Proyecto de Grado MODALIDAD DE GRADUACIÓN FACULTAD DE INGENIERÍA
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FACULTAD DE INGENIERÍA Carrera Ingeniería de Sistemas MODALIDAD DE GRADUACIÓN Proyecto de Grado “Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuración del software OpenBravo para la gestión de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S” Oscar Marcos Amelunge Ruiz Santa Cruz - Bolivia 2010 FACULTAD DE INGENIERÍA Carrera Ingeniería de Sistemas MODALIDAD DE GRADUACIÓN Proyecto de Grado “Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuración del software OpenBravo para la gestión de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S” Oscar Marcos Amelunge Ruiz NR. 2003210474 Proyecto de Grado para optar al grado de Licenciado en Ingeniería de Sistemas Santa Cruz - Bolivia 2010 ABSTRACT TITULO AUTOR : Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuración del software Openbravo para la gestión de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S. : Oscar Marcos Amelunge Ruiz. PROBLEMATICA El presente documento, describe la realización del análisis de requisitos, modelado de procesos y configuración del software Openbravo para la gestión de Ventas y contabilidad asociada a las ventas en la empresa P&S. OpenBavo es un sistema de código abierto desarrollado en JAVA, lo cual le da una gran flexibilidad en comparación con otros propietarios. La metodología empleada, es ASAP, Accelerated SAP que se adapto para el presente trabajo. La primera parte del trabajo describe en detalle la planificación y preparación del Proyecto, así como la principal herramienta, Openbravo. La segunda parte, está orientada al diseño y realización, dónde se define el modelo del negocio y se configura el sistema en base los procesos identificados. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuración para salir en productivo con una versión beta. OBJETIVO Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos configurar el software Openbravo para la gestión de contabilidad general y ventas de la empresa P&S. CONTENIDO a) Plan del Proyecto; b) P&S; c) Openbravo; d) Metodología ASAP e) Preparación del Proyecto; f) Modelado del Negocio; g) Configuración de Openbravo ERP h) Pruebas del sistema; i) Conclusiones y Recomendaciones. CARRERA PROFESOR GUIA DESCRIPTORES O TEMAS E-MAIL FECHA : Ingeniería de Sistemas : Lic. Luis Marcelo Suarez Vaca-Rivera. : Openbravo, Modelo del negocio, Pruebas. : [email protected] : Julio de 2010. AGRADECIMIENTO En esta sección se realizara el agradecimiento correspondiente RESUMEN El presente documento, describe la realización de cada una de las etapas de análisis, diseño de procesos y configuración, poner en funcionamiento el software Openbravo en la empresa P&S La metodología a emplear, es ASAP, Accelerated SAP, metodología que proveerá un marco de referencia para la realización de etapas y tareas de la presente implementación. La primera parte describe en detalle la planificación del Proyecto, además de contener un marco teórico que da referencia acercar del software Openbravo. La segunda parte, está orientada al análisis del negocio, diseño de procesos y configuración de los módulos de contabilidad general y de ventas del Openbravo. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuración para tener una versión en funcionamiento del software. En la tercera parte, se describen las conclusiones y recomendaciones derivadas de las experiencias del presente proyecto. INTRODUCCION TABLA DE CONTENIDO .PARTE I PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 2 1. PLAN DE PROYECTO ............................................................................................................................ 3 1.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3 1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................................................ 3 1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA ......................................................................................................... 3 1.4. SITUACION DESEADA ....................................................................................................................... 4 1.5. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 4 1.5.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 4 1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................................. 4 1.6. ALCANCE .............................................................................................................................................. 5 1.7. OPENBRAVO ........................................................................................................................................ 9 1.7.1. HISTORIA DE OPENBRAVO .......................................................................................................... 9 1.7.2. CARACTERÍSTICAS OPENBRAVO .............................................................................................. 