Modalidad de Grado - psproject - tesis de grado oscar amelunge

FACULTAD DE INGENIERIA
Carrera: Ingeniería de Sistemas
PLAN DE
TRABAJO FINAL DE GRADO
Modalidad de Grado: Proyecto de de Grado
“Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuración del
software OpenBravo ERP para la gestión de Contabilidad General y
Ventas en la empresa P&S”
Oscar Marcos Amelunge Ruiz
Santa Cruz - Bolivia
2010
Contenido
1. INTRODUCCION ........................................................................................................ 1
2. DEFINICION DEL PROBLEMA ............................................................................... 1
2.1. SITUACION PROBLEMÁTICA ......................................................................... 1
2.2. SITUACION DESEADA ....................................................................................... 2
3. OBJETIVOS.................................................................................................................. 2
3.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 2
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................... 2
4. ALCANCE ..................................................................................................................... 3
5. METODOLOGIA ......................................................................................................... 3
6. CONTENIDO TENTATIVO ....................................................................................... 5
7. CRONOGRAMA .......................................................................................................... 6
8. ANEXOS ........................................................................................................................ 9
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 1
RESUMEN
1. INTRODUCCION
2. DEFINICION DEL PROBLEMA
La empresa P&S es una PYME que se especializa en la fabricación y venta de artesanías
en porcelana fría, cuenta con una amplia gama de productos los cuales están a la venta en
tres sucursales.
Actualmente el registro de venta de productos en la empresa P&S es realizado utilizando
planillas de Excel. En cada una de sus sucursales se registran las ventas del día y al final
de la jornada laboral se procede a los respectivos cierres de caja, se envía por correo
electrónico las planillas de Excel a la administradora, al día siguiente o dependiendo de
la carga de trabajo, la administradora utiliza las planillas de Excel como información de
entrada en su sistema contable. P&S cuenta con un sistema contable el cual es una
aplicación WINDOWS de escritorio que fue implementada solamente para el manejo de
la contabilidad, no cuenta módulos de ventas por lo cual la información concerniente a
las ventas debe ser introducida en el sistema contable de forma manual, dicha situación
conlleva en un manejo contable poco eficiente y poco fiable.
2.1. SITUACION PROBLEMÁTICA
El problema principal de P&S es la falta información contable oportuna que refleje las
ventas en forma inmediata (en línea) y permita la generación de reportes contables tanto
para los administrativos de la empresa como para las entidades reguladoras del gobierno.
Las planillas de Excel para el registro de ventas y la carga manual de estos datos al
sistema contable, significan un proceso lento y poco fiable debido a que los archivos de
Excel se pueden corromper y la información de los mismos es fácilmente manipulable.
Dentro de la problemática actual de la empresa frente a la gestión contable y gestión de
ventas se pueden destacar los siguientes puntos:
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 2
 No existe integración contable automática de las ventas que realizan las sucursales.
 Falta de información contable oportuna y confiable.
 Demora en el proceso de cierre contable.
Los propietarios de P&S pretenden expandir su negocio con la apertura de 2 sucursales
mas, lo que se traducirá en mas ventas y por ende mayor flujo de información, por lo
tanto se han visto en la necesidad de cambiar su actual sistema contable por un ERP que
les permita reflejar de manera automática, eficiente e inmediata las ventas realizadas en
sus distintas sucursales, para lo cual han elegido OpenBravo.
2.2. SITUACION DESEADA
Contar información contable fiable y oportuna que refleje las ventas en forma inmediata
y permita la generación de reportes contables tanto para los administrativos de la empresa
como para las entidades reguladoras del gobierno.
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos
configurar el software OpenBravo ERP para la gestión de contabilidad general y ventas
de la empresa P&S.
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los objetivos específicos que se pretenden alcanzar son:
 Recopilar los requisitos empresariales de P&S.
 Analizar los requisitos empresariales.
 Crear un modelo de los procesos de negocio de P&S.
 Instalar y configurar OpenBravo ERP en base al modelo de los procesos del negocio.
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 3
4. ALCANCE
Módulos
El alcance está definido por los modulo de Gestión Financiera y Contabilidad y el
modulo de Gestión comercial y CRM de OpenBravo ERP, siendo estos módulos de
OpenBravo bastante amplios, se definirá que sub módulos se implementaran de acuerdo a
los requerimientos de P&S.
Reportes
Es importante mencionar que el presente trabajo de grado solo comprenderá la los
reportes que OpenBravo tiene por defecto para los módulos anteriormente mencionados.
Localización
Es necesario realizar las correspondientes adaptaciones al ERP para que este trabaje de
acuerdo a la legislación boliviana, tipo de moneda, no se tomara impuestos y retenciones
debido a que P&S es una empresa correspondiente al Régimen Tributario Simplificado
(ver ANEXO B).
