MANUAL DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Manual de Procedimientos GRH-M-001 Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-M-001 Aspectos Generales del Proceso Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Manual de Procedimientos GRH-M-001 APROBACIÓN ELABORADO REVISADO Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Recursos Humanos Responsable Responsable Responsable/s ARNOLDO PIÑA CARMEN GARCÍA ELÍAS ELJURI Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello PÁGINA 2 DE 112 APROBADO CONSEJO DIRECTIVO Sesión Nº Punto Cuenta Fecha MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-M-001 Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 TABLA DE CONTENIDO GRH-P-101 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ................................. 4 GRH-P-102 INGRESO DE PERSONAL ................................................................ 11 GRH-P-103 INDUCCIÓN DE PERSONAL............................................................. 18 GRH-P-104 EGRESO DE PERSONAL ................................................................ 24 GRH-P-105 MOVIMIENTO DE PERSONAL .......................................................... 33 GRH-P-201 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y DE EFICIENCIA DEL PERSONAL ...... 39 GRH-P-301 CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL............................... 49 GRH-P-302 TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES ..................... 56 GRH-P-303 TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL ........................ 61 GRH-P-304 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL .................................. 66 GRH-P-305 TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL ................... 71 GRH-P-306 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN ........................... 76 GRH-P-401 SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIO ECONÓMICOS DEL PERSONAL .... 82 GRH-P-402 SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL ........... 90 GRH-P-403 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS ........................... 99 GRH-P-404 INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO ................ 104 GRH-P-405 COMPENSACIONES DEL PERSONAL ............................................... 108 PÁGINA 3 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-101 Reclutamiento y Selección de Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma Coordinación de Captación, capacitación y Desarrollo ANGELA SAN VICENTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el reclutamiento y la selección del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de la solicitud de personal, el análisis de actitudes y aptitudes del personal postulado y la selección final del personal. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en las leyes y reglamentos que rigen la materia a fin de cumplir con el proceso reclutamiento y selección del personal del INE. 2. La Oficina de Recursos Humanos a través de la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al Reclutamiento y la Selección del Personal requeridos por el INE. . 3. El Reclutamiento y Selección de personal debe realizarse por Concurso Público, cumpliendo con lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del reclutamiento y la selección del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 4. Toda Gerencia podrá realizar de manera particular, cuando lo amerite, el proceso de Reclutamiento y Selección de Personal, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Oficina de Recursos Humanos. 5. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un proyecto o encuesta la Gerencia solicitante deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado: Memorándum de postulación. Oferta de Servicio. PÁGINA 5 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Síntesis curricular y respaldos: (Copia de la Cédula de Identidad; Título Universitario, o el que aplique; Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias); Copia de los cursos realizados, cualquier otra de interés. 6. Constancia de registro militar. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un proyecto o encuesta la Gerencia solicitante, que ya haya laborado en la institución, deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado: 7. Memorándum de postulación. Oferta de Servicio. Copia de la Cédula de Identidad. Cualquier otra documentación que actualice su expediente. Todas las solicitudes de personal deben estar debidamente justificadas por el área solicitante, anexando en el memorando la planilla de postulación. 8. El Gerente Solicitante debe realizar la solicitud de ingreso de personal por proyecto o por encuesta con (1) un mes de antelación a la fecha estimada de ingreso. 9. La fecha de ingreso de personal establecida es el (1°) primer y el décimo sexto (16°) día hábil de cada mes. 10. Toda solicitud de designación de personal de alto nivel / confianza debe estar aprobada por el Presidente del INE. PÁGINA 6 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Reclutamiento y Selección de Personal Pág. 1 de 1 GPP-P-101 1 2 Identifica tipo de ingreso 3 ¿obrero, proyecto o encuesta? SI 4 Realiza la captación de personal 5 ¿Candidato seleccionado? Realiza entrevista Recibe documentos para el ingreso SI No Gerente Gerencia Solicitante Identifica necesidad de personal B No A No ¿documentos completos? 6 Si Solicita ingreso de personal Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo Oficina de RRHH 7 Verifica documentos GRH-P-102 A 10 ¿Documentos completos? Analista de RRHH 2. No 9 Notifica inconsistencias SI No Verifica datos del postulado ¿Datos correctos? B Gestiona el ingreso del personal 8 PÁGINA 7 DE 112 SI MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Gerente Solicitante Gerente Solicitante DESCRIPCIÓN 1. Identifica necesidad de personal. 1.1. Identifica la necesidad de ingreso de personal. 2. Identifica tipo de ingreso. 2.1. Identifica el ingreso a realizar (obrero, por concurso, alto nivel / confianza, por encuesta, o proyecto). En caso que el ingreso sea por concurso o personal alto nivel / confianza continúa con lo establecido en la actividad 10. En caso que el tipo de ingreso sea personal obrero, proyecto o encuesta, continúa en la actividad 3. Gerente Solicitante 3. Realiza la captación de personal. 3.1. Realiza búsqueda de candidatos a través de fuentes diversas (internet, prensa local, etc.). 3.2. Obtiene resumen curricular de posibles candidatos. 3.3. Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades, aptitudes y destrezas especificadas en el resumen curricular cumpla con las necesidades del perfil requerido. Gerente Solicitante 3.4. Preselecciona candidatos a ser entrevistados. 3.5. Contacta candidatos. 3.6. Elabora cronograma de entrevista. 4. Realiza entrevista. 4.1. Realiza entrevista del candidato seleccionado. En caso que el candidato sea seleccionado continúa con la actividad 5, caso contrario continúa con la actividad 11. Gerente Solicitante 5. Recibe y verifica documentos del candidato seleccionado. 5.1. Recibe del candidato seleccionado los siguientes documentos para trámite del ingreso. Síntesis curricular y respaldos. PÁGINA 8 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 5.2. Copia de la Cedula de Identidad. Copia del Título Universitario. Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias). Constancia de registro militar. Contacta Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo y valida si el ingreso del personal es procedente. En caso que los documentos se encuentren completos continúa con la actividad 6, caso contrario, continúa con la actividad 5.1. Gerente Solicitante 6. Solicita ingreso de personal. 6.1. En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada: 6.2. Elabora memorándum de postulación dirigido a la Oficina de Recursos Humanos, mediante el cual solicita el ingreso del personal. 6.3. Envía a la Oficina de Recursos Humanos los siguientes documentos: Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo Memorándum de postulación. Síntesis curricular y respaldos. Copia de la Cedula de Identidad. Copia del Título Universitario. Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias). Constancia de registro militar. 7. Verifica documentos. 7.1. Recibe del Solicitante los siguientes documentos para trámite de ingreso: Memorándum de postulación. Oferta de servicio. Síntesis curricular y respaldos. Copia de la Cédula de Identidad. Copia del Título Universitario. PÁGINA 9 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-101 PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias). R.I.F. Constancia de registro militar. En caso que la documentación esté completa, continúa con la actividad 8, caso contrario continuo con la actividad 10. Analista de Recursos Humanos 8. Verifica datos del postulado 8.1. Recibe del Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo los documentos para trámite de ingreso por proyecto o encuesta: 8.2. Verifica la completitud, vigencia, legibilidad, conformidad de los documentos recibidos y tengan la firma y sello de la gerencia solicitante. En caso de estar conforme con la verificación, realiza en el sistema SIREH el registro de los datos del postulado y continúa con la actividad 9, caso contrario continúa con la actividad 11. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos 9. Gestiona el Ingreso. 9.1. Realiza el ingreso de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GRH-P-102 Gestionar el Ingreso de personal. En caso que el ingreso sea por concurso público 9.2. Planifica el Concurso Público de acuerdo a la normativa legal vigente.. En caso de ingreso de personal de alto nivel / confianza 9.3. Recibe solicitud de postulación por parte de la gerencia solicitante. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos 10. Notifica Inconsistencias 10.1. Notifica al candidato seleccionado las inconsistencias que motivan la no procedencia de su ingreso. PÁGINA 10 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-102 Ingreso de Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma Coordinación de Captación, capacitación y Desarrollo ANGELA SAN VICENTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el ingreso de personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance El procedimiento de ingreso de personal abarca desde la recepción de la documentación del postulado, hasta el ingreso de personal al Instituto y la conformación del expediente. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al ingreso de Personal requerido por el INE. 2. 3. Los tipos de ingreso de personal son: Ingresos por Concurso Público. Ingreso a Cargos de Libre Nombramiento y Remoción o Confianza. Ingreso de personal obrero, proyectos y/o encuestas. La gerencia solicitante debe gestionar las solicitudes de ingreso de personal de acuerdo al cronograma de recepción de pagos elaborado y distribuido por la Coordinación Administrativa. 4. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo debe gestionar los 5 primeros días contados a partir de la fecha de ingreso, el registro del movimiento de personal (ingreso) en el SISROE de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela. EL Presidente del INE debe aprobar la postulación del Personal de Alto Nivel (Coordinador, Gerente) y remitirla a la Oficina de RRHH para generar el ingreso. PÁGINA 12 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Ingreso del Personal Pág. 1 de 2 C 2 Analista de RRHH GRH-P-101 10 1 SIREH B 2 Genera puntos de cuenta 15 Recibe contrato firmado y entrega para su expediente 11 Imprime y revisa contrato ¿Contrato correcto? Si Realiza memorandum No 2 16 Registra Ingreso en el sistema de CGRB Corrige Inconsistencia 3 Revisa punto de cuenta SIREH ¿Datos correctos? 4 12 14 Recibe y gestiona firma del memorandum Gestiona firma del Trabajador Si Gestiona aprobación de nuevos ingresos 13 SIREH Gerente Gerencia de RRHH Coordinador Captacion, Capacitacion y Desarrollo No Firma memorándum 5 Aprueba puntos de cuenta A 2 PÁGINA 13 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Oficina de Planificación y Presupuesto Coordinador Presdiente Presidente Consultoría Juridica Abogado Ingreso del Personal Pág. 2 de 2 1 7 A Imputación Presupuestaria Aprobación de Puntos de Cuenta Elaboración de Contratos B 1 SI C 1 Analista de RRHH Oficina de RRHH 6 8 7 Consulta puntos de cuenta aprobados Validar requerimiento de contrato ¿Requiere contrato? NO Elabora memorandum de punto de cuenta 9 SIREH Firma y remite puntos de cuenta de ingreso GRH-P-103 PÁGINA 14 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Analista de RRHH DESCRIPCIÓN 1. Genera puntos de cuenta. Ingresa al Sistema SIREH y genera el punto de cuenta para el ingreso. Analista de RRHH 2. Registra ingreso en el sistema de CGRB 2.1. Ingresa al sistema de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela y registra el movimiento (Ingreso). Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 3. Revisa punto de cuenta. Ingresa al sistema y coteja la información del punto de cuenta contra la información registrada en el Sistema SIREH. 