ABC de Nómina para No Contadores L.C. Mauricio Ríos T. [email protected] Temario • Aspectos Generales de la Nómina. • ¿Qué es la Nómina? Concepto. • Tipos de Nómina. • El proceso de Nómina: ¿dónde empieza y dónde • • • termina? Procedimiento administrativo para elaborar la Nómina. A quiénes se debe incluir en la nómina. Marco Legal. Temario • Ley Federal del Trabajo. • Definición del Derecho del Trabajo. • Sujetos del Derecho del Trabajo. • Definición y características de la relación de trabajo. • Contratos de Trabajo. • Jornada de Trabajo. • Días de Descanso, vacaciones, licencias e interrupción • • • de la jornada de trabajo. Salario. Obligaciones y derechos de los patrones y trabajadores. Suspensión, rescisión y terminación de la relación de trabajo. Temario • Impuesto Sobre la Renta. • Definición de ingresos. • Obligados a determinar y retener el impuesto. • Subsidio al empleo. • Procedimiento de cálculo mensual. • De los ingresos gravados y exentos. • Deducciones al salario. • Previsión Social. • Ingreso asimilable a salarios. • Obligaciones de patrones y trabajadores. Concepto de nómina Es el documento en el que se consignan los días trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los demás conceptos de percepción o deducción de cada uno de ellos en un período determinado. Tipos de Nómina • • • • • Regulares Para cubrir prestaciones Especiales Al momento del retiro Eventuales ¿Dónde empieza y dónde termina? El proceso de nómina empieza por la definición de políticas relativas al pago a trabajadores y termina con el pago de participación de los trabajadores en las utilidades (incluyendo a los ex empleados), pasando por las tareas como alta del empleado, presentación de avisos, elaboración de nómina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentación de declaraciones, etc. Mecanismos de Pago Manual Presentación Es un instrumento administrativo, que permite de una manera ordenada, realizar el pago de salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. Sistematizada Semanal Nómina Período de Pago Quincenal Mensual Personal Ejecutivo Nivel Jerárquico Administrativo Operativo Áreas con las que se relaciona FINANZAS PRESUPUESTOS CONTABILIDAD NÓMINA RECURSOS HUMANOS ÁREA FISCAL INFORMÁTICA Procedimiento administrativo para elaborar la nómina 1. Definición de políticas de pago y de descuento. 2. Definición de calendarios de pago. 3. Alta de los empleados. 4. Consideración de los movimientos de incidencias. 5. Consideración de conceptos de pago y descuento para la nómina. 6. Consideración de los pagos o descuentos fijos. 7. Obtención y chequeo de cifras de control. 8. Cálculo de la nómina. 9. Obtención de reportes y archivos. 10. Pago de nómina 11. Contabilización. 12. Presentación de informes y declaraciones. Marco Legal Constitución Política Marco laboral Ley Federal del Trabajo Ley del Seguro Social Ley del INFONAVIT Marco Fiscal Art. 123 Ley del FONACOT Ley del ISR Ley del SAR Código Fiscal Leyes Locales Definición del Derecho del Trabajo El derecho laboral o del trabajo es el conjunto de normas que regulan las relaciones entre trabajadores y patrones, su creación se funda en la necesidad de proteger y elevar el nivel de vida de los primeros en espera de una existencia más justa. Entre las situaciones que se encarga de reglamentar se encuentran: a) La prestación subordinada de servicios personales; b) La asociación de trabajadores y patrones; c) La regulación justa del trabajo; d) La existencia de autoridades encargadas de aplicar las normas de trabajo; e) Los procedimientos para garantizar la eficacia de todos los derechos de los trabajadores. Sujetos del Derecho del Trabajo Los sujetos del Derecho del Trabajo son el empleador, el trabajador y el Estado. La Ley Federal del Trabajo define al patrono, empleado y obrero, pero también es necesario diferenciar al Estado por desempeñar paralelamente funciones como órgano y como patrón. El Empleador. Es el pagador de la fuerza de trabajo. El Trabajador. El trabajador es aquella persona natural, individual y concreta que presta sus servicios en estado de dependencia y subordinación. Estado como Órgano de Administración Pública. Actúa como persona de Derecho Público, administrando derechos y obligaciones. Patrón Se entiende por patrón toda aquella persona física o moral que recibe los servicios de un trabajador” ; (Art.10 de la LFT). Prevalecerá lo favorable para el trabajador… “Cuando se tengan que interpretar las disposiciones de la LFT, deberá considerarse lo más favorable para el trabajador, según el art. 18 de la LFT”. Trabajador Trabajador es la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo personal subordinado”. “Ante la prestación de servicios con subordinación, estamos frente a una relación de patrón y trabajador (Arts. 8 y 20 LFT). En ocasiones al trabajador se le llama pago por honorarios, comisionista, asimilado a salarios, asociado, etc. Si existe subordinación, entonces es nuestro trabajador con todos los beneficios que él pueda tener y las obligaciones que el patrón deba asumir. La Suprema Corte de Justicia: “Se tiene acreditada la existencia de la relación obrero – patronal, si se prueba: a) La obligación del trabajador de prestar un servicio material o intelectual , o de ambos géneros b) La obligación del patrón de pagar a aquél una retribución c) La relación de dirección y dependencia en que el trabajador se encuentre colocado frente al patrón Amparo directo número 1692/58; quejoso: Rogelio H. Mautier y coagraviados, cuarta sala, resuelto el 22 de junio de 1959. Definición y características de la relación de trabajo. Se entiende por relación de trabajo, cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario (Art. 20 LFT). Para los efectos de esta disposición, se entiende por trabajo toda actividad humana, intelectual o material, independientemente del grado de preparación técnica