EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES “Cuando uno no maneja su propio bus, no importa mucho donde proyecte ir, porque no llegará de ningún modo” Richard Bandler Tomar una decisión siempre comienza por decidirse entre Decidir o No Decidir. Al Decidir, estamos asumiendo el compromiso con los resultados que se quieren alcanzar, mientras que al No Decidir demostramos estar interesados en que las cosas sucedan, pero sin hacer nada para lograr los resultados deseados. Lo que nos lleva a una u otra cosa, son nuestros modelos mentales y es por ello que debemos analizar los procesos de Toma de Decisiones a partir de ellos. Normalmente se decide para alcanzar el éxito y se eluden las decisiones cuando se desea evitar el fracaso. Thomas Alva Edison, que es el inventor más prolífico que ha dado la historia de la humanidad, en una oportunidad señaló: “No me siento desanimado, pues todo intento erróneo descartado es un paso hacia delante”. Obsérvese que Edison no hablaba de fracaso sino de intento erróneo. Por otra parte, las decisiones que nosotros tomamos pueden ser algunas acertadas y otras erróneas, pero cualquiera de ellas debe generar aprendizaje, sin embargo nuestros modelos nos han enseñado a temer al fracaso, por lo que buscamos evitarlo, y por ello, nos olvidamos de trabajar para lograr el éxito, lo que nos lleva a pensar que el proceso de Toma de Decisiones es un proceso interno del Ser Humano, que debe ser analizado desde dentro y no a través del simple manejo de técnicas para la Toma de Decisiones, que nunca utilizamos, porque las situaciones de la vida muchas veces no nos dan tiempo para ello. La decisión que tomemos puede ser acertada o errónea, cualquiera de las dos genera un aprendizaje, lo que implica que, si nos equivocamos, debemos esforzarnos por aprender de nuestros errores, en lugar de castigarnos por ello, pues si no lo hacemos estaremos destinados a repetirlos en el futuro, ya que nos preocupamos por lo que pasó, lo que ocasiona una exageración de las cosas y el pensar sólo en el hecho del pasado, alimentándolo así mismo, en vez de ocuparnos por nuevas estrategias para intentarlo de formas diferentes en el futuro. Nuestra capaciadad de tomar desiciones, tiene que ver con: Asumir Riesgos Ser creativo Buscar alternativas a problemas o retos aun existentes . Los que asumen riesgos no son sólo las personas osadas que practican deportes o actividades extremas, todos debemos hacerlo cada día. ¿Qué podemos aprender de quienes realizan actividades extremas?. Quienes practican esas actividades; no están locos, ni están desapegados de la vida, definitivamente no, ellos son personas mentalmente sanas como todos nosotros. Al contrario de lo que parece, son personas muy precisas, muy constantes, muy preparadas y muy prudentes para hacer frente a situaciones difíciles. Las características que ellos presentan son: Actúan inteligentemente en la preparación de sus actividades. Piensan todo antes de actuar. Elevan al máximo sus conocimientos. Analizan cuidadosamente los factores que podrían actuar en su contra. Programan su actuación de conformidad con el riesgo. Imaginan como van a funcionar las cosas. Y por último lo hacen. Lo importante, es adoptar un enfoque proactivo de toma de decisiones, es decir, debemos tomar nuestras decisiones, sin esperar a que los otros lo hagan por nosotros, o bien, a vernos forzados a hacerlo. Recolección de datos: Una buena decisión se información: basa siempre en cifras, indicadores, análisis del contexto, reportes, consejos de expertos, buenas prácticas, entre otras fuentes. La clave en este paso es buscar la información necesaria para un buen análisis. Disponer de la información necesaria Primeramente el decisor ha de recabar toda la información necesaria para conocer exactamente cuál es el problema y sus causas, a fin de poder realizar una exacta definición del problema. Para recabar información es posible: • Preguntar a personas relacionadas directamente con el problema • Ir a la zona o sección donde se está produciendo o se ha producido el problema para ver qué sucede. • Solicitar información a expertos en el área competente Al respecto, hay que tener en cuenta que no siempre la información obtenida es fidedigna ni completa al 100%, puesto que en ocasiones la gente proporciona su interpretación de la información, u omite parte de la misma. Por ello, es importante preguntar a distintas personas y, al hacerlo, cruzar la información recibida, filtrarla, comprobar y finalmente juzgar. 1. Identificación del problema: tenemos que reconocer cuando estamos ante un problema para buscar alternativas al mismo. En este primer escalón tenemos que preguntarnos, ¿qué hay que decidir? el primer paso del proceso de toma de decisiones es haber detectado que hay una diferencia entre el estado actual de la situación y el estado deseado. Este problema ejerce una presión sobre el administrador que le obliga a actuar, ya sea por políticas de la organización, fechas límite, crisis financieros, futuras evaluaciones del desempeño, entre otros ejemplos. Para que una situación se pueda considerar un problema, el administrador debe disponer de la autoridad, el dinero, la información y cuantos recursos sean necesarios para actuar 2. Análisis del problema: en este paso habremos de eterminar las causas del problema y sus consecuencias y recoger la máxima información posible sobre el mismo. En esta ocasión la cuestión a resolver es, ¿cuáles son las opciones posibles? . Cuando se va a resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuales son los procesos y aspectos relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema o qué hace amenazante la situación. 