9 1.7.3. AREAS DE APLICACIÓN DE OPENBRAVO ............................................................................... 9 1.7.4. GESTIÓN DE DATOS MAESTROS .............................................................................................. 10 1.7.4.1. CONFIGURACIÓN DE TERCEROS .......................................................................................... 11 1.7.4.2. PRODUCTOS ................................................................................................................................. 12 1.7.5. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD ............................................................................ 13 1.7.5.1. CONTABILIDAD .......................................................................................................................... 13 1.7.6. GESTIÓN DE VENTAS ................................................................................................................... 14 1.7.6.1. PEDIDO DE VENTA ..................................................................................................................... 14 1.7.6.2. ALBARÁN (CLIENTE) ................................................................................................................. 14 1.7.6.3. FACTURAS (CLIENTE) ............................................................................................................... 15 1.8. METODOLOGÍA ASAP ....................................................................................................................... 5 1.8.1. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................ 6 1.8.2. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO .................................................................................................. 7 1.8.3. FASE 3 - REALIZACIÓN .................................................................................................................. 7 1.8.4. FASE 4: PREPARACIÓN FINAL .................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 1.8.5. FASE 5: PUESTA EN MARCHA Y SOPORTE ............. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. i PARTE I PLANIFICACIÓN Y . PREPARACIÓN DEL PROYECTO CAPITULO I PLAN DE PROYECTO 1. PLAN DE PROYECTO 1.1. INTRODUCCIÓN En la actualidad las grandes disciplinas empresariales como la contabilidad, las finanzas, los modelos de inventarios, modelos de presupuesto, etc. han alcanzado un alto nivel de estandarización, debido a la eficiencia que presentas, en consecuencia toda la tecnología de conocimiento que estas abarcan ha sido plasmada en productos de software parametrizables. 1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA La empresa P&S es una PYME que se especializa en la fabricación y venta de artesanías en porcelana fría, cuenta con una amplia gama de productos los cuales están a la venta en tres sucursales. Actualmente el registro de venta de productos en la empresa P&S es realizado utilizando planillas de Excel. En cada una de sus sucursales se registran las ventas del día y al final de la jornada laboral se procede a los respectivos cierres de caja, se envía por correo electrónico las planillas de Excel a la administradora, al día siguiente o dependiendo de la carga de trabajo, la administradora utiliza las planillas de Excel como información de entrada en su sistema contable. P&S cuenta con un sistema contable el cual es una aplicación WINDOWS de escritorio que fue implementada solamente para el manejo de la contabilidad, no cuenta módulos de ventas por lo cual la información concerniente a las ventas debe ser introducida en el sistema contable de forma manual, dicha situación conlleva en un manejo contable poco eficiente y poco fiable. 1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA El problema principal de P&S es la falta información contable oportuna que refleje las ventas en forma inmediata (en línea) y permita la generación de reportes contables tanto para los administrativos de la empresa como para las entidades reguladoras del gobierno. 3 CAPITULO I PLAN DE PROYECTO Las planillas de Excel para el registro de ventas y la carga manual de estos datos al sistema contable, significan un proceso lento y poco fiable debido a que los archivos de Excel se pueden corromper y la información de los mismos es fácilmente manipulable. Dentro de la problemática actual de la empresa frente a la gestión contable y gestión de ventas se pueden destacar los siguientes puntos: No existe integración contable automática de las ventas que realizan las sucursales. Falta de información contable (con respecto a las ventas) oportuna y confiable. Demora en el proceso de cierre contable. Los propietarios de P&S pretenden expandir su negocio con la apertura de 2 sucursales mas, lo que se traducirá en mas ventas y por ende mayor flujo de información, por lo tanto se han visto en la necesidad de cambiar su actual sistema contable por un software que les permita reflejar en la contabilidad de manera automática, eficiente e inmediata las ventas realizadas en sus distintas sucursales, para lo cual han elegido “Openbravo”. 