“DISEÑAR Y PROPONER ACTUALIZACIONES DE PROCESOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE RECLUTAMIENTO Y CAPACITACIÓN EN CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A. DE C.V.” Instituto Tecnológico de Colima SEP Institutos Tecnológicos OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN PRESENTAN: MARCO ANTONIO MORFIN BAUTISTA DAVID CUEVAS JIMÉNEZ ASESOR: LIC. FÉLIX ARMANDO VELÁZQUEZ MEJÍA VILLA DE ÁLVAREZ, COL., JULIO DE 2011 Secretaría de Educación Pública “Diseñar y Proponer Actualizaciones de Procesos en los Dpto. de Reclutamiento y Capacitación en Corporativa de Servicios Profesionales S.A. de C.V.” Aplicado a: Departamento de Reclutamiento, Capacitación y Coordinación de Gestión de Calidad. 0 ÍNDICE Introducción………………………………………………………………………………………….……….…….3 Marco Teórico………………………………………………………………………………………….…………..5 Marco Legal………………………………………………………………………………………………………..13 Descripción de la Empresa……………………………………………………………………………………...17 Objetivo General…………………………………………………………………………………………………..22 Objetivos Específicos……….…………………………………………………………………………….……..23 Misión…..…………………………………………………………………………………………………………...24 Visión………………………………………………………………………………………………………………..25 Principios y Valores Organizacionales…………………………………………………………………….....26 Estructura Organizacional…………………………………………………………………………………........27 Justificación………………………………………………………………………………………………………..28 Ubicación del Área en que se Participó……………………………………………………………………....35 Hallazgos a resolver……………………………………………………………………………………………..37 Alcance……………………………………………………………………………………………………………..39 Limitaciones……………………………………………………………………………………………………….40 1 Procedimientos Actuales……………………………………………………………………………………….41 Reclutamiento...……………………………………………………………………………………..42 Capacitación….……………………………………………………………………………………...72 Formatos……………………………………………………………………………………………..137 Propuestas implementadas……………………………………………….…………………………………..144 Reclutamiento……………………………………………………………………………………….145 Capacitación…………………………………………………………………………………………174 Coordinación de gestión de calidad…………………………………………………………….255 Formatos CORSA………………………………………….………………………………………..276 Conclusión…………………………………………………………………………………………………………289 Glosario…………………………………………………………………………………………………………….291 Bibliografía…………………………………………………………………………………………………………294 Agradecimientos.…………………………………………………………………………………………….…...296 2 INTRODUCCIÓN En el mundo actual donde las empresas buscan mantenerse a flote en un mercado eminentemente Capitalista, se hace imprescindible trazar estrategias que aboguen por el desarrollo de las grandes, medianas y pequeñas asociaciones. Es este sentido, es necesario que se empleen técnicas que ayuden al correcto desenvolvimiento de las entidades en cuanto a procesos se refiere. Se evidencia entonces la importancia que encierra el hecho de que se desarrolle todo un sistema de conocimientos sobre el desarrollo e importancia de los procesos, que garanticen la calidad de su práctica y obtención de mejores resultados. Resulta entonces en este sentido un hecho importante, que los directivos y el personal en general de CORSA dominen elementos que ayuden al buen desarrollo de los procesos que se realizan en las mismas áreas, que garanticen la calidad y se revierta al final de la cadena en la satisfacción del cliente. A continuación se presentan los procesos y formatos que actualmente maneja la empresa, además se mostraran las actualizaciones de dichos procesos y formatos, así como nuevos procesos e instructivos, que se desarrollaron tanto en los departamentos de Reclutamiento, Capacitación así como en la Coordinación de Gestión de Calidad. Dichos áreas de Reclutamiento, Capacitación y la Coordinación de Gestión de Calidad procesos de las contienen la descripción específica de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos ò más de ellas. Este proyecto de residencia incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y su participación, además se encontraran en cada uno de ellos información, autorizaciones o documentos necesarios a utilizar en cada uno de ellos, y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa, además 3 se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades de cada área, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su supervisión, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Por ultimo se encontrara una serie de definiciones que ayudaran a entender al lector los conceptos que se manejan en cada uno de los procesos. 4 MARCO TEORICO “MANUALES: Son medios de información utilizados por la empresa para comunicar las decisiones de la administración concernientes a la organización, políticas y procedimientos. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS: Es la recopilación de todos los procedimientos de la empresa representados en forma gráfica a través de los diagramas de flujo. Los manuales de procedimientos se pueden clasificar en dos grupos: operativos y administrativos. Recuerde cada procedimiento se debe acompañar con su diagrama de flujo o sea que la reunión de los diferentes procedimientos de un área administrativa particular conforman el manual de procedimientos de esa área. DIAGRAMAS DE FLUJO: Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso o procedimiento administrativo; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos administrativos; estos diagramas utilizan una serie de símbolos con significados especiales. Son la representación gráfica de los pasos de un procedimiento, que se realiza para entender mejor al mismo. 5 Mediante los diagramas de flujo podremos comprender rápidamente el proceso en su totalidad, facilitando así su análisis para modificarlo y mejorarlo. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente: Pero para representar los procedimientos operativos se necesitan de otros diagramas como los diagramas de operaciones, diagrama de recorrido hombre, de recorrido material, mano izquierda mano derecha y de actividades múltiples Para representar la información del procedimiento operativo, necesitamos una serie de símbolos básicos que se emplean en el diagrama de operaciones, cuyos significados se describe a continuación. “1 “RECLUTAMIENTO Su objetivo es el de atraer a candidatos cualificados para el puesto. Fuentes de reclutamiento. Existe numerosas fuentes de reclutamiento disponibles y las más importantes son: 1 Los empleados actuales o concurso interno: consiste en informar a los actuales empleados sobre la disponibilidad de puestos antes de intentar reclutar de otras fuentes. Sin embargo la promoción interna crea de forma automática otro puesto libre que hay que ocupar Referencias de los actuales empleados: consiste en que a través de los empleados actuales se obtengan referencias de otras personas que quieran postular al cargo. http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml 6 Empleados anteriores: consiste en reclutar empleados que han trabajado con anterioridad para la organización. El empresario ya tiene experiencia con estas personas, este método depende de las políticas que tiene cada empresa. Anuncios impresos: estos se pueden utilizar cuando se hace un reclutamiento local (periódicos) o para búsquedas regionales, nacionales o internacionales (revistas profesionales). Agencias de ayuda temporal: los trabajadores temporales permiten a la organización superar los ciclos económicos sin tener que tomar decisiones de contratación permanente, esto reduce los costes laborales permitiendo ganar más dinero a la empresa. Sin embargo puede llevar a ciertos abusos y tratos injustos. Reclutamiento en centros de formación superior: los centros de formación superior suelen tener una oficina de contratación que ayuda a los estudiantes a contactarse con los empresarios. Clientes: es una forma innovadora de reclutamiento, es la constituida por los clientes de la empresa, estos deben estar contentos con el producto o servicio de la organización puesto que siguen siendo clientes, pueden traer más entusiasmo que otros candidatos que están menos familiarizados con la organización. Reclutamiento no tradicional en el actual mercado laboral. Debido a la falta de mano de obra, las empresas gastan más en anunciar sus vacantes a través de la radio, la red, los anuncios, la televisión y los medios escritos. Los mercados laborales no tradicionales incluyen a presidiarios, beneficiarios de prestaciones sociales personas mayores y trabajadores de otros países. Aunque los mercados no tradicionales constituyen una fuente útil de trabajadores, los empleados potenciales, provenientes de estos grupos a menudo carecen de la experiencia y la educación necesaria, no contando con las cualidades sociales requeridas para relacionarse adecuadamente con los clientes y compañeros. Muchas empresas no pueden, o no quieren, soportar la carga 7 que supone la formación de estas personas y son ciertas organizaciones sin ánimo de lucro las que se benefician al encontrar mano de obra adicional.”2 CANDIDATOS EXTERNOS FRENTE A CANDIDATOS INTERNOS. Planificación de reclutamiento La planificación implica comparar las capacidades de la actual fuerza de trabajo con las demandas futuras. Esta información debería ser clave para determinar el reclutamiento necesario. “SELECCIÓN Consiste en discriminar respecto a cuáles son aquellos postulantes más idóneos para desempeñar el o los cargos. Recopila y utiliza información acerca de los aspirantes a fin de elegir cuáles de ellos recibirán ofertas de empleo. El número y secuencia de los pasos del proceso de selección varia, no solo dentro de la organización sino de acuerdo con el tipo y nivel de puestos por cubrir cada paso debe evaluarse en términos de su aportación Existen varios métodos y medios para obtener información sobre los solicitantes. Estos incluyen solicitudes de empleo, entrevistas, pruebas, exámenes médicos e investigaciones de antecedentes. Sin importar el método que se utilice, es esencial que se ajuste a las normas éticas aceptadas, incluyendo la privacidad y la confiabilidad, así como los requisitos legales. 2 http://www.monografias.com/trabajos14/reclutamiento/reclutamiento.shtml 8 La confiabilidad es una de las cosas importantes que se deben tomar en cuenta esto es el grado en el cual las entrevistas, exámenes y otros procesos de selección arrojan información comparable a través del tiempo, al igual que medidas alternas. Pruebas de selección Muchas organizaciones utilizan consultores profesionales de pruebas para mejorar los programas de evaluación y cumplir los requerimientos de igualdad de oportunidades en el empleo. Una prueba de selección es una medición objetiva y estandarizada de una muestra de comportamiento que se utiliza para evaluar el conocimiento, las capacidades, habilidades y otras características de un individuo en relación con otros. Clasificación de pruebas de selección Las pruebas de selección pueden clasificarse de distintas formas. Por lo general, se consideran como mediciones de aptitudes o conocimientos, las pruebas de aptitudes miden la capacidad de una persona para aprender o adquirir habilidades; las pruebas de rendimiento, lo que el individuo sabe o puede hacer en este momento. Pruebas de habilidades cognoscitivas: Estas pruebas miden las capacidades mentales como inteligencia general, comunicación oral, manipulación de números y razonamiento Pruebas de capacidades física: Mide la fortaleza y resistencia pero esto no son Buenos indicadores del futuro desempeño, sino que también previenen accidentes y heridas a pesar de su valor potencial, las pruebas de capacidad física tienden a ser desventajosas para las mujeres y los solicitantes discapacitados. Pruebas de conocimientos del puesto: Es un tipo de prueba de conocimientos Diseñado para medir el nivel de experiencia de una persona respecto de cierto puesto. 9 Pruebas a través de casos: O pruebas de situaciones de trabajo, exigen que el solicitante realice tareas que son parte del trabajo que requiere el puesto. Estas se desarrollan a partir de una descripción desarrollada con cuidado y que los expertos consideran que incluye las principales funciones del puesto. Entrevista de selección Las entrevistas de selección desempeñan un papel muy importante en el proceso de elección de candidatos. Según el tipo de puesto, quizá los solicitantes sean entrevistados por una persona, por miembros de un equipo de trabajo o por otras personas de la organización. 1.- Es práctica cuando solo existe una pequeña cantidad de candidatos 2.- Sirve a otros propósitos, como relaciones públicas 3.- Los entrevistadores tienen mucha fe y confianza en su criterio. Métodos de entrevistas La diferencia más significativa se encuentra en la cantidad de estructura o control que ejerce el entrevistador. Entrevista no dirigida: El entrevistado tiene la máxima libertad para definir la discusión. El entrevistador plantea preguntas genéricas y abiertas. Entrevista estructurada : Esta se utiliza por los requerimientos de igualdad de oportunidades de empleo y por la preocupación por aumentar al máximo la validez de las decisiones de selección 10 Entrevista situaciones: Se plantea al aspirante un caso hipotético y se le pregunta como respondería. Luego se evalúa la respuesta con relación a parámetros establecidos con anticipación Entrevista para describir comportamientos: Se enfoca en sucesos reales de trabajo. El aspirante es cuestionado acerca de lo que haría en situaciones dadas. Entrevista en grupo: Es la plática en la cual un grupo de entrevistadores cuestiona y observa a un candidato. Entrevista por computadora: Por lo general este sistema plantea a los candidatos de 75 a 125 preguntas de opción múltiple especiales para el puesto luego compara las respuestas con el perfil ideal.”3 ADIESTRAMIENTO Desarrollar una destreza o una habilidad física a un colaborador a través de un proceso psicomotriz para que logre la adecuación a otro puesto. CAPACITACIÓN La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. 3 http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml 11 La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del trabajador se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último que implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Sin embargo una vez incorporados los trabajadores a la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido. DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.”4 4 http://www.monografias.com/trabajos16/capacitacion-personal/capacitacion-personal.shtml 12 MARCO LEGAL •Constitución política de los ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Articulo 123 Titulo sexto del trabajo y de la previsión social, fracción 23 XXIII.- Los créditos en favor de los trabajadores por salario o sueldos devengados en el último año, y por indemnizaciones, tendrán preferencia sobre cualquiera otros en los casos de concurso o de quiebra; •”Ley federal del trabajo Capítulo III, artículo 153 bis (capacitación y adiestramiento de los trabajadores). Artículo 153-A Todo trabajador tiene el derecho a que su patrón le proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. 13 Artículo 153-E La capacitación o adiestramiento a que se refiere el artículo 153-A, deberá impartirse al trabajador durante las horas de su jornada de trabajo; salvo que, atendiendo a la naturaleza de los servicios, patrón y trabajador convengan que podrá impartirse de otra manera; así como en el caso en que el trabajador desee capacitarse en una actividad distinta a la de la ocupación que desempeñe, en cuyo supuesto, la capacitación se realizará fuera de la jornada de trabajo. Artículo 153-H Los trabajadores a quienes se imparta capacitación o adiestramiento están obligados a: I. Asistir puntualmente a los cursos, sesiones de grupo y demás actividades que formen parte del proceso de capacitación o adiestramiento; II. Atender las indicaciones de las personas que impartan la capacitación o adiestramiento, y cumplir con los programas respectivos; y, III. Presentar los exámenes de evaluación de conocimientos y de aptitud que sean requeridos. 14 Artículo 153-I En cada empresa se constituirán Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento, integradas por igual número de representantes de los trabajadores y del patrón, las cuales vigilarán la instrumentación y operación del sistema y de los procedimientos que se implanten para mejorar la capacitación y el adiestramiento de los trabajadores, y sugerirán las medidas tendientes a perfeccionarlos; todo esto conforme a las necesidades de los trabajadores y de las empresas. Artículo 153-J Las autoridades laborales cuidarán que las Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento se integren y funcionen oportuna y normalmente, vigilando el cumplimiento de la obligación patronal de capacitar y adiestrar a los trabajadores. Artículo 153-T Los trabajadores que hayan sido aprobados en los exámenes de capacitación y adiestramiento en los términos de este Capítulo, tendrán derecho a que la entidad instructora les expida las constancias respectivas, mismas que, autentificadas por la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento de la Empresa, se harán del conocimiento de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, por conducto del correspondiente Comité Nacional o, a falta de éste, a través de las autoridades del trabajo a fin de que la propia 15 Secretaría las registre y las tome en cuenta al formular el padrón de trabajadores capacitados que corresponda, en los términos de la fracción IV del artículo 539. Artículo 153-U Cuando implantado un programa de capacitación, un trabajador se niegue a recibir ésta, por considerar que tiene los conocimientos necesarios para el desempeño de su puesto y del inmediato superior, deberá acreditar documentalmente dicha capacidad o presentar y aprobar, ante la entidad instructora, el examen de suficiencia que señale la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.”5 _________________________ Compilación Laboral Correlacionada (Ley Federal del Trabajo) DOFISCAL EDITORES 5 16 DESCRIPCION DE LA EMPRESA ORIGEN DE COCA-COLA EN COLIMA En 1942 la Embotelladora de refrescos “La Favorita” de la ciudad de Guadalajara, propiedad de la familia García Castellanos nombra distribuidora exclusiva de sus productos en Colima a La Marina Mercante, entonces E. Brun y compañía. Coca-Cola en ese año de 1942, tenía muy poco tiempo de venderse en Guadalajara, pero era ya, el producto de más venta en esa ciudad. Llegó el año de 1943 y con él por ferrocarril, se recibió de Guadalajara el primer envío de Coca-Cola: 10 cajas, que hace medio siglo eran de 50 botellas chicas cada una. Al día siguiente, Manuel Huerta, primer vendedor de Coca-Cola en Colima, realiza con gran alegría su primera venta: tres botellas chicas de la pausa que refresca. En abril de 1955, de la sociedad formada por las familias García Castellanos, Castellanos Ochoa y Brun en Colima nació esta planta embotelladora, contando con el apoyo del entonces Gobernador del Estado, General Jesús González Lugo, quien apretó el botón que oficialmente dio inicio a las operaciones de una línea de embotellado que produjo 30 botellas por minuto. La historia no termina, y aquellas 3 botellas que hace 50 años se vendieron se han convertido con el esfuerzo de día tras día, de mes tras mes, de año tras año se han convertido en 10 millones anuales de cajas unidad que llegan a los consumidores. Actualmente la participación de refrescos supera el 77 % se cuenta con una nueva línea de embotellado para embotellar envase plástico retornable y no retornable, misma que se utiliza para envasar el agua Ciel. 17 ORÍGENES COCA-COLA. 1886-1906. En 1886 el Dr. John S. Pémberton inventó el jarabe por excelencia llamado Vino Coca Pémberton, en la ciudad de Atlanta, Georgia, Estados Unidos, que es conocido como Coca Cola. JOHN S. PÉMBERTON En 1891 El Sr. Asa Candler compró por 2,300 dólares las acciones del prometedor refresco e impulso publicitariamente la marca, convertida en Corporativa con el nombre de The Coca-Cola Company con sede en Georgia, E.U.A. en 1892. ASA CANDLER GRIGGS 18 1893 La bebida se registra en la oficina de patentes E.U.A. con el nombre de Coca-Cola, y se embotelló por primera vez a cargo de Sr. Joseph A. Biedenharn en Vicksburg, Mississippi; se distribuyó en todo el territorio de E.U.A en 1895. En 1899 Benjamín S. Thomas y Joseph B. Whitehead de Chattanooga obtuvieron de la Sr. Asa Candler sin nada a cambio los derechos a perpetuidad del embotellado del producto en casi todo E.U.A. Y en 1906 se realizaron los primero envíos de Coca-Cola a Cuba, Jamaica y Canadá. En 1926 Coca-Cola llega a México primeramente a Monterrey y Tampico con una producción de 100 cajas semanales. 19 COCA-COLA EN COLIMA. 1942-1999. La Embotelladora de refrescos “La Favorita” de la ciudad de Guadalajara, propiedad de la familia García Castellanos, nombra distribuidora exclusiva de sus productos en Colima a La Marina Mercante, entonces E. Brun y compañía. En 1942 la familia Brun inicia la distribución de Coca-Cola de 6.5 Oz que se embarcaba de la planta “la Favorita” en Guadalajara, Jalisco por ferrocarril, y en 1943 inicia la operación de distribución y venta en la región de Colima, y se inaugura en México la primera planta de concentrado. En 1954 inicia la construcción de Embotelladora de Colima con la sociedad formada por la familia Castellanos de Guadalajara y Brun en Colima. En abril de 1955 se inaugura la planta embotelladora de Colima con 37 empleados y una línea de producción de 36 botellas por minuto. 20 Para 1957 se compró maquinaria más moderna que permitió embotellar 180 botellas por minuto en tamaños de 12 Oz. Con lo cual se cumple la primera línea de 30 botellas por minuto. En 1963 se instala otra línea de producción con capacidad para 260 botellas por minuto y en 1980, a 25 años de inaugurar la planta se instala la tercera línea de producción, con capacidad para embotellar 680 botellas por minuto. En 1991 se llevo a cabo la inauguración y se hizo uso por primera vez en toda la república de un equipo y proceso para clarificar azúcar estándar diseñada por Coca-Cola de México. En 1992 se inicia la construcción de Embotelladora de Tecomán, con lo cual se separa la administración de las dos plantas. En 1998 y 1999 se instala una nueva línea de producción para embotellar envase de plástico no retornable de 600 mililitros, litro y medio y dos litros, y se instala una nueva línea de producción para envasar agua purificada “Ciel” en garrafón de 20 litros. 21 OBJETIVO GENERAL Proporcionar los Procedimientos Necesarios a las Áreas de Reclutamiento, Capacitación y Coordinación de Gestión de Calidad, con la finalidad de que el personal cuente con un instrumento el cual mejore, optimice y reoriente la ejecución de su trabajo para la mejora continua. 22 OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos específicos son los resultados y beneficios cuantificables esperados cuando se lleva a cabo una estrategia, por lo cual se consideraron los siguientes objetivos. Definir las funciones que le corresponden a cada puesto. Lograr una actualización de los procesos de acuerdo a los objetivos de los departamentos de reclutamiento y capacitación. Evitar la duplicidad de funciones y detectar omisiones. Lograr la validación de los procesos en los departamentos para así evitar las evidencias en las auditorias de calidad. Actualizar cada unos de los documentos en papel que se encuentran en las carpetas distribuidas en las áreas de la organización. Actualizar al propietario o dueño de la carpeta (custodia de carpetas) de las áreas de la organización. 23 MISIÓN “Brindar momentos de satisfacción al hidratar y refrescar a nuestros consumidores con bebidas de la compañía Coca Cola” 24 VISION “Ser el mejor embotellador reconocido por su excelencia operativa, valores de su gente y compromiso con la comunidad” 25 PRINCIPIOS Y VALORES ORGANIZACIONALES Los principios y valores que aquí se mencionan y que fomenta la empresa para normar nuestro actuar dentro de las compañías son los siguientes: Integridad y Espíritu de Servicio. Trabajo en Equipo. Responsabilidad. Moralidad. Lealtad. Calidad. 