3. La identificación de los criterios para la toma de decisiones: señalar la pauta o los métodos que resultarán relevantes para solucionar el problema. Cada individuo responsable de tomar decisiones en la empresa posee un abanico de criterios que lo guían en su ocupación, y es importante conocer cuáles se tienen en cuenta y cuáles se omiten, ya que estos últimos resultarán irrelevantes para el encargado de tomar la decisión. La asignación de ponderaciones a los criterios: priorizar de forma correcta los criterios seleccionados en la etapa anterior, puesto que no todos van a tener la misma relevancia en la toma de la decisión final. Normalmente existe un criterio preferente, y el resto se pueden ponderar comparándolos entre ellos y valorándolos en relación al preferente. Consiste en la elección de métodos de decisión: realizar cuestionamientos relacionados con la generación de alternativas y la participación de agentes o personas externas, los mismos contemplaran aspectos tales como el tiempo, recursos, activos, etc. 4.Desarrollo de todas las alternativas viables para la resolución exitosa del problema. Es una fase que depende de la creatividad del individuo. Se trata de imaginar las alternativas posibles. La crítica y autocrítica juegan un papel que compromete de forma importante la efectividad de este paso. Es preciso suprimir ambas en una primera fase para poder considerar las soluciones sin una censura previa. Se hace siguiendo las reglas del brainstorming, en el que no se realizan críticas ni evaluaciones de las ideas propuestas; cualquier propuesta es aprovechada, completada o variada para generar nuevas soluciones. 5. Evaluación o estudio de opciones o alternativas: aquí nos tenemos que centrar en identificar las posibles soluciones al problema o tema, así como sus posibles consecuencias. Nos debemos preguntar, ¿cuáles son las ventajas ye inconvenientes de cada alternativa? es decir, valorar la situación generada de acuerdo con los objetivos que se pretenden alcanzar. Para ello se valoran la probabilidad de que un resultado, es decir, su incertidumbre; junto con los beneficios o perjuicios que pueden conllevar que ocurra, es decir, las consecuencias de cada resultado. 6. Elección de la mejor opción: una vez analizadas todas las opciones o alternativas posibles, debemos escoger la que nos parece mas conveniente y adecuada. Observamos como aquí esta implicada en sí misma una decisión, en esta ocasión nos preguntamos ¿cuál es la mejor opción? Visualice los posibles efectos de su decisión a corto, mediano y largo plazo. 7. Poner en práctica las medidas tomadas: una vez tomada la decisión debemos llevarla a la práctica y observar su evolución. Aquí reflexionamos sobre ¿es correcta la decisión? Póngala a prueba, dándole tiempo para que surta sus efectos positivos. Lo primero que hay que hacer para llevar a cabo la decisión es comunicarla a las personas afectadas y conseguir que se comprometan con ella. Es más fácil conseguirlo si las personas responsables de ejecutar una decisión participan en el proceso. Controlar el proceso cuando se lleva a cabo la acción. Cuando realizamos una acción entramos en el proceso de control de lo que hacemos, (Carver y Scheier, 1981) en el que vamos monitorizando si el resultado actual va en el camino que esperamos o no. Si no marcha en dirección al objetivo, generamos nuevos caminos o cambiamos los planes en un proceso de toma de decisiones parecido. Implantar y controlar la decisión. Es casi un miniproyecto dentro del proyecto: Desarrollar un plan: como siempre, plazos, secuencia de actividades, responsables, medios… y todo ello representado en un diagrama de Gantt. Comunicar la decisión: para que todo el personal implicado conozca el cambio y las responsabilidades sobre el mismo. Seguimiento de la ejecución: para controlar la adecuada implantación de acuerdo al plan establecido. Controlar los progresos: para evitar los riesgos de desviación Actuar sobre las desviaciones: en el caso de que se manifiesten para garantizar el objetivo planteado. Finalmente evaluamos el resultado: en este última fase tenemos que considerar si el problema se ha resuelto conforme a lo previsto, analizando los resultados para modificar o replantear el proceso en los aspectos necesarios para conseguir el objetivo pretendido. En esta fase nos preguntamos, ¿la decisión tomada produce los resultados deseados? Lo importante, es adoptar un enfoque proactivo de toma de decisiones, es decir, debemos tomar nuestras decisiones, sin esperar a que los otros lo hagan por nosotros, o bien, a vernos forzados a hacerlo. “Para el caminante, lo importante es el camino, no la meta”. Lao Tse.