1.4. SITUACION DESEADA Contar información contable fiable y oportuna que refleje las ventas en forma inmediata. 1.5. OBJETIVOS 1.5.1. OBJETIVO GENERAL Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos configurar el software OpenBravo para la gestión ventas y contabilidad asociada a las ventas de la empresa P&S. 1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos específicos que se pretenden alcanzar son: Recopilar los requisitos empresariales de P&S. Analizar los requisitos empresariales. Crear un modelo de los procesos de negocio de P&S. 4 CAPITULO I PLAN DE PROYECTO Instalar y configurar Openbravo ERP en base al modelo de los procesos del negocio. 1.6. ALCANCE El alcance estará definido por la identificación, análisis y posterior configuración en el software Openbravo de los procesos de venta de la empresa P&S, las transacciones contables asociadas a estos y la construcción de un plan contable en base a los procesos de venta. 1.7. METODOLOGÍA Y HERRAMIENTAS 1.8. ASAP ASAP, Accelerated SAP [ASAP] es una solución de SAP para implantaciones rápidas y eficientes en un entorno empresarial. Consiste en una guía paso a paso a través de cada una de las fases del proyecto. Combina una tecnología probada con herramientas, servicios y gestión de calidad para optimizar las implementaciones de R/3. Ofrece ayuda a la gestión de proyectos. La ventaja principal es que ASAP se centra específicamente en las implementaciones rápidas de SAP, se apoya en las experiencias de los consultores y permite, gracias al roadmap, o plano del proyecto, el equipo del proyecto tenga siempre una visión global de lo que sucede en el proyecto. Entre los conceptos generales de la Metodología ASAP tenemos: - Organización por procesos. - Definición del modelo. - Prototipo Iterativo. - Gestión por entregables y uso de aceleradores. - Uso de herramientas de soporte. - Escalabilidad - puede fácilmente adaptarse a proyectos grandes o pequeños. - Orientación por Temas - definición de competencias necesarias para desarrollar cada tarea o actividad. 5 CAPITULO I PLAN DE PROYECTO El modelo de implantación consta de las siguientes fases: Preparación de Proyecto Diseño del Negocio Configuración del sistema Preparación Final Salida en Productivo y Soporte Estas fases se pueden apreciar en el siguiente gráfico de rutas o “Roadmap” como lo llama ASAP. Gráfico 2. “Roadmap” de ASAP 1.8.1. UML UML se utilizara como herramienta para modelar el análisis y diseño de los procesos identificados en la FASE2 (Ver punto 1.8.3). 1.8.2. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO El objetivo de esta fase es proporcionar la planificación y preparación inicial para el proyecto de implantación de Openbravo. Aunque cada proyecto tiene sus propios objetivos, su propio alcance y sus propias prioridades, los pasos de la fase 1 permiten identificar y planificar las principales áreas de atención que se deben tener en cuenta. 6 CAPITULO I PLAN DE PROYECTO Esta fase abarcara lo concerniente al plan de proyecto, identificación de objetivos y alcance del proyecto, así como también los responsables involucrados en el mismos, se realizara una descripción de la empresa, del software a utilizar para dar las soluciones a sus necesidades (Openbravo) y los pasos a seguir de acuerdo a la metodología planteada. Entregables: - Documento de planificación y preparación del proyecto. - Documento acerca de Openbravo. 1.8.3. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO El objetivo de esta fase es crear una documentación detallada de los resultados recopilados durante las sesiones de trabajo de los requerimientos iníciales. Por otro lado, también se documentan los requerimientos de los procesos de la empresa organizados por módulos y submódulos (Modulo de Contabilidad , Modulo de Ventas). A través de toda esta información es posible alcanzar una percepción común de la forma en que la empresa pretende realizar sus funciones dentro de Openbravo. En esta fase se identificarán los datos maestros y los requisitos funcionales referentes al proceso de ventas de la empresa P&S, se especificaran dichos procesos así como las transacciones contables que estos generan, finalmente se construirá un modelo de los procesos de ventas y un plan contable el cual servirá como entrada para la siguiente fase. Entregables: - Identificación de Requerimientos - Identificación de proceso del negocio - Modelo de Análisis de procesos. - Modelo de Diseño de procesos. 1.8.4. FASE 3 - REALIZACIÓN El objetivo de esta fase es implementar los requerimientos empresariales y de procesos a partir del plano empresarial. Los objetivos son la implementación final en el sistema, la 7 CAPITULO I PLAN DE PROYECTO realización de una prueba general y la liberación del sistema para la operación (versión Beta) del sistema productivo. Esta fase pretende utilizar el modelo de procesos de ventas y el plan contable generado en la fase anterior, para configurar y adaptar el software Openbravo a los mismos, posteriormente se realizaran las pruebas de unidad y aceptación de dicha configuración. Entregables: - Documento de pruebas del software. 