requerido por cada profesión u oficio. (Art. 8 LFT). Contratos de Trabajo Ya sea individual, colectivo o contrato ley, es de suma importancia porque ahí se plasman las características con las que fue contratado el trabajador, como son salario, horario de trabajo, días de descanso, vacaciones, aguinaldo, actividades del trabajador, aspectos particulares de la relación laboral, que se utilizan para el cálculo de las prestaciones de las trabajadores y sus impuestos correspondientes”. Modalidades de Contratación o Régimen Asalariado (Art. 123 Constitucional Apartado A ó B) o Régimen de Honorarios Asimilables a Salarios (si se genera subordinación se rigen por el 123 Constitucional) o Régimen de Honorarios Profesionales Independientes (de acuerdo al Código Civil Art. 2606) Jornada de Trabajo o Diurna: de las 6 a las 20 horas y dura 8 horas. o Nocturna: de las 20 horas a las 6 horas y dura 7 horas. o Mixta: Cualquier hora entre diurna y nocturna y dura 7 horas y media. Si en una jornada se consideran 3 horas y media o más en el horario nocturno, se tomará en cuenta como jornada nocturna, según los art. 60 y 61 de la LFT. Horas Extras “El art. 67 de la LFT indica que las horas extras se pagarán con un cien por ciento más (horas extras dobles) y el art. 68 menciona que las horas ahí mencionadas se pagarán al doscientos por ciento más (horas extras triples). Horas dobles, máximo 3 diarias y 3 veces por semana (9 horas dobles). Horas triples, la prolongación de 9 horas extras a la semana. JORNADA DIURNA MIXTA NOCTURNA SALARIO DIARIO 70.10 70.10 70.10 DURACIÓN EN HORAS 8 7.5 7 COSTO POR HORA 8.76 9.35 10.01 VALOR HORAS VALOR HORAS DOBLES TRIPLES 17.53 18.69 20.03 26.29 28.04 30.04 Días de Descanso, vacaciones, licencias e interrupción de la jornada de trabajo El empleado debe tener un período de descanso o de vacaciones por el trabajo que desempeña. El trabajador tiene derecho a disfrutar por cada seis días laborales uno de descanso, con goce de salario; de preferencia deberá de ser el domingo. En caso de que el empleado proporcione sus servicios para el patrón en este día, entonces tendrá derecho a una prima dominical del veinticinco por ciento, por lo menos. Días de Descanso, vacaciones, licencias e interrupción de la jornada de trabajo Si el patrón obliga al empleado a desempeñar el trabajo en días feriados, deberá pagar al trabajador, independientemente del salario que le corresponda por el descanso, un salario doble por el servicio prestado. Los siguientes son los días de descanso obligatorios y que la Ley Federal del Trabajo señala: • El 1 de enero. Inicio de año. • El 5 de febrero, día de la constitución de 1917. • El 21 de marzo, natalicio de Don Benito Juárez. • El 1 de mayo, día del trabajo. • El 16 de septiembre, día de la independencia. • El 20 de noviembre, día de la revolución. • El 1 de diciembre de cada seis años. • El 25 de diciembre, navidad. Salario Es toda aquella retribución que pague el patrón al trabajador por su trabajo. (Art. 82, LFT). Para determinar diversos cálculos, debemos considerar lo estipulado en el art. 82 (salario diario) o el art. 84 (salario diario integrado)”. Salario diario integrado “Se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie (Art. 84, LFT). Obligaciones y derechos de los patrones Al ingresar nuevos empleados: -Registrarse e inscribir a los trabajadores al IMSS -Inscribirse e inscribir a los trabajadores al Infonavit -Constancia expedida por el patrón anterior -Cerciorarse de que los trabajadores estén inscritos ante RFC -Solicitar por escrito si tiene otro patrón y si les aplica subsidio para no hacerlo. Durante la estancia del trabajador: -Llevar registros de nómina -entregar al trabajador copia de recibo de pago, periodo vacacional que corresponda. -Determinar los montos a retener de impuestos. Obligaciones y derechos de los patrones Durante la estancia del trabajador: -Determinar el subsidio -Determinar monto y entregar al IMSS las cuotas obrero patronal. -Determinar el monto a entregar a las entidades receptoras por el Infonavit las aportaciones del 5% -Determinar y entregar a la Tesorería importe del impuesto sobre nóminas -Hacer los descuentos correspondientes a los trabajadores, por préstamos etc. -Informar bimestralmente las aportaciones hechas a su favor, seguro de retiro, cesantía y vejes. Obligaciones y derechos de los patrones Anualmente: -Calcular el impuesto anual de ISR -Proporcionar constancias de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos. -Presentar, a más tardar el 15 de febrero, declaración proporcionando información a las personas que se le entrego subsidio para el empleo. -Revisar o modificar en enero o febrero la prima de riesgo. Cuando sea requerido información por las autoridades correspondientes. Obligaciones y derechos de los trabajadores El artículo 117 de LISR, menciona que los contribuyentes que obtengan ingresos del capítulo I, además de efectuar los pagos de este impuesto, tendrán las siguientes obligaciones: -Proporcionar la información necesaria para ser inscritos al RFC. -Solicitar constancia de percepciones y retenciones y proporcionarlas al empleador, o en su caso acompañarlas en su declaración anual. -Comunicar por escrito si tienen a otro patrón y si este les otorga subsidio al empleo, a fin de que no aplique nuevamente. Suspensión, rescisión y terminación de la relación de trabajo Son causas de suspensión temporal de las obligaciones de prestar el servicio y pagar el salario, sin responsabilidad para el trabajador y el patrón: I. La enfermedad contagiosa del trabajador; II. La incapacidad temporal ocasionada por un accidente o enfermedad que no constituya un riesgo de trabajo; III. La prisión preventiva del trabajador seguida de sentencia absolutoria. Si el trabajador obró en defensa de la persona o de los intereses del patrón, tendrá éste la obligación de pagar los salarios que