5. METODOLOGIA
La metodología de implantación a seguir es ASAP, Accelerated SAP que es una solución
de SAP para implantaciones rápidas y eficientes en un entorno empresarial. Consiste en
una guía paso a paso a través de cada una de las fases del proyecto.
Esta metodología inicialmente fue creada para lograr una práctica estándar en las
actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para que
los proyectos de implementación del ERP de la compañía SAP (llamado incialmente SAP
R/3) se realizaran con el menor riesgo posible. Con el tiempo fue evolucionando para
abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido
desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y
otras ref(http://es.wikipedia.org/wiki/ASAP), lo que nos indica que no es una
metodología centrada en un producto si no en un proceso estándar para la
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 4
implementación de software de tipo ERP, por tanto será utilizada y adaptada en el
presente trabajo final de grado.
La metodología comprende las siguientes fases:
Fase 1: Preparación Inicial (Initial Preparation).
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos del ERP y en el
mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se
revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una
reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los
consultores del implantador, sino que también para otros miembros clave de la empresa.
Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia
de éste con los objetivos futuros de la compañía.
Fase 2: Modelado del Negocio (Business Blueprint).
El propósito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas
del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En
una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura
organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos más
detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los
procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio
serán conducidas por el implantador.
Fase 3: Realización (Realization).
Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador
se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al
entrenamiento del ERP. El entrenamiento del ERP será organizado alrededor de procesos
de negocios. Durante el entrenamiento, el equipo del proyecto se hará más competente, y
comenzará a modelar al sistema ERP con base en los requerimientos de una compañía
caso. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y
ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus
componentes.
Plan de Trabajo Final de Grado
6. CONTENIDO TENTATIVO
Parte I - Planificación y Preparación del proyecto
Capítulo I - Plan de proyecto
Capítulo II - P&S
Capítulo III - OpenBravo ERP
Capítulo IV – Metodología ASAP
Parte II - Modelado del Negocio y Realización
Capítulo V - Modelo del Negocio.
Capítulo VI - Configuración de OpenBravo ERP para producción.
Capítulo VII- Pruebas de Sistema
Parte III – Conclusiones y Recomendaciones.
Capítulo VIII – Conclusiones y Recomendaciones
Pag. 5
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 6
7. CRONOGRAMA
Trabajo Final de Grado
65 días
23/02/2010
21/05/2010
21 días
23/02/2010
23/03/2010
10 días
23/02/2010
08/03/2010
23/02/2010
01/03/2010
5 días
02/03/2010
08/03/2010
9 días
09/03/2010
19/03/2010
P&S
3 días
09/03/2010
11/03/2010
OpenBravo ERP
3 días
12/03/2010
16/03/2010
Metodología ASAP
3 días
17/03/2010
19/03/2010
22/03/2010
22/03/2010
1 día
22/03/2010
22/03/2010
1 día
22/03/2010
22/03/2010
1 día
23/03/2010
23/03/2010
16 días
24/03/2010
14/04/2010
1 día
24/03/2010
24/03/2010
1 día
24/03/2010
24/03/2010
10 días
24/03/2010
07/04/2010
Taller de recopilación de requisitos
5 días
24/03/2010
31/03/2010
Creación del Modelo del Negocio o
Mapa del Negocio
5 días
31/03/2010
07/04/2010
Preparación del Proyecto
Plan de proyecto
Elaboración del plan de proyecto 5 días
Definición de la organización del
proyecto
Elaboración del marco teórico
Revisión y Aceptación del plan de
proyecto
1 día
Aceptación del proyecto
Instalación de OpenBravo para
pruebas
Revisión General del proyecto
Modelado del Negocio
Gestión del proyecto
Revisión del proyecto
Recopilación de los requisitos
empresariales
Plan de Trabajo Final de Grado
Revisión del modelo del Modelo del
Negocio
Pag. 7
4 días
07/04/2010
13/04/2010
Revisión, discusión y refinamiento del
modelo del negocio
3 días
07/04/2010
12/04/2010
12/04/2010
13/04/2010
1 día
13/04/2010
14/04/2010
Realización del Proyecto
28 días
14/04/2010
21/05/2010
Gestión del proyecto
4 días
14/04/2010
20/04/2010
2 días
14/04/2010
16/04/2010
2 días
16/04/2010
20/04/2010
9 días
14/04/2010
27/04/2010
2 días
14/04/2010
16/04/2010
Inicialización del sistema
2 días
16/04/2010
20/04/2010
Configuración del sistema
3 días
20/04/2010
23/04/2010
Configuración de usuarios y perfiles
2 días
23/04/2010
27/04/2010