3.1. Verifica que todos los datos del nuevo ingreso estén correctos (datos personales e institucionales). En caso que la información esté completa, continua con la actividad 4, caso contrario continúa con la actividad 1. Coordinador de Captaciòn, Capacitacion y Desarrollo 4. Gestiona aprobación de nuevos ingresos. 4.1. Gestiona con el Gerente de RRHH la aprobación de los nuevos Gerente de RRHH 5. Aprueba puntos de cuenta. 5.1. Aprueba a través del sistema SIREH los puntos de cuenta ingresos a través del punto de cuenta. creados. 5.2. Una vez aprobados los puntos de cuenta, se activan los procedimientos de Imputación Presupuestaria, Aprobación de puntos de cuenta por Presidencia y Elaboración de Contrato. Analista de RRHH 6. Consulta puntos de cuenta aprobados. 6.1. Ingresa al sistema SIREH y consulta estatus de los puntos de cuenta. PÁGINA 15 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 6.2. Una vez aprobado el punto de cuenta por Presidencia, imprime cuatro (4) copias del mismo. 7. Validar requerimiento de contrato 7.1. Valida si el ingreso requiere de un contrato. En caso de requerir contrato requiere la activación y aprobación del mismo por Consultoría Jurídica, caso contrario continúa con la actividad 8. Analista de RRHH 8. Elabora memorándum y remite. 8.1. Elabora memorándum del ingreso del personal y anexa puntos de cuenta impresos. 8.2. El memorándum va dirigido a la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, la Coordinación Administrativa de Nómina y al Expediente. Coordinador de Captación, Capacitaciòn y Desarrollo 9. Firma y remite puntos de cuenta de ingreso. 9.1. Recibe y firma memorándum, 9.2. Remite memorándum a las Coordinaciones correspondientes. Analista de Captación, Capacitación y Desarrollo 10. Imprime y revisa contrato. 10.1. Ingresa al sistema, imprime y revisa el contrato de servicio verificando las condiciones laborales establecidas y datos del nuevo ingreso. En caso que el contrato esté correcto, continúa con la actividad 11, caso contrario continúa con la actividad 16. Analista de RRHH. 11. Realiza memorándum. 11.1. En caso que el contrato de servicio este correcto, elabora memorándum dirigido al solicitante y adjunta contrato de servicio en dos ejemplares. 11.2. Entrega memorándum y contrato al Coordinador de RRHH. PÁGINA 16 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-102 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 12. Gerente de RRHH. 13. Recibe y gestiona firma. 12.1. Recibe y revisa memorándum. 12.2. Solicita la firma del Gerente de RRHH en el memorándum. Firma memorándum. 13.1. Recibe memorándum y contrato de servicio 13.2. Firma y sella memorándum de salida y remite al Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 14. Analista de RRHH 15. Gestiona firma del trabajador. 14.1. Remite memorándum y el contrato de servicio (2 ejemplares) a la Gerencia Solicitante para gestionar la firma del trabajador. Recibe contrato firmado y entrega para su archivo. 15.1. Recibe copia del contrato laboral firmado por el trabajador. 15.2. Envía al expediente de RRHH. 15.3. Continúa con la actividad 8. Analista de RRHH 16. Corrige inconsistencias. 16.1. Solicita la Coordinación o Gerencia correspondiente que se registren los datos faltantes. 16.2. Corrige las inconsistencias detectadas. PÁGINA 17 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-103 Inducción de Personal ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la inducción del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el Procedimiento de Inducción de Personal abarca desde la planificación de la inducción técnica y general hasta la ejecución de las mismas. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de las Coordinaciones de Captación, Capacitación y Desarrollo; Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inducción del Personal requerido por el INE, cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La inducción para el personal nuevo ingreso tanto General como Técnica debe ser dictada en un lapso no mayor a dos (5) días hábiles luego de haber sido realizado el ingreso. 3. La inducción General es realizada por la Oficina de RRHH, la cual debe informar: Reseña histórica de la Institución. Misión, Visión y Valores Organizativos. Estructura Organizativa. Políticas y normas internas. Normas de Seguridad Higiene y Ambiente. Perfil y Descripción de Cargo. Beneficios contractuales. 4. La Inducción Técnica es realizada por la Oficina o Gerencia solicitante, la cual debe informar: Niveles Jerárquicos de la Oficina o Gerencia. PÁGINA 19 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 5. Objetivos de la Oficina o Gerencia. Funciones, responsabilidades y autoridades. Funcionalidad de herramientas y/o sistemas informáticos. Canales de comunicación. Una vez realizada la inducción de personal nuevo, éste debe presentar, la documentación requerida a la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, para el otorgamiento de beneficios contractuales. PÁGINA 20 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Todas las Gerencias Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Analista de RRHH Gerente / Coordinador Gerente de RRHH Gerencia de RRHH Induccion del Personal 1 GRH-P-102 2 Planifica la inducción 6 Pág. 1 de 1 8 Gestiona la logística requerida para la inducción Comunica el cronograma de Inducción Prepara material informativo para la inducción 11 3 Remite el cronograma de inducción Realiza seguimiento y evalúa inducción No 9 Realiza la inducción general 4 Recibe y revisa el Cronograma de Inducción 5 ¿Cronograma correctol? Si Firma Cronograma de Inducción 7 10 Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción PÁGINA 21 DE 112 Realiza la inducción tecnica FIN MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Planifica la inducción. Coordinador de Captacion, 1.1. Realiza el Cronograma de Inducción del Personal (General y Capacitacion y Desarrollo / Analista Técnica). de RRHH 2. Coordinador de Captacion, 2.1. Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH Gestiona la logística requerida para la inducción. 3. Coordinador de Captacion, 3.1. Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH Remite el Cronograma de Inducción. Gerente de RRHH Define la cantidad de participantes, el espacio, material y equipos multimedia de apoyo a utilizar. Firma Cronograma de Inducción y remite para su revisión y aprobación. 4. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción. 4.1. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción. En caso que identifique desviaciones en el cronograma, indica al Coordinador y regresa a la actividad 2. Gerente de RRHH 5. Firma Cronograma de Inducción. 5.1. Firma Cronograma de Inducción en señal de aprobación y devuelve al Coordinador. 6. Coordinador de Captación, 6.1. Capacitación y Desarrollo / Analista 6.2. de RRHH Gerente o Coordinador Solicitante Comunica el Cronograma de Inducción. Recibe el cronograma aprobado. Elabora memorándum y junto con el Cronograma de Inducción lo remite al Gerente o Coordinador Solicitante. 7. Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción. 7.1. Recibe y revisa Cronograma de Inducción de personal. 7.2. Notifica al personal nuevo la fecha, lugar y hora de su inducción. PÁGINA 22 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-103 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 8. Coordinador de Captación, 8.1. Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH Prepara el material informativo para la inducción. Gerente de RRHH / 9. Coordinador de 9.1. Captaciòn, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH Realiza la Inducción General. 10. Realiza la Inducción Técnica. Gerente o Coordinador Solicitante Prepara materiales: folletos, equipos audiovisuales u otro que considere necesario. Imparte información sobre la filosofía general y estructura organizativa del INE. 10.1. Imparte información sobre los lineamientos, responsabilidades y autoridades propias del cargo. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 11. Realiza seguimiento y evalúa inducción. 11.1. Verifica de acuerdo el cronograma establecido, las inducciones impartidas y replanifica fechas en caso de ser necesario. 11.2. Evalúa la eficacia de la inducción a través de la Encuesta de Inducción y aplica acciones preventivas en caso de requerirlo. PÁGINA 23 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-104 Egreso de Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo ANGELA SAN VICENTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el egreso del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el procedimiento de Egreso de Personal engloba las actividades inherentes al retiro de personal de la institución. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo; Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al egreso del Personal y velar por el cumplimiento de los requisitos legales vigentes. 2. Todo egreso del personal debe ser debidamente justificado a través del documento probatorio (renuncia, culminación de contrato, rescisión de contrato u oficio de remoción o destitución, jubilación o pensión y fallecimiento), la cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar (si aplica) y firma del trabajador. 3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo es responsable de registrar en el sistema de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela (Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Público), el movimiento de egreso de personal, en los (5) cinco días siguientes a la fecha del egreso; de acuerdo a lo establecido en la Ley vigente. 4. La aceptación de renuncia o el acuse de recibo de la notificación de destitución o remoción debe contener nombre y apellido, cédula de identidad código de Nómina, cargo y ubicación administrativa. 5. La Coordinación Administrativa de RRHH es responsable de realizar el egreso en el Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH), con el documento probatorio; así como también, tramitar el finiquito (FIDEICOMISO) ante la entidad financiera respectiva entre los 5 días siguientes al egreso. PÁGINA 25 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 6. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar el egreso del personal de los beneficios legales y sociales del Instituto. 7. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar el egreso del personal por remoción y/o destitución. 8. Todo egreso del personal (destitución o remoción) debe contener: Original del resuelto y oficio enviado al funcionario emanado de la máxima autoridad del INE, el cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar, firma y fecha de recibido por el funcionario o personal alto nivel o de confianza. PÁGINA 26 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Pág. 1 de 2 GRH-P-105 Gerente Todas las Gerencias Egreso del Personal 1 Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos No 2 Analista de RRHH (Bienestar Social) Analista de RRHH (Nomina) ¿Información completa? 3 Si Distribuye documentación 4 Realiza el egreso del IVSS y del Seguro Colectivo Sistema 5 SIREH Realiza el egreso de la Nómina 6 Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo Gerencia de RRHH Secretaria Recibe y revisa documentos Verifica tipo de egreso ¿Renuncia? Si PÁGINA 27 DE 112 No 16 7 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Pág. 2 de 2 Empleado 14 6 Obtiene firma del Trabajador 16 Analista de RRHH Presidente Presidencia Gerente de RRHH Coordinador de Captación Capacitación y Desarrollo Gerencia de RRHH Analista de archivo Todos las Gerencias Egreso del Personal Archiva documentos 7 8 Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de la República Sistema Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum No 9 Recibe Memorándum y Carta de Aceptación ¿Información completa? Si 10 Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación 13 Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante 15 Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo 11 Revisa, firma y remite 12 Revisa, Firma y remite PÁGINA 28 DE 112 GRH-P-305 GRH-P-403 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Gerente Solicitante DESCRIPCIÓN 1. Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos. 1.1. Elabora Memorándum de Egreso notificando el egreso de personal. 1.2. Consigna documentos de soporte según tipo de egreso: renuncia, oficio de remoción o destitución, culminación o rescisión de contrato. Secretaria 2. Recibe y revisa documentos. 2.1. Recibe Memorándum de y verifica procedencia. 2.2. Firma y sella memorándum y revisa documentos consignados. En caso que los documentos o la información contenida en los documentos se encuentre incompleta, notifica al Gerente Solicitante y le devuelve documentación. En caso contrario, continúa. Secretaria 3. Distribuye documentación. 3.1. Entrega comunicación de egreso y renuncia a la Coordinación Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo. Una vez entregada la comunicación, a las coordinaciones respectivas, se ejecutan los procesos asociados a cada una de sus aéreas (Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo) requeridos para el proceso de egreso de personal. 