ir al físico. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS 2.2.4 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 29 de 101 Fecha: 28/01/2021 SERVICIOS PÚBLICOS Y OTROS PAGOS Es responsabilidad de contabilidad, asegurarse que todos los servicios públicos se cancelan en las fechas oportunas, a través del control de pagos fijos. Si por algún motivo, la factura o recibo no llegó, se debe tramitar el duplicado o copia de dicha factura para evitar suspensiones, intereses, u otros inconvenientes, antes de la fecha de vencimiento. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS 3. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 30 de 101 Fecha: 28/01/2021 PROGRAMACIÓN DE PAGOS Teniendo la causación de las facturas la contadora Asistente responsable de las cuentas por pagar de la compañía deberá preparar, programar y realizar la generación de los pagos a diario según corresponda o en las fechas establecidas de las facturas de Servicios y las facturas de origen Inventarios. La Contadora Asistente de inventarios al finalizar el mes debe entregar a cuentas por pagar las A-Z correspondientes a la causación de las facturas de origen inventarios con los correspondientes Vo.Bo. de diferencias y las notas crédito si así se requiere. Esto para que la persona responsable de los pagos pueda realizar los pagos en las fechas establecidas según negociación de compras y no tener ningún inconveniente. Desde el modulo de cuentas se ingresa a la aplicación por Transacciones pagos programación de pagos Se programa los proveedores con las facturas o solicitudes de pago según corresponda existen varias formas de realizar la programación de pagos una es haciendo la programación proveedor por proveedor y factura por factura, otras es por proveedor y total de facturas y otras es una programación masiva por vencimientos en la cual se selecciones todos los proveedores y todas las facturas cada una se detalla a continuación: INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS 3.1 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 31 de 101 Fecha: 28/01/2021 PAGO PROVEEDOR POR PROVEEDOR FACTURA POR FACTURA En este tipo de programación se digita el nit del proveedor (1) o también se puede ubicar el nit con la lupa de ZOOM; se da clic en la casilla de numero de factura (2) se presiona clic en la lupa de ZOOM y se abre una pantalla adicional en la cual relaciona la totalidad de los documentos pendientes por pago del proveedor (3) (incluye facturas notas debito y crédito, solicitudes de pago y anticipos) esta pantalla muestra Tipo de Documento, Numero, prefijo si se utiliza, saldo y el estado, para verificar toda la información de debe desplazar a la derecha con la barra (4) cuando se tiene ubicada la factura a cancelar se presiona doble clic o OK sobre la factura y esta queda programada se da clic en grabar y graba la programación. Si se desea programar más de una factura se presiona Graba la programación Borra la factura programada Inserta una nueva factura INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 32 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 3 4 NO se utiliza Cierra la ventana actual Ubica el documento si se conoce el numero Programa la factura seleccionada 3.2 PAGO POR PROVEEDOR Y TOTAL DE FACTURAS En esta forma de programación se puede programar de forma masiva todos los documento pendientes de pago de el proveedor se digita el numero de Nit de el proveedor (1) se presiona seleccionar (2) y se ingresan los datos correspondientes por criterios de proveedor (3); se da clic sobre cada recuadro de acuerdo el tipo de información que se desea obtener se pueden seleccionar todas la opciones o una sola de ellas (4). Se presiona OK y se abre otra pantalla en la cual detalla todos los documentos pendientes del proveedor se da clic en un documento inicial se presiona SHIFT sostenido y con el MOUSE se da clic en la ultima factura a programar (5) se presiona programar (6) y se graba la programación. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 33 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 4 3 2 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 34 de 101 Fecha: 28/01/2021 Fecha de la programación 5 Cierra la ventana actual 6 Ubica el documento si se conoce el numero 3.3 PAGO POR PROGRAMACIÓN MASIVA A diferencia de la programación 3.2 la cual se parametriza por criterios de el proveedor, este tipo de programación se realizar por criterios de documentos; los criterios para la programación pueden ser: Fecha de vencimiento Fecha de expedición Descuento por pronto pago (No se utiliza) Tipo de proveedor Igual que el punto anterior se seleccionan los documentos y se programan todos los proveedores de acuerdo a la fecha definida como la final de la programación de el pago. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 35 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 4 Cierra la ventana actual 2 Ubica el documento si se conoce el numero 3 En la pantalla aparecen todos los documentos de todos los proveedores que están para vencer en la fecha que se definió en los criterios de los documentos(1). Se pueden seleccionar todos los documentos en forma masiva como se indico en el punto anterior o se puede seleccionar uno a uno presionando CONTROL sostenido y con el MOUSE se presiona clic sobre el documento seleccionado, se presiona PROGRAMAR (2) y guardar, en ese momento ya queda la programación se puede realizar varias programaciones en diferentes fechas y modificarlas según sea necesario (3) en esta ventana se tiene acceso a todas las programaciones por fecha se puede cambiar la fecha de la programación si así se desea. En este detalle (4) se encuentra el número de proveedores que están programados, el valor total a pagar por proveedor y el valor general de el pago que se realiza en La fecha. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS 4. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 36 de 101 Fecha: 28/01/2021 GENERACIÓN DE PAGOS Una vez realiza la programación y auditado el valor de los pagos se procede a realizar la generación se ingresa por Generar Pagos General (1) los pagos se pueden realizar por transferencia electrónica de las cuentas autorizadas para tal fin, o se pueden realizar en cheque 4.1 GENERACION PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA Se ingresa por Generar Pagos (1) y abre la pantalla de información para la generación de los comprobantes de egreso en esta pantalla se confirman los bancos para los cuales se tienen autorizados los proveedores; se presiona pagos a terceros electrónica y abre la de detalle de terceros con pago electrónico definido y entre paréntesis (3) aparece el numero de proveedores a los cuales se le realizara transferencia (2); esta pantalla detalla el número de nit, nombre, número y código de el banco de la cuenta de el proveedor y la cuenta giradora (2); se pueden hacer pagos a diferentes bancos según la planeación que se tenga por ejemplo si el BCO CONAVI-207 no tiene suficientes fondos se autorizan unos proveedores por el BCO CONAVI-197 sin tener que hacer varias programaciones. 3 2 1 4 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 37 de 101 Fecha: 28/01/2021 Al verificar los datos en la pantalla si se encuentra todo en orden se presiona OK (4) de esta forma se Autoriza el pago de los proveedores. 4.1.1 GENERACION ARCHIVO PLANO PARA PAGOS Posterior a la generación de los pagos se procede a realizar el archivo plano para que la Asistente de Tesorería pueda hacer el pago por cada una de las cuentas bancarias previa autorización de la coordinadora financiera. Se ingresa por UTILIDADES PAGOS ELECTRÓNICOS GENERACIÓN DE EL PLANO Y abre una pantalla de parámetros para la generación de el pago, esta pantalla se debe diligenciar los datos en su totalidad. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 38 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 3 4 5 6 1. Fecha de la Generación de los pagos 2. Cuenta a debitar, es la cuenta por la cual se realizo la generación de los pagos; se debe hacer un archivo plano por cada uno de bancos de los cuales se realizo la generación en la fecha. 3. Comentario, es el nombre que se da al archivo plano generalmente se nombre como PROV1907 PROV(proveedores) 1907 (19 de julio de 2006) si es nomina en NOM1907 NOM(NOMINA) 4. PATH y nombre de el archivo; es la ubicación de el plano, en la actualidad se tiene acceso a F: ; se selecciona el archivo con el nombre de el banco INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 39 de 101 Fecha: 28/01/2021 4 5. Extractar los egresos por; se tiene la opción de hacerlo por lote: es el numero que asigna automáticamente el sistema al realizar la generación de los pagos se puede ver en el sumario de Comprobantes de Egreso; por fecha es el día de a generación o por comprobante en la cual se ingreso e tipo de consecutivo y el numero asignado automáticamente por ejemplo si se quiere general el plano por un pago de el total de el día de verifica el numero asignado de el CETR y se diligencia la información. Se presiona OK (6) y queda listo el plano para que sea usado en línea por la Asistente de tesorería. NOTA : Si el plano generado es un plano de nomina de una cuenta de conavi se debe realizar el siguiente proceso. Abrir el archivo generado como tipo texto; la estructura del archivo es como el de pago de proveedores en donde detalla el documento que se esta cancelando en este caso en la información ingresa en PSL como la solicitud de pago transferencia para anticipo de nomina, pero la gerencia electrónica de INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 40 de 101 Fecha: 28/01/2021 conavi maneja dos tipos de archivo una para el pago de Nomina y otra para el pago de proveedores, en PSL solo hay una estructura el de pago de proveedores por esta razón se modifica manualmente el archivo. TIPO DE ARCHIVO NOMINA Detalle del documento PSL Se debe eliminar la línea de detalle del archivo para cada uno de los empleados y dejar lo correspondiente a los datos de cedula, cuenta y valor a pagar. Adicional se debe cambiar el tipo de plano generado en la parte superior del archivo en las posiciones 4,5,6, de la primera línea el archivo inicial generado se nombra PPE (PAGO PROVEEDORES )se borra y se reemplaza por NOE (PAGO PROVEEDORES NOMINA ). INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 41 de 101 Fecha: 28/01/2021 TIPO DE ARCHIVO NOMINA AUDITORIA Para verificar que el plano se haya generado sin ninguna novedad de Ingresa por Procesos lista de procesos y se verifica el estado de el proceso (1) en esta pantalla también se puede verificar que los procesos de cuentas por pagar este en estado TERMINADO (2) de esta manera se garantiza que toda la información procesada en Cuentas por Pagar este imputada en los demás módulos cuando se liberan facturas o se general los pagos. Se recomiendo revisar esta pantalla eventualmente de esta forma se garantiza que la información este disponible en línea y en tiempo real. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 42 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 Al finalizar la elaboración de los archivos planos se procede con la impresión de el sumario de los comprobantes de egreso para ser enviados a la Dirección Financiera para el Vo.Bo. y aprobación final de pago Se ingresa por Transacciones Pagos Sumario de Comprobantes de Egreso, y abre una ventana en la cual se puede parametrizar el tipo de informe que se desea obtener en el caso de el Sumario de la generación de pagos transferencia del día se debe ingresar el tipo de concepto (1), la fecha de el informe (2) y el estado de el pago (3)que es este caso seria ANULADO O APROBADO se parametriza con los dos estados con el objetivo de obtener el consecutivo completo de los comprobantes de egreso se debe tener en cuenta que si no se detalla que encuentre los pagos anulados de el día este no los tomara. Se presiona encontrar (4) y detalla los documentos según las especificaciones dadas, se imprime el informe se anexa a las facturas las cuales deben llevar el sello de CANCELADO que esta en poder de la asistente de Cuentas por Pagar con tinta roja, en señal de cancelada la factura este procedimiento existe para evitar el doble pago de las facturas este sello debe ser impuesto a todos los documento que sean soporte de un pago con excepción de los formularios de las pagos de aportes de nomina. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 43 de 101 Fecha: 28/01/2021 Se lleva el paquete completo a la Dirección Financiera para su aprobación y VoBo. Luego la Dirección Financiera lleva los documento a Tesoreria para realizar el correspondiente giro por la cuentas bancarias (VER MANUAL DE TESORERIA). Si por algún motivo se anula un comprobante de egreso se debe imprimir el soporte de el comprobante de egreso y anexo al grupo de pagos de ese día en el consecutivo según corresponda. Para imprimir el comprobante de egreso de la anulación se ubica en el comprobante anulado y se presiona DETALLAR (5) y se imprime el Comprobante. 1 2 3 4 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 44 de 101 Fecha: 28/01/2021 5 4.2 GENERACION DE PAGOS CHEQUE Cuando los pagos se realizan con cheque es el mismo procedimiento para la programación de documentos como se explico en el numeral 3 la diferencia esta en el momento de realizar la generación del pago. 2 1 3 4 5 6 7 8 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 45 de 101 Fecha: 28/01/2021 Se ingresa por Generar Pagos y abre la pantalla de información para la generación de los comprobantes de egreso en esta pantalla se confirman el bancos para los cuales se tiene autorizado el proveedor; se presiona pagos a terceros no electrónico (1) y abre la pantalla de terceros sin pago electrónico definido y entre paréntesis aparece el numero de proveedores a los cuales se le realizara pago con cheque (2); esta pantalla detalla el número de nit, nombre de el proveedor y la compañía que por defecto es 01 INTERASESORES. Interasesores actualmente maneja dos chequeras en dos bancos: BCO CREDITO-901 (CHEQUES EN FORMATO FORMAS CONTINUAS) BCO CONAVI-3197 (CHEQUERA MANUAL) Se debe diligenciar la parte inferior de la pantalla denominado PAGAR A TERCEROS SIN PAGO ELECTRÓNICO PREDEFINIDO CON; En Cuenta Giradora se selecciona el banco por el cual se girara el cheque (3) como se menciono actualmente hay dos Bancos con chequera autorizada; Los datos de tramite de pago, tipo de documentos (4) los trae automáticamente, los cuales fueron parametrizados desde la creación de la cuenta bancaria realizada por Tesorería (VER MANUAL DE TESORERIA). Manualmente se ingresa el número de el cheque (5) (El consecutivo se puede confirmar con Tesorería o por el Sumario de comprobantes de egreso se verifica el último cheque girado). INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR GENERACION DE PAGOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 46 de 101 Fecha: 28/01/2021 Numero de cheque Comprobante egreso cheque Entidad Giradora Se pueden generar varios cheques a proveedores diferentes para este proceso simplemente se programan los proveedores y al generar el pago automáticamente el Software asigna un comprobante de egreso y el número de cheque (6) indica el numero de comprobantes a generar ( un comprobante por cada proveedor) (7) indica el numero de cheque final según el número de comprobantes de egreso a generar este número es automático. Se presiona OK (8) y finaliza el proceso de generación de pago en cheque. Se le pone el sello de CANCELADO a la factura o documento soporte y se lleva Tesorería para la respectiva impresión de los cheques (VER MANUAL DE TESORERIA). INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR COMPROBANTES DE EGRESO 5. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 47 de 101 Fecha: 28/01/2021 COMPROBANTES DE EGRESO El consecutivo de los comprobantes de egreso es automático y lo asigna el sistema en el momento de realizar la generación de las Transferencias Electrónicas y los Cheques, estos comprobantes los archiva la persona encargada de tesorería y pero son responsabilidad de Cuentas por Pagar su buen manejo, quien debe garantizar que los documentos se en encuentren completos para consultar y debe al finalizar el mes auditar que estén en correcto orden y completos para enviar a archivar. 5.1 ANULACION DE COMPROBANTES DE EGRESO Cuando se deba anular un Comprobante de Egreso por que la transferencia salió rechazada o por que el giro no correspondía o porque el cheque quedo mal por algún motivo se debe realizar el siguiente procedimiento: a) La asistente de Tesorería debe pasar a cuentas por pagar el reporte del banco en el cual se detalla el motivo por el cual la transferencia fue rechazada acompañado con la factura original, para que cuentas por pagar anule el comprobante de egreso. b) Cuando la anulación sea de un cheque la Asistente de Tesorería debe entregar a cuantas por pagar el cheque físico anulado para corroborar la anulación y proceder a anularlo por el sistema INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO 6. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 48 de 101 Fecha: 28/01/2021 APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO Cuando se realizan pagos por concepto de anticipo y estos van a ser legalizados posteriormente con una factura; para poder realizar el pago se ingresa un documento SACH (Solicitud de Anticipo Cheque) o SATR (Solicitud de Anticipo Transferencia) (1) como se explico en el numeral 1.4, se debe tener en cuenta que el concepto de el documento sea el que corresponde al tipo de servicio que se esta contratando Ejemplo: Publicación de un Aviso en el Tiempo, (2) Tipo de Concepto E9502 (51959502 Avisos y Publicaciones) de esta manera asigna el costo según el flujo de caja, en el detalle de el documento se debe cambiar la cuenta contable que automáticamente asigno e ingresar manualmente la cuenta correspondiente al tipo de anticipo (3)(Cuentas 1330 PUC), este documento se debe general por el valor exacto a pagar a el proveedor descontando impuesto si fuere el caso (4). Al liberal el documento anterior, automáticamente el Software PSL genera un documento ANCO (Anticipo Compra) el cual va a ser legalizado (cruzado) con un factura (5). Para realizar este tipo de pagos se debe tener una solicitud de pago o soporte autorizado por las personas responsables. 1 5 2 4 3 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 49 de 101 Fecha: 28/01/2021 Cuando ya se tiene la factura definitiva de la compra o adquisición de el servicio como soporte de el pago se ingresa al modulo de cuentas por pagar como una FACO (Factura) con todos los datos como se indico en el numeral 1.4. Para poder legalizar el anticipo se debe ingresar por Transacciones Aplicaciones Comprobantes de Aplicaciones INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 50 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 3 4 5 6 Y muestra la pantalla de Comprobantes de Aplicación en ella se deben seleccionar los siguientes datos: 1. Tipo de Documento : APCP Aplicación Cuentas por pagar este documento contabiliza. 2. Fecha : Es la fecha en la cual se esta haciendo la aplicación de el anticipo esta puede ser la misma fecha de la factura o posterior, se debe tener en cuenta que esta fecha es la misma en la cual quedara contabilizado el documento de aplicación. 3. NIT: Nit de el proveedor de la factura y de el anticipo 4. Comentario: Se detalla cual es el concepto de la aplicación 5. Anticipo: Se da clic en encontrar y se selecciona con doble clic el anticipo que se va a aplicar 6. Facturas: Se da clic en encontrar y se selecciona con doble clic la factura que se va a aplicar INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 51 de 101 Fecha: 28/01/2021 Se confirma la contabilización en Ver Asientos (1) se da clic y abre la ventana de comprobante contable, esta pantalla muestra las cuentas que serán afectadas con el documento se presiona OK y cierra la pantalla. 1 2 Si se esta de acuerdo con el documento se presiona guardar y graba e imputa el documento en contabilidad. Para visualizar la contabilización se presiona ver asientos (2) INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 52 de 101 Fecha: 28/01/2021 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CREACIÓN DE TERCEROS 7. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 53 de 101 Fecha: 28/01/2021 CREACIÓN DE TERCEROS Como parte de las tareas de cuentas por pagar esta la creación de los terceros estos terceros es un archivo común quiere decir que esta disponible en todos los módulos su creación se puede hacer desde cualquier modulo así : Archivos Comunes Terceros Mtto de Terceros Para matricular un tercero nuevo se debe diligenciar el formulario para de creación de terceros este formulario lo deben entregar las personas que realizan la negociación con los proveedores como es el caso de compras, las Directoras Administrativas y todas las personas autorizadas para este fin. El formulario debe ser enviado a cuentas por pagar para el debido ingreso en Software si fronteras. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CREACIÓN DE TERCEROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 54 de 101 Fecha: 28/01/2021 En Mantenimiento de Terceros abre la ventana de Terceros esta se debe diligenciar en su totalidad de acuerdo con la información suministrada por el proveedor. Para poder realizar pago a los proveedores se debe dar el permiso ingresando a la opción de PROVEEDOR / ACREEDOR y se selección el Tipo De proveedor, y kya se pueden realizar pagos al proveedor. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CREACIÓN DE TERCEROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 55 de 101 Fecha: 28/01/2021 Este archivo es compartido con el programa SIPE quiere decir que cuando ingresa un empleado nuevo a la Organización la Asistente de Nomina digita los datos en el sistema referente a su ingreso y autoriza a compartir esta información con PSL 1 Para que al empleado se le pueda realizar pago se debe autorizar como PROVEEDOR, para esto simplemente se digita el número de cedula del empleado si no aparece se debe llamar a la asistente de nomina para que comparta la información seguramente omitió este paso, (1) al autorizar ya queda listo el empleado para el pago. Se debe autorizar como tipo de PROVEEDOR/ACREEDOR (1) de nomina (2) se presiona Guardar y actualiza todos los cambios INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CREACIÓN DE TERCEROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 56 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 2 Si se realizan pagos con cheque al proveedor se puede girar el cheque con otro nombre si así lo solicita previa autorización escrita, o por requerimiento del banco. Ejemplo: El pago de los impuestos; el documento se ingresa a cuentas por Pagar con el Nit de la administración de Impuestos DIAN pero el cheque debe salir a nombre de el Banco de Crédito para que pueda ser cancelado. 