26 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Gerencia de DO (Desarrollo Organizacional) Jefe de personal y Desarrollo Coordinador de Reclutamiento y Selección Jefe de Desarrollo y Capacitación Coordinador del Sistema de Gestión Coordinador de Reclutamiento y selección Kiosco Jefe de Ecosictem y Seg. Y Prev. De Perd. Auxiliar de seguridad. Medico de planta Auxiliar de Reclutamiento y selección 27 JUSTIFICACIÓN El proyecto fue realizado de acuerdo a las necesidades de la Corporativa de Servicios Profesionales S.A de C.V, debido a que no se contaba con una revisión y/o actualización en los procesos: Procedimiento de reclutamiento de empleados eventuales y permanentes Procedimiento de selección de empleados eventuales y permanentes Procedimiento de contratación de empleados eventuales y permanentes Detección de necesidades de capacitación Procedimiento de logística de curso Procedimiento de inducción a la empresa Procedimiento de inducción al puesto Procedimiento para identificar habilidades y niveles de competencia por puesto Procedimiento para evaluar habilidades y conocimientos adquiridos Difusión de responsabilidades Procedimiento de certificación de analistas Promoción interna Procedimiento de prácticas profesionales. Procedimiento de reclutamiento de empleados eventuales y permanentes Kiosko zona Vallarta Procedimiento de comisionistas Kiosko 28 Dichos procesos los llevan a cabo los departamentos de Reclutamiento y Capacitación así como la administración de los mismos. Los procedimientos de la organización son un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal, y actividades que se deben realizar en cada área, indicando el responsable de cada actividad, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación y manejo, la buena comunicación funcional entre puestos y estructura. Por otra parte el departamento de reclutamiento lleva acabo el reclutamiento de comisionistas Kioskos zona Vallarta de forma empírica, para el cual se hace la propuesta de un proceso nuevo para el reclutamiento de dicha zona. Dichos procesos precisaran las funciones de cada una de las áreas de la organización y de esta forma evitar la duplicidad de funciones y/o actividades innecesarias que se presentaban en las áreas. Es por ello, la importancia de llevar a cabo una revisión y actualización de los mismos para tener un mejor control, optimización, mejora de los procesos, ya que si no se realiza podría tener varias consecuencias para ambos departamentos como: algunos procesos se pueden caracterizar por no estar bien definidos, no se encuentran bien integrados y provocara que los miembros involucrados en los procesos no conozcan bien cuáles son sus funciones, el proceso no puede ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización, el no ver o tener una idea clara del responsable da cada actividad involucrada en cada proceso, no tener bien definidas las entradas, salidas, y algunos factores que merecen ser tomados en cuenta y necesitan redefinirse, como factores que involucra desde los conocimientos gerenciales modernos, personal capacitado, tecnología adecuada, sistemas administrativos bien definidos, procesos de producción que garanticen productividad, costos, calidad entre otros. Finalmente, es importante resaltar en los procesos la relevancia de tomar en cuenta todos los puntos antes mencionados ya que son necesarios para poder mejorar. Por lo tanto ayudará a la empresa a: Poder interpretar lo que está ocurriendo , tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos , definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias , planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades. 29 También se trabajo en un proyecto del área de gestión de calidad el cual fue realizado de acuerdo a las necesidades de la Corporativa de Servicios Profesionales S.A de C.V, debido a que no se contaba con una revisión y/o actualización documental de las siguientes carpetas: Carpeta de manuales de control de documentos Carpeta de manuales del área de producción Carpeta de refrigeración foutain y vending Carpeta de manuales del área clarificación Carpeta de manuales de control de calidad (carbonatados) Carpeta de manuales del jefe de reclutamiento y selección de personal Carpeta de manuales para calibración Carpeta de la gerencia de sistemas Documentos IEA Carpeta del centro de información al consumidor Carpeta de producción Documentos correspondientes al área médica, Manual de uso marca neste Carpeta de manuales del gte. de ventas bodega colima Carpeta de manifiestos SEMARNAT 2008 Carpeta de manifiestos SEMARNAT 2006 Carpeta de manifiestos SEMARNAT 2004-2005 Carpeta de manifiestos Cd Guzmán 30 Carpeta de documentos correspondientes a normatividad SEMARNAT Manual de uso marca ciel Carpeta de documentos correspondientes a la SEDUR Carpeta de manuales de tráfico y taller Carpetas de documentos correspondientes contestación normatividad SEDUR Carpeta de manuales del CIAC Carpeta de manuales del área de abastecimiento Carpeta de documentos correspondientes a la STPS Carpeta de manuales del encargado de presupuesto e imagen Carpeta de manuales del área de materias primas Manual de uso marca fanta naranja Manual de uso marca coca-cola light Carpeta doctos. corresp. contestación normatividad STPS nom-001, 002, 004,010 y 011 Carpeta doctos. corresp. contestación normatividad STPS nom-005 y 006 Carpeta doctos. corresp. contestación normatividad STPS nom-025, 026, 027,028 y 029, Procedimientos del área de ventas Manual de uso marca senzao guaraná Manual de uso marca mickey aventuras Manual de uso marca fresca toronja Carpeta doctos. corresp. contestación normatividad de la SCT 31 Carpeta comisiones de seguridad e higiene Doc. del área de refrigeración y fountain y vending Documentos del área de clarificación Manual de uso marca agua ciel Certificados de calibraciones Carpeta de documentos correspondientes a la STPS Carpeta de documentos correspondientes a SEMARNAT Certificados de calidad de materias primas Carpeta de documentos correspondientes a la SCT Documentos relacionados con recepcionista ventas Documentos relacionados con recepcionista oficinas Carpeta de documentos correspondientes a la SSA Carpeta de normas para calibración Documentos relacionados con vigilancia ECSA Documentos relacionados con vigilancia guzmán Manual de uso de marca manzana lift Carpeta de doctos. Corresp.. a la secretaria de energía Manual de uso marca Coca-Cola Manual de antecedentes y comentarios agua y aguas residuales Carpeta de abastecimientos y costos 32 Carpeta de servicios generales Programa integral de eliminación de plagas (bitácora de servicio) Programa integral de eliminación de plagas (bitácora de servicio ECSA) Programa integral de eliminación de plagas (bitácora de servicio pihuamo) Documentos correspondientes a materias primas Carpeta catálogo de cursos de capacitación Carpeta de aseguramiento de calidad Carpeta del área de sistemas Registró de verificaciones internas Doctos correspondientes de almacén Carpeta de manejos de incidentes y resolución de crisis Manuales Carpeta papel jefe aseguramiento calidad Carpeta de manuales de clarificado sección A y B Material de referencia del consumidor y cliente Carpeta del encargado de reciclado y limpieza Autorización de proveedores de empaque Planos Documentos restringidos Circulares y memos de Coca-Cola de México 33 Estas carpetas se encuentran ubicadas en la coordinación de gestión de calidad la cual tiene como función dirigir, coordinar y controlar los documentos electrónicos y en papel que se encuentran en el sistema SICCOD (sistema de control de documentos), esta coordinación es responsable de la actualización de los documentos en papel, revisión de formatos y actualización de los mismos. Todos los documentos ya sean en papel o en electrónico tienen un periodo de vencimiento, algunos son de un año otros de dos años, sin embargo, es necesario que mínimo cada año los responsables o dueños de las carpetas y procesos den a conocer al encargado de la gestión de calidad si algunos procesos resultaron con modificaciones o bien si ya no son de utilidad. Anualmente se realizan auditorías internas y al encontrarse anomalías como falta de organización, control y actualización de las carpetas podrían repercutir de manera directa al coordinador de gestión de calidad desde llamadas de atención hasta el mismo despido de la empresa. Porque al no encontrarse actualizados y/o revisados pueden provocar obstaculizaciones en el seguimiento de los procesos y/o actividades, pueden existir versiones más recientes de programas y por no reportar o actualizar se sigue trabajando con los mismos programas y procesos ya obsoletos (dados de baja o innecesarios) y se vería reflejado en costos para la empresa, causando posibles accidentes de trabajo, perdida de información, paro en las líneas de producción, descontrol en el área de clarificación, entre otras, y por otra parte puede causar bajas de personal, llamadas de atención y despidos. Por eso es importante que cualquier modificación que se realice en los documentos lo dé a conocer al coordinador de gestión de calidad. 34 UBICACIÓN DEL ÁREA EN QUE SE PARTICIPÓ GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL COORDINADOR DE GETION DE CALIDAD JEFATURA DE DESARROLLO Y CAPACITACION JEFATURA DE SEGURIDAD E HIGIENE JEFATURA PERSONAL Y DESARROLLO Parte del proyecto de residencia se realizó en la coordinación de gestión de calidad , la cual tiene como función dirigir y coordinar y controlar los documentos electrónicos y en papel que se encuentran en el sistema SICCOD (sistema de control de documentos), dicha coordinación, es responsable de la actualización de los documentos en papel, revisión de formatos y actualización de los mismos, así como de brindar la asesoría necesaria para que los dueños de los procesos, realicen las actualizaciones de los documentos electrónicos en el sistema, a su vez conjunto con los directivos y/o gerentes de la coordinación de gestión de calidad autoriza dichas actualizaciones en área , para posteriormente una vez autorizada las actualizaciones de dichos documentos se den de alta en el sistema SICCOD los documentos electrónicos y los documentos en papel deben de ser impresos y actualizadas las carpetas que los contengan. 35 . JEFATURA DE DESARROLLO Y CAPACITACION COORDINADOR DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION COORDINADOR DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION COORDINADOR DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION Otra parte del proyecto se llevó a cabo en la jefatura de desarrollo y capacitación que se encarga de reclutar al personal idóneo para cubrir el perfil del puesto en caso del surgimiento de una vacante, una vez cubierta la vacante se contrata y se imparte una inducción a la empresa, para posteriormente darle un seguimiento, también elabora el programa de capacitación anual y/o cursos no programados. El seguimiento que realiza La jefatura de desarrollo y capacitación es detectar necesidades de capacitación mediante diagnósticos, errores observados en las tareas de las personas y/o grupos durante el desempeño de las mismas, entre otros. 36 HALLAZGOS A RESOLVER La embotelladora de COLIMA cuenta con un sistema de calidad documental (SICCOD) el cual coordina y controla todos estos documentos. Las carpetas de cada una de las áreas de CORSA se encuentren en sus debidas áreas, en buen estado, y que los documentos que contienen dichas carpetas se encuentren actualizados con la última versión que se encuentra en el sistema SICCOD. Verificar que los recibos de custodia de las carpetas se encuentren con el nombre y puesto de la persona responsable de la carpeta y si no es así actualizar dicho reporte tanto en papel como en el sistema SICCOD. Indagar los documentos que el sistema SICCOD a dado de baja, si pasado el periodo de dos años y aun no han recibido una actualización se encuentran registrados como obsoletos en el mismo sistema. Verificar si aun son usados por los dueños o responsables de los mismos para así actualizar en el sistema SICCOD y se encuentren vigente aun para su uso. La Embotelladora de COLIMA cuenta con procesos establecidos de las áreas de Reclutamiento y Capacitación, los cuales aun no han sido actualizados, así como no se han elaborado procesos ni diagramas de los mismos de nuevas necesidades que surgen en ellas. Verificar que los procesos del área de reclutamiento se lleven de manera adecuada y se cumplan cada uno de las actividades de dicho proceso, en dado caso que se requiera omitir actividades del mismo, para eliminar duplicidad de actividades o bien agregar actividades que se han estado omitiendo por el responsable del proceso. 37 Verificar que los procesos del área de Capacitación se lleven de manera adecuada y se cumplan cada uno de las actividades de dicho proceso, en dado caso que se requiera omitir actividades del mismo, para eliminar duplicidad de actividades o bien agregar actividades que se han estado omitiendo por el responsable del proceso. Creación de nuevos proceso de acuerdo a las necesidades de las áreas de Reclutamiento y Capacitación. 38 ALCANCE Los alcances al elaborar este proyecto de residencia en Corporativa de Servicios Profesionales S.A de C.V abarcan tanto a las áreas en las que se participo, como a cada departamento o áreas específicas donde se encontraba cada carpeta en papel de CORSA. El diseñar y proponer actualizaciones abarca las áreas de Reclutamiento, Capacitación y Coordinación de gestión de calidad, con la finalidad de que dichas actualizaciones sean implementadas, para la mejora continua y el mejor desempeño de las funciones de las áreas. El actualizar las carpetas que se encuentran en papel, es aplicable a todas las áreas de CORSA, ya que tiene la finalidad de actualizar los documentos correspondiste de cada carpeta, así como los recibos de custodias de las mismas, esto con el fin de tener actualizadas cada uno de las instrucciones maestras de mezclado, manuales, procedimientos, normas, formatos entre otros. para la operación adecuada y buen manejo de los mismos en CORSA. 39 LIMITACIONES Las limitaciones que se nos presentaron y se detectaron durante la realización del proyecto de residencia tanto en los departamentos de reclutamiento, capacitación y en la coordinación de gestión de calidad en CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A de C.V fueron: No ubicación física de las carpetas en el lugar correspondiente. No ubicación del dueño y/o encargado de carpeta. Falta de la disponibilidad del equipo de computo para el desarrollo de los procesos. Impedimento para la extracción de información fuera de CORSA para el desarrollo del proyecto fuera de las horas de residencia. 40 PROCEDIMIENTOS ACTUALES 41 PROCEDIMIENTOS ACTUALES ÁREA DE RECLUTAMIENTO 42 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE EMPLEADOS EVENTUALES Y PERMANENTES 43 1. PROPÓSITO: Asegurar al mayor número posible de candidatos para poder elegir eficazmente el personal más adecuado para la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las áreas de la empresa. 3. DEFINICIONES: Reclutar- Es el proceso que permite identificar e interesar al mayor número posible de candidatos para que ocupen una vacante. Requisición de personal- Documento en el cual se especifica las necesidades de personal que un departamento o área tiene con relación a una vacante. Bolsa de trabajo interna- Cantidad de solicitudes de empleo de personas externas interesadas en ingresar a la empresa que posee el área de Reclutamiento y Selección. Promociones.- Buscar del personal vigente el que cubra los requisitos del puesto y que signifique una mejora o ascenso y de común acuerdo con el jefe anterior y el nuevo jefe. Bolsa de trabajo externa- Son los canales externos que se tienen para abastecer de candidatos a la empresa (Agencias de colocación gubernamentales y privadas, escuelas de nivel medio y superior, empresas con las que se tiene intercambio de vacantes) 44 4. PROCEDIMIENTO: No. 1 Actividad Recibir requisición personal. Descripción de El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal recibe del Jefe de Personal y Desarrollo la(s) Requisición(es) de personal (FM-IP-010) debidamente firmada(s) por el Jefe del área y por Recursos Humanos y así dar respuesta a las necesidades ahí establecidas. ¿La requisición de personal Si Recabar firma de autorización señala que la vacante a No Identificar el perfil de la vacante ocupar ese puesto nuevo? 2 Recabar firma de autorización El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal recaba firma de autorización del Director General, Operativo o Administrativo siempre y cuando la vacante a ocupar sea puesto nuevo. 3 Identificar perfil de la vacante El Jefe de Reclutamiento y Selección de a ocupar Personal identifica el perfil de la vacante a ocupar tomando en cuenta la: Descripción de Puestos (FM-CA-012) las cuales se encuentran ubicadas en la carpeta: Descripción de Puestos en una sección del servidor denominado (X) 4 Buscar y analizar en bolsa de El Jefe de Reclutamiento y Selección de trabajo interna Personal busca y analiza las Solicitudes de empleo (FM-IP-011) de la bolsa de trabajo interna para ver si existe la posibilidad de cubrir la vacante. ¿Existen candidatos en bolsa Sí, Iniciar procedimiento de selección. de trabajo interna? No, Buscar en bolsa de trabajo externa. 5 Buscar en bolsa de trabajo El Jefe de Reclutamiento y Selección de externa Personal recurre a la bolsa de trabajo externa para buscar al candidato que cubra la vacante. 45 ¿Existen candidatos en bolsa Sí, Iniciar procedimiento de selección de trabajo externa? No, Recurrir a los medios de comunicación de la localidad. 6 Recurrir a los medios de comunicación de la localidad El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal recurre a los medios de comunicación de la localidad (zona norte y zona sur) (radio, televisión y prensa) para que difunda la vacante. Sí, Iniciar procedimiento de selección ¿Existen candidatos gracias a No, Buscar y analizar en bolsa de trabajo los medios de comunicación interna de la localidad? El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal aplica el Procedimiento de Iniciar procedimiento de selección de empleados eventuales y selección permanentes (PEO-IP-002) para elegir al candidato idóneo para la vacante disponible. 7 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL - Recibe requisiciones de personal del Jefe de Personal y Desarrollo Recaba firma de autorización Identifica el perfil de la vacante con base a las descripciones de puestos. Busca y analiza candidatos en las solicitudes de empleo de la bolsa de trabajo interna. Busca candidatos en personal vigente. Busca candidatos en bolsas de trabajo externas. Busca candidatos en medios de comunicación de la localidad Inicia el procedimiento de selección. 46 JEFE DE PERSONAL y DESARROLLO - Entrega las requisiciones de personal al Jefe de Reclutamiento y Selección para que prosiga con el trámite correspondiente. DIRECTOR GENERAL, ADMINISTRATIVO U OPERATIVO - Autoriza la requisición de personal en puestos de nueva creación. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP-010 Nombre del formato Requisición de personal Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación 2 años Depto. de reclutamiento Después de transcurrido el tiempo de retención, los registros serán destruidos manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 47 5.8 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Requisición de personal FM-IP-010 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Solicitud de empleo Seguridad FM-IP-011 BO-RQ-940 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Programa de incorporación de personal (Prácticas y medición) Procedimiento de selección de empleados eventuales y Permanentes Descripción de puesto MN-EEX-100 PEO-IP-002 FM-CA-012 48 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES ENTRADAS DEPTO. ADMINISTRATIVO DE PERSONAL REQUISICIONES DE PERSONAL RECIBIR PROCESO REQUISICION 1 LA REQ. DE PERSONAL SEÑALA QUE LA VACANTE A OCUPAR ES PTO. NVO.? SI RECABAR FIRMA DE AUTORIZACIÓN 2 NO IDENTIFICAR PERFIL DE LA VACANTE A OCUPAR 3 2 BUSCAR Y ANALIZAR EN BOLSA INTERNA 4 ¿EXISTEN CANDIDATOS EN BOLSA INTERNA? SI 1 NO A 49 A BUSCAR EN BOLSA DE TRABAJO EXTERNA 5 ¿EXISTEN CANDIDATOS EN BOLSA EXTERNA? SI 1 RECURRIR A MEDIOS DE COMUNICACION 6 ¿EXISTEN CANDIDATOS EN MEDIOS DE COMUNICACION? NO 2 SI 1 INICIAR PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 7 SALIDAS CANDIDATOS CLIENTES DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 50 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS EVENTUALES Y PERMANENTES 51 1. PROPÓSITO: Asegurar la elección del mejor candidato para el puesto vacante en ECSA y de esta manera contribuir al cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los requisitos del sistema de calidad de la organización. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a Directores, Gerentes, Jefes de departamento y Promotores de ventas. 3. DEFINICIONES: Seleccionar- Es el proceso mediante el cual se evalúan capacidades, experiencia y habilidades de un candidato con relación a un puesto vacante, para elegir al más apto. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad Descripción 1 Analizar solicitudes El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal analiza las solicitudes de empleo recibidas y selecciona las que se apeguen al perfil de la vacante por cubrir, que se encuentra en Descripción de puestos (FMCA-012) y a la Política para la contratación de empleados eventuales y permanentes (POL-IP-001) así como al Manual de Políticas de Responsabilidad Social (MN-IP-001). 2 Entrevistar candidatos, dar a El Jefe de Reclutamiento y Selección de conocer sueldo y Personal entrevista a los candidatos que se especificaciones del puesto apeguen al perfil deseado, tomando como guía la Solicitud de empleo (FM-IP-011) y las necesidades de la vacante, asimismo comunica al candidato el sueldo y especificaciones del puesto. 52 ¿Al candidato le interesa el Si, Proponer candidato puesto? No, Analizar solicitudes 3 Proponer candidatos 4 Consultar solicitante. con el El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal propone los candidatos al área solicitante y le envía la Solicitud de empleo (FM-IP-011) para que los entreviste y evalúe. área El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal consulta con el área solicitante la opinión y el resultado de la entrevista que tuvo con los candidatos. ¿Algún candidato cumplió con Sí, Aceptar candidato las expectativas del área No, Analizar solicitudes solicitante? 5 Aceptar candidato. 6 Verificar laborales personales El área solicitante acepta al candidato firmando la Solicitud de empleo (FM-IP-011) y la regresa firmada de aceptada al departamento de Reclutamiento y Selección a más tardar los días jueves para continuar el proceso. antecedentes El Jefe de Reclutamiento y Selección de y referencias Personal verifica los antecedentes laborales del candidato del empleo anterior, de acuerdo al formato Resultados de verificación de referencias laborales (FM-IP-004) y las referencias personales en el formato Resultados de verificación de referencias personales (FM-IP-013) ¿Sus antecedentes laborales Sí, Aplicar software Inventario de las 22 son satisfactorios? Habilidades Laborales y Examen de manejo de vehículos, si procede. No, Analizar solicitudes 53 7 Aplicar Software de las 22 El Jefe de Reclutamiento y Selección de habilidades laborales y Personal aplica Inventario de las 22 examen de manejo si procede Habilidades Laborales (ME-EEX-029) correspondiente al candidato, y solicita al área de tráfico y taller el Examen de manejo para vehículos (FM-TT-001) si el puesto a cubrir requiere manejar vehículos de la empresa. 8 Realizar socioeconómico estudio El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal realiza al candidato el Estudio socioeconómico (FM-IP-005), excepto en el caso de que el candidato a contratar sea recomendado o familiar de un empleado que tenga más de tres años de antigüedad en ECSA. ¿El candidato cumplió requisitos anteriores? los 9 El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal solicita al médico de planta realizar el examen correspondiente, en caso de que este no pueda atender ingresos por demasiada carga de trabajo se buscará la opinión de un médico externo; esto con la finalidad de asegurarse que la condición médica del candidato es apropiada para el trabajo a desempeñar, según Procedimiento de examen médico a personal de nuevo ingreso (PEO-AM-003) y utiliza para ello el formato Examen médico de admisión (FM-IP001). Realizar examen médico ¿El candidato aprobó examen médico? Sí, Realizar examen médico No, Analizar solicitudes. el 10 Solicitar requisitos de ingreso Sí, Solicita requisitos de ingreso al candidato. No, Analizar solicitudes. El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal solicita al candidato para ocupar la vacante los documentos que se asientan en la especificación Requisitos de Ingreso (ESPIP-001). 54 11 Verificar requisitos El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal verifica el cumplimiento de los requisitos. ¿El candidato cumplió con los Sí, Aplicar procedimiento de contratación. requisitos de ingreso? No, Analizar solicitudes. 12 Aplicar procedimiento contratación de El Jefe de procedimiento 003). Reclutamiento aplica el de contratación (PEO-IP- 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES La retroalimentación con los clientes internos se da de manera personal, al intercambiar opiniones e ideas con respecto a los candidatos entrevistados. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL - - Analiza solicitudes. Entrevista candidatos, da a conocer sueldo y especificaciones del puesto. Propone candidatos al área solicitante Consulta con el área solicitante la opinión sobre los candidatos entrevistados Verifica antecedentes laborales y Referencias personales del candidato seleccionado Aplica Inventario de las 22 Habilidades Laborales al candidato seleccionado Solicita al área de tráfico y taller aplicarle el Examen de manejo de vehículos, si el puesto a cubrir requiere manejar vehículos de la empresa. Realiza estudio socioeconómico al candidato seleccionado Solicita al médico de planta y/o al que corresponda realizar examen médico al candidato seleccionado Solicita requisitos de ingreso al candidato seleccionado Verifica requisitos de contratación. Contrata al candidato seleccionado 55 DIRECTORES, GERENTES, JEFES DE DEPARTAMENTO Y PROMOTORES DE VENTAS - Entrevista y evalúa candidatos. Selecciona y decide el candidato a contratar. Firma la solicitud de aceptación y la regresa a reclutamiento. MÉDICO DE PLANTA, MEDICO EXTERNO - Realiza examen médico de admisión y emite su visto bueno sobre la salud del candidato. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP-004 FM-IP-005 FM-IP-001 FM-IP-013 Nombre del formato Resultados de verificación de referencias laborales Tiempo de retención del Registro Mientras el trabajador esté activo Indefinido Lugar de conservación Depto. de nóminas Archivo muerto Estudio socioeconómico (al darse de baja) Indefinido Mientras el trabajador esté activo Examen médico de admisión Resultados de verificación de Indefinido (al darse de baja) Indefinido Mientras el trabajador esté activo Indefinido (al darse de baja) Indefinido Mientras el trabajador este activo Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas 56 referencias personales Indefinido (al darse de baja) indefinido FM-TT-001 Examen de manejo para vehículos Archivo muerto Mientras el trabajador Depto. de nóminas este activo indefinido (al darse de baja) indefinido Archivo muerto Después de transcurrido el tiempo de retención de los registros se destruyen manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Resultados de verificación de referencias laborales Resultados de verificación de referencias personales FM-IP-004 FM-IP-013 Estudio socioeconómico FM-IP-005 Examen médico de admisión Examen de manejo para vehículos FM-IP-001 FM-TT-001 57 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Seguridad Procedimiento de examen médico a personal de Nuevo ingreso Procedimiento de contratación Programa de incorporación de personal (Prácticas y medición) Instructivo para elaborar procedimientos y programas Requisitos de ingreso Inventario de las 22 Habilidades Laborales Solicitud de empleo Política para la contratación de empleados eventuales y BO-RQ-940 PEO-AM-003 PEO-IP-003 MN-EEX-100 IEA-CD-001 ESP-IP-001 ME-EEX-029 FM-IP-011 Permanentes POL-IP-001 Manual de Políticas de Responsabilidad Social MN-IP-001 Descripción de puestos FM-CA-012 58 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES ENTRADAS DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL CANDIDATOS 1 PROCESO ANALIZAR SOLICITUDES 1 ENTREVISTAR CANDIDATOS, DAR A CONOCER SUELDO Y PUESTO 2 ¿AL CANDIDATO LE INTERESO EL PUESTO? NO 1 SI PROPONER CANDIDATOS 3 CONSULTAR CON EL AREA SOLICITANTE 4 A 59 A ¿ALGÚN CANDIDATO CUMPLIO CON LAS EXPECTATIVAS? NO 1 SI ACEPTAR CANDIDATO 5 VERIFICAR ANTECEDENTES LABORALES Y REF. PERS. 6 ¿LOS ANTECEDENTES LABORALES SON SATISFACTORIOS? NO 1 SI APLICAR INVENTARIO DE LAS 22 HABILIDADES LABORALES Y EXAM DE MANEJO 7 REALIZAR ESTUDIO SOCIOECONOMICO 7 8 ¿EL CANDIDATO CUMPLIO LOS REQUISITOS ANTERIORES? NO 1 SI B 60 B REALIZAR EXAMEN MEDICO 9 ¿EL CANDIDATO APROBO EL EXAMEN MEDICO? NO 1 SI SOLICITAR REQUISITOS DE INGRESO 10 VERIFICAR REQUISITOS 11 ¿EL CANDIDATO CUMPLIO CON LOS REQUISITOS DE INGRESO? NO 1 SI APLICAR PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 12 SALIDAS CANDIDATO A CONTRATAR CLIENTES AREAS SOLICITANTES 61 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS EVENTUALES Y PERMANENTES 62 1. PROPÓSITO: Asegurar que el personal contratado contribuya al cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los requisitos del sistema de calidad de la organización. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal, Gerente de Recursos Humanos y Encargado de Nóminas. DEFINICIONES: Contratar- Es el proceso que se sigue para establecer una relación laboral formal entre el candidato y la empresa. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad Descripción 1 Comunicar aprobación El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal comunica al candidato que aprobó el proceso de selección y solicita se presente en la empresa para que se le especifiquen condiciones laborales. 2 Asignar sueldo El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal asigna el sueldo de acuerdo al puesto y al nivel que éste se encuentra, dentro del tabulador de sueldos vigente, y en el caso de que el sueldo haya sido negociado se consultará con el área solicitante para conocer lo pactado, corroborándolo con el Gerente de Recursos Humanos. 3 Elaborar contrato El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal elabora el Contrato Individual de Trabajo (FM-IP007) tomando en cuenta la Descripción de Puestos (FM-CA-012) las cuales se encuentran ubicadas en la carpeta Descripción de Puestos en una sección del servidor denominada (X) 63 4 Informar al personal de El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal nuevo ingreso sobre la informa al personal de nuevo ingreso que estará supervisión laboral sujeto a supervisión durante el período que menciona el Contrato Individual de Trabajo (FMIP-007) aplicando al término del mismo una evaluación del trabajador durante el período de prueba, además se le hace saber que si el resultado de la misma amerita que la condición laboral pase a ser de tiempo indeterminado, se llevará a cabo anualmente una evaluación del desempeño, ambas evaluaciones serán aplicadas por el jefe inmediato. 5 Recabar firmas del personal El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal de nuevo ingreso recaba firmas y llenado de los documentos necesarios e incuestionables para la contratación como: Contrato Individual de Trabajo (FM-IP-007) Constancia de retención con otros patrones (ISR) (FM-IP-008) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP001) - sólo personal de confianza - Solicitud de ingreso a caja de ahorro (FM-IP009) (solo personal permanente) - Solicitud contrato de depósito bancario de dinero pagomático (RSC-IP-002) Solicita tallas de ropa y El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal elabora salida de almacén solicita al candidato sus tallas de ropa y elabora la Salida del almacén electrónica (RSC-ALM-001) - 6 7 Llenar forma personal única de El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal llena la forma única de personal para dar de alta en nominas al personal de nuevo ingreso. 64 8 Integrar expediente El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal integran el expediente de personal con los siguientes documentos: - Los requisitos de ingreso establecidos en la especificación Requisitos de ingreso (ESP-IP-001) - Contrato Individual de trabajo(FM-IP-007) Constancia de retención con otros patrones (FM-IP-008) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP001) -sólo personal de confianza- Solicitud de empleo (FM-IP-011) - Referencias laborales (FM-IP-004) - Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029) - Examen de manejo de vehículos (FM-TT-001) - Estudio socioeconómico (FM-IP-005) - Examen médico (FM-IP-001) - Forma única de personal Llenar e integrar formato de El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal control de documentos para llenan el formato de control de documentos para expedientes expedientes (FM-IP-012), asimismo lo integra al expediente. - 9 10 Autorizar completo expediente El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal recaban la firma de autorización al Gerente de Recursos Humanos para el expediente del personal de nuevo ingreso en los siguientes documentos: - Forma única de personal - Contrato Individual de trabajo (FM-IP-007) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP001) 11 Entregar completo expediente El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal entregan al departamento de nóminas el expediente completo del personal de nuevo ingreso. 65 12 Informar sobre Inducción El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal General a la Empresa informa al personal de nuevo ingreso el día y hora en que se debe presentar a la inducción general a la empresa la cual se lleva a cabo con base al Procedimiento de Inducción a la empresa (PEOCA-007).así como darle a conocer los lineamientos establecidos en la Política para restringir y supervisar el acceso al personal eventual a areas sensibles (POL-IP-002) 13 Elaborar y entregar el gafete El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal de identificación elabora y entrega el gafete de identificación con los datos correspondientes. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL - Comunica al candidato que fue aprobado y le solicita que se presente a ECSA. Asigna el sueldo al candidato de acuerdo al tabulador vigente o a lo pactado. Elabora contrato tomando en cuenta la descripción de puesto correspondiente. Informa al personal de nuevo ingreso que estará sujeto a supervisión laboral. Recaba firmas del personal de nuevo ingreso de los documentos necesarios para integrar expediente. Solicita al candidato sus tallas de ropa y elabora salida de almacén. Llena la forma única de personal. Integra el expediente de personal. Llena el formato de control de documentos para expedientes asimismo lo integra al expediente de personal. Recaba la firma de autorización al Gerente de Recursos Humanos para el expediente del personal de nuevo ingreso. Entrega al departamento de nóminas el expediente completo del personal de nuevo ingreso. Informa al personal de nuevo ingreso el día, hora y fecha de la inducción general a la empresa. Elabora el gafete de identificación. 66 GERENTE DE RECURSOS HUMANOS - Firma documentos de contratación que integran el expediente de personal (forma única de personal, contrato individual de trabajo, consentimiento de seguro de vida) ENCARGADO DE NOMINAS - Recibe expediente de personal completo, debidamente integrado y autorizado por el Gerente de Recursos Humanos. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP-007 FM-IP-008 RSC-IP-001 RSC-IP-002 FM-IP-009 FM-IP-012 RSC-ALM-001 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Contrato Individual de Indefinido Depto. de Trabajo nóminas Constancia de retención Indefinido Depto. de con otros patrones (ISR) nóminas Consentimiento de seguro Indefinido Depto. de de vida nóminas Solicitud contrato de Indefinido Original depósito bancario de dinero Banamex y copia pagomático trabajador Solicitud de ingreso a caja Indefinido Área de caja de de ahorro ahorros Formato de control de Mientras el trabajador Nominas documentos para este activo expedientes Indefinido Al darse de baja Archivo muerto Indefinido Salida de almacén 5 años Área de electrónica Contabilidad 67 Los registros son conservados en el departamento de nóminas, caja de ahorros y contabilidad, mientras este activo el trabajador y cuando se de de baja en el archivo muerto en forma indefinida. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No Aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No Aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Contrato Individual de Trabajo FM-IP-007 Constancia de retención con otros patrones (ISR) FM-IP-008 Consentimiento de Seguro de Vida RSC-IP-001 Solicitud de ingreso a caja de ahorro FM-IP-009 Solicitud contrato de depósito bancario RSC-IP-002 De dinero pagomático Formato de control de documentos para expedientes FM-IP-012 Salida de almacén electrónica RSC-ALM-001 68 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Seguridad BO-RQ-940 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Procedimiento de Inducción a la empresa Requisitos de ingreso PEO-CA-007 ESP-IP-001 Inventario de las 22 Habilidades Laborales ME-EEX-029 Estudio socioeconómico FM-IP-005 Examen médico FM-IP-001 Solicitud de empleo FM-IP-011 Referencias laborales FM-IP-004 Referencias personales FM-IP-013 Descripción de puesto FM-CA-012 Examen de manejo de vehículos Política para restringir y supervisar el acceso a personal Eventual a areas sensibles FM-TT-001 POL-IP-002 69 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES ENTRADAS DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL CANDIDATO A CONTRATAR PROCESO COMUNICAR APROBACION 1 ASIGNAR SUELDO 2 ELABORAR CONTRATO 3 INFORMAR SOBRE LA SUPERVISIÓN LABORAL 4 RECABAR FIRMAS DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO 5 SOLICITA TALLAS DE ROPA Y ELABORA SALIDA DE ALMACEN 6 LLENAR FORMA UNICA 7 A B 70 A INTEGRAR EXPEDIENTE 8 LLENAR E INTEGRAR FORMATO CONTROL DE DOCTOS. 9 AUTORIZAR EXPEDIENTE COMPLETO 10 ENTREGAR EXPEDIENTE COMPLETO 11 INFORMAR SOBRE INDUCCION GRAL. A LA EMPRESA 12 ELABORAR Y ENTREGAR EL GAFETE DE IDENTIFICACIÓN 13 VACANTE CUBIERTA SALIDAS CLIENTES AREAS SOLICITANTES DE LA EMPRESA 71 PROCESOS DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 72 1. PROPÓSITO: Asegurar una mayor eficiencia y nivel de competencia de los empleados en cada uno de los procesos, a través de la metodología de la detección de necesidades de capacitación. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todo el personal de ECSA. 3. DEFINICIONES: Detección- Es el hallazgo de una oportunidad. Necesidad- Carecer de un conocimiento del que no se puede prescindir. Brecha- Diferencia entre el nivel requerido y el nivel actual.(NR/NA) Capacitación- Desarrollo de conocimientos y habilidades técnicas específicas de acuerdo al puesto y función de desempeño. y Histocap- Historial de Capacitación, software electrónico de capacitación. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad 1 Entregar formato Descripción El Jefe de Capacitación y Adiestramiento envía anualmente el formato Registro Individual de Evaluaciones (FM-CA-010) a los Directivos y Gerentes de área a través del software HISTOCAP (ME-CA-002), o bien, el formato de Solicitud de curso no programado (FM-CA005), cuando se trate de un puesto nuevo, cambio de responsabilidades, cambio en los equipos, tecnología, procedimiento, etc. 73 2 Revisar el nivel de El Directivo y/o Gerente de área revisa a través competencia por puesto y el del software HISTOCAP (ME-CA-002) el registro individual de Registro Individual de Evaluaciones (FMcapacitación. CA-010) para poder determinar y priorizar las necesidades de capacitación en base a la brecha. ¿Es necesario entrevistar al Sí. Realizar entrevista. trabajador? No. Identificar necesidades de capacitación. 3 Realizar entrevista. 4 Identificar y seleccionar necesidades de capacitación 5 Enviar información El Directivo, Gerente y/o Jefe de Departamento entrevista al trabajador para determinar conjuntamente con la información antes obtenida, las necesidades de capacitación requeridas por el puesto. El Directivo y/o Gerente de área identifica la capacitación requerida para elevar el nivel de competencia del puesto, basándose en la brecha contenida en el Registro Individual de Evaluaciones (FM-CA-010) dentro del Software HISTOCAP (ME-CA-002) . El Directivo y/o Gerente de área envía la información recabada al Jefe de Capacitación y Adiestramiento, quien se encarga de programar los cursos de capacitación. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS DIRECTIVO Y/O GERENTE DE AREA: - Revisa niveles de competencia y el registro individual de capacitación para poder determinar necesidades de capacitación. 74 - Entrevista al trabajador para detectar necesidades de capacitación Identifica necesidades de capacitación para cada puesto. Identifica y selecciona la capacitación requerida. Solicita capacitación ante la creación de un nuevo puesto, nuevas responsabilidades, cambio de equipo y/o procedimiento y llena el formato correspondiente. JEFE DE DEPARTAMENTO: - Entrevista al trabajador para detectar necesidades de capacitación JEFE DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO: - Entrega formato detección de necesidades de capacitación y solicitudes de cursos no programados a Directivos y Gerentes de área. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en detección de necesidades, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-005 FM-CA-010 Nombre del formato Solicitud de programado curso Registro individual evaluaciones Tiempo de retención del Registro no 1 año de Indefinido Lugar de conservación Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá 1 año después. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 75 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Solicitud de curso no programado FM-CA-005 Registro individual de evaluación FM-CA-010 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Programa de capacitación PG-CA-001 Procedimiento para la detección del nivel de competencia por puesto PEO-CA-004 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Administración de Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Software HISTOCAP ME-CA-002 Carpeta de catálogos de cursos de capacitación del centro de Desarrollo IEA-EEX-210 Programa para determinar y calcular brechas de capacitación PG-CA-002 76 6. DIAGRAMA DE FLUJO PROVEEDORES ENTRADA S PROCESO DIRECTIVOS Y GERENCIAS DE AREA NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO ENTREGAR FORMATO 1 REVISAR NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO Y EL REGISTRO INDIVIDUAL DE CAPACITACION 2 Si ¿ES NECESARIO ENTREVISTAR AL TRABAJADOR? REALIZAR ENTREVISTA 3 No IDENTIFICAR Y SELECCIONAR NECESIDADES DE CAPACITACION 4 LLENAR FORMATO 5 ENVIAR INFORMACION 6. SALIDA S PROGRAMA DE CAPACITACION CURSOS NO PROGRAMADOS CLIENTES JEFE DE CAPAC Y ADIESTRAM., PERSONAL DE ECSA 77 PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 78 1. PROPÓSITO: Evaluar el nivel de habilidades y conocimientos en las tres facetas (calidad, ambiental y seguridad), que adquiere el personal de ECSA mediante los programas de capacitación y adiestramiento, para lograr la mejora continua en el desempeño de su puesto de trabajo en los diferentes procesos de la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todo el personal de ECSA. 3. DEFINICIONES: ECSA.- Embotelladora de Colima, S.A. de C.V. Histocap.- Historial de Capacitación. Software de Capacitación. Brecha.- Es el nivel requerido por competencia o habilidad menos nivel actual de la competencia o habilidad, (Brecha= (NR-NA) Competencia- Conocimiento requerido para el buen desempeño de las funciones y actividades del puesto. 4. PROCEDIMIENTO: No. 1 Actividad Evaluar Habilidades Conocimientos. Descripción y El jefe de Capacitación y Adiestramiento, evalúa de acuerdo al software Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029). el nivel de habilidades adquiridas del trabajador y los cursos de conocimientos los captura en software Histocap (ME-CA-002), en base a la Tabla de Evaluación de Competencias, después de haber adquirido el curso de capacitación, registrando esta operación en el formato Registro de Evaluación de Competencias del Personal incluidos en dicho software. ¿Resultado de la evaluación Sí, Cerrar brecha. satisfactoria? No, Verificar resultado de la evaluación teórica. 79 2 Verificar resultado evaluación teórica. de la El Directivo, Gerente y/o Jefe de Departamento verifica en el formato Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-006) la calificación que obtuvo el trabajador en la evaluación teórica. ¿Calificación teórica menor al No, cerrar brecha. nivel requerido? Sí, Notificar al Jefe Adiestramiento. de Capacitación y 3 Notificar al Jefe de El Directivo y/o Gerente, notifica al Jefe de capacitación y adiestramiento. Capacitación y Adiestramiento de la situación del trabajador, con la finalidad de que se reprograme el curso. 4 Reprogramar curso. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento reprograma el curso de capacitación, y destruye la Constancia de habilidades laborales (RSC-CA-001) que éste había firmado. 5 Realizar curso. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento realiza el curso de capacitación conforme al Procedimiento de logística de cursos (PEOCA-009). 6 Reevaluar habilidad. El Director y/o Gerente reevalúa la habilidad del trabajador dos meses después de haber recibido el curso de capacitación. ¿Persiste la evaluación No, Cerrar brecha. reprobatoria menor al nivel requerido (teórica, práctica)? Sí, Reubicar de puesto. 7 Cerrar brecha El Jefe de Capacitación y Adiestramiento cierra la brecha de acuerdo al Programa para determinar las Brechas de Capacitacion PGCA-002 8 Evaluar al año. El Directivo y/o Gerente evalúa cada año al trabajador, con el fin de monitorear la habilidad de éste. 80 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS DIRECTIVOS Y/O GERENTES. - Verifica resultados de las evaluaciones teóricas si se requiere. Notifica al Jefe de Capacitación y Adiestramiento si la evaluación no fue satisfactoria. Reevalúa la habilidad del trabajador cuando así se requiera. Reubica de puesto al trabajador de acuerdo con su nivel de competencia. JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO. - Evalúa habilidades y conocimientos adquiridas por el trabajador Reprograma cursos de capacitación si se requiere. Realiza el curso de capacitación. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en el registro de formatos, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS No aplica 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 81 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS No aplica DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Procedimiento de logística de cursos. Información concentrada de evaluación de cursos PEO-CA-009 de capacitación. FM-CA-006 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Software de HISTOCAP Capacitación ME-CA-002 Software Inventario de las 22 Habilidades Laborales ME-EEX-029 Programa para determinar la brechas de capacitación PG-CA-002 82 6. DIAGRAMA DE FLUJO: DIRECTIVOS, Y GERENTES PROVEEDORES ENTRADA CURSO DE CAPACITACION PROCESO EVALUAR HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS 1 ¿RESULTADO DE LA EVALUACION SATISFACTORIA? NO VERIFICAR RESULTADO DE EVALUACION TEORICA 2 SI ¿CALIFICACION TEORICA MENOR AL NIVEL REQUERIDO? NO 1 SI NOTIFICAR AL JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO 3 A B 83 A B REPROGRAMAR CURSO 4 REALIZAR CURSO 5 REEVALUAR HABILIDAD 6 NO ¿PERSISTE LA EVALUACION REPROBATORIA MENOR AL NIVEL REQUERIDO, 1 (TEORICA, PRACTICA)? 1 SI CERRAR BRECHA REUBICAR DE PUESTO 7 EVALUAR AL AÑO 8 SALIDAS REGISTRO INDIVIDUAL DE EVALUACIONES FIN CLIENTES PERSONAL DE E.C.S.A 84 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR HABILIDADES Y NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO 85 1. PROPÓSITO: Identificar las habilidades y conocimientos en sus tres facetas (calidad, ambiental y seguridad) que debe tener cada puesto de trabajo, así como el nivel de competencia requerido en cada uno de los puestos de ECSA. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de trabajo de ECSA. 3. DEFINICIONES: Conocimiento - Noción, idea, información, entendimiento, inteligencia. Habilidad - Capacidad y disposición para una cosa. Acción que demuestra la destreza o la inteligencia. Competencia- Conocimiento requerido para el buen desempeño de las funciones y actividades del puesto. Histocap- Historial de Capacitación, software electrónico de capacitación. 86 4. PROCEDIMIENTO: No. 1 Actividad Identificar conocimientos habilidades por puesto. Descripción y El Directivo y/o Gerente de área, identifica los conocimientos en sus tres facetas (calidad, ambiental y seguridad), que se requieren en cada uno de los puestos basándose en la Descripción de puesto (FM-CA-012) y el Jefe de Capacitación y Adiestramiento identifica las habilidades, basándose en el Software Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029), todo esto capturándose dentro del software HISTOCAP (ME-CA-002), Pasos para dar de alta en el Histocap las Competencias y Habilidades por puesto 1. Accesar al menú archivo en la opción descripción de puestos 87 2 Determinar el nivel competencia por puesto. de El Directivo y/o Gerente de área determina el nivel de competencia de conocimientos por puesto, a través de la opción Descripción de puesto), y el Jefe de Capacitación y Adiestramiento las habilidades en base al Software Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029), dentro del software HISTOCAP (ME-CA-002). Nota: Para la asignación de niveles de competencias y habilidades, se basó en la Tabla A (Niveles de Competencias y Habilidades). Tabla A de Niveles de competencias y Habilidades Nivel Significado Óptimo 5 Máxima eficiencia. Alto 4 Satisfactoria. Medio 3 Suficiente Bajo 2 Con irregularidad y deficiencias. Pobre 1 No desempeña 88 3 Notificar la captura de niveles de competencia por puesto. El Directivo y/o Gerente de área notifica al Jefe de Capacitación y Adiestramiento que los niveles de competencia por puesto fueron capturados en la opción Descripción de puesto, dentro del software HISTOCAP (MECA-002), ¿Surgió un puesto nuevo, No. Controlar información. cambio en las responsabilidades, equipo, Sí. Notificar y actualizar datos. tecnología, procedimientos, etc.? 4 Notificar y información. actualizar El Directivo y/o Gerente de área, ante la creación de un nuevo puesto, asignación de nuevas responsabilidades, cambio de equipos, tecnología, procedimientos, nuevos requisitos y/o modificación de los mismos o cualquier cambio que pueda afectar el buen desempeño de la operación, poniendo en riesgo la calidad del producto, el medio ambiente y la seguridad de los empleados e instalaciones; será de su total responsabilidad notificar al Jefe de Capacitación y Adiestramiento para la actualización de información (Cambio niveles de Competencias y/o Habilidades, nuevas competencias y/o habilidades, creación y/o modificación de descripciones de puestos, etc), estas modificaciones se generan en la opción Descripción de puesto, (FM-CA-012) dentro del Software HISTOCAP (ME-CA-002). 5 Administración información. de la El Jefe de Capacitación y Adiestramiento administra la información, verificando que todo esté dentro de cumplimiento. 89 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS DIRECTIVO Y/O GERENTE DE AREA: Identifica conocimientos en sus tres facetas, por puesto. Determina el nivel de competencia de conocimientos por puesto. Notifica al Jefe de Capacitación y Adiestramiento la captura de niveles de competencia por puesto Notifica cambios sobre niveles de competencia al Jefe de Capacitación y Adiestramiento. JEFE DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO: Identifica habilidades por puesto. Determina el nivel de competencia de habilidades por puesto Recibe información de captura de Identificación de competencia por puesto. Administra la información. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Nombre del formato Descripción de Puesto Tiempo de retención del Registro Lugar de conservación Indefinido Depto. de Capacitación y Adiestramiento 90 5.5 MONITOREO Y CONTROL El jefe de Capacitación y Adiestramiento monitorea que los Directivos y/o Gerentes de área revisen los niveles de competencia una vez por año. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Procedimiento de descripción de puestos PEO-CA-005 Descripción de Puesto FM-CA-012 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) Instructivo para elaborar procedimientos y programas Software HISTOCAP MN-EEX-029 IEA-CD-001 ME-CA-002 91 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES DIRECTIVOS, GERENTES DE AREA ENTRADAS DESCRIPCION DE PUESTO IDENTIFICAR CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES, PROCESO POR PUESTO 1 DETERMINAR EL NIVEL DE COMPETENCIA POR PUESTO 2 NOTIFICAR LA CAPTURA DE NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO 3 ¿SURGIO UN PUESTO NUEVO, CAMBIO EN LAS RESPONSABILIDADES, EQUIPO, TECNOLOGIA, PROCEDIMIENTOS, ETC.? SI NOTIFICAR Y ACTUALIZAR DATOS 4 NO ADMINISTRAR LA INFORMACION 5 SALIDAS CLIENTES REGISTRO DE LOS NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO JEFE DE CAPAC. Y ADIESTRAMIENTO DE ECSA 92 PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO 93 1. PROPÓSITO: Identificar que se hace en cada puesto de la organización, para asignar tareas, delimitar responsabilidades y establecer estándares de desempeño. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de ECSA. 3. DEFINICIONES: Descripción de puestos - Especificación por escrito, en forma concreta y detallada, de las funciones y responsabilidades del puesto en términos de los resultados esperados. 4. PROCEDIMIENTO: No. 1 Actividad Descripción Notificar la necesidad de crear El Directivo y/o Gerente de área notifica al Jefe o modificar una descripción de de Capacitación y Adiestramiento la necesidad puesto. de crear la descripción de un puesto nuevo, o bien, modificar alguna que ya existe, debido a cambios en los equipos, responsabilidades, tecnología, procedimientos, etc. ¿Es una descripción puesto nueva? de No, Identificar los cambios a la descripción de puesto. Sí, Enviar formato para descripción de puesto. 2 Identificar los cambios a la El Jefe de Departamento en conjunto con el descripción de puesto. titular del puesto identifican los cambios que requiere la Descripción de puesto (FM-CA012), a raíz de algún cambio en los equipos, responsabilidades, tecnología, procedimientos, etc. 3 Actualizar puesto. descripción de El Jefe de Departamento en conjunto con el titular del puesto actualiza la Descripción de puesto (FM-CA-012). 94 4 Revisar y enviar descripción El Directivo y/o Gerente de área revisa la de puesto. Descripción de puesto (FM-CA-012) actualizada, y la envía al Jefe de Capacitación y Adiestramiento, para continuar en la actividad 11 de este procedimiento. 5 Enviar formato descripción de puesto. 6 Elaborar la descripción de El Jefe de Departamento en conjunto con el puesto. titular del puesto, elaboran la Descripción de puesto (FM-CA-012). Con base a la Guía para elaborar una descripción de puesto (IEACA-005). 7 Llenar puesto 8 Revisar puesto. 9 Enviar descripción de puesto. 10 Complementar la descripción El Jefe de Capacitación y Adiestramiento, de puesto. complementa la Descripción de puesto (FMCA-012) con base a la información proporcionada en el formato Especificación del puesto (FM-CA-016). 11 Autorizar puesto. para El Jefe de Capacitación y Adiestramiento envía los formatos Descripción de puesto (FM-CA012) y Especificación del puesto (FM-CA016) a la persona solicitante. especificación del El Jefe de Departamento llena el formato Especificación del puesto (FM-CA-016). descripción de El Jefe de Departamento envía la Descripción de Puesto (FM-CA-012) y Especificación del Puesto (FM-CA-016) al Directivo y/o Gerente de área para su revisión. descripción El Directivo y/o Gerente de área envía la Descripción de puesto (FM-CA-012) y la Especificación de puesto (FM-CA-016) una vez revisada, al jefe de Capacitación y Adiestramiento. de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento solicita la revisión y autorización de la Descripción de Puestos (FM-CA-012) al Directivo y/o Gerente del área correspondiente, así como la autorización al Gerente de Desarrollo Organizacional. 95 12 Guardar puesto. descripción de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento deja en la red “x” la(s) descripción(es) de puesto para que lo puedan consultar los Gerentes y/o Jefes de Departamento. 13 Monitorear descripciones de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento puesto monitorea cada dos años las descripciones de puesto con la finalidad de mantener actualizados dichos documentos. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS DIRECTIVO Y/O GERENTE DE AREA - Notifica la necesidad de elaborar y/o actualizar la descripción de puesto. Revisa la descripción de puesto actualizada, y la envía al Jefe de Capacitación y Adiestramiento. Revisa y autoriza las descripciones de puestos y las especificaciones de puestos. Envía la descripción de puesto y la especificación de puesto una vez revisada, al jefe de Capacitación y Adiestramiento. JEFE DE DEPARTAMENTO - Identifica en conjunto con el titular del puesto, los cambios que se requiere hacer a la descripción de puesto. Actualiza en conjunto con el titular del puesto la descripción de puesto. Elabora la descripción de puesto junto con el titular del puesto. Llena formato Especificaciones del Puesto. Envía Descripción de Puesto y especificación del puesto al Directivo y/o Gerente de área para su revisión. 96 JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO - Envía formato de descripción de puesto y especificaciones del puesto. Complementa la descripción de puestos con base al formato especificación del puesto. Solicita la revisión y autorización de la descripción de puesto. Archiva y deja en la red (x) la Descripción de puestos. Monitorea que se actualicen las descripciones de puestos cada dos años. GERENTE DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL - Autoriza la descripción de puesto. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Nombre del formato Descripción de Puesto FM-CA-016 Especificación del Puesto Tiempo de retención del Registro Indefinido 6 meses Lugar de conservación Jefatura de Capacitación. Jefatura de Capacitación. Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL El Jefe de Capacitación y Adiestramiento monitorea que se actualicen las descripciones de puestos cada dos años. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 97 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS - Formato Descripción de Puestos Formato Especificaciones de puestos Guía para elaborar una descripción de puesto FM-CA-012 FM-CA-016 IEA-CA-005 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA - Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 - Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) - Guía para elaborar una descripción de puesto MN-EEX-029 IEA-CA-005 98 6. DIAGRAMA DE FLUJO: DIRECTIVO Y/O GERENTE DE AREA PROVEEDORES NECESIDAD DE CREAR ENTRADA O MODIFICAR UNA DESCRIPCION DE PUESTOS NOTIFICAR LA NECESIDAD PROCESO DE CREAR O MODIFICAR UNA DESCRIPCION DE PUESTO 1 ¿ES UNA DESCRIPCION DE PUESTO NUEVA? NO IDENTIFICAR LOS CAMBIOS A LA DESCRIPCION DE PUESTO 2 SI ENVIAR FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTO 5 ELABORAR ACTUALIZAR DESCRIPCION DE PUESTO 3 REVISAR Y ENVIAR DESCRIPCION DE PUESTO DESCRIPCION DE PUESTO 6 4 LLENAR ESPECIFICACION 1 DE PUESTO 7 REVISAR DESCRIPCION DE PUESTO 8 ENVIAR DESCRIPCION DE PUESTO 9 A 99 A COMPLEMENTAR DESCRIPCION DE PUESTO 10 1 AUTORIZAR DESCRIPCION DE PUESTO 11 GUARDAR DESCRIPCION DE PUESTO 12 MONITOREAR DESCRIPCIONES DE PUESTO 13 SALIDAS DESCRIPCION DE PUESTO CLIENTES JEFE DE CAPACITACION 100 PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE RESPONSABILIDADES 101 1. PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que asegure que el trabajador conozca y aplique las responsabilidades de las diferentes tareas que le han sido asignadas en los procedimientos. 2. ALCANCE: Este procedimiento impacta al personal de planta, tanto sindicalizado como no sindicalizado y personal sin planta de ECSA. 3. DEFINICIONES: No se requieren. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad Descripción 1 Solicitar asesoría. Los dueños de proceso ante cualquier alta, cambio de procedimiento y/o responsabilidad, solicitan al jefe de Capacitación y Adiestramiento asesoría para difundir los cambios de las responsabilidades que marca el mismo. 2 Proporcionar información. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento proporciona información de las diferentes formas de difundir las responsabilidades a través del documento Especificaciones de Responsabilidades (ESP-CA-001). 3 Llevar a cabo difusión de responsabilidades. El dueño de proceso lleva a cabo la difusión, de acuerdo con el método que más se adecue a sus necesidades y genera la evidencia correspondiente. 4 Entregar evidencia. El dueño de proceso entrega la evidencia correspondiente al jefe de Capacitación y Adiestramiento, quien se encarga de conservarla. 102 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO Proporciona información a los dueños de proceso de las diversas formas que existen para difundir las responsabilidades. Archiva y guarda evidencia de las difusiones. DUEÑO(S) DE PROCESO: Difunde responsabilidades con base en el formato Especificaciones de Responsabilidades ESP-CA-001 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS No aplica 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 103 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Estándar del Sistema de Administración de la Calidad (Elemento 3.11 “Entrenamiento”) MN-EEX-029 Programa de capacitación PG-CA-001 Procedimiento de descripción de puesto PEO-CA-005 Instructivo para elaborar procedimientos y programas Especificaciones de Responsabilidades IEA-CD-001 ESP-CA-001 104 6. DIAGRAMA DE FLUJO PROVEEDORES DUEÑOS DE PROCESO ENTRADAS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ECSA SOLICITAR ASESORIA PROCEDIMIENTO 1 PROPORCIONAR INFORMACION 2 LLEVAR A CABO DIFUSION DE RESPONSABILIDADES 3 ENTREGAR EVIDENCIA 4 SALIDAS CLIENTES CONOCIMIENTO Y ENTENDIMIENTO DE LAS RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS. PERSONAL DE ECSA 105 PROCEDIMIENTO DE INDUCCION A LA EMPRESA 106 1. PROPÓSITO: Integrar al personal de nuevo ingreso a la empresa, mostrando una visión general de la misma. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todo el personal de nuevo ingreso de ECSA. 3. DEFINICIONES: ECSA.- Embotelladora de Colima, S.A. de C.V. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad y Descripción 1 Informar inducción. confirmar El Jefe de Reclutamiento y selección de personal informa al Jefe de Capacitación y Adiestramiento un día antes de la inducción sobre el número de personas que asistirán. 2 Acomodar auditorio (logística). El Jefe de Capacitación y Adiestramiento informa al Auxiliar de Recursos Humanos sobre el número de personas que asisten a la inducción para efectuar el acomodo del auditorio. 3 Recibir personal de nuevo El Jefe de Reclutamiento y Selección de ingreso. Personal recibe personal de nuevo ingreso y lo dirige a la sala de capacitación. 4 Desarrollar inducción. 5 Evaluar curso de inducción. programa de El Gerente de Área y/o Director, Jefe Capacitación y Adiestramiento, Jefe Ekosystem y SPP, Contador de Caja Ahorros, Coordinadora de Control Documentos, y el Auxiliar de la Gerencia Recursos Humanos desarrollan el programa inducción. de de de de de de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento aplica evaluaciones del curso al personal de nuevo ingreso, mediante el formato Evaluación de inducción (FM-CA-017). 107 6 Firmar documentos. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento solicita firma de los participantes en el formato Constancia de habilidades laborales (Carpeta de documentos correspondiente a la STPS) M-119/01 así como en los formatos Recibo reglamento interior de trabajo (FMCA-029), Recibo contrato colectivo de trabajo (FM-CA-035) y Descripción de Puestos (FM-CA-012). 7 Notificar inducción al puesto El Jefe de Capacitación y Adiestramiento notifica al personal de nuevo ingreso sobre el lugar y la hora en que deben presentarse para la inducción al puesto. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO - Informa al auxiliar de Recursos Humanos el número de personas que asisten a la inducción para el acomodo del auditorio. - Desarrolla programa de inducción. - Aplica evaluaciones del curso al personal de nuevo ingreso, tanto en la inducción a la empresa como en la inducción al puesto. - Solicita firma del participante en formato Constancia de habilidades laborales y en el formato Recibo de contrato y/o reglamento interior de trabajo. - Revisa y tabula evaluaciones de inducción cada 3 meses. - Propone acciones de mejora. - Notifica al personal de nuevo ingreso sobre el lugar y hora en que se deben presentar para la inducción al puesto. JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL - Informa al Jefe de Capacitación y Adiestramiento el número de personas que van a entrar a inducción. Recibe al personal de nuevo ingreso y lo dirige a la sala de capacitación. 108 AUXILIAR DE LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS - Acomoda auditorio de capacitación. GERENTE DE ÁREA - Da la bienvenida al personal de nuevo ingreso. JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO - Imparte tema correspondiente. JEFE DE EKOSISTEM Y SEGURIDAD PREV. DE PÉRDIDAS - Imparte tema correspondiente. CONTADOR DE CAJA DE AHORROS - Imparte tema correspondiente. COORDINADORA DE CONTROL DE DOCUMENTOS - Imparte tema correspondiente. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Descripción de Puestos FM-CA-017 Evaluación de inducción FM-CA-029 Recibo reglamento interior de trabajo Recibo Contrato colectivo de trabajo FM-CA-035 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Indefinido Jefatura de Capacitación y Adiestramiento 1 año Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Indefinido Dpto. de Nóminas Indefinido Dpto. de Nóminas 109 Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL Cada 3 meses el Jefe de Capacitación y Adiestramiento revisa y tabula las calificaciones de las evaluaciones de inducción, con el fin de detectar oportunidades de mejora y proponer acciones. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Evaluación de inducción Recibo reglamento interior de trabajo FM-CA-017 FM-CA-029 Recibo Contrato colectivo de trabajo FM-CA-035 Descripción de Puestos FM-CA-012 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) Instructivo para elaborar procedimientos y programas Recibo de contrato y/o reglamento interior MN-EEX-029 IEA-CD-001 FM-CA-029 de trabajo. 110 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDOR ENTRADA DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO PERSONAL DE NUEVO INGRESO INFORMAR Y CONFIRMAR PROCESO INDUCCION 1 ACOMODAR AUDITORIO 2 RECIBIR PERSONAL NUEVO INGRESO 3 DESARROLLAR PROGRAMA DE INDUCCION 4 EVALUAR CURSO 5 FIRMAR DOCUMENTOS 6 NOTIFICAR INDUCCION AL PUESTO 7 SALIDA PERSONAL DE NUEVO INGRESO CON CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTES PERSONAL DE ECSA 111 PROCEDIMIENTO DE INDUCCION AL PUESTO 112 1. PROPÓSITO: Integrar al personal de nuevo ingreso y/o promoción interna a las actividades propias de su puesto. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al personal de nuevo ingreso y/o promoción interna. 3. DEFINICIONES: ECSA .- Embotelladora de Colima, SA. de C.V. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad la inducción Descripción 1 Coordinar puesto. al El Jefe de Capacitación y Adiestramiento se coordina con el Jefe del área correspondiente para llevar a cabo la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y/o promoción interna, en base al (FM-CA-037) Programa Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad. 2 Implementar el Programa de Los instructores responsables de la inducción inducción al puesto. al puesto, implementan el (FM-CA037)Programa Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad, en tiempo y forma. 3 Verificar el cumplimiento del El Jefe Capacitación y Adiestramiento verifica Programa de inducción al el cumplimiento del (FM-CA-037) Programa puesto. Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad. ¿Se cumplió el programa en SI: Solicitar al instructor el (FM-CA-001) tiempo? Formato Control de Asistencia. NO: Reprogramar actividades pendientes. 113 4 Solicitar control de asistencia. El jefe capacitación y adiestramiento solicita al instructor el (FM-CA-001) Formato Control de Asistencia , elabora y recaba firma del personal de nuevo ingreso y/o promoción interna en el formato Constancia de habilidades laborales (carpeta de documentos correspondientes a la STPS) M-119/01. 5 Reprogramar pendientes. 6 Monitorear efectividad entrenamiento. actividades El Jefe de Capacitación y Adiestramiento se coordina con el Jefe de Área para reprogramar las actividades pendientes de capacitación al puesto, e inicia con la actividad núm. 1. del El Jefe de Área, monitorea a los tres meses de haber recibido la capacitación el personal de nuevo ingreso y/o promoción interna, la efectividad del desempeño en sus actividades a través del formato (FM-CA-038) Evaluación del trabajador durante el periodo de prueba. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS JEFE DE AREA - Monitorea la efectividad del entrenamiento INSTRUCTOR - implementan el programa de inducción al puesto JEFE DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO - Coordina la inducción al puesto - Verifica el cumplimiento del programa de inducción al puesto - Elabora y recaba firmas en las Constancias de habilidades laborales. 114 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-001 FM-CA-037 FM-CA-038 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Control de asistencia 1 año Jefatura dee capacitación y y adiestramiento Programa inducción al puesto: 1 año Jefatura dee Calidad, ambiental y capacitación y y Seguridad. adiestramiento Evaluación del trabajador Indefinido Departamento durante el periodo de prueba de nóminas. Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL A los tres meses de haber recibido la capacitación se evalúa la efectividad de la misma. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 115 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Control de asistencia FM-CA-001 Programa inducción al puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad FM-CA-037 Evaluación del trabajador durante el periodo de prueba. FM-CA-038 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar programas y procedimientos Procedimiento para impartir la inducción IEA-CD-001 PEO-CA-007 116 6. DIAGRAMA DE FLUJO PROVEEDOR ENTRADA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL NECESIDAD DE DAR A CONOCER FORMA DE TRABAJO COORDINAR INDUCCION AL PUESTO 1 IMPLEMENTAR PROG.DE INDUCCION 2 VERIFICAR CUMPLIMIENTO PROG. 3 ¿SE CUMPLIÓ EL PROGRAMA EN TIEMPO? REPROGRAMAR ACT. PENDIENTES 5 SOLICITAR CONTROL DE ASISTENCIA. 4 SALID A PERSONAL DE ECSA CAPACITADO PARA SU PUESTO CLIENTES PERSONAL DE ECSA 117 PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA DE CURSOS 118 1. PROPÓSITO: Proveer los recursos y materiales necesarios que garanticen un adecuado desarrollo de los cursos de capacitación que se imparten al personal de ECSA y asegurar que dicha capacitación contribuya al incremento de las habilidades y productividad de los colaboradores de la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al Departamento de Aseguramiento de Calidad y personal de ECSA. 3. DEFINICIONES: S.T.P.S. - Secretaría de Trabajo y Previsión Social. DC4 - Clave otorgada por la S.T.P.S. para el formato Lista de Constancias de habilidades laborales. HISTOCAP.- Historial de Capacitación. Software de Capacitación. CURSO.- Impartición de conocimientos por parte de una especialista o quien domine una materia que como consecuencia se otorgue un certificado de habilidades laborales; la duración no es determinante. REUNION INFORMATIVA.- Proporcionar comunicación ágil de conocimientos específicos y concretos, normalmente de corta duración y cuyo tema no se pone a discusión. 4. PROCEDIMIENTO: No. 1 Actividad Descripción Revisar programa de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento revisa capacitación y solicitudes de el programa de capacitación y las solicitudes cursos no programados. de cursos no programados, para verificar si se va a realizar algún curso o una reunión informativa. ¿Es un curso? Si Seleccionar y contratar instructor No Impartir reunión informativa. 119 2 Seleccionar instructor. y contratar El Jefe de Capacitación y Adiestramiento selecciona al instructor (interno o externo) que va a impartir el curso. La selección de un instructor interno, se hará siempre y cuando éste haya recibido el curso de formación de instructores, tenga experiencia en docencia, o bien, cuente con la experiencia suficiente en el puesto o tema a tratar en el curso, además, deberá estar registrado en el formato Listado de instructores internos (FM-CA-021), mismo que será revisado por el jefe de Capacitación y Adiestramiento cada 6 meses para su actualización. Asimismo, la selección de un instructor externo, se hará tomando en cuenta los conocimientos que éste tenga, la habilidad, experiencia, método didáctico y costo del curso, solicitando el registro ante la S.T.P.S. 3 Organizar curso capacitación (logística). 4 Invitar al curso. de El Jefe de Capacitación y Adiestramiento y/o el auxiliar de la Gerencia de Recursos Humanos proveen los recursos y materiales solicitados por el instructor, y se asegura de la adecuación de la sala de capacitación. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento invita al capacitando, enviando la Invitación a curso de capacitación. Si el curso se realiza fuera del Estado se anexará el formato de Información concentrada en Curso de Capacitación Externa (FM-CA-007). 120 5 Elaborar Constancias. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento elabora el formato Constancia de Habilidades Laborales (RSC-CA-001) a través del Software HISTOCAP (ME-CA-002) entrega el original al capacitando dentro de los veinte días hábiles posteriores al curso y conserva copia como evidencia de la participación del mismo en la (carpeta de documentos correspondientes a la STPS) M-119/01. Nota: El Jefe de Capacitación y Adiestramiento debe emitir un listado del personal que se capacitó durante todo el año ante la STPS utilizando el formato Lista de Constancias de habilidades laborales (IEA-CA-004). 6 Impartir curso informativa. y/o reunión Antes de iniciar el curso y/o reunión informativa: - El capacitando se registra en el formato Control de Asistencia (FM-CA-001). - El Directivo, Gerente y/o jefe de cualquier departamento da la bienvenida a los participantes. Posteriormente, el instructor imparte el curso y/o reunión informativa. ¿Es un curso? Si Evaluar al capacitando No Fin de la actividad 7 Evaluar al capacitando. El instructor evalúa el conocimiento del capacitando sobre el tema tratado. (Este documento no se controla). 8 Evaluar el curso. El jefe de Capacitación y adiestramiento y/o el auxiliar de la Gerencia de Recursos Humanos, aplican el formato Evaluación del curso de capacitación (FM-CA-008) a las personas que recibieron la capacitación, con el propósito de evaluar el curso. 121 9 Solicitar firma. 10 Solicitar resultados evaluaciones. de El jefe de Capacitación y Adiestramiento solicita al instructor los resultados de las evaluaciones aplicadas a través del formato Resultados de evaluaciones del curso (FMCA-028). 11 Calificar curso. del El jefe de Capacitación y Adiestramiento califica las evaluaciones del curso Evaluación del curso de capacitación (FM-CA-008). evaluaciones El Jefe de Capacitación y Adiestramiento y/o el auxiliar de la Gerencia de Recursos Humanos, solicita firmas del capacitando, representante de los trabajadores, representante de la Empresa e instructor; en el formato Constancia de habilidades laborales (RSCCA-001) ¿Los resultados de las No, Reprogramar curso. evaluaciones del curso son Sí, ¿Los resultados de las evaluaciones son satisfactorios? menores a 8? 12 Reprogramar curso. El jefe de Capacitación y Adiestramiento en conjunto con el Directivo, Gerente y/o jefe de departamento, determinan la reprogramación del curso siempre y cuando la mayoría de los capacitando (50 más 1%) califiquen varios de los criterios del formato evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-008) con calificaciones de regular y/o pésimo o cuando se arrojen resultados negativos del expositor. ¿Los resultados de las Sí, Registrar resultados de evaluaciones. evaluaciones son menores a No, Capturar curso. 8? 13 Registrar resultados evaluaciones de El jefe de Capacitación y Adiestramiento llena el formato Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FMCA-006), cuando los resultados de las evaluaciones aplicadas a los capacitados son menores a 8.0. 122 14 Informar resultados capacitación. 