hubiese dejado de percibir aquél; Suspensión, rescisión y terminación de la relación de trabajo IV. El arresto del trabajador; V. El cumplimiento de los servicios y el desempeño de los cargos mencionados en el artículo 5o de la Constitución, y el de las obligaciones consignadas en el artículo 31, fracción III de la misma Constitución; VI. La designación de los trabajadores como representantes ante los organismos estatales, Juntas de Conciliación y Arbitraje, Comisión Nacional de los Salarios Mínimos, Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas y otros semejantes; Suspensión, rescisión y terminación de la relación de trabajo VII. La falta de los documentos que exijan las Leyes y reglamentos, necesarios para la prestación del servicio, cuando sea imputable al trabajador; y VIII. La conclusión de la temporada en el caso de los trabajadores contratados bajo esta modalidad. En los casos en que las autoridades competentes emitan una declaratoria de contingencia sanitaria, conforme a las disposiciones aplicables, que implique la suspensión de las labores, se estará a lo dispuesto por el artículo 429, fracción IV de esta Ley. El trabajador o el patrón podrá rescindir en cualquier tiempo la relación de trabajo, por causa justificada, sin incurrir en responsabilidad. Finiquitos Si el trabajador desea terminar la relación de trabajo, la empresa está obligada solamente a entregarle lo que se llama sus alcances por remuneración. La empresa formulará un finiquito que constituye un remanente de cuentas. Se formula la nómina de finiquitos, regularmente incluirá una sola persona, contendrá los conceptos necesarios para pagar al empleado; días de sueldo o salario, prestaciones y prima de vacaciones pendientes, vacaciones y prima vacacional proporcionales por el último ejercicio, gratificación anual proporcional, tiempo extra, prima dominicales, etc. Pudiendo descontar faltas, incapacidades y adeudos pendientes. Liquidaciones Cuando la empresa desea terminar la relación de trabajo. Cuando el trabajador rescinde el contrato por causas justificadas. Cuando el trabajador que se retira adquirió por antigüedad derechos de liquidación, ya sea por condiciones de la ley o por contrato colectivo. En el caso de que sea la empresa quien desee terminar la relación de trabajo, con causa justificada o sin ella. Cuando las autoridades laborales determinan en juicio que la causa del despido de un trabajador no fue justificada y el trabajador opta por la liquidación en vez de la reinstalación. Cuando fallece el trabajador. Liquidaciones Esta liquidación incluirá lo mencionado en el finiquito más los conceptos de indemnización de 3 meses, indemnización 20 días por año y prima de antigüedad, o bien gratificación por separación y prima de antigüedad. En ambos casos se le incluirá también la indemnización exenta y el ISR a descontar. Impuesto Sobre la Renta El Impuesto sobre la Renta a los ingresos de los trabajadores se encuentra regulado por el Capítulo I “De los Ingresos por Salarios y en General por la Prestación de un Servicio Personal Subordinado”, del Título IV “De las Personas Físicas”, de la Ley del ISR, y comprende de los Artículos 94 a 99 (antes 110 a 118), de la citada ley. Además, a partir de 2008, se encuentra en vigor el Artículo Octavo Transitorio de la Ley del ISR, mediante el cual se establece el “Subsidio para el Empleo”, dado a conocer con el Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación del 1° de octubre de 2007; el cual se entrega en efectivo a los trabajadores y, el empleador lo recupera mediante el acreditamiento (disminución) que haga del ISR que determine Impuesto Sobre la Renta Artículo 96 (Antes 113) LISR. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. No se efectuará retención a las personas que en el mes únicamente perciban un salario mínimo general correspondiente al área geográfica del contribuyente Subsidio para el Empleo Se establece el subsidio para el empleo (Artículo décimo), en virtud de la derogación a partir del 01 de enero de 2008 de los artículos 114 (subsidio), 115 (crédito al salario) de la LISR, así como la reforma de aquellos artículos del mismo ordenamiento, que preveían la mecánica para el cálculo del crédito al salario. Procedimiento de Cálculo del ISR Cálculo Mensual Operación Menos: Igual: Por: Igual: Más: Igual: Más: Igual: Concepto Ingresos Impuesto % Retenido Concepto Base gravable Límite inferior Excedente del límite inferior Por ciento sobre el límite inferior Impuesto marginal Cuota fija Impuesto Artículo 96: Subsidio para el Empleo Impuesto a Retener Importe Concepto 2015 $6,000.00 4,210.42 1,789.58 10.88% 194.71 247.24 $441.95 294.63 $147.32 Importe $6,000.00 Ingresos brutos $6,000.00 $441.95 (+) Subsidio PA -$147.32 7.37% Ingresos neto $5,852.68 Ingresos Gravados y Exentos Ingresos gravables. En el Artículo 94 (antes 110) de la Ley del ISR se señala que para la dicha ley son ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los siguientes: • Salarios. • Prestaciones que deriven de la relación laboral. • Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU). • Pagos por la terminación de la relación laboral (indemnizaciones). Además, el mismo artículo establece los ingresos asimilados a los ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado. Ingresos Gravados y Exentos No se considerarán ingresos en bienes, los servicios de comedor y de comida proporcionados a los trabajadores ni el uso de bienes que el patrón proporcione a los trabajadores para el desempeño de las actividades propias de éstos siempre que, en este último caso, los mismos estén de acuerdo con la naturaleza del trabajo prestado. Todos los ingresos exentos de las personas físicas, están enumerados en el artículo 93 (antes 109) de la LISR. En el caso concreto de los sueldos y salarios, las exenciones están previstas por las fracciones de la I a la XVII de