Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez UT 11 El aprovisionamiento de materias primas 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS No todas las empresas pueden disponer orgánicamente de un departamento destinado, única y exclusivamente, a todo lo relacionado con las compras y el aprovisionamiento. Los grandes establecimientos hoteleros disponen de un departamento de Economato y Bodega, cuya misión alcanza incluso el almacenamiento. En la unidad anterior hemos visto como se presentaba una ficha de un plato cuyo FOOD COST podría ser del 35 %, es decir, que de mantenerse esta situación media, estaríamos comprando por un valor del 35 % de lo que vendemos. No obstante, la realidad del sector nos indica que las compras en el sector de la Hostelería alcanzan el 23 % de las ventas. Por ello, establecer una adecuada política de compras, o simplemente una buena función de compras, puede determinar: Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados por compras Que una buena función de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 % Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa cuyo fin es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el abastecimiento necesario. Su integración posterior dentro de un departamento de Economato y Bodega lleva implícita la necesaria función de la distribución interna. Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su función, debe plasmar necesariamente cuatro objetivos fundamentales: 1. Que la calidad del producto o servicio sea la necesaria para alcanzar sus fines. 2. Que el plazo de suministro sea adecuado. 3. Que el precio sea justo en la relación con la calidad. 4. Que las condiciones de pago sean óptimas. Estos parámetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que emanan de nuestra política de compras y de los condicionantes que deseemos incluir en nuestra metodología de evaluación y selección de proveedores. 2.- EL CICLO DE COMPRAS Conocemos “comprar” como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definición no es necesariamente útil a la hora de referirnos a la gestión de esas compras, que lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de compra empresarial incluye una serie de fases: a) Determinación de las necesidades. En esta etapa se toman decisiones acerca de: Qué hay comprar. Cuánto hay que comprar. Cuándo hay que comprar. PÁGINA - 1 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez Lógicamente, esta es una información que no procede únicamente del departamento de compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa. CÓDIGO FAMILIA EXISTENCIAS 20 8 TOTAL VALORACIÓN 0701016 Carnes UBICACIÓN Almacén Cocina 28 203,28 ARTÍCULO SUBFAMILIA STOCK MÁXIMO MÍNIMO LOTE REPOSICIÓN PRECIO COMPRA PROVEEDOR Solomillo de Ternera Ternera Unidad kilos 40 6 20 7,81 Carnicería Joselín PRECIO MEDIO 7,26 b) Selección de proveedores. No debe confundirse con la evaluación y selección que se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organización. En este caso se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parámetros fijados, el que más nos interese en cada momento. Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes de escoger el proveedor más adecuado. La empresa empleará los criterios de valoración más adecuados. Por ejemplo: 1. Cumplimiento de las especificaciones del producto. 2. Precio. 3. Plazo de entrega previsto. 4. Experiencias previas con el proveedor. 5. Equipo humano del proveedor. 6. Garantías que ofrece respecto al producto. 7. Sistema de calidad y certificación. 8. Solvencia de la empresa. c) Realización de la compra. Esta operación se hará de la forma habitualmente reglamentada a tal efecto, como veremos posteriormente. Esta fase, además, no finaliza en el mero acto administrativo de la petición, sino que alcanza hasta la recepción del género y su paso a almacenamiento después de superar los controles fijados a la hora de la recepción. d) Puesta a disposición de lo comprado para el resto de departamentos que así lo precisen. Así, cuando anteriormente nos referíamos al Departamento de Economato y Bodega de un gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribución interna en la cual existen pedidos a almacén que son solventados sin que deba realizarse una compra externa. 3.- MÉTODOS PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS Hablaremos en este epígrafe de cuanto supone la emisión y seguimiento del pedido. En primer lugar, una vez identificadas las necesidades, se procederá a la selección del proveedor más PÁGINA - 2 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez adecuado en función de un valor muy importante para toda buena empresa que se precie: el establecimiento de los estándares. Para ello, resulta aconsejable disponer de un Manual de Especificaciones Técnicas. Veamos un ejemplo: ARTÍCULO FAMILIA SUBFAMILIA CARACTERÍSTICAS Lomo de Ternera Carnes Ternera MANUAL DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CÓDIGO 0701016 PROCEDENCIA CONSERVACIÓN ASPECTO En este caso presentamos el lomo de ternera. Lo hemos codificado 07 ........... Familia de Carnes. 01 ........... Subfamilia correspondiente a las carnes de ternera. 