3.2. Envía copia del Memorándum y documentos de soporte a Caja de Ahorros para el proceso respectivo. Analista de RRHH (Bienestar Social) 4. Realiza el egreso del IVSS y de la Póliza de Seguro Colectivo. 4.1. Recibe Memorándum y documentos de soporte y verifica la PÁGINA 29 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN información. 4.2. Registra el movimiento de egreso en el sistema TIUNA y genera la forma 14-03 Registro de Egreso de Trabajadores. 4.3. Gestiona la firma del Coordinador de Bienestar Social y del Presidente del INE sobre la forma 14-03. 4.4. Entrega una copia al Trabajador de la forma 14-03 y envía una copia al expediente de servicio del Trabajador para su archivo. 4.5. Elabora comunicación de exclusión del Seguro Colectivo y la remite a la empresa contratada, adjuntándole copia del Memorándum de egreso. Analista de RRHH (Nómina) 5. Realiza el egreso de Personal en el Sistema (SIREH). 5.1. Realiza el movimiento de egreso del Trabajador mediante el sistema SIREH. 5.2. Procesa y genera el finiquito de Prestaciones Sociales ante la entidad bancaria. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 6. Verifica tipo de egreso. 6.1. Recibe Memorándum y documentos de soporte. 6.2. Verifica si el egreso es por renuncia, remoción y/o destitución o culminación de contrato. En caso que el egreso sea por remoción y/o destitución, o culminación del contrato, continúa con la actividad 16. En caso que el egreso sea por renuncia, continúa en la actividad 7. Analista de RRHH (Captacion, Capacitación y Desarrollo) 7. Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de la República. 7.1. Registra mediante el sistema SISROE (Contraloría General de la República) el movimiento de egreso del Trabajador. Analista de RRHH (Captacion, Capacitación y 8. Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum. 8.1. Revisa renuncia y elabora la Carta de Aceptación. PÁGINA 30 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Desarrollo) DESCRIPCIÓN 8.2. Elabora Memorándum dirigido al Presidente del INE y remite Carta de Aceptación en original para su firma. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 9. Recibe Memorándum y Carta de Aceptación. 9.1. Recibe y verifica Memorándum y Carta de Aceptación. 9.2. Verifica que la información esté completa (nombre, apellido, número de cédula, entre otros). En caso que la información esté incompleta, regresa a la actividad 8. En caso contrario, continúa en la actividad 10. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 10. Gerente de RRHH 11. Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación. 10.1. Firma y sella Memorándum para remitir Carta de Aceptación de renuncia y los entrega al Gerente de RRHH Revisa, firma y remite. 11.1. Firma y sella Carta de Aceptación de renuncia, en señal de aprobación. Presidente 12. Firma y remite. 12.1. Firma y sella Memorándum y Carta de Aceptación de renuncia en señal de aprobación. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 13. Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante. Gerente Solicitante 14. Obtiene firma del Trabajador. 14.1. Recibe la Carta de Aceptación de la Renuncia y tramita firma del Trabajador egresado. 14.2. Devuelve Carta de Aceptación de renuncia al Coordinador. Coordinador de Captación, Capacitación y 15. Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo. 15.1. Recibe carta de aceptación firmada y sellada. PÁGINA 31 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-104 PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Desarrollo DESCRIPCIÓN 15.2. Envía al archivo de RRHH para la actualización del expediente de servicio del trabajador. Analista de RRHH (Archivo) 16. Archiva documentos. 16.1. Archiva en el expediente la carta de aceptación de la renuncia, carta de remoción y/o destitución y copia de documentos generados. PÁGINA 32 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-105 Movimiento de Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo ANGELA SAN VICENTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el movimiento de personal (FP 020) en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el procedimiento de Movimiento de Personal abarca el trámite requerido para realizar ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, debe dirigir coordinar y controlar las actividades inherentes al trámite de los Movimientos de Personal y velar por el cumplimiento de los requisitos Legales establecidos y los lineamientos del MPPPF.. 2. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben tramitarse internamente ante la máxima autoridad del Instituto, de acuerdo a las normas técnicas y jurídicas que regulan la trayectoria del funcionario. 3. Se debe remitir anualmente ante el Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Finanzas, a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, la relación informativa de las acciones administrativas generadas en dicho periodo, a fin de incorporar al Registro Nacional de Funcionarios Públicos. 4. Los Movimientos de Personal (FP-020), se originan de la relación de trabajo entre el funcionario público y la Administración Pública Nacional, y en este documento se reflejan las variaciones desde el ingreso al egreso. 5. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben reflejar en el Registro de Asignación de Cargos (R.A.C.), la situación actual del personal. 6. Los Movimientos de Personal (FP-020) se tramitaran en el Sistema de Captura de Información del Organismo (SCIO), implantado a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional 7. El Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, establecerá normas complementarias para la aplicación de lo establecido legalmente. PÁGINA 34 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 8. Los Movimientos de Personal que deben tramitarse son: Ingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción. Reingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción. Actualizaciones: cambio de cargo, designación, ascenso, clasificación, cambio de clasificación, aumento de sueldo, licencia sin sueldo, licencia con sueldo, suspensión sin goce de sueldo, licencia con goce de sueldo, reubicación, reincorporación, traslado, reincorporación por sentencia., corrección de movimiento, anulación de movimiento, actualización de datos personales, modificación de horario. Jubilaciones y Pensiones: jubilación de derecho, jubilación especial, ajuste de jubilación, suspensión de jubilación, reactivación de jubilación, cese de jubilación, pensión de sobreviviente, aumento pensión de sobreviviente, cese de pensión de sobreviviente, pensión de invalidez, aumento de pensión de invalidez, cese de pensión de invalidez. Egresos: Renuncia, retiro por reducción de personal, destitución, retiro o revocatoria por no superar periodo de prueba, fallecimiento, remoción, retiro posterior a la remoción, retiro de un funcionario de libre nombramiento y remoción. PÁGINA 35 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Analista de RRHH GRH-P-305 GRH-P-403 No 1 Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados 6 3 Revisa y verifica Movimiento de Personal Envía comunicación al MPPPF ¿Datos correctos? Sistema Si 2 Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal 4 Recibe, firma y verifica Movimiento de Personal ¿Datos correctos? Analista de Archivo Presidente Presidencia Pág. 1 de 2 No Gerente de RRHH Oficina de RRHH Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo Movimiento de Personal Si 7 Recibe Movimiento de Personal para archivo 5 Aprueba Movimiento de Personal PÁGINA 36 DE 112 FIN MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo DESCRIPCIÓN 1. Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados. 1.1. Solicita Movimiento de Personal (FP-020) originado por las acciones administrativas: ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos. Analista de RRHH (Captación, Capacitación y Desarrollo, y Bienestar Social y Relaciones Laborales) 2. Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal. 2.1. Recibe solicitud de movimiento de personal. 2.2. Verifica el tipo de movimiento 2.3. Elabora el movimiento de acuerdo a la acción administrativa. 2.4. Revisa expediente del Trabajador y verifica datos. 2.5. Ingresa al Sistema de Captura de Información del Organismo (SCIO), los datos del funcionario y la acción administrativa originada. 2.6. Genera e imprime Movimiento de Personal (FP-020) y anexa los documentos que respaldan el mismo. 2.7. Coloca visado al Movimiento de Personal (FP-020). 2.8. Elabora oficio de relación de remesa de las diferentes acciones administrativas generadas. Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo 3. Revisa y verifica Movimiento de Personal. 3.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación informativa. 3.2. Revisa la relación informativa de las acciones administrativas y remite. En caso que la información esté incorrecta, notifica al Analista correspondiente y regresa a la actividad 2. En caso contrario, coloca visado al Movimiento de Personal y entrega al Gerente de RRHH con el Oficio de la relación informativa. PÁGINA 37 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-105 PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Gerente de RRHH DESCRIPCIÓN 4. Recibe,firma y verifica Movimiento de Personal. 4.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación informativa. En caso que la información esté incorrecta, notifica al Coordinador y regresa a la actividad 3. En caso contrario, coloca firma al Movimiento de Personal y visado al oficio de relación informativa, y remite ambos al Presidente. Presidente 5. Aprueba Movimiento de Personal. 5.1. Recibe del Gerente de RRHH el Movimiento de Personal (FP020) y comunicación a enviar al MPPPF. 5.2. Firma y sella la comunicación para el MPPPF y el Movimiento de Personal y los devuelve a la Oficina de RRHH. Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo 6. Envía comunicación al MPPPF. 6.1. Recibe el Movimiento de Personal aprobado y comunicación para el MPPPF. 6.2. Envía el Movimiento de Personal al archivo de Recursos Humanos para la actualización del expediente. Analista de RRHH (Archivo) 6.3. Envía comunicación al MPPPF. 7. Recibe Movimiento de Personal para archivo. 7.1. Archiva Movimiento de Personal en el expediente del Trabajador. PÁGINA 38 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE DESARROLLO DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-201 Evaluación de Desempeño y de Eficiencia del Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo ANGELA SAN VICENTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las directrices necesarias a seguir por todo el personal del área para la gestión asociada a evaluar el desempeño del personal de acuerdo a objetivos particulares establecidos, con el fin de detectar mejoras de las competencias y habilidades del personal. 1.2. Alcance Lo indicado en el Procedimiento de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal abarca desde la planificación, hasta la ejecución de las mismas.. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y los lineamientos del Ministerio para la Planificación y Finanzas, para la ejecución de este procedimiento. 2. Todas las Gerencias u Oficinas participantes en este proceso deben realizar la gestión para la evaluación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 4. La Evaluación de Desempeño de Personal está regida por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Evaluación de Eficiencia está regida por los lineamientos establecidos por MPPPF. 5. Las evaluaciones de Personal deben ser realizadas semestralmente. 6. Toda evaluación de desempeño debe responder enteramente a la definición de Objetivos de Desempeño Individual debidamente aprobados y firmados por el evaluador y el evaluado y deben ser enviados a la Oficina de RRHH durante los primeros días del mes de Enero y Julio, del año en curso de acuerdo a los lineamientos establecidos por el MPPPF. PÁGINA 40 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 7. Todo Gerente de área debe realizar el seguimiento bimestral del cumplimiento de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI). 8. Los resultados de la Evaluación de Desempeño y de Eficiencia del Personal, deben ser enviados a la Oficina de RRHH, en los meses de Diciembre y Junio respectivamente. 9. El instrumento para efectuar la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal en la Institución es el establecido por El Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Finanzas (MPPPF), a través de su sistema de Evaluación de Desempeño definido. 10. Para que la Evaluación del Desempeño del Personal sea efectiva, el supervisor y el supervisado debe tener al menos una antigüedad de 4 meses contínuos desempeñando las funciones de su cargo. 11. El personal que se encuentre en período de reposo, vacaciones o desempeñando cargos de alto nivel (Encargaduría) por un lapso de 61 o más días, no deberán ser evaluados. 