Instituto Universitario Veracruzano Maestría: Salud TEORÍA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL Catedrático: M.A. Raúl Manuel Arano Chávez EVALUACIÓN Tareas Participación y Discusiones Trabajo en Equipo Reporte de Lecturas 20% 20% 50% 10% Administración Desde que el hombre empezó a formar grupos para alcanzar metas que no hubiese podido lograr individualmente, la administración, entendida como el arte, la ciencia o la intuición de hacer las cosas con sentido y orientación, ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. Administración A medida que la sociedad ha confiado cada vez en el esfuerzo de grupo, y en tanto que muchos de ellos se han desarrollado de manera desorganizada, la tarea de los administradores ha aumentado su importancia; esto es fácil de entender si recordamos que [1]“la tarea del administrador es establecer y conservar un medio ambiente en el cual las personas, trabajando en grupo, sean guiadas a lograr de manera efectiva y eficiente la obtención de las metas colectivas”. Con esto se infiere que el hombre tiene la necesidad de ser administrador en el medio que lo rodea. [1] Sergio Kaufman; Apuntes de materia Diagnóstico Organizacional. Administración A continuación, se presentan algunos conceptos de administración formulados por diferentes autores: [1]“Proceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas”. [2]“La administración es una fuerza dominante en todos los aspectos de la sociedad moderna” [3]“La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupo alcancen con eficiencia las metas seleccionadas” [1] James A. F. Stoner; Las organizaciones y la necesidad de administrarlas; Prentice Hall;1996; p.7 [2] Fred Luthans; El cambiante campo de la administración; Mc Graw Hill; 1990; p.3 [3] Harold Koontz y Heinz Weihrich; Definición de administración, su naturaleza y propósito; Mc Graw Hill; 1994; p.4 Administración Por lo tanto, administración, se puede decir, que es el conjunto de elementos que sirven para guiar a varios grupos o a un grupo social hacia sus logros con el mínimo de esfuerzos y recursos. [1] PROCESO HISTÓRICO ACERCA DE LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN. ADMINISTRACIÓN EGIPCIA. ADMINISTRACIÓN CHINA. ADMINISTRACIÓN DEMOCRÁTICA GRIEGA. ADMINISTRACIÓN ROMANA. ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MEDIA. ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MODERNA. [1] tesis IIESCA UV ADMINISTRACIÓN EGIPCIA. Egipto tenía una economía planeada y, un sistema administrativo bastante amplio, que ha sido clasificado por Weber como "burocrático". Debido a los medios de comunicación marítimos fluviales, así como el uso comunal de la tierra, fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera pública y colectiva, a través del gran poder del gobierno central. ADMINISTRACIÓN CHINA. A través de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciación bastante satisfactoria sobre muchos de los problemas modernos de administración pública. ADMINISTRACIÓN DEMOCRÁTICA GRIEGA. La administración gubernamental griega tuvo cuatro pasos evolutivos, puesto que sus estados tuvieron: •Monarquías •Aristocracias •Tiranías •Democracias ADMINISTRACIÓN ROMANA. Después de varios siglos de monarquía, ejercida por soberanos etruscos, la república es instaurada en 509 a. J. C. En lo sucesivo, todos los ciudadanos forman el populus romanus, que se reúne en unas asambleas, los comicios. Cada año eligen unos magistrados encargados de gobernar el país: Cuestores (finanzas), ediles (administración), y pretores (justicia). En la cumbre, dos cónsules ostentan el poder ejecutivo, dirigen al ejército y realizan las funciones de jefes de estado. Acceder a estas diferentes funciones, una después de otra, constituye el curus honorum. Por último, todos los antiguos magistrados componen el senado, que controla la política interior y dirige la política exterior. ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MEDIA. El feudalismo y los señores feudales La Edad Media de Europa se caracterizó básicamente por un sistema político original: el feudalismo. Los reyes sólo disponían de un poder limitado: no eran más que la cabeza de toda una jerarquía de señores, vinculados entre ellos por lazos de vasallaje. El señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba los impuestos y acuñaba la moneda. Su autoridad y, en ciertos casos, su papel de protector se ejercían sobre sus vasallos y sobre la masa de campesinos, que constituían en ese entonces el elemento esencial de la población. Entre estos últimos, algunos eran libres, (los llanos) y otros dependían directamente del señor (los siervos). ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MODERNA. El más importante, ejercido por la asamblea de representantes elegidos, consiste en hacer las leyes. El poder ejecutivo, se encarga de la aplicación y de la ejecución de las leyes. El poder judicial, por último, tiene un doble cometido: por una parte castigar las violaciones de la ley cometidas por los individuos (jurisdicción penal), y por otra parte dirimir los conflictos entre los ciudadanos (jurisdicción civil). Montesquieu fue la persona que dio a conocer una teoría que estuvo inspirada en las experiencias tenidas en el Imperio Romano y en la Constitución de Inglaterra. El Ensayo sobre el gobierno civil, de John Locke y la estancia de Monstesquieu. . Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles, a través de diferentes épocas y etapas. El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas, de la organización funcional de los poderes del Estado. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Planificación: Según Stoner [1]“Es el proceso para establecer metas y un curso de acción para alcanzarlas” Kountz dice [2]“La planeación es la selección de los objetivos empresariales y departamentales así como la determinación de los medios para alcanzarlos” [1] James A. F. Stoner; Proceso Administración; Prentice Hall; 1996; p.7 [2] Koontz/O’Donnel; Planeación; Mc Graw Hill; 1980; p.137 Organización: De acuerdo con Stoner [1] “Proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas” [1] James A. F. Stoner; Organización; Prentice Hall; 1996; p.12 Dirección: Según Stoner [1]“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea”. Quiero citar el ejemplo de dirección en Japón: A los administradores japoneses se les ve como integradores sociales que forman parte de un conjunto de trabajo utilizando un enfoque o directriz paternalista del liderazgo, mostrando gran interés, preocupación y bienestar por el subordinado. A esto se le añade sus valores y creencias, junto con el espíritu de trabajo en equipo que facilita la cooperación. [1] James A. F. Stoner; Dirección; Prentice Hall; 1996; p.13 Control: Stoner menciona [1]“Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas”. El control es la evaluación y la corrección de las actividades a los subordinados para asegurarse de lo que se realiza se ajusta a los planes y se hace de manera correcta. De este modo, mide el desempeño en relación con las metas y proyectos, muestra dónde existen desviaciones negativas y, al poner en movimiento las acciones necesarias para corregir talas desviaciones, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes. [1] James A. F. Stoner; Control; Prentice Hall; 1996; p.13 Integración: La integración es un subproceso técnico, o función del proceso administrativo, cuya finalidad es la de relacionar los elementos o necesidades de un plan u organización, de acuerdo a la naturaleza de sus demandas o requerimientos técnicos, humanos y financieros. Toda empresa debe de tener un interés vital en la calidad de su personal y debe de estar conjuntamente integrado. Esto llevará a que se pueda operar internamente de manera competente. En particular la integración necesita tener una adecuada selección, evaluación y desarrollo de personal. MEDIA PRIMERA LINEA Integración ALTA TIEMPO DEDICADO A DESEMPEÑAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS LA ADMINISTRACIÓN COMO UNA PARTE ESENCIAL DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN La administración se aplica a organizaciones Pequeñas y grandes Empresas lucrativas o no lucrativas Industria manufacturera Agencias gubernamentales Universidades Negocios Directores Rectores Empresarios Ejecutivos Entrenadores