016 ......... El orden que hace dentro de los artículos procedentes de la ternera. Anotaremos las características que presenta junto con el aspecto visual que debe reflejar la entrega. Así, podríamos exigir que las piezas no contengan sebo u otras características determinadas y anotarlas en la ficha del Manual. Estas características se deben dar a conocer a los proveedores para que conozcan claramente las condiciones que deben reunir las piezas que sirva a nuestra empresa. Posteriormente, y conocidas las necesidades, es necesario realizar el pedido, utilizando para ello los medios documentales que sea posible ya sea a proveedor habitual o a través de centrales de compras. La documentación del pedido debe hacerse de dos formas diferentes, especialmente en las grandes organizaciones como pueden ser los hoteles donde exista un departamento de Economato y Bodega. En esta situación se realiza el pedido, que debe quedar registrado en función de su destino final, en los siguientes documentos: 3.1.- PEDIDO, que será la existencia adquirida que debe ser recepcionada para su almacenamiento en Economato Bodega. Nos referimos al documento que abarca la relación existente entre la empresa, desde el departamento de Compras o Economato Bodega, y el proveedor. Sea cual sea el tipo de pedido y su forma de emisión, podría considerarse como válido este formulario tipo: PÁGINA - 3 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez Restaurante La Escuela Los Requejos 93 28200 MADRID PEDIDO N/Ref Fecha CÓDIGO Proveedor Código CONCEPTO CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE TOTAL Fecha de entrega prevista Forma de pago Restaurante La Escuela Los Requejos 93 28200 MADRID DE Fecha CÓDIGO CONCEPTO ORDEN DE PEDIDO A N/REF CANTIDAD TOTAL SUMINISTRADO CON FECHA DE DE 2. Firmado Firmado PÁGINA - 4 - ECONOMATO BODEGA PRECIO UNITARIO IMPORTE Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 3.2.- ORDEN O BONO DE PEDIDO También podemos denominarla PROPUESTA DE PEDIDO o SOLICITUD DE ENTREGA, ya que puede tratarse de un pedido desde un departamento al almacén. Son, por tanto, documentos por el que se espera aprovisionar un área determinada, por ejemplo para el desarrollo de banquetes. Tiene una triple misión: 1. Impedir las compras no autorizadas. 2. Facilitar la recepción de los productos y su distribución. 3. Impedir las compras de última hora. Este documento podría denominarse ORDEN DE PEDIDO Y ENTREGA y proponerse como documento de ida y vuelta, justificando la solicitud y entrega de materiales. Restaurante La Escuela Los Requejos 93 28200 MADRID / /2. CÓDIGO CONCEPTO LISTA DE MERCADO CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE TOTAL RECIBIDO CON FECHA DE RECIBIDO DE 2. VºBº EL JEFE DE DEPARTAMENTO 3.3.- LISTA DE MERCADO, que es el documento en el cual quedan registrados aquellos artículos que entrarán directamente a los departamentos de consumo, como por ejemplo la cocina, por su naturaleza de perecedero. Es un documento como la Orden de Pedido pero que sirve para verificar la entrega de materiales que no pasan por el almacén, sino que se sirven directamente a los departamentos, como por ejemplo una carne o un pescado que entra directamente a las cámaras de la cocina. Por tanto, será en este caso el Jefe de cocina el encargado de supervisar el pedido, la recepción y almacenamiento del mismo, comunicando al almacén su llegada y conformidad. PÁGINA - 5 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez Recibe este nombre por asemejarse con el pedido al mercado, considerando éste como un lugar físico tradicional de venta de productos frescos perecederos. 3.4.- REPORTE DE COMPRAS DIARIO: Es el documento en el cual quedan reflejadas todas las compras realizadas a lo largo de un día. Este documento sirve para llevar el control de las compras realizadas y las entregas pendientes. Un diseño válido sería: Restaurante La Escuela Los Requejos 39 28200 MADRID PROVEEDOR Albarán REPORTE DE COMPRAS DIARIAS Artículo Fecha IMPUTACIÓN DEL CARGO A: Cocina Economato Rte Otros TOTALES Conviene destacar, además, la importancia de disponer de un Manual o Fichas de Especificaciones Técnicas de cada producto, tras la entrada en vigor el día 1 de enero de 2005, del Reglamento 178/2002 del Parlamento europeo y del Consejo de 28 de enero de 2002, por el que se establecen los principios y requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la autoridad europea de seguridad alimentaria y se fijan los procedimientos relativos a la misma. Esta entrada en vigor implica que las empresas alimentarias deben disponer de un sistema de TRAZABILIDAD, es decir, el control de un alimento desde todas las etapas de la producción, empezando en su origen ( por ejemplo, un animal ), y acabando en el plato de un consumidor. La trazabilidad servirá para detectar, y en consecuencia inmovilizar, lotes o partidas problemáticas al conocerse todo el movimiento que ha sufrido un alimento. A la hora de solicitar el género a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes departamentos a Economato – Bodega, emplearemos los siguientes métodos o tipos de pedido: a. Pedido verbal: Realizado normalmente a través del teléfono. b. