¿Dónde está parada mi organización? 2 Agenda: • Repaso OPM3 • Preguntas claves • Evolución en el tiempo 3 Niveles OPM3: • Nivel caótico – – – – – – – – Se define por la negativa Los proyectos pueden salir bien o mal No hay documentación estable No se registran lecciones aprendidas No se registran las estimaciones Los desvíos son impredecibles No se cancelan proyectos, mueren en el olvido No se sabe el nivel de autoridad del PM 4 Niveles OPM3: • Nivel repetible – – – – Los procesos están implícitamente definidos Se los sigue con regularidad pero hay excepciones No se da cuenta de las excepciones No se asume que los procesos implícitos sean mandatorios, no se piden explicaciones – Los resultados globales son consistentes pero hay excepciones – Frente a las excepciones en los resultados globales de los proyectos hay que dar explicaciones 5 Niveles OPM3: • Nivel definido – Los procesos de gestión de proyectos están formalmente definidos. – Seguirlos es mandatorio y si no se hace hay que dar explicaciones – Se registran las estimaciones – Se registran lecciones aprendidas – La autoridad del PM está definida – Hay evaluaciones de desempeño para el PM pero no están formalizadas en cuanto a que se mide. 6 Niveles OPM3: • Nivel administrado – Por encima del nivel definido agrega la presencia de indicadores de adherencia a los procesos y de resultados de los proyectos – Esos indicadores se calculan regularmente – Esos indicadores son la base de la medición del desempeño del PM – Las mejoras a los procesos se implementan por excepción. 7 Niveles OPM3: • Nivel optimizado – Por encima del nivel administrado agrega que las acciones de mejora de los procesos se realizan en forma periódica y siguiendo un proceso propio y explícito. 8 Assesment: • ¿Dónde está mi organización? – Dominio de proyectos – Dominio de programas – Dominio de portafolio 9 Assesment: • ¿Dónde está mi organización? – Dominio de proyectos – Dominio de programas – Dominio de portafolio 10 Assesment: Dominio de proyectos ¿Existe una PMO? • • • • No: 0 puntos Si, de nivel estación meteorológica 1 punto. Si, de nivel torre de control 3 puntos. Si, de nivel centro de excelencia 10 puntos. 11 Assesment: Dominio de proyectos Ubicación de la PMO • • • • No existe: 0 puntos Reporta a una gerencia particular 3 puntos. Reporta a varias gerencias 7 puntos. Reporta a la gerencia general 10 puntos. 12 Assesment: Dominio de proyectos Nivel de acceso a los altos ejecutivos • La PMO es filtrada por las secretarias 0p. • La PMO consigue acceso a 1 C-Level 1p. • La PMO consigue acceso a la mayoría de los CLevel 5p • La PMO consigue acceso al CEO y a todos los C-Level 10p 13 Assesment: Dominio de proyectos Auditorías sobre proyectos • La PMO no audita proyectos: 0p. • La PMO audita proyectos por excepción 1p. • La PMO audita los proyectos regularmente pero limitándose a la parte externa 2p. • La PMO audita regularmente todos los proyectos 10 p. 14 Assesment: Dominio de proyectos Resultados en tiempo • La proporción de proyectos terminados en tiempo no presenta diferencias significativas con los del año pasado 0p. • La proporción de proyectos terminados en tiempo presenta una diferencia significativa positiva con el año pasado 10p. 15 Assesment: Dominio de proyectos Resultados en costo • La proporción de proyectos terminados dentro del presupuesto no presenta diferencias significativas con los del año pasado 0p. • La proporción de proyectos terminados dentro del presupuesto presenta una diferencia significativa positiva con el año pasado 10p. 16 Assesment: Dominio de proyectos Documentación • No hay ningún documento 0p. • Hay actas para la mayoría de los proyectos 3p. • Hay actas y cronogramas para la mayoría de los proyectos 5p. • Hay actas, cronogramas y presupuestos para la mayoría de los proyectos 7p. • Hay actas, cronogramas, presupuestos y riesgos para la mayoría de los proyectos 10p. 17 Assesment: Dominio de proyectos Calidad • No existe plan de gestión de la calidad 0p. • Hay acuerdo en las normas de calidad para los principales entregables externos 3p. • Hay normas de calidad para los principales entregables 5p. • Hay normas de calidad para todos los entregables 10p. 18 Assesment: Dominio de proyectos Recursos • No hay PMs definidos 0p. • Hay PM pero no hay organigrama 1p. • Hay organigrama pero sin definición de puestos, autoridad y responsabilidad 3p. • Hay organigrama con definición de puestos, autoridad y responsabilidad pero el PM no puede dar premios ni imponer castigos 5p. • El PM puede imponer premios y castigos 10p. 19 Assesment: Dominio de proyectos Interesados • • • • • No se identifican interesados 0p. Se identifican interesados pero no se hace registro 1p. El registro de interesados se hace y no se actualiza 2p. Los interesados no se clasifican 3p. Los interesados y su clasificación se usan a la hora de cuantificar el esfuerzo de comunicaciones 10p. 20 Assesment: Dominio de proyectos Comunicaciones • No hay reserva explícita de tiempo para comunicar 0p. • El tiempo del PM reservado para comunicación está debajo del 20% de su tiempo total 1p. • El tiempo del PM reservado para comunicar está por debajo del 50% 3p. • Hay tiempo explícitamente reservado para reuniones y otras actividades de comunicación para todos los miembros que supervisan personal 5p. • Hay tiempo reservado para comunicación para todos los recursos del proyecto y en los que supervisan personal está por arriba del 25% y se hacen reuniones de avance con minutas regularmente 10p. 21 Assesment: Dominio de proyectos Riesgos • • • • No hay actividades de gestión de riesgos 0p. Hay registro de riesgos pero no hay reservas explícitas 1p. Hay reservas explícitas pero no se actualizan periódicamente 2p. Las reservas se actualizan pero no tienen nada que ver con los desvíos ocurridos 5p. • Las reservas son comparables a los desvíos en los dos tercios o más de los proyectos 10p. 22 Assesment: Dominio de proyectos Adquisiciones • • • • • • El PM no se involucra en las adquisiciones 0p. El PM es consultado para la parte técnica 1p. El PM es consultado para la redacción del pliego 2p. El PM es consultado para la selección del oferente 3p. El PM es consultado para el pago de las facturas 5p. El precio no es el único factor que define la compra de todas las ofertas que cumplen el nivel técnico y el PM puede definir entre ellas 10p. 23 Lo podemos llevar año a año: 24 Agenda futura: • Acciones para pasar a repetible • Acciones para pasar a definido • Acciones para pasar a administrado • Acciones para pasar a optimizado 25 Muchas Gracias!