1 día
27/04/2010
28/04/2010
1 día
27/04/2010
28/04/2010
Validación del Sistema y pruebas de
aceptación
2 días
28/04/2010
30/04/2010
Actualización de la lista maestra de
procesos empresariales
1 día
28/04/2010
29/04/2010
Revisión y ajuste del plan de proyecto 1 día
Revisión General del proyecto
Plan de cambio organizacional
Plan de capacitación de usuarios
finales
Configuración del ERP para
producción
Instalación de OpenBravo en
producción
Manejo del cambio Organizacional
Comunicación del cambio
Organizacional
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 8
Realización de procesos empresariales
y validación/aceptación de datos en talleres
de prueba
1 día
29/04/2010
30/04/2010
9 días
30/04/2010
13/05/2010
2 días
30/04/2010
04/05/2010
Preparación del ambiente de pruebas 2 días
04/05/2010
06/05/2010
Ejecución del plan de pruebas
2 días
06/05/2010
10/05/2010
3 días
10/05/2010
13/05/2010
Cierre del proyecto y elaboración del
plan de soporte
6 días
13/05/2010
21/05/2010
Pruebas del sistema
Definición y alcance de los casos de
prueba
Revisión de los resultado de las
pruebas y cambios necesarios
Definir el plan de cierre
2 días
13/05/2010
17/05/2010
Elaborar el plan de soporte
2 días
17/05/2010
19/05/2010
Elaborar plan de administración del
sistema
2 días
19/05/2010
21/05/2010
1 día
21/05/2010
21/05/2010
Revisión General del proyecto
Plan de Trabajo Final de Grado
8. ANEXOS
ANEXO A
PRESUPUESTO
Pag. 9
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 10
ANEXO B
REGIMEN TRIBUTARIO SIMPLIFICADO
http://www.impuestos.gov.bo/Informacion/Faq/regespe.php
¿Quiénes pertenecen al Régimen Tributario Simplificado?
El Régimen Tributario Simplificado fue creado para facilitar el pago de impuestos de un
determinado sector de contribuyentes, que son las personas naturales que tienen
habitualmente las actividades de: a) artesanos b) comerciante minoristas c) vivanderos
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484 y Decreto Supremo 27924
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Cuántas categorías existen en el Régimen Tributario Simplificado?
Existen 5 categorías de acuerdo al capital que debe estar comprendido entre Bs. 12001
hasta un máximo de Bs. 37.000. De exceder este monto debe inscribirse al Régimen
General.
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484 y decreto Supremo No. 27924
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Cuándo se debe pagar en el Régimen Tributario Simplificado?
Cada dos meses, hasta el 10 del mes siguiente al bimestre vencido. Si el contribuyente se
inscribe en mes par, el pago de sus obligaciones es a partir del siguiente período. Si se
inscribe en febrero su primer pago deberá ser por marzo y abril, es decir, hasta el 10 de
mayo en cualquier entidad financiera autorizada. Si la fecha de vencimiento fuera un día
inhábil, el vencimiento se trasladará al primer día hábil.
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484 y Decreto Supremo 27924
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Qué obligaciones tengo dentro del RTS?
Pagar puntualmente sus cuotas y exhibir, cuando así lo requiera un inspector del SIN, su
Certificado de Inscripción al NIT y su última boleta de pago. También tiene que exigir
facturas por todas las compras que haga para su negocio o de sus gastos personales.
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484
Plan de Trabajo Final de Grado
Pag. 11
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Qué prohibiciones tienen las personas inscritas en el RTS?
Entre las principales, no deben emitir facturas ni vender aparatos electrónicos o
electrodomésticos.
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484.
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Qué sucede si estando ya inscrito en el RTS decido aumentar mi capital?
Debe proceder a realizar el cambio de categoría o régimen, según corresponda, en los
primeros dos meses del año siguiente.
Normativa: Decreto Supremo Nº 24484
Vigencia: Desde el 29/01/97 a la fecha.
¿Si ya no voy a tener actividades en el RTS?
En ese caso debe solicitar la inactividades de su NIT o cese de actividades llenando el
formulario 4596-1 y presentando su cedula de identidad en original y fotocopia.
Normativa: Decreto Ley 13622, Decreto Supremo Nº 21520 y RND 10-032-04
Vigencia: Desde el 29/01/97 y 13/02/87 a la fecha.
¿Pago alguna multa, si no cancelo un periodo bimestral hasta la fecha de su
vencimiento?
La cuota adeudada, se la cancelará con el mantenimiento de valor e intereses, pero no
pagará ninguna multa.
Normativa: Ley 2492, Resolución Normativa de Directorio 10-021-04
Vigencia: Desde 08/06/92 al 11/2003
¿Cuál es mi situación si estando inscrito en el RTS decido alquilar algún inmueble?
Debe solicitar el cambio al Régimen General.
Plan de Trabajo Final de Grado
ANEXO C
CURRICULUM VITAE
Pag. 12