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compañía o sin formato, pudiendo además en este caso proceder con la transmisión de los pedidos a través del fax. c. Pedido electrónico: A través de la red, pudiendo ser también en formato predefinido por la compañía o sin formato. 4.- RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE GÉNEROS Las empresas necesitan disponer, en el momento oportuno, de los productos necesarios, bien para su propio consumo (fabricación) o bien para la venta. Sin embargo, problemas tales como PÁGINA - 6 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez los retrasos en los suministros y/o las variaciones en la demanda obligan a las empresas a aprovisionarse de mercancías para hacer frente a estos riesgos. Surge de esta forma la necesidad de almacenamiento. Esta situación es muy habitual en el sector de la hostelería, especialmente en las empresas de Restauración, donde la acumulación de demanda puede llegar a ser verdaderamente repentina. El almacén es el lugar donde llega la mercancía adquirida por la empresa (las materias primas solicitadas por las diferentes secciones del departamento de producción, si la empresa es industrial, o artículos para la venta, si la empresa es comercial) y donde la empresa guarda las mercancías destinadas a los clientes. También se recogen en el almacén las mercancías devueltas por los clientes y los sobrantes. En el almacén, las mercancías se encuentran en posición de reposo, a la espera de ser llevadas a su lugar de destino. El almacenaje, por tanto, es una fase del proceso productivo o de distribución que no añade valor al producto. Como resumen, diremos que el almacén o el encargado de ese almacén o departamento de Economato – Bodega realiza tres funciones básicas para garantizar un óptimo funcionamiento: Recepción de los pedidos. Almacenamiento de géneros y actualización de datos. Distribución de los géneros. 4.1.- Recepción de pedidos: La función del almacén, desde el punto de vista de la gestión de compras, consiste básicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacén debe conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancías y su cantidad, sus especificaciones técnicas, el proveedor y el plazo de envío. Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos de los pedidos, el encargado del almacén ordena la descarga del material, recuenta los bultos comprobando que no existan daños externos y notorios (si existen daños, lo comunica al departamento de compras para que haga la reclamación oportuna) y acepta la mercancía a falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina «control cuantitativo». La evolución tecnológica y, en concreto, los importantes avances producidos en el campo de la informática hacen que este control se efectúe utilizando distintos sistemas que permiten una identificación rápida y eficaz de los productos. Las mercancías recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacén. Para ello, se remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las mercancías responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el número de artículos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se recurre al sistema del muestreo. PÁGINA - 7 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las mercancías recibidas para dar la entrada definitiva al pedido. Una de las funciones más importantes del almacén es descubrir todos los errores de la compra: faltas, equivocaciones en los artículos (tipo, cantidad, etc.), daños, defectos, etc., ya que su detección a tiempo evitará muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de ellos demasiado tarde. 4.2.- Almacenamiento y actualización del almacén: Una vez que la mercancía llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho genera, además, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento responde a tres actividades básicas: reunir, guardar y registrar. Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultará necesario en un futuro próximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades. Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo físicamente en un lugar en el cual se pueda realizar su vigilancia y cuidado. Almacenar supone registrar por la obligación de anotar lo que se guarda, es decir, existirá un control documental del almacén. Estos datos que proceden de la obligación de registro suponen la actualización de los datos del almacén. Los costes de almacenamiento o de posesión son los costes que tiene la empresa por el hecho de tener existencias en el almacén. Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguientes elementos: Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancías que están almacenadas y que podría ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital. Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancías depositadas en el almacén. Costes de almacén. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacén (luz, agua, teléfono, vigilancia, ...). Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por obsolescencia, que es el coste de tener en el almacén una mercancía que no tiene salida, debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por daños y desperfectos generados por deterioros, pérdidas, caducidad, roturas, etc., que sufren las mercancías al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacén. Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del artículo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daños,...) y se utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancías del inventario. PÁGINA - 8 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 4.3.- Distribución de géneros: Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacén o Economato – Bodega. Mediante la entrega de la petición procedente de alguno de los departamentos de un establecimiento, se procede a la entrega de los géneros solicitados. Este acto provoca en el almacén una serie de actuaciones: En el momento de la solicitud de género, se comprueba si hay o no existencia suficiente para cubrir el pedido del departamento afectado. De no haber género suficiente se procede a su pedido. Se entrega al departamento la cantidad solicitada. Se actualizan los datos del almacén y se comprueba la eficacia del stock máximo y stock mínimo fijados. En el acto de la recepción, almacenamiento y distribución de géneros se detecta la necesidad de ejercer un control documental. 5.- DOCUMENTOS RELATIVOS AL PROCESO DE RECEPCIÓN DE GÉNEROS 5.1.- ALBARÁN: Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancías. Es el documento que acompaña a la factura en el proceso de compras. Puede reconocerse también con el nombre de Nota de Entrega, pero en cualquier caso, sirve para probar la recepción del producto por parte del cliente. Puede ser: Albarán de entrega o de devolución, en cuanto al objeto de su existencia. Albarán parcial o total, sin incluye una parte de la mercancía solicitada o su totalidad, y siempre en casos en los que la mercancía se entrega dividida. Albarán valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar. Se divide en las siguientes partes, siempre en relación de los datos que debe contener: Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en él deben figurar: Datos del emisor: Nombre o Razón social, domicilio y C.I.F. como mínimo. Datos del cliente: Nombre o Razón social, lugar de entrega,... Identificación del documento: Número y fecha de emisión. Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artículos entregados. Debe indicar: Código del artículo o referencia, si los posee. Denominación o descripción del artículo o servicio. Cantidad entregada. Precio unitario del artículo y, si se desea, valoración del documento. Pié: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son: Fecha de entrega de la mercancía. Firma de la persona que la recibe. Observaciones que deseen indicarse. PÁGINA - 9 - ENCABEZAMIENTO Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez Distribuciones Exclusivas S.L Avda. de los Patos 28052 MADRID CLIENTE: Restaurante La Escuela S.A. Los Requejos 93 28200 MADRID CIF: B/28002523 CIF: A- 28520012 ALBARÁN: CONCEPTO CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE CUERPO CÓDIGO FECHA: PIE TOTAL Fecha de entrega: Firma: Observaciones: 5.2.- ACTA DE RECEPCIÓN: Es un documento que se emite cuando los requisitos de compra de un producto son complejos, debiendo pasar la recepción de los géneros sucesivas conformidades. Se emplea habitualmente en la Administración y en casos de adquisición de maquinaria y similares. 5.3.- FACTURA: Es el documento mediante el cual el vendedor detalla una operación comercial. Es tal la importancia de este documento que está regulado por varias leyes y reglamentos como el Reglamento del Impuesto de Sociedades, el del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), la Ley y el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), pero es destacable la existencia del Real Decreto 2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que atañe a los empresarios y profesionales. Este Real Decreto alude a la obligación de expedir las facturas y conservarlas e indica que podrán incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural. Así, por ejemplo, un proveedor de frutas y verduras podrá reunir en una misma factura todos los albaranes entregados en un restaurante a lo largo de un mes. PÁGINA - 10 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez Se divide en las siguientes partes, siempre en relación de los datos que debe contener: Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en él deben figurar: Datos del emisor: Nombre o Razón social, domicilio y C.I.F. como mínimo Datos del cliente: Nombre o Razón social, resto de datos del cliente, incluido CIF Identificación del documento: Número y fecha de emisión Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artículos entregados. Debe indicar: Código del artículo o referencia, si los posee. Denominación o descripción del artículo o servicio Cantidad entregada Precio unitario del artículo y, si se desea, valoración del documento. Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y cantidad, y el Total de la Factura. Pié: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son: Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y cantidad, y el Total de la Factura. ENCABEZAMIENTO Forma de pago. Distribuciones Exclusivas S.L Avda. de los Patos 28052 MADRID CLIENTE: Restaurante La Escuela S.A. Los Requejos 93 28200 MADRID CIF: B/28002523 CIF: A- 28520012 FACTURA : CONCEPTO CANTIDAD PRECIO UNITARIO PIE CUERPO CÓDIGO FECHA: BASE IMPONIBLE............................... I. V A . %.............................. TOTAL FACTURA................................ PÁGINA - 11 - IMPORTE Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez El pié de la factura que se muestra es estándar y no siempre es el más útil. De hecho, no serviría si se diera el caso en el que recibiésemos artículos cuyo IVA fuese del 4 %, como la leche o las frutas y verduras, del 7 % como las carnes y pescados, o del 16 % como los vinos y licores. Por ello se va a proponer a continuación un pié diferente, ilustrado con un ejemplo en el cual la base imponible es desglosada en esos tres tipos de impuesto- Adquirimos artículos por un importe neto de 236,00 € PIE BASE IMPONIBLE....................... 236,00 I. V. A. 4 % sobre 120,00 4,80 I. V. A. 7 % sobre 62,00 4,34 I. V. A. 16 % sobre 54,00 8,64 TOTAL FACTURA........................ 253,78 5.4.- FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE: Es el documento o ficha de producto que existe en el almacén para controlar individualmente los movimientos y valoración individual de cada producto almacenado. Como posteriormente se verá, esta valoración puede hacerse en función de deferentes criterios. Se trata de una ficha individualizada por producto o eferencia del almacén. Así, aunque hoy en día estas operaciones sean realizadas de forma mecanizada, se obtendrán datos históricos acerca de cada uno de los movimientos habidos. Estas fichas, especialmente en las opciones informatizadas, dispondrán de datos de alerta acerca del stock máximo y el mínimo aconsejables para cada una de las referencias del almacén. A continuación se expone un ejemplo de lo que podría ser esa ficha: ARTÍCULO:_ DIA CRITERIO DE VALORACIÓN UDS. ENTRADAS PRECIO TOTAL UDS. SALIDAS PRECIO PÁGINA - 12 - TOTAL EXISTENCIAS UDS. PRECIO TOTAL Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 5.5.- VALE: Nota que acredita el movimiento o solicitud de géneros entre diferentes departamentos de un establecimiento. Así, podremos hablar del vale de pedido para el documento que se gira como solicitud de género al almacén, o de vale de entrega para el movimiento de los géneros entre el almacén y los departamentos. Podremos valorar la existencia de otro al que denominamos VALE o PARTE DE CONSUMOS DIARIOS, que es un resumen de las entregas efectuadas. 5.6.-INVENTARIO FÍSICO: Es el resultado de la actualización realizada mediante recuento de todos y cada uno de los artículos registrados a fin de documentar las existencias reales en el almacén y corregir así las posibles desviaciones no detectadas por el control administrativo rutinario. 6.- TEST DE RENDIMIENTO: No será ésta la única vez que hablemos acerca del test de rendimiento. Por ello, no haremos todavía un estudio muy exhaustivo de su importancia y solamente nos referiremos a su importancia en cuanto a la hora de poder calcular las necesidades de compra de un determinado género en función, como su nombre dice, del rendimiento que es capaz de aportar a una cocina. Posteriormente, en la Unidad de Trabajo 12 trabajaremos este aspecto con mayor profundidad y teniendo presentes los costes derivados del rendimiento que ahora calcularemos. En cuanto a este apartado de los precios, lo más relevante relacionado con este capítulo será el hecho de valorar las mercancías de entrada al almacén y su valoración en el momento de actualizar los datos de la ficha de inventario permanente. Veamos un ejemplo. Adquirimos una merluza para rellenar una vez limpia. Esta merluza tiene un peso de 3.200 gramos entera. Retiraremos 160 gramos de desperdicios que no tienen valor comercial alguno. Al tiempo retiramos la cabeza, cuyo peso es de 376 gramos, la raspa y la piel, que pesan 200 gramos juntas y la cola, que pesa 240 gramos. Sabemos que la cabeza, la piel y la raspa se utilizará para elaborar fumet y que en nuestro inventario permanente están valoradas a 3 € por kilo. Sabemos además que la cola se utilizará para desmigar y emplear como farsa y que las congelamos para mantener en nuestro economato a un coste de 4 € por kilo. Por último, debe saberse que las merluzas de este tipo las pagamos a 12 € kilo. PÁGINA - 13 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez FICHA ESCANDALLO ARTÍCULO: PESO 3,2 KG Estado EN BRUTO Peso inicial Desperdicios Cabeza, raspa y piel Cola EN LIMPIO Merluza limpia MERLUZA PRECIO KG. 12,00 € IMPORTE 38,40 € Peso % Coste Total Coste Kg. 3.200 160 576 240 100 5 18 7,5 38,40 1,73 0,96 12,00 3,00 4,00 2.224 69,5 35,71 16,06 La elaboración de este test de rendimiento, más conocido como escandallo, debe servirnos para saber: ¿Cuál es el precio por kilo de la merluza limpia y dispuesta para ser empleada? Sabiendo que cada ración será de 180 gramos de merluza limpia, ¿cuánta merluza debemos adquirir para servir un banquete de 250 personas? De la ejecución de la ficha se desprende que esta merluza tiene un rendimiento del 69,5 %, es decir, el 69,5 % de la merluza será utilizable para nuestro fin. Por ello, la valoración por kilogramo será superior a la fijada inicialmente. En cuanto a la segunda parte del supuesto, sabemos que para que 250 personas consuman raciones de 180 gramos: 250 x 180 = 45.000 gramos / 2.224 = 20,23 merluzas, es decir, 21 MERLUZAS 7.