8 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO 2. SOFTWARE OPENBRAVO Openbravo ERP Comunity Edition es una aplicación de código abierto de gestión empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño. Openbravo es una aplicación con arquitectura cliente/servidor web escrita en Java. Se ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. Actualmente se encuentra disponible en español, inglés, italiano, portugués, ruso, ucraniano y francés. wikipedia 2.1.1. HISTORIA DE OPENBRAVO Se desarrolló en un principio por dos profesores de la Universidad de Navarra, los dos involucrados desde mediados de los años 1990 en la gestión de la universidad. Usaron como base Compiere y orientaron el proyecto como una aplicación Web. La idea se realizó en una nueva compañía nombrada en su momento Técnica (ahora conocida cómo Openbravo S.L.) fundada en agosto del 2001 por Serrano, Ciordia y Aguinaga. El producto resultante fue un nuevo ERP. Actualmente Openbravo ERP consta de dos versiones; Openbravo Community Edition (libre y gratuita) y Openbravo Network Edition (con elementos privativos y comercial). 2.1.2. CARACTERÍSTICAS OPENBRAVO Las principales características técnicas de Openbravo ERP son: - Codigo abierto 2.1.3. AREAS DE APLICACIÓN DE OPENBRAVO Openbravo está desarrollado para abarcar una amplia funcionalidad de negocio que trata de cubrir todas las áreas de aplicación de un sistema de gestión empresarial. http://www.openbravo.com/es/product/erp/functionality/ Las áreas de aplicación que cubre Openbravo pueden ser apreciadas en el gráfico siguiente: 9 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Cada una de las áreas que negocio que cubre Openbravo, son correspondientes a un modulo del sistema. Como se ve en la figura el modulo base de Openbravo corresponde a la Gestión de Datos Maestros y sobre este se asientan las funcionalidades del resto de la plataforma. Dentro de los módulos funcionales el modulo central es el de Gestión financiera y Contabilidad, sobre el cual se reflejan los procesos realizados por el restos de los módulos funcionales. 2.1.4. GESTIÓN DE DATOS MAESTROS Los datos maestros son los datos que dirigen un negocio (datos de clientes, productos, proveedores, etc.). Jane Griffin, columnista de DMReview, define los metadatos como “la información necesaria para crear y mantener un “sistema de registro” a nivel empresarial en las compañías de actividad central, con el fin de capturar transacciones empresariales y calcular los resultados de tales compañías” 10 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Openbravo ERP dispone de una serie de datos maestros que constituyen la fuente central de información para los procesos de gestión soportados en el sistema. Entre los que destacan: 2.1.4.1. CONFIGURACIÓN DE TERCEROS Son todo tipo de personas o empresas que tienen algún tipo de relación económica con la propia empresa. Los datos maestros más destacados para configurar terceros son: Grupos de terceros: se utiliza para clasificar los terceros mediante grupos. Por ejemplo, en cualquier empresa se podrían crear al menos los siguientes grupos: clientes, proveedores y empleados. Calendario de facturación: permite definir el calendario de facturación que se podrá aplicar a los clientes a través del proceso de facturación automatizado. Los calendarios más comunes son: mensual, quincenal, semanal o diario. Condiciones de pago: permite definir los plazos de pago o cobro que se podrán asociar a los proveedores y clientes, respectivamente. Por ejemplo, pago a 30 días. Rappels: permite definir reglas de rappel que se podrán asociar a los terceros. Éstos se liquidan periódicamente en base a las facturas del periodo asociadas al tercero. Habitualmente los rappels se definen en tramos, de forma que se pueda bonificar gradualmente a los clientes en función de las compras que han hecho. Descuentos: permite definir descuentos en factura que se podrán asociar a los terceros. Este tipo de descuentos se generarán al completar la factura y aparecerán como una línea más de ésta. Categoría salarial: permite definir diferentes categorías salariales de los empleados de la empresa. Cada categoría tendrá un coste asociado que se podrá utilizar, por ejemplo, para 11 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO obtener informes de rentabilidad de proyectos en los que los recursos humanos que hayan trabajado en él hayan imputado tiempo. 