15 Capturar curso. de El jefe de Capacitación y Adiestramiento informa los resultados de las evaluaciones menores a 8, a los Directivos, Gerentes y/o jefes de departamento, entregándoles el original del formato información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-006), conservando una copia para el Departamento de Capacitación con firma de recibido. El Jefe de Capacitación y Adiestramiento da de alta el curso impartido en el formato Registro individual de capacitación (FM-CA-010), a través del Software HISTOCAP (ME-CA-002). 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS DIRECTORES, GERENTES DE AREA, JEFES DE DEPARTAMENTO - Da la bienvenida en curso o taller. Determina la reprogramación de los curso, en conjunto con el Jefe de Capacitación y Adiestramiento y el jefe de departamento. JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO - Revisa programa de capacitación y solicitudes de cursos no programados. Selecciona instructor interno o externo Provee recursos materiales para curso, solicitados por el instructor. Se asegura de la adecuación de la sala de capacitación. Elabora y envía invitación a curso. Elabora constancias de habilidades por cada capacitando. Aplica el formato Evaluación de curso de capacitación a los participantes. Solicita firma del capacitando en formato Constancia de habilidades laborales. 123 - Solicita al capacitador resultados de las evaluaciones aplicadas. Registra resultados de las evaluaciones aplicadas en el formato “Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación”. Analizar registro de formato de “información concentrada de evaluación de cursos de capacitación” Informa los resultados de las evaluaciones a Directivos, Gerentes y/o jefes de departamento. Da de alta el curso impartido AUXILIAR DE GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS - Apoya al jefe de Capacitación y Adiestramiento en la logística del curso. Solicita firmas del capacitando, representante de los trabajadores y empresa e instructor en constancia de habilidades laborales. Aplica el formato Evaluación de curso de capacitación para evaluar el curso a los participantes. INSTRUCTOR EXTERNO Y/O EXTERNO - Imparte la capacitación - Evalúa el conocimiento del capacitando sobre el tema tratado. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-007 FM-CA-001 FM-CA-008 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Información concentrada en 1 año Jefatura de curso de capacitación externa Capacitación y Adiestramiento. Control de Asistencia 1 año Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Evaluación del curso de 1 año Jefatura de capacitación Capacitación y Adiestramiento 124 FM-CA-006 Información concentrada de Evaluación de cursos de capacitación Listado de instructores internos 1 año FM-CA-028 Resultados de evaluaciones del curso 1 año FM-CA-010 Registro individual capacitación 1 año RSC-CA-001 Constancia Laborales FM-CA-021 de de Habilidades 1 año Indefinido Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Jefatura de Capacitación y Adiestramiento. Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Después de transcurrido el tiempo de retención los registros se destruirán manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS - Información Concentrada en curso de capacitación Externa. Control de Asistencia Evaluación del curso de capacitación Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación Listado de instructores internos FM-CA-007 FM-CA-001 FM-CA-008 FM-CA-006 FM-CA-021 125 - Resultados de evaluaciones del curso FM-CA-028 Registro individual de capacitación FM-CA-010 Constancia de Habilidades Laborales RSC-CA-001 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA - Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema De Administración de la Calidad) MN-EEX-029 - Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Disposiciones legales referentes a la capacitación Y el adiestramiento IEA-EEX-211 - Software HISTOCAP ME-CA-002 - Lista de Constancias de habilidades laborales IEA-CA-004 - Carta de difusión de responsabilidades FM-CA-030 126 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES ENTRADAS DIRECTIVOS Y/O GERENTES DE AREA PROGRAMA DE CAPACITACION, SOLICITUDES DE CURSOS NO PROGRAMADOS REVISAR PROGRAMA DE CAPACITACION Y/O SOLICITUDES DE CURSOS NO PROGRAMADOS 1 1 ¿Es un curso? 1 N o Si SELECCIONAR Y CONTRATAR INSTRUCTOR 2 ORGANIZAR CURSO DE CAPACITACION (LOGISTICA) 3 INVITAR AL CURSO 4 ELABORAR CONSTANCIAS 5 A 127 A IMPARTIR CURSO Y/O REUNION INFORMATIVA 6 6 N o ¿Es un curso? 2 Si EVALUAR AL CAPACITANDO 7 EVALUAR EL CURSO 8 SOLICITAR FIRMA 9 SOLICITAR RESULTADO DE EVALUACIONES 10 CALIFICAR EVALUACIONES DEL CURSO 11 ¿LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES DEL CURSO SON SATISFACTORIAS? NO REPROGRAMAR CURSO 12 A 128 A SI ¿LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES SON MENORES DE 8? NO SI REGISTRAR RESULTADOS DE EVALUACIONES 13 INFORMAR RESULTADOS DE CAPACITACION 14 CAPTURAR CURSO 15 SALIDA PERSONAL CAPACITADO CLIENTES PERSONAL DE ECSA 2 129 PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION DE ANALISTAS 130 1. PROPÓSITO: Asegurar anualmente que la capacitación de actualización para los Analistas se lleve a cabo de una manera uniforme de modo que influya en la obtención de resultados congruentes. 2. ALCANCE: Analistas de Pruebas con experiencia, actualmente certificados con responsabilidades de realizar prueba de ingredientes, productos intermedios, productos terminados y material de empaque. 3. DEFINICIONES: Ninguna. 4. PROCEDIMIENTO: No. Actividad PEO’s Descripción 1 Proporcionar Analista. 2 Adaptar capacitación analistas 3 Revisar datos históricos del El Jefe de control de Calidad revisa los datos analista históricos del analista, como gráficos de control, registros de estaciones, de trabajo y resultados de correlación (cuando aplique). 4 Revisar prueba procedimientos al El Jefe de Control de Calidad da al analista cualquier documento relevante como PEO´s de laboratorio, seminarios locales, publicaciones académicas, o folletos de proveedores. para El Jefe de control de Calidad Adapta la capacitación de actualización para ampliar el conocimiento y entendimiento que el analista tenga sobre el método en particular. de El Jefe de control de Calidad revisa brevemente y en conjunto el procedimiento de análisis. 131 5 Observar prueba 6 Identificar actividades críticas El Jefe de control de Calidad identifica las actividades críticas para la conformidad satisfactoria del trabajo, ejemplo: nuestra meta es la generación continua de datos oportunos, precisos, exactos y completos en los cuales basar nuestras decisiones de calidad, por lo tanto habrá que concentrarse en estas áreas. 7 Discutir los gráficos de control y registros del proceso de monitoreo y control de los procesos El Jefe de control de Calidad discute las gráficas de control, registros de estaciones de trabajo, resultados de correlación y otros registros de calidad relevantes con el analista. 8 Retroalimentar al analista El Jefe de control de Calidad proporciona retroalimentación donde sea práctico hacerlo. 9 10 11 12 al Analizar el competencia analista nivel de El Jefe de control de Calidad observa al analista mientras lleva a cabo la prueba. Discutir cualquier desviación del procedimiento escrito. de El Jefe de control de Calidad analiza el nivel de habilidad actual del analista en cada área identificada. Aplicar evaluaciones teóricos- El Jefe de control de Calidad aplica prácticos evaluaciones teórico-prácticos para identificar las necesidades de desarrollo cuando las haya. Elaborar un plan de acción El Jefe de control de Calidad si identifica una para cubrir necesidades necesidad de desarrollo elaborará un plan de detectadas. acción para cubrir esta necesidad. Por ejemplo si los registros de calidad indican que los datos del analista se generan de una manera oportuna y completa, pero la exactitud de las muestras de control no es congruente, concentrar la capacitación en la técnica de la verificación de la calibración, técnica analítica y monitoreo de proceso. Registrar la certificación de El Jefe de control de Calidad registra la analistas capacitación de actualización en el formato Certificado y aprobación de analistas (FM-CA-002) 132 13 Informar resultados El jefe de Control de Calidad informa resultados obtenidos tanto en la evaluación teórica como en la práctica al Jefe de Capacitación y Adiestramiento. 14 Archivar resultados El Jefe de Capacitación y Adiestramiento archiva los resultados de calificación de analistas. 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS - JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Proporciona PEO’s al Analista Adapta capacitación para analistas Revisa datos históricos del analista Revisa procedimientos de prueba Observa al analista mientras lleva a cabo la prueba Identifica actividades críticas Discute los gráficos de control y registros del proceso de monitoreo y control de los procesos Retroalimenta al analista Analiza el nivel de competencia actual del analista Aplica exámenes teóricos y prácticos. Elabora una plan de acción para cubrir necesidades detectada Registra la certificación de analista Informa resultados de evaluaciones JEFE DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO - Archiva resultados de la calificación de analistas. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 133 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-002 Nombre del formato Certificado de aprobación de analistas. Tiempo de retención del Registro 2 años Lugar de conservación Depto. Capacitación y Adiestramiento Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL El monitoreo se hará a través de las evaluaciones que los analistas reciban a los dos meses de que reciban cursos, así como en la evaluación que aplica cada año el jefe inmediato , a través del Software de capacitación (Histocap.) 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Certificado y aprobación de analistas FM-CA-002 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 - Instructivo para elaborar programas y procedimientos IEA-CD-001 - 134 6. DIAGRAMA DE FLUJO: PROVEEDORES ENTRADA Jefatura de control de calidad y Jefatura de clarificación Analistas no certificados Proporcionar PEO’s al Analista 1 Adaptar capacitación para analistas 2 Revisar datos históricos del analista 3 Revisar procedimientos de prueba 43 Observar al analista de prueba 5 Identificar actividades Críticas 6 Discutir los gráficos de control y Registros de monitoreo y control de los procesos 7 A 135 A Retroalimentar al analista 8 Analizar el nivel de competencia 9 Aplicar evaluaciones teóricasprácticas 10 Elaborar plan de acción 11 Registrar certificación de analistas 12 Informar resultados 13 Archivar resultados 14 SALIDA CLIENTES FIN ANALISTAS CERTIFICADOS Jefatura de control de calidad y jefatura de clarificación 136 FORMATOS ACTUALES 137 EVALUACIÓN DE CURSO DE CAPACITACIÓN Este formato de evaluación del curso de capacitación que acabas de recibir es importante que lo contestes Sinceramente y nos des tu opinión para mejorar en lo sucesivo. GRACIAS. DATOS DEL CURSO Nombre del curso :________________________________________Fecha del curso: _____________________ Nombre del Expositor________________________________________________________ Tache con una x la respuesta que más le satisfaga de acuerdo a los siguientes valores: PESIMO ( P ) REGULAR ( R ) BIEN ( B ) Sobre la organización del evento general………………… EXCELENTE ( E ) (P) (R) (B) (E) (P) (R) (B) (E) (P) (R) (B) (E) *Comunicación oportuna sobre el curso *Cumplimiento de horarios *Facilidades otorgadas por su jefe inmediato *Recesos ( intermedios-breaks) adecuados Sobre el contenido del curso………………………………… *Temática del curso *Interesante y ameno *Se cubrieron todos los temas contemplados Utilidad y/o resultados obtenidos……………………………. 138 *Cumplimiento de expectativas *Se aplica profesionalmente a su trabajo *Es de utilidad para la empresa Calidad del Expositor………………………………………….. (P) (R) (B) (E) (P) (R) (B) (E) (P) (R) (B) (E) *Dominio del tema y claro en su exposición *Aclaró todas las dudas sugeridas por el grupo *Definió y cumplió el objetivo del curso *Mantuvo el interés del grupo con ejemplos claros Apoyos didácticos utilizados…………………………………. *Manual del participante *Lápices, hojas, personificadores, etc *Equipos de proyección, rotafolio, videos, etc. Instalaciones……………………………………………………… *Acordes al tipo de curso *Comodas y funcionales *Ambiente generado en el curso Comentarios y/o sugerencias: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Favor de entregar esta forma al expositor del curso o al Depto. de Capacitación y Adiestramiento. FM-CA-008 /Rev. 4 139 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EMBOTELLADORA DE COLIMA, S.A. DE C.V. EMPRESA: TITULO DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE QUE OTRO NOMBRE SE LE CONOCE AL PUESTO: ÁREA DE TRABAJO: PUESTO AL QUE REPORTA PUESTOS BAJO SU MANDO: PROVEEDOR (ES) INTERNO(S): PROVEEDOR(ES) EXTERNO(S): CLIENTE (S) INTERNO(S): CLIENTE (S) EXTERNO (S): FECHA DE REALIZACIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN: ORGANIGRAMA: 140 DESCRIPCION GENERICA DESCRIPCION ESPECÍFICA 141 PERFIL DEL PUESTO I.- INSTRUCCIÓN II.- EXPERIENCIA: III.- INICIATIVA Y CRITERIO: IV.- RESPONSABILIDAD POR PERDIDAS: V.- RELACIONES HUMANAS: VI.- RESPONSABILIDAD POR DISCRECION: VII.- ESFUERZO MENTAL Y/O VISUAL: VIII.- ESFUERZO FÍSICO: 142 IX.- AMBIENTE Y CONTINGENCIAS: X.- TIPO DE SUPERVISION: XI.- ALCANCE DE SUPERVISION: RECURSOS ASIGNADOS EQUIPO DE SEGURIDAD COMENTARIOS Y OBSERVACIONES 143 PROPUESTAS IMPLEMENTADAS 144 AREA DE RECLUTAMIENTO 145 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE EMPLEADOS EVENTUALES Y PERMANENTES 146 [CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V] [Procedimiento de Reclutamiento de Empleados Eventuales y Permanentes] FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-IP-001 1. PROPÓSITO: Asegurar al mayor número posible de candidatos para poder elegir eficazmente el personal más adecuado para la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las áreas de la empresa. 3. DEFINICIONES: Reclutar- Es el proceso que permite identificar e interesar al mayor número posible de candidatos para que ocupen una vacante. Requisición de personal- Documento en el cual se especifica las necesidades de personal que un departamento o área tiene con relación a una vacante. Bolsa de trabajo interna- Cantidad de solicitudes de empleo de personas externas interesadas en ingresar a la empresa que posee el área de Reclutamiento y Selección. Promociones.- Buscar del personal vigente el que cubra los requisitos del puesto y que signifique una mejora o ascenso y de común acuerdo con el jefe anterior y el nuevo jefe. Bolsa de trabajo externa- Son los canales externos que se tienen para abastecer de candidatos a la empresa (Agencias de colocación gubernamentales y privadas, escuelas de nivel medio y superior, empresas con las que se tiene intercambio de vacantes) 147 PROCEDIMIENTO Procedimiento de Reclutamiento de Empleados Eventuales y Permanentes PROVEEDORES Gerencia Organizacional ENTRADAS Requisición de Personal No. 1 Actividad RESPONSABLE Descripción Recibir requisición Coordinador de El Coordinador de Reclutamiento y de personal. Reclutamiento y Selección recibe del Jefe de Personal y Selección Desarrollo la(s) Requisición(es) de personal (FM-IP-010) debidamente firmada(s) por el Jefe del área y por Recursos Humanos y así dar respuesta a las necesidades ahí establecidas. ¿La requisición de Coordinador de Si Recabar firma de autorización personal señala Reclutamiento y No Identificar el perfil de la vacante que la vacante a Selección ocupar es puesto nuevo? 2 Recabar firma de Coordinador de El Coordinador de Reclutamiento y autorización Reclutamiento y Selección recaba firma de autorización Selección del Director General, Operativo o Administrativo siempre y cuando la vacante a ocupar sea puesto nuevo. 3 Identificar perfil de Coordinador de El Coordinador de Reclutamiento y la vacante a ocupar Reclutamiento y Selección identifica el perfil de la Selección vacante a ocupar tomando en cuenta la: Descripción de Puestos (FM-CA012) las cuales se encuentran ubicadas en la carpeta: Descripción de Puestos en una sección del servidor denominado (X) 148 4 5 Buscar y analizar Auxiliar en bolsa de trabajo interna El Auxiliar busca y analiza las Solicitudes de empleo (FM-IP-011) de la bolsa de trabajo interna para ver si existe la posibilidad de cubrir la vacante. ¿Existen Auxiliar candidatos en bolsa de trabajo interna? Sí, Iniciar procedimiento de selección. No, Recurrir a los medios comunicación de la localidad de Coordinador de El Coordinador de Reclutamiento y Reclutamiento y Selección recurre a los medios de Recurrir a los Selección comunicación de la localidad (zona medios de norte y zona sur) (radio, televisión y comunicación de la prensa) para que difunda la vacante. localidad Auxiliar ¿Existen candidatos gracias a los medios de comunicación de la localidad? 6 No, Recurrir a los medios comunicación de la localidad Recibe y captura de formato en bolsa de trabajo 8 Iniciar procedimiento de selección de Auxiliar El auxiliar entrega a los candidatos el formato de solicitud de empleo Auxiliar El auxiliar recibe el formato de Solicitudes de empleo (FM-IP-011 para posteriormente ser capturado en la bolsa de trabajo Entrega formato de solicitud 7 Sí, entrega formato Solicitudes de empleo (FM-IP-011 Coordinador de El Jefe de Reclutamiento y Selección Reclutamiento y de Personal aplica el Procedimiento Selección de selección de empleados eventuales y permanentes (PEO-IP002) para elegir al candidato idóneo para la vacante disponible. PROCEDIMIENTO Procedimiento de Reclutamiento de Empleados Eventuales y Permanentes PROVEEDORES Gerencia Organizacional ENTRADAS Requisición de Personal 149 Coordinador de Reclutamiento y Selección Auxiliar INICIO Recibir requisición de personal ¿La requisición de personal señala que la vacante a ocupar es puesto nuevo? SI Recabar firma de autorización No Identificar perfil de la vacante a ocupar Buscar y analizar en bolsa de trabajo interna 1 Si ¿Existen candidatos en bolsa de trabajo interna? No A 150 Coordinador de Reclutamiento y Selección Auxiliar A 2 ¿Existen candidatos gracias a los medios de comunicación de la localidad? Recurrir a los medios de comunicación de la localidad No 2 SI Entrega formato de solicitud Recibe y captura de formato en bolsa de trabajo 1 Iniciar procedimiento de selección FIN SALIDAS Candidatos CLIENTES Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal 151 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP010 Nombre del formato Requisición personal de Tiempo de retención del Registro 2 años Lugar de conservación Depto. reclutamiento de Después de transcurrido el tiempo de retención, los registros serán destruidos manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 152 5.8 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Requisición de personal FM-IP-010 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Solicitud de empleo Seguridad Instructivo para elaborar procedimientos y programa FM-IP-011 BO-RQ-940 IEA-CD-001 Programa de incorporación de personal (Prácticas y medición) MN-EEX-100 Procedimiento de selección de empleados eventuales y Permanentes PEO-IP-002 Descripción de puesto FM-CA-012 153 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 154 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Selección FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-IP-002 1. PROPÓSITO: Asegurar la elección del mejor candidato para el puesto vacante en CORSA y de esta manera contribuir al cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los requisitos del sistema de calidad de la organización. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a Directores, Gerentes, Jefes de departamento y Promotores de ventas. 3. DEFINICIONES: Seleccionar- Es el proceso mediante el cual se evalúan capacidades, experiencia y habilidades de un candidato con relación a un puesto vacante, para elegir al más apto. 155 4 PROCEDIMIENTO No 1 2 3 4 5 Selección PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal ENTRADAS Candidatos ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Analizar y Coordinador de El coordinador de Seleccionar reclutamiento y reclutamiento y selección selección analiza las solicitudes de empleo recibidas y selecciona las que se apeguen al perfil de la vacante por cubrir, que se encuentra en Descripción de puestos (FM-CA-012) y a la Política para la contratación de empleados eventuales y permanentes (POL-IP001) así como al Manual de Políticas de Responsabilidad Social (MN-IP-001). Llamara a Auxiliar El auxiliar llama a los candidatos candidatos para concertar una cita para brindarles la información sobre la vácate Brindar Coordinador de El coordinador de información reclutamiento y reclutamiento y selección selección brinda la información necesaria a los posibles candidatos sobre la vacante y las prestaciones ¿Al candidato le Auxiliar Si. Brindar requisitos y interesa el pase para RX puesto? No. Analizar y seleccionar Brindar requisitos Auxiliar El auxiliar brinda a el o y pase para RX los candidatos los requisitos(documentación) que deben de reunir y les proporciona el pase para que el o los candidatos se tomen los RX Recibir y enviar Auxiliar El auxiliar recibe la Documentación documentación que reunió el o los candidatos y a su ves recibe del proveedor externo los 156 6 Analizar RX Medico 7 ¿El candidato es Medico Apto? Cita medica Auxiliar ¿El candidato es Medico Apto? 8 9 10 11 11 12 Aplicar Software de las 22 habilidades laborales y examen de manejo si procede Entrevista y Aplicación de examen psicométrico Auxiliar Coordinador reclutamiento selección ¿El candidato es Coordinador Apto? reclutamiento selección ESE Coordinador reclutamiento selección ¿Valorar? Coordinador reclutamiento selección Aplicar Coordinador procedimiento de reclutamiento contratación selección resultados de los RX El medico de la plata analiza los resultados de los RX que le fueron proporcionados para valorar Si. Cita medica No. Analizar y seleccionar El Auxiliar concreta una cita con el medico para valorar si su estado clínico es apto. Si. Aplicar Software de las Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029) y examen de manejo si procede No. Analizar y valorar El auxiliar brinda instrucciones y aplica el examen de los Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029) al candidato de El coordinador de y reclutamiento y selección realiza una entrevista profunda al candidato y posteriormente le aplica el examen psicométrico. de Si. ESE y No. Analizar y seleccionar de El coordinador de y reclutamiento manda realizar con el proveedor externo el Estudio socioeconómico (FM-IP005), de Si. Aplicar proceso de y contratación No. Analizar y seleccionar de El Jefe de Reclutamiento y aplica el procedimiento de contratación (PEOIP-003). 157 4. PROCEDIMIENTO Selección PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento y Selección COORDINADOR DE RYS ENTRADAS Candidatos AUXILIAR MEDICO INICIO Analizar y Seleccionar Llamar a candidatos Brindar información ¿Al candidato le interesa el puesto? No 1 Si Brindar requisitos y pase para RX A 158 COORDINADOR DE R Y S AUXILIAR MEDICO A Analizar RX Recibir y enviar documentación Si Cita medica ¿El candidato es apto? No 1 ¿El candidato es apto? Aplicar Software de las 22 habilidades laborales y examen de manejo si procede Entrevista y Aplicación de examen psicométrico ¿El candidato es apto? No 1 Si 1 ESE B 159 COORDINADOR DE R Y S AUXILIAR MEDICO B No ¿Valorar ? 1 Si Aplicar procedimiento de contratación FIN SALIDAS Candidato a Contratar CLIENTES Áreas Solicitante 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES La retroalimentación con los clientes internos se da de manera personal, al intercambiar opiniones e ideas con respecto a los candidatos entrevistados. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 160 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP-004 Nombre del formato Resultados de verificación de referencias laborales Tiempo de retención del Registro Mientras el trabajador esté activo Indefinido (al darse de baja) Indefinido FM-IP-005 FM-IP-001 Estudio socioeconómico Examen médico de admisión Mientras el trabajador esté activo Indefinido (al darse de baja) Indefinido Mientras el trabajador esté activo Indefinido (al darse de baja) Indefinido FM-IP-013 Resultados de verificación de referencias personales Mientras el trabajador este activo Indefinido (al darse de baja) indefinido FM-TT-001 Examen de manejo para vehículos Mientras el trabajador este activo indefinido (al darse de baja) indefinido Lugar de conservación Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas Archivo muerto Depto. de nóminas Archivo muerto Después de transcurrido el tiempo de retención de los registros se destruyen manualmente. 