3 2 4 1 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CREACIÓN DE TERCEROS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 57 de 101 Fecha: 28/01/2021 Se ingresa por condiciones (1) y abre la ventana de Condiciones comerciales de pago se selecciona Beneficiario Otro (2) y se ingresa el Nombre con el cual va a salir el cheque, Se presiona OK y guardar la información. Se debe tener en cuenta que esta información queda guardada en los datos del proveedor por lo tanto siempre saldrán los cheques con esta información. Si se desea cambiar estos datos se ingresa y se selecciona El mismo se presiona guardar y guarda la información básica del proveedor. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES 8. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 58 de 101 Fecha: 28/01/2021 MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES Luego de crear el tercero se deben ingresar los datos de la Cuenta Bancaria en la cual se realizaran los pagos. Este es un archivo común y se puede acceder a el desde cualquier modulo de ingresa por Archivos Comunes Transferencias Autorizadas Se selecciona el Banco autorizado para realizar transferencias electrónicas actualmente están habilitados son los siguientes: BCO CONAVI-197 BCO CONAVI-207 BCO COLMEN-580 BCO CREDITO-901 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 59 de 101 Fecha: 28/01/2021 1 Activa todas las cuentas Inactiva todas las Cuentas cuentas Se debe ingresar la siguiente información en su totalidad de acuerdo con los datos suministrados por el proveedor: Nit Numero de Cuenta: a la cual se realizara el pago Banco : Código del Banco del proveedor Nombre del Banco : Lo asigna automáticamente al ingresar el Codigo del Banco Transferencia : Código asignado por Tesorería para el tipo la transacción de tesorería Tipo de Cuenta : Si la cuenta del proveedor es Corriente o de Ahorros Titular de la Cuenta : Nombre de el Proveedor Clase de Cuenta : Siempre será local Oficina Cta : Oficina en que esta radicada la cuenta; en el caso de el parámetro de el Banco Colmena (BCO COLMEN-580) este espacio siempre quedara en blanco y para el caso de las Cuentas de Conavi (BCO CONAVI197 -BCO CONAVI-207) cuando el proveedor tenga su cuenta bancaria en las oficinas de el Banco Conavi se debe diligenciar en este espacio los cuatro (4) primeros dígitos de el numero de la cuenta y se debe anteponer 4 ceros a la cuenta del proveedor esto aplica únicamente para las cuentas de el Banco Conavi con proveedores con cuentas del Banco Conavi. Ciudad : en este campo siempre se debe diligenciar el numero 11001 como código de la ciudad de Bogota INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 60 de 101 Fecha: 28/01/2021 Estado Transferencia : Existen dos opciones ACTIVO – INACTIVO cuando el proveedor esta activo quiere decir que los pagos que se realicen a este proveedor se haran por la cuenta en laque se encuentra en estado activo Ejemplo: Si el proveedor esta activo en la cuenta BCO COLMEN-580 se encontrara en esta inactivo en las otras cuentas y si el proveedor esta inactivo en todas las cuentas o carece de cuenta para transferencia los pagos se realizaran por cheque como de detallo en el punto 4.2 Código ACH : Es el código que cada banco asigna a los otros bancos para realizar transferencias entre ellos Esta información es la que va quedar en el archivo plano como se explico en el punto 4.1.2 Se puede autorizar a todos los proveedores para realizar transferencias por un solo banco en forma masiva presionando ACTIVAR en la parte inferior de la pantalla de Transferencias Autorizadas (1), o autorizarlos uno a uno seleccionando ACTIVO O INACTIVO por cada uno de los proveedores. Una vez ingresada la información se envía a la Asistente de Tesorería para su correspondiente matricula en las cuentas bancarias autorizadas, al siguiente día debe ser devuelto en formato para archivarlo en el A-Z correspondiente que se encuentra en custodia de cuentas por pagar. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR FORMAS DE PAGO 9. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 61 de 101 Fecha: 28/01/2021 FORMAS DE PAGO Existen formas de pago definidas como lo son Créditos de 30, 60, 90, pero para los pagos que se realizan los últimos viernes del mes y el 2 viernes después de el 10; se debe crear una forma de pago para cada una de los meses por cada uno de los años. Se debe ingresar por Archivos modulo de Contabilidad Comunes Formas de Pago desde el INTERASESORES S.A. Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 62 de 101 Fecha: 28/01/2021 PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR FORMAS DE PAGO 1 2 3 Se ingresa el código de la forma de pago así esto para las formas de pago que tiene fecha diferente cada mes: OTROS PROVEEDORES : Se antepone la letra O seguido de el año 06 que en este caso seria 2006 y el numero del mes 11 para noviembre. PROVEEDORES HABITUALES : Se antepone la letra P seguido de el año 06 que en este caso seria 2006 y el numero del mes 11 para noviembre. En la Descripción de la forma de pago se incluye el día en que se realiza el pago. Se selecciona la opción Expresado en días : FECHA (2); en Plazo pago total se ingresa la fecha limite de el pago, se presiona guardar y guarda la forma de pago. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS ANEXOS ANEXO 1 – DIVISIONES DIVISIONES 010001 Colegio Nueva York 010002 Colegio Colombo Gales 010003 Colegio Mayor de los Andes 010004 Interasesores 010005 Stanford Baby Garden Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 63 de 101 Fecha: 28/01/2021 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 64 de 101 Fecha: 28/01/2021 ANEXO 2 – CENTROS DE RESPONSABILIDAD (EXPLICADOS) 1 Administración 11 División administrativa 111 Unidad Administrativa General (Dir. Admtiva, Sonido, Cartera, Recepción, entre otros) 112 Unidad de Admisiones 113 Recursos Humanos 114 Servicios de mantenimiento (Mantenimiento, 115 Servicios Generales (Aseo, Almacén, Mensajería, Portería, Jardinería, entre otros) 12 Presidencia Corporativa 121 Presidencia (Asistente Presidencia, Hijos Dr.) 122 Servicios Generales Presidencia (Conductor, Empleados casa Dr) 13 División contraloría y finanzas 131 Contraloría (Contabilidad, Financiero, Compras) 132 Sistemas 2 Docencia 21 División Administrativa Docente 211 Dirección (Directora Corporativa, Rector, Vice-rectora, Secretaria Académica) 212 Personal de apoyo (Medios Educativos, Sicóloga, Enfermería) 22 División académica 221 Pre-escolar (Inglés, Bilingües, Otros) 222 Primaria (Inglés, Bilingües, Otros) 223 Bachillerato (Inglés, Bilingües, Otros) 3 Casino 31 Comedor (control a nivel de inventarios de Plaza, Carnes, Granos, Lácteos, Sobremesa, Postres) 32 Cafetería 33 Medias Nueves (control a nivel de inventarios de Lácteos, Energéticos, Reguladores) 34 Centro de Producción INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 65 de 101 Fecha: 28/01/2021 35 Servicios Generales Esta es la parametrización inicial de los centros de responsabilidad aplica para la causación de nomina; los utilizados actualmente por cuentas por pagar modificados según memorando del 27 de diciembre de 2006 son citado y transcritos a continuación: “ CAMBIO DE PARAMETRIZACION DEL SOFTWARE SIN FRONTERAS El 27 de diciembre, se reunieron Clara Inés Gaitan, Yohanna Sánchez, Rocío Mahecha y Patricia de Correal con el fin de analizar parámetros para presentación de informes financieros en donde se concluyo: 1. CENTROS DE RESPONSABILIDAD: Se traslada el centro de responsabilidad 116 al 123 correspondiente a Comunicaciones (Patricia Correales). Para el modulo de nomina se deben seguir utilizando los centros de responsabilidad actuales, exceptuando el 116 y trasladándolo al 123. Para los otros módulos únicamente se deben utilizar: * 111 Dirección administrativa * 112 Admisiones * 121 Presidencia * 131 Contraloría * 132 Sistemas * 35 Ecónoma * 31,32,33,34,36 Para alimentos en comedor, medias nueves, cafetería, centro de producción y central de jugos. El anterior cambio se concluyó, para el control del presupuesto por cada centro de responsabilidad y conocer la ejecución por persona responsable autorizada. El objetivo inicial de los centros de responsabilidad, el cual era obtener un estado de resultados por centro de responsabilidad, esto no se generará por ahora. Las cuentas de egresos son las únicas que deben tener centro de responsabilidad.” INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 66 de 101 Fecha: 28/01/2021 ANEXO 3 – PREFIJOS DE FACTURAS Para controlar la inversión, se ingresa la información con el prefijo INV06 de cada documento que afecta este rubro desde el modulo de cuentas por pagar. Para compras no habituales tales como INVERSIÓN, PRIMERAS COMUNIONES, DÍA DEL NIÑO, GRADOS, se debe especificar en el comentario de la ORDEN DE COMPRA el concepto al cual pertenece para facilitar el control de estos rubros. En el modulo de inventarios y cuentas por pagar al ingresar la factura se debe ingresar el siguiente prefijo según sea en caso: PRI06 DNI06 GRA06 Primeras Comuniones Día del niño Grados INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 67 de 101 Fecha: 28/01/2021 ANEXO 4 – TIPOS DE DOCUMENTOS CODIGO AIIN ANCO APCA APCP CAIN CAMA CCMA CECH CETR CHPO CONS DECO DEVE EACO EAIF EAJI EBPR EDCO EICM EIVA ENCA ENCO ENDC ENOB ENOC ENPC ENPP ENSI EPCO ETBA ETBM FACO FAIN FCIN FVCA NCBA NCBE DESCRIPCION AJUSTE POR INFLACION INVENTARI ANTICIPO COMPRAS APLICACION CARTERA APLICACION CUENTAS POR PAGAR CAUSACION INGRESOS CARTERA CAUSACION MATRICULAS CONSIGNACION CMA EGRESO CHEQUE EGRESO TRANSFERENCIA CHEQUE POSTFECHADO CONSIGNACION DESPACHO DE CONSUMO DESPACHO DE VENTAS ENTRADA POR AJUSTE AL COSTO ENTRADA POR AJUS INVENT FISICO ENTRADA AJUSTE INVENTARIOS Z- NO UTILIZAR BONIFICACION PR ENTRADA POR DEVOLUCION CONSUMO ENTRADA INVENTARIO CAJA MENOR Z- NO UTILIZAR EN DIFE IVA Z- NO UTILIZAR ENT CANTIDADES Z- NO UTILIZAENTRADA CON COSTO ENTRADA DEVOLUCION CLIENTE ENTRADAS POR OBSEQUIO ENTRADA POR ORDEN DE CMPRA ENTRADA PRODUCTOS CAFETERIA Z-NO UTILIZAR ENTR PROD PROCES Z- NO UTILIZAR EN SALDOS INICI Z- NO UTILIZAR EN PAPELERIA CO ENTRADA TRASLADO BODEGA AUTOMA ENTRADA TRASLADO BODEGA MANUAL FACTURA COMPRA FACTURA COMPRA INVENTARIOS FACTURA COMPRA INICIAL FACTURA VENTA CAFETERIA NOTA CREDITO BANCARIA NOTAS CREDITOS BECAS FUENTE FUENTE CONTABLE ANULACION AIIN AIINAN APCA APCP CAIN CAMA CCMA CECH CETR CHPO CONS DECO APCAAN APCPAN CAINAN CAMAAN CCMAAN CECHAN CETRAN CHPOAN CONSAN