12. La Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal es de carácter obligatorio por parte del Supervisor de acuerdo a lo contemplado en la Ley vigente. 13. El resultado de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal debe ser revisado entre el supervisor y supervisado y debe ser firmado por ambos como constancia de validación. 14. De acuerdo a los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeños del personal, la Oficina de Recursos Humanos debe planificar las acciones necesarias de formación, capacitación, incentivos, y/o ascensos necesarios según el desempeño del personal evaluado y los recursos presupuestarios disponibles. 15. Todo funcionario público tiene el derecho de solicitar la reconsideración de la evaluación de desempeño dentro de los 5 días hábiles siguientes a su notificación. 16. Será causal de destitución para los funcionarios públicos, la obtención de tres (3) evaluaciones consecutivas con resultados negativos. PÁGINA 41 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 17. Los resultados de la Evaluación del Desempeño y Eficiencia del Personal deben informarse al MPPPF, en un lapso de tiempo no mayor a 30 días continuos una vez procesada la información. PÁGINA 42 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Pág. 1 de 1 Inicio 1 10 4 Recibe y Revisa Memorándum y ODI Elabora memorándum de solicitud de ODI 12 Revisa Notificación de Resultados y solicita firma electrónica Recibe y revisa Evaluaciones del Personal 19 Revisa el Informe al MPPPF Gerente de RRHH 2 ¿Información completa? Firma Memorándum y Remite ¿Información completa? Revisa y aprueba solicitud de evaluación de desempeño y Eficiencia del Personal ¿Información completa? Revisa y firma Memorándum de Remisión 20 Firma el Informe al MPPPF 22 13 Revisa en Comité de Evaluación Si Firma electrónicamente la Notificación de Resultados FIN 16 Gerente del Área No Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador 9 3 Prepara y envía información No Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Si No 17 Analista de RRHH Oficina de RRHH 15 7 Recibe Notificación y archiva 6 5 Recibe ODI del Personal Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal 8 Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación 11 Registra información y genera Notificación de Resultados PÁGINA 43 DE 112 14 Imprime 14 Notificación de Resultados, elabora memorándum y remite 18 21 Elabora Informe al MPPPF Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo 1. Elabora memorándum de solicitud de objetivos. 1.1. Elabora y remite memorándum comunicando las fechas para la Gerente de RRHH 2. Firma Memorándum y Remite. Gerente de Área 3. Prepara y envía información. 3.1. Elabora formato de Objetivos de Desempeño Individual (ODI) por recepción de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI). cada trabajador adscrito a su área. 3.2. Elabora y remite Memorándum y anexa ODI del personal debidamente firmado. Coordinador de Captacion, Capacitación y Desarrollo 4. Recibe y Revisa Memorándum y ODI. 4.1. Recibe y revisa Memorándum y ODI del personal, datos personales y que contenga la información requerida. En caso de no estar conforme con la información, notifica al Gerente de Área y regresa a la actividad 3. En caso contrario continúa con la siguiente actividad. Analista de RRHH 5. Recibe ODI del Personal Recibe ODI del personal y resguarda en la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo. Analista de RRHH 6. Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 6.1. Elabora Memorándum solicitando la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del personal y lo remite al Gerente de RRHH. PÁGINA 44 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Gerente de RRHH DESCRIPCIÓN 7. Revisa y aprueba solicitud de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 7.1. Recibe del analista de RRHH, Memorándum de solicitud de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma en señal de conformidad. Analista de RRHH 8. Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación. 8.1. Recibe Memorándum y envía a los Gerentes de las diferentes oficinas y áreas de la Institución. Gerente de Área. 9. Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 9.1. Aplica instrumento de evaluación al personal bajo su cargo. 9.2. Analiza resultados de la evaluación. 9.3. Revisa conjunta e individualmente con el personal a su cargo los resultados de la evaluación. 9.4. Firman el evaluado y el evaluador. 9.5. Sella y remite los Instrumentos de evaluación a la Oficina de RRHH, a través de memorándum, en las fechas establecidas. En caso del que el trabajador tenga inconformidad con los resultados de la evaluación: elabora informe y remite a RRHH con sus respectivos soportes y continúa con la actividad 18. En caso contrario, continúa con la actividad 10. Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo. 10. Recibe y revisa Evaluaciones del Personal. 10.1. Recibe memorándum de las evaluaciones del personal. 10.2. Verifica que la información sea correcta y que la evaluación este firmada tanto por el trabajador como por el Gerente del área. En caso de presentar errores, notifica al Gerente de Área y regresa a la actividad 9. PÁGINA 45 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN En caso contrario, continúa con la siguiente actividad. Analista de RRHH 11. Registra información y genera Notificación de Resultados. 11.1. Registra mediante el sistema SIREH los resultados de los ODI y de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 11.2. Genera en el sistema SIREH la Notificación de Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo. 12. Revisa Notificación de Resultados y solicita firma electrónica. 12.1. Revisa notificación de resultados de la evaluación. En caso de no estar correcta la información, notifica al Analista y regresa a la actividad 11. En caso contrario, solicita la firma electrónica de los resultados de la evaluación de desempeño. Continúa en la siguiente actividad. Gerente de RRHH 13. Firma electrónicamente la Notificación de Resultados. 13.1. Revisa mediante el sistema SIREH y firma electrónicamente. Analista de RRHH 14. Imprime Notificación de Resultados y remite. 14.1. Imprime la Notificación de Resultados mediante el SIREH. 14.2. Elabora memorándum de comunicación de resultados y entrega al Gerente para su revisión y Firma. 14.3. Remite Memorándum firmado, y anexa la Notificación de Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal, al Gerente de Área respectivo. Gerente de RRHH 15. Revisa y firma memorándum. 15.1. Revisa, firma y remite memorándum para notificar los resultados de las Evaluaciones. PÁGINA 46 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Gerente de Área DESCRIPCIÓN 16. Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador. 16.1. Recibe y revisa resultados de evaluación conjuntamente con el trabajador. 16.2. Firman en constancia de aprobación. 16.3. Elabora memorándum y remite la Notificación de los resultados debidamente firmada. Analista de RRHH 17. Recibe Notificación y archiva. 17.1. Recibe Notificación de Resultados firmada por el trabajador y actualiza expediente. Analista de RRHH 18. Elabora Informe al MPPPF Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo. 19. Revisa el Informe al MPPPF. 19.1. Recibe y revisa informe. 19.2. Verifica que se incluya toda la información referente a la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 19.3. Remite informe de resultados para aprobación. Gerente de RRHH 20. Firma el Informe al MPPPF. 20.1. Recibe y revisa el informe de Resultados de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma como señal de aprobación. Analista de RRHH 21. Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada. 21.1. Envía dos ejemplares del informe de Resultados de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. 21.2. Recibe copia del informe firmado y sellado por el MPPPF y archiva. 21.3. Recibe oficio en respuesta al informe de Resultados de Evaluación y Eficiencia y lo archiva. PÁGINA 47 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-201 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Gerente de RRHH / Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo. DESCRIPCIÓN 22. Revisan en Comité de Evaluación. 22.1. Instalan comité de evaluación. 22.2. Llevan las inconformidades detectadas al comité de evaluación para la resolución de las mismas. 22.3. En caso que se identifiquen justificaciones válidas en el informe, se solicitan los ajustes necesarios al proceso de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal. PÁGINA 48 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-301 Cálculo y Pago de Nómina del Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las actividades y requisitos necesarios para realizar el pago de nómina del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento, abarca el trámite del cálculo de nómina y la solicitud del pago de la misma. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística, estableciendo los parámetros a seguir, promoviendo beneficios que mejoren la Calidad de vida de los trabajadores del INE. 2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a los procesos que rigen la nómina, conforme a las leyes, políticas y normas que regulen al INE. 3. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos administrar es la responsable los contratos y convenciones colectivas, actas y convenios celebrados para los trabajadores del INE. 4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de supervisar y coordinar el funcionamiento operativo y uso correcto del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH). 5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de asesorar a las gerencias y oficinas del INE, con los trámites relacionados con la gestión administrativa del área. 6. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de mantener actualizada la base de datos de los trabajadores del INE. 7. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de enviar a todas las gerencias y oficinas, el cronograma de pagos establecido en el año, para realizar las modificaciones de las nóminas de personal en lo que se refiere PÁGINA 50 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 (ingresos, egresos, cambios de sueldo, traslados, cambio de ubicación administrativa, entre otros). 8. Las gerencias y oficinas deben cumplir con el cronograma de pago establecido, con el fin de agilizar los procesos que rigen la nómina. PÁGINA 51 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Gerente de RRHH Cálculo y Pago de Nómina del Personal Pág. 1 de 1 8 Aprueba y firma pago Coordinador de Nomina Analista de RRHH (Nomina) Gerencia de RRHH SIREH GRH-P-102 1 Recibe y distribuye modificaciones a la nomina SIREH 3 Revisa y aprueba la Pre-Nómina. 7 6 Revisa certificación del Archivo de Pago ¿Datos correctos? Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago 9 Gestiona la imputación presupuestaria Si SIREH 2 10 4 Recibe y procesa nomina 5 Efectúa proceso de la Nómina definitiva. Genera Archivo de Pago y Orden de Pago. Actualiza y genera interfaz de la Nomina No SIREH SIREH PÁGINA 52 DE 112 GRH-P-305 GRH-P-306 GRH-P-304 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) DESCRIPCIÓN 1. Recibe y distribuye modificaciones a las Nóminas. 1.1. Recibe las modificaciones a realizar en las diferentes Nóminas del personal. 1.2. Distribuye la Nómina respectiva al Analista responsable para su procesamiento. Analista de RRHH 2. Recibe y procesa la Nómina. 2.1. Recibe las modificaciones a realizar en la Nómina. 2.2. Realiza apertura de Nómina mediante el sistema SIREH. 2.3. Procesa las modificaciones y cambios en la Nómina. 2.4. Genera la pre-Nómina y revisa los cambios efectuados. 2.5. Remite la Pre-Nómina al Coordinador Administrativo para su revisión y aprobación. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 3. Revisa y aprueba la pre-Nómina. 3.1. Revisa la pre-Nómina con las modificaciones recibidas respecto a la Nómina definitiva del período anterior. En caso que las modificaciones no estén correctas, indica al Analista los datos incorrectos y regresa a la actividad 2. En caso que los datos estén correctos, aprueba la pre-Nómina a través del sistema SIREH y solicita al Analista procesar el definitivo de Nómina. Analista de RRHH 4. Efectúa proceso de la Nómina definitiva. 4.1. Imprime todos los listados definitivos de la Nómina: Resumen de Conceptos. Resumen de Conceptos Completos. Soporte Financiero Cuadre para Firma. El total por Programas. PÁGINA 53 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Imprime listado sin cuenta, en caso de personal sin cuenta bancaria. Analista de RRHH 5. Genera Archivo de Pago y Orden de Pago. 5.1. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y emite contenido del mismo como Reporte de Pago. 5.2. Realiza la certificación del Archivo de Pago. 5.3. Elabora Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta. 5.4. Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago, Reporte de Pago, Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 6. Revisa certificación del Archivo de Pago. 6.1. Recibe y revisa certificación del Archivo de Pago (Disco) mediante el Reporte de Pago anexo. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 6.2. Recibe Orden de Pago Interna con resúmenes anexos 7. Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago. 7.1. Aprueba y Firma certificación del Archivo de Pago, si es por depósito. Gerente de RRHH 7.2. Remite a la Oficina de Administración y Finanzas. 8. Aprueba y firma Nómina 8.1. Realiza revisión y firma Orden de Pago y Resúmenes de Nómina. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 9. Gestiona la imputación presupuestaria. 9.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna, Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH. Analista de RRHH 10. Actualiza y genera interfaz de la Nómina. 10.1. En el Sistema SIREH, se actualiza la Nómina. 10.2. Envía la Nómina actualizada mediante el sistema SIREH, en dos PÁGINA 54 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-301 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN fases: Fase Preliminar: Revisa y compara los reportes con el sistema SIREH, en caso correcto, envía por interfaz. Fase Definitiva: Genera Nómina definitiva mediante el sistema SIREH, seleccionando la opción “D” de definitivo. PÁGINA 55 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-302 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL GRH-P-302 Procedimiento: Trámite de Anticipo de Prestaciones Sociales ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-302 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar anticipos de prestaciones sociales del personal. 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de solicitudes de anticipo de prestaciones sociales del personal según lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo (LOTTT). 1.3. Normas Específicas 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la tramitación de anticipos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la gestión de anticipos de prestaciones sociales del Personal. 3. La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo. 4. El pago de anticipo de prestaciones sociales, debe ser realizado de acuerdo al cronograma de pago de nómina del personal del Instituto. 5. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales debe estar debidamente justificada de acuerdo a lo establecido en la LOTTT. PÁGINA 57 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-302 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Empleados /Obreros/ Contratados Todas las Gerencias Trámite de Anticipo de Prestaciones Sociales Planilla de Solicitud 1 Llena planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. SIREH SIREH Coordinador Administrativo de RRHH (Nomina) Analista 2 Gerencia de RRHH Pág. 1 de 1 Verifica la Solicitud y registra información 3 Genera Archivo de Pago y Reporte de Anticipos 4 5 Envía liberación de anticipo a la Institución Financiera Valida y firma el Reporte de Anticipos 6 Verifica la transacción bancaria ¿Información correcta? Sii No Fin PÁGINA 58 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-302 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Empleado DESCRIPCIÓN 1. Llena planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. 1.1. Llena la planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales la cual obtiene de la intranet. 1.2. Entrega al Analista la Solicitud conjuntamente con los requisitos, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo. Analista de RRHH (Nómina) Analista de RRHH (Nómina) 2. Verifica la Solicitud y registra información. 2.1. Recibe y revisa la Solicitud y recaudos. 2.2. Verifica la Solicitud mediante el sistema SIREH 2.3. Registra la información de la Solicitud en el sistema SIREH. 2.4. Firma la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. 3. Genera Archivo de Pago y Reporte de Anticipos. 3.1. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y Reporte de Anticipos (Fideicomiso). 3.2. Verifica el contenido del Archivo de Pago y asegura que coincida el monto y el número de registro con el Reporte de Anticipos. 3.3. Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago (Disco) y Reporte de Anticipo (Fideicomiso). Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 4. Valida y firma el Reporte de Anticipos. 4.1. Recibe y revisa Archivo de Pago (Disco) y Reporte de Anticipos (Fideicomiso). 4.2. Valida el número de personas vs número de solicitudes. En caso de que identifique información incorrecta, indica al Analista para que realice los ajustes correspondientes. Regresa a la actividad 2. 4.3. Firma y sella el Reporte de Anticipos en señal de conformidad 4.4. Entrega las Solicitudes y recaudos a archivo para la actualización de expedientes. PÁGINA 59 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-302 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) DESCRIPCIÓN 5. Envía liberación de anticipo a la Institución Financiera. 5.1. Envía a la Institución Bancaria correspondiente, por el portal de la misma, a través de un usuario que asigna la Oficina de Administración y Finanzas, el Archivo de Pago de Anticipo de Prestaciones Sociales. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 6. Verifica la transacción bancaria 6.1. Revisa en el portal de la Entidad Bancaria el histórico de la transacción para verificar si fue exitosa la operación. En caso de que no se reporte información incorrecta, el procedimiento finaliza. PÁGINA 60 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-303 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL GRH-P-303 Procedimiento: Trámite de Disfrute del Período Vacacional ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-303 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el disfrute del período vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al trámite del disfrute del período Vacacional del personal de la Institución. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del disfrute de las vacaciones del personal del INE. 2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al disfrute de las vacaciones del Personal del INE. 3. El disfrute de las vacaciones, se debe realizar cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, es la responsable de generar la planilla de la programación del disfrute de las Vacaciones del personal del Instituto, la cual debe remitirse con un (1) mes de anterioridad al ejercicio fiscal a programar, a cada gerencia u oficina. 5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de aplicar los lineamientos establecidos en las leyes vigentes, en lo relativo al disfrute de vacaciones del personal del INE. PÁGINA 62 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-303 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Gerencia de RRHH Programación de Vacaciones 1 Prepara y envía Planilla de Programación de Vacaciones Secretaria de RRHH Analista de RRHH Trámite de Disfrute del Período Vacacional Pág. 1 de 1 SIREH 6 Recibe Planilla y solicita actualización del Expediente 4 Genera Planilla de Disfrute de Vacaciones SIREH 3 Recibe Planillas y actualiza el período vacacional Gerente/ Empleado Gerencias /Oficinas Si 2 Recibe y completa Planilla de Programación de Vacaciones 5 Recibe y revisa planilla de Disfrute de Vacaciones ¿Datos correctos? No GRH-P-304 PÁGINA 63 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-303 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Analista de RRHH (Nómina) DESCRIPCIÓN 1. Prepara y envía Planilla de Programación de Vacaciones. 1.1. Elabora memorándum y anexa la Planilla de Programación de Vacaciones a utilizar para el trámite del período vacacional que corresponda a cada trabajador. Gerente o Coordinador involucrado 1.2. Remite documentos a cada Gerencia y Oficina. 2. Recibe y completa Planilla de Programación de Vacaciones 2.1. Recibe memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones de cada trabajador. 2.2. Verifica con el Trabajador la fecha de disfrute vacacional, y completa la Planilla. 2.3. Firma y obtiene la firma del Trabajador sobre la Planilla en señal de conformidad. 2.4. Remite memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones a la Coordinación Administrativa de RRHH. Analista de RRHH (Nómina) 3. Recibe Planillas y actualiza el período vacacional. 3.1. Recibe y verifica memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones. 3.2. Actualiza mediante el sistema SIREH el período vacacional a disfrutar por el personal. Analista de RRHH (Nómina) 4. Genera Planilla de Disfrute de Vacaciones. 4.1. Ingresa al sistema SIREH y genera la Planilla de Disfrute de Vacaciones. 4.2. Revisa que corresponda con período de disfrute solicitado por la Gerencia correspondiente. 4.3. Remite la Planilla de Disfrute de Vacaciones al Gerente o Coordinador involucrado. Gerente o Coordinador 5. Recibe y revisa planilla de Disfrute de Vacaciones. 5.1. Revisa Planilla de Disfrute de Vacaciones y valida con el PÁGINA 64 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-303 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN involucrado Trabajador. En caso de que se requiera algún cambio de fechas, se indica sobre la Planilla y se devuelve a la Coordinación Administrativa de RRHH. Regresa a la actividad 3. En caso de que no se requiera ningún cambio, firma y obtiene la firma del Trabajador sobe la Planilla de Disfrute de Vacaciones, y la remite a la Coordinación Administrativa de RRHH. Analista de RRHH 6. Recibe Planilla y solicita actualización del Expediente. 6.1. Recibe y revisa la Planilla de Disfrute de Vacaciones. 6.2. Remite la Planilla al archivo para la actualización de expediente. PÁGINA 65 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-304 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-304 Trámite de Pago del Bono Vacacional ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-304 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago y disfrute del bono vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al pago del Bono Vacacional del personal de la institución. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del Bono Vacacional y el disfrute de las vacaciones del personal del INE. 2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al pago del Bono Vacacional del Personal del INE. 3. El pago del Bono Vacacional se debe realizar cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, debe realizar el pago de bono vacacional de acuerdo al cronograma mensual para el pago de nómina del personal del INE. 5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, procesará el Bono Vacacional los primeros (5) cinco días hábiles del mes. 6. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la responsable de la revisión del estatus del personal en los casos de reposos consecutivos (52 semanas o más), debiendo notificar oportunamente la suspensión del pago del Bono Vacacional. PÁGINA 67 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-304 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Trámite de Pago del Bono Vacacional Pág. 1 de 1 Coordinador de Bienestar Social Gerente de RRHH Coordinador de RRHH (Nomina) Gerencia de RRHH Analista de RRHH GRH-P-303 1 Genera Listado de bono vacacional SIREH 3 Recibe y genera el Listado de Bono Vacacional definitivo 4 8 Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago SIREH Gestiona pago de Bono Vacacional 2 Recibe y verifica Listado de Bono Vacacional SIREH 7 5 Recibe y revisa Orden de Pago y Reporte de Pago Gestiona la imputación presupuestaria 6 Recibe, firma y remite documentos PÁGINA 68 DE 112 GRH-P-301 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-304 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Analista de RRHH (Nómina) DESCRIPCIÓN 1. Genera Listado de Bono Vacacional. 1.1. Ingresa al sistema SIREH y genera Listado de Bono Vacacional correspondiente al mes de pago de la nómina del personal: 1.2. Empleados Obreros Contratados Chequea los montos a pagar y los días a pagar por concepto de vacaciones. 1.3. Entrega copia de Listado de Bono Vacacional al Coordinador de Bienestar Social. Coordinador de Bienestar social y Relaciones Laborales 2. Recibe y verifica Listado de Bono Vacacional. 2.1. Recibe Listado de Bono Vacacional del mes a procesar y verifica en el sistema SIREH, en el módulo de ausentismo laboral, el personal que está de reposo. En caso de aquel Trabajador que presente un reposo consecutivo (52 semanas o más), solicita suspensión del Bono Vacacional, mediante anotación sobre el Listado. Analista de RRHH (Nómina) Analista de RRHH (Nómina) 2.2. Firma Listado de Bono Vacacional y devuelve al Analista. 3. Recibe y genera el Listado de Bono Vacacional definitivo. 3.1. Realiza ajustes en caso que aplique. 3.2. Genera Listado de Bono Vacacional definitivo. 4. Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago. 4.1. Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional y los remite al Coordinador Administrativo. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 5. Recibe y revisa Orden de Pago y Reporte de Pago. 5.1. Recibe y verifica los montos de la Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional, además de los soportes. 