- LA POLÍTICA DE COMPRAS: Dentro del cálculo de las necesidades previas al aprovisionamiento es importante destinar un apartado amplio a lo que debemos denominar Política de Compras. Esta es una actuación a tener en cuenta en el momento en que la empresa realice las actividades de planificación. De hecho, siempre dentro del proceso de planificación empresarial deben preverse las políticas. Por ello, entendemos que la política de compras es una de ellas. En caso de que esta se dirija en estos términos debe estar basada en seis amplios parámetros: a. La calidad de los géneros. b. El volumen del pedido. c. El precio. d. Los descuentos y bonificaciones. e. El plazo de aprovisionamiento. f. El plazo de pago. PÁGINA - 14 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 7.1.- La calidad de los géneros: Es el primero de los factores que realmente se tienen en cuenta a la hora de los aprovisionamientos. Por muy tentadores que puedan resultar otros aspectos que comentaremos, como el plazo de pago, o los descuentos, si éstos no se sitúan por encima del poder de la calidad resultará muy complejo que tengan capacidad de decisión de compra. Definiremos la calidad como aquellas propiedades que hacen de un artículo que éste sea diferente del resto. Lógicamente no se busca sencillamente esa diferencia, pero sí que se desea que el artículo sirva fielmente a nuestros intereses. De hecho, en una actuación de un departamento de compras altamente complejo, éste debería comprar en función de las especificaciones técnicas que les hiciesen llegar los diferentes departamentos, siendo éstos, lógicamente, los que definiesen la calidad de los géneros culinarios u otros artículos a adquirir. Así, cada vez que el departamento de compra deba adquirir un artículo recibirá instrucciones de compra en función de tres aspectos: Por la marca. Por estándares o normas comerciales (Normas ISO, por ejemplo). Por especificaciones. 7.2.- El volumen del pedido: Este es uno de los grandes dilemas de la actividad de compras en la empresa. Debemos responder oportunamente a la cuestión: ¿Es más barato comprar cada día o almacenar? Ajustar el pedido es una actuación complicada pero debemos llegar siempre a la conclusión de adquirir el pedido óptimo que debe ser determinado en función de la experiencia y de las condiciones de cada pedido, como el plazo de reposición o el coste del almacenamiento. Diremos que tenemos tres tipos de compras: a) Compra anticipada: Es la más habitual. Se emplea para cubrir con las previsiones de necesidades de adquisición o con el fin de aprovechar una situación favorable del mercado. En este tipo de compra se corre un riesgo escaso de obsolescencia y la posibilidad de fallo en el suministro es reducida. Normalmente no se emplea para grandes ventajas del mercado, sino más bien para ofertas puntuales, que son las que le hacen ser más beneficiosa de las fórmulas de compra. b) Compra especulativa: Se realiza para aprovechar los precios bajos del mercado, o empleando un volumen de compra elevado para bajar los precios. Es, en definitiva, una compra anticipada que no busca cubrir solamente las necesidades. El error es que no tiene en cuenta el coste de almacenamiento y el riesgo de roturas o de obsolescencia de algunos artículos (las caducidades, por ejemplo). c) Compra de precario: Se compra poco y de forma muy frecuente. Es la forma de intervenir en mercados de frecuentes fluctuaciones, en el cual una bajada de precios podría provocar una pérdida en el caso de haber acumulado existencias adquiridas a precios superiores. PÁGINA - 15 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 7.3.- El precio: Es, indudablemente, uno de los indicadores más relevantes a partir de las cuales pueden ser evaluadas las ofertas de los proveedores. Sin embargo, concederle a este parámetro más importancia que a otros puede ser considerado como un error, pues una buena compra en cuanto al precio de adquisición de un producto puede ser poco interesante por los plazos de pago, los plazos de entrega, el volumen exigible en el pedido o la calidad final de lo adquirido, entre otros. Antes de decidir la compra, el departamento de compras debe considerar que: COSTE DE LA COMPRA = PRECIO DE COMPRA + COSTES ADJUDICADOS Donde los costes adjudicados incluyen el transporte, los embalajes, los seguros,..., si bien deberíamos incluir una deducción en estos costes: los descuentos. 7.4.