2.1.4.2. PRODUCTOS Son los elementos que serán comprados, fabricados o vendidos por la empresa. Los productos pueden ser físicos o también servicios. los datos maestros más destacados para configurar productos son: Categoría de producto: se utiliza para clasificar los productos mediante categorías. Por ejemplo, se puede clasificar el catálogo de productos en: productos y servicios. Unidad de medida: permite definir las unidades de medida de los productos. Estas unidades se utilizarán para definir el precio de compra o de venta de los productos así como para definir otras unidades por las que podrá ser comprado o vendido un producto. Por ejemplo, un producto puede tener la tarifa en la unidad unidad pero poderse comprar en cajas de 10 unidades y venderse en packs de 3. Conjuntos de atributos y atributos: se utilizan para añadir información que permita caracterizar a una unidad de producto durante todo su ciclo de vida desde el momento en el que se da entrada de éste en el almacén de la empresa. Cada producto puede tener asociado un conjunto de atributos que a su vez está definido mediante una lista de atributos. De esta forma, estos atributos están vinculados a la instancia del producto que se ha recepcionado y perduran en él durante todo su ciclo de vida. Un ejemplo de un conjunto de atributos es el número de serie de un producto, su fecha de caducidad o el número de lote. Tarifas: son los distintos precios asociados a la compra / venta de productos. Una tarifa es una lista de pares producto-precio, ya sea de compra o de venta, que luego se va a relacionar con los proveedores y clientes, respectivamente. 12 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Esquema de tarificación: son esquemas de variación de precios, que se utilizarán para generar nuevas versiones de tarifa a partir de otras, aplicándoles esa variación. A su vez, cada uno de estos elementos tiene asociado una serie de datos maestros que se utilizan para configurarlos. A continuación se destacan los siguientes: http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Master_data_management/es 2.1.5. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD 2.1.5.1. CONTABILIDAD En Openbravo ERP la contabilización de las transacciones registradas en los procesos de gestión (facturas de venta y compra, cobros y pagos, etc.) es automática generándose los apuntes de cada una de estas. Este módulo permite explotar la información referente a la contabilidad así como realizar asientos manuales para los casos en los que no se efectuará ningún pago ni cobro. Las funcionalidades más destacadas de este módulo son las siguientes: Asientos manuales: permite generar asientos manuales. Esta funcionalidad se utilizará únicamente cuando el asiento no haga referencia a un cobro ni un pago. Presupuestos: permite registrar los presupuestos de la empresa. Para estas funcionalidades listadas arriba así como para contabilizar correctamente las transacciones de gestión, se requiere la configuración de los siguientes elementos: Esquema contable: es el esquema de las cuentas contables que se utilizarán en la empresa para la contabilización de las transacciones de gestión. 13 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Calendario anual y periodos: permite configurar los ejercicios y los periodos de éstos. Además, cada periodo puede estar abierto o cerrado lo que implica que se permita registrar los asientos en éste o no, respectivamente. Concepto contable: permite configurar los conceptos contables que se utilizarán en las liquidaciones manuales. Un concepto contable es un elemento que permite seleccionar una cuenta contable mediante un sinónimo. Es una forma de facilitar la selección de cuentas contables a los usuarios del sistema. Categorías de impuesto: permite configurar las categorías de impuesto que aplican en la empresa. Rango de impuesto: permite configurar los impuestos que aplican en la empresa. Éstos están vinculados a una categoría de impuesto y pueden estar compuestos de dos impuestos. 2.1.6. GESTIÓN DE VENTAS Este módulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de venta: pedido, albarán y factura de venta. Este módulo está inter-relacionado con los módulos de gestión de almacenes, económico-financiero y gestión de proyectos y servicios. Las funcionalidades más importantes de este modulo son: 2.1.6.1. PEDIDO DE VENTA Un pedido de venta es un documento usado para anotar peticiones de clientes. En Openbravo ERP un pedido de venta se compone de una cabecera y una serie de líneas producto-cantidad. 2.1.6.2. ALBARÁN (CLIENTE) El albarán de cliente es un documento que permite gestionar y procesar los distintos productos que serán enviados a un cliente y que por tanto serán descontados del almacén. 14 CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO En Openbravo ERP un albarán de cliente se compone de una cabecera y un conjunto de líneas de albarán, que relacionan el pedido con sus productos así como con las cantidades enviadas. 