5.2. Remite al Gerente para su aprobación. PÁGINA 69 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-304 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Gerente de RRHH DESCRIPCIÓN 6. Recibe, firma y remite documentos. 6.1. Recibe y firma Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional. Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 7. Gestiona la imputación presupuestaria. 7.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna, Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH. Analista de RRHH (Nómina) 8. Gestiona pago de Bono Vacacional. 8.1. Recibe Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional debidamente aprobados. 8.2. Genera mediante el sistema SIREH Archivo de Pago (Disco) y la certificación del mismo. 8.3. Envía a la Oficina de Administración el Archivo de Pago, la Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional. PÁGINA 70 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-305 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL GRH-P-305 Procedimiento: Trámite de Pago de Liquidaciones del Personal ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-305 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la liquidación del personal egresado del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y el pago de la liquidación del personal egresado del la institución. 1.3. Normas Específicas 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de liquidación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al cálculo y pago de liquidación del Personal. 3. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo. PÁGINA 72 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-305 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Orden de Pago Coordinador de Nomina Analista de Control Interno Analista de RRHH (Nomina) Gerencia de RRHH Gerente de RRHH Trámite de Pago de Liquidaciones del Personal Pág. 1 de 1 7 Verifica y aprueba cálculo de liquidación GRH-P-104 1 6 Recibe información acerca de egresos del personal Verifica y aprueba cálculo de liquidación 2 Recibe solicitud de cálculo de liquidación 3 Consulta cuenta en la entidad bancaria y elabora Oficio de liberación de Fideicomiso 8 Gestiona la imputación presupuestaria 5 Gestiona el pago SIREH 4 Recibe y revisa calculo de liquidación GRH-P-301 PÁGINA 73 DE 112 SIREH MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-305 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) DESCRIPCIÓN 1. Recibe información acerca de Egresos de Personal. 1.1. Recibe comunicación acerca de Egreso de Personal y elabora listado de personal egresado para el Analista. Analista de RRHH (Nómina) 2. Recibe solicitud de cálculo de liquidación. 2.1. Mediante el listado de personal egresado, solicita al Archivo los expedientes del personal egresado. 2.2. Extrae documentos probatorios de la fecha de ingreso y egreso al Instituto. 2.3. Ingresa al sistema SIREH, genera y revisa reporte de vacaciones, salarios cobrados, compensaciones y nómina del personal. Analista de RRHH (Nómina) 3. Consulta cuenta en la entidad bancaria y elabora Oficio de liberación de Fideicomiso. 3.1. Consulta mediante el sistema SIREH si el Trabajador tiene cuenta en la entidad bancaria donde se deposita el Fideicomiso: Si el Trabajador tiene cuenta en la entidad bancaria, entonces consulta en la página de la entidad bancaria y elabora un Oficio con los datos de la cuenta del Trabajador y monto a liberar para transferencia mediante depósito, luego obtiene la firma del Trabajador sobre la carta de liberación del Fideicomiso. Si el Trabajador NO tiene cuenta en la entidad bancaria, entonces elabora un Oficio con los datos del Trabajador para la emisión de cheque, luego gestiona la firma del Gerente de RRHH, Gerente de Administración y Finanzas y el Presidente. 3.2. Genera un Archivo de Pago (Disco) y lo remite a la unidad de Correspondencia para su envío a la entidad bancaria junto al Oficio que corresponda. PÁGINA 74 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-305 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Analista de Control Interno DESCRIPCIÓN 4. Recibe y revisa cálculo de liquidación 4.1. Recibe Reporte de Liquidación y verifica cálculos y soportes según lo establecido contractualmente en la LOTTT. 4.2. Firma y sella en señal de conformidad y devuelve documentos para su gestión. Analista de RRHH (Nómina) Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) Gerente de RRHH Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina) 5. Gestiona el pago. 5.1. Coloca número de identificación interno para el pago. 5.2. Elabora Hoja de Ruta de Liquidación. 5.3. Anexa el Cese del Trabajador. 5.4. Entrega para el trámite de pago. 6. Verifica y aprueba cálculo de liquidación. 6.1. Recibe cálculo de liquidación y revisa la información. 6.2. En caso de estar correcto el cálculo firma y gestiona aprobación. 7. Verifica y aprueba cálculo de liquidación. 7.1. Revisa el cálculo realizado, Cese del Trabajador y Hoja de Ruta. 7.2. Firma y sella en señal de aprobación de acuerdo a la actividad. 8. Gestiona la imputación presupuestaria. 8.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna, Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH. PÁGINA 75 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-306 Trámite de Pago del Bono de Alimentación ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma CARMEN YADIRA INFANTE MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar el bono de alimentación del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE) 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y la solicitud de pedido del bono de alimentación del personal del INE. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley Orgánica para los Trabajadores y Trabajadores y la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores. 2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al trámite del bono de alimentación del personal. 3. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar el proceso de cálculo y trámite del bono de alimentación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de elaborar, y enviar el cronograma de pago de ticket alimentación, al inicio de cada año fiscal, a todas las oficinas y gerencias del Instituto. 5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos debe procesar el pago del bono de alimentación, cumpliendo con el cronograma establecido. 6. El pago del bono de alimentación se tramitará para el personal que se encuentre de reposos, vacaciones. 7. El monto del beneficio del bono de alimentación es de 0,50 de la Unidad Tributaria a razón de 30 días. PÁGINA 77 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 8. El beneficio del bono de alimentación será otorgado por jornada efectiva laborada. 9. El beneficio del bono de alimentación se cancelará los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente. 10. Las faltas injustificadas del personal del Instituto serán descontadas de acuerdo a lo establecido en la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores. 11. Las faltas injustificadas del personal que no sean procesadas en el mes respectivo, se descontaran en el mes siguiente. PÁGINA 78 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Gerencias / Oficinas Trámite de Pago del Bono de Alimentación Pág. 1 de 1 Listas o Actas de Inasistencia 1 Envían información referente al beneficio del Bono de Alimentación Coordinador de Nomina 2 4 Recibe información para el proceso del Bono de Alimentación Verifica y aprueba Pedido del Bono de Alimentación 5 Gestiona pago a la empresa de Alimentación 7 Gestiona la imputación presupuestaria Analista de RRHH (Nomina) SIREH Gerente de RRHH Gerencia de RRHH SIREH 3 SIREH Registra y genera el Pedido del Bono de Alimentación 6 Recibe documentos para aprobación PÁGINA 79 DE 112 GPP-P-203 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Gerencias / Oficinas 1. Envían información referente al beneficio del Bono de Alimentación. 1.1. Envía memorándum de comunicación y adjunta cuando aplique la lista de asistencia o actas de inasistencias que correspondan; indicando nombre, apellido, Cédula de Identidad, código de nómina y unidad administrativa del personal. Coordinador Administrativo de Recursos Humanos (Nómina) 2. Recibe información para el proceso del Bono de Alimentación. 2.1. Recibe memorándum de notificación de descuento de Bono de alimentación de las oficinas o gerencias, lista de asistencia y actas de inasistencias del personal. Analista de RRHH (Nómina) 2.2. Entrega la información para la gestión asociada. 3. Registra y genera el Pedido del Bono de Alimentación. 3.1. Registra mediante el sistema SIREH la información referente a las modificaciones. 3.2. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago, Pedido del Bono de Alimentación (Tickets y Tarjetas). 3.3. Imprime y Revisa Pedido del Bono Alimentación 3.4. Verifica las modificaciones efectuadas. 3.5. Remite Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación para su aprobación. Coordinador Administrativo de Recursos Humanos (Nómina) 4. Verifica y aprueba Pedido del Bono de Alimentación. 4.1. Recibe Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación. 4.2. Transforma el Pedido del Bono de Alimentación en archivo compatible a lo exigido por la empresa de Tickets o Tarjetas. 4.3. Envía a través de correo electrónico el Pedido del Bono de Alimentación a la empresa responsable. PÁGINA 80 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-306 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Coordinador Administrativo de Recursos Humanos (Nómina) DESCRIPCIÓN 4.4. Firma reportes en señal de conformidad. 5. Gestiona pago a la empresa de Alimentación. 5.1. Imprime factura emitida por la empresa responsable y remite a la Oficina de Administración acompañado de la Orden de Pago y el Pedido del Bono de Alimentación para su pago. 5.2. Remite factura vía correo electrónico a la Coordinación de Tesorería para su información. Gerente de RRHH Coordinador Administrativo de Recursos Humanos (Nómina) 5.3. Remite los documentos al Gerente de RRHH para su aprobación. 6. Recibe documentos para aprobación. 6.1. Recibe y firma Orden de Pago Interna. 7. Gestiona la imputación presupuestaria. 7.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes generados, a saber: Pedido del Bono de Alimentación, Orden de Pago Interna, Factura Proforma, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH. PÁGINA 81 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIOS DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-401 Solicitud de Beneficios Socio Económicos del Personal ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar los beneficios socioeconómicos del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2. Alcance Describir el procedimiento para el otorgamiento de los beneficios socioeconómicos para los trabajadores e hijos tales como: Ayuda por Matrimonio o unión de hecho. Ayuda por Nacimiento Guardería Infantil Útiles escolares Becas Ticket Juguete Plan Vacacional Dotación de Leche Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo Prima por hijo Y demás beneficios. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en los lineamientos para el otorgamiento de beneficios socioeconómicos, leyes vigentes y contratos colectivos. 2. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y beneficios socioeconómicos otorgados por el INE. PÁGINA 83 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 3. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de beneficios socioeconómicos, cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en este manual. 4. Para la solicitud de beneficios, todo trabajador debe llenar la planilla de solicitud del beneficio (disponible en la INTRANET del INE), la cual debe consignar ante la Oficina de RRHH conjuntamente con los recaudos establecidos. 5. Para el otorgamiento de beneficios al personal nuevo ingreso, el trabajador debe consignar los documentos requeridos durante los primeros quince días (15) posterior a su ingreso. 6. Para el otorgamiento de becas, el beneficiario (hijo del trabajador), debe mantener un promedio de notas mínimo de trece y medio (13,5) puntos. 7. Para el otorgamiento del beneficio de guardería, el Analista de Bienestar Social y Relaciones Laborales, debe realizar las inclusiones y/o modificaciones antes de que se genere la nómina respectiva. 8. El beneficio de guardería infantil, maternal o preescolar, se cancela dentro de los primeros 5 días de cada mes de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes. 9. La oficina de RRHH debe enviar a la Oficina de Administración y Finanzas en Enero de cada año fiscal, el listado de personal obrero para el trámite del beneficio de leche, ropa de vestir. 10. El beneficio de dotación de Leche debe ser otorgado a cada trabajador a través de tickets de alimentación a razón de 2kg cada 45 días laborables, al costo que fije el mercado al momento del pago. 11. Todo pago de beneficios de útiles, becas, matrimonio y nacimiento, deben ser aprobados a través de puntos de cuenta. 