DECOAN DVCO DVCOAN FACO FAIN FACOAN FAINAN FVCA NCBA NCBE FVCAAN NCBAAN NCBEAN IMPUTA S N N S S S S S S S S S N N N N N S N N N N N N N N N N N N N S S N S S S INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS NCCA NCCO NCSI NCSIA NCVE NDBA NDCA NDCD NDCO NDSI NDSIA NDVE NODC NODV ORCO PECO PEVE PLBA RCMA RECA RECM RECO SAAI SACH SACO SADP SAIF SAJI SAMP SATR SIVA SPCH SPTR STBA STBM TRBA TRLO NOTAS CREDITO CARTERA NOTA CREDITO COMPRA N.C SALDO INICIAL N.C SALDO INICIAL ANULADA NOTA CREDITO VENTA NOTA DEBITO BANCARIA NOTAS DEBITO CARTERA NOTA DEBITO POR CHEQUE DEVUELT NOTA DEBITO COMPRA N.D BANCARIA N. D. SALDO INICIAL ANULADO NOTA DEBITO VENTA NOTIFICACION DEVOLUCION CONSUM NOTIFICACION DEVOLUCION VENTA ORDEN DE COMPRA PEDIDO DE CONSUMO PEDIDO DE VENTA PLANLLA BANCARIA RECIBO DE CAJA MAYOR DE LOS AN RECIBO CAJA REEMBOLSO DE CAJA MENOR REQUISICION DE COMPRA Z- NO UTILIZARA-SAL AJUSTE IVA SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE SALIDA POR AJUSTE AL COSTO SALIDA DEVOLUCION PROVEEDOR SALIDA POR AJUST INVENT FISICO SALIDA AJUSTE INVENTARIO SALIDA MATERIA PRIMA A CAFETER SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENC SALIDA DIFERENCIA IVA SOLICITUD PAGO CHEQUE SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA SALIDA TRASL BODEGA AUTOMATICO SALIDA TRASL BODEGA MANUAL TRASLADO BANCARIO TRASLADO ENTRE LOCALIZACIONES NCCA NCCO NCCAAN NCCOAN NCVE NDBA NDCA NDCD NDCO NCVEAN NDBAAN NDCAAN NDCDAN NDCOAN NDVE NDVEAN PLBA RCMA RECA RECM PLBAAN RCMAAN RECAAN RECMAN CECH CECHAN CETR CETRAN CECH CETR CECHAN CETRAN TRBA TRBAAN Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 68 de 101 Fecha: 28/01/2021 S S N N S S S S S N N S N N N N N S S S S N N S N N N N N S N S S N N S N INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 69 de 101 Fecha: 28/01/2021 ANEXO 5 – CONCEPTOS DE LOS DOCUMENTOS PARAMETRIZACION Esta opción permite definir una clasificación del para qué o del por qué se origina un determinado tipo de documento, lo que posibilita agilizar el ingreso de los mismos al sistema; ya que al trabajar en la opción Entrada de documentos e ingresar un concepto de documento, el módulo presenta automáticamente la información correspondiente a los elementos relacionados con el mismo. CAMPOS Código: Registra el código con el cual se identifica el concepto de documento. Se parametrizaron así: 1 CARÁCTER: Alfabético INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 70 de 101 Fecha: 28/01/2021 A = ACTIVOS (COMPRA DE ACTIVOS, DIFERIDOS, TODO EL MTTO DE ACTIVOS) B = PASIVOS (Todos los pagos que hacemos) C = PATRIMONIO D = INGRESOS E = GASTOS OPERACIONALES (presupiesto normal es recurrente) F = GASTOS NO OPERACIONALES (TODA LA 53) G = COSTOS DOCENTES (616005 toda la docencia H = COSTOS ACTIVIDADES CONEXAS (616095) I = INVERSION ACTIVOS (presupuesto inversión que sean activos) J = INVERSION GASTOS OPERACIONALES (repite la e pero es inversión, por presupuesto ) K = INVERSION GASTOS NO OPERACIONALES ( bonificación de jardines, la 53 por inversión presupiesto) L = INVERSION COSTOS DOCENTES (la misma h pero de inversión) M = INVERSION COSTOS ACTIVIDADES CONEXAS (la misma j pero de inversión por presupuesto ) N = LEASING ( se manajn los costos del leasing) O = ACTIVOS OBRA CMA P = GASTOS OPERACIONALES OBRA CMA Q = GASTOS NO OPERACIONALES OBRA CMA R = ACTIVOS PROYECTO FUSION S = GASTOS OPERACIONALES FUSION INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 71 de 101 Fecha: 28/01/2021 T = GASTOS NO OPERACIONALES FUSION Los siguientes cuatro caracteres corresponden a los cuatro últimos numero de la cuenta contable. Ejemplo: Gastos del personal por papelería: - Administrativos Cuenta contable 519530 Código E9530 Docentes Cuenta contable 6160059530 Código G9530 Descripción: Registra el nombre o la descripción del concepto del documento. Para una mayor ubicación, se debe ingresar el número de la cuenta, un espacio y la descripción de la cuenta contable. Transacción: Registra si el concepto del documento se emplea para una transacción de compra o una de venta. Todas las transacciones deben ser compras, exceptuando los conceptos por ingresos es decir, todos los que comiencen por D. Maneja detalle de bienes y servicios: Registra si el concepto del documento maneja detalle de bienes y servicios. Esta opción depende del modulo de inventarios. Línea de impuesto: Registra la línea de impuesto que corresponde al concepto del documento. Concepto tesorería: Permite registrar el concepto de tesorería, el cual tiene relación con el concepto del documento. Este concepto (tesorería) es utilizado para obtener una proyección de vencimiento de CXC - CXP. Genera intereses: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se habilita para que pueda seleccionar si desea o no que el concepto cause renteción en el momento del ingreso del documento. Contabiliza retención: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se habilita para que pueda seleccionar si desea o no que el concepto contabilice retención en la fuente. Afecta información res: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se habilita para que pueda seleccionar si desea o no que se afecte el reporte de resumen de documentos por conceptos. Es decir, que al registrar si, indica a la aplicación que desea que en el reporte se incluyan aquellos documentos que INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 72 de 101 Fecha: 28/01/2021 tienen asociado ese concepto. En caso de seleccionar la opción no, le indica a la aplicación que no desea que sean incluidos dichos documentos dentro del reporte de resumen de documentos por conceptos. Cuenta: Registra la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del documento. Centro de responsabilidad: Registra el código del centro de responsabilidad asignado a la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del documento. Se deja en blanco. Concepto: Registra el código del concepto asignado a la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del documento. Se deja en blanco. Tercero: Registra el código del tercero asignado a la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del documento. Se deja en blanco. División: Permite ingresar el código de la división asociado con el concepto de los documentos que se registra. Ésta servirá posteriormente para que el sistema la proponga como primera alternativa en otras transacciones. Se deja en blanco. CONCEPTO DESCRIPCION A0405 150405 TERRENOS URBANOS A0410 150410 TERRENOS RURALES A0501 13050501 REINTEGRO CARTERA CNY A0502 13050502 REINTEGRO CARTERA CCG A0503 13050503 REINTEGRO CARTERA CMA A0520 170520 SEGUROS Y FIANZAS A0525 170525 ARRENDAMIENTOS A0535 170535 MANTENIMIENTO EQUIPOS A0540 170540 SERVICIOS DIFERIDOS A0545 170545 SUSCRIPCIONES A0595 170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS A1016 171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD A1020 171020 UTILES Y PAPELERIA A1040 171040 LICENCIAS A1205 1205 INVERSIONES EN ACCIONES A1501 13651501 PREST EDUCAC EMPLEADO A1502 13651502 PREST EDUCAC HIJOS A1605 151605 EDIFICIOS A2001 13652001 PREST MEDICOS Y/O ODO LINEA IMPUESTOS NC000 NCA01 NCS03 NC000 NC000 NCC03 NCC03 NCC03 CUENTA 150405 150410 13050501 13050502 13050503 170520 170525 170535 170540 170545 170595 171016 171020 171040 13651501 13651502 151605 13652001 CONCEP TO TESORE RIA 2701 2701 1203 1203 1203 2505 2503 2509 24 2504 251110 251104 251103 251104 2708 2101 2101 2701 2101 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS A2005 A2020 A2405 A2410 A2501 A2805 A2810 A3215 A3695 A5505 A5506 A5507 A5508 A5509 A5628 A5665 A8095 A8805 A8806 A8807 A9503 AA001 AA002 AA102 AA202 AC002 AC102 AC202 AD102 AD202 AE002 AE102 AE202 AL002 AM002 AM102 AM202 AP002 AP102 AP202 AS002 AS102 AS202 152005 MAQUINARIA Y EQUIPO 132020 PRESTAMO INPIRACION 152405 MUEBLES Y ENSERES 152410 EQUIPOS 13652501 PREST CALAMIDAD DOMES 152805 EQ. PROCESAMIENTO DATOS 152810 EQ. TELECOMUNICACIONES 153215 EQ. LABORATORIO 153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN 145505 INV ALIMENTOS AGROPECUA 145505 INV ALIMENTOS PROCESADO 145505 INVENTARIO PAPELERIA 145505 INVENTARIO ASEO Y SUMIN 145505 INVENTARIO LIBROS 155628 PLANTA DE GENER DIESSEL 155665 INSTLACION Y EQ BOMBEO 138095 CXC OTROS 158805 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 158805 COMPRA ACTIVOS FIJOS 10 158805 COMPRA AF SIN IVA 13659503 ANTICIPO SUELDO EMPLE 145505 ALIMENTOS IVA 00, AGROP 145505 ALIMENTOS IVA 00, PROCE 145505 ALIMENTOS IVA 16, PROCE 145505 ALIMENTOS IVA 10, PROCE 145505 MATER DOC IVA 0% 145505 MATER DOC IVA 16% 145505 MATER DOC IVA 10% 145505 INV DOTACION IVA 16% 145505 INV DOTACION IVA 10% 145505 ENFERMERIA IVA 0% 145505 ENFERMERIA IVA 16% 145505 ENFERMERIA IVA 10% 145505 LIBROS SIN IVA 145505 SUM MTTO IVA 00 145505 SUM MTTO IVA 16 145505 SUM MTTO IVA 10 145505 PAPELERIA IVA 00, PROCE 145505 PAPELERIA IVA 16, PROCE 145505 PAPELERIA IVA 10, PROCE 145505 INVENTARIOS ASEO IVA 0% 145505 SUMINISTR ASEO IVA 16. 145505 SUMINISTR ASEO IVA 10 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NSC01 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC05 NCC04 NCC01 NCC04 NCC03 NCC05 NCC04 NCC03 NCC05 NCC03 NCC05 NCC04 NCC03 NCC05 NCC04 NCC04 NCC03 NCC05 NCC04 NCC03 NCC05 NCC04 NCC03 NCC05 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 73 de 101 Fecha: 28/01/2021 152005 132020 152405 152410 13652501 152805 152810 153215 153695 145505 145505 145505 145505 145505 155628 155665 13809501 158805 158805 158805 13659503 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 145505 2701 280302 2701 2701 2101 2701 2701 2701 2701 22 22 251103 251106 2504 2701 2701 2510 2701 2701 2701 2101 22 22 22 22 251110 251110 251110 2103 2103 251116 251116 251116 2504 2509 2509 2509 251103 251103 251103 251106 251106 251106 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS NCC04 NCC03 NCC05 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 74 de 101 Fecha: 28/01/2021 AU002 AU102 AU202 B0505 B1010 145505 UTENSILIOS Y MENAJE 0% 145505 UTENSILIOS Y MENAJE 16% 145505 UTENSILIOS Y MENAJE 10% 250505 PAGO NOMINA 251010 PAGO CESANTIAS B2365 2365 PAGO RETENCION EN LA FUEN 233595 B2368 B2380 B2404 2368 PAGO ICA 238030 AP FONDOS PENSIO Y CESA 240405 PAGO RENTA 233595 238030 240405 B2408 B2416 B2424 B2436 B3595 B7005 B7006 B7010 B7025 B8095 CHDEV CHPOS D1005 D3005 D5005 D5010 D5035 D6505 D9505 D9506 D9520 D9525 D9595 E0551 E0554 E0563 E0584 E1010 E1020 E1025 E1030 E1035 2408 PAGO IVA 241605 PAGO PREDIAL 242405 PAGO IMPTO VALORIZACION 243605 PAGO IMPTO VEHICULOS 233595 REEMBOLSO CAJA MENOR 237005 APORTES SALUD 237006 APORTES ARP RIESGOS PRO 237010 APORTES PARAFISCALES 237025 EMBARGOS 238095 OTROS ACREEDORES CHEQUE DEVUELTO CHEQUE POSFTECHADO 421005 INTERESES 423005 ASESORIAS 425005 RECUPERACION DEUDAS 425010 RECUPERACION SEGUROS 425035 RECUPERACION PROVISIONE 426505 INGRESOS EJERCICIOS ANT 429505 APROV PAUTA PUBLICIDAD INSC. CAMP. FUTBOL NUEVA YORK 41609520 VENTAS CAFETERIA 41609525 VENTAS CENTRO PRODUCC 41609595 PROGRAMA ESCRITUTA 510551 DOTACION Y SERV TRABAJA 510554 GASTOS SEGUROS EMPLEADO 510563 CAPACITACION AL PERSONA 510584 GASTOS MEDICOS Y DROGAS 511010 REVISORIA FISCAL 511020 AVALUOS 511025 ASESORIA JURIDICA 511030 ASESORIA FINANCIERA 511035 ASESORIA TECNICA 233595 241605 242405 243605 233595 237005 237006 237010 237025 238095 27054501 869505 421005 423005 425005 425010 425035 426505 429505 429505 41609520 41609525 41609595 510551 510554 510563 510584 511010 511020 511025 511030 511035 VHPJ1 RCC03 NC000 RCHPJ NCC03 RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ 145505 145505 145505 250505 251010 251117 251117 251117 2101 2101 2502010 2 2502020 2 2102 250204 2502030 2 250207 250209 250208 251109 2102 2102 2102 2102 2603 1201 1201 170101 16 18 18 18 18 1519 1519 13 14 1523 2101 2101 2101 2101 2501 2501 2501 2501 2501 INTERASESORES S.A. 