Supervisores Administradores LA ADMINISTRACIÓN COMO UNA PARTE ESENCIAL DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN HABILIDADES ADMINISTRATIVAS 1. HABILIDAD TÉCNICA 2. HABILIDAD HUMANA 3. HABILIDAD CONCEPTUAL 4. HABILIDAD DE DISEÑO 1. HABILIDAD TÉCNICA “Conocimiento para realizar métodos, procesos y procedimientos” 2. HABILIDAD HUMANA “Capacidad de trabajar con personas” 3. HABILIDAD CONCEPTUAL “Es la capacidad de ver la imagen de conjunto” 4. HABILIDAD DE DISEÑO “Es la capacidad de solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie” PRINCIPIOS Los principios son “verdades absolutas” que tienen una validez temporal, en tanto no se demuestre que ya son inoperantes. Los principios producto de la experiencia, explican a las funciones del proceso administrativo precisando su significado y su contexto; su análisis es importante porque permite definir conductas y orientar acciones respecto a la naturaleza de las funciones y acciones. PRINCIPIOS PRINCIPIOS DE LA UNIDAD DE OBJETIVOS La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa PRINCIPIOS PRINCIPIO ESCALAR Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial más alto hasta todos los puestos subordinados, más clara será la responsabilidad sobre la toma de decisiones y más eficaz la comunicación organizacional. PRINCIPIOS PRINCIPIO DE FACILITACIÓN DEL LIDERAZGO Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. PRINCIPIOS PRINCIPIOS DE FAYOL 1. División del trabajo 2. Autoridad 3. Disciplina 4. Unidad de Dirección 5. Unidad de Mando 6. Subordinación de interés individual al bien común 7. Remuneración 8. Centralización PRINCIPIOS PRINCIPIOS DE FAYOL 9. Jerarquía 10. Orden 11. Equidad 12. Estabilidad del Personal 13. Iniciativa 14. Espíritu de Equipo Empresas u organizaciones TEORÍA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL TEORÍA DE LA ORGANIZACIÒN Es una forma de pensar acerca de las organizaciones. Es una forma de ver y analizar las organizaciones con más precisión y profundidad de lo que se podría hacer de otra manera. http://www.youtube.com/watch?v=E6LGUSNuSpA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÒN TEORÍA DE LA ORGANIZACIÒN TEORÍA DE LA ORGANIZACIÒN TEORÍA DE LA ORGANIZACIÒN DEFINICIÓN DE UNA ORGANIZACIÒN Entidades sociales que son sistemas de actividades dirigidos por objetivos y deliberadamente estructurados, y que están vinculado al ambiente externo. DEFINICIÓN DE UNA ORGANIZACIÒN Los elementos claves de una organización no son los grandes edificios o un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están formadas por personas y las relaciones que tienen unas con otras. IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES Es muy difícil creer que hoy día las organizaciones como se conocen llegaron recientemente a la historia de la humanidad. A finales del siglo XIX había organizaciones de diversos tamaños e importancia. No existían los sindicatos, ni asociaciones de importación y exportación. IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES ¡Qué gran cambio ha sucedido desde entonces! La revolución industrial y el desarrollo de las grandes organizaciones transformó a la sociedad gradualmente, las corporaciones se volvieron el centro de la vida de las personas y actualmente ejercen tremenda influencia en nuestra sociedad. La Spinning Jenny es una hiladora multibobinaEl dispositivo redujo dramáticamente la cantidad de trabajo requerida para producir hilo, dando a un solo trabajador la capacidad para trabajar con ocho o más carretes a la vez. IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES PERSPECTIVAS EN LAS ORGANIZACIONES Dos importantes perspectivas son: SISTEMAS ABIERTOS SISTEMAS CERRADOS Coca cola, IBM, Heineken Breweries, Barcos Newport-new aviones de carga PERSPECTIVAS EN LAS ORGANIZACIONES Sistema: Es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente exterior Sistema cerrado: No dependerá de su ambiente; será autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo exterior. Sistema abierto: Debe actual con el ambiente para sobrevivir, consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellar ni aislarse. Clientes Proveedores Competidores