12. Para la solicitud de beneficios, el trabajador debe consignar, conjuntamente a la planilla de solicitud, sus respectivos soportes de acuerdo a: Ayuda por Matrimonio: Copia certificada de Acta de matrimonio o unión de hecho Ayuda por Nacimiento: Copia certificada de Acta de nacimiento PÁGINA 84 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Guardería Infantil: Inscripción de guardería, maternal o preescolar en original; acta constitutiva, Registro de información fiscal (Rif), autorización emitida por el Ministerio del Poder Popular para la Educación y Facturas mensuales del centro educativo para el pago del beneficio en original. Útiles escolares: Constancia de inscripción del período escolar vigente. Becas: Constancias de estudio del beneficiario de becas y promedio de notas (boleta de calificaciones). Ticket Juguete: Copia certificada de Acta de nacimiento. Plan Vacacional: Copia certificada de Acta de nacimiento. Dotación de Leche: Destinada a personal obrero el cual tramita la Oficina de RRHH, ante la Oficina de Administración. Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo: Destinada a personal obrero el cual gestiona la Oficina de RRHH ante la Oficina de Administración. Prima por hijo: Copia certificada de Acta de nacimiento. PÁGINA 85 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Empleados /Obreros/ Contratados Analista de RRHH (Bienestar social) Analista de RRHH (Bienestar social) Gerencia de RRHH Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Todas las Gerencias Solicitud de Beneficios Socio Económicos del Personal Planilla de Solicitud 1 Elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos 2 Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos 9 Recibe y firma Reporte de Nómina Preliminar SIREH SIREH Recibe Reporte de Apertura de Nomina y carga información Recibe solicitud y genera Reporte de Nómina Preliminar SIREH Recibe y revisa Solicitud y solicita apertura de Nómina 8 7 5 3 Recibe y revisa Reporte de Nómina Preliminar 10 Recibe Reporte de Nómina y remite para ejecución 11 4 6 Recibe Solicitud y habilita la apertura de Nómina SIREH Recibe Reporte de Nómina Preliminar y gestiona pago Solicita que la Nómina sea generada GRH-P-301 PÁGINA 86 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Trabajador DESCRIPCIÓN 1. Elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos. 1.1. Ingresa a intranet y elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos (según el beneficio). 1.2. Imprime Solicitud y consigna junto con los recaudos requeridos en la Oficina de RRHH. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 2. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos. 2.1. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto con recaudos. 2.2. Verifica que los documentos estén completos y correctos. 2.3. Entrega la documentación al Analista y solicita el trámite. 3. Recibe y revisa Solicitud y solicita apertura de Nómina. 3.1. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto con recaudos. 3.2. Verifica que los documentos estén completos y correctos. 3.3. Solicita al Analista de Nómina, mediante el sistema SIREH, la Apertura de Nómina para el registro del beneficio. Analista de RRHH (Nómina) 4. Recibe Solicitud y habilita la apertura de Nómina. 4.1. Recibe solicitud y mediante el sistema SIREH habilita los campos para el registro de los cambios. 4.2. Genera Reporte de Apertura de Nómina y lo remite al Analista de Bienestar Social. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 5. Recibe Reporte de Apertura de Nómina y carga información. 5.1. Recibe y verifica que hayan sido habilitados los campos requeridos para el trámite del beneficio. 5.2. Carga información del beneficio socioeconómico mediante el sistema SIREH: Para el trámite del beneficio de Guardería, en caso que la PÁGINA 87 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN guardería no esté en la base de datos del sistema SIREH; crea en el sistema la guardería y costo de la mensualidad e inscripción si corresponde. Para el trámite de Ayuda de nacimiento o matrimonio, se incluye datos del hijo o cónyuge y se ingresa la fecha de matrimonio y recepción de la solicitud en el SIREH. Para el trámite de Útiles escolares y becas, se tilda la recepción del documento en el sistema SIREH. Para el trámite de Prima por hijo, se registra en el sistema la carga familiar. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 6. Solicita que la Nómina sea generada. 6.1. Realiza la solicitud de generación de nómina preliminar. Analista de RRHH (Nómina) 7. Recibe solicitud y genera Reporte de Nómina Preliminar. 7.1. Ingresa al sistema SIREH y genera la nómina respectiva. 7.2. Genera reporte de nómina en el sistema SIREH 7.3. Entrega el reporte para su revisión. 8. Recibe y revisa Reporte de Nómina Preliminar. 8.1. Recibe reporte de nómina preliminar y revisa que las Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) modificaciones realizadas en el sistema sean efectivas. 8.2. Entrega reporte de nómina y solicita firma de conformidad. 9. Recibe y firma Reporte de Nómina Preliminar. 9.1. Verifica el Reporte de Nómina Preliminar y la carga de Beneficios Socioeconómicos. 9.2. Firma Reporte de Nómina Preliminar y entrega. 10. Recibe Reporte de Nómina y remite para ejecución. 10.1. Recibe Reporte de Nómina Preliminar firmado y remite para su ejecución. PÁGINA 88 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-401 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 10.2. Archiva copia del Reporte de Nómina Preliminar. Analista de RRHH (Nómina) 11. Recibe Reporte de Nómina Preliminar y gestiona pago. 11.1. Recibe reporte y gestiona el pago de nómina. PÁGINA 89 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-402 Solicitud de Pensiones y Jubilaciones del Personal ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las actividades y requisitos necesarios para los trámites relacionados a pensiones por invalidez o jubilación de empleados de la Institución, de manera oportuna, con el fin de asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos nacionales establecidos. 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento, abarca la solicitud de pensiones, la revisión y evaluación de requerimientos y la aprobación y gestión de pensiones del personal. Este procedimiento es de obligado conocimiento y cumplimiento por parte de todo el personal involucrado. 1.3. Normas Específicas 1. La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística con respecto los Beneficios establecidos en las Convenciones Colectivas, estableciendo los parámetros a seguir en las leyes y reglamentos vigentes. 2. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de realizar todos los trámites inherentes de jubilación, pensiones de sobreviviente o incapacidad, que por derecho le corresponden a los empleados y a los obreros de la Institución. En este sentido elaborará la Programación Anual de los empleados y obreros que cumplen con los requisitos de Ley para ser jubilados. 3. Las Jubilaciones Especiales son aquellas que no cumplen con los requisitos establecidos de Ley. Serán otorgadas, siempre y cuando no se hayan verificado los requisitos de edad y tiempo de servicio exigidos para la jubilación ordinaria. (Glosario de términos). 4. El INE publicará en el mes de noviembre o diciembre, en dos diarios de circulación nacional, el lapso en el cual se recibirá la Fe de Vida, en original. Una vez vencido el plazo sin que se haya recibido dicho documento, se procederá a suspender los pagos, hasta que cumpla con este requisito. PÁGINA 91 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Empleado 1 Elabora Solicitud de Pensión y remite a la Oficina de RRHH 2 4 Elabora Solicitud de Evaluación de Incapacidad Residual (Forma 14-08) Recibe Forma 1408 con sello húmedo con copias al carbón 3 Recibe y revisa Solicitud de Pensión y recaudos 6 Recibe Resolución y realiza trámites 5 9 Revisa Resolución emitida por la Comisión Nacional de Evaluación de Discapacidad Residual Gerente de RRHH Gerencia de RRHH Recibe y entrega al analista 7 Firma y sella en señal de aprobación Presidente Presidencia Pág. 1 de 3 Inicio Coordinador de Bienestar Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Social y Relaciones Laborales) Laborales Todas las Gerencias SOLICITUD DE PENSIONES 8 Firma y sella en señal de aprobación PÁGINA 92 DE 112 FIN MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Gerente de RRHH Gerencia de RRHH Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) JUBILACIÓN REGLAMENTARIA Pág. 2 de 3 Inicio 1 4 Realiza la Programación Anual 2 5 Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos Realiza el cálculo de la jubilación 8 9 Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de Notificación Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago 6 Recibe y revisa documentación 3 Firma y sella en señal de aprobación y remite Recibe y revisa 7 Firma y sella en señal de aprobación y remite FIN PÁGINA 93 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Empleado Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Gerente de RRHH Gerencia de RRHH Pág. 3 de 3 Inicio 1 Presenta por escrito su solicitud en la Oficina de RRHH Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) Todas las Gerencias JUBILACIÓN ESPECIAL 3 7 Conforma el expediente con la documentación necesaria 4 2 Recibe y revisa recaudos 8 Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de Notificación Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago 6 Recibe documentación del Ministerio de Planificación y Finanzas Recibe y revisa documentación 5 Firma y sella en señal de aprobación y remite FIN PÁGINA 94 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN SOLICITUD DE PENSIONES Empleado 1. Elabora Solicitud de Pensión y remite a la Oficina de RRHH 1.1. Elabora Solicitud de Pensión y entrega en la Oficina de RRHH junto con los recaudos requeridos en la Ley del IVSS. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 2. Elabora Solicitud de Evaluación de Incapacidad Residual (Forma 14-08). 2.1. Elabora Oficio de Solicitud de Evaluación de Incapacidad Residual (Forma 14-08). 2.2. Elabora Oficio dirigido al médico tratante. 2.3. Remite Oficio junto a los recaudos establecidos en la Ley del IVSS. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 3. Recibe y revisa Solicitud de Pensión y recaudos. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 4. Recibe Forma 14-08 con sello húmedo con copias al carbón. 4.1. Elabora Oficio dirigido a la Comisión Nacional de Evaluación, para solicitar la Evaluación. 4.2. Entrega al funcionario Oficio en original y copia para solicitud de cita de evaluación. 4.3. Retira Oficio de evaluación de La Comisión en el IVSS. 4.4. Entrega al Coordinador. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 5. Revisa Resolución emitida por la Comisión Nacional de Evaluación de Discapacidad Residual. PÁGINA 95 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 6. Recibe Resolución y realiza trámites. Gerente de RRHH 7. Firma y sella en señal de aprobación. Presidente 8. Firma y sella en señal de aprobación. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 9. Recibe y entrega al analista. 6.1. Recibe resolución y elabora punto de cuenta, notificación al trabajador, Oficio de apertura de cuenta bancaria. 9.1. Envía documentos a las unidades involucradas. JUBILACIÓN REGLAMENTARIA Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 1. Realiza la Programación Anual 1.1. Verifica el Libro de Antigüedad para determinar el personal Empleado y Obrero que cumple con los requisitos de ley. 1.2. Remite documento. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 2. 3. Gerente de la Oficina de Recursos Humano Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 4. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 5. Recibe y revisa documentación Firma y sella en señal de aprobación y remite. Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos. 4.1. Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos para la jubilación reglamentaria del año fiscal Realiza el cálculo de la jubilación 5.1. Elabora Punto de Cuenta 5.2. Elabora Memorándum y Oficio de Notificación 5.3. Remite documentos PÁGINA 96 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Labolares 6. Recibe y revisa Gerente de RRHH 7. Firma y sella en señal de aprobación y remite Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 8. Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 9. Notificación. Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago JUBILACIÓN ESPECIAL Trabajador 1. Presenta por escrito su solicitud en la Oficina de RRHH Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 2. Recibe y revisa recaudos 2.1. Entrega al Analista correspondiente para su Gestión 2.2. Informa al trabajador mediante oficio el inicio de trámite de la jubilación especial. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 3. Conforma el expediente con la documentación necesaria 3.1. Realiza el cálculo de la jubilación especial. 3.2. Revisa que toda la documentación pertinente se encuentre anexa. 3.3. Remite expediente. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 4. Recibe y revisa documentación 4.1. Realiza Oficio a ser Remitido a Ministerio de Planificación y 5. Gerente de la Oficina de Recursos Humano Finanzas. Firma y sella en señal de aprobación y remite. PÁGINA 97 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-402 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales 6. Recibe documentación del Ministerio de Planificación y Finanzas 6.1. Revisa si hay inconsistencias. 6.2. Remite al Analista correspondiente. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 7. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 8. Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de Notificación. Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago PÁGINA 98 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-403 PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL GRH-P-403 Procedimiento: Ingreso y Egreso del Personal en el IVSS ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-403 PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la afiliación del personal en el Seguro Social Obligatorio. 1.2. Alcance Describir el procedimiento para la afiliación del personal según lo establecido en la Ley del Seguro Social y su Reglamento. 1.3. Normas Específicas 1. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la encargada de realizar la gestión de inclusión del personal en el Instituto Venezolano del Seguro Social, dentro de los 3 tres días hábiles posteriores a su ingreso, cumpliendo con lo establecido en las leyes vigentes. 2. La Oficina de Recursos Humanos, es la encargada de velar por el cumplimiento de las leyes vigente en materia de Seguridad Social. 3. El trabajador debe consignar ante la Oficina de Recursos Humanos, para su afiliación en el IVSS, los siguientes recaudos: 4. Acta de Matrimonio o Unión de hecho. Acta de nacimiento. Acta de nacimiento del titular (en caso de afiliación de padre o madre). Copia de Cédula de Identidad Legible. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales debe hacer entrega al trabajador de la constancia de ingreso de personal (FORMA 14-02) o constancia de egreso (forma 14-03), emitidas por el Sistema de Autoliquidación de Empresas TIUNA (IVSS). 5. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, debe realizar el egreso del trabajador, en el Sistema de Autoliquidación de Empresas (TIUNA), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. PÁGINA 100 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-403 PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Coordinación Admon. de Nomina Analista de RRHH (Nomina) Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales Presidencia Presidente Analista de RRHH (Bienestar Social) Todas las Gerencias Empleados /Obreros/ Contratados Ingreso y Egreso del personal en el Seguro Social Obligatorio GRH-P-102 GRH-P-104 1 Elabora y remite Lista de Personal Ingresado y Egresado TIUNA 2 3 Recibe y revisa Lista de Personal Ingresa al sistema TIUNA y registra información TIUNA 6 4 Genera y entrega certificado y gestiona firmas 8 Recibe Certificados firmados y distribuye Recibe documentos probatorios de carga familiar y los mantiene para próxima carga 5 Recibe, firma Certificados y devuelve 7 Recibe Certificados y decide incluir familiares FIN PÁGINA 101 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-403 PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Analista de RRHH (Captación, Capacitación y Desarrollo) 1. Elabora y remite Lista de Personal Ingresado y Egresado. 1.1. Elabora Listado de Personal Ingresado y Egresado. 1.2. Remite al Analista de RRHH. Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales) 2. Recibe y revisa Lista de Personal. 2.1. Recibe y revisa Lista de Personal Ingresado y Egresado y verifica que los datos estén completos. 2.2. En caso de que la información esté incompleta, completa los datos faltantes según lo exigido por el IVSS. Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales) 3. Ingresa al sistema TIUNA y registra información. 3.1. Prepara el archivo requerido por el IVSS para la carga por lotes de personal ingresado y egresado, además de las cargas familiares suministradas por los Trabajadores que están pendientes de inclusión. 3.2. Ingresa el archivo especial al sistema TIUNA del IVSS y realiza la actualización. Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales) 4. Genera y entrega certificado y gestiona firmas. 4.1. Genera mediante el sistema TIUNA los Certificados y los imprime, a saber: forma 14-02 y 14-03 y carga familiar. 4.2. Elabora nota de remisión y envía a Presidencia la Lista de Personal Ingresado y Egresado junto con los Certificados. Presidente 5. Recibe, firma Certificados y devuelve. 5.1. Recibe Certificados, firma, sella y devuelve. PÁGINA 102 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-403 PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales) 6. Recibe Certificados firmados y distribuye. 6.1. Entrega original al Trabajador y envía copia a archivo para Trabajador 7. Recibe Certificados y decide incluir familiares. 7.1. Recibe Certificado (14-02, 14-03 o Certificado de carga familiar). 7.2. Si desea incluir carga familiar, consigna documentos probatorios actualización del expediente. ante la Oficina de Recursos Humanos. Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales) 8. Recibe documentos probatorios de carga familiar y los mantiene para próxima carga. 8.1. Recibe del Trabajador documentos probatorios de carga familiar para su inclusión en el IVSS. 8.2. Mantiene los documentos pendientes para próximo proceso. PÁGINA 103 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-404 PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL GRH-P-404 Procedimiento: Inclusión del Personal en el Seguro Colectivo ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-404 PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la inclusión del personal en el seguro colectivo del Instituto Nacional de Estadística (INE) 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de la inclusión del personal en el seguro colectivo del INE. 1.3. Normas Específicas 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben tramitar la inclusión del personal en la póliza de seguro colectivo, cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y beneficios requeridos por el INE. 3. Para la solicitud de ingreso de personal en el seguro colectivo, deben ser consignados los recaudos; planilla original de la empresa de seguros, copia de la cédula de identidad (titular y beneficiario), acta de nacimiento, acta de matrimonio o unión de hecho. 4. El beneficio de seguro colectivo es aplicable para el personal empleados, obreros, jubilados, pensionados y contratados (cuando aplique) del INE. 5. La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo. PÁGINA 105 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-404 PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Analista de RRHH Analista de RRHH (Bienestar (Captación, Capacitación Social) y Desarrollo) Pág. 1 de 1 GRH-P-102 1 Entrega Lista de Personal y recaudos para ser ingresado al Seguro Colectivo SIREH 5 2 Ingresa al sistema SIREH y registra la información Recibe y revisa Lista de Personal y recaudos Gerente de RRHH Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales Gerencia de RRHH Inclusión del Personal en el Seguro Colectivo 6 Solicita tramitación de inclusión con la empresa de seguros 4 Recibe y firma Oficio y demás recaudos 3 Recibe y revisa Oficio y demás recaudos FIN PÁGINA 106 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-404 PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Analista de RRHH (Captacion, Capacitacion y Desarrollo). DESCRIPCIÓN 1. Entrega Lista de Personal y recaudos para ser ingresado al Seguro Colectivo. 1.1. Prepara Lista de Personal para ser ingresado en el Seguro Colectivo junto con los Solicitudes y recaudos y los entrega al Analista de RRHH de Bienestar Social. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 2. Recibe y revisa Lista de Personal y recaudos. 2.1. Verifica que los recaudos estén completos. 2.2. Elabora Oficio de Solicitud de Inclusión al Seguro Colectivo. 2.3. Remite la documentación: Oficio, Relación, Solicitudes y recaudos al Coordinador de Bienestar Social para su aprobación. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales. 3. Recibe y revisa Oficio y demás recaudos. 3.1. Recibe y revisa la documentación y la remite al Gerente de Gerente de RRHH 4. Recibe y firma Oficio y demás recaudos. 4.1. Recibe y firma la documentación y la devuelve al Analista de RRHH para su aprobación. Bienestar Social. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 5. Ingresa al sistema SIREH y registra la información. 5.1. Ingresa al sistema SIREH y registra la información del Seguro Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales). 6. Solicita tramitación de inclusión con la empresa de seguros. 6.1. Remite la documentación: Oficio de Solicitud de Inclusión, Colectivo. Relación, Solicitudes y recaudos a la empresa de seguros. PÁGINA 107 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-405 PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL Procedimiento: GRH-P-405 Compensaciones del Personal ELABORADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA REVISADO Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Dependencia: Laborales Responsable: Firma SAMANTHA HERNÁNDEZ MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-405 PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Propósito Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar las compensaciones del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE) 1.2. Alcance Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de compensación del personal del INE por profesionalización, antigüedad y/o desempeño. 1.3. Normas Específicas 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de compensaciones del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y beneficios requeridos por el INE. 3. La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo. PÁGINA 109 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-405 PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma Coordinación de Desarrollo RRHH/ Empleados /Obreros Gerente/Coordinador Todas las Gerencias Compensaciones del Personal Pág. 1 de 1 GRH-P-201 1 Elabora Solicitud de Compensación y entrega al Gerente o Coordinador involucrado No 2 Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos ¿Información y recaudos completos? Analista de Bienestar Coordinador de Bienestar Gerencia de RRHH Si 3 4 Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos ¿Información correcta? Registra la información y genera Punto de Cuenta Si SIREH No 5 Recibe Expediente y revisa Punto de Cuenta No ¿Información correcta? Si GRH-P-301 PÁGINA 110 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-405 PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE Trabajador DESCRIPCIÓN 1. Elabora Solicitud de Compensación y entrega al Gerente o Coordinador involucrado. 1.1. Elabora Solicitud de Compensación y anexa los recaudos necesarios para la tramitación del mismo. Gerente o Coordinador Involucrado 1.2. Entrega al Gerente o Coordinador inmediato para su aprobación. 2. Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos. 2.1. Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos, y verifica que se encuentren completos, valida motivo de la solicitud y procede según sea el caso: En caso de inconformidad devuelve al Trabajador y explica el motivo del rechazo. En caso de conformidad firma y remite a la Oficina de RRHH. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 3. Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos. 3.1. Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos y valida que se encuentre debidamente elaborada, recaudos completos y procede según sea el caso: En caso de inconformidad devuelve al Gerente o Coordinador involucrado y explica el motivo del rechazo. En caso de conformidad, continúa el procedimiento. Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales) 4. Registra la información y genera Punto de Cuenta. 4.1. Firma la Solicitud de Compensación, ingresa en el sistema SIREH y registra la información. 4.2. Genera el Punto de Cuenta e imprime reporte. 4.3. Apertura Expediente y entrega al Coordinador de Bienestar para su aprobación. Coordinador de Bienestar Social y Relaciones 5. Recibe Expediente y revisa Punto de Cuenta. 5.1. Recibe expediente completo de Solicitud de Compensación y PÁGINA 111 DE 112 MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos Código: GRH-P-405 PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 RESPONSABLE Laborales DESCRIPCIÓN valida que se encuentre debidamente soportado y elaborado, procede según sea el caso: En caso de inconsistencia devuelve el Expediente al Gerente o Coordinador involucrado a fin de que subsane el inconveniente por sí mismo o en conjunto con el Trabajador. En caso de conformidad, firma la Solicitud de Compensación en señal de aprobación y envía el Expediente completo a la unidad de Nómina para ejecutar el pago al Trabajador. PÁGINA 112 DE 112