2.1.6.3. FACTURAS (CLIENTE) Las facturas de venta son documentos contables de los bienes enviados a un cliente. Indican la cantidad y precio de cada elemento enviado. En Openbravo ERP una factura se compone de una cabecera y una serie de líneas donde se especifican cada uno de los productos y cantidades facturadas. - 15 PARTE II MODELADO DEL NEGOCIO Y REALIZACIÓN CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO 3. MODELO DEL NEGOCIO El modelo del negocio es una técnica para comprender los procesos de negocio de la organización. (proceso unificado, capitulo 6 pagina 115). El objetivo de esta fase es crear un modelo del negocio, resultado de la entrevista con los encargados de ventas y de sucursales y los administrativos. El modelo del negocio representa a los proceso de venta y los procesos contables que de estos se deriva. 3.1. REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO La definición de los requerimientos pretende identificar, los datos maestros del negocio, los requerimientos funcionales concernientes a los procesos de venta. DATOS MAESTROS Los datos maestros, son información clave en las operaciones del negoción, conforman un repositorio información centralizada que puede ser utilizada en distintos procesos o transacciones, son centralizados para asegurar que no exista duplicidad de los mismos. Se han identificado los siguientes grupos de datos maestros para los procesos de venta de la empresa P&S. PONER REFERENCIA BIBLRIOGRAFICA SOBRE DATOS MAESTROS BUSCAR EN ALGUN LIBRO DE SAP MAESTROS DE CLIENTES Es la base de datos de clientes que compran algún tipo de producto a P&S. Cuando existan clientes nuevos deben guardarse los siguientes datos, nombre o razón social, dirección, numero de NIT, condiciones de pago, descuentos y otros datos complementarios. MAESTROS DE PRODUCTOS 17 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Los datos maestro de productos están conformados por la base de datos de productos que P&S tiene a la venta. Debe existir una categorización de los productos, esto significa que los productos se podrán agrupar de acuerdo a un tipo o tipos particulares de productos, por ejemplo: llaveros, centros de meza, portarretratos, etc. Se registraran los siguientes datos del producto: Nombre del producto, cantidad existente, precio y otros. MAESTRO DE EMPLEADOS Los datos maestro de empleados estarán formados por los empleados encargados de ventas y administrativos de P&S, los maestros de empleados se utilizarán en las transacciones asociadas a las ventas. LOS PROCESOS DE VENTA En esta sección se realiza una descripción a grandes rasgos los requisitos fruto de las reuniones mantenidas con los administrativos de P&S y el análisis de los procesos de venta. PENER REFERENCIA SOBRE DESCRIPCION DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES BUSCAR EN LIBRO DE UML La empresa P&S está dedicada a la fabricación y venta de artículos y productos de porcelana fría, dentro de sus procesos de venta de producto se han identificado dos procesos generales: Las ventas a pedido. Las ventas a menudeo. 18 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Sin un cliente realiza un venta ya sea a pedido o al menudeo es necesario registrar los datos del mismo, para que formen parte de la base de datos de clientes, también es necesario registrar al empleado que realiza una determinada venta. Cada proceso de venta debe generar, de forma automática las transacciones contables correspondientes cuidando de cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Así como se crean los pedidos de venta deberá existir la posibilidad de cancelar pedidos de venta y deberá cuidarse de reflejar esta situación en las transacciones contables, se debe tener el mismo cuidado para las notas de venta. Pedido Las ventas a pedido se realizan cuando un cliente solicita determinado producto de manera anticipada, ya sea por teléfono o de manera personal. Cuando el cliente realiza un pedido este pude dejar pagado un porcentaje del total del pedido, así mismo podrán existir clientes a los que se les aplicara algún tipo de descuento, ya sea de compras por cantidad o de acuerdo al criterio del administrador. Es necesario registrar el tipo de pago mediante el cual se está realizando un adelanto del pedido ya sea, efectivo o tarjeta de crédito/debito. Para finalizar la venta el cliente deberá cancelar el total del pedido si no lo hubiera hecho, se emitirá una nota de venta del mismo. Ventas in situ La característica de este tipo de venta es que los clientes adquieren productos que se encuentra en exposición y además están disponibles en una determinada sucursal. Para este tipo de venta no es necesario realizar un pedido, simplemente se cargan los productos y se emite la nota de venta correspondiente. Debe ser posible registrar descuentos en este tipo de venta. 19 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Es necesario registra el tipo de pago mediante el cual se está realizando la venta ya sea efectivo o tarjeta de crédito/debito. 20 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO 3.2. IDENTIFICACION DE LOS ACTORES DEL NEGOCIO Un actor del negocio representa un rol jugado por alguien o algo externo al negocio y que interactúa con el.