161 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Resultados de verificación de referencias laborales Resultados de verificación de referencias personales FM-IP-004 FM-IP-013 Estudio socioeconómico FM-IP-005 Examen médico de admisión Examen de manejo para vehículos FM-IP-001 FM-TT-001 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Seguridad BO-RQ-940 Procedimiento de examen médico a personal de nuevo ingreso PEO-AM-003 Procedimiento de contratación PEO-IP-003 Programa de incorporación de personal (Prácticas y medición) MN-EEX-100 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Requisitos de ingreso Inventario de las 22 Habilidades Laborales ESP-IP-001 ME-EEX-029 Solicitud de empleo FM-IP-011 Política para la contratación de empleados eventuales y Permanentes POL-IP-001 Manual de Políticas de Responsabilidad Social Descripción de puestos MN-IP-001 FM-CA-012 162 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL 163 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Contratación de Personal FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-IP-003 1. PROPOSITO: Asegurar que el personal contratado contribuya al cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los requisitos del sistema de calidad de la organización. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal, Gerente de Recursos Humanos y Encargado de Nóminas. 3. DEFINICIONES: Contratar- Es el proceso que se sigue para establecer una relación laboral formal entre el candidato y la empresa. 4 PROCEDIMIENTO Contratación PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal ENTRADAS Candidato a contratar 164 No. Actividad Responsable Descripción 1 Comunicar aprobación Auxiliar El auxiliar comunica al candidato que aprobó el proceso de selección y solicita se presente en la empresa para que se le especifiquen condiciones laborales. 2 Llenar forma única de personal 3 Elaborar contrato 4 Informar al personal de nuevo ingreso sobre la supervisión laboral Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal llena la forma única de personal para dar de alta en nominas al personal de nuevo ingreso. Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal El Jefe de Reclutamiento y Selección de Personal elabora el Contrato Individual de Trabajo (FM-IP-007) tomando en cuenta la Descripción de Puestos (FMCA-012) las cuales se encuentran ubicadas en la carpeta Descripción de Puestos en una sección del servidor denominada (X) Auxiliar El auxiliar informa al personal de nuevo ingreso que estará sujeto a supervisión durante el período que menciona el Contrato Individual de Trabajo (FM-IP007) aplicando al término del mismo una evaluación del trabajador durante el período de prueba, además se le hace saber que si el resultado de la misma amerita que la condición laboral pase a ser de tiempo indeterminado, se llevará a cabo anualmente una evaluación del desempeño, ambas evaluaciones serán aplicadas por el jefe inmediato. 165 5 6 Recabar firmas del personal de nuevo ingreso Auxiliar Solicita tallas de ropa y elabora salida de almacén Auxiliar El auxiliar recaba firmas y llenado de los documentos necesarios e incuestionables para la contratación como: Contrato Individual de Trabajo (FMIP-007) - Consentimiento de tienda (DESPENSA) - Constancia de retención con otros patrones (ISR) (FM-IP-008) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP-001) - sólo personal de confianza - Solicitud de ingreso a caja de ahorro (FM-IP-009) (solo personal permanente) - Solicitud contrato de depósito bancario de dinero pagomático (RSC-IP-002) El auxiliar solicita al candidato sus tallas de ropa y elabora la Salida del almacén electrónica (RSC-ALM-001) - 166 7 Integrar expediente Auxiliar El auxiliar integra el expediente de personal con los siguientes documentos: Los requisitos de ingreso establecidos en la especificación Requisitos de ingreso (ESP-IP-001) Forma única de personal Contrato Individual de trabajo(FMIP-007) - Constancia de retención con otros patrones (FM-IP-008) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP-001) -sólo personal de confianza- Solicitud de empleo (FM-IP-011) - C.U.R.P. - Acta de nacimiento - Cartilla militar - comprobante de estudios - Referencias laborales (FM-IP-004) - Numero de afiliación (IMSS) - Examen médico (FM-IP-001) - Comprobante de grupo sanguíneo - Comprobante de vacuna toxoide - Estudio socioeconómico (FM-IP005) - Examen de manejo de vehículos (FM-TT-001) - licencia de manejo - Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029) - Aviso de retención de descuentos crédito Infonavit - Carta de antecedentes no penales - Se anexa consentimiento de tienda (despensa) - Carta de compromiso de estudios - Carta de libre competencia El auxiliar llena el formato de control de documentos para expedientes (FM-IP012), asimismo lo integra al expediente. - 8 Llenar e integrar formato de control de documento s para expediente s Auxiliar 167 9 Autorizar expediente completo Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal recaban la firma de autorización al Gerente de Recursos Humanos para el expediente del personal de nuevo ingreso en los siguientes documentos: - Forma única de personal - Contrato Individual de trabajo (FM-IP007) - Consentimiento de seguro de vida (RSC-IP-001) 10 Entregar expediente completo Auxiliar El auxiliar entrega al departamento de nóminas el expediente completo del personal de nuevo ingreso. 11 Informar sobre Inducción General a la Empresa Auxiliar El auxiliar informa al personal de nuevo ingreso el día y hora en que se debe presentar a la inducción general a la empresa la cual se lleva a cabo con base al Procedimiento de Inducción a la empresa (PEO-CA-007).así como darle a conocer los lineamientos establecidos en la Política para restringir y supervisar el acceso al personal eventual a areas sensibles (POL-IP-002) 12 Elaborar y entregar el gafete de identificació n Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal elabora y entrega el gafete de identificación con los datos correspondientes. 168 4 PROCEDIMIENTO Contratación PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal ENTRADAS Candidato a contratar Auxiliar Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal INICIO Comunicar aprobación1 Llenar forma única de personal 2 Elaborar contrato 3 Informar al personal de nuevo ingreso sobre la supervisión laboral 4 Recabar firmas del personal de nuevo ingreso 5 Solicita tallas de ropa y elabora salida de almacén 6 A 169 Auxiliar Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal A Integrar expediente 7 Llenar e integrar formato de control de documentos para expedientes 8 Autorizar expediente completo 9 Entregar expediente completo 10 Informar sobre Inducción General a la Empresa 11 Elaborar y entregar el FIN gafete de identificación 12 FIN 170 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-IP-007 FM-IP-008 RSC-IP-001 RSC-IP-002 FM-IP-009 FM-IP-012 RSC-ALM-001 Nombre del formato Contrato Individual de Trabajo Constancia de retención con otros patrones (ISR) Consentimiento de seguro de vida Solicitud contrato de depósito bancario de dinero pago mático Solicitud de ingreso a caja de ahorro Formato de control de documentos para expedientes Salida de almacén electrónica Tiempo de retención del Registro Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Mientras el trabajador este activo Indefinido Al darse de baja Indefinido 5 años Lugar de conservación Depto. de nóminas Depto. de nóminas Depto. de nóminas Original Banamex y copia trabajador Área de caja de ahorros Nominas Archivo muerto Área de Contabilidad Los registros son conservados en el departamento de nóminas, caja de ahorros y contabilidad, mientras este activo el trabajador y cuando se de de baja en el archivo muerto en forma indefinida. 171 5.4 MONITOREO Y CONTROL No Aplica 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No Aplica 5.6 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.7 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Contrato Individual de Trabajo FM-IP-007 Constancia de retención con otros patrones (ISR) FM-IP-008 Consentimiento de Seguro de Vida RSC-IP-001 Solicitud de ingreso a caja de ahorro FM-IP-009 Solicitud contrato de depósito RSC-IP-002 Formato de control de documentos para expedientes FM-IP-012 Salida de almacén electrónica RSC-ALM-001 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Seguridad BO-RQ-940 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Procedimiento de Inducción a la empresa Requisitos de ingreso PEO-CA-007 ESP-IP-001 172 Inventario de las 22 Habilidades Laborales ME-EEX-029 Estudio socioeconómico FM-IP-005 Examen médico FM-IP-001 Solicitud de empleo FM-IP-011 Referencias laborales FM-IP-004 Referencias personales FM-IP-013 Descripción de puesto FM-CA-012 Examen de manejo de vehículos Política para restringir y supervisar el acceso a personal Eventual a areas sensible FM-TT-001 POL-IP-002 173 PROPUESTAS IMPLEMENTADAS DEL AREA DE CAPACITACION 174 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION 175 COORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-001 4. PROPOSITO: Identificar que se hace en cada puesto de la organización, para asignar tareas, delimitar responsabilidades y establecer estándares de desempeño. 5. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de CORSA. 6. DEFINICIONES: Descripción de puestos: especificación por escrito, en forma concreta y detallada de las funciones y responsabilidades del puesto en términos de los resultados esperados. CORSA. Corporativa de servicios profesionales S.A de C.V PROCEDIMIENTO Detección de Necesidades de Capacitación PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS Niveles de Competencia por Puesto No 1 ACTIVIDAD Solicitar formato RESPONSABLE DESCRIPCION El directivo y/o El directivo y o gerente de área gerente del área solicita al jefe de capacitación y desarrollo el formato Registro Individual de Evaluaciones (FM-CA-010) o bien, el formato de Solicitud de curso no 176 2 Revisar el nivel Jefe de competencia capacitación por puesto y el desarrollo registro individual de capacitación de y ¿Es necesario Jefe entrevistar al capacitación trabajador? desarrollo de y 3 Realizar entrevista Jefe capacitación desarrollo de y 4 Identificar necesidades capacitación Jefe de capacitación desarrollo de y programado (FMCA-005), cuando se trate de un puesto nuevo, cambio de responsabilidades, cambio en los equipos, tecnología, procedimiento, etc. El jefe de capacitación y desarrollo revisa a través del software HISTOCAP (MECA-002) el registro individual de evaluaciones (FM-CA-010) para poder determinar y priorizar las necesidades de capacitación con base a la brecha Si. Realizar entrevista No. Identificar necesidades de Capacitación. El jefe de capacitación y desarrollo entrevista al trabajador para determinar conjuntamente con la información antes obtenida, las necesidades de capacitación requeridas por el puesto El jefe de capacitación identifica las necesidades de acuerdo al puesto 177 5 6 7 8 Selecciona necesidades capacitación Jefe de capacitación desarrollo de El jefe de y capacitación y desarrollo analiza y selecciona las necesidades de capacitación previamente identificadas Capacitación Jefe de El jefe de requerida capacitación y capacitación y desarrollo desarrollo identifica la capacitación requerida para elevar el nivel de competencia del puesto, basándose en la brecha contenida en el registro individual de evaluaciones( FM-CA-010) Dentro del software HISTOCAP (MECA-002) Programa el Jefe de El jede de curso capacitación y capacitación y desarrollo desarrollo programa el curso Recibe Directivo y/o El directivo y/o documentación gerente del área gerente del área recibe información con lo referente a las necesidades de capacitación detectadas 178 PROCEDIMIENTO Detección de Necesidades de Capacitación PROVEEDORES Directivo y/o Gerente de Área ENTRADAS Niveles de Competencia por Puesto JEFE DE CAPACITACIÓN Y DIRECTIVO Y/ GERENTE DEL DESARROLLO ÁREA INICIO SOLICITUD DE REVISA EL NIVEL DE COMPETENCIA POR PUESTO Y EL REGISTRO FORMATOS 1 INDIVIDUAL DE CAPACITACION 2 ¿ES NECESARIO ENTREVISTAR? Si REALIZAR ENTREVISTA 3 No IDENTIFICAR NECESIDADES DE CAPACITACION 4 SELECCIONA NECESIDADES DE CAPCITACION 5 CAPACITACION REQUERIDA 6 PROGRAMAR CURSO 7 RECIBE DOCUMENTACION 8 FIN SALIDAS Programa de Capacitación/ Cursos no Programados CLIENTES Jefe de Capacitación y Desarrollo, Personal de CORSA 179 ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en detección de necesidades, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-005 FM-CA-010 Nombre del formato Solicitud de programado curso Registro individual evaluaciones Tiempo de retención del Registro no 1 año de Indefinido Lugar de conservación Jefatura de Capacitación y Desarrollo Jefatura de Capacitación y Desarrollo Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá 1 año después. 5.4 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 180 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.7 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Solicitud de curso no programado FM-CA-005 Registro individual de evaluaciones FM-CA-010 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Programa de capacitación PG-CA-001 Procedimiento para la detección del nivel de competencia por puesto PEO-CA-004 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Administración de Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Software HISTOCAP ME-CA-002 Carpeta de catálogos de cursos de capacitación del centro de Desarrollo IEA-EEX-210 Programa para determinar y calcular brechas de capacitación PG-CA-002 181 PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 182 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V. Procedimiento para Evaluar Habilidades y Conocimientos Adquiridos FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE ACTUALIZACION CODIGO DE PROCEDIMIENTO PEO-CA-003 1. PROPOSITO: Evaluar el nivel de habilidades y conocimientos en las cuatro facetas (calidad, ambiental, inocuidad y seguridad), que adquiere el personal de ECSA mediante los programas de capacitación y adiestramiento, para lograr la mejora continua en el desempeño de su puesto de trabajo en los diferentes procesos de la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de CORSA. 3. DEFINICIONES: CORSA.- Corporativa de Servicios Profesionales S.A. de C.V. Histocap.- Historial de Capacitación. Software de Capacitación. Brecha.- Es el nivel requerido por competencia o habilidad menos nivel actual de la competencia o habilidad, (Brecha= (NR-NA) Competencia- Conocimiento requerido para el buen desempeño de las funciones y actividades del puesto. 183 PROCEDIMIENTO Procedimiento para Evaluar Habilidades y Conocimientos Adquiridos PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS Curso de Capacitación No. 1 ACTIVIDAD Evaluar Habilidades Conocimientos. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Auxiliar El auxiliar, evalúa de acuerdo al software Inventario de las 22 Habilidades Laborales (ME-EEX-029). el nivel de habilidades adquiridas del trabajador y los cursos de conocimientos los captura en software Histocap (ME-CA002), en base a la Tabla de Evaluación de Competencias, después de haber adquirido el curso de capacitación, registrando esta operación en el formato Registro de Evaluación de Competencias del Personal incluidos en dicho software. Auxiliar Sí, Cerrar brecha. y ¿Resultado de la evaluación satisfactoria? 2 Verificar resultado Jefe de de la evaluación Desarrollo teórica. No, Verificar resultado de la evaluación teórica. Capacitación y El Jefe de Capacitación y Desarrollo verifica en el formato Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-006) la calificación que obtuvo el trabajador en la evaluación teórica. 184 ¿Calificación Jefe de teórica menor al Desarrollo nivel requerido? Capacitación 3 Notificar al Jefe de Jefe de capacitación y Desarrollo adiestramiento. Capacitación 4 Reprogramar curso. Auxiliar El auxiliar reprograma el curso de capacitación. Para cubrir la brecha 5 Realizar curso. Auxiliar El auxiliar realiza el curso de capacitación conforme al Procedimiento de logística de cursos (PEO-CA-009). 6 Reevaluar habilidad. Jefe de Desarrollo Capacitación y Jefe de Capacitación y Desarrollo reevalúa la habilidad del trabajador después de haber recibido el curso de capacitación. ¿Persiste la Jefe de evaluación Desarrollo reprobatoria menor al nivel requerido (teórica, práctica)? Capacitación y No, Cerrar brecha. 7 Entrega constancias 8 Cerrar brecha Sí, Notificar al Directivo y/o Gerente y El Jefe de Capacitación y Desarrollo notifica al Directivo y/o Gerente de la situación del trabajador, con la finalidad de que se reprograme el curso. Sí, Reprogramar curso de Auxiliar Jefe de Desarrollo y No, cerrar brecha. El auxiliar hace entrega de la CONSTANCIA DE HABILIDADES LABORALES (RSC-CA-0019) Capacitación y El Jefe de Capacitación y Adiestramiento cierra la brecha de acuerdo al Programa para determinar las Brechas de Capacitación PG-CA-002 185 9 Evaluar al año. Auxiliar El auxiliar evalúa cada año al trabajador, con el fin de monitorear la habilidad de éste. 186 4.PROCEDIMIENTO Procedimiento para Evaluar Habilidades y Conocimientos Adquiridos PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS Curso de Capacitación JEFE DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO AUXILIAR INICIO Evaluar Habilidades y Conocimientos 1 ¿Resultado de la evaluación satisfactoria ? No Si 1 Verificar resultado de evaluación teórica 2 ¿Calificación teórica menor al nivel requerido? 1 A 187 JEFE DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO AUXILIAR A Notificar al Directivo y/o Gerente 3 2 Reprogramar curso 4 Reevaluar habilidades 6 1 I ¿Persiste la evaluación reprobatoria menor al nivel requerido (teórica, práctica? NO Realizar curso.5 Si 2 Entrega de constancias 7 Cerrar brecha 8 Evaluar al año 9 FIN 188 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en el registro de formatos, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS No aplica 5.4 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 5.6 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS No aplica 189 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Procedimiento de logística de cursos. PEO-CA-009 Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación. FM-CA-006 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Calidad) Instructivo para elaborar procedimientos y programas Software de HISTOCAP Capacitación Software Inventario de las 22 Habilidades Laborales Administración de la MN-EEX-029 IEA-CD-001 ME-CA-002 ME-EEX-029 Programa para determinar la brechas de capacitación PG-CA-002 190 PROCEDIMIENTO PARA DETECTAR HABILIDADES Y NIVELES DE COMPETENCIA POR PUESTO 191 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento para Detectar Habilidades y Niveles de Competencia por Puesto FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-004 1. PROPOSITO: Detectar las habilidades y conocimientos que cubran los sistemas de gestión en sus facetas (calidad, ambiental, seguridad, salud ocupacional e inocuidad) que debe tener cada puesto de trabajo, así como el nivel de competencia requerido en cada uno de los puestos de CORSA. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de trabajo de CORSA. 3. DEFINICIONES: Conocimiento - Noción, idea, información, entendimiento, inteligencia. Habilidad - Capacidad y disposición para una cosa. Acción que demuestra la destreza o la inteligencia. Competencia- Conjunto de conocimientos, habilidades y capacidades requeridas para desempeñar exitosamente un puesto de trabajo. Histocap- Historial de Capacitación, software electrónico capacitación. CORSA.- Corporativa de Servicios Profesionales, S.A. de C.V de 192 4.PROCEDIMIENTO Procedimiento para Determinar Habilidades y Niveles de Competencia por Puesto PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS Descripción de Puestos No 1 ACTIVIDAD Identificar conocimientos RESPONSABLE DESCRIPCION Jefe de El jefe de capacitación y capacitación, desarrollo identifica los conocimientos en sus facetas (calidad, ambiental, seguridad, salud ocupacional e inocuidad), que se requieren en cada uno de los puestos basándose en la Descripción de puesto (FM-CA012) Jefe de el Jefe de capacitación y Capacitación y desarrollo Adiestramiento identifica las habilidades, basándose en el descriptivo de puesto,( FM-CA012) esto capturándose dentro del software HISTOCAP (MECA-002), descripción de puestos 2 Identificar habilidades 3 Determinar el nivel Jefe de competencias capacitación por puesto desarrollo de El jefe de y capacitación determina el nivel de competencia de conocimientos por puesto, 193 basando se en la opción Descripción de puesto), y el Jefe de Capacitación y desarrollo en coordinación con el directivo y/o gerente de área con base al catálogo de habilidades 4 5 Revisión de Directivo y /o El directivo y /o documentación gerente delo área gerente del área analiza la documentación que le fue enviada por el jefe de capacitación y desarrollo, para así poder identificar la creación de un nuevo puesto, asignación de nuevas responsabilidades, cambio de equipos, tecnología, procedimientos, nuevos requisitos y/o modificación de los mismos o cualquier cambio que pueda afectar el buen desempeño de la operación ¿Surgió un puesto Directivo y/o No. Controlar nuevo o gerente de área información. requerimientos, Sí. Notificar la cambio en las actualización. responsabilidades, equipo, tecnología, procedimientos, etc.? Notificar la Directivo y/o El Directivo y/o 194 actualización gerente de área Gerente de área, ante la creación de un nuevo puesto, asignación de nuevas responsabilidades, cambio de equipos, tecnología, procedimientos, nuevos requisitos y/o modificación de los mismos o cualquier cambio que pueda afectar el buen desempeño de la operación, poniendo en riesgo la calidad del producto, el medio ambiente y la seguridad de los empleados e instalaciones; será de su total responsabilidad notificar al Jefe de Capacitación y desarrollo para la actualización 195 6 Actualizar información Jefe de capacitación y desarrollo 7 Administración y control de la información Jefe de capacitación y desarrollo El jefe de capacitación y desarrollo actualiza la información (Cambio niveles de Competencias y/o Habilidades, nuevas competencias y/o habilidades, creación y/o modificación de descripciones de puestos, etc.), estas modificaciones se generan en la opción Descripción de puesto, (FM-CA012) dentro del Software HISTOCAP (MECA-002). Basándose en el procedimiento de descripción de puestos(PO-CA005) El Jefe de Capacitación y desarrollo, administra la información, verificando que todo esté dentro del cumplimiento 196 PROCEDIMIENTO Procedimiento para Identificar Habilidades y Niveles de Competencias por Puesto PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes de Área ENTRADAS Descripción de Puestos JEFE DE CAPACITACION Y DIRECTIVOS Y/O GERENTE DE DESARROLLO AREA INICIO IDENTIFICAR CONOCIMIENTOS 1 IDENTIFICAR HABILIDADES 2 DETERMINAR EL NIVEL DE COMPETENCIAS POR REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN 4 PUESTO 3 1 No ¿Surgió un puesto nuevo, cambio en las responsabilidades, equipo, tecnología, procedimientos, etc.? Si ACTUALIZAR NOTIFICAR LA INFORMACIÓN 6 ACTUALIZACIÓN 5 A 197 JEFE DE CAPACITACION Y DESARROLLO DIRECTIVO Y/O GERENTE DE AREA A 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN 7 FIN SALIDAS Registro de los Niveles de Competencia por Puesto CLIENTES Jefe de Capacitación y Desarrollo de ECSA 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS No aplica 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 198 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Nombre del formato Tiempo de retención del Registro Lugar de conservación Indefinido Depto. de Capacitación y Desarrollo Descripción de Puesto 5.5 MONITOREO Y CONTROL El jefe de Capacitación y Adiestramiento monitorea que los Directivos y/o Gerentes de área revisen los niveles de competencia una vez por año. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Procedimiento de descripción de puestos PEO-CA-005 Descripción de Puesto FM-CA-012 Entrenamiento (requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Software HISTOCAP ME-CA-002 199 PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 200 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Descripción de Puestos FECHA DE No. DE FECHA DE CODIGO DE ELABORACION REVISION ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-005 1. PROPOSITO: Identificar que se hace en cada puesto de la organización, para asignación de funciones, delimitar responsabilidades, establecer competencias y estándares de desempeño. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los puestos de CORSA. 3. DEFINICIONES: Descripción de puestos - Especificación por escrito, en forma concreta y detallada, de las funciones y responsabilidades del puesto en términos de los resultados esperados. CORSA.- Corporativa de servicios Profesionales S.A de C.V 201 4.PROCEDIMIENTO Descripción de puestos PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS necesidad de crear o modificar una descripción de puestos NO 1 2 ACTIVIDAD RESPONSABLE Notificar la El Directivo y/o necesidad de Gerente crear o modificar una descripción de puesto. DESCRIPCIÓN El Directivo y/o Gerente de área notifica al Jefe de Capacitación y Adiestramiento la necesidad de crear la descripción de un puesto nuevo, o bien, modificar alguna que ya existe, debido a cambios en los equipos, responsabilidades, tecnología, procedimientos, entre otros. ¿Es una El Directivo y/o No, Identificar los descripción de Gerente cambios a la puesto nueva? descripción de puesto. Sí, Enviar formato para descripción de puesto al jefe de departamento(para su llenado y ser enviada a autorización) Identificar los El Jefe de El Jefe de cambios a la Departamento Departamento en descripción de conjunto con el puesto. titular del puesto identifica los cambios que requiere la Descripción de puesto (FM-CA012), a raíz de algún cambio en los equipos, 202 3 Actualizar descripción puesto. El Jefe de de Departamento 4 Enviar descripción puestos El Jefe de de Departamento 5 ¿Se autoriza las El Jefe modificaciones? Capacitación Desarrollo de y Monitorear El Jefe descripciones de Capacitación puesto Desarrollo de y responsabilidades, tecnología, procedimientos, entre otros. El Jefe de Departamento en conjunto con el titular del puesto actualiza la Descripción de puesto (FM-CA012). El jefe de departamento envía la Descripción de puesto (FM-CA012) actualizada a el directivo y/o gerente de área. Si. aprueba contenido en el SICCOD No. actualizar la descripción El Jefe de Capacitación y Desarrollo monitorea cada dos años las descripciones de puesto con la finalidad de mantener actualizados dichos documentos. 