dicho numeral. Ingresos Gravados y Exentos Tiempo extra y laborar en día de descanso sin disfrutar de otro en sustitución: a) Trabajadores de salario mínimo: • Tiempo extra: hasta límite establecido en la LFT (3 hrs. por día, 3 veces a la semana, Art. 66 LFT) • Laborar en día de descanso sin disfrutar de otro en sustitución (salario doble por este concepto, Art. 73 LFT). b) Demás trabajadores (que ganen más del salario mínimo): • Tiempo extra: 50% de la remuneración percibida por tiempo extra. Que el tiempo extra no exceda del límite establecido en la LFT (3hrs. por día, 3 veces a la semana, Art. 66 LFT) • El límite de la exención será 5 SMG del área geográfica por cada semana de servicio. Ingresos Gravados y Exentos Las indemnizaciones por riesgos de trabajo o enfermedades, que se concedan de acuerdo con las leyes, por contratos colectivos de trabajo o por contratos Ley. Las jubilaciones, pensiones, haberes de retiro, así como las pensiones vitalicias u otras formas de retiro, provenientes de la subcuenta del seguro de retiro o de la subcuenta de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, previstas en la Ley del Seguro Social y las provenientes de la cuenta individual del sistema de ahorro para el retiro prevista en la Ley del ISSSTE, en los casos de invalidez, incapacidad, cesantía, vejez, retiro y muerte, cuyo monto diario no exceda de nueve veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente. Por el excedente se pagará el impuesto. Ingresos Gravados y Exentos Los percibidos con motivo del reembolso de gastos médicos, dentales, hospitalarios y de funeral, que se concedan de manera general, de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo. Los percibidos con motivo de subsidios por incapacidad, becas educacionales para los trabajadores o sus hijos, guarderías infantiles, actividades culturales y deportivas, y otras prestaciones de previsión social, de naturaleza análoga, que se concedan de manera general, de acuerdo con las leyes o por contratos de trabajo. Ingresos Gravados y Exentos Otras prestaciones de previsión social: -Fondos de ahorro. -Primas de antigüedad. -Primas de retiro. -Indemnizaciones. -Gratificaciones. -Primas vacacionales. -Primas dominicales. -Viáticos. -Depósito para vivienda - Etcétera. Ingresos Gravados y Exentos Ingreso por Ingreso por el que no se paga ISR Jubilaciones, pensiones y haberes de retiro 9 veces el SMG Pagos por separación 90 veces el SMG por cada año trabajado Gratificaciones anuales 30 días de SMG Prima vacacional 15 días de SMG PTU 15 días de SMG Prima dominical 1 día de SMG por cada domingo trabajado Deducciones al Salario • I. “El art. 110 LFT establece como deducciones: El pago de adeudos por préstamos o anticipo de sueldos… no mayor al excedente del 30% II. Renta no excedente a un 15% del salario III. Descuentos por créditos del INFONAVIT IV. Cajas de ahorro V. Pensiones alimenticias VI. Cuotas sindicales VII. FONACOT • ISR • Seguridad Social El art. 111 establece que no se cobrarán intereses por préstamos…” Previsión Social Definición de Previsión Social, artículo 7 LISR: Para los efectos de esta ley, se considera previsión social las erogaciones efectuadas que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de los trabajadores o de los socios o miembros de las sociedades cooperativas, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia. En ningún caso se considerará previsión social a las erogaciones efectuadas a favor de personas que no tengan el carácter de trabajadores o de socios o miembros de sociedades cooperativas. Previsión Social La exención aplicable a los ingresos obtenidos por concepto de prestaciones de previsión social se limitará cuando la suma de los ingresos por la prestación de servicios personales subordinados o aquellos que reciban, por parte de las sociedades cooperativas, los socios o miembros de las mismas y el monto de la exención exceda de una cantidad equivalente a siete veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año; cuando dicha suma exceda de la cantidad citada, solamente se considerará como ingreso no sujeto al pago del impuesto un monto hasta de un salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año. Previsión Social Esta limitación en ningún caso deberá dar como resultado que la suma de los ingresos por la prestación de servicios personales subordinados o aquellos que reciban, por parte de las sociedades cooperativas, los socios o miembros de las mismas y el importe de la exención, sea inferior a siete veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año. Artículo 93 (antes 109) penúltimo párrafo de la LISR. Previsión Social • Entonces: a) Ingresos por salarios b) Exención por previsión social. Si a + b > 7 veces SMG, entonces: Sólo exento hasta un salario mínimo, en ningún caso a) más b) será inferior a siete SMG. Y si la suma de los ingresos por salarios, más la suma de la previsión social no es mayor a siete SMG del área elevado al año, entonces toda la previsión social será exenta Previsión Social Si la suma de los ingresos por salarios, más la suma de la previsión social es mayor a siete SMG del área elevado al año, tenemos dos opciones: La opción que debemos aplicar es la que resulte mayor entre: 1. Se le restan a los siete SMG los ingresos por salarios anuales, y lo que se obtenga es la previsión social exenta. 2. Se exenta un SMG del área elevado al año. Previsión Social Si la suma de los ingresos por salarios, más la suma de la previsión social es mayor a siete SMG del área elevado al año, tenemos dos opciones: La opción que debemos aplicar es la que resulte mayor entre: 1. Se le restan a los siete SMG los ingresos por salarios anuales, y lo que se obtenga es la previsión social exenta. 