- Los descuentos y bonificaciones: Los proveedores podrán mejorar la oferta final de compra mediante la aplicación de una serie de descuentos. Estos pueden ser: DESCUENTO COMERCIAL: Se aplica sobre el importe bruto de la compra y se fija en función de la consideración que el proveedor tiene acerca de su cliente. DESCUENTO POR CANTIDAD: Lo conocemos habitualmente como “rappels”, nombre que también les otorga el Plan General de Contabilidad. Este descuento tiene que ver con el volumen de lo adquirido, si bien no se suele aplicar a cada pedido sino a lo largo de un determinado periodo de tiempo que, generalmente, suele ser un año. DESCUENTO POR PRONTO PAGO: Que no tiene por qué tratarse de pago al contado. Es un descuento que se obtiene al anticipar el momento del pago de un pedido. Este sistema supone una mejora de la liquidez del proveedor. En muchos casos se llega a considerar pronto pago hasta en plazos de 30 días. Un ejemplo clarísimo de gestión basada en la obtención de liquidez está en las Grandes Superficies que llegan a pagar en plazos que van desde los 90 hasta los 180 días, cantidades de producto cuya venta en los supermercados se realiza en no más de 20 – 30 días, con lo cual han pagado un producto a sus proveedores con el dinero obtenido de su venta. 7.5.- El plazo de aprovisionamiento: Este es el nombre con el que se denomina al tiempo que transcurre entre que se realiza el pedido y que éste se entrega al cliente. Este parámetro resulta también muy importante a la hora de realizar el cálculo del aprovisionamiento pues rebasar la previsión de plazos puede suponer la falta de existencias. Por ello, es muy importante tener previstos los plazos de cara al almacén y en atención a la posibilidad de obtener mejora de precios. Por ejemplo, para un proveedor que distribuye una vez a la semana, modificar la fecha de entrega para evitar nuestra falta de existencia supondrá un coste añadido que nos repercutirá, a buen seguro. Por tanto, es muy importante valorar los plazos de aprovisionamiento. PÁGINA - 16 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 7.6.- El plazo de pago: Es el último de los parámetros que consideraremos dentro de la política de compras. El plazo de pago se define como el tiempo que transcurre entre el momento del aprovisionamiento y el momento en que se hace efectivo. El pago se puede hacer: AL CONTADO: Que no es necesariamente el pago en efectivo en el momento del aprovisionamiento. Se trata de pago al contado también en caso de remesas mensuales, a satisfacer mediante transferencias bancarias, recibos o talones bancarios. APLAZADO: Comercialmente se considera contado hasta 90 días. No obstante, la consideración más lógica dentro del sector de la hostelería, donde son muchos los productos perecederos, es que a partir de los 30 días estemos en pago aplazado. 8.- LA EVALUACIÓN PROVEEDORES En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de variedades en cuanto a las calidades de los géneros, las cantidades a aprovisionar, la composición de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa afecta a: La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelería. El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los menús elaborados. Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composición de los lotes de reposición. La estructura de los costes, especialmente del food cost. Por ello, la empresa de hostelería y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones económicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un SISTEMA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Esto sistema debe definir: 1. El ámbito de la evaluación, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden, que van a ser objeto de evaluación. 2. El sistema de clasificación, que servirá para fijar los niveles por producto y las condiciones que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los géneros culinarios. 3. Los criterios de evaluación, que definen los criterios que van a valorarse para poder establecer la evaluación de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la frecuencia con que van a obtenerse. 4. Las responsabilidades y comunicación, en las que se fija quien realiza cada área y como se traslada la información dentro y fuera de la empresa. PÁGINA - 17 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 8.1.- El ámbito de la evaluación: Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la Hostelería y el Turismo, el número de productos que entrar en el almacén es amplísimo, al igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un número de productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE EVALUACIÓN. Preferiblemente se escogerán aquellos productos y proveedores cuya situación pueda considerarse como crítica. 8.2.- El sistema de clasificación: Se establecen las bandas de clasificación en función de la puntuación obtenida en la evaluación. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C. 8.3.