Tecnología PERSPECTIVAS EN LAS ORGANIZACIONES ENTRADA Empleados o materias primas Clientes PROCESO Transformación en algo de valor Proveedores SALIDA PRODUCTOS Y SERVICIOS Productos específicos, servicio a clientes y consumidores Competidores Tecnología Las cinco partes básicas de una organización Alta dirección Staff de soporte técnico Mandos Intermedios Staff de soporte administrativo Cuerpo operativo Un sistema propuesto por Henry Mintzberg (Revista Lider) Las cinco partes básicas de una organización Incluye gente que hace un trabajo básico de organización y desarrolla una función de producción. Ejemplo un maestro y las clases Cuerpo operativo Las cinco partes básicas de una organización Sus funciones ayudan a la organización a adaptarse al medio ambiente. Es el responsable de la innovación en el cuerpo operativo, ayudando al cambio (tecnología, investigación, desarrollo y estudios de mercado). Staff de soporte técnico Staff de soporte administrativo Incluye las actividades de recursos humanos, tales como reclutamiento y contratación, estableciendo beneficios y compensación, y entrenamiento a empleados y desarrollo. (No como gobierno) perfiles. Las cinco partes básicas de una organización Mandos Intermedios Son los responsables de implementar y coordinar al nivel departamental Las cinco partes básicas de una organización Alta dirección Provee con direcciones, estrategias y políticas para toda la organización. Son tomadores de decisiones. Las cinco partes básicas de una organización Alta dirección Staff de soporte técnico Mandos Intermedios Cuerpo operativo Staff de soporte administrativo DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Estas dimensiones describen a las organizaciones (es como la personalidad y rasgos físicos) DIMENSIONES ESTRUCTURALES DIMENSIONES CONTEXTUALES DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DIMENSIONES ESTRUCTURALES Proporcionan etiquetas para medir las características de una organización 1. Formalización (manuales de procedimientos descripción de puestos, manuales de políticas) 2. Especialización 3. Jerarquía de autoridad (quien reporta a quien) 4. Centralización (decisiones se mantienen en el nivel más alto de la organización) 5. Profesionalismo (nivel de educación formal y capacitación) ejemp. Gobierno 6. Proporciones de personal (personal de oficina) DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DIMENSIONES CONTEXTUALES Caracterizan a toda la organización, incluso su tamaño, tecnología, ambiente y metas 1. Tamaño (magnitud de la organización) 2. Tecnología organizacional (herramientas técnicas para transformar la producción, manufacturación o sistemas de información) 3. Entorno (incluye todos los elementos fuera de los límites de la organización) 4. Metas y estratégias (propósito y técnicas competitivas que la distinguen de otras organizaciones) 5. Cultura (valores, creencias, comportamiento ético de los empleados) INTERACTUANDO DIMENSIONES ESTRUCTURALES Y CONTEXTUALES La organización Estrategias y metas Tamaño Medio ambiente Estructura Cultura 1. Formalización 2. Especialización 3. Jerarquía de A. 4. Centralización 5. Profesionalismo 6. Proporciones de Personal Tecnología DISEÑO DE ORGANIZACIÓN CONTEMPORÁNEA Los retos que presentan las empresas son: Competencia a nivel mundial La diversidad de productos o servicios Rápidos avances en tecnología Incremento de los negocios electrónicos (e- commerce) Sistemas de información integral Crecimiento profesional Ética profesional DISEÑO DE ORGANIZACIÓN CONTEMPORÁNEA El rápido desarrollo de las Telecomunicaciones Morgan Stanley www Gordon Moore DISEÑO DE ORGANIZACIÓN CONTEMPORÁNEA Los retos que presentan las empresas son: De los trabajos de rutina a las posiciones de poder Desde sistemas de control información compartida formal a la Desde la competición a la estrategia de colaboración (caso telmex en puebla) De una rígida cultura organizacional a una adaptativa PREGUNTAS 1. ¿Cuál es la definición de organización? Explique brevemente. 2. ¿Cual es la diferencia entre un sistema abierto y un cerrado? Cita ejemplos. 3. Comenta 3 retos que presentan actualmente las empresas veracruzanas
