Guía Backup Correo Institucional

PROCESO: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TIC
GUIA PARA REALIZAR BACKUP AL BUZON DEL
CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL
Código: F-TE-022
Versión: 0
Fecha: 28/09/2015
Página: 1 de 10
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ............................................................................................................................. 2
2.
GLOSARIO ............................................................................................................................ 2
3.
DESARROLLO ..................................................................................................................... 3
4.
ADMINISTRACIÓN DE LA GUÍA ..................................................................................... 10
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-I-003
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1. OBJETIVO
Las siguientes indicaciones permiten de forma clara y sencilla que cualquier funcionario
de la Secretaria Distrital de Integración Social pueda realizar el correspondiente backup a
la información almacenada en el buzón del correo electrónico institucional asignado. (La
información creada, procesada, modificada y/o actualiza es de índole confidencial.)
2. GLOSARIO
Información Institucional: Corresponde a todo dato creado, procesado, adquirido,
modificado, y/o almacenado utilizando o no los sistemas informáticos de la Secretaria
Distrital de Integración Social y para la cual se adoptan directrices con el fin de garantizar
su Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad.
Información Confidencial: Toda información institucional destinada al cumplimiento de
los objetivos de la entidad de carácter reservada que debe ser conocida únicamente al
interior de la entidad con la debida autorización y limitación de uso a terceros, o cuya
restricción a terceros se encuentre reglamentada según sentencia de la corte T – 729
de 2002.
Backup: Proceso en el cual se hace una copia de los datos originales de algún proceso,
este paso se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su
pérdida.
Restauración: Proceso al que se puede someter diferentes objetos, sistemas o
instituciones para mejorar su funcionamiento o aspecto.
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3. DESARROLLO
3.1. Después de haber iniciado sesión en el correo institucional, debemos ingresar a la
opción cuenta que se encuentra en la parte superior derecha de nuestra pantalla
y se visualiza de la siguiente manera:
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3.2. Al hacer clic en la opción de cuenta se nos va desplegar una ventana con varios
menús, dentro de las opciones que se nos despliegan debemos seleccionar la
opción Información personal y privacidad y dentro de ella la opción Controla tu
contenido.
3.3. Antes de seleccionar que datos o que información deseamos respaldar, debemos
ingresar a la opción Crear Archivo
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3.4. En este paso se deben seleccionar los productos que queremos salvaguardar; en
este caso el correo institucional. Igualmente podemos seleccionar varias opciones
dependiendo de las necesidades del usuario y de la información a la que
queramos realizar un backup, haciendo clic dentro de la casilla correspondiente,
la cual quedará seleccionada en la casilla de verificación en color verde como se
muestra en la imagen:
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3.5. Luego de esto se nos solicitará que seleccionemos el formato o extensión que
tendrá el archivo generado con el backup (generalmente se selecciona .Zip);
también debemos seleccionar la forma de publicación o como queremos que se
nos notifique que el backup se está realizado. Cuando se hayan seleccionado
estos campos podemos Crear el Archivo.
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3.6. También tenemos la opción de administrar los archivos que hemos
generado,donde Google le informará cuando estará listo su backup, la fecha en
que inicio el backup, el tiempo en que estará disponible para su descarga y los
archivos que usted eligió para el backup.
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Como último paso debemos seleccionar la opción Descargar:
3.7. El sistema nos solicita volver a iniciar sesión con el usuario y contraseña, antes
de descargar el archivo.
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3.8. Luego de autenticarse, el sistema comienza a descargar el archivo, indicando en
la parte inferior izquierda el proceso de descarga.
(El archivo será descargado en la carpeta configurada del navegador y lo podrá ver al final
de la descarga).
3.9. Para la consulta o restauración del backup realizado, el usuario tendrá la libertad
de utilizar cualquier software libre o licenciado y/o aplicación la cual le permita la
visualización de archivos con la extensión .mbox
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4. ADMINISTRACIÓN DE LA GUÍA
La Subdirección de Investigación e Información - Equipo de Infraestructura –
Administrador Herramientas Google Apps serán los encargados de mantenerlo
actualizado según las disposiciones internas.
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE
Ing. David Leonardo Calao Porras
Virginia Alemán Casas
Carlos Vladimir Cobo Ramírez
CARGO
Contratista – Subdirección de
Investigación e Información
Subdirectora Investigación e
Información
Director de Análisis y Diseño
Estratégico DADE
Líder del Proceso de
Mantenimiento y Soporte de Tic
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