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CIVIL 513070 SEGURO ROTURA MAQUINARI 513075 SEGURO OBLIG ACCID TRAN 513095 SEGURO OTROS 513505 SERV ASEO Y VIGILANCIA 513510 SERV TEMPORALES 513515 SERV ASISTENCIA TECNICA 513520 SERV PROCESAMIENTO DATO 513525 SERV ACUEDUCTO Y ALCANT 513530 SERV ENERGIA ELECTRICA 513535 SERV TELEFONO 513540 SERV CORREO PORTES Y TE 513545 SERV FAX Y TELEX 513550 SERV TRANSP FLETES Y AC 513555 SERV GAS 513595 SERVICIO OTROS 514005 NOTARIALES 514010 REGISTRO MERCANTIL 514015 TRAMITES Y LICENCIAS 514095 LEGALES OTROS 514505 MTTO TERRENOS 514510 MTTO CONSTRUCC Y EDIFIC 514520 MTTO EQUIPO DE OFICINA RCHPJ RCA01 RCA01 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RCS07 RCS02 RCHPJ RCS03 NCTEL RCS05 RCS07 RCS03 RC000 RCC03 RCC03 RCS03 511095 511510 511515 511525 511540 512005 512010 512015 512025 512035 512040 512095 511595 512510 512505 513005 513025 513030 513035 513040 513060 513070 513075 513095 513505 513510 513515 513520 513525 513530 513535 513540 513545 513550 513555 513595 514005 514010 514015 514095 514505 514510 514520 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 75 de 101 Fecha: 28/01/2021 2501 250211 250207 250209 250208 2503 2503 2503 2503 2503 2503 2503 2504 2504 2504 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2508 2508 2508 2508 2509 2509 2509 INTERASESORES S.A. 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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS G2035 G2040 G2095 G2510 G3005 G3025 G3030 G3035 G3040 G3060 G3095 G3505 G3510 G3515 G3520 G3525 G3530 G3535 G3540 G3545 G3550 G3595 G4005 G4010 G4015 G4095 G4505 G4510 G4520 G4525 G4540 G4560 G4595 G5005 G5010 G5015 G5095 G5505 G5515 G9510 G9520 G9525 G9530 6160052035 ARREN EQ HOTEL REST 6160052040 ARREN FLOTA Y EQ TR 6160052095 ARREN OTROS 6160052510 AFILACION SOSTENIMI 6160053005 SEGUROS MANEJO 6160053025 SEGURO INCENDIO 6160053030 SEGURO TERREMOTO 6160053035 SEGURO SUSTRAC HURT 6160053040 SEGURO FLOTA EQ TRA 6160053060 SEGURO RESPONS CIVI 6160053095 SEGURO OTROS 6160053505 SERV ASEO Y VIGILAN 6160053510 SERV TEMPORALES 6160053515 SERV ASIST TECNICA 6160053520 SERV PROCES DATOS 6160053525 SERV ACUED Y ALCANT 6160053530 SERV ENERGIA ELECTR 6160053535 SERV TELEFONO 6160053540 SERV CORREO PORTES 6160053545 SERV FAX Y TELEX 6160053550 SERV TRANS FLETES Y 6160053595 OTROS SERVICIOS 6160054005 NOTARIALES 6160054010 REGISTRO MERCANTIL 6160054015 TRAMITES Y LICENCIA 6160054095 LEGALES OTROS 6160054505 MTTO TERRENOS 6160054510 MTTO CONSTR Y EDIFI 6160054520 MTTO EQUIPO DE OFIC 6160054525 MTTO EQ COMP Y COM 6160054540 MTTO FLOTA Y EQ TRA 6160054560 MTTO ACUED PLAN RED 6160054595 MTTO OTROS 6160055005 INSTALACIONES ELECT 6160055010 ARREGLOS ORNAMENTAL 6160055015 REPARACIONES LOCATI 6160055095 ADECUACIONES OTROS 6160055505 ALOJAMIENTO MANUTEN 6160055515 PASAJES AEREOS 6160059510 LIBROS SUSCRIP REVI 6160059520 REPRESENT Y RELA PU 6160059525 ELEMENTOS ASEO Y CA 6160059530 UTILES PAPELERIA F NCA02 NCA02 NCA02 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NCS07 NCS02 NCHPJ NCS03 NCTEL NCS05 NCS02 NC000 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS04 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 77 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160052035 6160052040 6160052095 6160052510 6160053005 6160053025 6160053030 6160053035 6160053040 6160053060 6160053095 6160053505 6160053510 6160053515 6160053520 6160053525 6160053530 6160053535 6160053540 6160053545 6160053550 6160053595 6160054005 6160054010 6160054015 6160054095 6160054505 6160054510 6160054520 6160054525 6160054540 6160054560 6160054595 6160055005 6160055010 6160055015 6160055095 6160055505 6160055515 6160059510 6160059520 6160059525 6160059530 2503 2503 2503 2504 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2506 2508 2508 2508 2508 2509 2509 2509 2509 2509 2509 2509 2509 2509 2509 2509 251105 251105 2504 251105 251106 251103 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS G9535 G9545 G9560 G9565 G9595 G9596 G9597 G9598 H0101 H0102 H0103 H0104 H0105 H0201 H0301 H0302 H0303 H0551 H0554 H0563 H0584 H0595 H1025 H1030 H1035 H1095 H2010 H2015 H2025 H2035 H2040 H2095 H2510 H3005 H3025 H3030 H3035 H3060 H3075 H3505 H3510 H3515 H3550 6160059535 COMBUSTIBLES Y LUBR 6160059545 TAXIS Y BUSES 6160059560 CASINO Y RESTAURANT 6160059565 PARQUEADEROS 6160059595 FUNGIBLES 6160059596 ACT CULTURALES Y DE 6160059597 AVISOS Y PUBLICACIO 6160059598 MATERIAL DOCENTE 6160950101 TRANS ESCOLAR ORDIN 6160950102 TRANS ESCOLAR ESPEC 6160950103 TRANS ESCOLAR CLASE 6160950104 TRANS ESCOLAR N ING 6160950105 TRANS ESCOLAR CLREM 6160950201 CLASES EXTRAS 6160950301 COMEDOR 6160950302 COSTO CAFETERIA 6160950303 COSTO CENTRO DE PRO 6160950551 DOTACION Y SERV TRA 6160950554 SEGUROS EMPLEADOS 6160950563 CAPACITACION PERSON 6160950584 GASTOS MEDICOS Y DR 6160950595 GASTOS PERSONAL OTR 6160951025 ASESORIA JURIDICA 6160951030 ASESORIA FINANCIERA 6160951035 ASESORIA TECNICA 6160951095 HONORARIOS OTROS 6160952010 ARREN CONSTR EDIFIC 6160952015 ARREN MAQ Y EQUIPO 6160952025 ARREN EQ COMP Y COM 6160952035 ARREN EQ HOT Y REST 6160952040 ARREN FLOTA Y EQ TR 6160952095 ARREN OTROS 6160952510 AFILIACIONES Y SUSC 6160953005 SEGURO MANEJO 6160953025 SEGURO INCENDIO 6160953030 SEGURO TERREMOTO 6160953035 SEGURO SUSTRACCION 6160953060 SEGURO RESP CIVIL Y 6160953070 SEGURO OBLI TRANS 6160953505 SERV ASEO Y VIGILAN 6160953510 SERV TEMPORALES 6160953515 SERV ASISTENCIA TEC 6160953550 SERV TRANS FLETE AC NCC02 NCS04 NCC03 NCC03 NCMPJ NCC03 NCS06 NCS06 NCS06 NCS06 NCS06 NCHPJ NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NC000 NCHPJ NCC03 NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCA01 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NCC03 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NCS07 NCS02 RCHPJ NCS06 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 78 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160059535 6160059545 6160059560 6160059565 6160059595 6160059596 6160059597 6160059598 6160950101 6160950102 6160950103 6160950104 6160950105 6160950201 6160950301 6160950302 6160950303 6160950551 6160950554 6160950563 6160950584 6160950595 6160951025 6160951030 6160951035 6160951095 6160952010 6160952015 6160952025 6160952035 6160952040 6160952095 6160952510 6160953005 6160953025 6160953030 6160953035 6160953060 6160953075 6160953505 6160953510 6160953515 6160953550 251107 2510 251111 251112 251113 251110 251102 251110 23 23 23 23 23 24 22 22 22 2101 2101 2101 2101 2101 2501 2501 2501 2501 2503 2503 2503 2503 2503 2503 2504 2505 2505 2505 2505 2505 2505 2506 2506 2506 2506 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS H3555 H3595 H4535 H5005 H5010 H5015 H5095 H9510 H9520 H9525 H9530 H9535 H9545 H9560 H9565 H9590 H9595 H9597 I0520 I0525 I0535 I0545 I0595 I1016 I1020 I1040 I2005 I2405 I2805 I3215 I3695 I5628 I5665 J0551 J0554 J0563 J0584 J1010 J1020 J1025 J1030 J1035 J1095 6160953555 SERV GAS 6160953595 SERV OTROS 6160954535 MTTO EQ HOTELES Y R 616095505 INSTALACIONES ELECT 6160955010 ARREGLOS ORNAMENTAL 6160955015 REPARACIONES LOCATI 6160955095 ADECUACIONES OTRAS 6160959510 LIBROS SUSCRIP Y RE 6160959520 REPRESEN Y RELA PUB 6160959525 ELEMENTOS ASEO Y CA 6160959530 UTILES PAPELERIA Y 6160959535 COMBUSTIBLES Y LUBR 6160959545 TAXIS Y BUSES 6160959560 CASINO Y RESTAURANT 6160959565 PARQUEADEROS 6160959590 MENAJE COCINA 6160959595 FUNGIBLES 6160959597 AVISOS Y PUBLICACIO 170520 IN SEGUROS Y FIANZAS 170525 IN ARRENDAMIENTOS 170535 IN MTTO EQUIPOS 170545 IN SUSCRIPCIONES 170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS 171016 IN PROGRAMAS PARA COMPU 171020 IN UTILES Y PAPELERIA 171040 IN LICENCIAS 152005 IN MAQUINARIA Y EQUIPO 152405 IN MUEBLES Y ENSERES 152805 IN EQ PROCES DATOS 153215 IN EQ LABORATORIO 153695 IN EQ HOTELES Y RESTAUR 155628 IN PLANTA DE GENERACION 155665 IN INSTALACION Y EQ BOM 510551 IN DOTACION Y SERV TRAB 510554 IN GASTOS SEGUROS EMPLE 510563 IN CAPACION AL PERSON 510584 IN GASTOS MEDICOS Y DRO 511010 IN REVISORIA FISCAL 511020 IN AVALUOS 511025 IN ASESORIA JURIDICA 511030 IN ASESORIA FINANCIERA 511035 IN ASESORIA TECNICA 511095 IN ASESORIA OTROS NCS03 NCS04 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC02 NCS04 NCC03 NCC03 NCMPJ NC000 NCA01 NCS03 NC000 NC000 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 RCC03 NC000 RCHPJ NCC03 RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 79 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160953555 6160953595 6160954535 6160955005 6160955010 6160955015 6160955095 6160959510 6160959520 6160959525 6160959530 6160959535 6160959545 6160959560 6160959565 6160959590 6160959595 6160959597 170520 170525 170535 170545 170595 171016 171020 171040 152005 152405 152805 153215 153695 155628 155665 510551 510554 510563 510584 511010 511020 511025 511030 511035 511095 2506 2506 2509 2509 2509 2509 2509 2504 251105 251106 251103 251107 251109 251111 251112 251106 251113 251102 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS J1510 J1515 J1520 J1540 J2005 J2010 J2015 J2025 J2035 J2040 J2095 J2505 J2510 J3005 J3025 J3030 J3035 J3040 J3060 J3070 J3075 J3095 J3505 J3510 J3515 J3520 J3525 J3530 J3535 J3540 J3545 J3550 J3555 J3595 J4005 J4010 J4015 J4095 J4505 J4510 J4520 J4525 J4540 511510 IN IMPUESTO TIMBRE 511515 IN IMPUESTO PREDIAL 511520 IN IMPUESTO VALORIZACIO 511540 IN IMPUESTO VEHICULOS 512005 IN ARREN TERRENOS 512010 IN ARREN CONSTR Y EDIFI 512015 IN ARREN MAQ Y EQUIPO 512025 IN ARREN EQ COMP Y COMU 512035 IN ARREN EQ HOT Y RESTA 512040 IN ARREN FLOTA Y EQ TRA 512095 IN ARREN OTROS 512505 IN CONTRIBUCIONES 512510 IN AFILIACIONES Y SOSTE 513005 IN SEGURO MANEJO 513025 IN SEGURO INCENDIO 513030 IN SEGURO TERREMOTO 513035 IN SEGURO SUSTR Y HURTO 513040 IN SEGURO FLOTA Y EQ TR 513060 IN SEGURO RESP CIVIL Y 513070 IN SEGURO ROTURA MAQUIN 513075 IN SEGURO OBL ACCIDENTE 513095 IN SEGURO OTROS 513505 IN SERV ASEO Y VIGILANC 513510 IN SERV TEMPORALES 513515 IN SERV ASISTENCIA TECN 513520 IN SERV PROCESAMI DATOS 513525 IN SERV ACUEDUCTO Y ALC 513530 IN SERV ENERGIA ELECTRI 513535 IN SERV TELEFONO 513540 IN SERV CORREO PORTE Y 513545 IN SERV FAX Y TELEX 513550 IN SERV TRANSP FLETES 513555 IN SERVICIO GAS 513595 IN SERVICIO OTROS 514005 IN NOTARIALES 514010 IN REGISTRO MERCANTIL 514015 IN TRAMITES Y LICENCIAS 514095 IN LEGALES OTROS 514505 IN MTTO TERRENOS 514510 IN MTTO CONSTRUCC Y EDI 514520 IN MTTO EQUIPO OFICINA 514525 IN MTTO EQ COMP Y COMUN 514540 IN MTTO FLOTA Y EQ TRAN RCA01 RCA01 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RCS07 