2. Se exenta un SMG del área elevado al año. (Cuando los ingresos por salarios sumen más de siete SMG de área elevado al año, entonces la previsión social exenta será de un SMG del área geográfica elevado al año.) Previsión Social Operación más igual resta igual Concepto Salarios Previsión Social Suma 7 VSMGA Exceso Importe 78,650.00 23,595.00 102,245.00 179,105.50 0.00 En este caso, el total de la prestación social estará exenta, pues la suma de los salarios y la previsión social, no excede del equivalente a los siete SMG anuales. Previsión Social Operación más igual resta igual Concepto Salarios Previsión Social Suma 7 VSMGA Exceso Importe 140,650.00 45,630.00 186,280.00 179,105.50 7,174.50 En este caso, la suma sí rebasa el límite de los siete SMG. No obstante, la suma de los ingresos por salarios y el importe de considerar como exención un SMG elevado al año, es inferior al equivalente a siete VSM elevado al año. Operación más igual resta igual Concepto Salarios 1 VSMGA Suma 7 VSMGA Diferencia Importe 140,650.00 25,586.50 166,236.50 179,105.50 0.00 Previsión Social Operación resta igual Concepto 7 VSMGA Salarios Prev Soc Exc Importe 179,105.50 140,650.00 38,455.50 Por lo tanto, la previsión social exenta será el resultado de disminuir el equivalente a siete VSM elevado al año el monto de los salarios. Para el siguiente caso, la suma de salarios y las prestaciones de previsión social excede de siete SMG elevados al año, por lo tanto la previsión social exenta será hasta por el equivalente a un SMG elevado al año. El excedente gravará para el ISR. Previsión Social Operación más igual resta igual Concepto Salarios Previsión Social Suma 7 VSMGA Exceso Importe 160,546.00 49,650.00 210,196.00 179,105.50 31,090.50 En este caso, la suma sí rebasa el límite de los siete SMG. No obstante, la suma de los ingresos por salarios y el importe de considerar como exención un SMG elevado al año, es inferior al equivalente a siete VSM elevado al año. Operación más igual resta igual Concepto Salarios 1 VSMGA Suma 7 VSMGA Diferencia Importe 160,546.00 25,586.50 186,132.50 179,105.50 7,027.00 Previsión Social Operación resta igual Concepto Previsión Social 1 VSMGA Prev Soc Grav Importe 49,650.00 25,586.50 24,063.50 Si estas prestaciones se otorgan de manera general en beneficio de todos los trabajadores de forma regular y permanente, no se pagará impuesto sobre nóminas en el DF (art. 157, fracción XII del CFDF). Para el caso del impuesto sobre remuneraciones al trabajo personal subordinado del Estado de México así como para el IMSS, o para efectos de liquidaciones laborales, deberá atenderse lo dictado en cada caso. Ingresos Asimilables I. Las remuneraciones y demás prestaciones, obtenidas por los funcionarios y trabajadores de la Federación, de las entidades federativas y de los municipios, aun cuando sean por concepto de gastos no sujetos a comprobación, así como los obtenidos por los miembros de las fuerzas armadas. II. Los rendimientos y anticipos, que obtengan los miembros de las sociedades cooperativas de producción, así como los anticipos que reciban los miembros de sociedades y asociaciones civiles. III. Los honorarios a miembros de consejos directivos, de vigilancia, consultivos o de cualquier otra índole, así como los honorarios a administradores, comisarios y gerentes generales. Ingresos Asimilables IV. Los honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último. Para los efectos del párrafo anterior, se entiende que una persona presta servicios preponderantemente a un prestatario, cuando los ingresos que hubiera percibido de dicho prestatario en el año de calendario inmediato anterior, representen más del 50% del total de los ingresos obtenidos por los conceptos a que se refiere la fracción II del artículo 100 de esta Ley. Ingresos Asimilables Antes de que se efectúe el primer pago de honorarios en el año de calendario de que se trate, las personas a que se refiere esta fracción deberán comunicar por escrito al prestatario en cuyas instalaciones se realice la prestación del servicio, si los ingresos que obtuvieron de dicho prestatario en el año inmediato anterior excedieron del 50% del total de los percibidos en dicho año de calendario por los conceptos a que se refiere la fracción II del artículo 100 de esta Ley. En el caso de que se omita dicha comunicación, el prestatario estará obligado a efectuar las retenciones correspondientes. Ingresos Asimilables V. Los honorarios que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales a las que presten servicios personales independientes, cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los términos de este Capítulo. VI. Los ingresos que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales, por las actividades empresariales que realicen, cuando comuniquen por escrito a la persona que efectúe el pago que optan por pagar el impuesto en los términos de este Capítulo. Obligaciones del patrón -Registrarse e inscribir a los trabajadores al IMSS e INFONAVIT -Requerir constancia expedida por el patrón anterior -Inscribir a los trabajadores ante el SAT -Solicitar escrito si tiene otro patrón y si les aplica subsidio. -Llevar registros de nómina -Entregar copia de recibo de nomina (CFDI) que corresponda. -Determinar los montos a retener de impuestos y subsidio. -Determinar las cuotas obrero patronales. -Determinar las cuotas de RCV y aportaciones al Infonavit. -Determinar y enterar el importe del impuesto sobre nóminas -Hacer los descuentos correspondientes a los trabajadores. Obligaciones del patrón Anualmente: -Calcular el impuesto anual de ISR -Proporcionar constancias de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos. -Presentar, a más tardar el 15 de febrero, declaración informativa del subsidio al empleo. -Realizar declaración de la Prima de riesgo de Trabajo en el mes de febrero. -Cuando sea requerido información por las autoridades correspondientes. Obligaciones del trabajador -Proporcionar información necesaria para ser inscritos al RFC -Solicitar constancia de percepciones y retenciones a su anterior empleador y proporcionarla al nuevo empleador. -Comunicar por escrito si tienen a otro patrón y si este les otorga subsidio al empleo, a fin de que no aplique nuevamente. -Solicitar constancias dentro del mes siguiente y cerciorarse que estén inscritos correctamente al RFC. -Cerciorarse que estén inscritos correctamente al IMSS e INFONAVIT. -Solicitar constancia de percepciones y retenciones al termino de su relación laboral. Presentar declaración anual obligatoria si tuvieron mas de un patrón en el año o rebasaron los $400,000.00 de ingreso anual. Afiliación al IMSS El Art. 15 de la LSS establece la obligatoriedad de los patrones de afiliarse y afiliar a sus trabajadores. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores • De acuerdo con el Artículo 12 de la Ley del SS, son sujetos de aseguramiento: I. Las personas que presten, en forma permanente o eventual, un servicio remunerado, personal y subordinado Están amparados por el IMSS Artículo 84. Quedan amparados… I. II. a) b) c) d) El asegurado El pensionado por: Incapacidad permanente o total Invalidez Cesantía en edad avanzada y vejez Viudez, orfandad o ascendencia III. Esposa o concubina del asegurado IV. Esposa o concubina del pensionado V. Hijos menores de 16 años del asegurado o pensionado Salario Base de Cotización Artículo 30. Para determinar el salario diario base de cotización se estará a lo siguiente: I. Cuando además de los elementos fijos del salario el trabajador percibiera regularmente otras retribuciones periódicas de cuantía previamente conocida, éstas se sumarán a dichos elementos fijos. II. Elementos variables… III. Carácter mixto… Para Salario Mínimo… Artículo 36. Corresponde al patrón pagar íntegramente la cuota señalada para los trabajadores, en los casos en que éstos perciban como cuota diaria el salario mínimo. Integración del Salario • Salario diario integrado “Se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie” (Art. 84 LFT). Conceptos que integran: cuota diaria, aguinaldo, prima vacacional, prima dominical, rentas, transporte, energía, comisiones, destajos, utilidades, cuotas IMSS, despensas, canasta básica, habitación, horas extras, fondo de ahorro, puntualidad, bonos, previsión social, gasolina, ISR pagado por el patrón. Conceptos que no integran: PTU, INFONAVIT, IMSS, Viáticos, Seguros de vida y gastos médicos, capacitación, uniformes, herramientas, gasolina como herramientas de trabajo. Conceptos de Integración Salarial Artículo 5-A LSS: Para los efectos de esta Ley, se entiende por: …………………………………………………………………. XVIII. Salarios o salario: La retribución que la LFT define como tal. Para efectos de esta Ley, el salario base de cotización se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo, con excepción de los conceptos previstos en el artículo 27 de esta Ley. Conceptos de Integración Ahorro Cantidad igual patrón y trabajador no integra 27 LIMSS Acuerdo 494/93 Despensa 40% del SMDF no integra 27 LIMSS Acuerdo 495/93 PTU No integra 27 LIMSS Alimentación Si es onerosa 20% SMDF no integra. De lo contrario integra 25% s/sueldo 27,32 LIMSS Habitación Si es onerosa 20% SMDF no integra. De lo contrario integra 25% s/sueldo 27,32 LIMSS Transporte No integra como instrumento de trabajo 27 LIMSS Acuerdo 77/94 Instrumentos de trabajo No integra 27 LIMSS Primas por seguros No integra Acuerdo 77/94 Premio asistencia No integra 10% del SBC 27 LIMSS Premio puntualidad No integra 10% del SBC 27 LIMSS Otros premios o bonos Integra 27 LIMSS 77/94 Horas extras Sin exceder límites LFT no integra 27 LIMSS Cuota obrera pagada por patrón No integra Acuerdo 1899/82 Conceptos para Analizar Cuota Diaria PTU sin utilidades Gratificaciones periódicas Aguinaldo Cuotas IMSS por patrón Premios de puntualidad Prima Vacacional Despensas y Vales Bonos e incentivos Prima Dominical Habitación Automóvil cuando no es instrumento Ayuda para transporte Tiempo extra fijo Gasolina cuando no es instrumento Comisiones Fondo de ahorro patronal ISR por patrón Conceptos que se excluyen Artículo 27 LSS: Se excluyen como integrantes del salario base de cotización, dada su naturaleza, los siguientes conceptos: I. Instrumentos de trabajo II. El ahorro III. Aportaciones adicionales IV. Cuotas que le corresponda aportar al trabajador V. Alimentación y habitación cuando se entreguen de forma onerosa VI. Despensas en especie o en dinero, que no rebasen 40 % del SMG VII. Premios por asistencia y puntualidad, que no rebase el 10% del salario base de cotización VIII.Cantidades para fines sociales IX. Tiempo extra en los márgenes establecidos en la LFT. Tope de Salario Base de Cotización Artículo 28 LSS: Los asegurados se inscribirán con el salario base de cotización que perciban en el momento de su afiliación, estableciéndose como límite superior el equivalente a 25 veces el SMG. (70.10 * 25= 1,752.50) en el DF y como límite inferior el salario mínimo general del área geográfica respectiva A o B. Avisos de Alta, Baja o Modificación de Salarios Los avisos de alta deben de presentarse dentro de los 5 días hábiles, incluyendo el día del alta del trabajador, inclusive se puede presentar un día antes (15 LSS), las bajas pueden presentarse 5 días hábiles posteriores a la fecha de baja del trabajador. Obligación a Dictaminarse • De acuerdo con el artículo 16 de la LSS, los patrones que tengan en promedio 300 trabajadores o más en el ejercicio anterior, estarán obligados a dictaminarse para efectos del IMSS, el aviso de presentación del dictamen se presenta a más tardar en el mes de Abril y el dictamen debe presentarse en el mes de Septiembre posterior al año que se dictamina. Formas de Cotización Artículo 29 LSS: Para determinar la forma de cotización, se aplicarán las siguientes reglas: I. II. El mes natural será el período de pago de cuotas. Para fijar el salario diario en caso de que se pague por semana, quincena o mes, se dividirá la remuneración correspondiente entre siete, quince o treinta respectivamente. Pago de Cuotas y Aportaciones Artículo 39. Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el programa informático, autorizado por el Instituto. Asimismo, el patrón deberá presentar ante el Instituto las cédulas de determinación de cuotas del mes de que se trate, y realizar el pago respectivo, a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente. SEGURO IMSS Cuotas para Prestaciones en Especie a Pensionados RIESGOS DE TRABAJO - Riesgos de Trabajo ENFERMEDADESY MATERNIDAD 1. Prestaciones en Especie: - Cuota fija para cada trabajador hasta por 3 veces SMGDF - Cuota adicional o excedente PATRONAL OBRERA ESTADO BASE SALARIAL 1.050% 0.375% 0.075% SBC Según su siniestralidad laboral (Mínima 0.50% y Máxima 15.000%) 25 LSS 71 y 72 LSS Actualización Trimestral INPC Hasta 3 SMGDF (SBC3SMGDF) 106, Fracción I y Décimo Noveno Transitorio LSS. Acuerdo 692/99 106, Fracción II y Décimo Noveno Transitorio LSS. 0.250% 0.050% SBC 107, Fracciones I y II de LSS 0.625% 0.125% SBC 147 de LSS 168, Fracción I de la LSS 20.40% 0.00% 13.9% 1.10% 0.40% 2. Prestaciones en Dinero: - Gastos médicos para pensionarios y beneficiarios 0.70% - Invalidez y vida 1.75% RETIRO, CESANTÍA EN EDAD AVANZADA Y VEJEZ - Ramo de Retiro FUNDAMENTO 2.00% 0.00% 5.5% SMGGDF SBC -Ramo de Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 3.150% 1.125% 0.225% SBC 168, Fracción II de la LSS - Guarderías y Prestaciones Sociales 1.00% 0.00% 0.00% SBC 211 de la LSS SBC 29, Fracción II de la Ley del INFONAVIT INFONAVIT - Vivienda 5% 0.00% 0.00% Factor de integración INGRESO ANTIGÜEDAD VACACIONES PRIMA VACACIONAL AGUINALDO OTROS 2015 1 6 1.50 15.00 0 1.0452 2014 2 8 2.00 15.00 0 1.0466 2013 3 10 2.50 15.00 0 1.0479 2012 4 12 3.00 15.00 0 1.0493 2011 5 14 3.50 15.00 0 1.0507 2010 6 14 3.50 15.00 0 1.0507 2009 7 14 3.50 15.00 0 1.0507 2008 8 14 3.50 15.00 0 1.0507 2007 9 14 3.50 15.00 0 1.0507 2006 10 16 4.00 15.00 0 1.0521 FACTOR Proyección de Nómina Semanal SMDF 62.33 – 7 Días S. D. PRESTACIONES EN ESPECIE S. D. I. CUOTA FIJA EXCEDENTE 70.05 89.01 73.22 SM SDI DIAS PRESTAC GASTOS MED PENS DINERO PRT INVALIDEZ GUARDERÍAS MEDIA 0.00 3.59 5.38 0.00 1.28 1.92 3.96 VIDA RETIRO CESANTÍA INFONAVIT Y P SOCIAL 8.97 Y VEJEZ 5.13 10.25 3.20 16.15 25.63 5.77 Exc 3 SM 62.33 0.00 73.22 73.22 73.22 73.22 73.22 73.22 73.22 73.22 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 1.4 1.4 1.4 1.4 1.4 1.4 1 1 Faltas Incapac. 1 1 1 1 1 1 1 Días Cot. 6.0 6.0 6.0 6.0 4.6 4.6 4.6 5.6 4.6 4.6 Semanal 373.98 0.00 439.32 439.32 336.81 336.81 336.81 410.03 336.81 336.81 20.400% 1.100% 0.700% 1.050% 0.773% 1.750% 1.000% 2.000% 3.150% 5.000% 76.29 0.00 3.08 4.61 2.60 5.89 3.37 8.20 10.61 16.84 Porcentaje 0.000% 0.400% 0.250% 0.375% 0.000% 0.625% 0.000% 0.000% 1.125% 0.000% Trabajador 0.00 0.00 1.10 1.65 0.00 2.11 0.00 0.00 3.79 0.00 Porcentaje Patrón Proyección de Nómina Mensual SMDF 70.10 – 30 Días S. D. PRESTACIONES EN ESPECIE PRESTAC GASTOS PRT INVALIDEZ GUARD EXCEDENTE DINERO MED PENS MEDIA VIDA Y P SOCIAL % Patrón 20.4000% 1.1000% 0.7000% 1.0500% 0.5000% 1.7500% 1.0000% % Obrero 0.4000% 0.2500% 0.3750% S. D. I. 92.14 CUOTA FIJA 429.01 96.30 80.37 429.01 84.00 500.00 429.01 522.60 2,325.00 429.01 1,752.50 TOTAL 1,716.05 0.00 20.22 30.33 0.00 7.22 10.83 0.00 17.64 26.46 0.00 6.30 9.45 103.06 109.75 164.62 37.48 39.20 58.79 508.93 368.03 552.04 185.06 131.44 197.16 834.53 699.79 1,049.69 RETIRO Y VEJEZ 2.0000% 0.6250% 14.45 50.56 44.10 28.89 57.78 274.37 25.20 50.40 920.06 156.78 313.56 1,749.48 144.45 79.38 126.00 493.86 783.90 176.38 525.75 1,051.50 328.59 368.31 91.00 28.35 97.99 262.88 5.0000%% 32.50 15.75 78.39 3.1500% 1.1250% 18.06 12.60 CESANTÍA INFONAVIT 1,656.11 2,628.75 591.47 736.62 1,473.24 3,149.06 3,683.11 Provisión impuesto sobre nóminas. Base imponible del Impuesto sobre Nóminas. Monto total de pagos realizados a sus trabajadores, menos la cantidad equivalente a 8 veces el Salario Mínimo General Vigente en el Estado elevado al mes. El porcentaje de impuesto sobre nóminas para 2014 es de 3% para el DF y el Estado de México. Así como cada estado tiene un porcentaje a aplicarse para el impuesto sobre nóminas. Impuesto sobre nóminas. ¿ Qué es el impuesto sobre nóminas ? Normalmente se establece el impuesto sobre nóminas, que es regulado por un ordenamiento propio de la entidad federativa, que para el Estado de México y D.F. en 2014 es de 3%. La tasa del impuesto aplica sobre el monto de los conceptos pagados a los trabajadores que establece el Código que corresponda. Impuesto sobre nómina de D.F. Conceptos grabados (156 CFDF) Para efectos de este impuesto, se consideran erogaciones destinadas a remunerar el trabajo personal subordinado, a las siguientes. I. Sueldos y salarios. II. Tiempo extraordinario de trabajo. III. Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos. IV. Compensaciones. V. Gratificaciones y aguinaldos. VI. Participación patronal al fondo de ahorros. VII. Primas de Antigüedad. VIII. Comisiones. IX. Pagos realizados a administradores, comisarios o miembros de los consejos de vigilancia o administración de sociedades y asociaciones. No causarán impuesto sobre nóminas. I. Instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo. II. Aportaciones al Sistema de ahorro para el retiro. III. Gastos funerarios. IV. Jubilaciones, pensiones. V. Aportaciones al INFONAVIT e ISSTE. VI. Cuotas al IMSS y al ISSTE. VII. Las aportaciones adicionales del seguro de retiro y fondos de algún plan de pensiones. VIII. Gastos de representación y viáticos. IX. Alimentación, habitación y despensas onerosas. X. Intereses subsidiados en créditos al personal. XI. Primas de seguros obligatorios por disposición de ley. XII. Prestaciones de previsión social regulaciones y permanentes que se concedan de manera general. XIII. Las participaciones en las utilidades de la empresa. XIV. Personas contratadas con discapacidad. Impuesto sobre nóminas del Estado de México. Conceptos gravados (56 CFEM) Para efectos de este impuesto se consideran remuneraciones al trabajo personal. I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. Pago de sueldos y salarios. Tiempo extraordinario de trabajo. Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos. Compensaciones. Gratificaciones y aguinaldos. Participación patronal al fondo de ahorros. Primas de Antigüedad. Pagos participación de los trabajadores en las utilidades. Pagos en bienes y servicios, incluyendo la casa habitación, inclusive con la reserva del derecho de su dominio. Pagos de comisiones. Pagos realizados a administradores, comisarios, accionistas, socios y asociados. Pago en efectivo o en especie, directa o indirectamente otorgados por servicios de comedor y comida proporcionados a los trabajadores. Pagos de despensa en efectivo, en especie y vales. Pagos por servicios de transporte proporcionado a los trabajadores. Pagos de primas de seguros para gastos médicos o de vida. Pagos que se asimilen a los ingresos por salarios en los términos LISR. Cualquier otra de naturaleza análoga a las señaladas que se entregue a cambio de trabajo personal. No pagaran este impuesto. I. Becas educacionales y deportivas para los trabajadores. II. Indemnizaciones por despido o terminación de la relación laboral, riesgo o enfermedades profesionales. III. Pensiones, jubilaciones y gastos funerarios. IV. Pagos a personal discapacitado. V. Pagos realizados a personas físicas por la prestación de servicios independientes. SUA. ¿Qué es el SUA? El Sistema Único de Autodeterminación creado por el Instituto Mexicano del Seguro Social y por el INFONAVIT para facilitar a las empresas la determinación y entero de las cuotas obrero-patronales al IMSS y Afores, y de las aportaciones y amortizaciones de créditos al INFONAVIT. Su uso es obligatorio a partir de 5 empleados. Mantenimiento a datos del patrón. El sistema permite capturar y dar mantenimiento a todos los datos relativos al patrón, si tiene o no convenio con el IMSS para pagar directamente las incapacidades a sus empleados y después recuperarlas mediante reembolso del instituto, o si existe algún intercambio de servicios con el Instituto; también podremos indicarle si la empresa cuenta con un acreditamiento de un sistema de administración y seguridad en el trabajo, expedido por la secretaría del trabajo y previsión social, así como la prima de riesgo y la clase y fracción en la que se encuentra clasificada para determinar la nueva prima de riesgo. El sistema va validando los datos y no permite la captura de datos evidentemente erróneos o ausentes. Mantenimientos a datos del trabajador. Permite la captura y el mantenimiento de todos los datos del trabajador, de los que hemos hablado. El salario diario integrado, y de los datos, en caso de tener el trabajador crédito del infonavit, naturalmente permitirá la importación de la información de la versión anterior del SUA. También en el caso de mantenimiento a datos del trabajador, el sistema va validando los datos y no permite la captura de los que sean evidentemente erróneos o ausentes, con la información capturada, se podrán generar movimientos afiliatorios. Mantenimiento de datos afiliatorios. A partir de los datos capturados en forma manual o en forma masiva, se podrán generar los movimientos afiliatorios en dispositivo magnético correspondientes a un determinado periodo, para posteriormente enviar la información al IMSS para su validación y actualización. Una vez el instituto recibe y valida los disquetes, devuelve la información en los limpios y formateados que se le entregaron, y el SUA recibe la información y actualiza el estatus de los movimientos dentro del sistema. Mantenimiento de movimientos e incidencias. Ya dentro del período de operación se podrán actuar los movimientos e incidencias del trabajador (baja, reingreso, modificación salarial, incapacidades y ausentismo), ya sea en forma manual o importando los datos del sistema de nómina de la empresa. El sistema valida la información de las incidencias, de tal suerte que no se podrán capturar dos incidencias en el mismo día o dos incapacidades con el mismo número. Tampoco aceptará incidencias en el día de baja. Cálculo del sistema Con todos los datos en el sistema podrán efectuarse tres tipos de cálculos. Cálculo de pagos oportunos: Permite el cálculo oportuno de cuotas IMSS, RCV y aportaciones al infonavit, así como la presentación del reporte de aportaciones voluntarias. Cálculo de pagos extemporáneos: Permite el cálculo de pagos extemporáneos mensuales y/o bimestrales de cuotas IMSS, RCV y aportaciones al infonavit, con el respetivo cálculo de actualización y recargos moratorios de acuerdo con la fecha en que se hará el pago. Cálculo de diferencias: O complementarios, ya sea mensual o bimestral para las cuotas IMSS, RCV e Infonavit, originado por omisiones o errores parciales o totales en la inclusión de movimientos afiliatorios, incidencias, registro de datos, tasas de actualización y recargos moratorios y en sus caso, el correspondiente a la actualización y/o recargos moratorios que se hayan causado de acuerdo con la nueva fecha de pago. Procedimiento de confronta Esta opción permite analizar el CD que envía el IMSS a la empresa antes de realizar los pagos, confrontándolo con la información que se ha alimentado en al sistema del SUA. El sistema analiza la información que envió el Instituto, así como la información de la base de datos del propio SUA, realiza la operación de análisis confrontando las dos bases de datos y emite un reporte. Si el reporte muestra discrepancias será necesario y conveniente aclararlas para evitar que el instituto envíe cedulas de diferencias con sus actualizaciones y recargos.