- Los criterios de evaluación: Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluación cuantitativa y medible. Por ejemplo: La calidad de los géneros. El cumplimiento de los plazos de entrega. La adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos... El precio de los productos. Por ejemplo, una vez fijados estos criterios deben ponderarse: CRITERIO Calidad Plazos de entrega Adaptación a la empresa Fiabilidad documentación Precio TOTAL PONDERACIÓN 40 % 20 % 5% 10 % 25 % 100 % PÁGINA - 18 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez A modo de ejemplo, se incluye un acercamiento sencillo a una metodología de evaluación que puede resultar ilustrativo: CRITERIO INDICADOR PUNTUACIÓN Calidad % de géneros en mal estado: Productos defectuosos / productos suministrados Si % > 15. Puntuación = 0 Si % entre 10 y 15. Puntuación = 1 Si % entre 5 y 10. Puntuación = 2 Si % < 5. Puntuación = 3 Plazos de entrega % de entregas retrasadas: Número de entregas retrasadas/ entregas realizadas Si % > 15. Puntuación = 0 Si % entre 10 y 15. Puntuación = 1 Si % entre 5 y 10. Puntuación = 2 Si % < 5. Puntuación = 3 Adaptación a la empresa % pedidos urgentes atendidos: Pedidos urgentes atendidos / pedidos urgentes realizados Si % entre 25 y 50. Puntuación = 1 Si % > 50. Puntuación = 3 Si % > 10. Puntuación = 0 Si % entre 8 y 10. Puntuación = 1 Fiabilidad documentación % documentos con errores: Documentos con errores/ documentos emitidos Si % entre 6 y 8. Puntuación = 2 Si % entre 4 y 6. Puntuación = 3 Si % < 4. Puntuación = 4 Precio Variación de precios: Variación de precios del proveedor/ variación de precios de todos los proveedores Si variación relativa es > 2. Puntuación = 0 Si variación relativa está entre 1 y 2. Puntuación = 1 Si variación relativa es < 1. Puntuación = 3 8.4.- Responsabilidades y circuitos de información: Responde a la necesidad de obtener datos dentro y fuera de la organización y en distintos departamentos de la misma. Por tanto, resulta necesario establecer los circuitos de información a través de los cuales ésta pueda ser obtenida y los resultados fruto de cada análisis distribuidos para su conocimiento y propuestas de mejora. Será en este circuito donde se fijen, además, las responsabilidades que cada miembro de una organización debe asumir. PÁGINA - 19 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez ActividAdes 1) Hoy hemos recibido un pedido que habíamos realizado a Distribuciones Exclusivas. El pedido recibido fue el siguiente: Una caja de 15 botellas de Ron Bacardi a 9,20 € la botella. Su destino es Economato y está gravado con un IVA del 18 % Una caja de 100 paquetes de servilletas de doble capa a 2,40 € el paquete. Su destino es la Cocina y está gravado con un 18% de IVA Una caja de 8 botes de melocotón en almíbar con destino cocina. Su destino es el economato y su precio de 1,95 € netos se grava con un 8 % de IVA. 10 cajas de leche, con 12 litros cada caja. El precio unitario es de 0,78 € y su IVA es del 4 %. La mitad se destinará a economato y la otra mitad se divide entre la cocina y el restaurante. 6 cajas de un vino cosechero de Rioja, con 12 botellas cada caja, que adquirimos a un precio 3,80 € la botella. La mitad se irá al economato y la otra mitad al restaurante. Su IVA será del 18%. Se pide: Realizar la factura del pedido y el reporte de compras diario, siendo ésta la única realizada. 2) Deseamos elaborar un Tournedó Rossini para un banquete de 250 personas. Para ello se adquieren solomillos de 4 Kg cada uno a un precio de 24 € / kg. Una vez recibidos en el establecimiento se procede a su limpieza, tras la cual se retiran 540 gramos de desperdicios. Del solomillo limpio distinguimos tres piezas: Cordón, con un peso de 360 gramos Punta del solomillo, con un peso de 440 gramos Cabeza y centro del solomillo, que pesan el resto. Para elaborar el Tournedó utilizaremos la cabeza y el centro, mientras que la punta y el cordón se picarán para steak tartare. El valor comercial de cada una de las piezas es el siguiente: Desperdicios: sin valor comercial El cordón se valora en nuestro almacén a 18 € el kilo y la punta a 16 €. Si cada ración pesa 240 gramos, ¿cuántos solomillos debemos adquirir? PÁGINA - 20 - Ofertas gastronómicas Emilio Alonso Alvarez 3) Debemos realizar la evaluación de dos proveedores (A y B) que realizan nuestro aprovisionamiento de forma habitual de frutas, verduras, hortalizas y legumbres. Para ello observamos diversos datos que pueden generar indicadores que nos ayuden a valorar a cada uno de ellos de la forma más representativa para que le otorguemos valor. Una vez analizados los datos que este supuesto aporta, debe fijar los criterios de evaluación que va a utilizar y adjudicarles una determinada ponderación. Finalmente, otorgue una puntuación a cada uno de los indicadores que para cada criterio es capaz de fijar. Los datos que debe analizar son los siguientes: DATO A VALORAR Entregas realizadas por el proveedor Kilogramos servidos Kilogramos servidos con alguna unidad defectuosa Entregas realizadas con retraso Pedidos urgentes realizados Pedidos urgentes atendidos Precio medio por pedido año anterior Precio medio por pedido año actual PROVEEDOR A 86 1920 24 8 16 15 50 52 PROVEEDOR B 75 2432 26 3 14 12 47 50 El precio medio por pedido de todos los proveedores este año es de 120 € mientras que el año anterior fue de 117 €. Una vez analizados estos datos, otorgue una valoración a cada proveedor. 4) Elaborar una ficha de artículo para cada uno de los siguientes que forman parte del inventario de un establecimiento de Restauración: Tapa de ternera Merluza 2- 3 kg. Setas 5) Elaborar para los artículos anteriores, la ficha correspondiente al Manual de Especificaciones Técnicas. PÁGINA - 21 -