RCS02 RCHPJ RCS03 RCS06 RCS07 RCS03 RC000 RCS03 RCS03 RCC03 RCS03 RCS03 RCS03 511510 511515 511520 511540 512005 512010 512015 512025 512035 512040 512095 512505 512510 513005 513025 513030 513035 513040 513060 513070 513075 513095 513505 513510 513515 513520 513525 513530 513535 513540 513545 513550 513555 513595 514005 514010 514015 514095 514505 514510 514520 514525 514540 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 80 de 101 Fecha: 28/01/2021 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS J4560 J4595 J5005 J5010 J5015 J5095 J5505 J5515 J9501 J9502 J9503 J9510 J9520 J9525 J9530 J9535 J9545 J9560 J9565 K0505 K0515 K0520 K0535 K1515 K9520 K9525 L0551 L0563 L0584 L1025 L1030 L1035 L1095 L2005 L2010 L2015 L2025 L2035 L2040 L2095 L2510 L3005 L3025 514560 IN MTTO ACUEDUCTO PLANT 514595 IN MTTO OTROS 515005 IN INSTALACIONES ELECTR 515010 IN ARREGLOS ORNAMENTALE 515015 IN REPARACIONES LOCATIV 515095 IN ADECUACIONES OTRAS 515505 IN ALOJAMIENTO Y MANUTE 515515 IN PASAJES AEREOS 51959501 IN FUNGIBLES 51959502 IN AVISOS Y PUBLICACI 51959503 IN DIRECTORIO TELEFON 519510 IN LIBROS SUSCR Y REVIS 519520 IN GASTOS REPRESENTACIO 519525 IN ELEMENTOS ASEO Y CAF 519530 IN UTILES, PAPELERIA Y 519535 IN COMBUSTIBLES Y LUBRI 519545 IN TAXIS Y BUSES 519560 IN CASINO Y RESTAURANTE 519565 IN PARQUEADEROS 530505 IN GASTOS BANCARIOS 530515 IN COMISIONES 530520 IN INTERESES 530535 IN DESCUENTOS PADRES 531515 IN DONACION DE JARDINE 539520 IN MULTAS SANCIONES LIT 539525 IN DONACIONES 6160050551 IN DOTACION TRABAJA 6160050563 IN CAPACITACION PER 6160050584 IN GTOS MEDICOS Y D 6160051025 IN ASESORIA JURIDIC 6160051030 IN ASESORIA FIANCIE 6160051035 IN ASESORIA TECNICA 6160051095 IN OTRAS ASESORIAS 616005205 IN TERRENOS 6160052010 IN CONSTRUCCIONES E 6160052015 IN MAQUINARIA Y EQU 6160052025 IN EQUIPO COMPUTO 6160052035 IN EQ HOTELES Y RE 6160052040 IN FLOTA Y EQ TRANS 6160052095 IN OTROS 6160052510 IN AFILIACIONES SOS 6160053005 IN MANEJO 6160053025 IN INCENDIO RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RSS04 RCC03 RCMPJ RC000 RCC03 RCC03 RCC03 RCS03 RCC02 RCS04 NCC03 NCHPJ NCC03 NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCA01 NCA01 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NC000 NC000 NC000 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 81 de 101 Fecha: 28/01/2021 514560 514595 515005 515010 515015 515095 515505 515515 51959501 51959502 51959503 519510 519520 519525 519530 519535 519545 519560 519565 530505 530515 530520 530535 531515 539520 539525 6160050551 6160050563 6160050548 6160051025 6160051030 6160051035 6160051095 6160052005 6160052010 6160052015 6160052025 6160052035 6160052040 6160052095 6160052510 6160053005 6160053025 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS L3030 L3035 L3040 L3060 L3075 L3095 L3505 L3510 L3515 L3520 L3525 L3530 L3535 L3540 L3545 L3550 L3595 L4005 L4010 L4015 L4095 L4505 L4510 L4520 L4525 L4540 L4560 L4595 L5005 L5010 L5015 L5095 L5505 L5515 L9510 L9520 L9525 L9530 L9535 L9545 L9560 L9565 L9595 6160053030 IN TERREMOTO 6160053035 IN SUSTRACCION Y HU 6160053040 IN FLOTA Y E. TRANS 6160053060 IN RESPONS. CIVIL 6160053075 IN OBLIG. ACCIDEN. 6160053095 IN ESCOLAR 6160053505 IN ASEO Y VIGIL. 6160053510 IN TEMPORALES 6160053515 IN ASIST. TECNICA 6160053520 IN PROCESAM. DATOS 6160053525 IN ACUEDUCTO Y ALCA 6160053530 IN ENERGIA ELECTRIC 6160053535 IN TELEFONO 6160053540 IN CORREO TELEGRAM. 6160053545 IN FAX TELEX 6160053550 IN TRANS. FLETES. A 6160053595 IN OTROS 6160054005 IN NOTARIALES 6160054010 IN REGISTRO MERCANT 6160054015 IN TRAMITES Y LICEN 6160054095 IN OTROS 6160054505 IN MANT. TERRENOS 6160054510 IN CONSTRUCC Y EDIF 6160054520 IN EQUIPO OFICINA 6160054525 IN EQUIPO COMPUTO 6160054540 IN FLOTA Y EQ. TRAN 6160054560 IN ACUED. PL. REDES 6160054595 IN OTROS 6160055005 IN INSTAL. ELECTRIC 6160055010 IN ARREGLOS ORNAM. 6160055015 IN REPARAC. LOCATIV 6160055095 IN OTROS 6160055505 IN ALOJAM .MANUTENC 6160055515 IN PASAJES AEREOS 6160059510 IN LIBROS SUSCR PER 6160059520 IN GASTOS REPRESENT 6160059525 IN ELEM ASEO Y CAF 6160059530 IN UTILES PAPELERIA 6160059535 IN COMBUSTIBLES LUB 6160059545 IN TAXIS Y BUSES 6160059560 IN CASINO Y RESTAUR 6160059565 IN PARQUEADEROS 6160059595 IN FUNGIBLES NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NCS07 NCS02 NCHPJ NCS03 NCTEL NCS05 NCS05 NCS03 NC000 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS03 NCS04 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC02 NCS04 NCC03 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 82 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160053030 6160053035 6160053040 6160053060 6160053075 6160053095 6160053505 6160053510 6160053515 6160053520 6160053525 6160053530 6160053535 6160053540 6160053545 6160053550 6160053595 6160054005 6160054010 6160054015 6160054095 6160054505 6160054510 6160054520 6160054525 6160054540 6160054560 6160054595 6160055005 6160055010 6160055015 6160055095 6160055505 6160055515 6160059510 6160059520 6160059525 6160059530 6160059535 6160059545 6160059560 6160059565 6160059595 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS L9596 L9597 L9598 M0551 M0563 M0584 M1025 M1030 M1035 M1095 M2010 M2015 M2025 M2035 M2040 M2095 M2510 M2525 M3005 M3025 M3030 M3035 M3060 M3075 M3505 M3510 M3515 M3550 M3555 M3595 M4005 M4010 M4015 M4535 M5005 M5010 M5015 M5095 M5505 M5515 M9510 M9520 M9530 6160059596 IN ACT. CULT DEPORT 6160059597 IN AVISOS Y PUBLICA 6160059598 IN MATERIAL DOCENTE 6160950551 IN DOTACION TRABAJA 6160950563 IN CAPACITACION PER 6160950584 IN GTOS MEDICOS Y D 6160951025 IN ASESORIA JURIDIC 6160951030 IN ASESORIA FINANCI 6160951035 IN ASESORIA TECNICA 6160951095 IN OTROS 6160952010 IN CONSTRUC. EDIFIC 6160952015 IN MAQUINARIA EQUIP 6160952025 IN. COMPUTO Y COMUN 6160952035 IN EQ. HOTELES RES 6160952040 IN FLOTA Y EQ TRANS 6160952095 IN OTROS 6160952510 IN AFILIAC. Y SOSTE 6160952525 IN ALEM. ASEO Y CAF 6160953005 IN MANEJO 6160953025 IN INCENDIO 6160953030 IN TERREMOTO 6160953035 IN SUSTRAC. HURTO 6160953060 IN RESPONS. CIVIL 6160953075 IN OBLIG. ACCID. TR 6160953505 IN ASEO Y VIGILANCI 6160953510 IN TEMPORALES 6160953515 IN ASIST. TECNICA 6160953550 IN TRANSP. FLETE AC 6160953555 IN GAS 6160953595 IN OTROS 6160954005 IN NOTARIALES 6160954010 IN REGISTRO MERCANT 6160954015 IN TRAMITES Y LICEN 6160954535 IN EQ. HOTELES Y RE 6160955005 IN ISTALACIONES ELE 6160955010 IN ARREGLOS ORNAME 6160955015 IN REPARACIONES LOC 6160955095 IN OTROS 6160955505 IN ALOJAMIENTO MANU 6160955515 IN PASAJES AEREOS 6160959510 IN LIBROS SUSC. PER 6160959520 IN GASTOS DE REPRES 6160959530 IN UTILES Y PAPELER NCC03 NCMPJ NCC03 NCC01 NCHPJ NCC03 NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCHPJ NCA01 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NCA02 NC000 NCC03 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NC000 NCS07 NCS02 NCHPJ NCS05 NCS03 NC000 NCC03 NCS03 NCC03 NCC03 NCC03 NCS04 NCC03 NCC03 NCC03 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 83 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160059596 6160059597 6160059598 6160950551 6160950563 6160950584 6160951025 6160951030 6160951035 6160951095 6160952010 6160952015 6160952025 6160952035 6160952040 6160952095 6160952510 6160952525 6160953005 6160953025 6160953030 6160953035 6160953060 6160953075 6160953505 6160953510 6160953515 6160953550 6160953555 6160953595 6160954005 6160954010 6160954015 6160954535 6160955005 6160955010 6160955015 6160955095 6160955505 6160955515 6160959510 6160959520 6160959530 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2701 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS M9535 M9545 M9565 M9590 M9595 M9597 N2010 N2025 O0520 O0525 O0535 O0545 O0595 O1016 O1020 O1040 O1501 O1502 O2001 O2005 O2501 O2805 O3015 O3215 O3695 O5506 O5507 O5508 O5509 O5628 O5665 P1020 P1025 P1030 P1035 P1095 P1510 P1515 P1520 P1540 P2005 P2010 P2015 6160959535 IN COMBUST. LUBRI 6160959545 IN TAXIS Y BUSES 6160959565 IN PARQUEADEROS 6160959590 IN MENAJE DE COCIN 6160959595 IN FUNGIBLES 6160959597 IN AVISOS Y PUBLICA 512010 L. CONSTRUCC. Y EDIFICA 512025 IN EQUIPO DE COMPUTO 170520 SEGUROS Y FIANZAS 170525 ARRENDAMIENTOS 170535 MATTO EQUIPOS 170545 SUSCRIPCIONES 170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS 171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD 171020 UTILES Y PAPELERIA 171040 LICENCIAS 13651501 PREST. EDUC. EMPLEADO 13651502 PREST.EDUC. HIJOS 13652001 PREST. MEDICOS/ ODONT 152005 MAQUINARIA Y EQUIPO 13652501 PREST. CALAMIDAD DOM 152805 EQ. PROCESAMIENTO DATOS 133015 ANTIC. SULDOS EMPLEADOS 153215 EQ. LABORATORIO 153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN 145505 INVENTARIO DE ALIMENTOS 145505 INVENTARIO DE PAPELERIA 145505 INVENTARIO ASEO Y SUMIN 145505 INVENTARIO LIBROS 155628 PLANTA GENER. DIESSEL 155665 INST. Y EQ. BOMBEO 511020 AVALUOS 511025 ASESORIA JURIDICA 511030 ASESORIA FINANCIERA 511035 ASESORIA TECNICA 511095 ASESORIA OTROS 511510 IMPUESTO TIMBRE 511515 IMPUESTO PREDIAL 511520 IMPUESTO VALORIZACION 511540 IMPUESTO VEHICULOS 512005 ARRENDAMIENTO TERRENOS 512010 ARREN CONSTRUCC Y EDIFI 512015 ARREN MAQUINARIA Y EQUI NCC02 NCC03 NCC03 NCMPJ NCA01 NCA02 NC000 NCA01 NCS01 NC000 NC000 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC02 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCA01 RCA01 RCA02 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 84 de 101 Fecha: 28/01/2021 6160959535 6160959545 6160959565 6160959590 6160959595 6160959597 512010 512025 170520 170525 170535 170545 170595 171016 171020 171040 13651501 13651502 13652001 152005 13652501 152805 133015 153215 153695 145505 145505 145505 145505 155628 155665 511020 511025 511030 511035 511095 511510 511515 511520 511540 512005 512010 512015 2701 2701 2701 2701 2701 2701 2702 2703 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS P2025 P2035 P2040 P2095 P2505 P2510 P3005 P3025 P3030 P3035 P3040 P3060 P3070 P3075 P3095 P3505 P3510 P3515 P3520 P3525 P3530 P3535 P3540 P3545 P3550 P3555 P3595 P4005 P4010 P4015 P4095 P4510 P4520 P4525 P4540 P4560 P4595 P5005 P5010 P5015 P5095 P5505 P5515 512025 ARREN EQ COMP Y COMUNIC 512035 ARREND. EQ. HOTEL. Y RE 512040 ARREND. FLOTA Y EQ. TRA 512095 ARRENDAM. OTROS 512505 CONTRIBUCIONES 512510 AFILIACIONES Y SOSTENIM 513005 SEGURO MANEJO 513025 SEGURO INCENDIO 513030 SEGURO TERREMOTO 513035 SEG. SUSTRACCION HURTO 513040 SEGURO FLOTA Y EQ. TRAN 513060 SEG. RESPONSAB. CIVIL 513070 SEG. ROTURA MAQUINARIA 513075 SEG. OBLIG. TRANSITO 513095 SEGURO OTROS 513505 SERV. ASEO Y VIGILANCIA 513510 SERV. TEMPORALES 513515 SERV. ASIST. TENICA 513520 SER. PROCESAM. DATOS 513525 SERV. ACUEDUC. YALCANTA 513530 SERV. ENERGIA ELECTRICA 513535 SERV. TELEFONO 513540 SER. CORREO PORTES. TEL 513545 SERV. FAX Y TELEX 513550 SER. TRNAS FLETES Y ACA 513555 SERV. GAS 513595 SERVICIOS OTROS 514005 NOTARIALES 514010 REGISTRO MERCANTIL 514015 TRAMITES Y LICENCIAS 514095 LEGALES OTROS 514510 MTTO CONSTRUCC. EDIFICA 514520 MTTO EQ. OFICINA 514525 MTTO EQ. COMPUTAC Y COM 514540 MTTO FLOTA Y EQ. TRANSP 514560 MTTO ACUED. PLANTAS Y R 514595 MTTO OTROS 515005 INSTALACIONES ELECTRICA 515010 ARREGLOS ORNAMENTALES 515015 REPARACIONES