(presentación descargada de http://www.slideshare.net/david.motta/modelo-del-negocio-con-rup-y-uml-parte-1, pagina 30, consultado 15-04-2010) Según O.M.G. el símbolo para representar a los actores del negocio es el siguiente: uc Actors Business Actor Los actores del negocio para identificados par P&S son los siguientes: uc Actors Gerente Administrador Vendedor Cliente 21 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Gerente: El gerente es el encargado de controlar y supervisar todas las actividades de P&S. Administrador: El administrador se encarga de la administración y control de los vendedores y los puntos de venta de P&S. Vendedor: La función principal del vendedor es la venta de productos de P&S y es responsable de su punto de venta. Cliente: Es toda persona que compra algún producto de P&S. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES(LISTA DE ) PONER REFERENCIA BIBLIOGRAFICA SOBRE IDENTIFICACION DE REQUISITOS FUNCIONALES DEL LIBRO DE UML. En esta sección se identifican y numeran los requisitos funcionales. RF1. Es necesario poder gestionar los datos maestros referentes a los clientes; las altas, bajas y modificaciones de los mismos. RF2. Los dados a registrar para los clientes son: nombre o razón social, dirección, número de NIT. RF3. Es necesario poder gestionar los datos maestros de productos; las altas, bajas y modificaciones de los mismos. RF4. Los productos deberán ser agrupados en categorías de productos. RF5. Los datos básicos de los productos deben ser: Nombre del producto, descripción del producto, categoría del producto, fotografía o imagen del producto, unidad de medida del producto, precio del producto. 22 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO RF6. Es necesario poder gestionar los datos maestros referentes a los empleados; las altas bajas y modificaciones de los mismos. RF7. Los datos básicos a registrar son, nombre completo, numero de CI, dirección y teléfono. RF8. Es necesario poder registrar dos tipos de venta, las ventas a pedido y las ventas in situ. RF9. En la venta pedido el cliente podrá realizar un pedido por teléfono o de forma personal por una cantidad de productos. RF10. En la venta por pedido el cliente tendrá la opción de pagar un adelanto por el total del pedido. RF11. Para completar la venta por pedido el cliente deberá cancelar el total del pedido, el cual será registrado y se imprimirá un recibo de entrega. RF12. Debe existir la posibilidad de cancelar un pedido de venta, en caso de existir un adelanto se devolverá el mismo al cliente. RF13. Es necesario realizar las ventas de productos in situ para cualquiera de las sucursales. RF14. Deberá existir la posibilidad de registrar descuentos tanto en las ventas a pedido como en las ventas in situ. RF15. Los tipos de descuento a registrar podrán ser dos: descuentos por porcentaje del total de la venta o descuentos de una cantidad determinada al total de la venta. 23 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO RF16. Tanto para las ventas por pedido o las ventas in situ, existirá dos formas de pago, al contado y tarjeta de crédito/debito. RF17. Todas las transacciones referentes a las ventas deberán generar los asientos contables correspondientes. RF18. El sistema deberá poder control el acceso al mismo a través de roles, usuarios y contraseñas. ANALISIS DE PROCESOS Para facilitar la interpretación de los procesos de negocio, se utilizaran en esta sección al los diagramas del Lenguaje Unificado de Modelado (UML). IDENTIFICACION DE LAS CLASES DEL NEGOCIO . 3.3. MODELO DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO Un modelo de casos de uso del negocio describe los proceso de negocio de una empresa en términos de caos de uso del negocio y actores del negocio que se corresponden con los procesos del negocio y los clientes, respectivamente. Al igual que el modelo de casos de uso para un sistema de software, el modelo de casos de uso del negocio presenta un sistema desde la perspectiva de su uso, y esquematiza como proporciona valor a sus usuarios. (libro de proceso unificado capitulo 6 pagina 115.) El siguiente diagrama define los casos de uso del negocioa para P&S: 24 CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO 3.4. IDENTIFICACION DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO Un caso de uso del negocio identifica un proceso específico del negocio que produce un resultado de valor medible y esperado por un actor del negocio en particular (http://www.slideshare.net/david.motta/modelo-del-negocio-con-rup-y-uml-parte-1, en línea, presentación, pagina 35, fecha de consulta 15/04/2010 autor David motta valdrago). La siguiente lista define los casos de uso del negocio identificados para el análisis de requerimientos de P&S: Id. Caso de Uso Nombre del Caso de Uso del Requerimiento de Referencia negocio CUN001 REALIZAR VENTA 3.5. DISEÑO DE PROCESOS 4. CONFIGURACIÓN DE OPENBRAVO ERP 5. PRUEBAS DEL SISTEMA 25