203 PROCESO Descripción de puestos PROVEEDORES Directivos y/ o gerente de área ENTRADA Necesidad de crear o modificar una descripción de puestos PROVEEDOR DE JEFE DE JEFE DE CAPACITACIÓN Y INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DESARROLLO INICIO Notificar la necesidad de crear o modificar una descripción de puesto. 1 ¿No ES UNA DESCRIPCIO N DE PUESTO NUEVA? No SI Enviar formato para descripción de puesto Identificar los cambios a la descripción de puestos 2 2 Actualizar descripción de puestos 3 1 NO ¿Se autoriza la modificación ? 2 SI 1 Aprueba el contenido en el SICCOD Monitorear descripción de puestos 12 FIN 204 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Nombre del formato Descripción de Puesto FM-CA-016 Especificación del Puesto Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Indefinido Jefatura de Capacitación y Desarrollo. 6 meses Jefatura de Capacitación y Desarrollo. Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.4 MONITOREO Y CONTROL El Jefe de Capacitación y Adiestramiento monitorea que se actualicen las descripciones de puestos cada dos años. 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 205 5.6 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.7 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS - Formato Descripción de Puestos Formato Especificaciones de puestos Guía para elaborar una descripción de puesto FM-CA-012 FM-CA-016 IEA-CA-005 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA - Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 - Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 - Guía para elaborar una descripción de puesto IEA-CA-005 206 PROCEDIMIENTO PARA LA DIFUSIÓN DE RESPONSABILIDADES 207 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A. DE C.V Procedimiento Para la Difusión de Responsabilidades FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE ACTUALIZACION CODIGO DE PROCEDIMIENTO PEO-CA-006 1. PROPOSITO: Identificar las habilidades y conocimientos en sus tres facetas (calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional e inocuidad) que debe tener cada puesto de trabajo, así como el nivel de competencia requerido en cada uno de los puestos de CORSA. 2. ALCANCE: Este procedimiento impacta al personal de planta, tanto sindicalizado como no sindicalizado y personal sin planta de CORSA. 3. DEFINICIONES: CORSA.- Corporativa de Servicios Profesionales, S.A. de C.V 208 No. 4.PROCEDIMIENTO Difusión de Responsabilidades PROVEEDORES Dueños de Proceso ENTRADAS Documentos del sistema de calidad CORSA Actividad Responsable Descripción 1 Solicitar asesoría. Dueño de Proceso Los dueños de proceso ante cualquier alta, cambio de procedimiento y/o responsabilidad, solicitan al jefe de Capacitación y Adiestramiento asesoría para difundir los cambios de las responsabilidades que marca el mismo. 2 Proporcionar información. Jefe de Capacitación El Jefe de Capacitación y Adiestramiento proporciona información de las diferentes formas de difundir las responsabilidades a través del documento Especificaciones de Responsabilidades (ESPCA-001). ¿Se valida la información? Jefe de desarrollo capacitación y Si. Llevar acabo difusión de responsabilidades No. Solicitar asesoría 3 Llevar a cabo Dueño de Proceso difusión de responsabilidades . El dueño de proceso lleva a cabo la difusión, de acuerdo con el método que más se adecue a sus necesidades y genera la evidencia correspondiente. 209 4 Entregar evidencia. Dueño de Proceso El dueño de proceso entrega la evidencia correspondiente al jefe de Capacitación y Adiestramiento, quien se encarga de conservarla. 210 PROCEDIMIENTO Difusión de Responsabilidades PROVEEDORES Dueños de Proceso ENTRADAS Documentos del sistema de calidad CORSA DUEÑO DE PROCESO JEFE DE CAPACITACIÓN INICIO 1 Proporcionar información.2 Solicitar asesoría. 1 ¿se valida la información? No 1 Si Llevar a cabo difusión de responsabilidades 3 Entregar evidencia 4 FIN 211 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS No aplica 5.4 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.6 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.7 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Estándar del Sistema de Administración de la Calidad (Elemento 3.11 “Entrenamiento”) MN-EEX-029 212 Programa de capacitación PG-CA-001 Procedimiento de descripción de puesto PEO-CA-005 Instructivo para elaborar procedimientos y programas Especificaciones de Responsabilidades IEA-CD-001 ESP-CA-001 213 PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN A LA EMPRESA 214 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Inducción a la Empresa FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-007 1. PROPÓSITO: Integrar al personal de nuevo ingreso a la empresa, mostrando una visión general de la misma. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todo el personal de nuevo ingreso de CORSA. 3. DEFINICIONES: CORSA.- Corporativa de Servicios Profesionales, S.A. de C.V. PROVEEDOR DE INFORMACIÓN INTERNO.- personal de corsa el cual aporta información necesaria para que se lleve a cabo el proceso PROVEEDOR DE INFORMACIÓN EXTERNO.- persona ajena a la empresa el cual aporta información necesaria para que se lleve a cabo el proceso. 215 4.PROCEDIMIENTO Inducción a la Empresa PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento ENTRADAS Personal de Nuevo Ingreso No 1 ACTIVIDAD Informar sobre inducción y número de personas RESPONSABLE Coordinador de reclutamiento y selección ¿Es un mínimo de 5 personas? Jefe de capacitación 2 Confirmar inducción Auxiliar 3 Logística curso 4 Recibir personas Auxiliar 5 Presentación de Historia CORSA. Auxiliar del Auxiliar DESCRIPCION El Coordinador de reclutamiento y selección informa al jefe de capacitación y desarrollo, sobre la inducción y el número de persona que asistirán a la misma. No. Posponer inducción Si. Confirmar inducción El Auxiliar envía correo electrónico a los involucrados(proveedor de información interno ) de la fecha y número de personas que asistirán al curso El Auxiliar ve lo referente a los requerimientos del curso( aula, coffe Break, recibo de reglamento interior de trabajo,) El Auxiliar recibe al personal de nuevo ingreso , entrega gafete, el reglamento interior de trabajo (FM-CA-029 ) así como el recibo de reglamento interior de trabajo(FM-CA029), lleva el control de la asistencia El Auxiliar proyecta el video de la historia de CORSA. 216 6 Bienvenida Gerente de Desarrollo Organizacional 7 Introducción a las Áreas Jefe de Capacitación y Desarrollo 8 Coffe breake 9 Información Afore Proveedor Externo 10 Información de la Organización Proveedor de Información Interno 11 Visita guiada Auxiliar Auxiliar El gerente de desarrollo organizacional, se presenta y da la bienvenida al personal de nuevo ingreso El jefe de capacitación y desarrollo informa lo referente a las áreas en las que se encuentra integrada CORSA, así como también aborda lo referente a la cultura organizacional. El Auxiliar pasa al personal de nuevo ingreso al área de comedor y les brinda el desayuno. La entidad Bancaria envía a un representante el cual imparte una plática al personal de nuevo ingreso referente a los beneficios del afore. El Gerente de Área y/o Director, Jefe de Capacitación y Adiestramiento, Jefe de Ekosystem y SPP, jefe de personal y desarrollo, jefe de seguridad e higiene, Contador de Caja de Ahorros, Coordinadora de Control de Documentos, y el Auxiliar de la Gerencia de Recursos Humanos informan temas referentes a su área al personal de nuevo ingreso. El Auxiliar verifica que el encargado del 217 12 Entrega de tarjeta de debito Proveedor Externo 13 Evaluar curso de inducción. Auxiliar 14 Firmar documentos. 15 Notificar inducción puesto Auxiliar al El Jefe de Capacitación y desarrollo centro de atención al consumidor lleve al personal de nuevo ingreso a una visita guiada por la planta. La entidad bancaria envía a un representante para dar entrega de las tarjetas de debito de cada uno de los empleados de nuevo ingreso El Auxiliar aplica evaluaciones del curso al personal de nuevo ingreso, mediante el formato Evaluación de inducción (FM-CA017). El Auxiliar solicita firma de los participantes en el formato Constancia de habilidades laborales (Carpeta de documentos correspondiente a la STPS) M-119/01 así como en los formatos Recibo reglamento interior de trabajo (FM-CA-029), Recibo contrato colectivo de trabajo (FM-CA-035) y Descripción de Puestos (FM-CA-012). El Jefe de Capacitación y desarrollo notifica al personal de nuevo ingreso sobre el lugar y la hora en que deben presentarse para la inducción al puesto. 218 PROCEDIMIENTO Inducción a la Empresa PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento ENTRADAS Personal de Nuevo Ingreso AUXILIAR Jefe de capacitación y desarrollo Gerente de desarrollo organizacional Proveed or externo Proveed or interno Coordinador de R y S INCIO 1 Confirmar inducción 2 Si ¿Es un mínimo de 5 personas? Informar sobre inducción y número de personas 1 No Logística del curso 3 Posponer inducción 1 Recibir personas 4 Bienvenida 6 Presentación Historia CORSA 5 Coffe Breake 8 Introducción a las áreas 7 A 219 AUXILIAR Jefe de Gerente de capacitación desarrollo y desarrollo organizacion al Proveedor externo Proveedor interno Coordinad or de R yS A Información AFORE 9 Información de la organización 10 Visita guiada 11 Entrega de tarjeta de debito 12 Evaluar curso 13 Firma de documentos 14 Notificar inducción al p. 15 FIN SALIDAS Registro de los Niveles de Competencia por Puesto CLIENTES Jefe de Capacitación y Desarrollo de ECSA 220 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS No aplica. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-012 Descripción de Puestos FM-CA-017 Evaluación de inducción FM-CA-029 Recibo reglamento interior de trabajo Recibo Contrato colectivo de trabajo FM-CA-035 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Indefinido Jefatura de Capacitación y Desarrollo 1 año Jefatura de Capacitación y Desarrollo Indefinido Dpto. de Nóminas Indefinido Dpto. de Nóminas Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 221 5.5 MONITOREO Y CONTROL Cada 3 meses el Jefe de Capacitación y Adiestramiento revisa y tabula las calificaciones de las evaluaciones de inducción, con el fin de detectar oportunidades de mejora y proponer acciones. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Evaluación de inducción Recibo reglamento interior de trabajo Recibo Contrato colectivo de trabajo Descripción de Puestos FM-CA-017 FM-CA-029 FM-CA-035 FM-CA-012 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas IEA-CD-001 Recibo de contrato y/o reglamento interior de trabajo. FM-CA-029 222 PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN AL PUESTO 223 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Inducción al Puesto FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-008 1. PROPÓSITO: Integrar al personal de nuevo ingreso y/o promoción interna a las actividades propias de su puesto. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al personal de nuevo ingreso y/o promoción interna de CORSA. 3. DEFINICIONES: CORSA.- Corporativa de Servicios Profesionales, S.A. de C.V. 4.PROCEDIMIENTO Inducción al Puesto PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento ENTRADAS Necesidad de dar a Conocer Forma de Trabajo 224 No 1 2 3 4 ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinar la El jefe de El jefe de inducción al capacitación y capacitación y puesto. Desarrollo Desarrollo se coordina con el Jefe del área correspondiente para llevar a cabo la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y/o promoción interna, en base al (FMCA-037) Programa Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad. Implementar el Jefe de Los instructores Programa de capacitación y responsables de inducción al desarrollo la inducción al puesto. puesto, implementan el (FM-CA037)Programa Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad, en tiempo y forma Coordina el Auxiliar El Auxiliar verifica cumplimiento del el cumplimiento Programa de del (FM-CA-037) inducción al Programa puesto. Inducción al Puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad. ¿Se cumplió el Auxiliar SI: Solicitar al programa en instructor el (FMtiempo? CA-001) Formato Control de Asistencia. NO: Reprogramar actividades pendientes. Reprogramar Instructor El auxiliar se 225 actividades pendientes. Solicitar control de asistencia. Auxiliar 5 Monitorear Jefe de Área efectividad del entrenamiento. 6 coordina con el Jefe de Área para reprogramar las actividades pendientes de capacitación al puesto, e inicia con la actividad núm. 1. El auxiliar solicita al instructor el (FM-CA-001) Formato Control de Asistencia , elabora y recaba firma del personal de nuevo ingreso y/o promoción interna en el formato Constancia de habilidades laborales (carpeta de documentos correspondientes a la STPS) M119/01. El Jefe de Área, monitorea a los tres meses de haber recibido la capacitación el personal de nuevo ingreso y/o promoción interna, la efectividad del desempeño en sus actividades a través del formato (FM-CA-038) Evaluación del trabajador durante el periodo de prueba 226 PROCEDIMIENTO Inducción al Puesto PROVEEDORES Departamento de Reclutamiento ENTRADAS Necesidad de dar a Conocer Forma de Trabajo JEFE DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO INSTRUCTOR AUXILIAR JEFE DE ÁREA INICIO 1 Coordinar la inducción al puesto 1 Implementar el programa de inducción al puesto 2 Coordina el cumplimiento del programa de No inducción al puesto 3 Reprogramar actividades pendientes 4 1 No ¿Se cumplió el programa en tiempo? Si Solicitar control de asistencia 5 Monitorear efectividad del entrenamiento 6 FIN SALIDAS Personal de CORSA Capacitado Para su Puesto CLIENTES Personal de CORSA 227 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-001 FM-CA-037 FM-CA-038 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Control de asistencia 1 año Jefatura dee capacitación y y Desarrollo Programa inducción al puesto: 1 año Jefatura dee Calidad, ambiental y capacitación y y Seguridad. Desarrollo Evaluación del trabajador Indefinido Departamento durante el periodo de prueba de nóminas. Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL A los tres meses de haber recibido la capacitación se evalúa la efectividad de la misma. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 228 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Control de asistencia FM-CA-001 Programa inducción al puesto: Calidad, Ambiental y Seguridad FM-CA-037 Evaluación del trabajador durante el periodo de prueba. FM-CA-038 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) Instructivo para elaborar programas y procedimientos Procedimiento para impartir la inducción MN-EEX-029 IEA-CD-001 PEO-CA-007 229 PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE CURSO 230 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V Procedimiento de Logística de Curso FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-009 1. PROPOSITO: Proveer los recursos y materiales necesarios que garanticen un adecuado desarrollo de los cursos de capacitación que se imparten al personal de CORSA y asegurar que dicha capacitación contribuya al incremento de las habilidades y productividad de los colaboradores de la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al Departamento de Aseguramiento de Calidad y personal de CORSA. 3. DEFINICIONES: S.T.P.S. - Secretaría de Trabajo y Previsión Social. DC4 - Clave otorgada por la S.T.P.S. para el formato Lista de Constancias de habilidades laborales. HISTOCAP.- Historial de Capacitación. Software de Capacitación. CURSO.- Impartición de conocimientos por parte de una especialista o quien domine una materia que como consecuencia se otorgue un certificado de habilidades laborales; la duración no es determinante. REUNION INFORMATIVA.- Proporcionar comunicación ágil de conocimientos específicos y concretos, normalmente de corta duración y cuyo tema no se pone a discusión. CORSA.- Corporativa de servicios Profesionales S.A de C.V 231 4.PROCEDIMIENTO Logística de Curso PROVEEDORES Directivos y/o Gerentes del Área ENTRADAS Programa de Capacitación, y Solicitudes de Cursos no Programados NO 1 2 ACTIVIDAD Revisar programa de capacitación y solicitudes de cursos no programados RESPONSABLE El Jefe de Capacitación y Desarrollo ¿Es un curso o capacitación? El Jefe de Capacitación y Desarrollo Seleccionar contratar instructor. El Jefe de Capacitación y Desarrollo y La DESCRIPCIÓN El Jefe de Capacitación y Desarrollo revisa el programa de capacitación y las solicitudes de cursos no programados, para verificar si se va a realizar algún curso o una reunión informativa. Si Seleccionar y contratar instructor No Impartir reunión informativa. El Jefe de Capacitación y Desarrollo selecciona al instructor (interno o externo) que va a impartir el curso. selección de un instructor interno, se hará siempre y cuando éste haya recibido el curso de formación de instructores, tenga experiencia en docencia, o bien, cuente con la experiencia suficiente en el puesto o tema a tratar en el curso, además, deberá estar registrado en 232 3 Enviar formato de carta descriptiva El Jefe de Capacitación y Desarrollo 4 Llenado de carta descriptiva Instructor 5 Logística curso capacitación del y/o Auxiliar el formato Listado de instructores internos (FM-CA021), mismo que será revisado por el jefe de Capacitación y Desarrollo cada 6 meses para su actualización. Asimismo, la selección de un instructor externo, se hará tomando en cuenta los conocimientos que éste tenga, la habilidad, experiencia, método didáctico y costo del curso, solicitando el registro ante la S.T.P.S. El jefe de capacitación y desarrollo envía el formato de carta descriptiva (FMCA-)al instructor para que sea llenada con los requerimiento para llevar a cabo el curso y se enviada El instructor llena el formato de carta descriptiva (FM-CA-040) con los requerimientos del curso para ser enviado al auxiliar El auxiliar ve la logística(aula, hora, requerimientos materiales, entre otros) del curso basándose en el 233 6 Invitar al curso y/o capacitación Auxiliar 7 Confirmar asistencia Auxiliar 8 Elaborar constancias y reconocimientos Auxiliar formato de carta descriptiva (FMCA-040) El auxiliar invita al capacitando, enviando la Invitación a curso de capacitación. Si el curso se realiza fuera del Estado se anexará el formato de Información concentrada en Curso de Capacitación Externa (FM-CA007). El auxiliar previamente al curso contacta a los invitados para confirmar su asistencia El auxiliar elabora el formato Constancia de Habilidades Laborales (RSCCA-001) a través del Software HISTOCAP (MECA-002) entrega el original al capacitando dentro de dos a tres siempre y cuando haya acreditado el curso y/o capacitación días hábiles posteriores al curso y conserva copia como evidencia de la participación del mismo en la (carpeta de documentos 234 correspondientes a la STPS) M119/01. 9 Impartir curso y/o capacitación Instructor Nota: El Auxiliar debe emitir un listado del personal que se capacitó durante todo el año ante la STPS utilizando el formato Lista de Constancias de habilidades laborales (IEACA-004). Antes de iniciar el curso y/o reunión informativa: - El capacitando se registra en el formato Control de Asistencia (FM-CA-001). El Directivo, Gerente y/o jefe del área que corresponda de cada departamento da la bienvenida a los participantes. 10 Evaluar capacitando. al 11 Evaluar el curso. y/o capacitación Instructor Auxiliar Posteriormente, el instructor imparte el curso y/o reunión informativa. El instructor evalúa el conocimiento del capacitando sobre el tema tratado. (Este documento no se controla). El auxiliar, aplican el formato Evaluación del 235 12 Solicitar firmas 13 Solicitar resultados evaluaciones 14 Auxiliar de Jefe de capacitación y desarrollo Calificar evaluaciones del curso. El jefe de Capacitación y desarrollo ¿Los resultados de las evaluaciones del curso son satisfactorios? El jefe de Capacitación y desarrollo curso de capacitación (FM-CA-008) a las personas que recibieron la capacitación, con el propósito de evaluar el curso. El auxiliar, solicita firmas del capacitando, representante de los trabajadores, representante de la Empresa e instructor; en el formato Constancia de habilidades laborales (RSCCA-001) El jefe de Capacitación y desarrollo solicita al instructor los resultados de las evaluaciones aplicadas a través del formato Resultados de evaluaciones del curso (FM-CA028). El jefe de Capacitación y desarrollo califica las evaluaciones del curso Evaluación del curso de capacitación (FM-CA-008). No, Reprogramar curso. Sí, Registrar resultados de las evaluaciones 236 15 Reprogramar curso. 16 Capturar curso 17 Registrar resultados evaluaciones Proveedor de información Auxiliar de Jefe de capacitación y desarrollo El proveedor de información, determinan la reprogramación del curso siempre y cuando la mayoría de los capacitando (50 más 1%) califiquen varios de los criterios del formato evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-008) con calificaciones de regular y/o pésimo o cuando se arrojen resultados negativos del expositor. El auxiliar da de alta el curso impartido en el formato Registro individual de capacitación (FM-CA-010), a través del Software HISTOCAP (MECA-002). El jefe de Capacitación y Adiestramiento llena el formato Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-006), cuando los resultados de las evaluaciones aplicadas a los capacitados son menores a 8.0. 237 18 Entrega de constancias y/ o reconocimientos 19 Informar resultados capacitación. 20 Seguimiento de Auxiliar Jefe de capacitación y desarrollo Jefe de capacitación y desarrollo El auxiliar hace entrega de las constancias a participantes que acreditaron el curso y hace entrega del reconocimiento al instructor El jefe de Capacitación y desarrollo informa los resultados de las evaluaciones menores a 8, a los Directivos, Gerentes y/o jefes de departamento, entregándoles el original del formato información concentrada de evaluación de cursos de capacitación (FM-CA-006), conservando una copia para el Departamento de Capacitación con firma de recibido. El jefe de capitación y desarrollo dará seguimiento al curso y/o capitación para verificar y constatar la aplicación de dicho curso y/o capacitación 238 PROCEDIMIENTO Logística de capacitación PROVEEDORES Directivos y o gerentes de área ENTRADAS Programa de capacitación, solicitudes de cursos no programados JEFE DE PROVEEDOR DE AUXILIAR INSTRUCTOR CAPACITACIÓN INFORMACIÓN INICIO Revisar programa de capacitación y solicitudes de curso no programados 1 ¿Es un curso o capacitación? Si No Reunión informativa 1 2 Seleccionar y contratar instructor 2 A 239 JEFE DE CAPACITACIÓN PROVEEDOR DE INFORMACIÓN AUXILIAR INSTRUCTOR A Envía formato carta descriptiva 3 Llena formato y envía 4 Logística del curso y/o capacitación 5 Invitar curso y/o capacitación 6 Confirmar asistencia 7 Elaborar constancias y reconocimientos 8 Evaluar el curso y/o capacitación 11 Impartir curso y/o capacitación 9 Evaluar al capacitado 10 Solicitar firmas 12 Solicitar resultados de evaluaciones 13 B 240 JEFE DE CAPACITACION PROVEEDOR DE INFORMACION AUXILIAR DE CAPACITACION INSTRUCTOR B Calificar evaluaciones del curso y/o capacitación 14 No ¿Los resultados satisfactorios? Reprogramar curso y/o capacitación 15 Capturar curso 16 Si 2 Registrar resultados de evaluaciones 17 Entregar constancias y reconocimiento 18 Informar resultados de capacitación 19 Seguimiento 20 1 FIN SALIDAS Personal capacitado CLIENTES Personal de ECSA 241 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica. 5.2 RESPONSABILIDADES CLARAMENTE DEFINIDAS No aplica. 5.3 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-007 FM-CA-001 FM-CA-008 FM-CA-006 FM-CA-021 FM-CA-028 FM-CA-010 RSC-CA-001 Nombre del formato Tiempo de retención Lugar de del Registro conservación Información concentrada en 1 año Jefatura de curso de capacitación externa Capacitación y Desarrollo.. Control de Asistencia 1 año Jefatura de Capacitación y Desarrollo. Evaluación del curso de 1 año Jefatura de capacitación Capacitación y Desarrollo. Información concentrada de 1 año Jefatura de Evaluación de cursos de Capacitación y capacitación Desarrollo. Listado de instructores internos 1 año Jefatura de Capacitación y Desarrollo. Resultados de evaluaciones 1 año . Jefatura de del curso Capacitación y Desarrollo. Registro individual de 1 año Jefatura de capacitación Capacitación y Desarrollo. Constancia de Habilidades Indefinido Jefatura de Laborales Capacitación y Desarrollo. 242 Después de transcurrido destruirán Manualmente. el tiempo de retención los registros se 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica. 