LOCATIVAS 515095 ADECUACIONES OTRAS 515505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCI 515515 PASAJES AEREOS RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RCS07 RCS02 RCHPJ RCS03 RCS07 RCS03 RC000 RCC03 RCS03 RCS03 RCC03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 RSS04 512025 512035 512040 512095 512505 512510 513005 513025 513030 513035 513040 513060 513070 513075 513095 513505 513510 513515 513520 513525 513530 513535 513540 513545 513550 513555 513595 514005 514010 514015 514095 514510 514520 514525 514540 514560 514595 515005 515010 515015 515095 515505 515515 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 85 de 101 Fecha: 28/01/2021 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS P9501 P9502 P9503 P9510 P9530 P9535 P9545 P9560 P9565 PEHS Q0505 Q0515 Q0520 Q0535 Q1515 Q9520 Q9525 R0520 R0525 R0535 R0545 R0595 R1016 R1020 R1040 R2005 R2805 R3005 R3010 R3215 R3695 R5628 R5665 S1010 S1020 S1025 S1030 S1035 S1095 S1510 S1515 S1525 S1540 51959501 FUNGIBLES 51959502 AVISOS Y PUBLICACIONE 51959503 DIRECTORIO TELEFONICO 519510 LIBROS SUSC. PERIOD. RE 519530 UTILES PAPELERIA Y FOTO 519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICAN 519545 TAXIS Y BUSES 519560 CASINO Y RESTAURANTES 519565 PARQUEADEROS PENSION HIGH SCHOOL 530505 GASTOS BANCARIOS 530515 COMISIONES 530520 INTERESES 530535 DESCUENTOS PADRES 531515 DONACION JARDINES 539520 MULTAS SANCIONES LITIGI 539525 DONACIONES 170520 SEGUROS Y FIANZAS 170525 ARRENDAMIENTOS 170535 MANTTO EQUIPOS 170545 SUSCRIPCIONES 170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS 171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD 171020 UTILES Y PAPELERIA 171040 LICENCIAS 152005 MAQUINARIA Y EQUIPO 152805 EQ. PROCES. DATOS 133005 ANTICIPO A PROVEEDORES 133010 ANTICIPO A CONTRATISTAS 153215 EQ. LABORATORIO 153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN 155628 PLANTA GENERDORA DIESSE 155665 INSTALACION Y EQUIP BOM 511010 REVISORIA FISCAL 511020 AVALUOS 511025 ASESORIA JURIDICA 511030 ASESORIA FINANCIERA 511035 ASESORIA TECNICA 511095 ASESORIA OTROS 511510 IMPUESTO DE TIMBRE 511515 IMPUESTO PREDIAL 511525 IMPUESTO VALORIZACION 511540 IMPUESTO VEHICULOS RCC03 RCC03 RCS03 RCC02 RCS04 NC000 NCA01 NCS03 NC000 NC000 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 NCC03 RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ RCHPJ Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 86 de 101 Fecha: 28/01/2021 51959501 51959502 51959503 519510 519530 519535 519545 519560 519565 41600503 530505 530515 530520 530515 531515 539520 539525 170520 170525 170535 170545 170595 171016 171020 171040 152005 152805 133005 133010 153215 153695 155628 155665 511010 512010 511025 511030 511035 511095 511510 511515 511525 511540 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 1201 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2704 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS S2005 S2010 S2015 S2025 S2035 S2040 S2095 S2505 S2510 S3005 S3025 S3030 S3035 S3040 S3060 S3070 S3075 S3095 S3505 S3510 S3515 S3520 S3525 S3530 S3535 S3540 S3545 S3550 S3555 S3595 S4005 S4010 S4045 S4095 S4505 S4510 S4520 S4525 S4540 S4560 S4595 S5005 S5010 512005 ARRENDAMIENTO TERRENOS 512010 ARREND. CONSTRUCC. EDIF 512015 ARREND. MAQUINARIA Y EQ 512025 ARREND. EQ. COMPUTO Y C 512035 ARREND. EQ. HOTELES 512040 ARREND. FLOTA T EQ. TRA 512095 ARRNDAMIENTO OTROS 512505 CONTRIBUCIONES 512510 AFILIACIONES Y SOSTENIM 513005 SEGURO MANEJO 513025 SEGURO INCENDIO 513030 SEGURO TERREMOTO 513035 SEGURO SUSTRACCION HURT 513040 SEGURO FLOTA Y EQ. TRAN 513060 SEGURO RESPONSAB. CIVIL 513070 SEGURIO ROTURA MAQUINA 513075 SEG. OBLIGAT. ACCID. TR 513095 SEGURO OTROS 513505 SERVICIO ASEO Y VIGILAN 513510 SERVICIO TEMPORALES 513515 SERV. ASISTEN. TECNICA 513520 SER. PROCESAM. DATOS 513525 SER. ACUEDUCTO ALCANTAR 513530 SERV. ENERGIA ELECTRICA 513535 SER. TELEFONO 513540 SERV. CORREO PORTES TEL 513545 SERVICIO DE FAX Y TELEX 513550 SERV. TRANS. FLETES Y A 513555 SERVICIO DE GAS 513595 SERVICIOS OTROS 514005 NOTARIALES 514010 REGISTRO MERCANTIL 514015 TRAMITES Y LICENCIAS 514095 LEGALES OTROS 514505 MTTO TERRENOS 514510 MTTO CONSTRUCC. EDIFICA 514520 MTTO EQUIPO DE OFICINA 514525 MTTO EQ. COMPUTO Y COMU 514540 FLOTA Y EQ. TRANSPORTE 514560 MTTO ACUED. PLANTAS Y R 514595 MANTENIMIENTO OTROS 515005 INSTALACIONES ELECTRIC 515010 ARREGLOS ORNAMENTALES RCA01 RCA01 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RCA02 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RC000 RCS07 RCS02 RCHPJ RCS03 RCS07 RCS03 RC000 RCC03 RCC03 RCS03 RCS03 RCC03 RCS03 RCS03 RCS03 RCS03 512005 512010 512015 512025 512035 512040 512095 512505 512510 513005 513025 513030 513035 513040 513060 513070 513075 513095 513005 513510 513515 513520 513525 513530 513535 513540 513545 513545 513555 513595 514005 514010 514015 514095 514505 514510 514520 514525 514540 514560 514595 515005 515010 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 87 de 101 Fecha: 28/01/2021 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS S5015 S5095 S5505 S5515 S9501 S9502 S9503 S9510 S9520 S9530 S9535 S9545 S9560 S9565 T0505 T0515 T0520 T9520 T9525 515015 REPARACIONES LOCATIVAS 515095 ADECUACIONES OTRAS 515505 ALOJAMIENTO MANUTENCION 515515 PASAJES AEREOS 51959501 FUNGIBLES 51959502 AVISOS Y PUBLICACION 51959503 DIRECTORIO TELEFONICO 519510 LIBROS SUSCRIPCIONES RE 519520 ELEMENTOS DE ASEO Y CAF 519530 UTILES PAPELERIA Y FOTO 519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICAN 519545 TAXIS Y BUSES 519560 CASINO Y RESTAURANTES 519565 PARQUEADEROS 530505 GASTOS BANCARIOS 530515 GASTOS COMISIONES 530520 GASTOS INTERESES 539520 MULTAS SANCIONES LITIGI 539525 DONACIONES RCS03 RCS03 RSS04 RCC03 RCC03 RCC03 RCS03 RCC02 RCS04 Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 88 de 101 Fecha: 28/01/2021 515015 515095 515505 515515 51959501 51959502 51959503 519510 519525 519530 519535 519545 519560 519565 530505 530515 530520 539520 539525 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 2705 INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 89 de 101 Fecha: 28/01/2021 ANEXO 6 – FORMATO MATRICULA DE PROVEEDORES INTERASESORES ASESORES EMPRESARIALES ADMINISTRATIVOS S.A NIT : 800.019.102-9 DIRECCION : CALLE 227 49 64 TELEFONO 668 4890 Señor Proveedor sirvase diligenciar todas las casillas del siguiente formulario con sus datos actuales. Favor no dejar espacios en blanco. (Si no existe la información favor completar con N/A) DATOS GENERALES DOCUMENTO DE IDENTIFICACION: NIT ____ C.C.____ OTRO ____ NATURALEZA (TIPO DE PERSONA) Natural ________ No. ______________ - ___ Juridica ________ RAZON SOCIAL Y/O PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO NOMBRES SIGLA DIRECCION 1 DIRECCION 2 DEPARTAMENTO CIUDAD TELEFONOS FAX ZONA POSTAL _____________________ A.A. ________________ EMAIL AGENTE RETENEDOR SI _________ NO __________ GRAN CONTRIBUYENTE SI _________ NO __________ AUTORRETENEDOR SI _________ NO __________ EXCENTO DE RETENCION SI _________ NO __________ INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ANEXOS REGIMEN IVA Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 90 de 101 Fecha: 28/01/2021 COMUN ________ SIMPLIFICADO _______ ACTIVIDAD ECONOMICA (CODIGO CIIU) CONTACTO DE VENTAS DATOS PARA TRANSFERENCIA ELECTRONICA Datos de la cuenta para realizar transferencia electronica en la cual debe aparecer el proveedor como titular y no debe ser una cuenta compartida o con autorizacion a otra persona. ENTIDAD BANCARIA NUMERO DE LA CUENTA TIPO CUENTA Corriente ______ Ahorros ______ SUCURSAL _________________________ ______________________________________________ FECHA: ______________________________ FIRMA Y SELLO Agradecemos enviar este formato diligenciado, al departamento de contabilidad o al fax 6761050; Cualquier inquietud favor comunicarse con Yohanna Sanchez y/o Rocio Mahecha a los telefonos 6761540 y 6684890 ext 145. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 91 de 101 Fecha: 28/01/2021 POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Extractado de las políticas del departamento Financiero 4.04 POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR 4.04-1 Los movimientos de Cuentas por Pagar, Compras e Inventarios se realizarán a diario, exceptuando Atlántida y Distribuidora Nogal, los cuales se harán semanales y mensuales. 4.04-2 La Causación de facturas por concepto de compras de mercancías irán acompañadas de la orden de compra o entrada de orden de compra, según corresponda, debidamente tramitada y firmada por Almacén y/o quien haga sus veces. La causación de facturas por concepto de compra de servicios se efectuará con el Vo.Bo. de la persona autorizada. La causación de los anticipos a proveedores y contratistas se efectuarán dentro del mes que se originaron. 4.04-3 Trámite de documentos para el respectivo pago. a. Los documentos por pagar se recibirán a diario. b. Los documentos deberán ser enviados en original y con los Vo.Bo. respectivos. c. Se debe anexar formulario de Autorización pago por Transferencia Electrónica, firmado y sellado, para efectuar la matrícula de cuentas a diario. d. Los anticipos de sueldo serán recibidos para tramite de giro hasta el 15 del mes, fecha de corte de nómina (los anticipos deberán ser descontados en el mismo mes del giro) PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR INTERASESORES S.A. POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 92 de 101 Fecha: 28/01/2021 e. La facturación por compra de bienes deberá ser remisionada por Almacén, quien dará ingreso al inventario, anexará la entrada de orden de compra. f. En caso de pérdida de la factura original, la persona que extravió dicho documento hará la denuncia correspondiente ante las autoridades competentes, en un término no mayor a 5 días hábiles. g. El trámite oportuno de las cuentas por pagar a terceros es responsabilidad de la Asistente de Cuentas por Pagar. Para tal efecto, realizará las gestiones pertinentes, solicitud de factura, aclaración de precios, cantidades, recibo almacén, etc. h. Para el reintegro de costos educativos, el padre de familia lo solicitará por escrito anexando el original del recibo de caja y la autorización de pago por transferencia electrónica, previo Vo.Bo. de la Contadora, bajo los criterios ya establecidos. j. Para que se puedan hacer pagos por concepto de mantenimiento de edificaciones (pintura, obras, reparaciones, etc.) el jefe de mantenimiento debe certificar que el trabajo fue hecho con calidad y bajo las especificaciones del contrato, indicando los materiales utilizados, lo mismo que los sobrantes. Igualmente debe informar novedades que afecten dicho pago como daños, rebajas, incrementos, etc. Modificado. Contratos con acta de entrega firmado por la Directora Administrativa. k. Por ningún motivo se efectuarán anticipos mediante transferencia o cheque por concepto de vacaciones, primas, bonificaciones, salarios. Se exceptúan pagos parciales de cesantías y salarios cuya cuenta no se halla matriculado en el mes. 4.04-4 Fechas de Pago a. Los anticipos que se radiquen en cuentas por pagar hasta el último día del mes anterior, se pagarán el primer día hábil del mes, por medio de transferencia electrónica. b. El abono en la cuenta corriente o de ahorros de proveedores y acreedores se hará el último viernes de cada mes. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR INTERASESORES S.A. POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 93 de 101 Fecha: 28/01/2021 c. Los proveedores y acreedores (casos excepcionales, según listado – acuerdo de compras ), y padres de familia se pagarán a través de transferencia electrónica únicamente los viernes. d. Los transportadores, centros ecuestres, y vigilancia (Yale Servisseg), se pagará el 10 de cada mes si es viernes, de lo contrario se abonará el siguiente viernes. e. Los Aportes parafiscales y demás fondos se pagarán en los primeros días del mes. Se giran en la última semana del mes anterior, según cronograma. f. Los honorarios deberán abonarse a más tardar el 5 de cada mes. g. Los pagos de impuestos y servicios públicos deberán pagarse un día antes del vencimiento. h. Los giros con cheque o transferencia de carácter interno, serán cancelados a diario. i. Todos los pagos se efectuarán por Transferencia Electrónica, exceptuando algunos con cheque, como fondos, impuestos, cajas menores, gastos gerenciales). 4.04-5 Prestamos, anticipos de sueldo, auxilios y otros. a. PRESTAMOS CALAMIDAD DOMESTICA Se entiende por calamidad doméstica: - Enfermedad grave y/o urgencia hospitalaria por accidentes. - Muerte - Robo o incendio en casa o habitación. Los anteriores casos amparan únicamente al Empleado y sus familiares en primer grado de consanguinidad (padres e hijos) y primero de afinidad (cónyuge) Requisitos INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR - - - Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 94 de 101 Fecha: 28/01/2021 Haber pasado el período de prueba (dos meses) Cuantía máxima: un salario mensual Los pagos serán descontados por nómina Solicitud por escrito, según carta pro-forma de la Institución tramitada por las Asistentes Administrativas. Tener respaldo de sus prestaciones sociales, en caso contrario firmará un documento (letra, pagaré, etc.) con fiador (empleado de la organización) . Plazo amortización: no mayor a 6 meses. En los casos de contrato a término fijo, su vencimiento será el de la terminación del contrato, manteniendo el plazo anteriormente señalado. Anexar constancias o recibos dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles. (Actualmente se hace en el momento de la solicitud). CAPACITACION Carreras Intermedias Se prestará para carreras que estén estrechamente relacionadas con el cargo, y en entidades aprobadas por el ICFES. Estudios Superiores Pre-grado: Se prestará para carreras que estén estrechamente relacionadas con el cargo, y en entidades aprobadas por el ICFES. Post- grado: Se prestará para diplomados, especializaciones, magisters, afines con la carrera estudiada y de acuerdo con los requerimientos del cargo. Para personal docente, en caso de ser necesario, para aumento de escalafón. CURSOS Y SEMINARIOS Relacionados con el cargo, por el cual la Institución asume el 50% del costo y el funcionario el otro 50%, con el requisito de dictarlo a las personas que tengan que ver con el tema, y formular como mínimo tres (3) propuestas inspiradas en el curso realizado, que contribuyan a mejorar el desempeño de su cargo, aplicando los conocimientos adquiridos, en hechos prácticos. La única excepción para no presentar las propuestas es sobre aquellos cursos que traten de actualización en leyes. Requisitos INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR - - - - - Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 95 de 101 Fecha: 28/01/2021 Antigüedad mínima de 6 meses. Cuantía máxima: un salario mensual Los pagos serán descontados por nómina Solicitud por escrito, según carta pro-forma de la Institución, tramitada por las Asistentes Administrativas. Tener respaldo de sus prestaciones sociales, en caso contrario firmará un documento (letra, pagaré, etc.) con fiador (empleado de la organización) . Plazo amortización: no mayor a 6 meses. En los casos de contrato a término fijo, su vencimiento será el de la terminación del contrato, manteniendo el plazo anteriormente señalado. Anexar factura a nombre de la Institución (cursos y seminarios) y fotocopia de los recibos de pago (carreras intermedias o estudios superiores), según sea el caso. En caso de retiro intempestivo del funcionario dentro de los tres meses siguientes a la terminación del seminario, o durante el transcurso de este, el empleado cancelará el 100% del curso o seminario. Las transferencias bancarias o cheques se efectuarán en las fechas establecidas. Las personas autorizadas pasarán para giro la carta con su Vo.Bo. y serán las responsables del cumplimiento de los requisitos anteriores. ESTUDIOS DE EDUCACIÓN FORMAL Se prestará solo para hijos de los funcionarios que se encuentren estudiando en alguna de las Instituciones como CNY, CCG y CMA. Requisitos - Los pagos serán descontados por nómina Solicitud por escrito, elaborando carta pro-forma de la Institución tramitadas por las Asistentes Administrativas. Plazo: máximo diez meses. Las personas autorizadas pasarán para giro la carta con su Vo.Bo. y serán las responsables del cumplimiento de los requisitos anteriores. Las cartas de préstamo deberán guardar el consecutivo manejado por nómina. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 96 de 101 Fecha: 28/01/2021 b. ANTICIPOS a. Los anticipos de sueldo no podrán superar el valor correspondiente al 25% del sueldo mensual. En el caso que ocurra, deberán ser aprobados por un miembro. b. Los empleados solicitaran este anticipo diligenciando completamente el formulario para tal fin, por una sola vez al mes. c. Véase política de fechas de pago documentos (4.04-3) (4.04-4) y trámite de d. No se requiere de autorización si está dentro de los límites del 25% del salario. d. AUXILIOS Y OTROS a. La empresa concede un auxilio por concepto de matrimonio y maternidad que será fijada anualmente por presupuesto. Modificado. Auxilio suspendido. b. Los auxilios laborales serán cancelados por nómina y abonados el 25 de cada mes. c. La empresa concede un auxilio del 50% sobre el valor total de la afiliación anual al Sindicato Nacional de Chóferes. Requisito: poseer vehículo. El saldo podrá ser financiado por la empresa, ver política préstamos. Modificado. Auxilio suspendido. d. Se elaborará un acuerdo donde se especifique que estos auxilios no constituyen salario ni se tendrán en cuenta en el pago de prestaciones sociales. El acuerdo lo elaborará la persona encargada de la nómina. 4.04-6 Conservación de documentos. a. Los documentos retirados del archivo deberán registrarse en las planillas de control de documentos. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 97 de 101 Fecha: 28/01/2021 b. Los documentos contables entregados en calidad de préstamo serán devueltos a más tardar dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de retiro. 4.04-7 Auditoria a. Se debe revisar y actualizar diariamente el Cuadro Control de Pagos Fijos. b. Al final del mes se debe auditar el 100% de los anticipos y deudores generados en el mes. c. Se debe auditar el movimiento registrado en contabilidad, de inventarios, compras y cuentas por pagar. d. Se realizarán auditorias del inventario físico para verificar saldos que presenta la contabilidad bimestralmente, teniendo presente que en diciembre no puede faltar esta auditoria. 4.04-8 Fiscalización a. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos en la facturación. b. Actualizar anualmente el maestro de Topes de Retención y otros, en los programas de Atlas Pro y PSL. 4.04-9 La Contadora de Cuentas por Pagar se debe estar capacitando permanentemente en los programas de Atlas Pro y PSL, aprender y practicar los programas institucionales y efectuar actualizaciones periódicas sobre las nuevas disposiciones relacionadas con la profesión de Contaduría Pública. Por lo menos una al año. 4.04-10 Se efectuarán reuniones de progreso del AOR mensualmente con el Asesor Inmediato. 4.04-11 El AOR de cada año se entregará el 30 de noviembre del año anterior al Asesor Inmediato. 4.04-12 Efectuar reingeniería del cargo y otros afines en forma permanente. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 98 de 101 Fecha: 28/01/2021 4.04-13 Las multas o sanciones serán asumidas por los responsables, las cuales serán descontadas por nómina y diferidas máximo a 10 meses. 4.04-14 A partir de Enero 12/06, todos los pagos por concepto de servicios de Teléfono fijo y celular, servicio de Avantel, Servicio de Luz, Servicio de Acueducto y Alcantarillado, Servicio de Gas, serán previamente aprobados por cada una de las personas responsables de las distintas divisiones que abajo se relacionan. Se hará efectivo el pago previa autorización y justificación escrita de los consumos adicionales de cada servicio. Los anexos reposarán en cada división, y los indicadores deberán registrarse, administrarse y controlarse en el AOR respectivo. Presidencia: Colegio Nueva York: Colegio Colombo Gales: Colegio Mayor de los Andes: Admisiones: Sistemas: Contraloría y Finanzas: Directora Ejecutiva de Presidencia Directora administrativa Directora Administrativa Directora Administrativa Directora de Admisiones Directora General de Sistemas Coordinadora Financiera 4.04-15 Las personas autorizadas para aprobar facturas y/o documento equivalente son: Directoras Administrativas, Ecónomo, Directora de Admisiones, Directora de Sistemas, Directora de Contraloría y Coordinadora Financiera 4.04-16 En el momento de abandonar su sitio de trabajo, debe verificar que los elementos eléctricos y de computación queden desconectados, apagar luces, cerrar su escritorio, archivadores y demás muebles de oficina con llave. 4.04-17 Cada funcionario debe mantener en perfecto estado de nitidez su lugar de trabajo. Se entiende por nitidez la ubicación de cada elemento en su lugar, decoración adecuada y en general una imagen agradable a la vista. En un escritorio no debe haber mas que el papel del asunto que se está tramitando y los implementos indispensables que se necesiten para tal fin. INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CONSIDERACIONES FINALES Elaboro: Yohanna Patricia Sánchez León Contadora Asistente Reviso : Rocio Mahecha Contadora Asistente Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 99 de 101 Fecha: 28/01/2021 PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR INTERASESORES S.A. CONSIDERACIONES FINALES Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 100 de 101 Fecha: 28/01/2021 CONSIDERACIONES FINALES Las modificaciones que se generen posterior a la fecha de impresión de este Manual se aclararan en anexos con las correspondientes notas y haciendo referencia al párrafo y pagina que esta modificando, también se debe incluir la fecha de modificación y diligenciar la hoja adjunta de modificaciones. SUMARIO DE MODIFICACIONES PAGINA FECHA DETALLE NOMBRE QUIEN MODIFICA FIRMA INTERASESORES S.A. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR CONSIDERACIONES FINALES Código: PCP-0016 Edición: 0 Pagina : 101 de 101 Fecha: 28/01/2021