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS - Información Concentrada en curso de capacitación FM-CA-007 Externa. Control de Asistencia FM-CA-001 Evaluación del curso de capacitación FM-CA-008 Información concentrada de evaluación de cursos de capacitación FM-CA-006 Listado de instructores internos FM-CA-021 Resultados de evaluaciones del curso FM-CA-028 Registro individual de capacitación FM-CA-010 Constancia de Habilidades Laborales RSC-CA-001 243 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA - Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema De Administración de la Calidad) MN-EEX-029 Instructivo para elaborar procedimientos y programas Disposiciones legales referentes a la capacitación IEA-CD-001 Y el adiestramiento IEA-EEX-211 - Software HISTOCAP ME-CA-002 - Lista de Constancias de habilidades laborales - Carta de difusión de responsabilidades IEA-CA-004 FM-CA-030 244 PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE ANALISTAS 245 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE ANALISTAS FECHA DE ELABORACION No. DE REVISION FECHA DE CODIGO DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA-010 1. PROPÓSITO: Asegurar anualmente que la actualización que se imparte a los Analistas, se lleve a cabo de una manera uniforme, de modo que influya en la obtención de resultados congruentes. 2. ALCANCE: Analistas de Pruebas con experiencia, actualmente certificados con responsabilidades de realizar prueba de ingredientes, productos intermedios, productos terminados y material de empaque. 3. DEFINICIONES: PEO’s: procedimientos 246 PROCEDIMIENTO Certificación de Analistas PROVEEDORES Jefatura de Control de Calidad y Jefatura de Clarificación ENTRADAS Analistas no Certificados NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Proporcionar PEO’s al Jefe de Control de El Jefe de Control de Analista. Calidad Calidad da al analista cualquier documento relevante como PEO´s de laboratorio, seminarios locales, publicaciones académicas, o folletos de proveedores. 2 Adaptar capacitación Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad para analistas Calidad Adapta la capacitación de actualización para ampliar el conocimiento y entendimiento que el analista tenga sobre el método en particular. 3 Revisar datos Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad históricos del analista Calidad revisa los datos históricos del analista, como gráficos de control, registros de estaciones, de trabajo y resultados de correlación (cuando aplique). 4 Revisar procedimientos prueba Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad de Calidad revisa brevemente y en conjunto el procedimiento de análisis. 247 5 Observar al analista Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad de prueba Calidad observa al analista mientras lleva a cabo la prueba. Discutir cualquier desviación del procedimiento escrito. 6 Identificar actividades Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad críticas Calidad identifica las actividades críticas para la conformidad satisfactoria del trabajo, ejemplo: nuestra meta es la generación continua de datos oportunos, precisos, exactos y completos en los cuales basar nuestras decisiones de calidad, por lo tanto habrá que concentrarse en estas áreas. 7 8 Discutir los gráficos Analista de control y registros del proceso de monitoreo y control de los procesos Retroalimentar analista El analista en conjunto con el Jefe de control de Calidad discuten las gráficas de control, registros de estaciones de trabajo, resultados de correlación y otros registros de calidad relevantes. al Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad Calidad proporciona retroalimentación donde sea práctico hacerlo. 9 Analizar el nivel de Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad competencia Calidad analiza el nivel de habilidad actual del analista en cada área identificada. 10 Aplicar evaluaciones Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad teóricos-prácticos Calidad aplica evaluaciones teóricoprácticos para identificar las necesidades de desarrollo cuando las haya. 248 ¿Aprueba evaluaciones? 11 Jefe de Control de SI :Informar resultados Calidad No: Elaborar un plan de acción para cubrir necesidades detectadas. Elaborar un plan de Jefe de Control de El Jefe de control de Calidad acción para cubrir Calidad si identifica una necesidad necesidades de desarrollo elaborará un detectadas. plan de acción para cubrir esta necesidad. Por ejemplo si los registros de calidad indican que los datos del analista se generan de una manera oportuna y completa, pero la exactitud de las muestras de control no es congruente, concentrar la capacitación en la técnica de la verificación de la calibración, técnica analítica y monitoreo de proceso. 12 Reprogramar y Jefe de Control de El jefe de control de calidad adaptar capacitación Calidad en conjunto con el auxiliar para analistas reprograman el curso para los analistas 13 Informar resultados El jefe de Control de El jefe de Control de Calidad Calidad informa resultados obtenidos tanto en la evaluación teórica como en la práctica al auxiliar 249 14 Registrar y archiva los Auxiliar resultados de la certificación de analistas El Jefe de control de Calidad registra la capacitación de actualización en el formato Certificado y aprobación de analistas (FM-CA-002) El Auxiliar en conjunto con el Jefe de Capacitación y Desarrollo archivan los resultados de calificación de analistas. 250 PROCEDIMIENTO Certificación de Analistas PROVEEDORES Jefatura de Control de Calidad y Jefatura de Clarificación ENTRADAS Analistas no Certificados JEFE DE CONTROL DE CALIDAD ANALISTA AUXILIAR INICIO Proporcionar PEO’s al Analista. 1 Adaptar capacitación para analistas Revisar datos históricos del analista Revisar procedimientos de prueba A 251 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD ANALISTA AUXILIAR A Observar al analista de prueba Identificar actividades críticas Discutir los gráficos de control y registros del proceso de monitoreo y control de los procesos Retroalimentar al analista Analizar el nivel de competencia Aplicar evaluaciones teóricos-prácticos ¿Aprueba evaluacion es? B Elaborar un plan de acción para cubrir necesidades detectadas 1 252 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD ANALISTA AUXILIAR B Informar resultados Registrar y archiva los resultados de la certificación de analistas FIN SALIDAS Analistas Certificados CLIENTES Jefatura de control de calidad y jefatura de clarificación 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación y Adiestramiento de la Embotelladora. 253 5.3 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato FM-CA-002 Nombre del formato Certificado de aprobación de analistas. Tiempo de retención del Registro 2 años Lugar de conservación Depto. Capacitación y Desarrollo Después de transcurrido el tiempo de retención el registro se destruirá manualmente. 5.4 MONITOREO Y CONTROL El monitoreo se hará a través de las evaluaciones que los analistas reciban a los dos meses de que reciban cursos, así como en la evaluación que aplica cada año el jefe inmediato , a través del Software de capacitación (Histocap.) 5.5 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica. 5.6 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorias internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.7 ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS Certificado y aprobación de analistas FM-CA-002 DOCUMENTOS CONSULTADOS Y DE REFERENCIA Entrenamiento (Requisito del Estándar del Sistema de Administración de la Calidad) MN-EEX-029 - Instructivo para elaborar programas y procedimientos IEA-CD-001 - 254 PROCESO DEL ÁREA DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 255 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS FECHA DE No. DE FECHA DE CODIGO DE ELABORACION REVISION ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO PEO-CA- 1. PROPOSITO: Identificar y/o revisar las carpetas que no se encuentran actualizadas para posteriormente realizar su actualización. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al coordinador de gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES: CORSA: Corporativa de Servicios Profesionales S.A. de C.V 256 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A. DE C.V PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS 4 PROCEDIMIENTO Procedimiento Para la Actualización de las Carpetas PROVEEDORES Directivos, Gerentes del Área, Jefe Departamento y/o Encargados de Carpetas ENTRADAS Necesidad de Actualización de documentos No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Ingresar al Coordinación de El coordinador de SICCOD Gestión de gestión de calidad Calidad ingresa a la página http://svrgocsa/siccod/ para la revisión, control, actualización de documentos y/o carpetas que se encuentran dados de alta en dicho programa. 2 Verificación de Coordinación de Una vez que ingresa carpetas Gestión de a la página Calidad http://svrgocsa/siccod/ se lleva a cabo los pasos del Instructivo INS-DC-003 esto para verificar los documentos y /o carpetas con los que cuenta cada carpeta para así poder realizar el reporte. 3 Elaboración del Coordinación de El coordinador de control de entrega Gestión de gestión de calidad Calidad ingresa a la página http://svrgocsa/siccod/ para realizar el reporte de control de entrega basándose en el instructivo INS-DC-001 4 Elaboración del Coordinación de El coordinador de reporte de Gestión de gestión de calidad custodia de Calidad ingresa a la página carpeta http://svrgocsa/siccod/ para realizar el 257 5 Revisión de carpetas y recibos de custodia Coordinación de Gestión de Calidad ¿Se encuentran los documentos? Coordinación de Gestión de Calidad Verificar y levantar reporte Coordinación de Gestión de Calidad ¿Se encuentran actualizados? Coordinación de Gestión de Calidad 7 Actualizar Coordinación de Gestión de Calidad 8 Firma de reporte de custodia y control de entrega Dueño de carpeta 6 reporte de custodia basándose en el instructivo INS-DC002 para así poder pasar a revisión de carpetas y recibos de custodia. El coordinador de gestión de calidad acude con el encargado y/o responsable de la carpeta para realizar la revisión, verificando que el dueño de las carpetas cuente con ellas y que las carpetas se encuentren con los documentos actualizados. SI. ¿Se encuentran actualizados? NO. Verificar y levantar reporte El Coordinación de Gestión de Calidad verifica minuciosamente que se encentren las carpetas y los documentos correspondientes, para así levantar un reporte de las actualizaciones. SI. Firma de reporte de custodia y control de entrega NO. Actualizar El coordinador de gestión de calidad actualiza las carpetas y/o los documentos correspondientes. El dueño de carpeta firma el recibo de custodia y el control de entrega donde nos 258 indica que el se compromete a cuidar y utilizar correctamente la carpeta (s) que se han puesto bajo su responsabilidad de acuerdo a las políticas de la empresa. 259 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS 4 PROCEDIMIENTO Procedimiento Para la Actualización de las Carpetas PROVEEDORES Directivos, Gerentes del Área, Jefe Departamento y/o Encargados de Carpetas ENTRADAS Necesidad de Actualización de documentos CORDINADOR DE GESTION DE CALIDAD DUEÑO DE CARPETA INICIO Ingresar al SICCOD Verificación de carpetas Elaboración del control de entrega Elaboración del reporte de custodia de carpeta Revisión de carpetas y recibos de custodia A 260 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS CORDINADOR DE GESTION DE CALIDAD DUEÑO DE CARPETA A ¿Se encuentran los documentos? NO Verificar y Levantar reporte 1 SI 2 SI ¿Se encuentran actualizados? NO 1 2 ACTUALIZAR FIRMA DE REPORTE DE CUSTODIA Y CONTROL DE ENTREGA FIN 261 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A DE C.V PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS 5. ELEMENTOS DE CONTROL: 5.1 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y CONSUMIDORES No aplica 5.2 PERSONAL CAPACITADO Y CON EXPERIENCIA El personal que aplica este procedimiento será debidamente capacitado en las actividades que el mismo contempla, debiendo dejar constancia en el Departamento de Capacitación de la Embotelladora. 5.4 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE REGISTROS Código del formato Nombre del formato Tiempo de retención del Registro 1 año INS-DC-001 INSTRUCTIVO INS-DC-002 INSTRUCTIVO 1 año INS-DC-003 INSTRUCTIVO 1 año Lugar de conservación Depto. de reclutamiento Depto. de reclutamiento Depto. de reclutamiento Después de transcurrido el tiempo de retención, los registros serán destruidos manualmente. 5.5 MONITOREO Y CONTROL No aplica 5.6 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS No aplica 262 5.7 AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Se consideran en un programa de auditorías internas de calidad, el cual contempla la revisión de todos los programas del sistema por lo menos una vez al año. Las acciones correctivas se llevan a cabo de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas de la planta. 5.8 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL No aplica 263 PROPUESTAS IMPLEMENTAS INSTRUCTIVOS DEL ÁREA DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 264 INSTRUCTIVO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS 265 CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES S.A. DE C.V INSTRUCTIVO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS El control de entrega se realiza para poder verificar que el dueño de carpeta (s) cuente con los documentos correspondientes y estos a su vez se encuentren actualizados. Si se encuentran todos los documentos al realizar la revisión, el dueño de la carpeta tendrá que firmar de recibido el control de entrega de documentos. Para la realización del control de entrega de documentos es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar al SICCOD 2. Hacer clip en “reportes” REPORTES 3. Hacer clip en control de entrega CONTROL DE ENTREGA 266 4. Seleccionar documentos que se entregan, una vez seleccionados le damos siguiente: 5. Seleccionar la carpeta donde se encuentran los documentos seleccionados anteriormente, una vez seleccionada le damos siguiente. Carpeta 6. Se le da clic en finalizar Finalizar 267 7. Seleccionar formato Acrobat Acrobat 8. Una vez seleccionado Acrobat le damos exportar EXPORTAR 9. Por último le damos imprimir IMPRIMIR 268 REPORTE DE CUSTODIA 269 El recibo de custodia es un documento en donde el encargado y/o dueño de carpeta se compromete a cuidar y utilizar correctamente la carpeta (s) que se han puesto bajo su responsabilidad de acuerdo a las políticas de la empresa, quedando prohibido: Sacarle copias a la carpeta que ampara este "recibo de custodia de carpeta” Quitarle o agregarle hojas fuera del procedimiento establecido para "control de documentos" Y comprometiéndose a: Utilizarlo como herramienta de trabajo en el desarrollo de mis funciones dentro de la empresa Mantenerlo actualizado y ordenado (última revisión ) Entregarlo al gerente de mi área en caso de cambio de puesto o separación de la empresa Para la realización del reporte de custodia es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar al SICCOD 270 2. Hacer clip en “reportes” REPORTES 3. Hacer clip en control PAPEL CONTROL PAPEL 4. Seleccionar la opción recibo de custodia: Recibo de Custodia 271 5. Seleccionar la carpeta indicada para el reporte de custodia. 6. Una vez seleccionada la carpeta, se selecciona ver reporte Ver reporte 7. Por último seleccionamos la opción imprimir IMPRIMIR 272 VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE CADA CARPETA 273 INSTRUCTIVO “VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE CADA CARPETA” Para poder elaborar un reporte es necesario el verificar cuales son los documentos que contiene cada carpeta. Para esto es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar al SICCOD 2. Hacer clip en “carpetas” y aparecerán las carpetas con el nombre de los responsables de cada una de ellas. Carpetas 274 3. Hacer clip en ” ver documento” Ver documento 4. Documentos correspondientes a la carpeta seleccionada Documentos de la carpeta 275 PROPUESTA IMPLEMENTADAS EN: Formatos (CORSA) 276 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS BASADA EN COMPETENCIAS 277 DESCRIPCIÓN DE PUESTO Título del puesto Gerencia Área/Departamento Bodega Nivel OBJETIVO DEL PUESTO Acción Complemento Guía Resultado final Organigrama, de ubicación del puesto 278 FINALIDADES Acción Complemento Resultado final 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. RELACIONES CLAVE DE PROCESO RELACIONES INTERNAS ¿con quién? PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE/RECIBE: ¿Para que ? 1. 2. 3. RELACIONES EXTERNAS ¿ con quién? PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE/RECIBE: ¿ para qué? 4. 5. 279 TOMA DE DECISIONES Decisión TOTAL COMPARTIDA - INDICADORES 1. 2. 3. REQUISITOS Edad De: A: Género Estado Civil Disponibilidad Viajes Masculino Femenino Indistinto Casado Soltero Indistinto Sí No Alto Bajo Escolaridad Requerimiento Secundaria Preparatoria Carrera Técnica Profesional Postgrado Necesario Consideraciones 280 Puestos requeridos Puestos requeridos Rubro Peso Talla Índice de masa corporal Presión arterial Glucosa en sangre Agudeza visual Columna Vertebral PROMOCION INTERNA Años EXTERNOS Años SALUD Rango Aceptable Condición Obligatorio Opcional Condición Obligatorio Opcional Observación/condición 281 RIESGOS Y ENFERMEDADES Grado Posible CAUSAS BA lesión JA Aplastami ento de dedos IA ¿? Cortadura s ALTA MED Caídas Cargar rejas de producto Estallamiento de botella ¿? Quemadu Por trabajos con calor Daño Vista fija por tiempo prolongado ras la vista en Tensión nerviosa Otras: Continuo estrés por naturaleza del puesto COMPETENCIAS Competencias Nivel APLICACIÓN EN: A LTO Estratégic as M EDIO B AJO Específica s Gestión DIMENSIONES Concepto Cantidad Ventas ( producción ) Presupuesto Personal subordinado directo Personal subordinado indirecto 282 ESPECIFICACIONES ESPECIALES SI NO Observación Responsabilidad económica Uso de uniforme Uso de equipo de seguridad Tapones, cubre bocas, guantes, lentes, botas Uso de equipo de comunicación móvil Celular, radio Uso de equipo de cómputo Lap top pc hand held Uso de equipo de transporte utilitario (Nombre y firma) (Nombre y firma) Colaborador Jefe directo (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Desarrollo y Capacitación Gerencia área APROBACIONES DE LA DESCRIPCIÓN DE PUESTO 283 EVALUACIÓN DE CURSO 284 EVALUACION DE CURSO DE CAPACITACION Este formato de evaluación del curso de capacitación que acabas de recibir es importante que lo contestes sinceramente y nos des tu opinión para mejorar en lo sucesivo. GRACIAS. Nombre del curso: Nombre del expositor: Fecha del curso: MALO REGULAR BUENO ORGANIZACIÓN DEL EVENTO EXCELENTE Tache con una X la respuesta que mas le satisfaga de acuerdo a los siguientes valores Comunicación oportuna del curso Cumplimiento de plazos establecidos y recesos Instalaciones cómodas y acordes al curso SOBRE EL CONTENIDO DEL CURSO Temática del curso Interesante y ameno Se cubrieron todos los temas RESULTADOS OBTENIDOS Cumplimiento de sus expectativas Se aplica a su trabajo 285 ASPECTOS DEL EXPOSITOR ATRIBUTOS PERSONALES Capacidad intelectual Conducta profesional Aspecto físico y porte Iniciativa y energía Comunicación persona a persona CUALIDADES TÉCNICAS Capacidad de diagnostico Preparación de sugerencias Técnicas de inducción al cambio(rota folio, cañón , material didáctico entre otros) Comunicación verbal Informes escritos OBSERVACIONES GENERALES Asistencia y puntualidad Dominio del tema Cumplimiento de los plazos establecidos Mantuvo el interés del grupo Rapidez y precisión 286 SOLICITUD DE PRACTICANTE 287 Solicitud de practicante Fecha: ________________ Área Solicitante: _______________________________________________ Persona Solicitante: ____________________________________________ Carrera que solicita: ____________________________________________ Sexo: _________ Nombre del Proyecto: ___________________________________________ Actividades a realizar 1.- 2.- 3.- Horario de prestación de prácticas Matutino ____ Vespertino _____ Nocturno _____ Solicitante (Nombre y firma del área solicitante) Vo.Bo. ________________________ (Nombre y firma de Gerencia de área) Validación _______________________ Jefe de Desarrollo y Capacitación 288 CONCLUSIÓN 289 Las propuestas que se presentaron de los procesos, formatos e instructivos realizados en CORPORATIVA de SERVICIOS PROFESIONALES S.A de C.V actualmente se encuentran dados de alta en el sistema SICCOD (Sistema de Calidad Documental) y puestos en marcha por los departamentos de Reclutamiento y Selección. Gracias a dichas actualizaciones se ha logrado una mejora continua en los departamentos de reclutamiento y selección en relación a los procesos, eliminando actividades innecesarias y repetitivas, así como incorpora miento de actividades que se omitían por dichas áreas, que eran necesarias llevarlas acabo en los procesos, a su ves los proceso de nueva creación para el reclutamiento de Kiosko zona Vallarta y comisionista traen consigo un gran impacto ya que ellos no existían y son necesarios por la por la de manda creando la necesidad de expansión de tiendas Kiosko en otros estados de la Republica Mexicana. En la Coordinación de Gestión de Calidad se logro una actualización del 95% en relación a las carpetas en papel, custodia de carpetas, control de entrega. Esta actualización permitió a la empresa tener identificado los responsables de cada carpeta para así llevar un buen control documental y evitar hallazgos en auditorias futuras, que puedan repercutir de manera directa tanto al departamento donde se encuentra la carpeta en papel como al responsable de la misma. 290 GLOSARIO 291 CORSA: Corporativa de Servicios Profesionales S.A de C.V SICCOD: Sistema de Calidad Documental PEO’s: Procedimientos PROVEEDOR DE INFORMACIÓN INTERNO.- personal de corsa el cual aporta información necesaria para que se lleve a cabo el proceso PROVEEDOR DE INFORMACIÓN EXTERNO.- persona ajena a la empresa el cual aporta información necesaria para que se lleve a cabo el proceso. HISTOCAP.- Historial de Capacitación. Software de Capacitación. BRECHA.- Es el nivel requerido por competencia o habilidad menos nivel actual de la competencia o habilidad, (Brecha= (NR-NA) COMPETENCIA- Conocimiento requerido para el buen desempeño de las funciones y actividades del puesto. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: especificación por escrito, en forma concreta y detallada de las funciones y responsabilidades del puesto en términos de los resultados esperados. RECLUTAR- Es el proceso que permite identificar e interesar al mayor número posible de candidatos para que ocupen una vacante. REQUISICIÓN DE PERSONAL- Documento en el cual se especifica las necesidades de personal que un departamento o área tiene con relación a una vacante. 292 BOLSA DE TRABAJO INTERNA- Cantidad de solicitudes de empleo de personas externas interesadas en ingresar a la empresa que posee el área de Reclutamiento y Selección. PROMOCIONES.- Buscar del personal vigente el que cubra los requisitos del puesto y que signifique una mejora o ascenso y de común acuerdo con el jefe anterior y el nuevo jefe. BOLSA DE TRABAJO EXTERNA- Son los canales externos que se tienen para abastecer de candidatos a la empresa (Agencias de colocación gubernamentales y privadas, escuelas de nivel medio y superior, empresas con las que se tiene intercambio de vacantes) CONTRATAR- Es el proceso que se sigue para establecer una relación laboral formal entre el candidato y la empresa. HABILIDAD - Capacidad y disposición para una cosa. Acción que demuestra la destreza o la inteligencia. IP: Incorporación de Personal CA: capacitación 293 BIBLIOGRAFÍA 294 LIBROS CONSULTADOS Gerard Bertrand Alejandro, Rodríguez González Gilberto, Suarez Aceituno Jorge Luis (2000) Compilación Laboral Correlacionada (Ley Federal del Trabajo) DOFISCAL EDITORES, AV. MEXICO 203, HIP CONDESA CP. 06100, México, DF. IV EDICION Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. PORRÚA. México. 2004. Gómez Ceja, Guillermo (1997) Sistemas Administrativos Análisis y Diseño, MC GRAW HILL Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra. Edición. Gómez Francisco (1993). Sistema y Procedimiento Administrativo, Caracas: Editorial Fragor. Melinkoff Ramón (1990), Los Procesos Administrativos, Caracas: Editorial Panapo, (1ra. Edición) FUENTES ELECTRÓNICAS CONSULTADAS http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/reclutamiento/reclutamiento.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/capacitacion-personal/capacitacionpersonal.shtml http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh1/manprocjar.htm 295 AGRADECIMIENTOS 296 Primeramente queremos dar gracias a Dios por permitirnos llegar hasta este momento de nuestra carrera y permitirnos participar y llevar acabo nuestra residencia en una empresa tan importante como lo es CORPORATIVA de SERVICIOS PROFESIONALES S.A de C.V, de igual forma queremos agradecer a nuestros padres por su apoyo incondicional. Gracias a nuestro asesor Externo e interno Por permitirnos ser parte del grupo de trabajo de CORPORATIVA DE SERVICIOS PROFESIONALE, gracias por sus consejos, paciencia, revisiones y opiniones las cueles sirvieron para la culminación de nuestro proyecto de residencia, y por ultimo pero no menos importante queremos agradecer a todas aquellas personas que de forma directa o indirecta fueron un apoyo esencial para nosotros y para la culminación de la residencia. 297 298
